Gần 60% quản lý dự án đồng thời làm việc từ hai đến năm dự án cùng một lúc.
Đảm bảo mức độ tập trung, năng suất và chất lượng đầu ra như nhau giữa các dự án là một siêu năng lực mà các nhà quản lý dự án cần phải có. Hiệu suất dự án kém có thể dẫn đến sự lãng phí đầu tư khổng lồ — chính xác là 114%.
May mắn thay, các nhà quản lý dự án có thể điều phối các dự án với một hệ thống mạnh mẽ.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một số thách thức phổ biến mà bạn có thể gặp phải và các chiến lược giúp bạn làm việc thông minh hơn, nâng cao hiệu quả và quản lý nhiều dự án một cách hiệu quả. Nhưng trước tiên, hãy cùng tìm hiểu lý do tại sao việc quản lý hiệu quả nhiều dự án lại quan trọng đến vậy.
Rủi ro do quản lý nhiều dự án không hiệu quả
Không thể quản lý tốt nhiều dự án có thể dẫn đến một loạt rủi ro ảnh hưởng đến dòng thời gian, ngân sách, hiệu suất của nhóm và thành công của tổ chức. Dưới đây là những rủi ro chính cần xem xét:
- Không đáp ứng thời hạn: Sự phối hợp và sắp xếp thứ tự ưu tiên kém có thể dẫn đến sự chậm trễ trong một hoặc nhiều dự án. Điều này không chỉ làm giảm sự tin tưởng của khách hàng mà còn có thể gây ra những ảnh hưởng tài chính tiềm ẩn
- Vượt ngân sách: Việc phân bổ nguồn lực không hiệu quả và thiếu giám sát có thể dẫn đến chi tiêu quá mức. Điều này không chỉ làm giảm lợi nhuận của dự án mà còn có thể gây khó khăn cho việc xin tài trợ hoặc phê duyệt dự án trong tương lai
- Thiếu rõ ràng: Giao tiếp không đầy đủ và ưu tiên không rõ ràng có thể khiến các nhóm không biết nên tập trung vào việc gì. Điều này có thể ảnh hưởng đến tinh thần và năng suất làm việc
- Quá tải nhóm: Danh mục đầu tư được quản lý kém có thể làm quá tải các thành viên trong nhóm bằng cách phân bổ họ cho nhiều dự án. Điều này làm tăng rủi ro xảy ra lỗi và cũng có thể gây ra tình trạng kiệt sức và hao hụt nhân sự trong nhóm
- Phạm vi dự án bị mở rộng: Quản lý phạm vi dự án kém trên nhiều sáng kiến có thể dẫn đến những thay đổi và bổ sung không được kiểm soát, dẫn đến dòng thời gian bị kéo dài, ngân sách bị căng thẳng và các thành viên trong nhóm cảm thấy thất vọng
- Kết quả dưới mức trung bình: Thiếu tập trung và thời hạn gấp rút có thể dẫn đến chất lượng không đạt yêu cầu. Không giao hàng đúng như mong đợi có thể dẫn đến chi phí làm lại, chưa kể đến sự không hài lòng của khách hàng và danh tiếng xấu
- Giảm sự tham gia của các bên liên quan: Giao tiếp không hiệu quả và kỳ vọng không được đáp ứng trong các dự án có thể làm căng thẳng mối quan hệ giữa các bên liên quan và dẫn đến mất cơ hội kinh doanh trong tương lai
- Hiển thị kém: Việc theo dõi dự án kém có thể khiến nhóm không nhận thấy các điểm nghẽn, sự chậm trễ, vấn đề tuân thủ hoặc bất kỳ sự thiếu hụt tài nguyên tiềm ẩn nào. Điều này có thể khiến dự án đi chệch hướng
- Sự thiếu thống nhất về chiến lược: Nếu không được lập kế hoạch và quản lý tốt, các dự án có nguy cơ không phù hợp với mục tiêu của tổ chức và do đó gây lãng phí tài nguyên
- Rủi ro gia tăng: Nếu không có quản lý rủi ro chủ động, các vấn đề trong một dự án có thể leo thang và lan rộng sang các dự án khác. Điều này làm tăng khả năng thất bại và tổn hại về tài chính hoặc danh tiếng
- Cơ hội bị bỏ lỡ: Việc sắp xếp thứ tự ưu tiên và phân bổ nguồn lực không hợp lý có thể khiến một số dự án bị đình trệ hoặc không hoàn thành
- Mất khả năng đổi mới: Các nhóm bị quá tải do phải xoay xở nhiều dự án có thể thiếu thời gian để suy nghĩ sáng tạo hoặc đổi mới
Quản lý hiệu quả nhiều dự án là yếu tố quan trọng để duy trì hiệu quả hoạt động, mang lại kết quả chất lượng và bảo vệ danh tiếng và lợi nhuận của tổ chức.
Đọc thêm: Mẹo quản lý dự án để tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn
12 chiến lược để quản lý thành công nhiều dự án
Trước khi đi vào các chiến lược sẽ chỉ cho bạn cách quản lý nhiều dự án và công cụ quản lý dự án lý tưởng để giúp bạn, hãy xem video ngắn giải thích về điều này.
1. Sử dụng phần mềm quản lý dự án
77% các nhóm quản lý dự án thành công sử dụng phần mềm để quản lý dự án và công việc. Tuy nhiên, chỉ 46% tổ chức ưu tiên văn hóa coi trọng quản lý dự án.
Phần mềm quản lý dự án như ClickUp có thể giúp bạn vượt qua nhiều thách thức liên quan đến việc quản lý nhiều dự án.
ClickUp là một công cụ quản lý dự án tập trung có thể lưu trữ nhiều dự án cùng lúc và giúp bạn chuyển đổi giữa các công việc một cách liền mạch — một lợi thế rõ ràng khi mọi thứ trở nên mất kiểm soát (điều thường xuyên xảy ra, nhiều lần trong ngày!).
Danh mục đầu tư trong ClickUp được thiết kế để đơn giản hóa việc quản lý nhiều dự án. Từ chiến lược đến thực hiện, bạn có thể theo dõi dự án của mình tại một nơi.
Một nguồn thông tin duy nhất có nghĩa là khả năng hiển thị tối đa các điểm nghẽn, rủi ro, khó khăn trong việc phân bổ nguồn lực và hơn thế nữa. Với hơn 15 cách khác nhau để trực quan hóa công việc của bạn, từ biểu đồ Gantt đến Dòng thời gian, Danh sách, Bảng và Lịch, bạn có thể tìm thấy chế độ xem phù hợp với mọi người.
Ngoài ra, Bảng điều khiển ClickUp hiển thị tiến độ theo thời gian thực để bạn luôn đi trước một bước.
ClickUp dành cho quản lý dự án cung cấp các tính năng có thể giúp bạn:
- Xây dựng chiến lược và kế hoạch
- Hình dung quy trình làm việc của bạn
- Phân bổ công việc
- Theo dõi thời gian và quản lý tài nguyên
- Cộng tác với nhóm của bạn
- Dự báo kết quả
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng các mẫu quản lý dự án miễn phí của ClickUp và bắt đầu lập kế hoạch cho mọi dự án của bạn.
2. Tập trung thay vì làm nhiều việc cùng lúc để tăng năng suất
Thông thường, các nhà quản lý dự án xử lý ba đến bốn dự án cùng lúc — và thách thức lớn nhất của họ là gì? Tập trung.
Học cách tập trung khó hơn bạn nghĩ. Hãy thử những mẹo sau để cải thiện kỹ năng tập trung của bạn:
- Từ chối những công việc không nằm trong danh sách ưu tiên của bạn. Càng làm nhiều việc cùng lúc, khả năng xảy ra sai sót càng cao
- Tự động hóa các nhiệm vụ quản trị và công việc lặp đi lặp lại với ClickUp Brain, Trợ lý AI luôn sẵn sàng, có thể tạo chương trình làm việc, lập danh sách kiểm tra, chỉnh sửa nội dung và hơn thế nữa
- Áp dụng timeboxing — một chiến lược trong đó bạn có ý thức rèn luyện tâm trí để hoàn thành một công việc trong một khối thời gian nhất định
- Thực hành chánh niệm và tắt những thông báo phiền phức có thể làm bạn mất tập trung. Bạn cũng có thể sử dụng các ứng dụng tập trung để hướng dẫn tâm trí và giúp duy trì mức độ tập trung ổn định
3. Xếp hạng công việc theo mức độ ưu tiên
Bạn thấy mình làm việc thâu đêm nhưng không đạt được nhiều kết quả? Có thể bạn đang ưu tiên những công việc có giá trị thấp, làm tiêu tốn thời gian, năng lượng và nỗ lực của bạn.
Việc sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc trong ClickUp cho phép bạn đặt ưu tiên với nỗ lực tối thiểu. Cách thức hoạt động như sau:
- Chọn giữa bốn mức độ ưu tiên (cờ): Khẩn cấp, Cao, Bình thường và Thấp
- Sắp xếp công việc theo thời gian để xem công việc quan trọng nhất trong quy trình làm việc của bạn
- Đặt các mục ưu tiên cao vào khay công việc, có sẵn 24×7
- Kết hợp các công việc được ưu tiên với các phụ thuộc (chẳng hạn như "chờ" hoặc "khối")
- Đặt bộ lọc cho ngày đáo hạn và lưu lại hoặc chia sẻ với nhóm
Bạn cũng có thể làm việc này hiệu quả hơn bằng cách sử dụng các mẫu sắp xếp thứ tự ưu tiên.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Mẫu Ma trận Ưu tiên ClickUp để phân loại nhiệm vụ dựa trên tác động và nỗ lực.
4. Giao tiếp rõ ràng
Duy trì đường dây liên lạc liên tục là yếu tố then chốt cho sự thành công của dự án vì nhiều lý do:
- Các bên liên quan có thể chia sẻ kỳ vọng của họ với các thành viên trong nhóm để điều chỉnh công việc của họ cho phù hợp hơn. Khách hàng có thể chia sẻ phản hồi ngay lập tức nếu có sự cố xảy ra
- Tạo vòng phản hồi cho nhóm của bạn và hỗ trợ họ đạt được mục tiêu nhanh hơn mà không ảnh hưởng đến chất lượng
- Tổ chức các cuộc họp nhóm để tái lập chiến lược và xem xét trạng thái dự án. Cách tiếp cận chủ động sẽ mang lại hiệu quả lâu dài
- Quản lý kỳ vọng của khách hàng về kết quả và dòng thời gian của dự án và ngăn chặn sự mở rộng phạm vi dự án đáng lo ngại
Nhưng làm thế nào bạn có thể giao tiếp rõ ràng? Bằng cách thông báo nơi công việc đang diễn ra.
Một nơi tuyệt vời để bắt đầu là đầu tư vào một công cụ ưu tiên giao tiếp, tương tự như ClickUp Chat:
Các cuộc hội thoại rải rác trên nhiều công cụ khác nhau dẫn đến sự nhầm lẫn và lỗi. Với Trò chuyện, bạn có thể chia sẻ cập nhật theo thời gian thực ngay tại nơi công việc diễn ra và hiển thị thông tin giữa các nhóm về ai đang làm việc gì.
Bạn cũng có thể phân lớp các tương tác của mình với bối cảnh trực quan và cải thiện khả năng hiểu. Thêm liên kết, tệp đính kèm, tệp, GIF, hình ảnh, video và bất kỳ thứ gì giúp truyền tải thông điệp.
Thêm bất kỳ ai vào cuộc hội thoại công việc của bạn bằng @đề cập và gán nhận xét cho từng thành viên để theo dõi các mục công việc đang tiến hành.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Áp dụng các công cụ và mẫu giao tiếp để tiết kiệm thời gian và nỗ lực
5. Giới hạn chuyển đổi bối cảnh
Trong nỗ lực quản lý nhiều dự án và tăng năng suất, "chuyển đổi bối cảnh" có thể cản trở bạn.
Thường bị nhầm lẫn với đa nhiệm, chuyển đổi ngữ cảnh là lựa chọn ít tệ hơn trong hai lựa chọn xấu. Với chuyển đổi ngữ cảnh, bạn chuyển giữa các ứng dụng và bắt đầu công việc mới, bỏ dở công việc cũ.
Đáng buồn thay, tác động tiêu cực của nó không chỉ dừng lại ở năng suất. Một nghiên cứu của Đại học California, Irvine, cho biết chỉ 20 phút bị gián đoạn liên tục có thể gây ra căng thẳng, áp lực và thất vọng cao hơn trong công việc.
Vậy, bạn xử lý việc chuyển đổi bối cảnh như thế nào?
Thay thế tất cả các ứng dụng và công cụ khác nhau bằng một nền tảng, cho phép nhóm của bạn truy cập mọi thứ trong tầm tay.
Ví dụ, ClickUp tập hợp tất cả các nhiệm vụ, cuộc hội thoại và dự án của bạn vào một nền tảng thân thiện với người dùng. Từ quản lý công việc và giao tiếp đến hợp tác, tất cả đều diễn ra trong một không gian chung.
Ngoài ra, ClickUp hỗ trợ hơn 1000 ứng dụng của bên thứ ba, cho phép bạn triển khai một giải pháp cho toàn tổ chức, nơi chứa các công cụ yêu thích của bạn. Và bạn sẽ giúp nhóm thoát khỏi việc chuyển đổi bối cảnh một cách vô thức.
6. Khi ưu tiên thay đổi, hãy linh hoạt
Nhóm dự án của bạn không thể theo dõi các ưu tiên thay đổi? Không thể điều chỉnh theo tình hình là một thiếu sót đáng kể của các nhà quản lý dự án.
Điều này thường xảy ra khi bạn sử dụng nhiều danh sách công việc cần làm và bảng tính để theo dõi tiến độ dự án.
Hai giải pháp chính?
- Áp dụng quy trình kiểm soát thay đổi: Điều này sẽ cho phép bạn quản lý các yêu cầu thay đổi dự án. Nếu một bên liên quan yêu cầu thay đổi dự án, bạn có thể xem ngay trong lịch trình dự án. Bạn cũng có thể tận dụng quy trình này để cho phép các bên liên quan chấp thuận/từ chối yêu cầu thay đổi nếu họ thấy phù hợp.
- Chia sẻ nguồn thông tin trung tâm: Sử dụng một công cụ để theo dõi các yêu cầu dự án thay đổi và đảm bảo rằng công cụ này có sẵn để các thành viên trong nhóm sử dụng ngoại tuyến và trực tuyến.
Khi các thành viên trong nhóm của bạn có thể hiển thị băng thông và trạng thái công việc của nhóm theo thời gian thực, họ có thể điều chỉnh công việc và làm việc hiệu quả hơn. Ngoài ra, bạn cũng có thể kiểm tra tình hình của nhóm khi công việc trở nên gấp rút.
7. Cân bằng khối lượng công việc của nhóm
Phân phối khối lượng công việc của nhóm một cách đồng đều sẽ thúc đẩy sự phát triển kinh doanh và nâng cao sức khỏe của nhân viên.
Giao quá nhiều công việc cho một nhân viên, kết quả tốt nhất bạn nhận được là công việc không hoàn thành, còn tệ nhất là chất lượng công việc kém. Ngược lại, sử dụng nhân viên không hiệu quả có thể khiến họ mất động lực và căng thẳng.
Không có gì ngạc nhiên khi Mỹ chi 300 tỷ đô la mỗi năm cho những ngày làm việc bị bỏ lỡ và các vấn đề sức khỏe phát sinh từ căng thẳng liên quan đến công việc.
Kết luận: Trong cả hai trường hợp, tổ chức đều chịu thiệt hại.
Tìm ra điểm cân bằng có thể nâng cao tinh thần của nhóm và giúp dự án tiến triển suôn sẻ.
Các nền tảng quản lý tài nguyên dự án như ClickUp hiểu được tầm quan trọng của việc quản lý khối lượng công việc phù hợp đối với các dự án.
Để đảm bảo mọi người có khối lượng công việc đồng đều, bạn cần hiển thị đầy đủ tất cả các nhiệm vụ, nhân sự và dự án liên quan. Chế độ xem Khối lượng công việc của ClickUp giúp bạn thực hiện điều này. Xem bảng nhiệm vụ và lịch của từng thành viên và xem ai đang làm việc gì.
Dựa trên tiến độ dự án, bạn có thể tùy chỉnh chế độ xem, theo dõi mức độ nỗ lực của công việc, điều chỉnh lại sức chứa của nhóm và làm việc mà không bị gián đoạn hoặc chậm trễ.
8. Đặt mục tiêu rõ ràng, có thể đo lường và đạt được cho từng dự án
Cài đặt mục tiêu và KPI là yếu tố cốt lõi để đo lường tiến độ của nhân viên. Tuy nhiên, việc đặt mục tiêu còn có những tác động sâu sắc hơn về mặt tâm lý.
Forbes cho rằng những người hình dung rõ ràng mục tiêu của mình có khả năng đạt được mục tiêu cao hơn 1,2 đến 1,4 lần.
Vì vậy, khi bạn bắt đầu xem mục tiêu là một phần của việc tạo kế hoạch dự án có cấu trúc , bạn sẽ có vị trí tốt hơn để đạt được chúng.
Trong bối cảnh kinh doanh, mục tiêu được thể hiện dưới dạng các cột mốc. Các nhà quản lý dự án giàu kinh nghiệm áp dụng quy trình đặt mục tiêu sau:
- Đầu tiên, họ làm việc để cài đặt mục tiêu dự án
- Sau đó, họ tập trung vào việc chia nhỏ dự án thành các công việc nhỏ hơn, dễ quản lý hơn
- Tiếp theo, họ phân công công việc cho các thành viên nhóm phù hợp
- Cuối cùng, họ đặt ra các mục tiêu có thể đo lường, thực tế và rõ ràng
💡Mẹo chuyên nghiệp: ClickUp Goals rất hữu ích để sắp xếp tất cả các mục tiêu của bạn (như chu kỳ sprint, thẻ điểm hàng tuần của nhân viên, OKR, v.v.) vào các thư mục dễ sử dụng. Bạn có thể tạo mục tiêu ở nhiều định dạng khác nhau — số, đúng/sai, nhiệm vụ, tiền tệ, mô tả, v.v. Ngoài ra, bạn không cần lo lắng về việc theo dõi tiến độ dự án. Công cụ này có thể thay bạn làm việc đó.
9. Phân công công việc hiệu quả
Bạn không thể tự mình quản lý mọi công việc, và việc phân công công việc hợp lý sẽ giúp các thành viên trong nhóm phát huy hết khả năng của mình. Nếu bạn không chắc chắn về cách phân công công việc và trách nhiệm cho dự án của mình, hãy tham khảo một số bước sau đây:
- Đánh giá điểm mạnh và khả năng của từng thành viên trong nhóm
- Phân công công việc dựa trên chuyên môn, sức chứa và khối lượng công việc của từng thành viên trong nhóm
- Hãy tin tưởng nhóm của bạn và tập trung vào việc cung cấp hướng dẫn thay vì quản lý chi tiết
- Áp dụng các hệ thống và quy trình mạnh mẽ để xây dựng trách nhiệm giải trình
💡Mẹo chuyên nghiệp: Phần mềm quản lý công việc giúp bạn dễ dàng phân công công việc và theo dõi tiến độ trong suốt thời lượng dự án
10. Tạo mẫu cho các quy trình công việc lặp lại và tiết kiệm thời gian quý báu
Bạn có liên tục xây dựng lại cùng một quy trình làm việc mỗi khi bắt đầu một dự án mới không?
Đây không phải là cách sử dụng thời gian hiệu quả nhất. Nếu tất cả các dự án của bạn thường có một bộ kết quả hoặc quy trình dự án chung, hãy tạo mẫu riêng cho các quy trình và công việc thường sử dụng.
Điều này sẽ giúp đẩy nhanh tiến độ công việc và ngăn ngừa sự gián đoạn trong quy trình làm việc.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Cập nhật mẫu của bạn thường xuyên với những hiểu biết sâu sắc và các phương pháp hay nhất để đảm bảo chất lượng công việc.
11. Giữ trật tự với tài liệu
Quản lý nhiều dự án có thể rất tốn thời gian. Rất nhiều quy trình, công việc, nhóm và lịch trình. Luôn nắm vững mọi thứ với tài liệu dự án có cấu trúc.
Tài liệu chính xác và cập nhật giúp tránh nhầm lẫn và giữ cho dự án đi đúng hướng.
Duy trì tài liệu riêng biệt nhưng được chuẩn hóa cho từng dự án (ví dụ: yêu cầu, dòng thời gian, nhật ký rủi ro) và sử dụng các công cụ quản lý tài liệu để đảm bảo tất cả các bên liên quan có thể truy cập.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Tạo tài liệu dự án với ClickUp Brain và chia sẻ an toàn bằng ClickUp Docs
12. Dự đoán và quản lý rủi ro
Cách tốt nhất để quản lý nhiều dự án cùng lúc một cách hiệu quả là chuẩn bị kỹ lưỡng. Một trong những khía cạnh quan trọng của việc chuẩn bị này là lập kế hoạch trước cho các rủi ro. Phần mềm quản lý rủi ro như ClickUp có thể giúp bạn.
Các dự án chồng chéo làm tăng khả năng rủi ro và gián đoạn. Ngoài ra, sự chậm trễ trong một dự án có thể gây ra hiệu ứng domino cho các dự án khác. Do đó:
- Tiến hành đánh giá rủi ro cho từng dự án và lập kế hoạch dự phòng
- Xác định sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các dự án và điều chỉnh lịch trình cho phù hợp
- Thường xuyên xem xét rủi ro trong quá trình cập nhật dự án và giải quyết sớm các vấn đề tiềm ẩn
💡Mẹo chuyên nghiệp: Mẫu đánh giá rủi ro có thể giúp bạn loại bỏ sự phỏng đoán trong việc ước tính rủi ro
Quản lý nhiều dự án dễ dàng với ClickUp
Điều khó khăn nhất mà các nhà quản lý dự án thường gặp phải là gì? Làm thế nào để quản lý nhiều dự án cùng lúc mà không bị mất bình tĩnh?
Điều đó là dễ hiểu. Các nhà quản lý dự án có rất nhiều công việc phải làm.
Là một quản lý dự án, bạn có thể thường xuyên phải đối mặt với hàng đống công việc phải hoàn thành vào ngày hôm qua. Bạn cũng có thể phải đối phó với những khách hàng khó tính và một nhóm làm việc quá sức. Và đừng quên duy trì kỳ vọng của các bên liên quan trong bối cảnh ngân sách dự án eo hẹp.
Một phần mềm quản lý dự án mạnh mẽ như ClickUp là công cụ phù hợp cho công việc này.
Đăng ký miễn phí ngay hôm nay và loại bỏ khó khăn trong việc quản lý nhiều dự án.