Ưu tiên công việc một cách tối ưu có nghĩa là mọi thành viên trong nhóm của bạn đều dành thời gian và năng lượng cho các dự án hiệu quả cao.
Thật hấp dẫn khi bắt tay ngay vào công việc và hoàn thành càng nhiều càng tốt. Tuy nhiên, bạn càng đánh giá dự án từ góc độ giá trị của công ty, bạn sẽ càng đưa ra những quyết định tốt hơn để xây dựng văn hóa làm việc đầy cảm hứng.
Trong thế giới quản lý dự án với nhịp độ nhanh, công việc đầy cảm hứng sẽ dẫn đến giải quyết vấn đề sáng tạo và kết quả thành công. Đến năm 2027, các nhà tuyển dụng sẽ khó tìm được 87,7 triệu nhân viên chuyên về vai trò quản lý dự án! 🌐
Với tinh thần minh bạch hoàn toàn trong dự án, việc sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các dự án nói thì dễ hơn làm. Các trưởng dự án, đặc biệt là các nhóm không có quản lý dự án, không có khoảng thời gian liên tục trong lịch trình để xem xét các yêu cầu dự án mới so với công việc hiện đang tiến độ.
Vậy làm thế nào để tập trung thời gian và năng lượng của nhóm vào các công việc phù hợp?
Chúng tôi sẽ xem xét các mẹo hay nhất như nhóm các dự án tương tự để tối đa hóa thời gian, điều hướng các cuộc hội thoại khó khăn với các bên liên quan quan trọng và cân bằng lại quá trình phân công nhiệm vụ.
Sử dụng hướng dẫn này như nguồn cảm hứng sẵn có cho các tài nguyên và mẫu. Hoặc bắt đầu cuộc hội thoại với nhóm của bạn để thực hiện các bước chiến lược trong quá trình sắp xếp thứ tự ưu tiên dự án của nhóm!
Ưu tiên dự án là gì?
Ưu tiên dự án là quá trình lựa chọn các dự án quan trọng nhất mà tổ chức cần tập trung vào, dựa trên nguồn lực và thời gian có sẵn. Quá trình này bao gồm đánh giá từng dự án tiềm năng dựa trên các tiêu chí như đáp ứng mục tiêu tổ chức, lợi ích mong đợi, chi phí và rủi ro.
Sau khi đánh giá từng kế hoạch dự án, những người ra quyết định sẽ xếp hạng các dự án theo thứ tự ưu tiên và so sánh chúng với các nguồn lực có sẵn. So sánh này giúp nêu bật bất kỳ sự đánh đổi tiềm ẩn nào giữa các dự án và giúp ưu tiên các công việc có khả năng thực hiện tầm nhìn chiến lược của công ty nhất. Nó cũng lọc ra các công việc không liên quan để bảo vệ băng thông của nhóm bạn. 👥
Khám phá thêm các mẹo quản lý thời gian!
Hệ thống xếp hạng dự án cung cấp một cấu trúc dự đoán được để phân tích và so sánh mức độ ưu tiên, tầm quan trọng và tác động tiềm năng của từng dự án. Điều này đảm bảo các nguồn lực được hướng vào việc hoàn thành các công việc mang lại lợi ích lớn nhất cho kinh doanh.
Xếp hạng dự án cũng giúp các nhóm đặt mục tiêu thực tế cho từng dự án, theo dõi tiến độ của từng dự án và đảm bảo rằng mỗi thành viên trong nhóm đang làm việc quan trọng.
Tại sao việc sắp xếp thứ tự ưu tiên dự án lại quan trọng trong quản lý dự án?
Có kế hoạch và cài đặt ưu tiên là điều cần thiết cho sự thành công chung của doanh nghiệp. Khi chúng ta ưu tiên các dự án, chúng ta có thể tập trung vào các công việc quan trọng nhất trước tiên và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ công việc nào.
Nó cũng giúp chúng tôi duy trì sự tổ chức và hiệu quả! Chúng tôi tránh được sự trì hoãn, phân tâm và làm nhiều việc cùng một lúc, cho phép chúng tôi làm việc thông minh hơn và hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn.
Việc sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các dự án có thể rất khó khăn. Nhưng với nỗ lực hợp tác và kế hoạch chiến lược, chúng ta có thể đảm bảo các dự án được hoàn thành đúng thời hạn và mang lại kết quả tuyệt vời. 📈
Tìm hiểu thêm về cách quản lý nhiều dự án !
Xem ví dụ và mẫu quản lý dự án !
Cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các dự án một cách chiến lược trong 5 bước
Sử dụng các chiến lược để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các dự án là một phần quan trọng của quản lý dự án và có thể giúp chúng ta làm việc hiệu quả hơn theo nhiều cách khác nhau, cả cá nhân và nhóm. Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc dựa trên mức độ quan trọng, mức độ khẩn cấp và tác động sẽ giúp mọi người tham gia tập trung vào các công việc quan trọng nhất trước tiên. ⚡️
Ngoài ra, các nhóm có thể sử dụng tính năng sắp xếp thứ tự ưu tiên để xác định các điểm nghẽn tiềm ẩn và lập kế hoạch trước để giải quyết chúng. Nó sẽ làm nổi bật những tình huống và quy trình làm việc đang làm giảm năng suất. Điều này sẽ giúp các nhóm lập kế hoạch phù hợp và tránh được sự vội vàng và hỗn loạn vào phút chót.
Dưới đây là năm mẹo để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các dự án và tận dụng tối đa giá trị của dòng thời gian dự án!
1. Sử dụng ma trận ưu tiên
Ma trận ưu tiên là biểu đồ hoặc sơ đồ được sử dụng để giúp sắp xếp các công việc hoặc so sánh các yếu tố nhằm sắp xếp thứ tự ưu tiên của chúng. Nó thường bao gồm hai trục: trục y dọc và trục x ngang.
Trục tung thường biểu thị các yếu tố hoặc công việc cần được ưu tiên, trong khi trục hoành thường biểu thị mức độ quan trọng hoặc mức độ khẩn cấp.
Ví dụ: trục y có thể liệt kê các công việc như Cập nhật trang đăng nhập, Làm mới logo và Tạo mẫu mạng xã hội cho thương hiệu, trong khi trục x có thể biểu thị thang điểm từ 1 (ưu tiên thấp) đến 5 (ưu tiên cao).
Nếu bạn chưa từng sử dụng hệ thống sắp xếp thứ tự ưu tiên dự án trước đây, hãy thử Mẫu Ma trận sắp xếp thứ tự ưu tiên của ClickUp! Mẫu Bảng trắng này sẽ hướng dẫn bạn các ý tưởng về thiết kế và chức năng để lập kế hoạch cho các dự án sắp tới. 🎨
Khám phá thêm mẫu ma trận từ ClickUp và PowerPoint !
2. Lọc tất cả các yêu cầu dự án vào một công cụ quản lý dự án
Bạn có thể đếm được số công cụ trong bộ công cụ công nghệ của mình không?
Câu hỏi tiếp theo: Tất cả các công cụ đó có phải là cửa ngõ dẫn đến việc nhóm của bạn bị quá tải bởi các yêu cầu không?
Bỏ qua những yếu tố gây xao lãng, sử dụng nhiều kênh để cập nhật dự án là cách nhanh nhất dẫn đến công việc trùng lặp. 🔂
Với ClickUp Forms, bạn đang tạo ra những rào cản kỹ thuật số để bảo vệ nhóm của mình khỏi tham gia quá sớm vào "giai đoạn khám phá" của một dự án. Giai đoạn khám phá là khi người yêu cầu chưa đưa ra chiến lược, mục tiêu và kết quả cụ thể để bắt đầu công việc.
Thêm ưu đãi: Công cụ ưu tiên hóa
Sử dụng các gợi ý này để thiết kế biểu mẫu phù hợp với nhu cầu cụ thể của nhóm bạn để đánh giá dự án:
- Có bất kỳ hình ảnh nào (ảnh, infographics, logo, v.v.) cần sử dụng trong dự án không?
- Có bất kỳ nội dung nào hiện có (bài viết, báo cáo, khảo sát, kết quả nghiên cứu, v.v.) cần được sử dụng trong dự án không?
- Thành công sẽ được đo lường như thế nào? Liệt kê tất cả các OKR và KPI có liên quan của công ty.
- Bạn có danh sách các thông điệp hoặc điểm chính cần đưa vào dự án không?
- Có bất kỳ hạn chế kỹ thuật hoặc yếu tố cần lưu ý nào không?
- Có bất kỳ hướng dẫn về thương hiệu hoặc yếu tố thẩm mỹ nào cần được xem xét không?
- Có bất kỳ quy định pháp lý hoặc tiêu chuẩn tuân thủ nào cần phải tuân thủ không?
- Có nội dung hoặc hình ảnh nào cần loại trừ khỏi dự án không?
- Mục tiêu chiến lược của dự án này là gì?
- Dòng thời gian và ngân sách cho dự án là gì?
- Đối tượng mục tiêu của dự án này là ai?
- Ai là các bên liên quan đến dự án?
- Khi nào bạn cần giao hàng?
- Đây là dự án mới hay dự án được cập nhật?
MẸO CHUYÊN NGHIỆPTrao quyền cho nhóm của bạn chuyển các yêu cầu đột xuất đến Biểu mẫu ClickUp. Bất kỳ ai có liên kết đến Biểu mẫu đều có thể gửi phản hồi, phản hồi này sẽ tự động được chuyển đến Không gian Làm việc của nhóm bạn để được xem xét thích hợp!
3. Nhóm các dự án tương tự vào một Sprint
Nhóm các dự án tương tự nhau là một cách hiệu quả để tăng hiệu quả quy trình. Ý tưởng là tạo các nhóm dự án nơi các thành viên trong nhóm có thể dễ dàng chia sẻ công việc, ý tưởng, cũng như tài nguyên và chuyên môn. 🧑💻
Sprint là một trong những sự kiện Agile được sử dụng để xác định khoảng thời gian mà một tập hợp công việc cụ thể cần phải hoàn thành.
Thời gian của một Sprint thường là hai tuần đối với các nhóm phát triển phần mềm, nhưng có thể là bất kỳ khoảng thời gian nào, tùy thuộc vào nhu cầu của nhóm và dự án. Trong một Sprint, các nhóm chia nhỏ các công việc thành các nhiệm vụ riêng lẻ và giao cho những người cụ thể sẽ hoàn thành chúng. Vào cuối Sprint, các nhóm sẽ xem xét tiến độ của mình và chuyển sang Sprint tiếp theo.
Một lợi ích khác là giải quyết những vấn đề dễ dàng nhất — những dự án giúp kinh doanh tiếp tục hoạt động — để tối đa hóa thời gian!
4. Nói không với các dự án bên ngoài công ty của bạn
Tổ chức các yêu cầu dự án dựa trên giá trị kinh doanh có nghĩa là sắp xếp chúng theo mức độ ưu tiên dựa trên ROI (Return on Investment - Tỷ suất lợi nhuận đầu tư ) tiềm năng của dự án và ảnh hưởng của dự án đối với hoạt động của công ty.
Giá trị kinh doanh được xác định bằng cách phân tích chi phí và lợi ích của dự án về thời gian, nguồn lực và lợi nhuận. Một dự án có lợi nhuận dự kiến cao sẽ được xếp cao hơn trong danh sách. Ví dụ: khắc phục các vấn đề sản xuất lớn hoặc giải quyết khiếu nại của khách hàng.
Bằng cách tính đến các yếu tố như sự hài lòng của khách hàng, tác động ngắn hạn và dài hạn, lợi thế cạnh tranh, các doanh nghiệp có thể quyết định dự án nào có giá trị nhất đối với mục tiêu kinh doanh của mình.
5. Phân công công việc phù hợp cho đúng người
Đôi khi, chúng ta vô tình giao tất cả công việc cho một nhà phát triển, nhà thiết kế hoặc điều phối viên cụ thể vì họ quá giỏi. Chất lượng công việc và thái độ tích cực của họ khiến họ trở thành người thu hút các công việc liên tiếp.
Nhưng chúng tôi tập trung vào việc sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các dự án, và điều đó cũng có nghĩa là lập kế hoạch dựa trên sức chứa khối lượng công việc và sự phát triển của nhóm. 🌱
Nhà thiết kế, nhà phát triển hoặc điều phối viên đó có thể không phải là người phù hợp nhất cho công việc đó. Rất có thể, họ đang dành thời gian và năng lượng cho các dự án khác để phát triển khả năng sáng tạo, tránh kiệt sức và tích lũy kinh nghiệm hoàn thành công việc cấp cao hơn.
Vì vậy, khi phân công công việc, hãy tận dụng tài năng của mọi thành viên trong nhóm để tạo ra ý thức quyền sở hữu và xây dựng tinh thần đồng đội. Kết quả là, bạn sẽ có một quy trình quản lý khối lượng công việc tốt hơn!
Đặt năng suất lên hàng đầu với ClickUp
Hãy dùng thử ClickUp và trải nghiệm những thay đổi tích cực mà nó mang lại cho năng suất của nhóm bạn. Nền tảng của chúng tôi cung cấp cho bạn các công cụ để cấu trúc quy trình sắp xếp thứ tự ưu tiên dự án lý tưởng của bạn. Chỉ với vài cú nhấp chuột, bạn có thể bắt đầu với bức tranh tổng thể và phóng to chi tiết của bất kỳ nhiệm vụ nào.
Tạo tài khoản ClickUp miễn phí ngay hôm nay và duy trì năng lượng cho công việc phía trước. Nếu cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Trung tâm trợ giúp hoặc tham gia bất kỳ hội thảo trực tuyến theo yêu cầu nào của chúng tôi.
Chúc bạn lập kế hoạch vui vẻ! 💜