{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Đóng dự án là gì?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Đóng dự án là giai đoạn quan trọng cuối cùng trong chu kỳ quản lý dự án. Nó đánh dấu sự kết thúc của một dự án, là chỉ số hiệu suất quan trọng cuối cùng trước khi bất kỳ sản phẩm nào có thể bắt đầu tạo ra tác động đến tổ chức. " } } ] }
Kết thúc dự án là một phần không thể thiếu trong quản lý dự án. Đây là giai đoạn cuối cùng khi các kết quả được kiểm tra dựa trên KPI và phạm vi, các vấn đề còn tồn đọng được giải quyết, bài học kinh nghiệm được rút ra, việc bàn giao hoàn tất và dự án được ký kết.
Trong nhiều khía cạnh, việc kết thúc dự án cũng quan trọng như cuộc họp khởi động và phạm vi công việc (SOW). Đây là việc mà các nhà quản lý nên dành thời gian để đảm bảo rằng các kết quả dự án đã được hoàn thành như mong đợi và dự án đã được thực hiện thành công.
Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước để kết thúc một dự án và cung cấp năm mẫu hữu ích mà bạn có thể sử dụng để hợp lý hóa quy trình kết thúc dự án cho nhóm của mình.
Đóng dự án là gì?
Cho dù dự án là nội bộ hay được thực hiện bởi bên thứ ba, chẳng hạn như công ty phát triển phần mềm hoặc công ty tiếp thị, dự án luôn phải kết thúc bằng giai đoạn kết thúc dự án.
Kết thúc dự án là giai đoạn quan trọng cuối cùng trong chu kỳ quản lý dự án. Nó đánh dấu sự kết thúc của một dự án, là chỉ số hiệu suất quan trọng cuối cùng trước khi bất kỳ sản phẩm nào có thể bắt đầu tạo ra tác động đến tổ chức.
Ví dụ: nếu mục tiêu là triển khai phần mềm quản lý mối quan hệ khách hàng mới trong một tổ chức doanh nghiệp, quá trình này có thể mất nhiều thời gian, đặc biệt là nếu có sự tham gia của các nhà cung cấp hoặc tư vấn bên thứ ba.
Tuy nhiên, việc dành thời gian cần thiết là rất đáng giá: Hầu hết các dự án (bất kể kích thước) đều diễn ra suôn sẻ hơn khi có phần mềm quản lý dự án giúp mọi người tập trung vào công việc và đồng bộ hóa thông tin.
Tại sao việc kết thúc dự án lại quan trọng?
Việc tổng kết dự án hiệu quả có thể giúp định hình văn hóa của nhóm. Mọi điều mà thành viên nhóm hoặc trưởng dự án học được từ việc triển khai và hoàn thành dự án, bao gồm cả thành công và thất bại, đều có thể được áp dụng cho các dự án trong tương lai.
Điều quan trọng không kém là đảm bảo rằng tài liệu, tài sản và các sản phẩm khác được chuyển giao cho khách hàng và được ký xác nhận. Nếu không, khách hàng có thể cho rằng dự án không được hoàn thành như mong đợi, đặc biệt nếu những tài sản đó được bao gồm trong hợp đồng.
Kết thúc dự án bao gồm việc trả lời một số câu hỏi để đảm bảo mọi việc đã được hoàn tất, bao gồm:
- Các mục tiêu và mục đích đã đạt được chưa?
- Khách hàng có hài lòng với tài liệu dự án và kết quả đầu ra không?
- Dự án đã được hoàn thành đúng cách trong thời gian và ngân sách dự kiến chưa?
- Có bài học nào rút ra từ các vướng mắc hoặc vấn đề trong quá trình thực hiện có thể hữu ích cho các nhóm dự án trong tương lai không?
- Các nhà lãnh đạo cấp cao, quản lý hoặc các bên liên quan khác có hài lòng với kết quả dự án không?
- Lợi tức đầu tư dự kiến là bao nhiêu, hoặc khách hàng sẽ nhận được lợi tức đầu tư như thế nào sau khi dự án kết thúc?
- Để tham khảo trong tương lai — liệu thời gian, nỗ lực và tiền bạc đầu tư có xứng đáng không?
- Sau khi đã được bàn giao, các bên liên quan và nhân viên sẽ sử dụng sản phẩm (ví dụ: một ứng dụng phần mềm mới) có biết về nó và đã được đào tạo chưa?
Cách bạn trả lời những câu hỏi này phụ thuộc vào việc bạn đang thực hiện dự án nội bộ hay cho khách hàng. Mỗi bên sẽ có cách tiếp cận khác nhau đối với quy trình quản lý dự án này.
Việc kết thúc dự án rất quan trọng vì nó quyết định dự án thành công hay thất bại và những bài học kinh nghiệm có thể rút ra. Thông thường, các dự án chỉ được đánh giá dựa trên tiêu chuẩn ngân sách và thời gian.
Thành công không chỉ là con số. Chúng ta có đạt được chất lượng mong muốn không? Chúng ta có đạt được mục tiêu kinh doanh không? Những yếu tố này rất quan trọng nếu bạn muốn dự án thành công rực rỡ.
Các loại kết thúc dự án
Có một số loại kết thúc dự án có thể được thực hiện tùy thuộc vào hoàn cảnh và mục tiêu cụ thể của dự án. Dưới đây là một số loại phổ biến:
- Đóng dự án bình thường: Đây là loại đóng dự án tiêu chuẩn và phổ biến nhất, trong đó dự án được hoàn thành theo kế hoạch, tất cả các sản phẩm được tạo ra và tất cả các mục tiêu và mục đích đều đạt được. Nhóm dự án hoàn thành tất cả các công việc còn lại, tiến hành đánh giá và phê duyệt cuối cùng, đồng thời chính thức đóng dự án.
- Đóng sớm: Nếu bạn đang sử dụng phần mềm quản lý dự án, điều này có nghĩa là bạn có thể đánh dấu mọi mục hành động là đã hoàn thành. Thật không may, không phải mọi giai đoạn kết thúc dự án đều kết thúc như vậy. Một số dự án bị đóng trước khi có thể khởi động. Khi một dự án bị hủy ngay trước khi bắt đầu, đó được gọi là đóng sớm.
- Đóng một phần: Đôi khi, một dự án có thể được đóng một phần khi một số thành phần hoặc giai đoạn đã được hoàn thành thành công, nhưng những thành phần hoặc giai đoạn khác vẫn đang tiếp tục. Loại đóng này cho phép thực hiện theo từng giai đoạn, trong đó các phần đã hoàn thành được đóng trong khi công việc còn lại tiếp tục. Điều này giúp quản lý các phụ thuộc và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nguồn lực một cách hiệu quả.
- Đóng dự án hợp nhất: Trong trường hợp nhiều dự án liên quan được thực hiện đồng thời, có thể thực hiện đóng dự án hợp nhất. Quá trình này bao gồm hợp nhất các kết quả, bài học kinh nghiệm và nguồn lực từ nhiều dự án vào một quy trình đóng dự án duy nhất. Điều này giúp đảm bảo tính nhất quán, chuyển giao kiến thức và sử dụng nguồn lực hiệu quả giữa các dự án.
- Đóng dự án tạm thời: Nếu dự án cần tạm thời bị đình chỉ do các yếu tố bên ngoài hoặc hạn chế về hoạt động, thì sẽ thực hiện đóng dự án tạm thời. Dự án sẽ bị tạm dừng cho đến khi tình hình cho phép tiếp tục. Trong thời gian đóng dự án, nhóm sẽ ghi chép trạng thái dự án, các nguồn lực và bất kỳ hành động cần thiết nào khi dự án tiếp tục.
- Đóng dự án không thành công: Thật không may, không phải tất cả các dự án đều thành công. Đóng dự án không thành công xảy ra khi dự án không thể đạt được mục tiêu hoặc mang lại kết quả mong muốn. Trong trường hợp này, dự án sẽ bị đóng mà không hoàn thành các mục tiêu đã đề ra. Điều quan trọng là phải tiến hành phân tích kỹ lưỡng các nguyên nhân thất bại, ghi chép lại các bài học kinh nghiệm và xác định các thành phần có thể cứu vãn hoặc các điều chỉnh tiềm năng cho các dự án trong tương lai.
Bây giờ, hãy cùng tìm hiểu các bước cần thực hiện khi kết thúc dự án.
5 bước để hoàn thành quy trình kết thúc dự án
Dưới đây là năm bước mà các nhóm quản lý dự án cần thực hiện khi kết thúc dự án và xin phê duyệt từ khách hàng và các bên liên quan.
1. Thực hiện các công việc hoàn thành
Các công việc còn dang dở luôn cần được hoàn tất trong giai đoạn cuối của bất kỳ dự án nào.
Các kết quả chính của dự án sẽ đã được hoàn thành, vì vậy hãy đảm bảo rằng các mục hành động và mục tiêu nhỏ hơn không bị bỏ sót. Điều này có thể bao gồm những nội dung sau:
- Tài sản phụ và sản phẩm đầu ra
- Tài liệu dự án và, trong trường hợp sản phẩm phần mềm, hướng dẫn sử dụng sản phẩm
- Bất kỳ khóa đào tạo nào cần được triển khai
- Các tệp tin và tài sản trí tuệ mà khách hàng sở hữu sau khi hoàn thành đã được chuyển giao
- Hóa đơn đã gửi và đã thanh toán
- Bất kỳ công việc quản trị viên nào khác cần làm trước khi bạn có thể bắt đầu quá trình kết thúc dự án
2. Tham khảo phạm vi dự án hoặc bản tóm tắt để đảm bảo các mục tiêu được đáp ứng
Giờ đây, khi mọi việc đã được hoàn tất, đã đến lúc kiểm tra lại phạm vi hoặc bản tóm tắt ban đầu để đánh giá xem các mục tiêu đã đạt được hay chưa.
Thành công của dự án được đánh giá dựa trên nhiều tiêu chí và chỉ số hiệu suất chính. Ở cấp độ cao, hầu hết các dự án được đánh giá dựa trên một số chỉ số cốt lõi:
- Chúng ta đã cung cấp những gì khách hàng mong đợi chưa?
- Quá trình kết thúc dự án có đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách không?
- Khách hàng có hài lòng với chất lượng và sẵn sàng ký kết các sản phẩm đã giao không?
- Các mục tiêu kinh doanh và hoạt động đã đạt được chưa?
Miễn là nhóm quản lý và nhóm quản lý dự án có thể trả lời có cho hầu hết (tốt nhất là tất cả) các câu hỏi này, thì dự án đã thành công. Việc đạt được các mục tiêu trong một dự án có thể hữu ích nếu bạn muốn làm việc lại với cùng một tổ chức trong một dự án mới. 🛠️
Đó là lý do tại sao quá trình đánh giá hiệu suất và kết thúc dự án lại quan trọng đến vậy. Bạn có thể sử dụng thời gian này để xem xét kết quả và bài học kinh nghiệm với khách hàng, cũng như nội bộ công ty.
Quản lý dự án cũng có thể sử dụng thông tin này cho cuộc họp học tập 360 độ nội bộ để áp dụng các bài học thực tiễn vào các tài liệu, quy trình công việc và quy trình dự án trong tương lai.
Các thành viên trong nhóm sẽ đánh giá cao phản hồi và hướng dẫn về hiệu suất dự án để làm tốt hơn nữa trong lần tiếp theo.
3. Hoàn thành báo cáo tóm tắt cho khách hàng và cuộc họp học tập 360 độ nội bộ
Báo cáo tóm tắt là một trong những phần hữu ích nhất của quá trình kết thúc dự án. Người quản lý dự án nên dành thời gian cho hai báo cáo: báo cáo tóm tắt nội bộ, còn được gọi là cuộc họp học tập 360 độ, và báo cáo tóm tắt cho khách hàng và cuộc họp bàn giao.
Cố gắng tổ chức cuộc họp nội bộ qua điện thoại hoặc trực tiếp trước khi nói chuyện với khách hàng. Bằng cách này, tất cả mọi người trong quy trình quản lý dự án của bạn sẽ có cùng thông tin.
Nếu có bất kỳ sự cố nào xảy ra trong giai đoạn kết thúc dự án, sẽ rất hữu ích khi biết ai chịu trách nhiệm về những sai lầm đó và các vấn đề đã được giải quyết như thế nào.
Các nhà quản lý dự án cần sử dụng thời gian này để xem xét lại toàn bộ quá trình với nhóm dự án, từ đầu đến cuối, bao gồm các cột mốc quan trọng.
Trong cuộc họp 360 độ, hãy trung thực với bản thân và nhóm dự án. Hãy tự hỏi bản thân:
- Điều gì đã xảy ra?
- Điều gì đã diễn ra tốt đẹp?
- Các nguồn lực của dự án đã được sử dụng hiệu quả chưa?
- Nhóm đã thành công như thế nào trong việc thực hiện kế hoạch dự án?
- Chúng ta đã học được gì?
- Chúng ta có thể làm gì tốt hơn trong lần tới?
Ghi lại kết quả của cuộc họp nội bộ để bạn chuẩn bị tốt hơn cho buổi báo cáo kết thúc dự án với khách hàng.
Hầu hết khách hàng sẽ hỏi những câu hỏi tương tự như những câu hỏi được liệt kê ở trên. Ngoài ra, họ sẽ muốn đánh giá kết quả và sản phẩm dựa trên phạm vi, bản tóm tắt ban đầu, mục tiêu và mục đích.
Các bên liên quan và lãnh đạo cấp cao đánh giá thành công của dự án cuối cùng là muốn đảm bảo họ nhận được những gì họ đã trả tiền. Nếu bạn muốn thật kỹ lưỡng, hãy ghi tất cả những điều này vào báo cáo kết thúc dự án để họ có thể so sánh với kế hoạch dự án.
MẸO CHUYÊN NGHIỆPĐiều gì sẽ xảy ra nếu dự án không diễn ra đúng như kế hoạch? Việc ghi chép lại những gì đã xảy ra và lý do là rất quan trọng. Trong quá trình thực hiện dự án, hãy luôn ghi lại mọi thứ xảy ra trong phần mềm quản lý dự án, ghi âm các cuộc họp và cuộc gọi, đồng thời lưu giữ bản sao email trong nền tảng của bạn. Bằng cách này, khách hàng sẽ không thể tranh chấp hóa đơn trong quá trình kết thúc dự án.
4. Đảm bảo tài liệu hoàn chỉnh và việc bàn giao đã hoàn thành
Bạn có kế hoạch chuyển giao dự án chưa? Nếu có, thì bây giờ là lúc để bắt tay thực hiện kế hoạch này như một phần của quá trình kết thúc dự án. Nếu chưa, thì người quản lý dự án nên lập kế hoạch.
Ở giai đoạn kết thúc dự án này, thường chỉ cần đảm bảo rằng các tài liệu, tệp tin và các tài sản khác được giao cho khách hàng theo đúng kế hoạch. Đối với các sản phẩm dự án phức tạp hơn, chẳng hạn như phần mềm và ứng dụng, chu kỳ cuối dự án có thể bao gồm thử nghiệm, đào tạo và gỡ lỗi.
Khi bàn giao bất kỳ thứ gì, từ trang web đến phần mềm, khách hàng cần biết công việc đó hoạt động như thế nào. Nếu không, đó giống như bạn trả tiền cho một chiếc xe mà bạn không thể lái. Do đó, hãy đảm bảo rằng bạn đã cung cấp cho khách hàng mọi thứ họ cần:
- Quyền truy cập cấp quản trị viên vào các kết quả dự án
- Tài liệu và hướng dẫn
- Đào tạo hoặc tài liệu đào tạo
- Quyền sở hữu trí tuệ và các tài sản khác
- Tiếp cận hỗ trợ liên tục khi cần thiết
Việc chuyển giao rất hữu ích cho việc xây dựng lòng tin lâu dài. Bạn sẽ dễ dàng nhận được các dự án trong tương lai hơn khi biết rằng bạn đã hoàn thành thành công một dự án. Báo cáo kết thúc dự án có thể hữu ích để giúp đảm bảo dự án tiếp theo từ cùng một công ty.
Và việc bàn giao suôn sẻ sẽ mang lại kết quả là khách hàng hài lòng hơn, ít câu hỏi hơn sau khi kết thúc dự án và khả năng đảm bảo công việc tiếp tục diễn ra. Đánh dấu vào danh sách kiểm tra kết thúc dự án trong công cụ tài liệu dự án của bạn để biết rằng công việc đã hoàn thành.
5. Cảm ơn tất cả những người tham gia và giải tán nhóm dự án
Khi khách hàng hài lòng, dự án hoàn thành, việc bàn giao đã xong và các tài liệu dự án đã được chuyển giao, tất cả những gì còn lại là cảm ơn mọi người và giải tán nhóm dự án. 🙌
Với tư cách là người quản lý dự án, hãy đảm bảo rằng mọi thành viên trong nhóm đều biết rõ hiệu suất làm việc của mình. Học hỏi kinh nghiệm. Hãy nhớ ghi chép lại các thay đổi về quy trình và công việc mà bạn muốn áp dụng cho các dự án trong tương lai.
Điều này cũng áp dụng cho mọi thành công, phương pháp tắt hoặc công cụ mới đã thử. Nếu bạn đã tìm thấy điều gì đó giúp thực hiện công việc trong tương lai hiệu quả hơn, thì bạn có thể kết hợp mọi thứ đã học vào quy trình và công việc trong tương lai.
Giờ đây, bạn có thể phân công lại các thành viên trong nhóm cho các dự án, công việc và khách hàng khác.
Để giúp quản lý dự án dễ dàng hơn, chúng tôi đã tổng hợp danh sách năm mẫu kết thúc dự án đáng lưu lại.
5 mẫu hữu ích để kết thúc dự án
Các mẫu rất hữu ích cho nhiều tình huống, quy trình công việc và quy trình quản lý dự án. Chúng đặc biệt có giá trị khi bạn có thể tích hợp chúng với phần mềm quản lý dự án, chẳng hạn như ClickUp.
1. Mẫu Xem dạng danh sách đóng dự án ClickUp
Sử dụng Mẫu xem danh sách đóng dự án ClickUp đơn giản này để theo dõi mọi thứ.
Với phạm vi trường và trạng thái tùy chỉnh, bạn có thể thêm mẫu này vào ClickUp và biến nó thành phương pháp đóng dự án đơn giản của mình.
Nó được trang bị các loại chế độ xem khác nhau, chẳng hạn như Gantt, Bảng và Dòng thời gian. Vì vậy, bất kể nhóm của bạn thích xem và xử lý dòng thời gian dự án theo cách nào, bạn cũng có thể dễ dàng cấu hình theo sở thích của mình.
2. Mẫu chế độ xem nhiệm vụ kết thúc dự án ClickUp
Mẫu Xem nhiệm vụ kết thúc dự án ClickUp giống như một danh sách việc cần làm đơn giản mà bạn có thể sử dụng trong ClickUp. Sử dụng mẫu này làm danh sách kiểm tra kết thúc dự án để đảm bảo bạn đã hoàn thành tất cả các công việc còn dang dở.
Thêm mẫu và xem toàn bộ dự án (hoặc một loạt công việc con) dưới dạng danh sách việc cần làm. Đánh dấu chúng khi hoàn thành, đơn giản như vậy — tất nhiên là ngoài việc thực hiện công việc! 👀
3. Mẫu ClickUp 4Ls Retro
Đối với những ai muốn thể hiện rõ hơn trong các nhiệm vụ kết thúc dự án, đây là Mẫu ClickUp 4Ls Retro.
Nhóm của bạn có thể nói lên những điều họ yêu thích, mong muốn, ghét bỏ và học được từ dự án. Mẫu này có không gian để đi sâu vào những bài học mà nhóm đã học được.
Bạn nên điền vào bốn chữ "L", đặc biệt là khi dự án có nhiều thách thức, để nhóm cảm thấy được thấu hiểu, người quản lý dự án tiếp thu phản hồi và những bài học quý giá có thể được áp dụng cho công việc trong tương lai.
4. Mẫu biểu mẫu phản hồi ClickUp
Mẫu biểu mẫu phản hồi ClickUp rất hữu ích để thu thập ý kiến của khách hàng khi dự án hoàn thành và được ký kết. Bạn có thể sử dụng mẫu này cho phản hồi nội bộ và thậm chí là lời chứng thực từ khách hàng.
Khách hàng thường sẽ đưa ra phản hồi trong các cuộc gọi báo cáo. Ngay cả khi phản hồi đó là tiêu cực, bạn cũng nên ghi lại để có thể tích hợp vào kinh nghiệm cho tương lai.
Phản hồi tích cực và lời chứng thực còn có giá trị hơn nữa. Hãy công bố chúng trực tuyến với sự cho phép của khách hàng. Thu thập phản hồi này bằng mẫu phản hồi kỹ thuật số của ClickUp và tích hợp những bài học này vào công cụ quản lý dự án đáng tin cậy của bạn.
5. Mẫu bàn giao dự án ClickUp
Bạn cần thực hiện việc chuyển giao dự án nhưng không biết bắt đầu từ đâu?
Đừng lo lắng nếu bạn không có mẫu này trong quy trình hoạt động tiêu chuẩn của mình. Chúng tôi đã chuẩn bị sẵn Mẫu bàn giao dự án ClickUp cho bạn.
Đưa tất cả các chi tiết quan trọng vào tài liệu này để bàn giao thành công. Bao gồm các thông tin cần thiết như thông tin đăng nhập và liên kết đến thư mục, tài liệu, hướng dẫn đào tạo và bất kỳ thông tin nào khác mà khách hàng sẽ cần sau khi bàn giao.
Giữ cho tất cả các dự án của bạn luôn tiến triển và tránh những sự chậm trễ hoặc hiểu lầm gây tốn kém. Với Mẫu chuyển giao dự án của ClickUp, bạn có một giải pháp tất cả trong một cho các quy trình liền mạch cho mọi thành viên trong nhóm.
Hợp lý hóa việc kết thúc dự án với phần mềm quản lý dự án
Các mẫu và quy trình là những công cụ tổ chức tiết kiệm thời gian quý giá khi thực hiện danh sách kiểm tra kết thúc dự án và các mục hành động, chẳng hạn như:
- Tất cả công việc đã được hoàn thành chưa?
- Tất cả các kết quả và sản phẩm đã được ký kết nội bộ và bởi khách hàng chưa?
- Chúng ta đã hoàn thành việc bàn giao và đào tạo liên quan cho khách hàng chưa?
- Dự án đã được đóng chưa?
- Tất cả các công việc cần làm để kết thúc dự án đã được hoàn thành và được ban quản lý ký duyệt chưa?
Tuy nhiên, để quá trình này diễn ra suôn sẻ hơn cho tất cả mọi người, bạn cần phần mềm năng suất để quản lý toàn bộ chu kỳ dự án từ đầu đến cuối. Với phần mềm năng suất, toàn bộ nhóm dự án sẽ luôn tập trung vào công việc và chịu trách nhiệm về công việc của mình.
Nếu bạn cấp quyền truy cập, khách hàng cũng có thể cung cấp ý kiến, ý tưởng, phản hồi và tài nguyên của họ để đảm bảo dự án được thực hiện và kết thúc thành công.
Đăng ký tài khoản ClickUp miễn phí ngay hôm nay để quản lý toàn bộ chu kỳ dự án bằng một bộ phần mềm mạnh mẽ, giúp quá trình kết thúc dự án trở nên dễ dàng hơn cho mọi người.