Bạn còn nhớ dự án nhóm ở trường học mà không ai biết ai đang làm việc cần làm không?
Nhìn lại hiện tại: không có nhiều thay đổi.
Mặc dù 77% các nhóm dự án thành công sử dụng công cụ quản lý dự án, nhiều người vẫn bị lạc trong thông tin phân tán và ưu tiên không rõ ràng.
Đây là nơi quản lý dự án bằng hình ảnh có thể giúp bạn: Bởi vì não bộ xử lý hình ảnh nhanh hơn 60.000 lần so với văn bản.
Không có gì ngạc nhiên khi chúng ta bị thu hút bởi các biểu đồ donut và bảng màu sắc như cách Joey bị thu hút bởi pizza.
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách biến các dự án lộn xộn thành các quy trình làm việc rõ ràng, hợp tác bằng cách sử dụng các công cụ trực quan hóa dữ liệu mà nhóm của bạn sẽ thích sử dụng (đúng vậy, ngay cả anh chàng từ bộ phận tài chính).
Sẵn sàng để nhìn thấy bức tranh toàn cảnh—theo nghĩa đen?
Quản lý dự án trực quan là gì?
Quản lý dự án bằng hình ảnh là một phương pháp hiện đại trong quản lý dự án, sử dụng các công cụ trực quan như bảng, biểu đồ, sơ đồ và dòng thời gian để giúp các nhóm hình dung ưu tiên, đang theo dõi tiến độ và đưa ra quyết định nhanh chóng, có căn cứ hơn.
Bằng cách chuyển đổi dữ liệu dự án phức tạp thành các biểu đồ dễ đọc, các nhóm có thể duy trì sự đồng bộ, phát hiện sớm các rào cản và tăng cơ hội thành công của dự án.
Hiển thị quy trình làm việc một cách rõ ràng: Sử dụng các công cụ quản lý công việc trực quan để chia nhỏ công việc thành các thành phần trực quan rõ ràng (như bảng Kanban hoặc biểu đồ Gantt).
2. Cập nhật trạng thái dự án theo thời gian thực: Xem trạng thái hiện tại của dự án chỉ với một cái nhìn nhanh chóng mà không cần phải lục lọi qua các bảng tính hoặc chuỗi email dài dòng.
3. Ưu tiên có thể nhìn thấy: Sử dụng các tín hiệu trực quan như mã màu sắc, nhãn và thanh tiến độ để trực quan hóa ưu tiên và tập trung vào những điều quan trọng nhất.
4. Thông tin dựa trên dữ liệu: Chuyển đổi dữ liệu dự án thô thành bảng điều khiển và biểu đồ làm việc cung cấp thông tin chi tiết về hiệu suất nhóm, thời hạn và khối lượng công việc.
5. Tăng cường thành công dự án: Nâng cao sự rõ ràng và hợp tác, từ đó dẫn đến quy trình làm việc trơn tru hơn, ít bất ngờ hơn và thành công dự án nhất quán hơn.
🧠 Thú vị: Công cụ quản lý dự án trực quan đầu tiên có thể là một bức tường đầy những mảnh ghi chú. Sự phát minh tình cờ của Post-it Note bởi các nhà khoa học Spencer Silver và Art Fry của 3M vào những năm 1970 đã dẫn đến một cuộc cách mạng trong cách các nhóm brainstorm và tổ chức công việc một cách trực quan. Những mảnh ghi chú khiêm tốn này đã trở thành công cụ không thể thiếu để trực quan hóa quy trình làm việc và hợp tác hiệu quả.
Tại sao nên sử dụng quản lý dự án trực quan?
Các nhóm ngày nay hoạt động nhanh chóng, và sự rõ ràng là điều không thể thương lượng. Quản lý dự án bằng hình ảnh giúp đơn giản hóa sự phức tạp bằng cách chuyển đổi dữ liệu thành các định dạng dễ hiểu. Với các công cụ trực quan phù hợp, các nhóm có thể tập trung vào những điều quan trọng nhất: hợp tác, trách nhiệm và kết quả.
Một số lý do để sử dụng quản lý dự án trực quan:
- Tăng cường sự rõ ràng với bảng điều khiển và biểu đồ quản lý dự án
- Theo dõi tiến độ dự án tại mọi giai đoạn bằng các bảng điều khiển tương tác thời gian thực.
- Cải thiện quản lý tài nguyên bằng cách phát hiện các điểm nghẽn và tái phân bổ nhanh chóng.
- Giữ tập trung vào các sản phẩm đầu ra bằng cách đồng bộ hóa công việc với các chỉ số hiệu suất khóa.
- Ra quyết định tốt hơn bằng cách nhìn thấy bức tranh toàn cảnh trong một chế độ xem tập trung duy nhất.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Muốn nâng cao hiệu quả quản lý dự án? Hãy thử các tính năng AI mới của ClickUp như AI Assign, AI Prioritize và AI Cards. Không còn phải chạy theo các công việc nữa!
Ví dụ về các công cụ quản lý dự án trực quan phổ biến
Khi lựa chọn công cụ để thể hiện dự án dưới dạng trực quan, bạn cần các tùy chọn phù hợp với quy trình làm việc của mình. Dưới đây là phân tích chi tiết về các giải pháp quản lý trực quan hiệu quả nhất, dựa trên dữ liệu thực tế từ người dùng và các ứng dụng thực tiễn.
1. Bảng Kanban
Bảng Kanban hiển thị tiến độ công việc thông qua các cột như ‘việc cần làm,’ ‘In Progress’ và ‘hoàn thành’. Chúng hoàn hảo để thúc đẩy hợp tác nhóm và cung cấp cập nhật trạng thái nhanh chóng.
Hệ thống dựa trên thẻ của nó giúp đang theo dõi các công việc với nhãn màu để phân loại ưu tiên.
Các nhóm marketing thường sử dụng nó cho lịch trình nội dung, trong khi các nhóm phần mềm dựa vào nó để đang theo dõi lỗi.
ClickUp Brain, trợ lý AI tích hợp sẵn của ClickUp, có thể giúp bạn tạo bảng Kanban từ đầu! (không cần phải suy nghĩ nhiều 👀)
2. Biểu đồ Gantt
Biểu đồ Gantt bản đồ các công việc trên dòng thời gian cho các dự án phức tạp có nhiều thành phần di chuyển. Điều này giúp kế hoạch dự án bằng cách hiển thị:
- Ngày bắt đầu và ngày kết thúc của công việc
- Các phần công việc khác nhau phụ thuộc vào nhau như thế nào?
- Ai là người chịu trách nhiệm cho từng công việc?
- Dòng thời gian tổng thể của dự án và các cột mốc
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Khi sử dụng phần mềm quản lý dự án trực quan cho bảng Kanban hoặc biểu đồ Gantt, đừng chỉ trực quan hóa các công việc—trực quan hóa các rào cản. Tạo một cột cụ thể như ‘Bị chặn’ hoặc ‘Cần xem xét’ và gán các thẻ trực quan (như cờ đỏ hoặc biểu tượng cảnh báo) để làm nổi bật những nơi công việc bị tắc nghẽn. Điều này giúp nhóm của bạn có chế độ xem tức thì và có thể hành động về những gì đang cản trở tiến độ, chứ không chỉ những gì đang diễn ra suôn sẻ.
3. Bảng trắng
Bảng trắng cung cấp cho các nhóm một không gian chia sẻ để brainstorming và lập kế hoạch.
Đội ngũ của bạn có thể phác thảo ý tưởng, tạo quy trình công việc và biến các khái niệm thành các công việc có thể thực hiện được — hoàn hảo cho những lúc bạn cần sự hợp tác của nhóm giống như làm việc cùng nhau trực tiếp.
💟 Mẹo bổ sung: Muốn nâng cao kỹ năng quản lý dự án của bạn lên một tầm cao mới? Hãy thử kết hợp chế độ Xem Tải công việc (Workload View) và chế độ Xem bản đồ (Map View) của ClickUp để có một phương pháp quản lý toàn diện và mạnh mẽ. Hãy tưởng tượng bạn đang điều hành một công ty với nhiều khách hàng và thời hạn gấp rút—chế độ Xem Tải công việc cho phép bạn nhanh chóng nhận ra ai đang quá tải và dễ dàng điều chỉnh lại nhiệm vụ, để không ai bị quá tải trong thời gian cao điểm.
Trong khi đó, nếu bạn đang quản lý một nhóm làm việc tại trường, lập kế hoạch sự kiện hoặc điều phối các chuyến thăm bán hàng, chế độ xem bản đồ (Map View) sẽ cung cấp cho bạn một bố cục trực quan về vị trí của từng công việc. Bằng cách sử dụng cả hai chế độ xem cùng nhau, bạn không chỉ duy trì sự cân bằng trong khối lượng công việc của nhóm mà còn đưa ra các quyết định thông minh dựa trên địa điểm, từ đó nâng cao hiệu quả và giữ cho mọi người hài lòng.
4. Bảng điều khiển
Hãy tưởng tượng quản lý dự án giống như việc lái xe—bạn cần có chế độ xem rõ ràng về con đường phía trước để duy trì hướng đi đúng.
Bảng điều khiển là không gian làm việc trực quan tổng hợp tất cả dữ liệu quan trọng của dự án—từ trạng thái công việc và chỉ số KPI đến dòng thời gian và sử dụng tài nguyên—vào một chế độ xem dễ đọc. Đây là công cụ lý tưởng để giữ cho các thành viên trong nhóm và các bên liên quan luôn cập nhật và tập trung.
Dù bạn đang dẫn dắt một chiến dịch ra mắt sản phẩm hay giám sát một dự án xây dựng, các bảng điều khiển (dashboards) giúp bạn hình dung các ưu tiên, cung cấp thông tin chi tiết và hướng dẫn dự án của bạn một cách suôn sẻ từ đầu đến cuối.
📖 Đọc thêm: Cách truyền cảm hứng cho dự án tiếp theo của bạn với các ví dụ về thiết kế bảng điều khiển.
5. Lịch
Lịch là công cụ lập lịch động được thiết kế để giúp cá nhân và nhóm duy trì sự tổ chức, lập kế hoạch và quản lý lịch trình cũng như thời gian rảnh rỗi của mình theo một định dạng trực quan, rõ ràng.
Dù bạn là một freelancer đang phải đối phó với nhiều hạn chót hay một nhà quản lý dự án đang giám sát một dòng thời gian phức tạp, Calendar cung cấp sự linh hoạt để lên lịch công việc, tạo sự kiện và đồng bộ với các lịch bên ngoài—tất cả trong một nơi.
Với các tính năng như kéo và thả để điều chỉnh lịch trình, công việc lặp lại và các chế độ xem tùy chỉnh, công cụ này được thiết kế để nâng cao hiệu quả và hỗ trợ cải tiến liên tục trong quy trình kế hoạch của bạn.
Làm thế nào để triển khai quản lý dự án trực quan vào quy trình làm việc của bạn?
Một nhóm phân tán, các công việc phức tạp và thời hạn chặt chẽ không nhất thiết phải dẫn đến hỗn loạn.
Quản lý dự án trực quan giúp mọi thứ trở nên rõ ràng, giúp dễ dàng nhận ra các điểm nghẽn và duy trì tiến độ công việc.
Dưới đây là cách bạn có thể cài đặt quản lý dự án trực quan trong quy trình làm việc của mình với sự hỗ trợ từ ClickUp.
Bước 1: Tạo bản đồ các giai đoạn của quy trình làm việc
Bắt đầu bằng cách vẽ sơ đồ luồng dự án theo cách phù hợp với cách suy nghĩ của nhóm. Ví dụ, nếu bạn đang quản lý một đội ngũ nội dung, bạn có thể bắt đầu với ‘Ý tưởng nội dung’, sau đó chuyển sang ‘Viết’, tiếp theo là ‘Chỉnh sửa’ và cuối cùng là ‘Đã xuất bản’.
Chưa rõ cách thực hiện? Hãy bắt đầu với ClickUp Bản đồ Tư duy để brainstorm và trực quan hóa toàn bộ quy trình làm việc của bạn trước khi phân công công việc. Kéo và thả các công việc khi ý tưởng của bạn phát triển, sau đó chuyển đổi bản đồ của bạn trực tiếp thành các mục có thể thực hiện được.
Khi bạn đã có cái nhìn tổng quan về quy trình làm việc của mình, hãy tổ chức nó với:
- Nhãn để đánh dấu ưu tiên hoặc phân bổ tài nguyên
- ClickUp Tùy chỉnh Trạng thái phù hợp với quy trình cụ thể của bạn
- Sử dụng mã màu để nhận biết trạng thái công việc ngay lập tức (ví dụ: màu đỏ cho các mục bị khối)
⚡️Thư viện mẫu: Cần có cái nhìn tổng quan hơn về dòng thời gian? Hãy sử dụng mẫu biểu đồ Gantt đơn giản của ClickUp! Mẫu này là giải pháp sẵn sàng sử dụng cho bất kỳ ai muốn lập kế hoạch, lịch trình và đang theo dõi dự án một cách trực quan một cách dễ dàng. Phù hợp cho các nhóm mọi kích thước, mẫu này giúp bạn phân chia công việc, đặt hạn chót và quản lý các mối phụ thuộc trong một chế độ xem dòng thời gian rõ ràng.
Bước 2: Tạo một trung tâm trực quan tập trung
Mỗi nhóm làm việc theo cách riêng—một số nhóm phát huy tốt trong môi trường có cấu trúc, trong khi những nhóm khác cần một luồng linh hoạt hơn. Giữ mọi người đồng bộ bằng cách trình bày công việc dưới các định dạng phù hợp với nhóm của bạn. Điều quan trọng nhất là duy trì một nguồn thông tin trung tâm, duy nhất và đáng tin cậy.
ClickUp’s Spaces cho phép bạn tạo các không gian làm việc chuyên dụng, có tổ chức cho từng dự án, tất cả trong một không gian làm việc chung bằng cách sử dụng Thư mục và Danh sách công việc. Đây là những khối xây dựng cơ bản của bạn. Tuy nhiên, không phải ai cũng thích chế độ xem bảng (Table View) tiện lợi. Một số người có thể cần một dòng thời gian hoặc bảng Kanban. Đó là lúc các chế độ xem tùy chỉnh (Custom Views) của ClickUp phát huy tác dụng. Nó đi kèm với 15 cách hiển thị khác nhau cho quy trình làm việc của bạn!
💟 Bonus: Bạn có thể thêm mẫu Kanban ClickUp vào không gian làm việc của mình và sắp xếp các công việc cho nhóm qua các giai đoạn khác nhau.
Bước 3: Đang theo dõi sức chứa của nhóm
Quản lý dự án hiệu quả không chỉ đơn thuần là đang theo dõi các công việc. Nó nên giúp bạn và nhóm của mình đảm bảo sự rõ ràng, trách nhiệm và tiến độ. Làm thế nào để làm được điều đó?
Bắt đầu bằng cách chia nhỏ dự án thành các công việc có thể thực hiện được, phân công trách nhiệm và đặt ra các mốc thời gian rõ ràng. Sử dụng các tín hiệu trực quan như ưu tiên, phụ thuộc và cột mốc để đảm bảo mọi người đồng bộ. Thường xuyên đánh giá tiến độ và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết để duy trì tiến độ.
ClickUp hỗ trợ điều này với các tính năng như:
- Tạo/lập và phân công công việc: Tạo công việc, phân công cho các thành viên trong nhóm và đặt ngày đáo hạn và mức độ ưu tiên.
- Phụ thuộc & Mối quan hệ: Kết nối các công việc phụ thuộc lẫn nhau, giúp rõ ràng những việc cần làm trước tiên.
- Trường Tùy chỉnh: Theo dõi dữ liệu cụ thể của dự án như ngân sách hoặc số giờ ước tính.
- Cột mốc khóa: Nêu bật các sản phẩm đầu ra khóa và các điểm kiểm tra khóa.
- Mẫu: Sử dụng mẫu cho các loại dự án lặp lại để tiết kiệm thời gian
- Đang theo dõi tiến độ: Sử dụng danh sách kiểm tra, thanh tiến độ và cập nhật trạng thái để theo dõi sự tiến triển.
- Hợp tác: Bình luận trực tiếp trên các công việc để duy trì cuộc thảo luận trong bối cảnh.
Mẫu bảng điều khiển quản lý dự án ClickUp là giải pháp toàn diện giúp bạn duy trì sự tổ chức, đồng bộ và đang theo dõi sức chứa của nhóm.
Bước 4: Cài đặt các tự động hóa thông minh
Chán ngán với những cập nhật lặp đi lặp lại và các bước bị bỏ sót? ClickUp Automations giúp bạn tối ưu hóa quy trình bằng cách kích hoạt các hành động dựa trên các quy tắc bạn cài đặt. Giờ đây, nhóm của bạn có thể tập trung hơn vào việc cần làm và ít phải cập nhật hơn.
Dưới đây là những gì bạn có thể tự động hóa:
- Di chuyển công việc tự động sang 'Kiểm tra' khi được đánh dấu sẵn sàng cho bước tiếp theo.
- Đánh dấu các công việc là khẩn cấp khi thời hạn sắp đến để giữ cho các ưu tiên rõ ràng.
- Tạo công việc lặp lại tự động cho các cuộc họp hàng ngày hoặc kiểm tra hàng tuần.
- Giao công việc hoặc gửi thông báo khi trạng thái hoặc mức độ ưu tiên thay đổi.
- Cập nhật trường tùy chỉnh hoặc di chuyển công việc giữa các Danh sách công việc, Thư mục hoặc Không gian—mà không cần phải nhấc tay.
Bước 5: Hợp tác hiệu quả
Dù bạn đang lập kế hoạch cho một dự án mới, chia sẻ cập nhật, hay giải quyết vấn đề khi chúng phát sinh, hợp tác là khóa cho thành công của dự án. ClickUp kết hợp tài liệu có cấu trúc và giao tiếp mượt mà để nhóm của bạn có thể thực hiện công việc cùng nhau mà không bỏ lỡ bất kỳ chi tiết nào.
Với ClickUp Docs, bạn có thể tạo các tài liệu động được liên kết trực tiếp với quy trình làm việc của mình. Hợp tác, chỉnh sửa và chia sẻ theo thời gian thực — mọi người luôn đồng bộ, cả về mặt chữ nghĩa lẫn ẩn dụ. Tài liệu có thể được tổ chức trong các thư mục, liên kết với các công việc và quản lý với quyền truy cập linh hoạt, giúp dễ dàng kiểm soát quyền truy cập và bảo mật thông tin.
Nó cho phép bạn:
- Tạo và chỉnh sửa tài liệu ngay bên cạnh các công việc và quy trình làm việc của bạn, để không bao giờ mất đi bối cảnh.
- Chèn bảng dự án, bản đồ đường dẫn và danh sách công việc trực tiếp vào tài liệu của bạn để có chế độ xem thống nhất.
- Giữ phản hồi trực quan và có thể thực hiện được với bình luận thời gian thực và chỉnh sửa cộng tác.
- Sắp xếp tài liệu vào các thư mục, liên kết chúng với các công việc liên quan và quản lý quyền chế độ xem hoặc chỉnh sửa chỉ với vài cú nhấp chuột.
Tiếp theo là giao tiếp nhanh chóng và tập trung, ClickUp Chat giúp nhóm của bạn luôn kết nối thông qua tin nhắn tức thì, liên kết với nhiệm vụ - tất cả trong cùng một không gian làm việc. Bạn có thể bắt đầu cuộc hội thoại mà không cần chuyển đổi công cụ, thẻ đồng nghiệp, tệp đính kèm và liên kết trực tiếp với công việc hoặc tài liệu.
Sử dụng nó để:
- Bắt đầu cuộc hội thoại ngay lập tức để giải quyết các câu hỏi một cách nhanh chóng, mà không cần rời khỏi quy trình làm việc của bạn.
- Gắn thẻ đồng nghiệp, chia sẻ tệp tin và liên kết đến các công việc hoặc tài liệu liên quan để có các cuộc thảo luận giàu thông tin.
- Sắp xếp các cuộc hội thoại theo chủ đề, giúp các chủ đề rõ ràng và dễ theo dõi.
- Luôn cập nhật trên mọi thiết bị để không bao giờ bỏ lỡ tin nhắn hoặc quyết định quan trọng.
Với các tính năng hợp tác của ClickUp, nhóm của bạn có thể giao tiếp, ghi chép và phối hợp — tất cả trong một nền tảng duy nhất, giúp đẩy nhanh tiến độ dự án với sự rõ ràng và hiệu quả.
📮ClickUp Insight: 11% số người tham gia khảo sát của chúng tôi sử dụng AI chủ yếu cho việc brainstorming và phát triển ý tưởng. Nhưng những ý tưởng tuyệt vời này sẽ đi đâu sau đó? Đây chính là lúc bạn cần một bảng trắng được hỗ trợ bởi AI, như ClickUp Whiteboards, giúp bạn chuyển đổi ý tưởng từ buổi brainstorming thành các công việc ngay lập tức. Và nếu bạn không thể giải thích một khái niệm, hãy yêu cầu AI image generator tạo ra một hình ảnh dựa trên yêu cầu của bạn. Đây là ứng dụng toàn diện cho công việc, giúp bạn phát triển ý tưởng, trực quan hóa và thực thi nhanh hơn!
Phần mềm quản lý dự án trực quan hàng đầu
Phần mềm quản lý dự án trực quan biến các quy trình phức tạp thành các biểu đồ trực quan rõ ràng và dễ hiểu—giúp các nhóm nắm bắt tổng quan, đang theo dõi tiến độ và hợp tác hiệu quả hơn.
Dưới đây là năm công cụ quản lý dự án trực quan được đánh giá cao nhất, sau ClickUp, tất nhiên:
TrelloPhù hợp cho việc đang theo dõi dự án đơn giản theo phong cách Kanban, Trello sử dụng thẻ và bảng để trực quan hóa các công việc. Nó hoàn hảo cho các nhóm nhỏ, kế hoạch tiếp thị và dự án cá nhân. Các tính năng bao gồm danh sách kiểm tra, ngày đáo hạn, Power-Ups (tích hợp) và di chuyển công việc bằng cách kéo và thả.
2. Monday.comNổi tiếng với giao diện màu sắc và tính linh hoạt, Monday.com cung cấp nhiều chế độ xem — Kanban, dòng thời gian, lịch và biểu đồ. Nó hỗ trợ các công việc phụ thuộc, tự động hóa, tích hợp và bảng điều khiển nhóm, khiến nó trở thành một lựa chọn mạnh mẽ cho cả startup và doanh nghiệp.
3. Asana Asana kết hợp sự rõ ràng trực quan với các tính năng quản lý công việc mạnh mẽ. Các nhóm có thể chuyển đổi giữa các chế độ xem danh sách, bảng, lịch và dòng thời gian, cài đặt cột mốc, đang theo dõi các mối phụ thuộc và quản lý khối lượng công việc — rất phù hợp cho hợp tác đa chức năng.
4. NotionMặc dù chủ yếu là một công cụ tài liệu, Notion đã phát triển thành một công cụ quản lý dự án trực quan mạnh mẽ với các bảng kéo và thả, dòng thời gian và chế độ xem cơ sở dữ liệu. Sự linh hoạt của nó cho phép bạn xây dựng các quy trình làm việc tùy chỉnh cao với wiki, ghi chú và đang theo dõi dự án tất cả trong một.
5. WrikeĐược thiết kế cho các nhóm có quy trình làm việc phức tạp, Wrike có tính năng biểu đồ Gantt, quản lý khối lượng công việc, theo dõi thời gian và các công cụ báo cáo nâng cao. Dòng hoạt động thời gian thực và bảng điều khiển động của nó đặc biệt hữu ích cho các agency và đội ngũ dịch vụ chuyên nghiệp.
Oray Ciftliklioglu, Nhà thiết kế Giao diện Người dùng (UI) và Trải nghiệm Người dùng (UX) tại Enhance Ventures, người dùng ClickUp, chia sẻ:
Với tư cách là một chuyên gia, tôi đã có công việc trong các nhóm sản xuất dự án kỹ thuật số trong khoảng 20 năm. Tôi luôn cảm thấy không thoải mái với các giao diện và trải nghiệm người dùng nhàm chán do kỹ sư thiết kế của các nền tảng như Jira và Trello mà tôi đã sử dụng trước đây. ClickUp đã dạy cho ngành công nghiệp về tầm quan trọng của "yếu tố con người". Nó trở thành ví dụ điển hình về việc sử dụng sức mạnh xây dựng và có lợi của thiết kế.
Với tư cách là một chuyên gia, tôi đã có công việc trong các nhóm sản xuất dự án kỹ thuật số trong khoảng 20 năm. Tôi luôn cảm thấy không thoải mái với các giao diện và trải nghiệm người dùng nhàm chán do kỹ sư thiết kế của các nền tảng như Jira và Trello mà tôi đã sử dụng trước đây. ClickUp đã dạy cho ngành công nghiệp về tầm quan trọng của "yếu tố con người". Nó trở thành ví dụ điển hình về việc sử dụng sức mạnh xây dựng và có lợi của thiết kế.
Những thách thức phổ biến trong quản lý dự án trực quan (và cách giải quyết chúng)
Quản lý dự án trực quan giúp dễ dàng đang theo dõi tiến độ, phân công công việc và duy trì sự đồng bộ — nhưng nó không phải không có thách thức. Khi không được sử dụng đúng cách, ngay cả những công cụ tốt nhất cũng có thể dẫn đến sự nhầm lẫn, lộn xộn và vi phạm thời hạn.
1. Vấn đề: Quá tải thông tin trực quan
Quá nhiều màu sắc, cột, thẻ và tiện ích có thể biến một bảng quản lý hữu ích thành một mớ hỗn độn.
Giải pháp: Giữ cho mọi thứ đơn giản. Tuân thủ hệ thống mã màu sắc nhất quán và giới hạn các trường tùy chỉnh (Trường Tùy chỉnh) chỉ cho những thông tin cần thiết. Sử dụng bộ lọc và các phần có thể thu gọn để chỉ hiển thị những thông tin liên quan đến từng thành viên trong nhóm.
2. Vấn đề: Thiếu cập nhật thời gian thực
Khi các thành viên trong nhóm quên cập nhật trạng thái công việc, bảng quản lý của bạn sẽ nhanh chóng trở nên lỗi thời.
Giải pháp: Sử dụng tự động hóa để di chuyển công việc, gửi nhắc nhở hoặc cập nhật trường dữ liệu dựa trên các điều kiện kích hoạt. Khuyến khích thói quen cập nhật nhanh vào cuối ngày để duy trì thông tin mới nhất mà không cần thêm cuộc họp.
3. Vấn đề: Quyền sở hữu không rõ ràng
Nếu không rõ ai chịu trách nhiệm cho việc gì, các công việc sẽ bị bỏ sót.
Giải pháp: Giao một người chịu trách nhiệm cho mỗi công việc. Các công cụ trực quan nên hiển thị rõ ràng người được giao nhiệm vụ, thời hạn và mức độ ưu tiên, để trách nhiệm luôn được xác định rõ ràng.
4. Vấn đề: Một chế độ xem không phù hợp với tất cả
Một số thành viên trong nhóm ưa chuộng Kanban, trong khi những người khác cần dòng thời gian hoặc lịch.
Giải pháp: Chọn các công cụ cung cấp nhiều chế độ xem và cho phép từng cá nhân lựa chọn cách họ muốn xem công việc của mình. Điều này giúp mọi người cảm thấy thoải mái mà không làm ảnh hưởng đến sự đồng bộ.
5. Vấn đề: Quá phụ thuộc vào hình ảnh mà không có bối cảnh
Một biểu đồ tròn hoặc bảng biểu không có thông tin hỗ trợ có thể gây hiểu lầm.
Giải pháp: Kết hợp bảng trực quan với nội dung văn bản — mô tả, bình luận hoặc tài liệu liên kết. Điều này giúp tăng tính rõ ràng, đặc biệt khi hợp tác giữa các nhóm hoặc múi giờ khác nhau.
Làm cho dự án của bạn nổi bật với ClickUp
Quản lý sự phức tạp của dự án không nhất thiết phải khiến bạn đau đầu.
Một hệ thống trực quan vững chắc giúp nhóm của bạn phát hiện các điểm nghẽn, đang theo dõi tiến độ và đưa ra quyết định có căn cứ mà không bị ngập trong các bảng tính.
Với các công cụ trực quan của ClickUp, bạn sẽ có được sự rõ ràng chính xác như vậy.
Không còn các cuộc họp trạng thái có thể được thay thế bằng bảng điều khiển. Không còn những câu hỏi nhanh làm gián đoạn luồng của bạn. Chỉ cần các biểu đồ trực quan rõ ràng, giúp mọi người đồng bộ và tiến triển.
Hãy thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay và xem các dự án của bạn trở nên sống động.