Tài liệu dự án chất lượng cao có giá trị lâu dài. Nó không chỉ giúp đảm bảo thành công của dự án mà còn là tài liệu tham khảo cho các dự án và sáng kiến trong tương lai!
Về cơ bản, tài liệu dự án là nhịp đập của bất kỳ dự án nào. Nó kết nối mọi thứ cần thiết để dự án thành công.
Tài liệu phải đủ chi tiết để quá trình phát triển có thể tiến độ. Nhưng cũng phải đủ linh hoạt để có thể sửa đổi hoặc điều chỉnh cho phù hợp với các tình huống khác nhau.
Hãy xem xét kỹ hơn các loại tài liệu dự án chính, cùng với các loại tài liệu khác thường bị chôn vùi trong hộp thư đến và cần được sắp xếp trong phần mềm quản lý dự án. Chúng tôi cũng sẽ chia sẻ các ví dụ và mẫu tài liệu dự án có thể giúp quá trình này diễn ra suôn sẻ. ⚒️
Nhảy thẳng đến:
⏰ Tóm tắt 60 giây
- Tài liệu dự án là gì? Tài liệu dự án bao gồm tất cả các tài liệu bằng văn bản mô tả chi tiết vòng đời của dự án, chẳng hạn như phạm vi, kế hoạch và đảm bảo chất lượng, đảm bảo sự hợp tác, giao tiếp và ra quyết định sáng suốt
- Các loại tài liệu dự án: Được sắp xếp theo các giai đoạn dự án: Khởi động: Bao gồm đề xuất dự án, điều lệ, đánh giá rủi ro và danh sách các bên liên quan Lập kế hoạch: Bao gồm kế hoạch dự án, cấu trúc phân chia công việc (WBS), lịch trình, kế hoạch nguồn lực và chiến lược truyền thông Thực hiện: Có báo cáo trạng thái, kế hoạch quản lý thay đổi, nhật ký vấn đề và biên bản cuộc họp Giám sát: Bao gồm báo cáo tiến độ và bảng chấm công Kết thúc: Bao gồm phân tích sau dự án, bài học kinh nghiệm và chữ ký của khách hàng
- Khởi động: Bao gồm đề xuất dự án, điều lệ, đánh giá rủi ro và danh sách các bên liên quan
- Lập kế hoạch: Bao gồm kế hoạch dự án, cấu trúc phân chia công việc (WBS), lịch trình, kế hoạch nguồn lực và chiến lược truyền thông
- Thực thi: Tính năng báo cáo trạng thái, kế hoạch quản lý thay đổi, nhật ký vấn đề và biên bản cuộc họp
- Giám sát: Bao gồm báo cáo tiến độ và bảng chấm công
- Kết thúc: Bao gồm phân tích sau dự án, bài học kinh nghiệm và chữ ký xác nhận của khách hàng
- Cách tạo tài liệu hiệu quả: Xác định phạm vi và mục đích Chọn định dạng và công cụ phù hợp Phác thảo và cấu trúc tài liệu một cách logic Viết rõ ràng và súc tích, sử dụng hình ảnh khi cần thiết Xem lại, xác nhận và chỉ định quyền sở hữu Chia sẻ qua các nền tảng tập trung như ClickUp Cập nhật tài liệu thường xuyên để duy trì tính liên quan
- Xác định phạm vi và mục đích
- Chọn định dạng và công cụ phù hợp
- Lập dàn ý và cấu trúc tài liệu một cách logic
- Viết rõ ràng và súc tích, sử dụng hình ảnh khi cần thiết
- Xem xét, xác thực và chỉ định quyền sở hữu
- Chia sẻ qua các nền tảng tập trung như ClickUp
- Cập nhật tài liệu thường xuyên để đảm bảo tính cập nhật và phù hợp
- Thực tiễn tốt nhất: Sử dụng các công cụ tài liệu dự án như ClickUp để tạo mẫu, cộng tác thời gian thực và kiểm soát phiên bản. Bắt đầu sớm, cập nhật thường xuyên và lưu trữ các dự án đã hoàn thành để tham khảo trong tương lai
- Tại sao chọn ClickUp? ClickUp cung cấp các tính năng như Tài liệu, mẫu, cộng tác thời gian thực, liên kết nhiệm vụ và bảng điều khiển, giúp tài liệu dự án trở nên liền mạch và tập trung
- Với ClickUp, các nhóm có thể hợp lý hóa tài liệu, cải thiện sự hợp tác và đảm bảo thành công của dự án
- Khởi động: Bao gồm đề xuất dự án, điều lệ, đánh giá rủi ro và danh sách các bên liên quan
- Lập kế hoạch: Bao gồm kế hoạch dự án, cấu trúc phân chia công việc (WBS), lịch trình, kế hoạch nguồn lực và chiến lược truyền thông
- Thực thi: Tính năng báo cáo trạng thái, kế hoạch quản lý thay đổi, nhật ký vấn đề và biên bản cuộc họp
- Giám sát: Bao gồm báo cáo tiến độ và bảng chấm công
- Kết thúc: Bao gồm phân tích sau dự án, bài học kinh nghiệm và chữ ký xác nhận của khách hàng
- Xác định phạm vi và mục đích
- Chọn định dạng và công cụ phù hợp
- Lập dàn ý và cấu trúc tài liệu một cách logic
- Viết rõ ràng và súc tích, sử dụng hình ảnh khi cần thiết
- Xem xét, xác thực và chỉ định quyền sở hữu
- Chia sẻ qua các nền tảng tập trung như ClickUp
- Cập nhật tài liệu thường xuyên để đảm bảo tính cập nhật và phù hợp
Tài liệu dự án là gì?
Tài liệu dự án là bất kỳ loại tài liệu bằng văn bản nào mô tả chi tiết các bước được thực hiện trong suốt chu kỳ của dự án. Điều này bao gồm phạm vi dự án, kế hoạch, phát triển, kiểm soát thay đổi, đánh giá và báo cáo đảm bảo chất lượng. Chia sẻ thông tin đảm bảo mọi người đều có bối cảnh phù hợp để hoàn thành công việc của mình một cách hiệu quả.
Nhân viên tri thức dành 30% thời gian làm việc chỉ để tìm kiếm thông tin liên quan đến công việc!
Tài liệu tốt giúp hỗ trợ hợp tác, giao tiếp, đào tạo và giải quyết vấn đề trong suốt vòng đời của dự án.
Quan trọng hơn, tài liệu dự án đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của bất kỳ dự án nào bằng cách cung cấp thông tin chi tiết để ra quyết định sáng suốt.
Đọc thêm: 5 bước để quản lý thời gian dự án hiệu quả
22 loại tài liệu dự án với ví dụ và mẫu
Tài liệu kết nối mọi người với nội dung phù hợp vào đúng thời điểm.
Có tài liệu dự án phù hợp là chìa khóa để quản lý thành công một dự án từ đầu đến cuối. Một loạt các tài liệu, chẳng hạn như sơ đồ, dòng thời gian, chính sách, báo cáo, biên bản cuộc họp và kế hoạch dự án được kết hợp với nhau để cung cấp một cái nhìn tổng quan toàn diện. 🌐
Ngoài ra, việc duy trì tài liệu chính xác là cần thiết cho việc đánh giá và kiểm toán, giúp chúng tôi theo dõi những gì đã hoàn thành và đảm bảo mọi người chịu trách nhiệm về phần việc của mình!
Dưới đây là các loại tài liệu dự án phổ biến nhất trong quản lý dự án. Để giúp bạn dễ dàng hơn, chúng tôi đã nhóm các ví dụ tài liệu dự án này theo giai đoạn dự án mà chúng liên quan.
Giai đoạn: Khởi động dự án
a. Đề xuất dự án
Chủ sở hữu: Bên liên quan chính, nhà tài trợNgười đóng góp: Theo yêu cầu
Tài liệu đề xuất dự án nêu rõ mục tiêu và phạm vi của dự án được đề xuất. Tài liệu này thường được viết bởi các bên liên quan đến dự án nhằm đảm bảo dự án được phê duyệt và có đủ kinh phí cần thiết.
Tài liệu này thường bao gồm tóm tắt nội dung, thông tin cơ bản, mục tiêu hoặc mục đích, phương pháp đề xuất, dòng thời gian dự kiến, ngân sách và rủi ro. Sau khi được phê duyệt, người quản lý dự án sẽ sử dụng tài liệu này để viết bản điều lệ dự án.
b. Điều lệ dự án
Chủ sở hữu: Quản lý dự ánNgười đóng góp: Khi cần thiết
Điều lệ dự án là tài liệu minh họa mục tiêu và phạm vi của dự án dựa trên đề xuất dự án. Đây là tài liệu đầu tiên làm nền tảng cho công việc của nhóm dự án.
Trong quá trình soạn thảo bản điều lệ dự án, đây là thời điểm lý tưởng để đảm bảo bạn đã hiểu rõ về dự án. Hãy cân nhắc kỹ lưỡng về lịch trình, mục tiêu, mục đích và phạm vi của dự án. Điều này đòi hỏi sự chú ý đến từng chi tiết và nhu cầu của các bên liên quan.
Nếu dự án có các tình huống như làm việc với các nhóm đa chức năng hoặc có tác động trên toàn công ty, bạn có thể sẽ có một danh sách ngắn các bên liên quan từ các lĩnh vực khác nhau:
- Tài chính
- Tiếp thị sản phẩm
- Hoạt động
- Kỹ thuật
- Pháp lý
- Chuyên viên tài khoản
Việc ghi chép trước các bên liên quan cần thiết sẽ giúp tránh sự thay đổi phạm vi dự án sau này!
Khám phá mẫu điều lệ dự án & điều lệ nhóm!
c. Đánh giá rủi ro
Chủ sở hữu: Quản lý dự án hoặc quản lý rủi ro
Người đóng góp: Nhóm dự án, Chuyên gia về chủ đề (SME), Các bên liên quan
Đây là tài liệu xác định các rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến dự án. Tài liệu này cũng bao gồm đánh giá về khả năng xảy ra, mức độ nghiêm trọng và tác động có thể có của các rủi ro. Đánh giá rủi ro giúp dự đoán các vấn đề, tìm ra các chiến lược giảm thiểu và phân công trách nhiệm quản lý rủi ro.
Xem thêm: Cách thực hiện đánh giá rủi ro: Công cụ và kỹ thuật
d. Chương trình cuộc họp khởi động
Chủ sở hữu: Quản lý dự án
Người đóng góp: Nhà tài trợ dự án, Trưởng nhóm, các bên liên quan chính
Chương trình cuộc họp khởi động là danh sách có cấu trúc các chủ đề sẽ được thảo luận với các bên liên quan và nhóm dự án trong cuộc họp dự án ban đầu. Chương trình này giúp thiết lập kỳ vọng và thống nhất các nhóm về mục tiêu dự án.
Đọc thêm: Cách tạo ấn tượng trong cuộc họp khởi động dự án
e. Danh sách các bên liên quan
Danh sách các bên liên quan là tài liệu liệt kê tất cả các cá nhân hoặc nhóm bị ảnh hưởng bởi dự án hoặc có ảnh hưởng đến dự án. Đây là tài liệu dự án quan trọng, đặc biệt là trong các dự án lớn có nhiều bên liên quan.
Thông tin trong đó, chẳng hạn như mức độ lãi suất và ảnh hưởng của từng bên liên quan, sở thích giao tiếp và chi tiết liên hệ, giúp đảm bảo rằng lợi ích, kỳ vọng và nhu cầu giao tiếp của các bên liên quan được quản lý hiệu quả.
Mẫu Danh sách các bên liên quan của ClickUp giúp các nhà quản lý dự án quản lý hiệu quả các mối quan hệ với các bên liên quan. Tài nguyên tập trung này cho phép họ xác định, phân loại và sắp xếp tất cả các bên liên quan tham gia vào dự án. Bằng cách duy trì danh sách này một cách tích cực, các nhà quản lý dự án có thể hiểu rõ về từng bên liên quan, bao gồm mức độ quan tâm và quyền ra quyết định của họ.
Giai đoạn: Lập kế hoạch dự án
a. Kế hoạch dự án (hoặc phạm vi công việc)
Chủ sở hữu: Quản lý dự ánNgười đóng góp: Trưởng bộ phận
Tài liệu phạm vi công việc là bản mô tả chi tiết về công việc cần hoàn thành trong một dự án. Tài liệu này nêu rõ các mục tiêu, công việc, kết quả mong đợi, dòng thời gian, ước tính chi phí, các yếu tố phụ thuộc và bất kỳ thông tin liên quan nào khác để hướng dẫn nhóm dự án của bạn đạt được thành công.
Ngoài ra, kế hoạch dự án nên thảo luận về bất kỳ rủi ro hoặc thách thức tiềm ẩn nào có thể xảy ra trong quá trình thực hiện dự án và đề xuất các giải pháp để xử lý chúng.
Tìm hiểu cách viết tài liệu phạm vi công việc!
b. Cấu trúc phân chia công việc (WBS)
Chủ sở hữu: Quản lý dự án
Người đóng góp: Trưởng nhóm, chuyên gia, nhóm dự án
Cấu trúc phân chia công việc (WBS) chia dự án thành các thành phần hoặc kết quả đầu ra nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Cấu trúc này làm rõ phạm vi, công việc và kết quả đầu ra của dự án, đồng thời đảm bảo không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào.
Bằng cách sắp xếp các kết quả dự án theo thứ bậc, cấu trúc phân chia công việc giúp việc phân bổ và theo dõi công việc trở nên dễ dàng hơn. Bạn có thể xây dựng WBS dựa trên giai đoạn dự án, kết quả dự án hoặc trách nhiệm.
c. Lịch trình dự án
Chủ sở hữu: Quản lý dự án
Người đóng góp: Trưởng nhóm, nhóm dự án
Lịch trình dự án là dòng thời gian chi tiết về các công việc, cột mốc và thời hạn để hướng dẫn việc thực hiện dự án. Lịch trình dự án được lập kế hoạch tốt sẽ đảm bảo tiến độ kịp thời bằng cách sắp xếp các công việc theo trình tự logic và xác định các mối phụ thuộc.
Nó bao gồm tất cả các dòng thời gian, ngày bắt đầu và kết thúc, cũng như các công việc phụ thuộc lẫn nhau.
Mẫu Lịch trình dự án của ClickUp được thiết kế để giúp bạn lập kế hoạch và quản lý lịch trình dự án một cách dễ dàng. Sử dụng Chế độ xem các giai đoạn dự án để sắp xếp các công việc thành các giai đoạn khác nhau và thiết lập thời hạn.
Đọc thêm: Mẫu lịch trình dự án miễn phí trong Excel và ClickUp
d. Kế hoạch tài nguyên
Chủ sở hữu: Quản lý dự án
Người đóng góp: Trưởng nhóm, nhóm mua sắm, nhân sự
Kế hoạch tài nguyên phác thảo nhân sự, công cụ, vật liệu và cơ sở vật chất cần thiết để hoàn thành dự án. Kế hoạch này giúp các nhóm dự án phân bổ tài nguyên hiệu quả, tránh phân bổ quá mức và quản lý ngân sách hiệu quả.
Nó chỉ định loại và số lượng tài nguyên, lập lịch phân bổ tài nguyên và bao gồm kế hoạch dự phòng cho mọi trường hợp thiếu hụt.
Mẫu lập kế hoạch tài nguyên của ClickUp giúp các nhà quản lý dự án lập kế hoạch, theo dõi và tối ưu hóa tài nguyên dự án.
Đọc thêm: Mẫu lập kế hoạch tài nguyên miễn phí trong Excel & ClickUp
e. Kế hoạch truyền thông
Chủ sở hữu: Quản lý dự án
Người đóng góp: Trưởng bộ phận tương tác với các bên liên quan, trưởng nhóm, nhóm dự án
Kế hoạch truyền thông dự án là tài liệu chiến lược nêu rõ cách thức chia sẻ thông tin dự án giữa các bên liên quan và thành viên nhóm. Kế hoạch này giúp các nhà quản lý dự án cải thiện sự hợp tác bằng cách đảm bảo truyền thông nhất quán và minh bạch.
Kế hoạch truyền thông dự án bao gồm các chi tiết như mục tiêu truyền thông, vai trò và trách nhiệm, tần suất truyền thông, kênh truyền thông, v.v.
Bắt đầu kế hoạch truyền thông dự án của bạn với mẫu Kế hoạch truyền thông miễn phí của ClickUp. Mẫu này cho phép bạn dễ dàng kết hợp cấu trúc tổ chức của công ty, thực hiện các phân tích PEST và SWOT cần thiết, đồng thời phác thảo các công cụ mà nhóm của bạn sử dụng.
Đọc thêm: Cách tạo kế hoạch truyền thông dự án
f. Kế hoạch quản lý rủi ro
Chủ sở hữu: Quản lý rủi ro hoặc quản lý dự án
Người đóng góp: Nhóm dự án, SME, các bên liên quan
Đây là tài liệu dự án toàn diện, nêu chi tiết các quy trình xác định, đánh giá và giảm thiểu rủi ro trong suốt dự án. Tài liệu này giúp giảm thiểu tác động của rủi ro và đảm bảo sự sẵn sàng để đối phó với những thách thức không lường trước được.
Kế hoạch quản lý rủi ro dự án thường bao gồm các quy trình xác định và đánh giá rủi ro, hướng dẫn giám sát rủi ro và chiến lược giảm thiểu rủi ro.
Mẫu phân tích rủi ro quản lý dự án của ClickUp được thiết kế để giúp phân tích rủi ro trở nên dễ dàng và hiệu quả, giúp bạn duy trì dự án đi đúng hướng.
Đọc thêm: Cách tạo chiến lược quản lý rủi ro danh mục đầu tư
g. Ước tính ngân sách
Chủ sở hữu: Quản lý dự án hoặc nhà phân tích tài chính
Người đóng góp: Nhà tài trợ hoặc khách hàng dự án, bộ phận mua sắm, trưởng nhóm
Dự toán ngân sách dự án là dự báo tài chính nêu rõ các chi phí dự kiến để hoàn thành dự án. Dự toán ngân sách giúp đảm bảo nguồn vốn, theo dõi chi phí và đảm bảo dự án không vượt quá giới hạn tài chính.
Ngân sách ước tính cho một dự án bao gồm chi phí trực tiếp, chẳng hạn như vật liệu, và chi phí gián tiếp, chẳng hạn như chi phí hành chính. Tổng chi phí được chia thành các giai đoạn dự án hoặc các kết quả đầu ra để kiểm soát tốt hơn.
Đơn giản hóa việc quản lý chi phí dự án với Mẫu quản lý chi phí dự án của ClickUp.
Giai đoạn: Thực hiện dự án
a. Báo cáo trạng thái dự án
Chủ sở hữu: Quản lý dự ánNgười đóng góp: Tất cả thành viên trong nhóm nếu cần
Báo cáo trạng thái dự án bao gồm tình trạng hiện tại của dự án được viết cho các bên liên quan chính và trưởng dự án. Báo cáo trạng thái thường được gửi hàng tuần bởi người quản lý dự án, người tổng hợp lượng lớn dữ liệu và tiến độ công việc.
Thông thường, bạn chỉ cần khoảng 5 phút để đọc và tìm hiểu các thông tin khóa sau:
- Các cột mốc quan trọng của dự án được tóm tắt trong vài từ: Phạm vi, Đang tiến hành, Bị chặn, Bị trì hoãn, Có rủi ro, Bị hủy hoặc Hoàn thành
- Các công việc, hoạt động, quyết định hoặc cập nhật chính của dự án kể từ báo cáo trạng thái gần nhất
- Các vấn đề và rủi ro chính (Ví dụ: dòng thời gian chặt chẽ với các công việc phụ thuộc lẫn nhau)
- Yếu tố cản trở (Ví dụ: lỗi hoặc sự chấp thuận của các bên liên quan đang chờ xử lý)
- Bất kỳ thành công nhỏ/lớn nào, vấn đề đã được giải quyết
- Các bước tiếp theo
b. Kế hoạch quản lý thay đổi dự án
Chủ sở hữu: Quản lý dự án Người đóng góp: Các bên liên quan
Kế hoạch quản lý thay đổi phác thảo các quy trình, thủ tục và nguồn lực cần thiết để áp dụng các thay đổi đối với các kết quả dự án, thành viên nhóm hoặc chiến lược. Kế hoạch này giúp duy trì sự kiểm soát phạm vi và đảm bảo tất cả các bên liên quan đều nhận thức đầy đủ về các thay đổi đang được thực hiện.
Kế hoạch thường bao gồm:
- Tổng quan về sự thay đổi
- Đánh giá tác động của sự thay đổi
- Kế hoạch truyền thông cho các bên liên quan
- Dòng thời gian cho từng giai đoạn của quy trình
- Các công cụ và tài nguyên mới cần thiết để triển khai thay đổi
- Các vai trò và trách nhiệm mới liên quan đến thay đổi
- Danh sách các rủi ro tiềm ẩn liên quan đến thay đổi
Thực hiện bước này một cách đơn giản hơn với Mẫu quản lý thay đổi từ ClickUp.
Tìm hiểu thêm về cách các kế hoạch quản lý thay đổi dự án trong ClickUp giúp các nhóm duy trì tiến độ!
c. Nhật ký vấn đề
Chủ sở hữu: Quản lý dự án
Người đóng góp: Trưởng nhóm, nhóm dự án, các bên liên quan
Nhật ký vấn đề được sử dụng để theo dõi và quản lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện dự án. Nhật ký này có không gian để thêm mô tả vấn đề và mức độ ưu tiên, người phụ trách, trạng thái và chi tiết về cách giải quyết.
Tài liệu dự án thiết yếu này đảm bảo các vấn đề được giải quyết kịp thời và hiệu quả để tránh sự chậm trễ hoặc gián đoạn.
Đọc thêm: Mẫu theo dõi vấn đề & nhật ký miễn phí trong Excel & ClickUp
d. Biên bản cuộc họp
Chủ sở hữu: Người điều hành cuộc họp hoặc điều phối viên dự án
Người đóng góp: Người tham dự
Biên bản cuộc họp hoặc tài liệu MoM tóm tắt các cuộc thảo luận và quyết định từ cuộc họp dự án và nêu ra các mục hành động cùng với tên của các bên chịu trách nhiệm.
Bằng cách tạo bản ghi chính thức cho mỗi cuộc họp, biên bản cuộc họp được soạn thảo hiệu quả sẽ đảm bảo tính trách nhiệm và minh bạch.
Đọc thêm: Mẫu và ví dụ về biên bản cuộc họp cho Word và ClickUp
Giai đoạn: Giám sát và báo cáo dự án
a. Báo cáo tiến độ
Chủ sở hữu: Quản lý dự án
Người đóng góp: Nhóm dự án, trưởng nhóm
Báo cáo tiến độ là tài liệu cung cấp thông tin cập nhật về trạng thái của dự án, bao gồm các cột mốc đã đạt được, công việc đã hoàn thành và bất kỳ vấn đề nào gặp phải. Báo cáo này giúp các bên liên quan luôn được thông báo về tiến độ dự án và nêu rõ bất kỳ lĩnh vực nào cần chú ý.
Sử dụng mẫu báo cáo tiến độ có thể giúp chuẩn hóa tài liệu dự án quan trọng này trong tất cả các dự án của bạn.
b. Bảng chấm công
Chủ sở hữu: Thành viên nhóm hoặc quản lý tài nguyên
Người đóng góp: Thành viên nhóm
Bảng chấm công cung cấp bản ghi thời gian mà các thành viên trong nhóm dành cho các công việc khác nhau của dự án. Chúng theo dõi việc sử dụng tài nguyên, giám sát năng suất và hỗ trợ việc lập hóa đơn hoặc theo dõi chi phí chính xác.
Bảng chấm công cho thành viên nhóm dự án sẽ ghi lại số giờ làm việc, công việc đã hoàn thành, ngày và thời lượng công việc của họ.
Đọc thêm: Sử dụng bảng chấm công tự động
Giai đoạn: Kết thúc dự án
a. Báo cáo tổng kết dự án (hoặc báo cáo hồi cứu)
Chủ sở hữu: Quản lý dự ánNgười đóng góp: Khi cần thiết
Báo cáo tổng kết dự án là tài liệu phản ánh các kết quả chính và bài học kinh nghiệm rút ra từ dự án. Báo cáo tổng kết dự án nên bao gồm đánh giá hiệu quả tổng thể của dự án, cùng với phân tích các thách thức và công cụ được sử dụng để hoàn thành dự án.
Người quản lý dự án tạo tài liệu tổng kết, và tất cả các thành viên trong nhóm dự án đóng góp ý kiến và câu hỏi của họ. Điều này có thể giúp nhóm nhận thức rõ hơn về những điểm mù, xác định các lĩnh vực cần cải thiện, nêu ra những thành công cụ thể của dự án và phát triển các phương pháp giải quyết vấn đề tốt hơn!
Hãy xem các mẫu Sprint Retrospective tốt nhất cho các nhóm hoặc bắt đầu với Mẫu Retrospective Brainstorm của ClickUp!
b. Báo cáo kết thúc dự án
Chủ sở hữu: Quản lý dự án
Người đóng góp: Các bên liên quan, nhà tài trợ dự án hoặc khách hàng
Báo cáo kết thúc dự án là tài liệu tóm tắt hiệu suất, thành tựu và kết quả cuối cùng của dự án sau khi hoàn thành.
Nó cung cấp một kết thúc chính thức cho dự án bằng cách đánh giá kết quả so với các mục tiêu. Nó thường bao gồm tóm tắt dự án với các mục tiêu và kết quả đầu ra, các thách thức và điểm nổi bật chính, và sự chấp thuận hoặc quan điểm của các bên liên quan.
Các mẫu như Mẫu kết thúc dự án của ClickUp có thể giúp bạn hoàn thành dự án một cách tự tin.
c. Tài liệu bài học kinh nghiệm
Chủ sở hữu: Quản lý dự án hoặc người điều phối
Người đóng góp: Nhóm dự án, các bên liên quan
Đây là tài liệu dự án hướng tới tương lai, ghi lại những kinh nghiệm, thành công và thách thức gặp phải trong quá trình thực hiện dự án. Tài liệu này giúp các dự án trong tương lai tránh được sai lầm và nhân rộng các chiến lược thành công bằng cách phản ánh kết quả thực hiện trong quá khứ.
Dựa trên ý kiến đóng góp của các thành viên trong nhóm và các bên liên quan, tài liệu bài học kinh nghiệm nêu rõ những điểm thành công, những điểm có thể cải thiện và các khuyến nghị cho các dự án trong tương lai.
Đọc thêm: Cách ghi chép bài học kinh nghiệm trong quản lý dự án
d. Tài liệu phê duyệt của khách hàng
Chủ sở hữu: Quản lý dự án
Người đóng góp: Đại diện khách hàng
Tài liệu dự án này là bản ghi chính thức về sự chấp thuận của khách hàng đối với các kết quả dự án và sự chấp nhận công việc đã hoàn thành. Tài liệu này xác nhận rằng dự án đã đáp ứng mong đợi của khách hàng và sẵn sàng kết thúc.
Cách tạo tài liệu sản phẩm hiệu quả
Việc tạo tài liệu dự án hiệu quả là điều cần thiết cho sự thành công của dự án, sự thống nhất trong nhóm và giao tiếp với các bên liên quan. Thực hiện các bước sau để đảm bảo tài liệu của bạn rõ ràng và có thể thực hiện được trong suốt vòng đời dự án.
Bước 1: Xác định phạm vi và mục đích của tài liệu
Đây là bước chuẩn bị trước khi bạn bắt đầu tạo tài liệu dự án.
Xác định rõ mục tiêu và những gì cần được ghi chép. Điều này sẽ giúp bạn quyết định loại tài liệu bạn cần.
Ngoài ra, hãy xem xét đối tượng sẽ sử dụng tài liệu này, vì điều này sẽ quyết định định dạng và cấu trúc lý tưởng.
Ví dụ, tài liệu dự án CNTT dành cho đối tượng kỹ thuật sẽ cần thông tin cụ thể và chi tiết. Mặt khác, để cập nhật tiến độ cho lãnh đạo, bạn có thể cần một danh sách công việc ngắn gọn để họ có thể đọc và hiểu nhanh.
Bước 2: Chọn định dạng và công cụ phù hợp
Chọn định dạng (ví dụ: tài liệu văn bản, bảng tính, biểu đồ trực quan) và công cụ (ví dụ: Word, Excel, ClickUp, Tài liệu Google) phù hợp nhất với mục đích và đối tượng của tài liệu.
Ví dụ: khi tạo lịch trình dự án, bạn có thể muốn sử dụng phần mềm biểu đồ Gantt để trình bày dòng thời gian và các mối phụ thuộc một cách trực quan.
Bước 3: Phác thảo tài liệu của bạn
Sắp xếp tài liệu thành các phần logic với tiêu đề lớn, tiêu đề phụ và dấu đầu dòng để dễ dàng điều hướng. Sử dụng biểu đồ, sơ đồ và hình ảnh để giúp các bên liên quan hiểu rõ hơn.
Ví dụ: đối với biên bản cuộc họp, hãy cấu trúc tài liệu thành các phần bao gồm ngày tháng, người tham dự, chương trình nghị sự, các điểm thảo luận chính, quyết định được đưa ra và các mục hành động.
Bước 4: Viết và cải thiện tài liệu dự án
Sau khi đã có cấu trúc sẵn, hãy thêm thông tin liên quan vào tài liệu của bạn. Bao gồm tất cả các chi tiết cần thiết mà không làm người đọc bị quá tải bởi thông tin không cần thiết.
Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, súc tích, thuật ngữ và định dạng nhất quán để tài liệu dễ đọc và dễ hiểu.
Ví dụ, hãy giữ cùng một giọng điệu và định dạng cho tất cả các báo cáo dự án hàng tuần của bạn để dễ theo dõi.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Trình viết AI của ClickUp Brain có thể giúp bạn cấu trúc, cải thiện và sửa chữa bài viết của mình
Bước 5: Xem lại và xác nhận tài liệu
Yêu cầu các thành viên nhóm hoặc các bên liên quan xem xét tài liệu để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ. Sửa đổi tài liệu dựa trên phản hồi nhận được và kiểm tra lỗi trước khi hoàn thiện.
Ví dụ: đối với kế hoạch quản lý thay đổi, hãy yêu cầu trưởng nhóm xem xét tính khả thi của quy trình yêu cầu thay đổi được đề xuất.
Bước 6: Phân công quyền sở hữu và vai trò đóng góp
Xác định rõ ai là chủ sở hữu tài liệu và ai là người đóng góp vào việc tạo/lập và cập nhật tài liệu.
Ví dụ: nhật ký vấn đề sẽ thuộc sở hữu của người quản lý dự án, và các trưởng nhóm sẽ đóng góp bằng cách báo cáo các vấn đề.
Bước 7: Xuất bản và chia sẻ tài liệu
Xác định cách chia sẻ tài liệu (ví dụ: ổ đĩa chung, phần mềm quản lý dự án, trang web) và gửi tài liệu theo cách đó. Đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan và nhóm có thể truy cập tài liệu.
Tốt nhất, hãy sử dụng một địa điểm tập trung hoặc công cụ quản lý dự án để lưu trữ tài liệu và đảm bảo tất cả các bên liên quan có quyền truy cập thích hợp.
Ví dụ: bạn có thể tạo lịch trình dự án và kế hoạch tài nguyên trên một nền tảng như ClickUp và chia sẻ với khán giả của mình bằng một liên kết an toàn.
📮 ClickUp Insight: 83% nhân viên tri thức chủ yếu dựa vào email và trò chuyện để giao tiếp trong nhóm. Tuy nhiên, gần 60% thời gian làm việc của họ bị mất vào việc chuyển đổi giữa các công cụ này và tìm kiếm thông tin. Với một ứng dụng làm việc toàn diện như ClickUp, quản lý dự án, nhắn tin, email và trò chuyện của bạn đều tập trung ở một nơi! Đã đến lúc tập trung và tăng cường năng lượng!
Bước 8: Cập nhật tài liệu khi cần thiết
Đảm bảo tài liệu luôn phù hợp bằng cách cập nhật thường xuyên trong suốt vòng đời dự án. Liên tục thu thập phản hồi từ người dùng để cải thiện tài liệu và sử dụng kiểm soát phiên bản để theo dõi tất cả các thay đổi.
Ví dụ: báo cáo tiến độ dự án nên được cập nhật thường xuyên để phản ánh trạng thái dự án hiện tại, các cột mốc đã đạt được và bất kỳ thách thức mới nào.
Bằng cách làm theo các bước này, bạn có thể tạo tài liệu dự án hiệu quả và có giá trị trong việc thúc đẩy thành công của dự án và cải tiến liên tục.
Đọc thêm: Các cột mốc dự án: Cách xác định, thiết lập và quản lý
Các phương pháp hay nhất để có quy trình tài liệu dự án hiệu quả
Việc theo dõi tài liệu dự án đòi hỏi rất nhiều nỗ lực nếu bạn đang cập nhật nhiều kênh truyền thông. Và đôi khi, bạn gửi cùng một thông tin đến các kênh khác nhau.
Dưới đây là các phương pháp hay nhất để tạo tài liệu dự án trong quản lý dự án:
1. Sử dụng các công cụ tài liệu dự án
Việc tạo tài liệu dự án hiệu quả và hữu ích cần có thời gian và nỗ lực. Bạn có thể giảm bớt thời gian và nỗ lực này bằng cách tận dụng các công cụ cho tài liệu dự án.
Các nền tảng như ClickUp có thể giúp bạn tạo tài liệu dự án một cách hợp tác, chia sẻ an toàn và cập nhật liên tục. Chúng cũng cung cấp các mẫu tài liệu dự án tiện dụng giúp bạn nhanh chóng bắt đầu công việc.
Nhiều công cụ trong số này còn có tính năng AI để giúp bạn nhanh chóng tạo tài liệu dự án không có lỗi và chuẩn hóa chúng.
AI của ClickUp Brain có thể tạo bản nháp dựa trên ghi chú của bạn, đề xuất cải thiện nội dung và thậm chí giúp cập nhật tài liệu. Bằng cách tập trung và hợp lý hóa quy trình tài liệu hóa với trợ lý AI tinh vi, nhóm của bạn có thể tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược hơn trong khi vẫn giữ cho mọi người được thông báo và thống nhất với các mục tiêu của dự án.
Cần thêm chi tiết? Dưới đây là những mẹo hay nhất của chúng tôi về việc sử dụng AI để tạo tài liệu nhanh hơn!
💡Mẹo chuyên nghiệp: Chia tài liệu theo các loại mà chúng ta đã học trước đó — đề xuất, điều lệ, kế hoạch, v.v. — thành các trang con riêng biệt bằng Tài liệu ClickUp. Nếu bạn có tài liệu dự án khác như Google Trang tính và PDF, hãy nhúng các tài nguyên này vào Tài liệu để truy cập nhanh! 📄
2. Xây dựng tài liệu một cách hợp tác
Làm việc cùng nhau trên tài liệu cho phép đưa vào các quan điểm khác nhau, từ đó tăng cường sự tham gia và sự thống nhất.
Cho phép các bên liên quan và thành viên nhóm đóng góp vào việc tạo/lập tài liệu dự án bằng các công cụ để động não và cộng tác. Nếu nhóm làm việc từ xa hoặc phân phối, hãy đảm bảo rằng bạn cung cấp tùy chọn chia sẻ an toàn.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Các công cụ cộng tác tài liệu như ClickUp Docs cho phép nhiều thành viên trong nhóm chỉnh sửa và cập nhật tài liệu dự án, đồng thời thêm nhận xét và @đề cập.
Khám phá phần mềm hợp tác tài liệu hàng đầu!
3. Bắt đầu sớm và tài liệu hóa thường xuyên
Việc ghi chép tài liệu dự án sớm và thường xuyên là rất quan trọng vì nó hướng dẫn công việc theo đúng bối cảnh.
Các thành viên dự án có thể tránh lãng phí thời gian để tìm hiểu lý do tại sao một quyết định được đưa ra hoặc một công việc được thực hiện như thế nào.
Và nếu bạn từng chờ đến phút cuối cùng mới ghi chép thời gian, công việc và trạng thái của mình, bạn sẽ hiểu rõ năng lượng tinh thần cần thiết để hoàn thành việc đó! (Chúng ta đều đã trải qua điều đó. ) 🙋
Phần thưởng: Mẫu điều lệ nhóm!
4. Cập nhật tài liệu dự án hiện có bất cứ khi nào cần thiết
Việc tạo và chia sẻ tài liệu dự án là chưa đủ.
Các tiêu chuẩn ngành, nhu cầu của khách hàng và quy trình nội bộ luôn thay đổi. Điều này có nghĩa là tài liệu dự án cần được cập nhật thường xuyên để đảm bảo tính hiệu quả và phù hợp. Đây là lúc phần mềm tài liệu dự án trực tuyến với tính năng kiểm soát phiên bản tự động trở nên hữu ích. Với tính năng kiểm soát phiên bản, người dùng có thể tin tưởng vào tính chính xác của thông tin.
5. Tạo và sử dụng mẫu tài liệu dự án
Mẫu dự án là công cụ hữu ích giúp các nhóm bắt đầu dự án mới một cách nhanh chóng và hiệu quả. Chúng cung cấp quy trình tiêu chuẩn để tuân theo và khung có thể tái sử dụng cho dự án, giúp tiết kiệm thời gian và nỗ lực trong việc cài đặt từ đầu.
Tạo các mẫu chuẩn hóa cho các tài liệu mà bạn và nhóm của bạn phải sử dụng thường xuyên.
Nếu bạn cần một giải pháp nhanh chóng để bắt đầu ghi chép dự án của mình một cách đúng đắn, hãy giới thiệu mẫu tài liệu dự án của ClickUp cho nhóm của bạn! Cộng tác theo thời gian thực hoặc không đồng bộ và thậm chí gán nhận xét trong tài liệu để giữ thông tin liên lạc ở một nơi.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Cần thêm cảm hứng? Hãy tham khảo Thư viện mẫu của chúng tôi để xem hơn 1000 ví dụ mẫu.
6. Thêm hình ảnh minh họa bất cứ khi nào có thể
Thêm hình ảnh vào tài liệu dự án giúp các bên liên quan và thành viên nhóm hiểu nội dung bằng cách làm cho tài liệu trở nên hấp dẫn, dễ hiểu và dễ nhớ hơn. Hình ảnh có khả năng truyền tải ý tưởng một cách nhanh chóng, cho phép truyền đạt các chủ đề phức tạp một cách hiệu quả hơn.
Chúng cũng giúp chia nhỏ các khối văn bản lớn, giúp nội dung dễ đọc hơn. Hình ảnh có thể được sử dụng để giải thích mối quan hệ giữa các phần dữ liệu và các yếu tố khác nhau, tạo ra sự hiểu biết sâu sắc hơn về bối cảnh. 📊
7. Lưu trữ các dự án đã hoàn thành
Lưu trữ dự án rất quan trọng vì một số lý do chính sau:
- Điều này cho phép chúng tôi tham khảo lại các giải pháp trong quá khứ có thể áp dụng cho các dự án hiện tại hoặc trong tương lai
- Nó đóng vai trò như một bản ghi chép về sự phát triển và thành công của dự án, giúp chúng ta nhận ra điểm mạnh và xác định những lĩnh vực cần cải thiện
- Nó tạo ra sự hiểu biết chung về các mục tiêu và mục đích đằng sau các quy trình của chúng tôi, giúp mọi người trong nhóm làm việc hiệu quả hơn
- Nó cung cấp một cách hiệu quả để so sánh các phiên bản cũ và mới của cùng một dự án và xem thiết kế đã phát triển như thế nào theo thời gian
- Nó cung cấp thông tin chi tiết có thể áp dụng vào quá trình phát triển dự án
Đọc thêm: Phần mềm quản lý dự án đám mây tốt nhất cho nhóm
Lợi ích lâu dài của tài liệu dự án
Tài liệu dự án là một phần thiết yếu của bất kỳ dự án nào, không chỉ cung cấp bản ghi tiến độ dự án mà còn cung cấp thông tin quan trọng cho việc ra quyết định và lập kế hoạch trong tương lai.
Một kho lưu trữ không thể thiếu về tất cả các quyết định, thay đổi và thảo luận liên quan đến một dự án nhất định cho phép các nhóm có các điểm tham chiếu trong quá khứ để tham khảo, giúp dễ dàng theo dõi tiến độ, giải quyết các vấn đề kỹ thuật và tránh những sai lầm tốn kém trong tương lai. 🔮
Dưới đây là những lợi ích mà nhóm của bạn có thể mong đợi từ tài liệu chất lượng cao:
- Tăng hiệu quả quy trình : Tài liệu dự án cung cấp tài liệu tham khảo cho các dự án trong tương lai, giúp các nhóm trong tương lai hiểu mục đích và bối cảnh của dự án và tránh phải làm lại từ đầu
- Nâng cao khả năng lưu giữ kiến thức: Thông qua tài liệu, các thành viên trong nhóm có thể chia sẻ kinh nghiệm với nhau và truyền lại kiến thức cho các nhóm sau, giúp đảm bảo rằng các kỹ năng và kiến thức quan trọng không bị mất đi theo thời gian
- Cải thiện sự hợp tác: Tài liệu dự án giúp thúc đẩy giao tiếp giữa các nhóm vì tất cả các bên liên quan đều có quyền truy cập vào cùng một thông tin, cho phép các thành viên trong nhóm có những cuộc hội thoại sáng suốt hơn
- Tăng cường trách nhiệm: Tài liệu giúp tạo ra chuỗi trách nhiệm và trách nhiệm giải trình, giúp tránh nhầm lẫn và đảm bảo trách nhiệm giải trình luôn rõ ràng khi các thành viên đến và đi
- Tăng tinh thần làm việc của nhóm: Tài liệu giúp cải thiện tinh thần làm việc chung của nhóm, vì nó hỗ trợ giao tiếp, hợp tác và trách nhiệm, giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng làm việc cùng nhau hơn
- Cải thiện quy trình làm việc: Tài liệu dự án được cấu trúc tốt, cập nhật có thể giúp hợp lý hóa quy trình làm việc bằng cách cung cấp nguồn thông tin dễ truy cập cho các nhóm dự án
- Tăng cường hiệu quả công việc của nhân viên mới: Tài liệu dự án giúp nhân viên mới nhanh chóng làm quen với dự án và tiến độ dự án bằng cách nghiên cứu tài liệu
- Giảm lỗi: Tài liệu cung cấp một nguồn tham khảo duy nhất có thể được sử dụng để đảm bảo tất cả các nhóm làm việc dựa trên cùng một thông tin. Điều này giúp giảm khả năng xảy ra lỗi do hiểu lầm hoặc sự khác biệt giữa các phiên bản của dự án
- Tăng khả năng hiển thị: Tài liệu như thỏa thuận kinh doanh hoặc hợp đồng cung cấp quyền truy cập vào thông tin cập nhật và chính xác, từ đó tăng khả năng hiển thị của dự án và tiến độ dự án cho các bên liên quan
Phần thưởng: Công cụ viết & Trình tạo văn bản AI
Cách chọn phần mềm tài liệu dự án
Khi nói đến tài liệu dự án, phần mềm phù hợp có thể tạo ra sự khác biệt lớn. Tuy nhiên, không phải tất cả các công cụ đều được xây dựng giống nhau. Dưới đây là một số bước giúp bạn chọn công cụ phù hợp nhất với nhu cầu của mình:
- Xác định nhu cầu của bạn: Trước khi có thể chọn một công cụ tài liệu dự án hiệu quả, trước tiên bạn cần xác định những gì bạn cần từ công cụ đó. Bạn sẽ làm việc với dự án quy mô như thế nào? Bạn sẽ cần tạo và quản lý những loại tài liệu nào? Bạn có cần các tính năng cộng tác thời gian thực không?
- Xem xét ngân sách của bạn: Chi phí phần mềm có thể rất khác nhau. Bạn sẽ muốn tìm một công cụ cung cấp tất cả các tính năng bạn cần trong phạm vi ngân sách của mình. Ngoài ra, hãy xem xét tính linh hoạt của kế hoạch thanh toán. Đó là đăng ký hàng tháng hay hàng năm? Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn cần thay đổi kế hoạch hoặc hủy đăng ký?
- Đánh giá mức độ thân thiện với người dùng: Điều cuối cùng bạn muốn là một hệ thống quá phức tạp đến mức cản trở năng suất. Mức độ thân thiện với người dùng là một yếu tố quan trọng cần xem xét. Quá trình học tập khó khăn có thể làm chậm công việc và gây nản lòng cho các nhóm. Chọn một công cụ dễ điều hướng và sử dụng trực quan.
- Kiểm tra các tính năng cộng tác và chia sẻ: Nếu nhóm của bạn thường xuyên làm việc cùng nhau trong các dự án, phần mềm tài liệu của bạn phải có các tính năng cộng tác và chia sẻ thời gian thực. Các thành viên trong nhóm phải dễ dàng chia sẻ, xem xét và bình luận về các tài liệu trong nền tảng.
- Tích hợp với các công cụ khác: Ngay cả phần mềm tài liệu dự án tốt nhất cũng không thể thay thế hoàn toàn tất cả các công cụ khác mà nhóm của bạn đang sử dụng. Do đó, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng phần mềm bạn chọn có thể dễ dàng tích hợp với các hệ thống hiện có của bạn như công cụ quản lý, nền tảng giao tiếp hoặc dịch vụ lưu trữ tệp.
- Hỗ trợ kỹ thuật & Dịch vụ khách hàng: Hỗ trợ khách hàng chất lượng có thể rất quý giá khi bạn gặp vấn đề. Đảm bảo nhà cung cấp phần mềm bạn chọn cung cấp dịch vụ khách hàng và hỗ trợ kỹ thuật đáng tin cậy, hiệu quả và mạnh mẽ.
- Tính linh hoạt và khả năng mở rộng: Phần mềm tài liệu dự án của bạn phải có khả năng phát triển cùng với doanh nghiệp của bạn. Đảm bảo rằng phần mềm đủ linh hoạt để đáp ứng nhu cầu trong tương lai và đủ khả năng mở rộng để xử lý khối lượng dự án lớn hơn hoặc sự hợp tác nhóm rộng hơn.
- Bảo mật và bảo vệ dữ liệu: Bảo mật là yếu tố quan trọng hàng đầu khi nói đến tài liệu dự án. Đảm bảo rằng công cụ bạn chọn ưu tiên bảo vệ dữ liệu và bảo mật.
- Thử nghiệm phần mềm: Hầu hết các nhà cung cấp phần mềm đều cung cấp bản dùng thử hoặc bản demo miễn phí. Hãy tận dụng những cơ hội này để làm quen với phần mềm trước khi đưa ra quyết định cuối cùng. Bạn sẽ có cái nhìn rõ hơn về việc công cụ này có đáp ứng yêu cầu của bạn hay không và liệu nó có dễ sử dụng cho nhóm của bạn hay không.
- Đọc đánh giá: Cuối cùng, hãy xem các đánh giá và nhận xét trực tuyến từ những người dùng khác để hiểu rõ hơn về điểm mạnh và điểm yếu của phần mềm. Đọc về trải nghiệm của người khác có thể giúp bạn đưa ra quyết định và đặt ra kỳ vọng thực tế.
Bằng cách chú ý đến các mẹo này và xem xét nhu cầu và ngân sách của dự án, bạn sẽ có đủ điều kiện để tìm ra phần mềm tài liệu dự án phù hợp. Hãy nhớ rằng, công cụ tốt nhất cho bạn là công cụ giúp hợp lý hóa quy trình làm việc, tăng cường sự hợp tác, cải thiện hiệu quả và phù hợp hoàn hảo với quy trình quản lý dự án của bạn.
Tại sao chọn ClickUp để quản lý tài liệu dự án
Dưới đây là một số lý do tại sao ClickUp là phần mềm tài liệu lý tưởng cho bạn:
- Tài liệu: Tạo, chỉnh sửa và cộng tác trên các tài liệu trực tiếp trong ClickUp. Liên kết tài liệu dự án với các nhiệm vụ, nhúng nội dung và sử dụng định dạng văn bản phong phú để tài liệu dự án được tổ chức và hấp dẫn về mặt thị giác
- Trang lồng nhau: Sắp xếp tài liệu thành phân cấp với các trang lồng nhau để cải thiện cấu trúc và dễ dàng điều hướng
- Ghi lại màn hình: Ghi lại các quy trình một cách trực quan bằng cách tạo và chia sẻ các bản ghi màn hình nhanh chóng với ClickUp Clips
- Cộng tác thời gian thực: Cho phép các thành viên trong nhóm chỉnh sửa tài liệu đồng thời, để lại nhận xét và gắn thẻ đồng nghiệp để nhận phản hồi hoặc đóng góp ý kiến
- Lịch sử phiên bản: Theo dõi các thay đổi và khôi phục lại các phiên bản tài liệu trước đó nếu cần
- Liên kết công việc: Liên kết tài liệu với công việc, công việc con hoặc dự án, đảm bảo bối cảnh và dễ dàng truy cập các tài nguyên có liên quan
- Mẫu tùy chỉnh: Tạo mẫu tài liệu có thể tái sử dụng để chuẩn hóa quy trình tài liệu dự án
- Chức năng tìm kiếm: Sử dụng Tìm kiếm kết nối trong ClickUp để nhanh chóng tìm thấy tài liệu, công việc hoặc từ khóa cụ thể trong không gian làm việc và các ứng dụng được kết nối
- Quyền truy cập và chia sẻ: Kiểm soát quyền truy cập tài liệu bằng quyền truy cập tùy chỉnh, giúp dễ dàng chia sẻ với các bên liên quan nội bộ hoặc bên ngoài một cách an toàn
- Trang chủ Tài liệu: Làm việc hiệu quả với trung tâm tập trung để quản lý tất cả tài liệu liên quan đến dự án tại một nơi.
Ngoài ra, bạn còn có các tính năng và công cụ khác giúp tập hợp tất cả các hoạt động quản lý dự án của bạn vào một nền tảng duy nhất.
- Bảng trắng ClickUp để nhóm brainstorming và biến ý tưởng thành công việc trực tiếp
- ClickUp Chat để chia sẻ thông tin cập nhật và giữ kết nối giữa các nhóm bất kể họ ở đâu
- Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại như cập nhật trạng thái, thông báo hoặc công việc định kỳ để tiết kiệm thời gian
- ClickUp Goals để ghi chép, chia sẻ và theo dõi các mục tiêu dự án
- Bảng điều khiển ClickUp thời gian thực để giữ cho các nhóm đồng bộ về tiến độ dự án
- Nhiều chế độ xem để theo dõi công việc dự án theo cách bạn muốn, bao gồm biểu đồ Gantt và bảng Kanban
- Tích hợp với các công cụ như Google Drive, Dropbox, Lịch Google và Zoom để hợp tác và chia sẻ tài nguyên một cách liền mạch
Tài liệu dự án trở nên dễ dàng với ClickUp
Tài liệu dự án là yếu tố cần thiết để các nhóm duy trì sự tổ chức, tập trung vào công việc và thành công. Với ClickUp, các nhóm có thể hợp lý hóa quy trình quản lý dự án và quy trình làm việc, giúp họ duy trì sự tổ chức và năng suất cao hơn. ⚡️
Không còn mất thời gian tìm kiếm các tệp và tài liệu bị phân tán từ nhiều nguồn khác nhau. Mọi thứ đều có thể truy cập trên một nền tảng duy nhất. Bắt đầu sử dụng ClickUp miễn phí!