Đó là đầu một ngày làm việc bình thường. Bạn có vô số email cần xem, nhiều ứng dụng cần kiểm tra cập nhật và một đống ghi chú cuộc họp viết tay nằm rải rác mà dường như không còn ý nghĩa gì nữa.
Quá tải công việc là quá tải não bộ. 😶🌫️
Đây là nơi mà bảng điều khiển công việc có thể tạo ra sự khác biệt.
Cho dù bạn quản lý một nhóm nhỏ hay dẫn dắt một dự án phức tạp, bảng điều khiển được xây dựng tốt có thể cung cấp cho bạn những con số và thông tin cần thiết trong tầm tay, giúp bạn kiểm soát khối lượng công việc. Tập trung và hiệu quả trở thành bản năng của bạn.
Trong bài đăng trên blog này, chúng ta sẽ tìm hiểu mọi thứ về bảng điều khiển công việc, bao gồm các bước để xây dựng một bảng điều khiển. Hãy bắt đầu!
Bảng điều khiển công việc là gì?
Bảng điều khiển công việc là một công cụ trực quan được thiết kế để hợp nhất và hiển thị các chỉ số KPI, số liệu và các điểm dữ liệu quan trọng liên quan đến một quy trình kinh doanh, bộ phận hoặc dự án cụ thể.
Đây là giao diện tập trung để theo dõi và phân tích hiệu suất kinh doanh trong thời gian thực để đưa ra quyết định nhanh chóng. Bảng điều khiển công việc bao gồm một số thành phần, bao gồm:
- Nguồn dữ liệu, chẳng hạn như cơ sở dữ liệu, bảng tính hoặc ứng dụng từ đó có thể lấy thông tin
- Các tiện ích, chẳng hạn như biểu đồ cột, biểu đồ đường và bảng để dễ dàng trực quan hóa và giải thích dữ liệu
- Bộ lọc cho phép tùy chỉnh chế độ xem dữ liệu với các lựa chọn tiêu chí cụ thể, chẳng hạn như phạm vi ngày hoặc giai đoạn dự án
- Thông báo và cảnh báo tự động thông báo cho người dùng về những thay đổi quan trọng hoặc khi đạt đến ngưỡng cụ thể
Bảng điều khiển công việc biến dữ liệu thành câu chuyện bằng các công cụ báo cáo giúp thông tin chi tiết về dự án trở nên nổi bật. Ví dụ: bảng điều khiển tổng quan về tiếp thị thường bao gồm các chi tiết sau:
- Nguồn lưu lượng truy cập website (ví dụ: organic, paid, social)
- Tỷ lệ khách truy cập chuyển đổi thành khách hàng tiềm năng hoặc khách hàng
- Tổng chi tiêu cho quảng cáo và phân bổ theo kênh
- Tỷ lệ mở email, tỷ lệ nhấp chuột và tỷ lệ hủy đăng ký
- Lượt thích, chia sẻ, bình luận và các chỉ số tương tác tổng thể trên mạng xã hội
Lợi ích của việc tạo bảng điều khiển công việc
Hãy coi bảng điều khiển công việc như người bạn thân nhất trong công việc, giúp bạn sắp xếp các việc cần làm và theo dõi tiến độ. Dưới đây là một số lợi ích phổ biến:
- Thông tin tập trung: Thay vì lãng phí thời gian tìm kiếm báo cáo, xu hướng và chỉ số khóa, hãy thu thập thông tin chi tiết ngay lập tức về hiệu quả dự án, phân bổ nguồn lực và các điểm nghẽn tiềm ẩn từ một nguồn dữ liệu duy nhất
- Tiến độ dự án suôn sẻ hơn: Bảng điều khiển công việc cho phép bạn lập bản đồ trực quan các công việc phụ thuộc lẫn nhau, hiển thị mối liên hệ giữa các công việc; từ đó, bạn có thể hiểu rõ hơn luồng công việc của dự án và dễ dàng xác định các sự chậm trễ hoặc xung đột
- Quy trình công việc tự động hóa: Giảm nhu cầu chuyển đổi giữa các nền tảng khác nhau bằng cách tích hợp bảng điều khiển của bạn với các công cụ khác, chẳng hạn như phần mềm phân tích lực lượng lao động, email, lịch và ứng dụng quản lý dự án; đảm bảo các công việc thường ngày được xử lý nhất quán
- Năng suất cao hơn: Bảng điều khiển bao gồm các chỉ số hiệu suất cá nhân, chẳng hạn như thời gian hoàn thành công việc trung bình, tuân thủ thời hạn và tần suất sửa đổi công việc, giúp bạn tối ưu hóa thói quen làm việc và nâng cao hiệu quả
- Báo cáo cho khách hàng và các bên liên quan: Sử dụng bảng điều khiển để tạo báo cáo dự án cho các nhân viên quan trọng (nội bộ và bên ngoài), bao gồm các chi tiết như trạng thái công việc, cột mốc đã đạt được và ngày đáo hạn; xây dựng lòng tin và sự minh bạch lẫn nhau
Các bước để xây dựng bảng điều khiển công việc hiệu quả
Mục tiêu cuối cùng của bạn là xây dựng một bảng điều khiển càng rõ ràng và dễ sử dụng càng tốt. Dưới đây là cách bắt đầu.
1. Xác định đối tượng và mục tiêu của bảng điều khiển
Điều này có vẻ hiển nhiên, nhưng thường bị coi là điều hiển nhiên. Bạn phải hiểu sự cần thiết của việc tạo bảng điều khiển công việc. Tìm hiểu "Tại sao?" và tự hỏi mình những câu hỏi sau:
- Bạn muốn giải quyết những vấn đề quan trọng nào với bảng điều khiển?
Để cải thiện giao tiếp nội bộ? Để theo dõi tốt hơn doanh số bán hàng qua trang web của công ty? Để đánh giá mức độ tiếp cận trên mạng xã hội của các bài đăng trên blog mà nhóm tiếp thị của bạn đang đăng tải? Tìm ra lý do.
- Bạn đang xây dựng bảng điều khiển này cho ai?
Nếu chỉ có bạn sử dụng, hãy bỏ qua bước này. Nếu có nhiều người sử dụng bảng điều khiển, hãy ghi lại vai trò của họ trong tổ chức và làm rõ công việc họ thực hiện hàng ngày.
Ví dụ: một nhân viên bán hàng làm việc khác với một thành viên dịch vụ khách hàng và do đó, sẽ giám sát các chỉ số, KPI và điểm chuẩn hoàn toàn khác nhau. Thông tin này sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi tiếp theo và xây dựng bảng điều khiển chung hữu ích cho mọi người.
- Các chỉ số và dữ liệu khóa nào cần được hiển thị?
Bạn muốn thông tin nào hiển thị ngay trong nháy mắt? Bạn muốn có cái nhìn sâu sắc về trạng thái dự án và tiến độ hoàn thành công việc? Bạn muốn theo dõi thời hạn và hiệu suất của nhóm? Khi bạn đã biết mình đang xây dựng bảng điều khiển cho ai, vai trò và trách nhiệm của họ, bạn có thể xác định chính xác các chỉ số KPI và số liệu.
- Nguồn dữ liệu nào sẽ được sử dụng để thu thập thông tin?
Việc làm rõ điều này là vô cùng quan trọng để bạn có thể triển khai các cơ chế cần thiết.
Ví dụ: nếu bạn muốn cải thiện giao tiếp nội bộ và tin rằng việc biết chính xác khối lượng công việc của từng thành viên trong nhóm sẽ hữu ích, hãy đảm bảo rằng nguồn dữ liệu của bạn bao gồm phần mềm theo dõi thời gian, ứng dụng phân tích quản lý dự án, công cụ báo cáo khách hàng và thậm chí là phản hồi trực tiếp từ toàn bộ nhóm của bạn.
Bằng cách này, bạn có thể thu thập dữ liệu toàn diện về việc phân công công việc, thời hạn và sức chứa của từng cá nhân.
- Bảng điều khiển sẽ được cập nhật hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hay hàng năm?
Tần suất sẽ phụ thuộc vào bản chất công việc của bạn và tính kịp thời của thông tin cần thiết.
- Cần áp dụng những biện pháp bảo mật nào?
Việc bảo vệ dữ liệu của tổ chức trở nên quan trọng hơn bao giờ hết, và bảng điều khiển của bạn phải được trang bị tính năng xác thực người dùng, kiểm soát truy cập và mã hóa dữ liệu. Bảng điều khiển cũng phải tuân thủ các quy định bảo vệ dữ liệu có liên quan.
Tất nhiên, bảng câu hỏi này không phải là toàn diện, nhưng nó sẽ giúp bạn bắt đầu. Hãy tin tưởng chúng tôi — đầu tư năng lượng ngay từ đầu sẽ giúp bạn xây dựng bảng điều khiển hỗ trợ bạn theo cách bạn mong muốn. Vì vậy, hãy thực hiện việc cần làm.
Một cách nhanh chóng để bắt đầu với bảng điều khiển công việc là sử dụng Mẫu bảng điều khiển quản lý dự án của ClickUp. Mẫu này giúp các dự án chạy trơn tru bằng cách cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực về khối lượng công việc của nhóm, tiến độ dự án, trạng thái nhiệm vụ và thời hạn.
Mẫu này cung cấp một biểu đồ trực quan về tiến độ dự án qua từng giai đoạn và giúp hợp tác dễ dàng hơn với tính năng chỉnh sửa thời gian thực trong ClickUp Docs. Bạn cũng có thể:
- Xác định các mục tiêu có thể theo dõi, như OKR, mục tiêu bán hàng, nâng cao kỹ năng, v.v. và theo dõi tiến độ trong ClickUp Goals
- Tạo lộ trình rõ ràng trong Nhiệm vụ ClickUp để hiển thị đầy đủ các phụ thuộc và ưu tiên với thẻ và trạng thái tùy chỉnh
- Tự động hóa các quy trình công việc như gửi email cho các hành động nhiệm vụ, gửi biểu mẫu, thay đổi trạng thái, v.v. với ClickUp Automations
2. Trích xuất, tinh chỉnh và làm sạch dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau
Xác định nguồn dữ liệu cho bảng điều khiển của bạn chỉ là phần nổi của tảng băng chìm. Bạn cũng phải thiết lập kết nối với chúng. Điều này có thể bao gồm cài đặt tích hợp API, nhập tệp CSV hoặc kết nối trực tiếp với cơ sở dữ liệu, lưu trữ đám mây hoặc ứng dụng của bên thứ ba.
Sử dụng các công cụ như Klamp và Integromat để kết nối các nguồn dữ liệu khác nhau một cách liền mạch. Sau khi sắp xếp xong, lập bản đồ cách dữ liệu từ các nguồn khác nhau sẽ được kết hợp và hiển thị trên bảng điều khiển của bạn.
Ví dụ: bạn có thể cần kết hợp các bảng từ cơ sở dữ liệu, hợp nhất các số từ các bảng tính khác nhau hoặc kết hợp dữ liệu API với tệp cục bộ. Dù là gì đi chăng nữa, hãy đơn giản hóa quy trình của bạn. Bạn có thể tìm kiếm cảm hứng từ nhiều ví dụ về bảng điều khiển dự án để nâng cao luồng dữ liệu của mình.
Bảng điều khiển chỉ hiệu quả khi dữ liệu trong đó chính xác. Dữ liệu không chính xác có thể dẫn đến việc ra quyết định thiếu thông tin, ảnh hưởng tiêu cực đến tiến độ dự án và hiệu quả làm việc nhóm. Do đó, để đảm bảo dữ liệu hiển thị trên bảng điều khiển của bạn là hợp lệ và chính xác, bạn phải:
- Thiết lập quy tắc xác thực trong hệ thống nhập dữ liệu để phát hiện lỗi tại điểm nhập
- Theo dõi các thay đổi và cập nhật dữ liệu bằng hệ thống kiểm soát phiên bản
- Quyết định chiến lược xử lý các giá trị bị thiếu, chẳng hạn như bổ sung, sử dụng giá trị mặc định hoặc loại trừ các bản ghi không đầy đủ
- Tiến hành kiểm tra ngẫu nhiên và so sánh dữ liệu bảng điều khiển với nguồn gốc để xác nhận rằng mọi thứ đã được tích hợp và hiển thị chính xác, không có lỗi chính tả, giá trị sai hoặc giá trị ngoại lệ
- Sử dụng định dạng chuẩn hóa, quy ước đặt tên và đơn vị đo lường để tránh sự khác biệt (ví dụ: định dạng ngày, định dạng địa chỉ, viết hoa)
- Thiết lập lịch trình tự động cập nhật dữ liệu để bảng điều khiển của bạn luôn phản ánh thông tin mới nhất mà không cần can thiệp thủ công.
3. Thiết kế bố cục và cấu trúc bảng điều khiển công việc
Bắt đầu bằng cách phác thảo các phần chính sẽ được trình bày — đối tượng mục tiêu của bạn cần xem gì trước tiên? Có chỉ số KPI hoặc điểm dữ liệu thời gian thực nào là quan trọng nhất không? Rất có thể là có.
Đặt chúng ở những vị trí nổi bật trên bảng điều khiển, nơi mắt bạn tự nhiên nhìn đến đầu tiên, chẳng hạn như góc trên cùng bên trái. Các tiện ích khác, chẳng hạn như đồng hồ đo, hộp văn bản, hình ảnh và bản đồ nhiệt, cũng cần được thêm vào. Điều chỉnh kích thước của chúng theo mức độ quan trọng và khối lượng dữ liệu mà chúng hiển thị.
Ví dụ: các tiện ích lớn hơn có thể được sử dụng cho dữ liệu quan trọng, khối lượng lớn, trong khi các tiện ích nhỏ hơn có thể tóm tắt thông tin ít quan trọng hơn.
Khi nói đến điều hướng, bạn muốn nó phải đơn giản. Ai muốn lãng phí thời gian để tìm cách di chuyển giữa các phần khác nhau trên bảng điều khiển? Sử dụng tab mới, menu thả xuống hoặc thanh bên. Ngoài ra, thêm màu sắc và các kích thước phông chữ khác nhau vào bảng điều khiển để rõ ràng hơn.
Vì chúng ta đang sống trong thời đại kỹ thuật số siêu kết nối, việc tạo bảng điều khiển hoạt động trên máy tính để bàn, máy tính bảng và thiết bị di động là điều rất quan trọng. Đảm bảo các yếu tố không lộn xộn và tuân theo luồng logic để dễ sử dụng, bất kể kích thước màn hình.
4. Tạo hình ảnh trực quan (biểu đồ và đồ thị) cho các chỉ số khóa
Trình bày dữ liệu là một công việc phức tạp. Vì mục đích của bảng điều khiển công việc là hiển thị nhiều loại thông tin tại bất kỳ thời điểm nào, nên việc chọn cách hiển thị phù hợp là rất quan trọng. Có nhiều cách để trình bày dữ liệu:
- Biểu đồ: Đây là cách dễ nhất để so sánh dữ liệu và điểm chuẩn, đồng thời có thể thay đổi kích thước hoặc lọc để phân tích cụ thể hơn. Biểu đồ có thể nhanh chóng xác định mối tương quan hoặc sự khác biệt giữa các tập dữ liệu khác nhau. Đảm bảo tính nhất quán về thang đo và đơn vị để so sánh có ý nghĩa
- Bảng: Thường được đặt ở dưới cùng của bảng điều khiển, bảng cho phép bạn đi sâu vào các chi tiết cụ thể có thể không hiển thị ngay trong các hình ảnh tóm tắt như biểu đồ hoặc đồ thị. Sử dụng các tùy chọn sắp xếp và lọc để làm cho bảng trở nên tương tác và thân thiện với người dùng hơn
- Thẻ: Hãy nghĩ về chúng như một lớp phủ bản đồ cho phép bạn xem tổng quan các chỉ số hoặc điểm dữ liệu quan trọng trong nháy mắt. Ví dụ: bạn có thể đặt một bản chụp nhanh các chỉ số hiệu suất trên bảng điều khiển OKR và đánh dấu các thay đổi hoặc cảnh báo bằng mã màu
- Dòng thời gian: Cho phép bạn đo lường một hoặc nhiều chỉ số theo thời gian, giúp xác định xu hướng cao điểm hoặc kỳ hoạt động cao điểm. Bạn có thể cung cấp một đoạn giới thiệu ngắn cùng với dòng thời gian để cung cấp thêm bối cảnh
- Biểu đồ: Biểu đồ minh họa xu hướng, so sánh và phân phối, giúp thông tin phức tạp trở nên dễ hiểu và dễ phân tích hơn. Một số biểu đồ thường được sử dụng trong bảng điều khiển bao gồm biểu đồ mạng nhện và radar, biểu đồ phân tán, thước đo, biểu đồ cột và biểu đồ tròn
Chọn loại biểu đồ bạn cần trình bày dựa trên dữ liệu bạn đang xử lý. Ví dụ: sử dụng biểu đồ đường cho xu hướng, biểu đồ tròn cho tỷ lệ, biểu đồ cột cho so sánh và biểu đồ phân tán cho mối quan hệ giữa các biến. Sử dụng chú thích, nhãn và bảng màu phù hợp để tăng tính dễ đọc và rõ ràng.
Một khía cạnh quan trọng khác của trực quan hóa là tích hợp bộ lọc dữ liệu và tùy chọn phân tích chi tiết để điều chỉnh chế độ xem dữ liệu dựa trên các tiêu chí cụ thể hoặc nhấp vào các chỉ số cấp cao để truy cập thông tin chi tiết hơn.
Các chú thích khi di chuột cũng hữu ích trong việc hiển thị thông tin bổ sung khi bạn di chuột đến một phần cụ thể của tiện ích. Điều này tăng thêm chiều sâu cho bảng điều khiển và cho phép bạn điền thêm dữ liệu mà không làm lộn xộn chế độ xem chính.
5. Tùy chỉnh bảng điều khiển với thương hiệu và chủ đề
Bảng điều khiển là một phần của hệ sinh thái tổ chức của bạn, vì vậy thương hiệu của nó phải phản ánh điều đó. Bạn không cần phải quá lạm dụng và thể hiện quá mức kỹ năng thiết kế của mình. Chỉ cần ghi nhớ một số nguyên tắc thiết kế cơ bản là đủ.
Ví dụ: sử dụng bảng màu thương hiệu cho nền bảng điều khiển, biểu đồ, biểu tượng và các thành phần trực quan khác. Nếu màu thương hiệu của bạn là xanh ngọc lục và trắng nhạt, hãy sử dụng chúng một cách nhất quán để tạo ra giao diện thống nhất.
Luôn thêm logo chính thức. Đặt logo ở vị trí nổi bật, chẳng hạn như góc dưới bên phải, để củng cố nhận diện thương hiệu mỗi khi bảng điều khiển được truy cập. Người dùng cảm thấy thoải mái và quen thuộc với giao diện sẽ có xu hướng sử dụng bảng điều khiển thường xuyên hơn.
Thứ hai, cho phép người dùng tùy chỉnh chế độ xem theo sở thích của họ. Ví dụ: cung cấp tùy chọn chế độ tối có thể giúp bảng điều khiển dễ nhìn hơn trong các phiên làm việc muộn vào ban đêm hoặc khi làm việc trong môi trường có cài đặt ánh sáng yếu.
Bạn nên chuyển từ màu nâu sẫm sang màu xanh lá cây sáng, không chuyển từ màu nâu sẫm sang màu xanh lá cây đậm, vì hai màu này không hợp nhau. Do đó, hãy cẩn thận khi chọn màu sắc cho bảng điều khiển công việc của bạn. Nguyên tắc chung là chọn hai màu, tối đa là ba màu và sử dụng chúng một cách nhất quán.
Cuối cùng, sử dụng màu sắc tương phản cao để dễ đọc hơn, thêm văn bản thay thế cho hình ảnh và đảm bảo điều hướng trực quan và thân thiện với bàn phím.
6. Tìm công cụ phù hợp cho công việc
Trước khi xây dựng bảng điều khiển công việc, điều quan trọng là chọn một công cụ có thể hỗ trợ công việc khổng lồ này. Từ bảng tính đơn giản đến biểu đồ tiến độ có thể tùy chỉnh cao, bạn có thể cảm thấy khó lựa chọn.
Ví dụ: Google Trang tính có thể hữu ích cho các bảng điều khiển cơ bản. Mặt khác, các công cụ Business Intelligence (BI) được biết đến với khả năng phân tích dữ liệu và tùy chỉnh vượt trội. Tuy nhiên, chúng có đường cong học tập dốc hơn và có thể cần chuyên gia để vận hành.
Ngoài ra, còn có các giải pháp phần mềm quản lý dự án như ClickUp, có bảng điều khiển tích hợp giúp tăng cường hiển thị, thúc đẩy năng suất và hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu. Tất cả những gì bạn cần làm là nhập dữ liệu.
Bảng điều khiển ClickUp biến sự hỗn loạn thành sự rõ ràng, cho bạn cái nhìn toàn cảnh về các dự án của mình.
Với chức năng Xem của ClickUp, bạn có thể lấy những công việc đã sẵn sàng để thực hiện và chuyển đổi chúng thành biểu đồ và bảng chỉ số chỉ với vài cú nhấp chuột. Chức năng này tự động lấy dữ liệu từ các nhiệm vụ hiện tại của bạn để tạo bảng điều khiển nhằm trực quan hóa công việc của bạn, dưới dạng Danh sách, Biểu đồ Gantt, Bảng Kanban hoặc hơn thế nữa.
Với ClickUp, chúng tôi đã đi trước một bước và tạo ra các bảng điều khiển nơi khách hàng có thể truy cập và theo dõi hiệu suất, tình trạng sử dụng và các dự án trong thời gian thực. Điều này cho phép khách hàng cảm thấy kết nối với nhóm của họ, đặc biệt là khi họ ở các quốc gia khác nhau, thậm chí ở các lục địa khác nhau.
Với ClickUp, chúng tôi đã đi trước một bước và tạo ra các bảng điều khiển nơi khách hàng có thể truy cập và theo dõi hiệu suất, tình trạng sử dụng và các dự án trong thời gian thực. Điều này cho phép khách hàng cảm thấy kết nối với nhóm của họ, đặc biệt là khi họ ở các quốc gia khác nhau, thậm chí ở các lục địa khác nhau.
Bảng điều khiển hoạt động kỹ thuật phần mềm là một ví dụ tuyệt vời về cách bạn có thể nắm bắt tất cả các hoạt động phát triển của mình trong thời gian thực. Bạn có thể theo dõi các chỉ số khác nhau, bao gồm tốc độ sprint, burn up, burn down, thời gian dẫn, thời gian chu kỳ và biểu đồ luồng tích lũy.
Bảng điều khiển giúp bạn tập trung vào mục tiêu sprint là cung cấp dịch vụ nhanh hơn và làm việc thông minh hơn. Hãy xem các ví dụ về bảng điều khiển trong ClickUp để khám phá các cách khác nhau để hợp lý hóa các dự án của bạn.
Hướng dẫn từng bước để tạo Bảng điều khiển trong ClickUp
Để tạo Bảng điều khiển mới:
- Trong thanh bên, mở Trung tâm bảng điều khiển
- Từ Trung tâm bảng điều khiển, ở góc trên bên phải, nhấp vào Bảng điều khiển mới
Để thêm thẻ vào Bảng điều khiển hiện có:
- Ở góc trên bên phải của Bảng điều khiển, nhấp vào + Thêm thẻ
- Sử dụng các danh mục trong thanh bên, chọn một thẻ có sẵn hoặc tạo thẻ tùy chỉnh
Để chỉnh sửa thẻ, Bảng điều khiển chứa thẻ đó phải ở chế độ chỉnh sửa
Để bật chế độ chỉnh sửa và chỉnh sửa thẻ:
- Ở góc trên bên trái của Bảng điều khiển, đảm bảo bật Chế độ chỉnh sửa
- Ở góc trên bên phải của thẻ, nhấp vào biểu tượng bánh răng để mở hộp thoại modal Chỉnh sửa thẻ
- Chỉnh sửa cài đặt thẻ và nhấp vào Lưu
Mỗi thẻ có các cài đặt khác nhau, một số cài đặt cần giải thích thêm. Bạn có thể chọn từ hơn 40 thẻ Bảng điều khiển để cá nhân hóa bảng điều khiển theo sở thích của mình. Một số tùy chọn phổ biến bao gồm Thẻ tính toán, Thẻ trạng thái, Thẻ người được giao, Thẻ sprint và Thẻ nhúng.
Bạn có làm việc với các bên liên quan và khách hàng bên ngoài không? Không thành vấn đề. Bảng điều khiển Cổng thông tin khách hàng cung cấp không gian cộng tác để bạn mời các bên khác nhau đóng góp vào quá trình dự án. Bạn có thể tận dụng các phương pháp báo cáo của khách hàng và gia tăng giá trị cho nhóm.
Vậy, làm thế nào để tìm được phần mềm bảng điều khiển tốt nhất để biến dữ liệu dự án của bạn thành vàng hình ảnh? Dưới đây là một số yếu tố cần lưu ý:
- Bảng điều khiển này nên có giao diện trực quan để bạn dễ dàng điều hướng và tương tác với bảng điều khiển; các tính năng như đặt tiện ích bằng cách kéo và thả, phân tích và báo cáo, và các mẫu có sẵn sẽ rất hữu ích
- Xem xét các tính năng quan trọng nhất đối với nhóm của bạn, chẳng hạn như khả năng trực quan hóa dữ liệu, dễ sử dụng, tùy chọn tích hợp, khả năng mở rộng và tính năng tùy chỉnh
- Tìm các tùy chọn để thử nghiệm màu sắc, phông chữ và chủ đề tổng thể để phù hợp với bản sắc của tổ chức bạn
- Kiểm tra xem nhà cung cấp có cung cấp hỗ trợ khách hàng tốt, tài liệu hướng dẫn đầy đủ và tài nguyên đào tạo hay không
- Khi nhu cầu của nhóm và dữ liệu của bạn tăng lên, công cụ này phải có khả năng mở rộng tương ứng
7. Thử nghiệm bảng điều khiển và thu thập phản hồi để cải thiện chức năng
Trước khi triển khai bảng điều khiển và đưa vào sử dụng, hãy kiểm tra kỹ lưỡng. Sau khi đã thực hiện tất cả các kiểm tra cần thiết, hãy chia sẻ bảng điều khiển với các bên liên quan.
Cho phép họ sử dụng bảng điều khiển trong vài tuần hoặc vài tháng, tùy thuộc vào mức độ phức tạp của bảng điều khiển, sau đó thu thập phản hồi. Việc này có thể được thực hiện thông qua khảo sát, cuộc hội thoại trực tiếp và biểu mẫu.
Kiểm tra bảng điều khiển của bạn
- So sánh dữ liệu hiển thị với nguồn gốc ban đầu; so sánh các điểm dữ liệu, tổng, trung bình và các chỉ số đã tính toán để đảm bảo chúng khớp chính xác với dữ liệu thô của bạn
- Xác định xem tất cả các yếu tố tương tác, chẳng hạn như bộ lọc, phân tích chi tiết và nút điều hướng, có hoạt động như mong muốn và mang lại kết quả dự kiến hay không
- Đảm bảo bảng điều khiển phản hồi nhanh và mang lại trải nghiệm nhất quán khi xem trên máy tính để bàn, thiết bị di động hoặc máy tính bảng
- Hãy thử nghiệm trên các trình duyệt phổ biến như Chrome, Firefox, Safari và Edge để xác định và khắc phục mọi vấn đề tương thích
Đặt câu hỏi cụ thể về những gì hoạt động tốt, những gì khó hiểu và những tính năng hoặc dữ liệu bổ sung nào có thể hữu ích. Ví dụ: nếu nhiều người dùng thấy một tiện ích cụ thể là không cần thiết, đó là dấu hiệu cho thấy bạn có thể cần thiết kế lại hoặc xóa yếu tố đó.
Ưu tiên phản hồi dựa trên tác động và khả thi, tập trung trước tiên vào những thay đổi mang lại lợi ích đáng kể nhất cho số lượng người dùng lớn nhất.
Xây dựng trung tâm điều khiển của bạn với ClickUp
Bạn đã tạo bảng điều khiển công việc động giúp hợp lý hóa dữ liệu trên một trang duy nhất chưa?
Bảng điều khiển công việc lý tưởng phải đơn giản, trực quan và có thể tùy chỉnh. Đây là công cụ hữu ích giúp công việc trở nên dễ dàng hơn và tránh bị chìm ngập trong lượng dữ liệu, báo cáo và quan điểm khổng lồ.
Để tạo ra một bảng điều khiển thực sự hiệu quả, bạn cần hiểu rõ nhu cầu của mình, xác định các chỉ số rõ ràng, tích hợp dữ liệu thời gian thực và mang đến trải nghiệm người dùng liền mạch để theo dõi, phân tích và hành động dựa trên thông tin quan trọng một cách hiệu quả.
May mắn cho bạn, ClickUp có tất cả những gì cần thiết để hỗ trợ mục tiêu dự án và hiệu suất của nhóm. Nó có thể thích ứng với nhu cầu phát triển của tổ chức và phát triển cùng bạn.
Với bảng điều khiển công việc có thể tùy chỉnh của chúng tôi, bạn sẽ biết chính xác những việc cần làm và giảm bớt căng thẳng và lo lắng liên quan đến việc quản lý nhiều công việc và thời hạn trên quy mô lớn.
Đăng ký ClickUp miễn phí và tự mình trải nghiệm những lợi ích.