Bảng điều khiển dành cho giám đốc điều hành hiệu quả giống như phòng điều khiển của công ty bạn.
Bảng điều khiển này cho bạn biết tình hình hiện tại thông qua dữ liệu có thể hành động mà không làm bạn bị quá tải bởi các chi tiết không cần thiết. Bạn sẽ có cái nhìn tổng quan rõ ràng, trực quan về tình hình tài chính của công ty, các chỉ số hiệu suất chính (KPI), quản lý mối quan hệ khách hàng và các thông tin khác cần thiết để tự tin thực hiện các bước đi quan trọng. 💯
Vấn đề duy nhất là tạo ra một bảng điều khiển cấp cao không phải là việc dễ dàng. Bạn cần phải kết hợp nhiều hệ thống kinh doanh và các chỉ số quan trọng, điều này có vẻ khó khăn.
Để giúp bạn bắt đầu, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn một bảng điều khiển điều hành mạnh mẽ trông như thế nào và cách tạo một bảng điều khiển từ đầu mà không cần công việc tẻ nhạt.
Bảng điều khiển dành cho giám đốc điều hành là gì?
Bảng điều khiển dành cho giám đốc điều hành là biểu diễn trực quan của dữ liệu và KPI mà các giám đốc cấp cao sử dụng để theo dõi các quy trình và hoạt động kinh doanh. Bảng điều khiển này lấy thông tin từ nhiều nguồn khác nhau để cung cấp thông tin hữu ích về hiệu suất của công ty.
Tùy thuộc vào mục đích, bảng điều khiển có thể là bản tóm tắt báo cáo và KPI của một số chức năng kinh doanh hoặc tổng quan cấp cao về một lĩnh vực cụ thể. Dù bằng cách nào, mục đích là biến đống dữ liệu thô thành bản tóm tắt ngắn gọn, động, giúp giám đốc điều hành đưa ra quyết định dựa trên thực tế.
Để thực hiện mục đích này một cách hiệu quả, bảng điều khiển dành cho giám đốc điều hành phải dựa trên dữ liệu (gần) thời gian thực và tốt nhất là tự cập nhật mà không cần thao tác thủ công. Điều này cho phép các giám đốc điều hành luôn cập nhật tiến độ dự án và hiệu suất tổng thể. 📈
Lợi ích của việc tạo bảng điều khiển dành cho giám đốc điều hành
Nếu bạn là người ra quyết định, bạn nên triển khai bảng điều khiển dành cho giám đốc điều hành vì năm lý do chính:
- Giám sát rõ ràng—Bạn không thể (và không nên) trực tiếp tham gia vào mọi việc diễn ra trong công ty. Bảng điều khiển dành cho giám đốc điều hành cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết cần thiết để nắm vững các hoạt động kinh doanh, những thông tin mà bạn có thể không nhận được trực tiếp
- Quá trình ra quyết định ngắn hơn — Những quyết định có tác động lớn đòi hỏi kế hoạch tỉ mỉ; điều cuối cùng bạn muốn là hành động mò mẫm trong bóng tối. Với bảng điều khiển mạnh mẽ, tất cả dữ liệu cần thiết sẽ hiển thị ngay trước mắt bạn, nên bạn không cần phải mất hàng giờ hoặc hàng ngày để suy nghĩ về bước tiếp theo
- Cải thiện giao tiếp—Cho dù bạn đang chuẩn bị cho cuộc họp cổ đông hàng năm hay cần thông báo những thay đổi quan trọng cho nhân viên, bảng điều khiển dành cho giám đốc điều hành là công cụ vô giá để tạo tài liệu trình bày và hỗ trợ mọi thông tin bạn truyền đạt bằng dữ liệu hiện tại
- Hiệu suất kinh doanh tốt hơn—Bảng điều khiển cung cấp cho bạn một bản tóm tắt thời gian thực về tình trạng chung của doanh nghiệp, giúp bạn xác định các lĩnh vực cần cải thiện và thắt chặt hoạt động kinh doanh
- Theo dõi và điều chỉnh mục tiêu—Bạn có thể sử dụng bảng điều khiển dành cho giám đốc điều hành để theo dõi các mục tiêu khác nhau ở các bộ phận khác nhau và đảm bảo chúng phù hợp với chiến lược tổng thể của bạn. Chia sẻ bảng điều khiển với nhóm của bạn cũng có thể là một cách tuyệt vời để giữ cho họ luôn có động lực và gắn bó với công việc
5 loại bảng điều khiển dành cho giám đốc điều hành
Có một số loại bảng điều khiển dành cho giám đốc điều hành phục vụ các mục đích và đối tượng người dùng khác nhau. Hãy cùng xem xét những loại phổ biến nhất để bạn có ý tưởng chung về những gì mỗi loại nên bao gồm. 📊
Bảng điều khiển tài chính
Bảng điều khiển tài chính được sử dụng bởi giám đốc tài chính và cổ đông, những người cần có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của công ty. Chúng thường hợp nhất các báo cáo liên quan đến những nội dung sau:
- Báo cáo luồng tiền
- Tài khoản phải trả và phải thu
- Lợi nhuận gộp
- Phân tích chi phí
Một khía cạnh quan trọng của bảng điều khiển tài chính là phân tích xu hướng, sử dụng dữ liệu lịch sử để xác định các mẫu và sự bất thường về tài chính (ví dụ: sụt giảm doanh thu theo mùa hoặc tăng chi phí đột biến). Các xu hướng này được sử dụng để dự báo tài chính và giúp doanh nghiệp tổ chức ngân sách hiệu quả hơn.
Bảng điều khiển tài chính cũng có thể được sử dụng để phân tích rủi ro. Ví dụ: bạn có thể sử dụng dữ liệu luồng tiền mặt từ bảng điều khiển để giảm thiểu rủi ro thanh khoản và đảm bảo không hết tiền có thể sử dụng. 💸
Báo cáo tài chính thường xuyên là rất quan trọng để theo dõi hiệu suất của công ty, và bảng điều khiển giúp bạn nắm bắt các chỉ số quan trọng mà không cần phải tìm kiếm trong các báo cáo riêng lẻ. Nó cho phép bạn duy trì ngân sách và tránh chi phí vượt quá cần thiết.
Bảng điều khiển chiến lược
Bảng điều khiển chiến lược cung cấp thông tin chi tiết có giá trị về hiệu suất của công ty theo mục tiêu dài hạn. Bảng điều khiển này có thể bao gồm các chỉ số KPI khác nhau, từ thị phần và ROI của các dự án lớn đến mức độ gắn kết và sự hài lòng của nhân viên. Các chi tiết cụ thể phụ thuộc vào mục tiêu của công ty, do đó không có hai bảng điều khiển nào giống nhau.
Bảng điều khiển chiến lược có thể được sử dụng cho nhiều mục đích, trong đó đáng chú ý nhất là:
- Xem xét và điều chỉnh kế hoạch dài hạn
- Phân bổ tài nguyên
- Phù hợp với các mục tiêu dài hạn của công ty
Bạn cũng có thể sử dụng bảng điều khiển chiến lược để phân tích so sánh bằng cách so sánh hiệu suất của bạn với đối thủ cạnh tranh. Điều này sẽ giúp bạn có cái nhìn rõ hơn về vị trí của mình trên thị trường và xác định con đường phát triển trong tương lai. ↗️
Bảng điều khiển hoạt động
Không giống như bảng điều khiển chiến lược, bảng điều khiển hoạt động chi tiết hơn và tập trung vào các hoạt động hàng ngày. Ngoài việc cung cấp cho COO cái nhìn sâu sắc hơn về các hàm và quy trình cụ thể, bảng điều khiển này còn giúp các nhà quản lý và trưởng nhóm chống lại sự kém hiệu quả và tối ưu hóa quy trình làm việc.
Yếu tố quan trọng nhất của bảng điều khiển hoạt động là dữ liệu thời gian thực, vì nó cho phép giải quyết vấn đề nhanh chóng. Bảng điều khiển theo dõi nhiều chỉ số quan trọng, chẳng hạn như:
- Sản lượng sản xuất
- Mức tồn kho và xu hướng
- Sử dụng tài nguyên
- Tiêu chuẩn chất lượng
Nếu được xây dựng tốt, bảng điều khiển hoạt động sẽ rất năng động và tương tác, cho phép bạn theo dõi các quy trình quan trọng liên tục và xác định các điểm nghẽn. Bạn có thể sử dụng dữ liệu được cung cấp để biến công ty của mình thành một cỗ máy hoạt động trơn tru và đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ. 🏭
Bảng điều khiển quản lý dự án
Bảng điều khiển quản lý dự án thường được sử dụng để theo dõi toàn bộ danh mục đầu tư dự án của công ty. Tuy nhiên, nó cũng có thể được sử dụng cho các dự án riêng lẻ cần sự chú ý đặc biệt hoặc nguồn lực dồi dào.
Bảng điều khiển phải bao gồm thông tin quan trọng về dự án, chẳng hạn như:
- Các công việc chính cùng với người được giao, thời hạn và các chi tiết khác
- Mục tiêu với các cột mốc và KPI tương ứng
- Chi phí dự kiến và dữ liệu thời gian thực về chi phí thực tế
Nhiều bảng điều khiển quản lý dự án sử dụng biểu đồ Gantt để trình bày dòng thời gian chi tiết, cho phép người ra quyết định theo dõi tiến độ và điều chỉnh nếu cần. Các bảng điều khiển này đặc biệt hữu ích để liên lạc với các bên liên quan đến dự án và cập nhật cho họ những thông tin mới nhất. ❗
Bảng điều khiển tiếp thị
Giám đốc tiếp thị cần đưa ra nhiều quyết định nhanh chóng để bắt kịp xu hướng mới và thực hiện các chiến lược tiếp thị hiệu quả. Đó là lý do tại sao bảng điều khiển tiếp thị toàn diện là công cụ thiết yếu để duy trì lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp.
Bảng điều khiển phải cung cấp tổng quan về các kênh tiếp thị chính của công ty (quảng cáo trả tiền, mạng xã hội, kênh truyền thống, v.v.) để bạn có thể nhanh chóng đánh giá hiệu quả của chúng. Bạn có thể sử dụng dữ liệu này để quyết định công việc nào hiệu quả nhất để tập trung vào đó và loại bỏ các chiến lược kém hiệu quả.
Bảng điều khiển tiếp thị cũng chứa thông tin quan trọng về đối tượng mục tiêu của bạn, cho phép bạn cá nhân hóa các nỗ lực tiếp thị để tăng hiệu quả. 🎯
Các KPI đáng chú ý nhất thường thấy trong bảng điều khiển tiếp thị bao gồm:
- Chi phí thu hút khách hàng
- Chỉ số SEO (tỷ lệ thoát, tỷ lệ nhấp chuột, chuyển đổi, v.v.)
- Giá trị trọn đời của khách hàng
- Chỉ số NPS (Net Promoter Score)
Cách tạo bảng điều khiển điều hành mạnh mẽ trong năm bước dễ dàng
Sau khi chọn bảng điều khiển điều hành mà bạn muốn tạo, thực hiện các bước sau để xây dựng bảng điều khiển từ đầu:
Bước 1: Chọn phần mềm bảng điều khiển
Phần mềm bảng điều khiển mà bạn chọn cần phải đáp ứng nhiều yêu cầu, trong đó đáng chú ý nhất là:
- Tùy chỉnh rộng rãi
- Các tính năng trực quan hóa dữ liệu mạnh mẽ
- Tích hợp với các nền tảng phổ biến
- Giao diện thân thiện với người dùng
- Tính năng phân công công việc và cộng tác
Nếu bạn cần một nền tảng quản lý dự án trực quan bao gồm tất cả những tính năng này và hơn thế nữa, ClickUp có thể là một lựa chọn tuyệt vời. Với Bảng điều khiển ClickUp, bạn có thể trực quan hóa các chỉ số khóa và phân tích dữ liệu để đưa ra quyết định dễ dàng hơn.
Bạn có hơn 50 tiện ích có thể tùy chỉnh theo ý thích, đảm bảo tính linh hoạt hoàn toàn. Nền tảng này cũng cung cấp các tùy chọn trực quan hóa dữ liệu khác nhau, từ biểu đồ tròn đơn giản và tổng hợp tiến độ đến biểu đồ Gantt toàn diện để theo dõi dòng thời gian của dự án.
Bạn có thể thiết lập một bảng điều khiển động sẽ phát triển cùng với dữ liệu của bạn bằng cách kết nối nó với nhiều nguồn dữ liệu (chúng tôi sẽ trình bày chi tiết hơn về vấn đề này ở phần sau của hướng dẫn này). Nhờ giao diện trực quan của ClickUp, bạn có thể dễ dàng xây dựng một bản tổng quan chi tiết về tất cả các chỉ số quan trọng của mình.
ClickUp đi kèm với nhiều mẫu bảng điều khiển tích hợp sẵn mà bạn có thể sử dụng để giảm bớt công việc thủ công, chẳng hạn như:
- Mẫu bảng điều khiển quản lý dự án —Cung cấp cho bạn một bản trình bày trực quan chi tiết về dự án của bạn
- Mẫu báo cáo trạng thái dự án điều hành — Cho phép bạn cập nhật tiến độ dự án cho các bên liên quan theo thời gian thực
- Mẫu kế hoạch dự án cấp cao —Bao gồm mọi thứ bạn cần để chia nhỏ một dự án phức tạp thành các thành phần dễ hiểu hơn
Mỗi mẫu bảng điều khiển dành cho giám đốc điều hành có thể được điều chỉnh cho phù hợp với quy trình làm việc, nguồn dữ liệu và các đặc điểm cụ thể khác của bạn để bạn có thể tinh chỉnh mọi thứ đến từng chi tiết nhỏ nhất. 🔧
Bước 2: Xác định mục tiêu và người dùng chính
Xác định mục tiêu là bước quan trọng để tạo bảng điều khiển, vì nó sẽ quyết định mọi thứ sẽ hiển thị trên bảng điều khiển, bao gồm KPI, dự án, công việc, v.v. 🗓️
Trong mỗi loại bảng điều khiển dành cho giám đốc điều hành, có nhiều mục tiêu cụ thể khác nhau mà bạn có thể đặt ra. Ví dụ: nếu bạn đang tạo bảng điều khiển chiến lược, một số mục tiêu chính có thể bao gồm:
- Tăng 12% thị phần trong ba năm tới
- Mở rộng sang ba quốc gia mới trong kỳ hai năm
- Tăng thêm 20 nhân viên mới trong vòng bốn năm tới
Dù bạn đặt mục tiêu nào, ClickUp Goals cũng có thể giúp bạn theo dõi mục tiêu đó một cách dễ dàng. Có nhiều biểu đồ và bảng biểu để bạn lựa chọn tùy theo mục tiêu của mình (mục tiêu tài chính, tổng hợp tiến độ, tỷ lệ phần trăm, v.v.).
Bạn cũng có thể đặt thời hạn cho các mục tiêu và công việc liên quan để xác định dòng thời gian rõ ràng. Chia sẻ mục tiêu với tất cả mọi người có liên quan để họ cùng hiểu rõ và bạn sẽ thúc đẩy sự minh bạch và trách nhiệm giải trình.
Một yếu tố quan trọng khác cần xem xét là nhóm người dùng bảng điều khiển, điều này có thể không rõ ràng như thoạt nhìn. Ví dụ: tạo bảng điều khiển tiếp thị không nhất thiết có nghĩa là Giám đốc tiếp thị sẽ là người dùng duy nhất. Giám đốc tài chính cũng có thể muốn truy cập bảng điều khiển này, vì nó cho phép họ đưa ra các quyết định quan trọng về phân bổ ngân sách. 💰
Trong trường hợp này, bảng điều khiển nên chứa dữ liệu tài chính như ROI của các chiến dịch cụ thể và phân tích chi phí. Xem xét tất cả các giám đốc điều hành có thể hưởng lợi từ bảng điều khiển và đảm bảo rằng tất cả họ đều nhận được dữ liệu có liên quan.
Bước 3: Chọn KPI của bạn
Dữ liệu quan trọng nhất mà bạn sẽ thấy trên bảng điều khiển dành cho giám đốc điều hành liên quan đến các chỉ số KPI của bạn. Bạn sẽ theo dõi chúng để đảm bảo rằng bạn đang tiến tới mục tiêu đã chọn và thực hiện hành động khắc phục nếu cần.
Bảng điều khiển của bạn nên bao gồm cả các KPI bạn đang cố gắng cải thiện và các KPI bạn đang giám sát để duy trì. Các chỉ số cụ thể phụ thuộc vào mục tiêu của bạn, vì vậy hãy tập trung vào những chỉ số có tác động lớn nhất.
Nếu quay trở lại ví dụ về thị phần, một số KPI bạn có thể theo dõi bao gồm:
- Số lượng bán hàng trong một khoảng thời gian nhất định
- Tỷ lệ giữ chân khách hàng
- Chỉ số NPS (Net Promoter Score)
- Khách hàng thân thiết và giới thiệu
Bạn nên tham khảo ý kiến của các nhóm và các bên liên quan khác khi quyết định các KPI sẽ theo dõi, vì họ có thể cung cấp cho bạn những thông tin quý giá mà bạn không thể có được bằng cách khác. 🤓
Khi chọn KPI, hãy nhớ rằng bạn đang tạo một bảng điều khiển có chế độ xem cao. Không có chỗ cho các chỉ số hào nhoáng và KPI chi tiết không ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định của giám đốc điều hành.
Ví dụ: số lượng bán hàng hàng năm là một KPI cấp cao có thể phân nhánh thành nhiều KPI cấp thấp (lưu lượng truy cập và chuyển đổi trang web, thời gian chuyển đổi trung bình, tỷ lệ báo giá thành đơn hàng, v.v.). Thay vì bao gồm tất cả các chỉ số cấp thấp đó, hãy tập trung vào bức tranh tổng thể và để trưởng bộ phận tương ứng đi vào chi tiết hơn.
Bước 4: Kết nối bảng điều khiển với nguồn dữ liệu
Sẽ không có nhiều ý nghĩa nếu bảng điều khiển không đồng bộ thường xuyên hoặc theo thời gian thực, tùy thuộc vào mục tiêu và KPI của bạn. Để đảm bảo không có mục nhập dữ liệu thủ công có thể dẫn đến lỗi tốn kém, bạn nên tích hợp bảng điều khiển với các nguồn dữ liệu và nền tảng khác nhau mà nhóm của bạn sử dụng.
Nếu bạn tạo bảng điều khiển bằng ClickUp, bạn có thể phát triển một hệ sinh thái gắn kết mà không cần rắc rối hay quy trình kỹ thuật phức tạp. Ví dụ: bạn có thể phân công công việc bằng Nhiệm vụ ClickUp và làm phong phú bảng điều khiển của mình bằng các tiện ích kéo tất cả dữ liệu dự án cần thiết theo thời gian thực. 🕛
ClickUp cũng cung cấp hơn 1.000 tích hợp với các ứng dụng của bên thứ ba để bạn có thể kết nối nhiều ứng dụng miễn phí! Điều này làm cho nền tảng này có khả năng thích ứng cao với các quy trình làm việc khác nhau, cho phép bạn tạo bảng điều khiển cấp cao và chi tiết trong thời gian ngắn.
Nếu bạn không tìm thấy nền tảng hiện tại của mình trong các tích hợp gốc của ClickUp, bạn có thể sử dụng API ClickUp để tạo các nền tảng tùy chỉnh.
Với tất cả những điều trên, ClickUp cung cấp sự tự do hoàn toàn để tạo ra các bảng điều khiển mạnh mẽ, năng động, giảm thiểu công việc thủ công và kể câu chuyện của công ty bạn với mức độ chi tiết tùy ý. Nếu bạn cần một số nguồn cảm hứng, bạn có thể tham khảo các ví dụ về bảng điều khiển ClickUp này.
Bước 5: Cập nhật bảng điều khiển khi cần thiết
Khi bảng điều khiển của bạn đã hoạt động, hãy yêu cầu người dùng cung cấp phản hồi để bạn có thể điều chỉnh thiết kế, mức độ liên quan của dữ liệu và chức năng tổng thể nếu cần. Tốt nhất là có một vòng phản hồi liên tục để bảng điều khiển thể hiện tình hình của công ty bạn một cách chính xác. 📍
Bạn cũng nên cập nhật bảng điều khiển nếu tình hình kinh doanh của bạn thay đổi. Có thể bạn đang ra mắt một sản phẩm mới, tái cấu trúc một số bộ phận hoặc thực hiện những thay đổi lớn khác có thể gây ra hiệu ứng domino trong toàn tổ chức. Trong trường hợp này, hãy đảm bảo rằng bảng điều khiển phản ánh những thay đổi này để bạn có thể theo dõi tác động của chúng.
Bạn nên xem xét bảng điều khiển với các nhà quản lý và nhân viên ở các cấp khác nhau để nhận được phản hồi toàn diện về hiệu quả của bảng điều khiển. Hãy bao gồm tất cả các bên liên quan trong quá trình này, và bảng điều khiển của bạn sẽ hỗ trợ sự phát triển của công ty.
Xây dựng bảng điều khiển dành cho giám đốc điều hành và phát triển công ty của bạn mà không cần phỏng đoán
Một bảng điều khiển được thiết kế tốt có thể giúp nhóm điều hành của bạn làm việc dễ dàng hơn đáng kể. Thực hiện các bước trên để xây dựng một bảng điều khiển và bạn sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian khi đưa ra các quyết định quan trọng. Bạn cũng sẽ hoàn toàn kiểm soát mọi việc quan trọng diễn ra trong doanh nghiệp, mang lại sự rõ ràng và an tâm.
ClickUp có thể giúp bạn thu được những lợi ích này mà không tốn nhiều chi phí hoặc cần một đội ngũ chuyên gia công nghệ. Tất cả các tính năng chính của nó được bố trí một cách trực quan và bạn sẽ nhận được những mẹo hữu ích để tận dụng tối đa chúng. Để tạo bảng điều khiển điều hành mạnh mẽ một cách dễ dàng, hãy tạo tài khoản ClickUp ngay hôm nay !