Quyết định là một phần của cuộc sống — cho dù bạn phải quyết định ăn gì cho bữa tối, tuyển dụng ứng viên nào cho vị trí trưởng phòng IT hay đưa sản phẩm nào ra thị trường trong năm nay. Mỗi ngày, chúng ta đều đưa ra những lựa chọn có thể dẫn đến tiến độ hoặc kết quả.
Đằng sau những quyết định đó là một quy trình phức tạp gồm nhiều bước.
Kiểm soát quá trình này sẽ giúp bạn ra quyết định hiệu quả hơn và đạt được kết quả thành công hơn. Bạn không chỉ học được cách ra quyết định tuyệt vời mà còn học được từ những quyết định sai lầm để không lặp lại sai lầm đó.
Với hướng dẫn về quy trình ra quyết định này, bạn sẽ học được bảy bước quan trọng để đưa ra quyết định tốt hơn. Chúng tôi sẽ đề cập đến các loại phương pháp ra quyết định khác nhau mà bạn có thể tận dụng trong kinh doanh.
Ngoài ra, chúng tôi sẽ giới thiệu các mẫu ra quyết định để nhóm của bạn phát triển các sản phẩm sinh lời và đạt được mục tiêu của công ty. 👀
Quy trình ra quyết định là gì?
Quy trình ra quyết định là một thủ tục từng bước được thiết kế để tạo ra các giải pháp cho các vấn đề dựa trên việc thu thập thông tin, xem xét các lựa chọn khác nhau và chọn cách tiến hành.
Từ xác định vấn đề đến xem xét tất cả các lựa chọn và thực hiện kế hoạch hành động, quy trình ra quyết định bảy bước rất phù hợp cho các quyết định kinh doanh cũng như các lựa chọn cá nhân phức tạp hơn. 🌻
Các phương pháp ra quyết định
Có một số loại mô hình ra quyết định hiệu quả, bao gồm hợp lý, sáng tạo và trực quan, để kể một vài ví dụ. Việc lựa chọn mô hình phù hợp phụ thuộc vào mức độ kỹ năng ra quyết định của bạn, thời gian bạn có, bản chất của quyết định và chiến lược ra quyết định tổng thể của bạn.
Dưới đây là tóm tắt về các mô hình ra quyết định khác nhau để giúp bạn tìm ra các giải pháp tiềm năng cho những trở ngại của mình. 🤔
Mô hình ra quyết định hợp lý
Mô hình ra quyết định hợp lý và có căn cứ tập trung vào việc trình bày logic tất cả các giải pháp thay thế khác nhau. Đây là mô hình phổ biến nhất nhưng cũng có thể đòi hỏi nhiều thời gian trong quá trình nghiên cứu.
Với mô hình này, bạn sẽ xác định tất cả các giải pháp tiềm năng, sau đó phân tích ưu và nhược điểm của từng giải pháp để đưa ra quyết định hiệu quả. Đây là mô hình tốt nhất để giải quyết các vấn đề có tác động lớn đến dự án hoặc toàn bộ hoạt động kinh doanh, vì nó bao gồm một cách tiếp cận có suy nghĩ và có phương pháp.
Mô hình ra quyết định dựa trên直觉
Mô hình trực giác tập trung vào việc đưa ra quyết định dựa trên cảm xúc và直觉. Nó lý tưởng trong các tình huống có áp lực thời gian vì bạn có thể hành động nhanh chóng.
Tuy nhiên, phương pháp này chỉ phù hợp nhất với những nhân viên có kinh nghiệm ra quyết định kinh doanh, những người đã xử lý các vấn đề tương tự trước đây. Vì bạn không làm việc với dữ liệu, bạn cần có kinh nghiệm trước về nhận dạng mẫu để tận dụng phương pháp này một cách hiệu quả.
Mô hình ra quyết định dựa trên nhận thức
Mô hình này kết hợp các phương pháp hợp lý và trực quan, nhưng yếu tố quyết định là bạn chỉ đánh giá một giải pháp khả thi, thay vì tất cả các phương án có sẵn. Đây là cách mô hình này hoạt động:
- Xác định vấn đề
- Công việc thông qua một giải pháp, hình dung tác động và kết quả trong đầu
- Thực hiện kế hoạch nếu kết quả dự kiến là chấp nhận được
Một lần nữa, mô hình ra quyết định này phù hợp nhất với các chuyên gia và nhà lãnh đạo kinh doanh. Nó lý tưởng để sử dụng trong các tình huống có áp lực về thời gian.
Mô hình ra quyết định sáng tạo
Phương pháp ra quyết định này kết hợp các yếu tố của mô hình lý tính và mô hình trực giác. Nó bắt đầu bằng việc thu thập thông tin về vấn đề và đưa ra các giải pháp tiềm năng. Thay vì phân tích ưu nhược điểm của từng giải pháp, bạn để trực giác và tiềm thức dẫn dắt, đưa ra một hướng hành động sau đó được kiểm chứng.
Giải pháp giải quyết vấn đề lặp đi lặp lại này là lựa chọn lý tưởng cho việc brainstorming và các nhà ra quyết định có kinh nghiệm như các nhà khởi nghiệp.
Mô hình ra quyết định Vroom-Yetton
Mô hình Vroom-Yetton sử dụng bảy câu hỏi có hoặc không và năm phong cách ra quyết định hiệu quả để hướng dẫn bạn đến quyết định tốt nhất. Đây là một trong những mô hình phức tạp hơn vì bạn cần sử dụng cây quyết định để xác định lựa chọn tốt nhất dựa trên cách bạn trả lời các câu hỏi và phong cách bạn chọn.
Mô hình này phù hợp nhất cho các nhóm và quá trình ra quyết định hợp tác. Khung này có các bước tích hợp để phân chia công việc và phân công trách nhiệm ra quyết định.
7 bước trong quy trình ra quyết định
Sẵn sàng khám phá cách tốt hơn để đưa ra quyết định sáng suốt? Hãy thực hiện mô hình ra quyết định bảy bước này khi gặp phải tình huống khó xử. Từ thu thập thông tin đến cân nhắc tất cả các lựa chọn, bạn sẽ đưa ra quyết định sáng suốt hơn, có thể tạo ra sự thay đổi đáng kể trong việc đạt được mục tiêu của mình. ✨
1. Xác định quyết định cần đưa ra
Việc đầu tiên bạn cần làm là xác định quyết định bạn đang cố gắng đưa ra. Có thể bạn gặp trở ngại trong việc thực hiện dự án hoặc có thể bạn thiếu nguồn lực.
Dù là gì đi chăng nữa, bạn cần xác định rõ vấn đề và phạm vi công việc trước khi bắt đầu nghĩ về các giải pháp. Để tìm ra quyết định cần đưa ra, hãy tự hỏi mình những câu hỏi sau:
- Vấn đề cụ thể là gì? Cẩn thận không đặt vấn đề quá rộng hoặc gộp nhiều vấn đề lại với nhau. Xác định chính xác vấn đề là gì và thành viên nào trong nhóm bị ảnh hưởng trực tiếp
- Có mục tiêu nào liên quan đến quyết định này không? Ưu tiên các vấn đề liên quan trực tiếp đến mục tiêu dự án. Làm cho vấn đề có thể đo lường được để bạn có thể thấy ảnh hưởng của nó đến mục tiêu sau khi đưa ra quyết định
- Làm thế nào để biết quyết định có tác động hay không? Khi đưa ra quyết định, bạn mong đợi kết quả. Hãy tìm hiểu cách đánh giá quyết định của bạn có đúng hay không
2. Thu thập thông tin từ bên trong và bên ngoài tổ chức
Đưa ra quyết định sáng suốt hầu như luôn tốt hơn là đưa ra lựa chọn ngẫu nhiên. Bước này trong quy trình ra quyết định rất quan trọng đối với thành công của bạn.
Bắt đầu bằng cách thu thập thông tin liên quan trong nội bộ. Tìm kiếm các tình huống trong quá khứ mà nhóm hoặc công ty của bạn đã xử lý một vấn đề tương tự và đưa ra giải pháp. Xem lại tài liệu dự án để thu thập thông tin chi tiết về nguyên nhân dẫn đến vấn đề hiện tại.
Làm việc trong bộ phận của bạn và các bộ phận liên quan để thu thập dữ liệu lịch sử về các vấn đề tương tự và các quyết định liên quan đến chúng. Xem xét kinh nghiệm trước đây của họ và ghi chú bất kỳ thông tin chi tiết hoặc thông tin liên quan nào.
Sau đó, hãy tìm kiếm thông tin bên ngoài tổ chức của bạn. Nghiên cứu thị trường là một cách tuyệt vời để xem liệu các đối thủ cạnh tranh có gặp vấn đề tương tự hay không. Xem xét các nghiên cứu và cân nhắc hợp tác với một chuyên gia tư vấn nếu bạn muốn có thêm thông tin hoặc kiến thức chuyên môn.
3. Xác định các giải pháp tiềm năng
Khi bạn đã có tất cả thông tin cần thiết, đã đến lúc bắt đầu xem xét các lựa chọn có sẵn. Trong hầu hết các trường hợp, sẽ có nhiều hơn một giải pháp tiềm năng cho vấn đề. Việc đưa ra quyết định đúng đắn sẽ phụ thuộc vào nhu cầu của công ty bạn và môi trường thị trường tại bất kỳ thời điểm nào.
Ví dụ: giả sử bạn là quản lý dự án tiếp thị và mục tiêu của bạn trong quý này là tăng 300% tỷ lệ chuyển đổi. Các lựa chọn khả thi của bạn có thể là đầu tư vào quảng cáo trả tiền, tạo nội dung blog mới hoặc chạy các chiến dịch trên mạng xã hội.
Cũng có những trường hợp bạn có thể chọn một vài mô hình hoặc giải pháp ra quyết định khác nhau thay vì chỉ một hướng hành động. Hãy cẩn thận với những thành kiến, đặc biệt nếu bạn đã từng làm việc với một vấn đề tương tự trong quá khứ.
Chỉ vì một giải pháp đã từng hiệu quả trong quá khứ không có nghĩa là nó luôn là lựa chọn tốt nhất trong các tình huống tương tự. ✍️
4. Đánh giá bằng chứng của từng phương án
Bây giờ bạn đã biết các lựa chọn của mình, đã đến lúc bắt đầu cân nhắc các bằng chứng để xem phương án hành động tốt nhất là gì. Xem xét cách công ty bạn hoặc các đối thủ cạnh tranh đã phản ứng với các tình huống tương tự trong quá khứ.
Lập danh sách ưu và nhược điểm của từng lựa chọn. Xem xét liệu có lựa chọn nào mang lại lợi ích bổ sung ngoài việc giải quyết vấn đề hiện tại hay không. Để làm việc này, hãy sử dụng các mẫu và phương pháp lập kế hoạch chiến lược như phân tích SWOT và ma trận quyết định.
5. Ra quyết định cuối cùng
Đây là thời điểm để đưa ra quyết định cuối cùng và lựa chọn hướng hành động. Dựa trên thông tin bạn đã thu thập và đánh giá tất cả các lựa chọn, hãy quyết định cách bạn muốn tiến hành.
Có thể bạn sẽ kết hợp các yếu tố từ một số giải pháp khác nhau. Hoặc bạn có thể chọn một phương pháp cụ thể để giải quyết vấn đề. Hãy xem xét tất cả các bằng chứng, đánh giá các phương án thay thế và chọn giải pháp tốt nhất.
6. Thực hiện hành động dựa trên quyết định của bạn
Bạn đã dành thời gian và nỗ lực để xem xét các lựa chọn và đưa ra quyết định. Tiếp theo, bạn cần lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch đó.
Tạo kế hoạch dự án nêu rõ các bên liên quan bị ảnh hưởng và thành viên nhóm sẽ đảm nhận vai trò nào. Giải quyết vấn đề phân bổ nguồn lực và lập kế hoạch ngân sách để bao gồm các giải pháp mới của bạn. Xếp hạng các dự án và công việc theo mức độ ưu tiên và nêu rõ bất kỳ sự phụ thuộc nào có thể ảnh hưởng đến kết quả của quá trình hành động của bạn.
Tạo một khung kỳ vọng rõ ràng cho tất cả các thành viên trong nhóm và xác định người ra quyết định trong giai đoạn hành động. Như Chris Small, Phó chủ tịch của Soundstripe, đã nói: "Giao tiếp trở nên dễ dàng khi chỉ có một kênh duy nhất giữa quyết định và hành động. "
Chia công việc thành các giai đoạn dễ quản lý và đảm bảo mọi người đều biết ai chịu trách nhiệm cho các quyết định và hành động nào. ✅
7. Thực hiện đánh giá
Quay trở lại bước một, bạn đã thiết lập các chỉ số và tiêu chí đánh giá cho các giải pháp vấn đề. Đánh giá xem bạn đã đưa ra quyết định đúng hay chưa bằng cách xem xét lại quy trình ra quyết định.
Dưới đây là một số câu hỏi bạn nên tự hỏi mình vào cuối quy trình ra quyết định:
- Bạn đã đưa ra quyết định đúng đắn chưa?
- Quyết định đó có tác động tiêu cực nào không?
- Quyết định đó đã ảnh hưởng như thế nào đến các bên liên quan?
- Có giải pháp nào tốt hơn không?
- Vấn đề đã được giải quyết chưa?
- Bạn có thể làm tốt hơn ở đâu trong quy trình ra quyết định?
Hành động là quan trọng, nhưng dành thời gian để xem xét lại quyết định của bạn cũng quan trọng không kém. Lên lịch xem xét quyết định trong dòng thời gian dự án để thu thập thông tin về những gì đã hiệu quả và những gì không hiệu quả. Cộng tác với các thành viên trong nhóm để thảo luận về quan điểm của họ về quy trình và kết quả.
Mẫu ra quyết định cho nhóm của bạn
Sẵn sàng triển khai các quy trình ra quyết định tốt? Các mẫu ra quyết định từ ClickUp giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn, cho dù bạn là chủ doanh nghiệp phụ trách ra quyết định kinh doanh hay là quản lý dự án dẫn dắt một nhóm nhân viên xuất sắc. 💪
1. Tài liệu Khung Quy Trình Ra Quyết Định
Tài liệu Khung ra quyết định từ ClickUp là một cách dễ dàng để tạo một nghiên cứu nhằm giải quyết vấn đề và lựa chọn giải pháp tốt nhất.
Điền vào các bước trong mẫu, bao gồm xác định vấn đề, các giải pháp tiềm năng và tác động đến kinh doanh. Khung này cho phép bạn tập hợp tất cả ý tưởng của mình vào một nơi, giúp phân tích tốt hơn.
2. Cây quyết định
Sử dụng Cây quyết định của ClickUp để vẽ bản đồ các lựa chọn và giải pháp khả thi trên bảng trắng trực quan. Mẫu này lý tưởng cho các nhóm đang muốn thúc đẩy các cuộc thảo luận nội bộ về các phương pháp tiếp cận tốt nhất.
Các bước được mã hóa bằng màu sắc giúp dễ dàng xác định các trở ngại và thách thức trong suốt quá trình. Hơn hết, mẫu này được thiết kế để hợp tác, vì vậy bạn có thể nhận được ý kiến đóng góp từ các thành viên trong nhóm thuộc các bộ phận khác nhau.
3. Nhật ký quyết định quản lý dự án
Với Nhật ký quyết định quản lý dự án của Clickup, bạn có thể ghi lại và theo dõi tất cả các quy trình ra quyết định trong một bảng điều khiển dễ quản lý. Năm tùy chọn trạng thái khác nhau và ba trường tùy chỉnh giúp bạn dễ dàng xem từng quyết định đang ở giai đoạn nào của quy trình.
Bốn loại chế độ xem cho phép bạn sắp xếp theo lịch để xem những gì đang diễn ra hoặc xem bảng quyết định để có cái nhìn tổng quan hơn.
4. Nhật ký quyết định
Ghi lại các tiêu chí ra quyết định, theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả với Nhật ký quyết định của ClickUp. Được thiết kế như một công cụ toàn diện, nó lý tưởng để quản lý quá trình ra quyết định hợp lý của bạn từ đầu đến cuối. Sử dụng nó để lập kế hoạch giải quyết vấn đề trong các bộ phận, ở cấp công ty và trong các dự án cụ thể.
Đọc thêm: Ví dụ và mẫu biểu đồ RACI
Nắm vững quy trình ra quyết định với ClickUp
Bạn đưa ra quyết định mỗi ngày — và trong kinh doanh, đó là yếu tố quan trọng để đạt được mục tiêu. Dành thời gian để lựa chọn phương pháp phù hợp dựa trên nhu cầu kinh doanh cụ thể của bạn là điều cần thiết, cho dù bạn là quản lý dự án hay doanh nhân.
Cho dù bạn đang đưa ra quyết định quan trọng ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của công ty hay tìm kiếm những cách thức sáng tạo để phục vụ khách hàng, điều quan trọng là phải cân nhắc kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định. Hành động vội vàng có thể dẫn đến sai lầm, nhưng các quy trình phù hợp như khung bảy bước và các phương pháp trên có thể giúp bạn trở thành người ra quyết định tốt hơn.
Hãy chuẩn bị cho bản thân và nhóm của bạn để đạt được thành công, và bắt đầu bằng cách sử dụng ClickUp để tăng cường quá trình ra quyết định của bạn. Từ các mẫu giúp ghi lại quyết định dễ dàng hơn đến cây quyết định để vạch ra quá trình suy nghĩ của bạn, bạn sẽ tìm thấy vô số cách để ra quyết định hiệu quả hơn. 🙌