Chúng ta thường dành quá nhiều thời gian để theo dõi các chi tiết của dự án, chỉ để nhận ra rằng mình có thể làm tốt hơn.
Thay vì mất công đối chiếu thủ công các giờ làm việc có thể tính phí, chúng tôi có thể tự động hóa công việc này và tránh phải làm việc thêm vào cuối tuần để hoàn thành lộ trình hiệu quả mới, ví dụ như vậy.
Nếu bạn là một quản lý dự án như tôi, bạn có thể chia sẻ hàng tá đối tượng/kỳ/phiên bản như vậy.
Đây là lý do tại sao chúng ta cần một bảng điều khiển quản lý dự án hoạt động như một buồng lái kỹ thuật số, cho chúng ta chế độ xem rõ ràng từng chi tiết trong các dự án.
Trong blog này, tôi sẽ chia sẻ cách bảng điều khiển quản lý dự án có thể biến đổi quy trình làm việc, từ hợp lý hóa giao tiếp đến xác định rủi ro trước khi chúng phá hỏng thời hạn. Tôi cũng sẽ giới thiệu cho bạn một số công cụ và mẫu bảng điều khiển hữu ích giúp tôi truy cập dữ liệu cần thiết để ra quyết định ngay khi cần.
Bảng điều khiển quản lý dự án là gì?
Bảng điều khiển quản lý dự án là một công cụ trực quan được thiết kế để giúp các nhóm xem hiệu suất dự án tại một địa điểm trung tâm. Nó trình bày thông tin liên quan đến dự án thông qua biểu đồ và số liệu, cho phép người xem nhanh chóng nắm bắt trạng thái, tiến độ và rủi ro tiềm ẩn của dự án.
Nhiều dự án thành công trong thị trường hiện đại ngày nay thường phụ thuộc lẫn nhau, có nghĩa là kết quả và thành công của chúng gắn bó chặt chẽ với nhau. Sự liên kết này có thể xảy ra trong một tổ chức, nơi nhiều dự án phụ thuộc vào các nguồn lực, kết quả đầu ra hoặc dòng thời gian được chia sẻ. 🌐
Việc phối hợp các công việc giữa các múi giờ khác nhau đôi khi dẫn đến sự chậm trễ và làm chậm quá trình ra quyết định. Những thách thức này dẫn đến sự hiểu lầm, bỏ lỡ thời hạn và giảm năng suất.
Và với phần mềm bảng điều khiển như ClickUp, Google Trang tính hoặc Excel, bạn sẽ có một loạt các tùy chọn trực quan hóa để phục vụ cho các dự án cụ thể!
Dưới đây là những lợi ích của bảng điều khiển dự án để tối ưu hóa hiệu suất dự án:
- Cải thiện khả năng hiển thị: Bảng điều khiển quản lý dự án cung cấp khả năng hiển thị trạng thái công việc tổng thể theo thời gian thực. Bạn có thể nhanh chóng xác định các điểm nghẽn, theo dõi tiến độ công việc và phát hiện các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng trở nên nghiêm trọng
- Giao tiếp tốt hơn: Bảng điều khiển giúp giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm trở nên hiệu quả hơn. Mọi người có thể truy cập cập nhật ngay lập tức, giúp mọi người cùng hiểu thông tin và tăng cường sự hợp tác trong nhóm
- Theo dõi hiệu suất: Thông qua các công cụ trực quan hóa, các bảng điều khiển này có thể theo dõi các chỉ số hiệu suất dự án một cách hiệu quả. Bạn có thể đo lường năng suất của nhóm, ngân sách dự án, quản lý thời gian và hơn thế nữa
- Quyết định dựa trên dữ liệu: Bằng cách cung cấp chế độ xem toàn diện về dữ liệu dự án, bảng điều khiển cung cấp cho các nhà quản lý dự án bối cảnh phù hợp để đưa ra quyết định sáng suốt, dựa trên dữ liệu. Điều này giúp lập kế hoạch dự án và quản lý rủi ro tốt hơn
- Tăng hiệu quả: Khả năng xem công việc, thời hạn và các yếu tố phụ thuộc ở một nơi giúp hợp lý hóa quy trình làm việc. Bảng điều khiển quản lý dự án đơn giản hóa việc phân bổ công việc và ngăn chặn việc sử dụng quá mức tài nguyên, dẫn đến tăng hiệu quả dự án
Là một con người trước tiên và là một nhà quản lý dự án sau đó, sự độc đáo của bạn là một tài sản có thể dẫn đến quản lý dự án sáng tạo và thành công. Hãy tự tin khám phá các phần mềm bảng điều khiển quản lý dự án khác nhau để tìm ra phần mềm phù hợp nhất với bạn, nhóm của bạn và các dự án của bạn! ⚡️
Lợi ích của việc sử dụng bảng điều khiển quản lý dự án
Có lẽ lợi thế lớn nhất của bảng điều khiển dự án đối với tôi là khả năng hiển thị tiến độ dự án theo thời gian thực. Điều này cho phép tôi theo dõi các chỉ số quan trọng, xác định các điểm nghẽn và phân bổ nguồn lực một cách tối ưu. Nhưng còn có một số lợi thế khác mà tôi đã tin tưởng sử dụng:
- Hiển thị rõ ràng: Bảng điều khiển tập trung tất cả dữ liệu dự án, cung cấp cho người dùng bản tóm tắt thời gian thực về tiến độ, phân bổ nguồn lực và thời hạn. Đối với tôi, điều này có nghĩa là tôi không còn phải mất thời gian tìm kiếm thông tin về một công việc gần đây có nhiều người được giao và yêu cầu cập nhật trạng thái từ tất cả mọi người
- Ra quyết định sáng suốt trong tích tắc: Với tất cả các chỉ số quan trọng trong tầm tay, bạn có thể nhanh chóng đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Phát hiện sớm các trở ngại, xác định các lĩnh vực cần thêm nguồn lực và giữ dự án đi đúng hướng
- Tăng hiệu quả: Bảng điều khiển tự động hóa báo cáo dự án và loại bỏ việc thu thập dữ liệu thủ công. Điều này giúp nhóm của bạn có thời gian tập trung vào việc quan trọng nhất — hoàn thành công việc!
- Cải thiện giao tiếp: Bảng điều khiển quản lý dự án trở thành trung tâm giao tiếp, giúp mọi người luôn được cập nhật thông tin và thống nhất với nhau. Các bên liên quan có thể dễ dàng phân tích tiến độ, và các thành viên trong nhóm có thể giải quyết vấn đề trong khi hợp tác cùng nhau trong quá trình thực hiện dự án. Nếu không có bảng điều khiển, ví dụ như, chúng tôi sẽ không bao giờ biết rằng một trong những đối tác của chúng tôi liên tục trì hoãn việc nộp/gửi nội dung do nhân viên nghỉ việc
- Cải thiện trách nhiệm giải trình: Với khả năng hiển thị rõ ràng về hiệu suất của cá nhân và nhóm, bảng điều khiển thúc đẩy văn hóa trách nhiệm giải trình, động viên mọi người luôn hoàn thành công việc của mình
- Phân bổ tài nguyên thông minh hơn: Xem tài nguyên của bạn đang được sử dụng ở đâu và xác định các điểm nghẽn tiềm ẩn. Bảng điều khiển trạng thái dự án giúp bạn tối ưu hóa việc phân bổ tài nguyên và đảm bảo mọi người đang làm việc trên các công việc có tác động lớn nhất, giống như cách nó đã giúp nhóm của tôi hợp tác với một công ty đối tác mới để cung cấp nội dung kịp thời
Sử dụng bảng điều khiển giúp tôi loại bỏ việc phỏng đoán, tăng hiệu quả của nhóm và đảm bảo các dự án của tôi luôn đạt được mục tiêu. Và đó là điều quý giá!
Cách tạo bảng điều khiển quản lý dự án
Hãy cùng tôi xây dựng một bảng điều khiển quản lý dự án tuyệt vời để giữ cho các dự án của bạn đi đúng hướng và nhanh chóng đưa ra các quyết định quan trọng.
Dưới đây là quy trình chi tiết mà tôi thực hiện:
1. Xác định các chỉ số hiệu suất chính (KPI)
Một tầm nhìn rõ ràng về đối tượng mục tiêu của bảng điều khiển có thể giúp bạn xác định các loại chỉ số cần theo dõi.
Ví dụ: bảng điều khiển nhóm dự án tập trung vào tỷ lệ hoàn thành công việc, phân bổ nguồn lực và thời hạn sắp tới; bảng điều khiển hoạt động theo dõi các quy trình hoạt động và phân tích hiệu suất của các hoạt động nội bộ trong công ty; và bảng điều khiển điều hành tập trung vào các cột mốc quan trọng của dự án và cách chúng phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức.
Khi đã hiểu rõ đối tượng của mình, tôi có thể bắt đầu xác định các lĩnh vực cụ thể cần cải thiện trong các dự án của mình. Tôi có thường xuyên không tuân thủ thời hạn không? Nhóm của tôi có gặp khó khăn với hạn chế về nguồn lực không? Chi phí dự án có vượt quá ngân sách không?
Khi đã tìm được câu trả lời cho những câu hỏi này, tôi có thể chọn các chỉ số phù hợp để theo dõi tiến độ.
2. Chọn phần mềm và công cụ bảng điều khiển
Chúng ta thực sự có quá nhiều lựa chọn về các công cụ bảng điều khiển. Từ bảng tính đơn giản đến biểu đồ tiến độ có thể tùy chỉnh cao, có nhiều tùy chọn tùy thuộc vào những gì bạn cần theo dõi. Dưới đây là một số lựa chọn phổ biến:
- Bảng tính: Các công cụ như Excel hoặc Google Trang tính có thể hữu ích cho các bảng điều khiển cơ bản, nhưng có thể trở nên rườm rà đối với các dự án phức tạp với quá nhiều thay đổi động
- Phần mềm quản lý dự án (PMS): Các công cụ PMS như ClickUp thường có bảng điều khiển tích hợp rất mạnh mẽ, cung cấp thông tin hữu ích và cập nhật thời gian thực. Chúng thường đi kèm với các tiện ích và công cụ báo cáo sẵn có để dễ dàng trực quan hóa dữ liệu
- Công cụ Business Intelligence (BI): Mặc dù rất tuyệt vời cho phân tích dữ liệu phức tạp và tùy chỉnh, các công cụ như Tableau và Microsoft Power BI thường có đường cong học tập dốc hơn và có thể cần chuyên gia để vận hành
3. Thiết kế để đảm bảo tính rõ ràng
Giữ bảng điều khiển gọn gàng và không lộn xộn. Tôi tránh nhồi nhét quá nhiều thông tin vào bảng điều khiển vì điều này sẽ làm người xem choáng ngợp và khó tìm thấy thông tin họ cần.
- Sử dụng nhãn rõ ràng và định dạng nhất quán: Đảm bảo biểu đồ và đồ thị dễ hiểu, ngay cả đối với những người không quen thuộc với dự án. Sử dụng phông chữ, màu sắc và danh pháp nhất quán trong toàn bộ bảng điều khiển
- Sử dụng hiệu quả các yếu tố trực quan: Biểu đồ, đồ thị và các hình ảnh trực quan khác có thể giúp truyền đạt thông tin phức tạp một cách nhanh chóng và dễ dàng. Sử dụng nhiều hình ảnh trực quan để bảng điều khiển luôn hấp dẫn, nhưng tránh sử dụng quá nhiều loại biểu đồ khác nhau, vì điều này có thể gây nhầm lẫn
- Tập trung vào các chỉ số quan trọng nhất: Đừng cố gắng theo dõi tất cả mọi thứ. Xác định và tập trung vào những chỉ số quan trọng nhất đối với sự thành công của dự án. Điều này sẽ giúp tạo ra bảng điều khiển công việc có thể thực hiện được và cung cấp thông tin chi tiết để đưa ra quyết định tốt hơn
4. Thiết kế bố cục bảng điều khiển và xây dựng các thành phần
Bây giờ bạn đã xác định được các chỉ số khóa, hãy chọn một công cụ để lắp ráp bảng điều khiển. Dưới đây là một số yếu tố phổ biến cần kết hợp:
- Tình trạng dự án: Trạng thái tổng thể của dự án, tỷ lệ hoàn thành và các cột mốc đã đạt được
- Quản lý công việc: Theo dõi tỷ lệ hoàn thành công việc, công việc quá hạn và phân phối khối lượng công việc giữa các thành viên trong nhóm
- Quản lý tài nguyên: Theo dõi việc phân bổ tài nguyên và xác định các điểm nghẽn tiềm ẩn
- Theo dõi ngân sách: Hình dung chi tiêu so với ngân sách và xác định các khoản chi phí có thể vượt quá ngân sách
- Giao tiếp trong nhóm: Bao gồm một không gian để đăng thông báo hoặc cập nhật dự án quan trọng
5. Bảo trì và cập nhật bảng điều khiển thường xuyên
Bảng điều khiển phải là một tài liệu sống, có thể thích ứng với nhu cầu thay đổi của dự án. Tôi thường xuyên cập nhật dữ liệu và làm mới hình ảnh để đảm bảo chúng phản ánh chính xác tiến độ dự án hiện tại.
Tần suất cập nhật bảng điều khiển của tôi phụ thuộc vào bản chất của dự án và tốc độ thay đổi dữ liệu. Đối với các dự án có tiến độ nhanh với thời hạn thay đổi liên tục, như các loại dự án mới mà bạn chưa từng thực hiện trước đây, có thể cần cập nhật hàng ngày. Cập nhật hàng tuần hoặc hai tuần một lần có thể đủ cho các dự án tiến triển chậm hơn, có thể dự đoán trước hoặc lặp đi lặp lại.
Khóa là thiết lập lịch cập nhật thường xuyên và tuân thủ nó. Điều này đảm bảo bảng điều khiển của tôi luôn là nguồn thông tin đáng tin cậy cho các bên liên quan đến dự án.
Ví dụ về bảng điều khiển dự án cho các trường hợp sử dụng khác nhau
Bạn có cảm thấy việc quản lý dự án thường trở nên phức tạp hơn mức cần thiết? Tôi chắc chắn là có. Các công việc và cột mốc trải rộng khắp các bộ phận, luôn cần phải theo dõi trên nhiều nền tảng và việc phải xoay xở giữa nhiều sáng kiến chiến lược đã trở thành điều bình thường.
Cảm ơn bảng điều khiển! Đúng vậy, chúng có thể hữu ích cho việc giám sát các dự án đơn lẻ, nhưng chúng hoàn toàn không thể thiếu trong việc quản lý danh mục đầu tư của các dự án liên kết với nhau.
Đối với tôi, những dự án khó khăn nhất là những dự án lớn, liên chức năng như ra mắt sản phẩm. Có rất nhiều phần thay đổi và tôi rất vui khi sử dụng ClickUp để xử lý chúng.
Dưới đây là một số ví dụ yêu thích của tôi từ ClickUp Dashboards và cách tôi và nhóm của tôi sử dụng chúng. Tôi hy vọng chúng sẽ cung cấp cho bạn một số ý tưởng hữu ích để xây dựng bảng điều khiển của riêng bạn.
1. Bảng điều khiển năng suất cá nhân
Giống như hầu hết các nhà quản lý dự án, tôi thích bắt đầu một ngày mới bằng cách kiểm tra tiến độ dự án vào buổi sáng! Và điều đó đã trở nên khả thi nhờ Chế độ xem Bảng điều khiển của ClickUp.
Với chỉ vài cú nhấp chuột, tôi có thể biến công việc đang làm thành các biểu đồ và đồ thị rõ ràng.
Để tự thực hiện việc này, hãy đăng ký ClickUp hoặc đăng nhập vào tài khoản của bạn nếu bạn đã sử dụng nó. Thêm một 'Chế độ xem bảng điều khiển' mới và chọn một mẫu. Chế độ xem sẽ tự động lấy dữ liệu từ các công việc và trường, tạo ra một bảng điều khiển được cá nhân hóa để hiển thị công việc của bạn.
Thêm Bảng điều khiển năng suất cá nhân làm chế độ xem cho phép tôi đánh giá và tối ưu hóa năng suất của mình. Nó giúp tôi sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc, theo dõi tiến độ và tập trung vào những việc thực sự quan trọng.
Đây là trung tâm điều khiển của tôi để có một quy trình làm việc hiệu quả và có tổ chức.
2. Bảng điều khiển khối lượng công việc của nhóm
Tôi sử dụng Bảng điều khiển khối lượng công việc của nhóm trong ClickUp để xem nhóm của tôi đang làm gì trong tuần và theo dõi tiến độ của từng công việc được giao.
Tôi có thể đặt và theo dõi sức chứa khối lượng công việc cho từng thành viên trong nhóm của mình. Điều này giúp tôi dễ dàng biết ai đang làm việc dưới hoặc vượt quá sức chứa. Điều này cũng rất tốt cho họ — họ có thể sử dụng nó để tránh cam kết quá nhiều và kiệt sức. Tương tự, nếu họ có thời gian rảnh, họ có thể nhận thêm công việc để hoàn thành nhanh hơn hoặc giúp đỡ đồng nghiệp khác.
Nó giúp cải thiện tính minh bạch — tôi có thể thêm ước lượng thời gian và mức độ ưu tiên vào các công việc của nhóm để mọi người biết phải làm gì trước tiên. Tôi cũng sử dụng nó để xác định công việc nào có thể cần thêm nguồn lực của nhóm và dễ dàng thêm người được giao nhiệm vụ.
📮ClickUp Insight: 92% nhân viên sử dụng các phương pháp không nhất quán để theo dõi các mục hành động, dẫn đến bỏ sót quyết định và chậm trễ trong thực thi.
Cho dù bạn đang gửi ghi chú theo dõi hay sử dụng bảng tính, quá trình này thường rời rạc và không hiệu quả. Giải pháp quản lý nhiệm vụ của ClickUp đảm bảo chuyển đổi các cuộc hội thoại thành nhiệm vụ một cách liền mạch, giúp nhóm của bạn có thể hành động nhanh chóng và luôn thống nhất.
3. Bảng điều khiển theo dõi thời gian
Bảng điều khiển theo dõi thời gian giúp tôi hình dung và phân tích thời gian dành cho từng dự án của mình và của nhóm. Bằng cách quan sát tổng thời gian dành cho một dự án, tỷ lệ hoàn thành và tiến độ đạt được các cột mốc, tôi có thể theo dõi tình trạng chung của dự án trong nháy mắt.
Bảng điều khiển này còn có một ứng dụng hữu ích khác. Nó giúp tôi theo dõi số giờ làm việc có thể tính phí cho nhân viên bán thời gian hoặc nhân viên tự do. Tôi có thể làm điều này bằng cách đánh dấu các mục nhập thời gian cụ thể là có thể tính phí và sử dụng dữ liệu tổng hợp để tạo hóa đơn chính xác vào cuối tháng.
Tôi cũng sử dụng dữ liệu theo dõi thời gian trong quá khứ để đưa ra quyết định về kế hoạch dự án, phân bổ nguồn lực và lập ngân sách trong tương lai.
4. Bảng điều khiển sprint phần mềm
Bạn không thể quản lý các dự án phát triển phần mềm nếu không có Bảng điều khiển Sprint toàn diện. Tin tôi đi, tôi đã thử rồi (và phải chịu đựng những khó khăn không đáng có!)
ClickUp cho phép bạn quản lý khối lượng công việc của nhóm bằng hệ thống điểm hoàn toàn có thể tùy chỉnh. Tính điểm từ các công việc con, phân chia theo người được giao và dễ dàng sắp xếp để theo dõi các sprint của bạn trong nháy mắt.
Sử dụng bảng điều khiển Agile trong ClickUp để đặt ngày sprint, phân bổ điểm và đánh dấu ưu tiên để mọi người biết việc cần làm và thời gian thực hiện. Tự động chuyển công việc chưa hoàn thành sang sprint tiếp theo và đồng bộ tiến độ phát triển của nhóm với GitHub, GitLab hoặc Bitbucket.
Bảng điều khiển này tổng hợp tất cả các số liệu quan trọng — tốc độ sprint, burn up, burn down, thời gian dẫn, thời gian chu kỳ, v.v. — thành các biểu đồ dễ hiểu để giúp ra quyết định tốt hơn.
Tôi cũng rất thích sử dụng ClickUp Sprints để lập kế hoạch, theo dõi và tối ưu hóa các sprint của chúng tôi để đạt được thành công, đồng thời xây dựng một nhóm nhanh nhẹn và hướng đến kết quả trong quá trình này.
5. Bảng điều khiển chiến dịch tiếp thị
Bảng điều khiển chiến dịch tiếp thị giúp bạn theo dõi tiến độ và chuyển đổi của các sáng kiến tiếp thị ưu tiên trong một chế độ xem duy nhất. Chúng cho phép bạn đo lường phạm vi tiếp cận và mức độ tương tác của nội dung bạn đăng trực tuyến, số lượng MQL (khách hàng tiềm năng đủ điều kiện tiếp thị) bạn tạo ra và mức độ chuyển đổi của chúng thành doanh số bán hàng.
Bạn có thể dễ dàng đặt các công việc liên quan đến lộ trình và kế hoạch tiếp thị của mình vào bối cảnh cụ thể.
6. Bảng điều khiển tổng quan bán hàng
Nếu bạn đang tìm cách trực quan hóa doanh số theo sản phẩm/dịch vụ và danh mục khách hàng, tôi không thể giới thiệu gì tốt hơn Bảng điều khiển tổng quan bán hàng của ClickUp.
Nhưng đây không phải là tất cả những gì bạn có thể theo dõi. Phân chia doanh thu thành số liệu tổng và số liệu ròng để đo lường chính xác lợi nhuận và tính toán gánh nặng thuế. Theo dõi doanh thu theo kỳ — hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm — để dự đoán sự sụt giảm và tăng vọt, từ đó tối ưu hóa kho hàng. So sánh mục tiêu với số liệu thực tế và đề ra chiến lược cải thiện.
Bạn cũng có thể sử dụng dữ liệu làm cơ sở để tổ chức lễ kỷ niệm, như chúng tôi đã làm, và khen thưởng các nhân viên bán hàng có hiệu suất cao trong toàn bộ đội ngũ bán hàng của mình.
Phần hay nhất là bạn có thể kết hợp bảng điều khiển với khả năng AI của ClickUp Brain và thu thập thông tin chi tiết để dự báo xu hướng và phát hiện sớm các yếu tố cản trở tiềm ẩn.
7. Bảng điều khiển cổng thông tin khách hàng
Bảng điều khiển không chỉ giúp chúng ta mạnh mẽ hơn mà còn giúp khách hàng của chúng ta mạnh mẽ hơn. Mời bất kỳ khách hàng nào vào Không gian Làm việc ClickUp của bạn với tư cách là khách và chia sẻ cổng thông tin khách hàng để cung cấp thông tin cập nhật dự án theo thời gian thực và cộng tác với họ tại một nơi. Theo dõi dự án và công việc, xem khối lượng công việc của các nhóm dự án và trò chuyện với họ theo thời gian thực.
Xem cách theo dõi hóa đơn theo thời gian, ai đang chốt giao dịch và đánh giá hiệu suất tổng thể của nhóm. Bạn cũng có thể xác định các sự cố bằng biểu đồ Luồng tích lũy, Burnup, Burndown và Velocity.
8. Bảng điều khiển trực quan hóa CRM
Bạn muốn theo dõi mức độ phản hồi của mình đối với các sự cố và rủi ro của khách hàng? Chúng tôi đã làm việc đó.
Vì vậy, chúng tôi đã sử dụng Bảng điều khiển CRM trong ClickUp. Nó giúp chúng tôi phát hiện các phân khúc khách hàng rủi ro nhất, tóm tắt các lý do tiềm ẩn dẫn đến sự rời bỏ và dự báo doanh thu trên các khu vực và nhóm.
Hãy cân nhắc theo dõi nghiêm ngặt các chỉ số cho biết tình trạng khách hàng và rủi ro mất khách hàng tiềm năng. Ví dụ: điểm hài lòng của khách hàng, thời gian giải quyết phiếu hỗ trợ và mức độ tương tác.
Sử dụng các ví dụ bảng điều khiển từ ClickUp để tạo hệ thống trực quan hóa tùy chỉnh cho quy trình làm việc của bạn. Bạn cũng có thể lấy cảm hứng từ nhóm ClickUp và cải thiện bảng điều khiển hiện có của mình!
Bây giờ, hãy xem một số mẫu có sẵn để giúp bạn thiết lập bảng điều khiển mà không cần phải bắt đầu từ đầu.
Mẫu bảng điều khiển quản lý dự án
Các mẫu bảng điều khiển là một công cụ hữu ích để tạo bảng điều khiển thông tin và hấp dẫn về mặt thị giác một cách nhanh chóng và hiệu quả. Chúng cung cấp nền tảng vững chắc cho phân tích dữ liệu, cho phép bạn tập trung vào nội dung và trích xuất thông tin hữu ích từ dữ liệu của mình.
Dưới đây là một số mẫu bảng điều khiển mà tôi đã thử và kiểm tra cho bạn:
1. Mẫu bảng điều khiển quản lý dự án ClickUp
Bạn mệt mỏi vì phải xoay xở với các chi tiết dự án?
Mẫu bảng điều khiển quản lý dự án của ClickUp cung cấp mọi thứ bạn cần trong tầm tay. Xem tất cả ngay lập tức!
Mẫu bảng điều khiển dự án được tạo sẵn này cung cấp chế độ xem rõ ràng, dễ nhìn về các dự án của bạn, bao gồm thời hạn, công việc và tiến độ thời gian thực.
Giữ mọi thứ ngăn nắp, hiệu quả. Mẫu này cung cấp một số tính năng mạnh mẽ:
- Theo dõi tiến độ công việc với các trạng thái tùy chỉnh như "Hoàn thành", "Đang tiến hành" và hơn thế nữa
- Sử dụng tám trường tùy chỉnh để thu thập thông tin quan trọng về dự án, như ngân sách và giai đoạn
- Nhiều chế độ xem giúp bạn dễ dàng chuyển đổi giữa bảy cấu hình ClickUp khác nhau, bao gồm Hướng dẫn bắt đầu và chế độ xem Hiệu suất nhóm
- Tăng cường quản lý dự án của bạn với tính năng theo dõi thời gian, thẻ, cảnh báo phụ thuộc và giao tiếp email tích hợp sẵn
Hãy ngừng quản lý chi tiết; bắt đầu hợp lý hóa. Mẫu này giúp bạn duy trì dự án đi đúng hướng với sự tổ chức dễ dàng và thông tin chi tiết rõ ràng.
2. Mẫu bảng điều khiển dự án kinh doanh Tableau
Mẫu bảng điều khiển kinh doanh này có thể theo dõi một phạm vi rộng các chỉ số tùy thuộc vào mục tiêu và bộ phận cụ thể của doanh nghiệp bạn.
Theo dõi và phân tích:
- Tổng doanh thu từ một dự án, được phân tích theo sản phẩm, dịch vụ, khu vực, số lượng bán ra hoặc phân khúc khách hàng
- Chi tiêu so với phân bổ ngân sách, tỷ suất lợi nhuận gộp, thu nhập ròng và các chỉ số lợi nhuận chính
- Luồng tiền vào và ra để theo dõi tình hình tài chính và khả năng tồn tại của dự án
3. Mẫu bảng điều khiển báo cáo dự án Tableau
Mẫu bảng điều khiển quản lý dự án này là một công cụ duy nhất để theo dõi dự án và phân tích dữ liệu tổng thể về tình trạng dự án.
Mẫu này giúp các quản lý dự án không cần phải tìm kiếm thông tin trong các điểm dữ liệu phân tán. Mẫu này trình bày thông tin dự án cần thiết theo định dạng trực quan, giúp quản lý dự án và các bên liên quan có thể kiểm tra trạng thái dự án trong nháy mắt.
Một số chỉ số phổ biến mà bạn có thể theo dõi với mẫu này:
- Tỷ lệ hoàn thành công việc: Hiển thị tỷ lệ phần trăm công việc đã hoàn thành so với số công việc còn lại
- Lịch trình dự án: Theo dõi tiến độ thực hiện so với thời hạn và nêu rõ những khả năng chậm trễ
- Phân bổ nguồn lực: Trực quan hóa cách phân công thành viên trong nhóm và xác định các điểm nghẽn tiềm ẩn
- Ngân sách so với chi phí thực tế: So sánh chi tiêu theo kế hoạch với chi phí thực tế để theo dõi tình hình tài chính
- Quản lý rủi ro: Theo dõi các rủi ro đã được xác định và kế hoạch giảm thiểu rủi ro
Mẫu này cho phép bạn theo dõi một số chỉ số quan trọng, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ xử lý nhiều dự án cùng lúc.
4. Mẫu bảng điều khiển trạng thái dự án chi phí Excel
Trình theo dõi chi phí Excel miễn phí này giúp quản lý tiền của bạn trở nên dễ dàng. Không còn phải loay hoay tìm hóa đơn hay tự hỏi ngân sách dự án của bạn đang được chi tiêu vào đâu. Khi bạn cần một công cụ chuyên dụng để quản lý những chi phí văn phòng nhỏ nhưng quan trọng, đây là mẫu bạn nên sử dụng:
- Theo dõi tất cả chi tiêu của bạn với thiết kế gọn gàng và hiện đại
- Phân loại chi phí theo danh mục, như vận chuyển, dịch vụ công cộng, v.v.
- Tùy chỉnh theo ý thích của bạn! Mẫu này có thể tùy chỉnh 100%
- Thay đổi văn bản, thêm hình ảnh để tạo nét cá nhân hoặc điều chỉnh màu sắc để phù hợp với phong cách của bạn
- Truy cập thư viện khổng lồ các hình ảnh, đồ họa và phông chữ để tùy chỉnh bảng theo dõi của bạn và thêm bối cảnh
- Chia sẻ ngân sách của bạn với nhóm, lãnh đạo hoặc cố vấn tài chính để giữ trách nhiệm và đảm bảo tính minh bạch trong chi tiêu văn phòng
Mẹo: Các mẫu sẵn sàng sử dụng rất hữu ích khi bạn đang mở rộng quy mô kinh doanh và không có thời gian để tạo bảng điều khiển riêng. Tuy nhiên, bạn phải kết hợp các điểm dữ liệu có liên quan để theo dõi tiến độ và sử dụng bảng điều khiển một cách hiệu quả nhất.
Các yếu tố chung cần bao gồm trong bảng điều khiển báo cáo dự án của bạn
Hãy cùng khám phá một số yếu tố khóa sẽ nâng tầm bảng điều khiển của bạn từ những kho dữ liệu đơn giản thành trung tâm thông tin mạnh mẽ:
- Tập trung vào các KPI có liên quan: Đừng lạc lõng trong biển dữ liệu! Các chỉ số hiệu suất chính (KPI) là phao cứu sinh của bạn, cung cấp các chỉ số định lượng có liên quan trực tiếp đến mục tiêu của bạn. Chọn các KPI cho biết rõ ràng về hiệu suất của tổ chức bạn
- Khám phá tương tác với bộ lọc: Cho phép các thành viên trong nhóm của bạn đào sâu hơn vào dữ liệu. Bộ lọc tương tác cho phép người dùng phân tích dữ liệu dựa trên các tiêu chí cụ thể. Chúng giúp tăng cường sự tham gia của người dùng và giúp khám phá những thông tin chi tiết ẩn giấu
- Kể chuyện bằng hình ảnh với biểu đồ: Một hình ảnh đáng giá ngàn số! Biểu đồ và đồ thị là những công cụ mạnh mẽ để trình bày dữ liệu phức tạp một cách rõ ràng và dễ hiểu. Chọn loại biểu đồ phù hợp với dữ liệu của bạn để kể một câu chuyện trực quan hấp dẫn
- Xu hướng thời gian với bộ chọn ngày: Cho phép người dùng khám phá xu hướng theo thời gian. Bộ chọn ngày cho phép người dùng lựa chọn các kỳ cụ thể, giúp họ phân tích dữ liệu lịch sử và so sánh với hiệu suất hiện tại
- Bộ lọc toàn cầu cho chế độ xem rộng: Cung cấp các góc nhìn khác nhau. Bộ lọc toàn cầu cho phép người dùng xem dữ liệu trên các danh mục hoặc bộ phận khác nhau
- Đồ họa giúp tăng tính rõ ràng: Hình ảnh không chỉ là biểu đồ. Sử dụng đồ họa được đặt ở vị trí thích hợp như biểu tượng hoặc hình minh họa để tăng tính rõ ràng và hướng dẫn người dùng qua các thông tin được trình bày
Vậy là xong! Bạn đã sẵn sàng để tạo bảng điều khiển của riêng mình bằng các mẫu hoặc trong một phần mềm bảng điều khiển chuyên dụng.
Thiết lập bảng điều khiển dự án của bạn với ClickUp
Đối với tôi, vẻ đẹp của bảng điều khiển nằm ở tính linh hoạt của chúng. Từ theo dõi hiệu suất bán hàng và sự hài lòng của khách hàng trong tiếp thị đến giám sát các cột mốc dự án và phân bổ nguồn lực trong quản lý dự án, bạn có thể tùy chỉnh bảng điều khiển để đáp ứng nhu cầu cụ thể của bất kỳ nhóm nào.
Là một người thường xuyên sử dụng bảng điều khiển, tôi có thể đảm bảo về điểm mạnh của ClickUp trong việc thực hiện chúng một cách chính xác với thư viện bảng điều khiển sẵn có và có thể tùy chỉnh. Cho dù bạn là một freelancer quản lý các công việc cá nhân hay một quản lý dự án doanh nghiệp giám sát nhiều dự án phức tạp, ClickUp có bảng điều khiển cho mọi mục đích.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và biến bảng điều khiển thành trợ thủ đắc lực của bạn!