Là một quản lý dự án, bạn biết rõ cần bao nhiêu thời gian, nỗ lực và công sức để quản lý một dự án từ khi hình thành đến khi hoàn thành. Không có gì sai khi áp dụng phương pháp quản lý dự án trực quan khi bạn chỉ có một vài dự án đơn giản.
Nhưng nếu bạn đang phải xoay xở nhiều dự án phức tạp, bạn sẽ thực sự hưởng lợi từ một phương pháp có tổ chức, phác thảo các giai đoạn của dự án. 🤹
Viện Quản lý Dự án (PMI) đã tạo ra quy trình quản lý dự án năm bước để cung cấp cho các nhà quản lý dự án một nền tảng sẵn sàng cho việc quản lý dự án tốt hơn. Nếu bạn gặp khó khăn với việc mở rộng phạm vi, làm lại hoặc tình trạng hỗn loạn chung của dự án, việc tuân theo năm giai đoạn quản lý dự án sẽ giúp nhóm của bạn đi đúng hướng.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giải thích 5 giai đoạn là gì và tại sao chúng lại hữu ích như vậy. Chúng tôi cũng sẽ chia sẻ các mẹo và tài nguyên thực tế để giúp bạn thành thạo từng giai đoạn trong chu kỳ quản lý dự án.
5 giai đoạn của quản lý dự án là gì?
PMI đã tạo ra phương pháp năm bước để cung cấp cho các nhà quản lý dự án một quy trình có hệ thống để thực hiện dự án từ A đến Z. Đây là năm giai đoạn của chu kỳ quản lý dự án:
1. Giai đoạn khởi động
Đây là giai đoạn bạn khởi động dự án và nhận được sự ủng hộ của các bên liên quan bằng cách xác định mục đích của dự án và cài đặt mục tiêu.
Giai đoạn khởi động thường kết thúc bằng một bản điều lệ dự án, là tài liệu nêu rõ phạm vi, mục tiêu, quản lý rủi ro, kết quả mong đợi và các bên liên quan của dự án. Mục đích ở đây là xây dựng sự hiểu biết chung về dự án để mọi người đều có chung quan điểm.
2. Giai đoạn lập kế hoạch
Bạn sẽ chi tiết hơn trong giai đoạn lập kế hoạch dự án. Đây là nơi bạn tạo ra các kế hoạch chi tiết để thực hiện, giám sát và kiểm soát dự án. Và đây là một trong những giai đoạn quản lý dự án quan trọng nhất để đảm bảo bạn có một khung công việc từ đầu đến cuối.
Bạn sẽ họp với nhóm của mình để quyết định khung thời gian, nguồn lực và ngân sách dự án. Đây cũng là thời điểm thích hợp để quyết định công cụ quản lý dự án giúp bạn lập kế hoạch và quản lý Công việc, Trò chuyện, Tài liệu, Mẫu và hơn thế nữa.
3. Giai đoạn thực thi
Trong quá trình thực hiện, nhóm dự án của bạn bận rộn với công việc và bạn bắt đầu quản lý mọi thứ.
Tuy nhiên, đây không phải là cơ hội để bạn tự mãn — một nhà quản lý dự án giỏi thường xuyên kiểm tra nhóm của mình để đảm bảo họ đang đi đúng hướng theo dòng thời gian của dự án và đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng. Bạn quản lý càng chặt chẽ trong giai đoạn thực hiện, bạn sẽ càng ít phải thay đổi trong giai đoạn tiếp theo.
4. Giai đoạn giám sát và kiểm soát
Không phải mọi dự án đều có ngày bắt đầu và kết thúc rõ ràng. Trong giai đoạn thứ tư, bạn theo dõi tiến độ dự án và so sánh với các chỉ số trong kế hoạch ban đầu.
Nếu dự án đang đi chệch hướng, bây giờ là cơ hội để điều chỉnh để bạn vẫn có thể đạt được mục tiêu của mình.
5. Giai đoạn kết thúc
Khi nhóm của bạn hoàn thành tất cả các công việc, bạn chính thức đóng dự án trong phần mềm quản lý dự án. Nhưng đừng để dự án chìm vào quên lãng — hãy lên lịch một cuộc họp tổng kết để thảo luận về quá trình thực hiện dự án và rút ra bài học cho các dự án trong tương lai.
Các giai đoạn chu kỳ dự án này rất hữu ích vì chúng cung cấp cho bạn cấu trúc để xây dựng một dự án vững chắc.
Chúng đủ linh hoạt để hỗ trợ hầu hết mọi dự án, kinh doanh hoặc nhóm, vì vậy bạn có thể thêm phong cách của mình và biến phương pháp quản lý dự án này thành của riêng bạn. ✨
Lợi ích của việc tuân theo các giai đoạn dự án
Các dự án không có nền tảng vững chắc có nguy cơ hiệu suất kém cao hơn. Thay vì tiếp cận dự án với thái độ buông thả, hãy áp dụng phương pháp từng giai đoạn để thấy được sự khác biệt có thể đo lường được trong hiệu suất dự án của bạn.
Trên thực tế, việc tuân theo các giai đoạn chu kỳ dự án này mang lại rất nhiều lợi ích. 🤩
Sự rõ ràng và định hướng
Chia dự án thành các giai đoạn rõ ràng sẽ giúp dự án trở nên dễ tiếp cận hơn và bớt đáng sợ hơn. Điều này đảm bảo bạn xác định mọi khía cạnh của dự án trước khi bắt đầu công việc, cung cấp cho nhóm của bạn một lộ trình rõ ràng để tuân theo, giúp bạn không bỏ sót bất kỳ chi tiết quan trọng nào.
Tham gia của các bên liên quan
Mọi người sẽ mất tập trung nếu họ nghĩ rằng dự án không liên quan đến họ hoặc quá phức tạp. Các giai đoạn chu kỳ dự án cho phép bạn giải thích lý do tại sao dự án quan trọng trước khi nhóm của bạn bắt tay vào công việc. Điều này không đảm bảo sự tham gia, nhưng quy trình quản lý dự án này giúp mọi người hiểu rõ hơn về vai trò của mình và lý do tại sao công việc của họ quan trọng. 🧑🏽💼
Xử lý dự án theo các giai đoạn rõ ràng cũng giúp giảm bớt suy nghĩ quá nhiều và chủ nghĩa hoàn hảo. Nếu nhóm của bạn gặp khó khăn trong việc làm lại các giai đoạn trước hoặc phạm vi dự án bị mở rộng, phương pháp từng bước là lựa chọn hoàn hảo để các bên liên quan đưa ra quyết định và tuân thủ quyết định đó.
Hiệu quả sử dụng tài nguyên
Bạn có nguồn lực hạn chế cho dự án này, vì vậy hãy tận dụng chúng một cách tối đa. Các giai đoạn quản lý dự án giúp bạn khai thác tối đa giá trị từ các nguồn lực hiện có, cho dù đó là ngân sách, công cụ hay nhân lực.
Nó khuyến khích lập kế hoạch chủ động, giúp bạn làm việc hiệu quả hơn trong thời gian ngắn hơn với các nguồn lực sẵn có. ⚒️
Quản lý rủi ro
Bạn xác định các rủi ro tiềm ẩn của dự án trong giai đoạn khởi động dự án. Điều này giúp nhóm của bạn, bao gồm cả các nhân viên pháp lý và nhân sự, có cơ hội giải quyết các rủi ro tiềm ẩn trước khi chúng xảy ra.
Các dự án được thực hiện theo từng giai đoạn ít gặp phải những trở ngại có thể phòng ngừa được, giúp bạn tránh được những rắc rối trong tương lai và thực hiện dự án suôn sẻ hơn. 🧘
Năng suất công việc được cải thiện
Chia dự án thành các giai đoạn giúp bạn có các điểm kiểm tra thường xuyên để đánh giá công việc của nhóm. Bạn có thể phát hiện bất kỳ sự khác biệt nào giữa kết quả dự án và kế hoạch dự án, giúp nhóm của bạn có thời gian để khắc phục vấn đề sớm.
Tinh thần làm việc và trách nhiệm cao hơn
Các giai đoạn chu kỳ dự án rõ ràng giúp mọi thành viên trong nhóm của bạn biết rõ các mục hành động cần thực hiện. Họ không cần phải tự hỏi mình cần làm gì hoặc liệu mình có thành công hay không — mọi thứ đã được nêu rõ trong kế hoạch dự án.
Khi bạn hoàn thành các cột mốc, nhóm dự án sẽ có cảm giác thành tựu lớn hơn, từ đó nâng cao tinh thần làm việc. 🙌
Giao tiếp hiệu quả
Cách tiếp cận theo từng giai đoạn yêu cầu tạo ra một kế hoạch truyền thông xác định cách bạn tương tác với các bên liên quan và thành viên nhóm dự án. Điều này giúp mọi người luôn được cập nhật thông tin để giảm thiểu sự nhầm lẫn và hiểu lầm.
Hiệu suất ngày càng tốt hơn theo thời gian
Một dự án thành công sẽ dẫn đến nhiều dự án thành công hơn trong tương lai. Ngay cả khi dự án này không diễn ra như bạn hoặc người quản lý dự án mong đợi, phương pháp tiếp cận theo từng giai đoạn yêu cầu bạn phải phản ánh những gì đã diễn ra tốt và những gì bạn sẽ thay đổi trong lần tiếp theo.
Với kế hoạch này, bạn sẽ tránh lặp lại những sai lầm tương tự và thiết kế các dự án tốt hơn trong tương lai. 🎉
5 giai đoạn quản lý dự án trong chu kỳ dự án
Bạn đã sẵn sàng triển khai các giai đoạn trong dự án của mình chưa? Hãy xem Mẫu dự án theo giai đoạn của ClickUp để nhanh chóng chia nhỏ dự án của bạn thành các giai đoạn dễ quản lý.
Mẫu này là một khởi đầu tuyệt vời, nhưng biết cách thực hiện sẽ giúp bạn thu được nhiều giá trị hơn từ mỗi giai đoạn trong chu kỳ dự án. Thực hiện theo các mẹo sau để hợp lý hóa các dự án từ khi khởi động đến khi kết thúc.
1. Khởi động dự án
Bạn đã quyết định khởi động một dự án. Tuyệt vời! Trong giai đoạn khởi động dự án, bạn sẽ:
- Xác định trường hợp kinh doanh cho dự án
- Tiến hành nghiên cứu khả thi để đảm bảo dự án khả thi
- Lập danh sách nhóm dự án, các bên liên quan và thành viên nhóm cần được thông báo
Lên lịch cuộc họp khởi động để bắt đầu công việc. Cuộc họp này nên bao gồm tất cả các thành viên trong nhóm dự án, cùng với các bên liên quan như sếp hoặc giám đốc điều hành của bạn.
Trong cuộc họp, bạn sẽ tạo bản điều lệ dự án, trong đó nêu rõ tầm nhìn và hướng đi cho dự án của bạn. Bạn cũng không cần phải mất hàng giờ để lên kế hoạch cho cuộc họp này.
Mẫu Điều lệ dự án ClickUp có mọi thứ bạn cần để bắt đầu. Xác định mục tiêu dự án, phân công nhiệm vụ và làm rõ thông tin liên lạc trong tài liệu này trước khi bạn lên kế hoạch dự án một cách nghiêm túc — điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều công việc sau này. ⏲️
Mẹo nhanh:
- Tiến hành phân tích các bên liên quan để tương tác với các bên liên quan quan trọng ngay từ đầu trong nhóm dự án của bạn
- Chọn mục tiêu dự án rõ ràng, khả thi và phù hợp với mục tiêu của tổ chức
- Có ý tưởng sơ bộ về lịch trình và ngân sách dự án để hợp lý hóa giai đoạn tiếp theo
2. Lập kế hoạch dự án
Lập kế hoạch dự án nghe có vẻ giống với khởi động, nhưng chúng không giống nhau. Trong giai đoạn khởi động, bạn chứng minh tính hợp lý của dự án và tập hợp một nhóm chuyên gia. Trong giai đoạn lập kế hoạch dự án, bạn tạo một kế hoạch dự án, bao gồm:
- Quyết định dòng thời gian dự án
- Ưu tiên các đầu ra
- Xác định phạm vi của dự án
- Cài đặt mục tiêu SMART
- Tạo cấu trúc phân chia công việc, chia nhỏ các công việc thành các thành phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn
Phần này của quá trình quản lý dự án có thể hơi quá sức, vì vậy tốt nhất là bạn nên nhập tất cả vào phần mềm quản lý dự án như ClickUp. Động não những ý tưởng lớn của bạn trong Bảng trắng ClickUp và chuyển chúng thành Dự án và Nhiệm vụ chỉ với một cú nhấp chuột.
Hình dung lộ trình dự án của bạn trong Chế độ xem Bảng (Kanban) hoặc Chế độ xem Biểu đồ Gantt để xem kế hoạch dự án ở cấp độ cao và điều chỉnh mọi thứ cho phù hợp.
Là người quản lý dự án, bạn đang dựa toàn bộ dự án vào kế hoạch này (đừng áp lực!), vì vậy hãy dành thời gian để lập một kế hoạch dự án chu đáo để việc thực hiện trở nên dễ dàng. 💃
Mẹo nhanh:
- Đặt cột mốc rõ ràng với ngày tháng và kết quả có thể định lượng
- Phân bổ thành viên nhóm, công cụ và ngân sách cho từng công việc
- Phát triển kế hoạch truyền thông để chia sẻ ai cần biết gì, khi nào và cách họ sẽ nhận được thông tin đó
3. Thực hiện dự án
Với kế hoạch dự án trong tay, người quản lý dự án cần bắt tay vào tạo ra các sản phẩm trong giai đoạn thực hiện. Nếu bạn có hơn hai bên liên quan (và rất có thể là vậy), tốt nhất là theo dõi tất cả công việc trong phần mềm quản lý dự án của bạn.
Theo dõi tiến độ của nhóm bằng Bảng điều khiển ClickUp thời gian thực. Tạo Bảng điều khiển cho từng dự án hoặc xem tất cả các dự án của bạn ở cấp độ cao. Mẫu Kết quả dự án ClickUp cũng giúp tiết kiệm thời gian đáng kể. Tải mẫu này, thêm các nhiệm vụ dự án của bạn và tự động theo dõi tất cả các trạng thái từ cùng một nơi chỉ trong vài phút.
Hơn hết, phần mềm quản lý chu kỳ dự án này sẽ cảnh báo bạn hoặc người quản lý dự án chuyên trách nếu có bất kỳ công việc hoặc dự án nào bị trật bánh. Điều này cho phép can thiệp sớm, tạo ra sự khác biệt giữa thất bại và thành công. 🏅
Mẹo nhanh:
- Tạo môi trường nơi các thành viên trong nhóm hợp tác với nhau và chia sẻ ý tưởng một cách tự do
- Lên lịch kiểm tra thường xuyên để cập nhật trạng thái
- Kiểm tra kỹ lưỡng các sản phẩm đầu ra để đảm bảo chất lượng và tránh các chỉnh sửa lớn sau này
4. Giám sát và kiểm soát dự án
Khi quá trình thực hiện ban đầu đang diễn ra, đã đến lúc theo dõi tiến độ dự án. Ở giai đoạn này, bạn sẽ theo dõi các kiểm soát dự án như:
- Chi phí
- Rủi ro
- Thời gian
- Phạm vi
- Tài nguyên
- Chất lượng
Thiết lập Bảng điều khiển ClickUp có thể tùy chỉnh để lấy dữ liệu dự án theo thời gian thực vào một giao diện trực quan gọn gàng. Bạn sẽ thấy tất cả các chỉ số và chỉ số hiệu suất chính (KPI) ở một nơi và đưa ra quyết định trong thời gian kỷ lục.
Tuy nhiên, hiệu suất dự án chỉ là một mảnh ghép trong bức tranh tổng thể. 🧩
Bạn cũng đang quản lý con người, và điều đó đòi hỏi bạn phải theo dõi khối lượng công việc của nhóm. Phần mềm giám sát nhân viên của ClickUp cho phép bạn xem ngay khối lượng công việc của nhóm để phân chia công việc phù hợp. Nếu bạn quản lý nhiều người, hãy xem chế độ xem Hoạt động để xem tổng hợp hoạt động theo nhân viên, hoạt động hoặc bộ phận.
Mẹo nhanh:
- So sánh các chỉ số KPI hiện tại của bạn với các mục tiêu đã đặt ra trong kế hoạch dự án
- Đừng ngại điều chỉnh kế hoạch dự án dựa trên hiệu suất và những thay đổi bên ngoài
- Tạo một vòng phản hồi để thu thập, phân tích và hành động dựa trên phản hồi để tạo ra một sản phẩm tốt hơn nữa
5. Đóng dự án
Mọi điều tốt đẹp đều có kết thúc, vì vậy đã đến lúc người quản lý dự án kết thúc những công việc còn dang dở trong giai đoạn kết thúc dự án. Tất nhiên, việc đóng dự án trong phần mềm quản lý dự án là điều bắt buộc, nhưng trước khi làm điều đó, hãy lên lịch họp tổng kết với nhóm của bạn.
Các cuộc họp tổng kết xem xét những gì đã làm đúng và những gì có thể làm tốt hơn. Nếu bạn thất bại hoặc có điều gì đó không diễn ra theo kế hoạch, hãy ghi chú lại để tham khảo cho dự án tiếp theo. Nếu dự án thành công, hãy ghi chi tiết lý do thành công trong ghi chú tổng kết để bạn có thể áp dụng lại cho các dự án trong tương lai.
Mẫu Báo cáo sau dự án của ClickUp cung cấp cho bạn một tài liệu báo cáo sau dự án sẵn sàng để phát hiện các xu hướng của dự án. Thu thập dữ liệu dự án của bạn trong tài liệu, xem xét cùng nhóm và chia sẻ với mọi người sau đó. Đảm bảo xem lại các tài liệu báo cáo sau dự án trước khi bắt đầu dự án tiếp theo để tạo ra công việc hiệu quả hơn trong tương lai. 💪
Mẹo nhanh:
- Sắp xếp tất cả các tài liệu tổng kết trong một không gian chung nơi các bên liên quan đến dự án có thể truy cập — đẩy nhanh quá trình với các mẫu tổng kết phù hợp
- Giải phóng tất cả các tài nguyên, bao gồm quản lý dự án, thành viên nhóm và phần mềm khỏi dự án để họ có thể làm việc trên các dự án khác
- Ghi nhận công việc của nhóm vì những nỗ lực của họ
Xây dựng quy trình làm việc dự án tốt hơn trong ClickUp
Các giai đoạn dự án giúp hợp lý hóa công việc hàng ngày, cải thiện chất lượng công việc của nhóm và dẫn đến hiệu suất tốt hơn trên mọi mặt. 🏆
Phần mềm quản lý dự án là công cụ không thể thiếu cho việc quản lý dự án theo từng giai đoạn. ClickUp không chỉ tập hợp tất cả các Dự án, Nhiệm vụ, Bảng trắng, Trò chuyện và Tài liệu của bạn vào một nơi, mà còn hỗ trợ cách tiếp cận có cấu trúc hơn để quản lý dự án.
Tự mình trải nghiệm các tính năng hữu ích: Tạo Không gian Làm việc ClickUp miễn phí ngay bây giờ.