Hình ảnh rất thuyết phục.
Cho dù đó là lý thuyết chuỗi hay ngân sách của công ty bạn, bạn có thể làm cho bất kỳ ý tưởng nào trở nên dễ tiếp cận hơn nếu trình bày nó dưới dạng trực quan. Điều này không chỉ giúp ý tưởng trở nên đơn giản và dễ hiểu mà còn tiết kiệm thời gian và các nguồn lực quý giá khác.
Và đó chính là quản lý dự án trực quan!
Bạn sử dụng dòng thời gian dự án và các công cụ trực quan khác để quản lý dự án dễ dàng và thú vị.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem tại sao quản lý dự án ảo lại hiệu quả và khám phá sáu công cụ quản lý dự án trực quan mà bạn có thể áp dụng ngay hôm nay.
Hãy bắt đầu.
Quản lý dự án trực quan là gì?
Quản lý dự án trực quan bao gồm việc sử dụng các kỹ thuật và công cụ trực quan để lập kế hoạch, hoàn thành và quản lý dự án.
Mục đích là cải thiện khả năng hiển thị và giúp các nhà quản lý dự án nhanh chóng nắm bắt thông tin quan trọng, như các kết quả chính.
Nhưng tại sao mô hình truyền thống lại không hiệu quả?
Quản lý dự án truyền thống dựa trên các mô hình thông tin văn bản. Các chủ đề email dài như danh sách mua sắm hàng tháng, các cuộc họp đứng kéo dài hơn lịch làm việc... bạn biết rõ điều đó.
Và không có nhà quản lý dự án nào muốn đối mặt với những quy trình nặng nề về tài liệu trong môi trường kinh doanh nhịp độ nhanh!
Mặt khác, quản lý dự án trực quan sử dụng sơ đồ và bảng trực quan để trình bày thông tin dự án phức tạp. Điều này giúp thông tin dễ dàng truy cập và đảm bảo rằng tất cả mọi người tham gia dự án đều có cùng thông tin.
Và một phần thiết yếu của hiệu quả quản lý công việc trực quan là tư duy trực quan.
Tư duy trực quan: bí quyết không còn là bí mật cho quản lý trực quan
Bạn còn nhớ lần cuối cùng bạn hình dung các ký tự khi đọc một cuốn sách không?
Hoặc khi bạn vẽ một bản đồ tư duy để học điều mới?
Bạn thậm chí có thể kể lại tất cả các cảnh trong Schitt's Creek!
Điều này là do não bộ của chúng ta thích nội dung trực quan. Não bộ có thể nhanh chóng xử lý và lưu giữ nhiều hình ảnh và ký hiệu, giúp chúng ta giao tiếp hiệu quả thông qua hình ảnh.
Quản lý dự án trực quan áp dụng khả năng tư duy trực quan này để quản lý nhiều dự án một cách dễ dàng.
Thông qua dòng thời gian và các công cụ quản lý dự án trực quan khác, bạn có thể biến thông tin thành hành động.
Bạn làm việc với thông tin trực quan trong thời gian thực, phân tích và giám sát thông tin đó. Bạn cũng có thể cộng tác với đồng nghiệp để cùng nhau đưa ra quyết định sáng suốt.
Lợi ích của quản lý dự án trực quan
Mặc dù quản lý công việc trực quan đang là xu hướng trong lĩnh vực quản lý dự án, bạn cần hiểu lý do tại sao nó lại quan trọng trước khi có thể khiến nhóm của mình áp dụng nó nhanh chóng như một xu hướng lan truyền.
Dưới đây là lý do tại sao bạn nên chọn quản lý dự án trực quan. Nó có thể:
- Cải thiện tốc độ làm việc của nhóm và tiết kiệm thời gian khi bạn có thể nắm bắt thông tin chi tiết trong nháy mắt
- Đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu với chế độ xem toàn cảnh dự án
- Giúp các nhà quản lý dự án hiểu rõ tiến độ và xác định các trở ngại tiềm ẩn có thể phát sinh
- Tăng cường giao tiếp thuận tiện trên tất cả các cấp độ
- Giúp bạn hiểu tác động của bất kỳ thay đổi dự án nào trong thời gian thực
Sáu công cụ quản lý dự án trực quan phổ biến
Từ dòng thời gian cơ bản đến bảng quản lý quy trình làm việc theo hình thức trò chơi, hiện nay có rất nhiều công cụ quản lý dự án trực quan khác nhau.
Nhưng hãy nhớ, điều quan trọng là chọn một công cụ trực quan phù hợp hoàn hảo với nhu cầu của nhóm bạn.
Hãy cùng khám phá sáu công cụ quản lý dự án trực quan được sử dụng rộng rãi để giúp bạn:
1. Bảng Kanban và Scrum
Bạn đã quen thuộc với quản lý dự án linh hoạt?
Vậy thì chắc hẳn bạn đã nghe nói đến bảng kanban và scrum.
Giống như bảng Solitaire, các công cụ linh hoạt này chia dự án thành nhiều cột.
Mỗi cột đại diện cho một giai đoạn của dự án, như lập kế hoạch dự án, và các công việc được mô tả bằng thẻ.
Thẻ? Giống như trái tim ♥️ và kim cương ♦️? Không!
Các thẻ này chứa nhiều thông tin khác nhau như tên công việc, người được giao, ngày đáo hạn và hơn thế nữa. Khi bạn thực hiện một công việc, bạn di chuyển thẻ của công việc đó từ cột này sang cột khác cho đến khi công việc hoàn thành.
Nhờ đó, bảng kanban và scrum giúp nhóm làm việc nhanh nhẹn dễ dàng xem trạng thái công việc và tiến độ dự án tổng thể trong nháy mắt.
Vậy sự khác biệt giữa bảng kanban và bảng scrum là gì?
Cả bảng scrum và bảng kanban đều sử dụng kỹ thuật cột-thẻ mà chúng ta đã thảo luận ở trên.
Tuy nhiên, chúng có hai điểm khác biệt chính:
- Bảng scrum chỉ theo dõi công việc được thực hiện trong một sprint duy nhất, thường kéo dài khoảng hai đến bốn tuần. Mặt khác, bảng kanban không giới hạn trong một sprint; các nhóm làm việc trên các công việc khi chúng xuất hiện
- Để tăng năng suất, bảng kanban đặt giới hạn số lượng công việc có thể tiến hành đồng thời. Tuy nhiên, bảng scrum không có giới hạn như vậy
Vẫn chưa chắc chắn về sự khác biệt giữa hai bảng này?
Hãy xem bài viết chi tiết kanban vs. scrum board của chúng tôi . *
A. Khi nào nên sử dụng bảng kanban và scrum
Bảng Scrum và Kanban là những công cụ trực quan hoàn hảo cho:
- Xử lý các thay đổi trong dự án (một việc mà nhóm làm việc nhanh nhẹn thường xuyên phải đối mặt)
- Cải thiện trách nhiệm của nhóm linh hoạt và hiệu quả quy trình làm việc
- Quản lý các dự án như phát triển phần mềm, sản xuất và quản lý sự kiện
B. Các công cụ trực quan tốt nhất cho Kanban và Scrum
- ClickUp: Chế độ xem Bảng mạnh mẽ trong ClickUp cho phép bạn xem các công việc dưới dạng bảng Kanban hoặc bảng Scrum tương tác.
- Trello : Nổi tiếng với tính năng kanban trực quan với gói miễn phí giới hạn.
- Businessmap: Một công cụ trực quan tập trung vào các nhóm Agile sử dụng kanban.
2. Biểu đồ Gantt
Biểu đồ Gantt là một trong những công thức đã được thử nghiệm và kiểm chứng nhiều nhất trong quản lý dự án trực quan.
Công cụ quản lý dự án trực quan này là một biểu đồ cột xếp ngang hiển thị lịch trình dự án, nêu bật các thông tin quan trọng như công việc, thời hạn và tiến độ hiện tại.
Mặc dù biểu đồ Gantt có lịch sử lâu đời (chúng được sử dụng để xây dựng đập Hoover ), nhưng chúng đã phát triển rất nhiều kể từ đó.
Phần mềm biểu đồ Gantt hiện đại cũng giúp bạn hiểu rõ hơn về một số vấn đề như:
- Mối quan hệ và sự phụ thuộc giữa các công việc
- Thời lượng công việc
- Ai chịu trách nhiệm cho công việc nào
- Đường dẫn quan trọng (các công việc bạn phải hoàn thành để đáp ứng thời hạn)
A. Khi nào nên sử dụng biểu đồ Gantt
Thông thường, biểu đồ Gantt phù hợp với bất kỳ dự án nào có kế hoạch.
Tuy nhiên, dưới đây là một số đối tượng/kỳ/phiên bản mà bạn chắc chắn cần biểu đồ Gantt:
- Khi có các mốc thời gian nghiêm ngặt
- Nếu bạn có những công việc phải hoàn thành theo một thứ tự cụ thể
- Nếu bạn cần ước tính sơ bộ thời gian thực hiện mỗi công việc
B. Các công cụ biểu đồ Gantt trực quan tốt nhất
- ClickUp: Biểu đồ Gantt động cho phép bạn quản lý phụ thuộc công việc chỉ bằng cách vẽ đường giữa các công việc có liên quan
- GanttPro: Một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ tập trung vào trực quan hóa Gantt.
- Excel: Công cụ bảng tính phổ biến thường được sử dụng để tạo biểu đồ Gantt đơn giản.
3. Dòng thời gian dự án
Nếu quản lý dự án trực quan là một trò chơi điện tử, thì dòng thời gian dự án sẽ là cấp độ một. 🎮
Đơn giản nhưng thiết yếu.
Dòng thời gian dự án hiển thị các sự kiện của dự án theo thứ tự thời gian, giúp bạn dễ dàng hình dung lộ trình dự án.
Thông thường, công cụ quản lý dự án trực quan này hiển thị:
- Tất cả các công việc trong dự án của bạn
- Ngày bắt đầu và ngày kết thúc của mỗi công việc
- Thời lượng công việc
Chờ đã... dòng thời gian dự án khác với biểu đồ Gantt như thế nào?
Hãy nghĩ về nó như sau:
Dòng thời gian giống như nhìn lên Mặt Trăng. Bạn có thể nhìn tổng quan bề mặt của nó.
Mặt khác, biểu đồ Gantt giống như nhìn Mặt Trăng qua kính viễn vọng. Bạn có thể nhìn thấy bức tranh toàn cảnh về những gì đang diễn ra.
Muốn tìm hiểu chi tiết hơn về sự khác biệt giữa hai phương pháp này?
Hãy xem bài viết Biểu đồ Gantt so với dòng thời gian của chúng tôi !
A. Khi nào nên sử dụng biểu đồ dòng thời gian dự án
Các nhà quản lý dự án có thể sử dụng công cụ này để:
- Lập kế hoạch phát triển dự án phần mềm
- Xử lý sự mở rộng phạm vi dự án
- Làm rõ mục tiêu và vai trò được giao
Tuy nhiên, vì dòng thời gian thường rất cơ bản, bạn nên sử dụng chúng cùng với các công cụ khác như bảng kanban để quản lý dự án hiệu quả.
B. Các công cụ dòng thời gian dự án phổ biến
- ClickUp: Với tính năng dòng thời gian của ClickUp, bạn có thể linh hoạt hiển thị các nhiệm vụ và lịch trình theo ngày, tuần hoặc tháng.
- Office Timeline: Trình tạo dòng thời gian chuyên dụng được tích hợp trong Microsoft Office Suite.
- Toggl Plan: Tính năng dòng thời gian của Toggl giúp bạn dễ dàng tạo lộ trình trực quan.
4. Bảng điều khiển
Quản lý dự án giống như lái xe ô tô. 🚘
Bạn phải luôn tập trung vào mục tiêu dự án để đảm bảo mình đang đi đúng hướng.
Và mặc dù Google Maps không thể giúp bạn trong trường hợp này, nhưng bảng điều khiển chắc chắn có thể.
Bảng điều khiển dự án trực quan nêu bật các thông tin dự án cần thiết trong một giao diện duy nhất, mô tả tiến độ tổng thể của dự án. Công cụ trực quan này cũng giúp bạn quản lý tài nguyên, theo dõi KPI, xem trạng thái công việc và hơn thế nữa.
Hầu như mọi thứ để giúp nhóm dự án và các bên liên quan luôn được cập nhật thông tin, tổ chức tốt và đi đúng hướng!
Với những điều đã nói, một bảng điều khiển xuất sắc nên:
- Có hình ảnh trực quan như biểu đồ và bảng biểu
- Hỗ trợ các tính năng có thể tùy chỉnh để phản ánh nhu cầu dự án trực quan của bạn
- Hiển thị dữ liệu chính xác và chi tiết mọi lúc
- Siêu thân thiện với người dùng
A. Khi nào nên sử dụng bảng điều khiển
Cho dù bạn đang phát triển sản phẩm hay là quản lý dự án trong lĩnh vực xây dựng, bảng điều khiển có thể cực kỳ hữu ích để có chế độ xem 360° về quy trình quản lý dự án của bạn.
B. Các công cụ dự án trực quan tốt nhất để tạo bảng điều khiển
Bạn có thể sử dụng các công cụ bảng điều khiển chuyên dụng hoặc thậm chí Excel và Google Trang tính để tạo bảng điều khiển, nhưng đó là cách khó.
- Bảng điều khiển ClickUp: Tạo chế độ xem cấp cao với trạng thái, bảng và tiện ích sprint có thể tùy chỉnh.
- Celoxis: Phần mềm dự án doanh nghiệp tập trung vào các tính năng bảng điều khiển và quản lý danh mục đầu tư.
- Wrike: Wrike cung cấp các tính năng bảng điều khiển mạnh mẽ như một phần của các gói dịch vụ trả phí.
5. Bản đồ Tư duy
Bản đồ Tư duy giúp bạn học hỏi nhiều điều. Không còn nghi ngờ gì nữa.
Nhưng bạn cũng có thể sử dụng nó để quản lý dự án hiệu quả.
Cho dù bạn đang động não để tìm cách giải quyết một trở ngại hay lên kế hoạch cho cột mốc quan trọng tiếp theo, bản đồ tư duy sẽ giúp bạn sắp xếp ý tưởng để hiển thị và phân tích tốt hơn.
Bạn sẽ có một ý tưởng trung tâm từ đó phát ra nhiều ý tưởng phụ. Mỗi ý tưởng phụ sẽ có các ý tưởng phụ khác của riêng mình, và bản đồ tư duy sẽ tiếp tục phát triển.
Cho đến khi bạn thực sự hết ý tưởng, tất nhiên!
Tìm hiểu về các công cụ bản đồ tư duy tốt nhất cho người dùng Mac!
A. Khi nào nên sử dụng bản đồ tư duy
Bản đồ tư duy là một công cụ tư duy trực quan tuyệt vời cho:
- Có các phiên brainstorming hiệu quả
- Chia một dự án phức tạp thành các thành phần nhỏ hơn
- Cải thiện sự hợp tác trong nhóm khi lập kế hoạch dự án
B. Các công cụ dự án trực quan tốt nhất để tạo bản đồ tư duy
- Bản đồ Tư duy ClickUp: Hình dung ý tưởng và suy nghĩ của bạn dưới dạng bản đồ tư duy miễn phí đẹp mắt, trong đó các nút có thể kết nối với các nhiệm vụ!
- Lucidchart: Một nền tảng tập trung vào các tính năng động não và trực quan hóa
- Mindly: Phần mềm bản đồ tư duy có trải nghiệm di động dễ sử dụng.
- Mural: Nền tảng hợp tác trực quan cho các nhóm tạo bản đồ tư duy
Phần thưởng: Hãy xem 20 ví dụ về bản đồ tư duy này.
6. Lịch dự án
Quản lý dự án mà không có lịch giống như làm bánh quy chip unicorn mà không có lò nướng.
Bạn có thể thử, nhưng đó không phải là cách đúng. 🤷
Với lịch dự án, bạn có thể lập kế hoạch dòng thời gian dự án và đảm bảo giao kết quả đúng hạn. Mặc dù không có chế độ xem chi tiết, nhưng bạn có thể xác định các ngày và sự kiện quan trọng của dự án chỉ bằng một cái nhìn vào lịch.
Ngoài ra, hầu hết mọi người có thể xem lịch dự án và hiểu ngay thông tin được chia sẻ.
A. Khi nào nên sử dụng lịch
Công cụ quản lý này phù hợp cho:
- Xem nhanh các cột mốc quan trọng của nhiều dự án
- Lên lịch cuộc họp
B. Các công cụ lịch dự án tốt nhất cho quản lý dự án trực quan
- Lịch ClickUp: Chế độ xem Lịch trong ClickUp cung cấp cho bạn cách đơn giản nhất để xem lịch trình dự án và quản lý tài nguyên.
- Lịch Google
- Lịch Microsoft Excel
Muốn có thêm tính năng dự án trực quan?
Phần mềm quản lý dự án trực quan ClickUp cung cấp cho bạn một số cách để trực quan hóa dự án của mình bằng:
- Bảng trắng tương tác: sử dụng phần mềm bảng trắng để cộng tác bằng hình dạng, kết nối, hình ảnh, công việc và hơn thế nữa.
- Chế độ xem danh sách: xem các công việc của bạn dưới dạng danh sách việc cần làm hiệu quả
- Chế độ xem Box: xem mọi người đang làm gì để quản lý tài nguyên hiệu quả
- Chế độ xem khối lượng công việc: lập kế hoạch và theo dõi khối lượng công việc của nhóm một cách nhanh chóng
- Hồ sơ: tìm hiểu dễ dàng về trách nhiệm của từng thành viên
Xem ClickUp còn có gì khác dành cho bạn. 😎
Hình dung tương lai của công việc!
Quản lý dự án trực quan hiệu quả có thể nói lên nhiều điều, tăng cường tính minh bạch và sự hợp tác trong nhóm dự án của bạn.
Tuy nhiên, điều đó phụ thuộc vào việc sử dụng đúng bộ công cụ trực quan, như bổ sung dòng thời gian bằng bảng kanban và biểu đồ Gantt.
Và đó là lý do tại sao bạn cần một giải pháp quản lý dự án như ClickUp.
Với nhiều chế độ xem đa dạng để phù hợp với các nhu cầu dự án khác nhau, ClickUp mở ra cơ hội tạo dự án trực quan. Với hơn 12 chế độ xem công việc khác nhau, bạn có thể trực quan hóa công việc theo cách của mình.
Sử dụng ClickUp, phần mềm quản lý dự án trực quan tối ưu, miễn phí và hình dung con đường dẫn đến thành công của dự án ngay hôm nay!
