Cách ưu tiên các dự án một cách chiến lược (Kèm theo mẫu miễn phí)

Không thể phủ nhận rằng… quản lý dự án là một thách thức, điều này có nghĩa là phần lớn các nhóm thường lãng phí hàng giờ cho những dự án không thực sự quan trọng.

Tuy nhiên, nguyên nhân thực sự không phải là việc thực hiện kém. Đó là việc đồng ý với mọi thứ mà không có một hệ thống rõ ràng để quyết định điều gì thực sự xứng đáng nhận được sự chú ý của nhóm.

Khi các yêu cầu dự án ồ ạt đổ về từ mọi phía mà không ai sàng lọc để xác định giá trị, bạn sẽ chỉ lãng phí thời gian vào những công việc không mang lại kết quả.

Việc sắp xếp thứ tự ưu tiên dự án một cách thông minh sẽ thay đổi điều đó. Dưới đây là cách xây dựng một hệ thống giúp bảo vệ thời gian và năng lượng của nhóm bạn.

Điểm chính

Xếp hạng ưu tiên dự án là gì?

Xếp hạng ưu tiên dự án là việc xác định công việc nào quan trọng nhất khi thời gian và nguồn lực bị giới hạn. Nhóm đánh giá các dự án dựa trên mục tiêu chiến lược, lợi ích dự kiến, chi phí và rủi ro, sau đó xếp hạng chúng để xác định dự án nào cần được ưu tiên xử lý trước.

Điểm mạnh của khái niệm này là việc xếp hạng buộc phải đưa ra những quyết định khó khăn. So sánh các dự án song song sẽ giúp phát hiện ra những mâu thuẫn và sự đánh đổi mà trước đây không rõ ràng.

Một số dự án được thông qua, trong khi những dự án khác bị gác lại vì không phù hợp với hướng phát triển thực sự của công ty.

Một hệ thống xếp hạng vững chắc giúp loại bỏ sự phỏng đoán bằng cách mang lại cho các nhóm sự rõ ràng về mục tiêu họ đang hướng tới, lý do tại sao nó quan trọng và cách đo lường tiến độ.

Thay vì phân bổ nguồn lực một cách mỏng manh cho mọi yêu cầu đến tay, các nhóm có thể tập trung vào những công việc thực sự thúc đẩy sự phát triển của kinh doanh.

Tại sao việc sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các dự án lại quan trọng trong quản lý dự án?

Việc sắp xếp ưu tiên kém thường xuất phát từ việc quản lý nhiều dự án cùng lúc, điều này tạo ra một chuỗi các vấn đề ngày càng trầm trọng theo thời gian:

Tác động tài chính cũng rất đáng kể, khi các tổ chức lãng phí 9,9% số tiền đầu tư do hiệu suất dự án kém. Điều này có nghĩa là các nhóm bỏ lỡ cơ hội thị trường và chứng kiến ngân sách bị tiêu hao vào những dự án lẽ ra không nên bắt đầu.

Việc sắp xếp thứ tự ưu tiên hiệu quả giúp tạo ra sự chia sẻ về định nghĩa thành công, từ đó mang lại sự rõ ràng cho các nhóm để đưa ra quyết định nhanh chóng và thực hiện công việc một cách tự tin, thay vì liên tục do dự về bước đi tiếp theo.

Những dấu hiệu cho thấy bạn cần cải thiện việc sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các dự án

Trước khi đi sâu vào các khung làm việc, hãy xác định xem nhóm của bạn có thực sự cần cải thiện việc ưu tiên hay không bằng cách quan sát một mô hình bắt đầu từ những việc nhỏ và ngày càng phức tạp.

Mọi việc đều bắt đầu trở nên cấp bách, đẩy các nhóm vào tình trạng phải liên tục giải quyết các vấn đề khẩn cấp, khiến họ không thể duy trì tiến độ đều đặn trong công việc theo kế hoạch. Sự hỗn loạn này thường bộc lộ một sự mất cân bằng tiềm ẩn.

Khi tình huống này xảy ra, những nhân viên xuất sắc nhất thường bị ngập trong các yêu cầu trong khi những người khác lại có sức chứa lớn, chủ yếu là do công việc thường được giao cho người nào có vẻ an toàn nhất thay vì người có khả năng đảm nhận hoặc cần cơ hội phát triển.

Tình hình trở nên phức tạp hơn khi các bên liên quan nhận ra quy trình không hiệu quả và bắt đầu bỏ qua hoàn toàn quy trình đó bằng cách gửi “yêu cầu nhanh”.

Những điều này thường nghe có vẻ hợp lý khi xem xét riêng lẻ, nhưng khi kết hợp lại, chúng làm phân tán sự tập trung và phá hủy mọi động lực trong các dự án chiến lược.

Cuối cùng, các nhóm thường xuyên phải chuyển những sáng kiến tương tự sang sprint tiếp theo mà không hiểu lý do tại sao. Điều này cho thấy họ đang thiếu những tiêu chí chung cần thiết để phân biệt những việc cần được ưu tiên ngay lập tức với những việc có thể hoãn lại.

Nếu tình huống này nghe quen thuộc, một phương pháp tiếp cận có cấu trúc sẽ giải quyết vấn đề bằng cách thiết lập các tiêu chí rõ ràng, bảo vệ sức chứa và điều chỉnh công việc sao cho phù hợp với giá trị kinh doanh có thể đo lường được.

Cách ưu tiên các dự án một cách chiến lược trong 5 bước

Việc xây dựng một hệ thống ưu tiên hiệu quả đòi hỏi một quy trình hoàn chỉnh, trong đó mỗi bước đều hỗ trợ lẫn nhau.

Bắt đầu bằng cách lọc những công việc được giao cho nhóm của bạn, sau đó tiến hành xếp hạng, điều chỉnh, tổ chức và phân công để tạo ra một hệ thống thực sự hiệu quả trong thực tế.

1. Lọc các yêu cầu dự án trước khi chúng đến tay nhóm của bạn

Biện pháp phòng ngừa đầu tiên để tránh bị quá tải diễn ra trước khi quá trình ưu tiên bắt đầu.

Khi các yêu cầu được gửi qua email, Slack, các cuộc họp và các cuộc trò chuyện ngẫu nhiên, các nhóm thường lãng phí thời gian để tìm kiếm thông tin chi tiết, phân loại các yêu cầu trùng lặp và bị cuốn vào những ý tưởng chưa hoàn thiện.

ClickUp Biểu mẫu tạo ra một điểm tiếp nhận duy nhất, nơi người yêu cầu phải cung cấp thông tin cần thiết trước khi dự án của họ được chuyển đến nhóm.

Biểu mẫu đăng ký đặt ra những câu hỏi buộc phải suy nghĩ chiến lược:

Một yêu cầu tiếp thị không thể nêu rõ các chỉ số thành công hoặc mục tiêu chiến lược thì chưa sẵn sàng để nhóm tham gia, và biểu mẫu này làm rõ điều này trước khi ai đó lãng phí thời gian trong các cuộc họp tìm hiểu.

Hãy chia sẻ liên kết này rộng rãi để các thành viên trong nhóm có thể chuyển hướng các yêu cầu đột xuất bằng cách nói: “Vui lòng gửi yêu cầu đó qua biểu mẫu tiếp nhận của chúng tôi để chúng tôi có thể đánh giá một cách chính xác”, thay vì làm gián đoạn công việc hiện tại.

Chúng tôi đã triển khai thành công hệ thống quản lý vé dựa trên biểu mẫu trong nhóm kỹ thuật tại ClickUp, giúp giảm đáng kể các tình huống khẩn cấp và giúp họ lấy lại một phần thời gian năng suất.

2. Sử dụng Ma trận Ưu tiên để Xếp hạng các công việc còn lại

Sau khi lọc các yêu cầu chưa hoàn thành, hãy xếp hạng các dự án còn lại bằng cách vẽ chúng trên hai trục, trong đó trục dọc thể hiện tác động và trục ngang thể hiện nỗ lực.

Điều này tạo ra bốn phần, giúp xác định những việc cần làm cho từng dự án.

Các công việc có tác động lớn nhưng ít tốn nỗ lực sẽ trở thành những thành công nhanh chóng cần được xử lý ngay lập tức, trong khi các dự án có tác động lớn và tốn nhiều nỗ lực sẽ trở thành các sáng kiến chiến lược cần được lập kế hoạch cẩn thận.

Các công việc ít tác động, bất kể mức độ nỗ lực nào, thường bị hạ ưu tiên hoặc loại bỏ vì những dự án này chiếm dụng nguồn lực từ những công việc thực sự thúc đẩy các chỉ số kinh doanh.

Mẫu Ma trận Ưu tiên của ClickUp cung cấp một Bảng trắng nơi các nhóm có thể kéo các dự án giữa các ô theo sự thay đổi của tình hình.

Định dạng trực quan ngay lập tức cho thấy những mô hình tiềm ẩn rủi ro, chẳng hạn như sáu dự án đòi hỏi nhiều nỗ lực đang cạnh tranh để giành sự tham gia của ba nhà phát triển cấp cao, hoặc những thành quả nhanh chóng làm phân tán sự chú ý khỏi công việc chiến lược cần sự tập trung liên tục.

Hãy thường xuyên xem lại ma trận khi tình hình thay đổi.

Dự án hạ tầng đang chiếm dụng nguồn lực kỹ thuật có thể đột nhiên trở nên đơn giản hơn nhiều sau khi bạn hoàn thành việc nâng cấp nền tảng liên quan, điều này sẽ thay đổi vị trí của dự án so với các công việc khác và có thể là lý do hợp lý để đẩy nhanh tiến độ.

3. Điều chỉnh các dự án cho phù hợp với mục tiêu kinh doanh và học cách từ chối

Việc vượt qua giai đoạn tiếp nhận và nằm trong một góc phần tư thuận lợi không đảm bảo việc thực thi.

Tiêu chí sàng lọc khắt khe hơn xem xét liệu công việc có tạo ra kết nối với giá trị kinh doanh có thể đo lường được thông qua ROI cụ thể, sự phù hợp chiến lược hay tác động vận hành có ý nghĩa hay không.

Các dự án giải quyết các vấn đề sản xuất cản trở việc sử dụng của khách hàng, xử lý các mối đe dọa về tỷ lệ giữ chân khách hàng dựa trên dữ liệu tỷ lệ rời bỏ, hoặc khai thác các nguồn doanh thu đã được chứng minh sẽ tự nhiên được ưu tiên hàng đầu.

Mặt khác, những công việc có vẻ thú vị nhưng không liên quan đến các mục tiêu chiến lược sẽ bị gác lại, bất kể ai là người đề xuất chúng.

Phần khó khăn là truyền đạt những quyết định này đến các bên liên quan, những người đã kỳ vọng vào kết quả khác. Nhưng lý lẽ rõ ràng sẽ giúp việc này trở nên dễ dàng hơn:

Những cuộc hội thoại này sẽ trở nên dễ dàng hơn theo thời gian.

Việc áp dụng các tiêu chí nhất quán thay vì đưa ra các quyết định tùy tiện dựa trên ai là người yêu cầu kiên trì nhất sẽ giúp xây dựng uy tín, từ đó khiến các cuộc thảo luận về việc ưu tiên trong tương lai trở nên đơn giản hơn.

4. Nhóm các dự án tương tự lại với nhau thành các đợt sprint

Sau khi xác định được các dự án cần triển khai, hãy tổ chức công việc thành các đợt sprint để nhóm các dự án liên quan lại với nhau. Điều này giúp giảm thiểu việc chuyển đổi ngữ cảnh và tạo đà thúc đẩy quá trình triển khai.

Hãy lấy ví dụ về các nhà thiết kế, những người có thể phải xử lý ba dự án làm mới thương hiệu trong một sprint.

Họ sẽ duy trì trong cùng một không gian tư duy để xây dựng các thành phần có thể tái sử dụng và phát triển nhịp độ làm việc giúp dự án thứ ba hoàn thành nhanh hơn dự án đầu tiên.

Tương tự, khi các nhà phát triển nhóm các bản cập nhật hạ tầng lại với nhau, họ giải quyết các phụ thuộc một cách hiệu quả và tránh được chi phí khởi động khi chuyển đổi bối cảnh kỹ thuật.

Cả hai đều sử dụng phương pháp sprint, tức là một kỳ cố định để hoàn thành công việc cụ thể.

Các nhóm phát triển phần mềm thường áp dụng chu kỳ hai tuần, trong khi các nhóm tiếp thị có thể thực hiện các đợt sprint kéo dài một tháng phù hợp với các chiến dịch, và các nhóm thiết kế sử dụng các đợt sprint ba tuần để đáp ứng cả các dự án cần hoàn thành nhanh chóng lẫn các dự án cần nhiều vòng đánh giá.

Trong mỗi đợt sprint, các nhóm chia dự án thành các công việc, phân công dựa trên sức chứa, sau đó đánh giá tiến độ trước khi lập kế hoạch cho chu kỳ tiếp theo. Điều này tạo ra các mốc kiểm tra tự nhiên để đánh giá xem các ưu tiên có còn phù hợp hay không.

Việc gộp các công việc cũng giúp dành thời gian cho các công việc bảo trì như giải quyết nợ kỹ thuật hoặc cập nhật các tài sản lâu dài mà không làm gián đoạn các dự án chiến lược cần sự tập trung liên tục.

Mẹo: Hãy khám phá các hệ thống nâng cao năng suất phổ biến nhất để hoàn thành nhiều việc hơn với ít nỗ lực hơn.

5. Phân công dựa trên sức chứa, không chỉ dựa trên kỹ năng

Việc ưu tiên công việc sẽ thất bại nếu bạn liên tục giao quá nhiều công việc cho những người không phù hợp.

Khi một người trở thành người mặc định cho mọi dự án quan trọng chỉ vì họ luôn hoàn thành công việc một cách đáng tin cậy, bạn đã tạo ra một nút thắt cổ chai sẽ sớm dẫn đến sự cố.

Điều này gây ra ba vấn đề: nguy cơ kiệt sức đối với những thành viên đóng góp quan trọng, giới hạn sự phát triển do việc cần làm là lặp đi lặp lại cùng một công việc, và cản trở những người khác phát triển kỹ năng để chia sẻ gánh nặng.

Hãy chú ý đến các dấu hiệu cảnh báo trước khi bị kiệt sức:

Khi phân công lại công việc, hãy giải thích lý do để mọi người không cảm thấy đó là hình phạt:

“Tôi sẽ giao lại việc làm mới trang chủ cho Jordan để bạn có thể tập trung vào việc thiết kế lại cổng thông tin, công việc này cần kinh nghiệm của bạn và sẽ thúc đẩy sự phát triển của bạn tốt hơn so với việc thực hiện thêm một loạt trang tiếp thị nữa.”

Các thành viên cấp trung cần được giao những công việc thách thức để phát triển khả năng phán đoán và kỹ năng. Việc để họ chỉ làm những công việc thường ngày ít rủi ro sẽ tạo ra khoảng cách về kỹ năng, dẫn đến việc phải tiếp tục phụ thuộc quá nhiều vào các thành viên cấp cao.

Tôi khuyên bạn nên xem qua chế độ xem Khối lượng công việc của ClickUp, nơi hiển thị công suất cam kết của từng thành viên dưới định dạng trực quan.

Thay vì dựa vào cảm tính để đoán ai đang bận rộn, bạn sẽ dựa vào dữ liệu để xác định ai còn khả năng xử lý công việc và ai đang đứng trước nguy cơ quá tải.

Những sai lầm thường gặp cần tránh

Ngay cả những hệ thống vững chắc cũng có thể thất bại khi các nhóm rơi vào những cạm bẫy dễ dự đoán.

Xem mọi việc đều là khẩn cấp sẽ làm mất đi sự ưu tiên. Hãy xác định các tiêu chí cụ thể về khái niệm “khẩn cấp”, chẳng hạn như ảnh hưởng đến doanh thu ngay lập tức, cản trở các nhóm khác, hoặc gây ra sự cố ảnh hưởng trực tiếp đến khách hàng.

Việc bỏ qua các chu kỳ đánh giá khiến các ưu tiên trở nên xa rời thực tế. Điều kiện thị trường thay đổi, các rào cản xuất hiện, nhu cầu phát triển. Các cuộc đánh giá hàng tuần hoặc hai tuần một lần giúp phát hiện những thay đổi này trước khi chúng làm chệch hướng công việc theo kế hoạch.

Để tiếng nói to nhất thắng thế sẽ thay thế chiến lược bằng chính trị. Hãy kiên định với khung làm việc của bạn ngay cả khi phải làm thất vọng những bên liên quan hay lên tiếng, vì sự nhất quán sẽ xây dựng uy tín.

Bỏ qua sức chứa của nhóm khi nhận công việc sẽ dẫn đến thất bại toàn diện. Nhận quá nhiều công việc so với sức chứa thực tế sẽ gây ra tình trạng quá tải, khiến mọi người phải làm việc quá sức, dẫn đến việc hoàn thành công việc chậm trễ và chất lượng kém.

Việc quên thông báo các quyết định khiến mọi người phải lấp đầy khoảng trống bằng những giả định. Khi các bên liên quan không hiểu lý do hoãn lại hoặc các thành viên trong nhóm không biết mục đích của công việc, họ sẽ không thể đưa ra quyết định sáng suốt về các sự đánh đổi.

Năm bước này hoạt động phối hợp với nhau, nhưng hệ thống cần được duy trì liên tục để duy trì hiệu quả.

Bảo trì hệ thống của bạn

Hãy bắt đầu bằng các cuộc họp kiểm tra hàng tuần kéo dài 15 phút để xác nhận xem các ưu tiên hàng đầu của bạn có thay đổi hay không dựa trên thông tin mới.

Những thông tin này sẽ được tích hợp một cách tự nhiên vào các buổi đánh giá hàng tháng, nơi bạn xem xét tất cả các dự án đang hoạt động và loại bỏ bất kỳ dự án nào bị đình trệ hoặc lệch khỏi chiến lược.

Mỗi quý, hãy dành thời gian nhìn lại để làm mới các mục tiêu chiến lược và điều chỉnh lại toàn bộ chuỗi dự án dựa trên những thay đổi hoặc những bài học kinh nghiệm thu được.

Hãy lập một tài liệu lưu trữ các công việc bạn đã từ chối để những ý tưởng này không bị lãng quên hoặc liên tục xuất hiện lại trong các yêu cầu mới. Theo dõi các chỉ số cụ thể như tỷ lệ hoàn thành và mức độ hài lòng của các bên liên quan để đánh giá xem hệ thống có thực sự hiệu quả hay không, thay vì chỉ dựa vào cảm tính.

Quá trình này sẽ trở nên dễ dàng hơn theo thời gian khi nhóm của bạn xây dựng được sự hiểu biết chung về những điều quan trọng, có khả năng đánh giá chính xác hơn về các sự đánh đổi, và thực sự tự tin trong việc từ chối những công việc không phục vụ mục tiêu của bạn.

Hãy đặt năng suất làm việc lên ưu tiên với ClickUp

Hãy dùng thử ClickUp và trải nghiệm những thay đổi tích cực mà nó mang lại cho năng suất làm việc của nhóm bạn.

Nền tảng của chúng tôi cung cấp cho bạn các công cụ để xây dựng quy trình ưu tiên dự án lý tưởng. Chỉ với vài cú nhấp chuột, bạn có thể bắt đầu từ cái nhìn tổng quan và zoom vào chi tiết của bất kỳ công việc nào.

Hãy tạo tài khoản ClickUp miễn phí ngay hôm nay và duy trì động lực cho những công việc sắp tới. Nếu bạn cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Trung tâm Trợ giúp hoặc tham gia bất kỳ buổi hội thảo trực tuyến theo yêu cầu nào của chúng tôi.

Chúc bạn lập kế hoạch thành công!