Cách ghi chép bài học kinh nghiệm trong quản lý dự án

Thất bại không phải là điều tồi tệ, nhưng không học hỏi từ nó có thể là điều tồi tệ.

Hãy đối mặt với thực tế rằng các dự án không phải lúc nào cũng diễn ra theo kịch bản hoàn hảo.

Năng suất bị giảm sút, lịch trình bị xáo trộn và những "chi phí nhỏ" đột nhiên cộng lại khiến ngân sách của bạn vượt quá giới hạn như vạch đích của một cuộc marathon.

Nhưng mặt tích cực là: những sai lầm đó chỉ là những thất bại tạm thời, mang lại bài học cho cả cuộc đời (và sự khiêm tốn lành mạnh). Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là bạn nên chủ động tìm kiếm thảm họa chỉ để học hỏi. Mục tiêu là tránh chúng hoàn toàn hoặc giảm thiểu thiệt hại.

Đó là lúc hướng dẫn này phát huy tác dụng, giống như GPS quản lý dự án của riêng bạn, giúp bạn phát hiện các điểm khó khăn trước khi bạn chìm sâu vào hỗn loạn. Hãy cùng xem xét cách bạn có thể xác định, ghi chép và áp dụng những bài học này để cải thiện các dự án trong tương lai và thiết lập một quy trình trơn tru hơn.

Hiểu những bài học kinh nghiệm trong quản lý dự án

Trong bản ghi nhớ có viết rằng những bài học kinh nghiệm trong quản lý dự án giống như những khoảnh khắc "à há" mà bạn có được sau khi vượt qua một tình huống đặc biệt khó khăn.

Đó là những hiểu biết có thể hành động mà bạn thu được trong suốt vòng đời dự án khi phản ánh về những gì đã thành công, những gì không thành công và lý do tại sao — bao gồm các khía cạnh như lập kế hoạch, quản lý rủi ro, sự tham gia của các bên liên quan và sự hợp tác trong nhóm.

Tại sao bài học kinh nghiệm lại quan trọng

Vấn đề là ở chỗ: các nhà quản lý dự án phải đối mặt với những thách thức không ngừng thay đổi.

Một lộ trình để vượt qua các thách thức là cần thiết để đưa ra quyết định sáng suốt và tăng hiệu suất của nhóm.

Bằng cách dành thời gian để suy ngẫm về cả những thành công và những khoảnh khắc "hớ hênh", toàn bộ nhóm dự án của bạn có thể đạt được mục tiêu dự án và:

Sự khác biệt giữa quản lý kiến thức và bài học kinh nghiệm

Mặc dù kinh nghiệm đóng vai trò quan trọng trong quản lý dự án, nhưng chúng chỉ là một phần trong bức tranh tổng thể của quản lý kiến thức. Dưới đây là so sánh giữa hai khái niệm này:

Bài học quan trọng trong quản lý dự án

Dưới đây là danh sách những hiểu biết tiềm năng mà bạn có thể gặp phải trong quá trình thực hiện dự án. Hãy nghiên cứu những bài học này để thay đổi cách tiếp cận của bạn đối với các dự án trong tương lai.

1. Ghi lại những bài học kinh nghiệm và áp dụng chúng trong suốt vòng đời dự án

Hãy thành thật: những bài học kinh nghiệm thường bị đẩy đến cuối dự án và sau đó bị lãng quên nhanh hơn danh sách việc cần làm của ngày hôm qua.

Nhưng thực tế là—những kiến thức này chính là vũ khí bí mật của bạn.

Để tận dụng tối đa những bài học kinh nghiệm, hãy áp dụng chúng trong quá trình tiến độ dự án.

2. Luôn xác định phạm vi công việc của bạn

Một nghiên cứu hấp dẫn từ những năm 1980, Lý thuyết đặt mục tiêu của Edwin Locke vẫn còn giá trị đến ngày nay. Nghiên cứu này cho thấy rằng việc đặt ra các mục tiêu cụ thể và đầy thách thức sẽ dẫn đến hiệu suất cao hơn 90% so với việc đặt ra các mục tiêu mơ hồ.

Đây là lý do tại sao các công ty nhấn mạnh Mục tiêu và Kết quả chính (OKR) — một khung cài đặt mục tiêu được thiết kế để điều chỉnh chiến lược và thực thi.

Phạm vi được ghi chép rõ ràng sẽ đặt ra những kỳ vọng rõ ràng và bảo vệ chống lại sự mở rộng phạm vi — yếu tố ngấm ngầm làm tiêu tốn ngân sách, làm chệch hướng dòng thời gian và nguồn lực. Sử dụng đường cơ sở làm hướng dẫn và thực thi các quy trình kiểm soát thay đổi cho bất kỳ điều chỉnh nào. Đúng, điều này có thể cảm thấy quan liêu, nhưng hãy coi đó là dây an toàn cho dự án của bạn

3. Tạo kế hoạch truyền thông

Hãy tưởng tượng bạn nhận được bản cập nhật dự án với nội dung: "Mọi việc đang tiến độ theo kế hoạch. "

Hữu ích? Không nhiều lắm. Bây giờ hãy so sánh với: "Chúng tôi đã hoàn thành 75% giai đoạn phát triển. Tiếp theo, chúng tôi sẽ thử nghiệm nguyên mẫu và đây là những gì chúng tôi cần từ nhóm của bạn trước thứ Sáu. " Rõ ràng, có thể thực hiện và tập trung.

Kế hoạch truyền thông có thể quyết định sự thành công hay thất bại của dự án. Liên kết các bản cập nhật của bạn với các chiến lược quản lý thay đổi, đảm bảo thông tin chính xác đến tay đúng người vào đúng thời điểm.

Bỏ qua thuật ngữ chuyên ngành và những điều thừa thãi — sự nhất quán và rõ ràng nên là kim chỉ nam của bạn.

4. Ghi chép yêu cầu và nắm rõ chúng trước khi bắt đầu quá trình mua sắm

Vào đầu những năm 2000, Hệ thống hành lý tự động của Sân bay Quốc tế Denver đã trở thành một bài học cảnh báo trong lập kế hoạch dự án. Sự cố của hệ thống này đã khiến sân bay mở cửa chậm 16 tháng và gây ra chi phí vượt dự toán rất lớn, đi vào lịch sử như một dự án thất bại ngoạn mục.

Hàng thập kỷ sau, những bài học từ thất bại này vẫn còn phù hợp. Bài học số một: Đừng bỏ qua việc lập tài liệu yêu cầu thích hợp.

Dành thời gian cần thiết để phân tích các quy trình hiện tại và xác định trạng thái "mong muốn". Tham gia các bên liên quan phù hợp ngay từ đầu để xác thực các yêu cầu này và đảm bảo chúng phù hợp với mục tiêu kinh doanh. Nỗ lực ban đầu này giúp bạn tránh được việc phải làm lại tốn kém và những kỳ vọng không phù hợp sau này.

5. Bắt đầu quản lý thay đổi từ sớm

Chần chừ trong quản lý thay đổi giống như cố nhồi nhét kiến thức vào đêm trước kỳ thi – hiếm khi kết quả tốt đẹp.

Thu hút những người ủng hộ thay đổi và điều chỉnh chiến lược của bạn cho phù hợp với động lực của nhóm. Sự ủng hộ sớm từ các bên liên quan đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ và giảm thiểu sự kháng cự.

6. Xác định các chỉ số đo lường từ đầu

Nếu bạn đang đầu tư nhiều thời gian và tiền bạc, hãy xác định các tiêu chí thành công và các biện pháp ROI ngay từ đầu. Cân nhắc ba lĩnh vực khóa:

7. Chấp nhận rủi ro một cách có tính toán

Khi NASA phát triển chương trình Apollo, họ phải đối mặt với một rủi ro khiến bất kỳ nhà quản lý dự án nào cũng phải lo lắng. Tuy nhiên, họ không né tránh. Thay vào đó, họ đánh giá từng rủi ro, sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các chiến lược giảm thiểu rủi ro và cân bằng tiến độ một cách thận trọng.

Kết quả? Một cuộc đổ bộ lên mặt trăng lịch sử đã định nghĩa lại những gì có thể.

Mỗi dự án đều có những rủi ro riêng. Các nhà quản lý dự án giàu kinh nghiệm học cách nhận ra các mẫu và đưa ra quyết định sáng suốt về thời điểm nên thúc đẩy và thời điểm nên tạm dừng. Những người giỏi trong việc tính toán rủi ro sẽ tìm ra điểm cân bằng giữa thúc đẩy tiến độ và duy trì kiểm soát.

Các bước để tiến hành phiên học hỏi kinh nghiệm

Nếu bạn đã sẵn sàng để nắm vững quy trình rút kinh nghiệm, đây là hướng dẫn từng bước để đảm bảo những hiểu biết sâu sắc không chỉ bị bỏ quên trong một tập tin.

Bước 1: Xác định: Khám phá những viên ngọc quý của sự hiểu biết

Hãy tưởng tượng bạn vừa hoàn thành một dự án, gửi khảo sát và nhận được phản hồi như: "Chúng tôi không biết ai đang làm việc gì trong một nửa thời gian. " Đó là lúc bạn nhận ra giai đoạn này rất quan trọng để tránh sự hỗn loạn lặp lại.

Bước 2: Tài liệu hóa: Biến những hiểu biết thành tài nguyên hữu hình

Nếu không có tài liệu ghi chép đầy đủ, những bài học kinh nghiệm chỉ là những suy nghĩ thoáng qua. Tạo báo cáo Bài học kinh nghiệm bao gồm:

Bước 3: Phân tích: Trích xuất thông tin chi tiết có thể hành động

Hãy tưởng tượng: nhóm của bạn vừa hoàn thành một dự án lớn và nhận được phản hồi như sau: "Một nửa số thành viên trong nhóm không hiểu danh sách công việc ưu tiên và chúng tôi đã mất hàng tuần để làm những công việc không quan trọng. "

Dữ liệu mà không có phân tích chỉ là tiếng ồn, và ví dụ trên là ví dụ điển hình nhất. Phân tích phản hồi là nơi bài học kinh nghiệm biến từ những quan sát vô ích thành những hiểu biết có thể hành động. Phát hiện xu hướng, xác định các vấn đề lặp lại và khám phá cơ hội cải tiến.

Nếu phiên của bạn diễn ra giữa dự án, hãy hành động nhanh chóng — áp dụng những bài học này để điều chỉnh hướng đi cho giai đoạn tiếp theo.

Bước 4: Lưu trữ: Đảm bảo những kinh nghiệm quý báu của bạn không bị mất đi

Hãy tưởng tượng bạn đầu tư thời gian và nỗ lực để tổng hợp những bài học quý giá, chỉ để cất chúng vào một thư mục ẩn mà ngay cả Sherlock Holmes cũng khó tìm thấy.

Mục tiêu rất đơn giản: đảm bảo bất kỳ ai cần những thông tin này đều có thể nhanh chóng tìm thấy và sử dụng chúng.

Bước 5: Truy xuất: Biến bài học trong quá khứ thành thành công trong tương lai

Nhóm của bạn đang chuẩn bị cho một dự án mới và bạn phát hiện ra một báo cáo kinh nghiệm rút ra từ một sáng kiến tương tự. Báo cáo này nhấn mạnh rằng vai trò của các bên liên quan không được xác định rõ ràng lần trước, dẫn đến sự chậm trễ và nhầm lẫn.

Với những hiểu biết này, bạn có thể phân công trách nhiệm ngay từ đầu, tránh lặp lại sai lầm và tiết kiệm cho nhóm của bạn hàng tuần trời làm việc mệt mỏi.

Đây là giá trị của việc xem lại kho lưu trữ bài học kinh nghiệm khi bắt đầu một dự án tương tự. Các báo cáo trong quá khứ này đóng vai trò như một tờ giấy ghi chú giúp bạn xác định những rủi ro tiềm ẩn và tận dụng cơ hội.

Công cụ ghi chép bài học kinh nghiệm

Chắc hẳn bạn đã nhận ra rằng công nghệ có thể đơn giản hóa quá trình rút ra bài học kinh nghiệm như thế nào. Từ việc thu thập thông tin chi tiết đến việc làm cho chúng dễ tiếp cận cho các dự án trong tương lai, các công cụ phù hợp sẽ thay đổi hoàn toàn cuộc chơi.

Vậy, đây là những gì bạn cần:

Giờ đây, bạn có thể chuyển đổi giữa nhiều công cụ để thực hiện các công việc này hoặc sử dụng một giải pháp duy nhất để thực hiện tất cả.

Đó là lúc ClickUp phát huy tác dụng.

Sử dụng ClickUp để rút ra bài học kinh nghiệm

Đây là lý do tại sao ClickUp rất hiệu quả: Nó cho phép bạn theo dõi công việc, ghi chép thông tin chi tiết và cộng tác trong thời gian thực.

Hãy cùng xem qua một số tính năng giúp thực hiện điều này:

Tính năng 1 – Nhiệm vụ ClickUp

Các nhiệm vụ ClickUp được thiết kế để mang lại sự rõ ràng và cấu trúc cho việc thực hiện dự án.

Bạn có thể phân công trách nhiệm cụ thể, chia nhỏ các dự án phức tạp thành các phần dễ quản lý và theo dõi tiến độ trong thời gian thực.

Hãy tưởng tượng bạn đang nhìn lại một dự án trong quá khứ, nơi mà sự hiểu lầm đã gây ra sự chậm trễ. Với Nhiệm vụ ClickUp, bạn có thể chỉ định vai trò chính xác và bao gồm các công việc con, ngày đáo hạn và mức độ ưu tiên để đảm bảo không có gì bị bỏ sót.

Tính năng 2 – Mục tiêu ClickUp

Sử dụng ClickUp Goals để kết nối các bài học kinh nghiệm với các mục tiêu có thể thực hiện được. Bạn có thể:

Tính năng 3 – Trò chuyện ClickUp

Sự hiểu lầm thường đứng đầu danh sách các bài học kinh nghiệm trong các dự án, và ClickUp Chat giải quyết vấn đề này một cách trực diện.

Tính năng này tập trung tất cả các thông tin liên lạc của nhóm, đảm bảo mọi người luôn đồng bộ.

Thay vì phải chuyển qua lại giữa các email và ứng dụng nhắn tin của bên thứ ba, bạn có thể giữ các cuộc thảo luận liên quan trực tiếp đến công việc và dự án. Điều này đảm bảo các cuộc hội thoại quan trọng không bị mất trong một biển tin nhắn không liên quan.

Tính năng 4 – Tài liệu ClickUp

Tài liệu thích hợp là rất quan trọng để rút ra bài học kinh nghiệm. Nếu không có kho lưu trữ tập trung và có tổ chức, những thông tin quan trọng có thể bị phân tán và bị lãng quên.

Hãy sử dụng ClickUp Docs, một tính năng giúp đơn giản hóa việc thu thập, sắp xếp và chia sẻ các chi tiết dự án.

Ví dụ, EdgeTech đã dựa vào ClickUp Docs trong khi thực hiện kế hoạch nội dung cho việc ra mắt sản phẩm. Nhóm đã xây dựng một kho lưu trữ nội dung có cấu trúc đồng thời tiết kiệm thời gian và nỗ lực.

Lần gần đây nhất chúng tôi đánh giá cao tác động của sự hợp tác trong ClickUp là khi thực hiện kế hoạch nội dung cho ra mắt một sản phẩm. Chúng tôi đã xây dựng và duy trì một kho lưu trữ nội dung bằng công cụ tài liệu, bao gồm cấu trúc phân cấp, chỉnh sửa hợp tác và các tính năng nhúng mạnh mẽ.

Tính năng 5 – Bảng điều khiển ClickUp

Bảng điều khiển ClickUp cung cấp bản tóm tắt trực quan về hiệu suất dự án và năng suất của nhóm, giúp bạn dễ dàng phát hiện xu hướng và theo dõi tiến độ. Với các tiện ích có thể tùy chỉnh, bạn có thể tạo bảng điều khiển phù hợp với các chỉ số cụ thể của mình, từ KPI đến dữ liệu bài học kinh nghiệm.

Ví dụ: nếu các dự án trước đó nêu rõ các điểm nghẽn trong dòng thời gian, bạn có thể sử dụng Bảng điều khiển để theo dõi tỷ lệ hoàn thành công việc và xác định các khả năng chậm trễ trước khi chúng trở nên nghiêm trọng.

Nghiên cứu điển hình: Chick-fil-A 🤝🏻 ClickUp

🛠 Thách thức: Chick-fil-A, một công ty dịch vụ nhanh với hơn 3.000 địa điểm, phải đối mặt với những thách thức trong việc quản lý quá trình nhập môn, đào tạo và lập lịch do các hệ thống không liên kết với nhau

✨ Giải pháp: Bảng điều khiển ClickUp cung cấp chế độ xem tập trung về sự phát triển của nhân viên, cho phép các nhà quản lý dễ dàng điều hướng tài liệu đào tạo, theo dõi tiến độ và điều chỉnh kế hoạch theo thời gian thực

🔮 Tác động: ClickUp đã giúp Chick-fil-A giảm 33% chi phí quản lý và tiết kiệm hơn 10 giờ mỗi tuần cho các nhà quản lý, góp phần vào tỷ lệ giữ chân nhân tài hàng đầu 10% của công ty

Mẫu bài học kinh nghiệm của ClickUp

Tải xuống mẫu này

Hãy tưởng tượng nhóm của bạn vừa hoàn thành một dự án đầy thách thức, và bạn đang nhìn chằm chằm vào một đống ghi chú dán, bản ghi cuộc họp và phản hồi rải rác khắp nơi.

Việc tổ chức các bài học này có vẻ như là một công việc quá sức.

Hãy sử dụng: Mẫu Bài học kinh nghiệm của ClickUp. Mẫu này giúp đơn giản hóa việc thu thập thông tin chi tiết, phân tích kết quả và tạo lộ trình dự án để cải thiện.

Áp dụng bài học kinh nghiệm trong các ngành công nghiệp khác nhau

🛠️ Áp dụng kinh nghiệm học được vào phát triển sản phẩm mới

Khi một công ty khởi nghiệp công nghệ gặp khó khăn trong việc đáp ứng thời hạn ra mắt sản phẩm, vấn đề cốt lõi là do mục tiêu không phù hợp và cột mốc không rõ ràng.

Sau khi áp dụng ClickUp, nhóm đã thay đổi cách tiếp cận của mình.

Họ đã sử dụng Mục tiêu ClickUp để đặt ra các mục tiêu cụ thể, chẳng hạn như hoàn thành thử nghiệm nguyên mẫu trong vòng sáu tuần, và liên kết từng cột mốc với các công việc có thể thực hiện được. Các tính năng của ClickUp tỏa sáng trong phát triển sản phẩm mới bằng cách biến những bài học kinh nghiệm thành các bước có thể thực hiện được.

📌 Ví dụ: nếu một dự án trước đây bị chậm trễ do giao tiếp kém, ClickUp Goals đảm bảo mọi thành viên trong nhóm đều biết vai trò của mình, trong khi Milestones chia dự án thành các giai đoạn dễ quản lý.

🔮 Kết quả: Với ClickUp, công ty khởi nghiệp này đã đáp ứng được các thời hạn mới, hợp tác thời gian thực và hiệu quả.

Nhóm đã học cách áp dụng những hiểu biết từ kinh nghiệm trong quá khứ trực tiếp vào quy trình làm việc hiện tại.

🤝 Nâng cao trải nghiệm khách hàng thông qua các bài học kinh nghiệm

Giả sử một khách hàng liên hệ để phản hồi về một tính năng có lỗi. Nhóm ghi nhận phản hồi, hứa sẽ khắc phục, nhưng sau đó không có gì xảy ra.

Kết quả? Khách hàng không hài lòng vì cảm thấy bị bỏ qua.

Bạn có thể sử dụng các tính năng Phản hồi và Bình luận của ClickUp để giải quyết vấn đề.

✨ Giải pháp: Các công cụ Phản hồi và Bình luận của ClickUp giúp đơn giản hóa cách các nhóm quản lý và hành động dựa trên thông tin chi tiết về khách hàng.

Phản hồi thu thập qua biểu mẫu có thể được gắn thẻ, phân loại và chỉ định trực tiếp thành công việc cho các thành viên nhóm có liên quan. Các nhận xét về công việc hoặc tài liệu thậm chí có thể trở thành nhiệm vụ cần thực hiện, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ phản hồi nào.

🔮 Kết quả: Bằng cách sử dụng ClickUp, các doanh nghiệp có thể tạo ra một quy trình làm việc liền mạch để theo dõi các bài học kinh nghiệm:

📦 Bài học kinh nghiệm trong thương mại điện tử và quản lý chuỗi cung ứng

Hãy tưởng tượng: một cửa hàng thương mại điện tử hứa giao hàng trong hai ngày nhưng liên tục không đạt được mục tiêu vì nhóm chuỗi cung ứng và bộ phận thực hiện đơn đặt hàng không đồng bộ.

Đơn đặt hàng chồng chất, khách hàng bắt đầu phàn nàn.

Đây là loại hỗn loạn mà các tính năng Lộ trình và Quản lý quy trình làm việc của ClickUp được xây dựng để giải quyết.

✨ Giải pháp: Các công cụ Lộ trình và Quy trình làm việc của ClickUp cung cấp một nền tảng tập trung để đơn giản hóa các hoạt động:

🔮 Kết quả: Với các công cụ phù hợp, các doanh nghiệp có thể đạt được:

"Ôi, chúng ta lại làm sai rồi!" – Không còn nữa với ClickUp

Thực tế là, lặp lại sai lầm còn đau đớn hơn lần đầu tiên. Đó là cảm giác hối hận khi nghĩ, "Tôi đã có thể tránh được điều này nếu chỉ cần kiểm tra kỹ hơn."

Và bạn không đơn độc — 47% dự án ERP đã vượt quá ngân sách.

Ôi trời! Đừng để dự án của bạn trở thành một con số thống kê.

Với nền tảng tất cả trong một của ClickUp, bạn có thể ghi lại các bài học kinh nghiệm, ghi chép chúng một cách dễ dàng và tích hợp các thông tin chi tiết trực tiếp vào quy trình làm việc. Các tính năng như Lập kế hoạch lộ trình, Thu thập phản hồi và Bảng điều khiển của ClickUp đảm bảo nhóm của bạn học hỏi, cải thiện và tránh lặp lại những sai lầm trong quá khứ.

Đừng lặp lại lịch sử — đăng ký ClickUp ngay hôm nay và giữ cho dự án của bạn đi đúng hướng (và trong ngân sách)!