"Khởi đầu tốt là đã hoàn thành một nửa. "
Aristotle, một triết gia vĩ đại, hiểu rõ tầm quan trọng của một khởi đầu vững chắc. Câu nói bất hủ này áp dụng cho triết học và mọi công việc, đặc biệt là các dự án của chúng ta.
Chúng ta đã phân bổ các nguồn lực cần thiết cho dự án một cách hợp lý chưa? Làm thế nào để quản lý các hạn chế về ngân sách? Làm thế nào để thiết lập các tiêu chuẩn chất lượng?
Những câu hỏi như thế này thường xuất hiện nếu bạn không khởi động dự án của mình một cách tốt. Khởi động dự án là giai đoạn quan trọng nhất của bất kỳ dự án nào.
Tuy nhiên, cho dù bạn là một nhà quản lý dự án giàu kinh nghiệm hay một người mới, câu hỏi về cách bắt đầu một dự án có thể khiến bạn bối rối. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn những kiến thức cơ bản về giai đoạn khởi động dự án, cùng với các bước để khởi động hiệu quả.
Khởi động dự án là gì?
Viện Quản lý Dự án chia vòng đời của một dự án thành năm giai đoạn:
- Khởi động: Xác định dự án và thu hút các bên liên quan
- Lập kế hoạch: Đặt mục tiêu và lộ trình
- Thực hiện: Khởi động dự án
- Hiệu suất: Đo lường hiệu suất bằng các chỉ số KPI
- Kết thúc: Chia sẻ chi tiết với các bên liên quan
Bài viết này tập trung vào khởi động dự án. Như tên gọi, khởi động dự án là bước đầu tiên của một dự án. Nó bao gồm việc xác định dự án ở cấp độ rộng, xin phê duyệt từ các bên liên quan chính và thiết lập nền tảng vững chắc cho dự án.
Giai đoạn này quyết định tương lai của dự án của bạn — dự án sẽ tiếp tục hay không? Chỉ khi có sự chấp thuận của các bên liên quan, bạn mới có thể bắt đầu dự án. Bạn phải trình bày ý tưởng, tính khả thi và giá trị kinh doanh của ý tưởng để được chấp thuận.
Do đó, các hoạt động trong giai đoạn này bao gồm:
- Định nghĩa dự án: Xác định mục đích, mục tiêu và kết quả mong đợi
- Điều lệ dự án: Phát triển điều lệ dự án (sẽ được trình bày chi tiết hơn sau)
- Xác định phạm vi: Xác định phạm vi dự án, các hạn chế và giả định
- Đánh giá rủi ro: Xác định các rủi ro tiềm ẩn và sự không chắc chắn
- Nghiên cứu khả thi: Hiểu khả thi của dự án của bạn
- Phân tích chi phí-lợi ích: Xác định dự án có giá trị kinh doanh hay không
- Lập kế hoạch nguồn lực: Ước tính nguồn lực cần thiết và xây dựng lịch trình dự án sơ bộ
- Tham gia của các bên liên quan: Xác định và tương tác với các bên liên quan
- Phê duyệt dự án: Được sự đồng ý của các bên liên quan
- Thành lập nhóm: Thành lập nhóm lý tưởng sẽ thực hiện dự án
Quản lý tất cả các khía cạnh trong một khoảng thời gian giới hạn khiến việc quản lý dự án trở nên khó khăn. Do đó, trong suốt vòng đời dự án, bạn cần các công cụ để giúp quản lý rủi ro, công việc, nguồn lực và hiệu suất.
Công cụ quản lý dự án của ClickUp giúp đẩy nhanh quá trình lập kế hoạch và thực hiện dự án, đảm bảo tính minh bạch, theo dõi các ưu tiên của bạn và cho phép bạn hoàn thành dự án nhanh hơn và tốt hơn.
Khởi động dự án so với lập kế hoạch dự án
Rất dễ nhầm lẫn giữa giai đoạn khởi động dự án và lập kế hoạch dự án. Nhiều người sử dụng khởi động và lập kế hoạch thay thế cho nhau khi nói về quản lý dự án. Tuy nhiên, đây là hai thuật ngữ khác nhau.
Bạn đã biết khởi động dự án bao gồm những gì, vậy hãy thảo luận về lập kế hoạch dự án. Lập kế hoạch dự án là giai đoạn thứ hai của quản lý dự án. Nó bao gồm việc xác định các mục tiêu và kết quả cụ thể, đồng thời làm việc chi tiết từng phần nhỏ của kế hoạch. Các công cụ lập kế hoạch dự án được sử dụng ở giai đoạn này cũng khác nhau.
Để hiểu rõ hơn, đây là sự khác biệt chung giữa hai giai đoạn:
| Cơ sở | Khởi động dự án | Lập kế hoạch dự án |
| Giai đoạn | Giai đoạn đầu tiên | Giai đoạn thứ hai |
| Mục đích | Xác định dự án theo nghĩa rộng và xin phê duyệt | Lập kế hoạch dự án chi tiết để phác thảo cách thức thực hiện, giám sát và kiểm soát dự án |
| Tài liệu quan trọng | Điều lệ dự án | Kế hoạch quản lý dự án, lịch trình, ngân sách và kế hoạch quản lý rủi ro |
| Phạm vi | Tập trung vào phạm vi rộng | Tập trung vào chi tiết |
Tại sao giai đoạn khởi động dự án mạnh mẽ lại quan trọng?
Giai đoạn khởi động dự án có thể quyết định sự thành công hay thất bại của dự án. Giai đoạn này cực kỳ quan trọng, từ việc xin phê duyệt dự án đến việc tập hợp nhóm để hiện thực hóa tầm nhìn của bạn. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu tầm quan trọng của giai đoạn này.
Sự rõ ràng về mục tiêu
Hướng dẫn này giúp bạn hiểu rõ mục tiêu, mục đích và ý nghĩa của dự án. Điều này đảm bảo mọi thứ đều phù hợp với phạm vi dự án, giảm thiểu khả năng phạm vi dự án bị mở rộng.
Thu hút sự tham gia của các bên liên quan
Quá trình này bao gồm việc tương tác với các bên liên quan và xin sự chấp thuận của họ. Càng tham gia sớm, bạn càng có nhiều cơ hội thu hút sự hỗ trợ và giảm thiểu những thách thức tiềm ẩn. Bạn càng sớm có được sự ủng hộ của người bảo trợ điều hành, dự án càng có nhiều cơ hội thành công.
Xác định rủi ro
Giai đoạn này bao gồm quá trình xác định và hiểu các rủi ro. Điều này rất quan trọng đối với việc lập kế hoạch dự án và giảm thiểu tác động của các yếu tố không chắc chắn đối với dự án.
Đồng bộ hóa nguồn lực
Hướng dẫn này giúp điều chỉnh các nguồn lực, bao gồm nhân lực, tài chính và công nghệ. Phân bổ nguồn lực hợp lý giúp giảm thiểu khả năng gặp phải các trở ngại trong các giai đoạn tiếp theo. Phân bổ nguồn lực tối ưu sẽ đảm bảo dự án của bạn diễn ra suôn sẻ và ít gặp trục trặc nhất.
Xác định phạm vi và hạn chế của dự án
Giai đoạn này cũng bao gồm việc xác định rõ phạm vi dự án. Cùng với việc xác định các hạn chế và giả định, giai đoạn này đặt nền tảng cho việc lập kế hoạch và kỳ vọng thực tế.
Chấp thuận điều lệ dự án
Điều lệ dự án tương đương với sự tồn tại của dự án. Nó chính thức cho phép dự án tồn tại. Với tài liệu này, bạn có quyền khởi động các hoạt động của dự án.
Xây dựng hệ thống giao tiếp
Giao tiếp hiệu quả là chìa khóa thành công của bất kỳ dự án nào. Giai đoạn này thiết lập các kênh giao tiếp hiệu quả nhất giữa nhóm dự án và các bên liên quan bên ngoài.
Mặc dù điều này được kiểm tra trong suốt thời lượng dự án (và sau khi thực hiện dự án ) để tránh hiểu lầm, nhưng nó giúp tránh lãng phí thời gian và nguồn lực.
Nền tảng cho việc lập kế hoạch
Một khởi đầu vững chắc sẽ tạo nền tảng vững chắc cho giai đoạn lập kế hoạch dự án. Với giai đoạn khởi động được thực hiện tốt, bạn có thể đảm bảo rằng phần còn lại của kế hoạch được dựa trên thông tin chính xác và sự hiểu biết sâu sắc về các yêu cầu của dự án.
Do đó, giai đoạn khởi động xác định hướng đi và yêu cầu về nguồn lực của dự án. Giai đoạn này đảm bảo tất cả các bên liên quan và thành viên trong nhóm đều thống nhất về mục tiêu, phạm vi, mục đích và cách thức tiến hành.
5 bước để khởi động dự án hiệu quả
Bây giờ bạn đã biết lý do và thời điểm khởi động dự án, hãy chuyển sang phần thực hiện. Làm thế nào để đảm bảo giai đoạn khởi động dự án hiệu quả? Câu trả lời rất đơn giản: với một chút khéo léo, công cụ quản lý dự án hoàn hảo và các bước sau đây! Và đừng quên tuân thủ các nguyên tắc quản lý dự án.
1. Tạo bản điều lệ dự án
Điều lệ dự án là một tài liệu quan trọng trong chu kỳ quản lý dự án. Nó chính thức hóa dự án của bạn và cung cấp hướng dẫn cho mọi người. Công dụng cơ bản của nó là:
- Ủy quyền dự án
- Chứng minh lý do tại sao dự án của bạn là cần thiết
- Yêu cầu mọi người chịu trách nhiệm về vai trò và nhiệm vụ của mình
- Hành động như một cơ sở tham chiếu trong suốt vòng đời dự án
Điều lệ dự án rất khác với trường hợp kinh doanh. Trường hợp kinh doanh được sử dụng cho các dự án lớn hơn với nhiều mục hơn, trong khi điều lệ dự án được sử dụng cho các dự án nhỏ hơn với ít mục hơn.
Nội dung của bản điều lệ dự án của bạn
Dưới đây là những nội dung bạn nên bao gồm khi tạo bản điều lệ dự án:
- Tên dự án của bạn: Thêm tên dự án của bạn và làm cho nó càng cụ thể càng tốt. Tên dự án phải dễ nhớ và truyền đạt hiệu quả mục tiêu của dự án
- Mục đích và mục tiêu: Bao gồm những gì dự án mong muốn đạt được và lý do tại sao dự án được đề xuất
- Ngân sách: Thêm các chi phí ước tính và nguồn lực cần thiết
- Kết quả đầu ra: Thêm các kết quả đầu ra, chỉ số KPI và chỉ số đo lường
- Rủi ro: Bao gồm các mục tiêu đã xác định và chiến lược giảm thiểu rủi ro
- Phạm vi: Nêu rõ phạm vi dự án của bạn
- Thời lượng: Nêu rõ thời gian bắt đầu và kết thúc của dự án
- Các bên liên quan: Bạn sẽ báo cáo cho ai? Thêm chi tiết về các bên liên quan chính của bạn
- Vai trò và trách nhiệm: Xác định vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm trong dự án
Tóm lại, hãy đề cập đến lý do, nội dung và đối tượng: tại sao dự án này tồn tại? Phạm vi của dự án là gì? Và ai sẽ thực hiện công việc trong dự án? Cách tốt nhất để tạo bản điều lệ dự án toàn diện là sử dụng mẫu điều lệ dự án.
Phương pháp tạo bản điều lệ dự án
Bản điều lệ dự án của bạn sẽ rất quan trọng trong việc thông báo và thuyết phục các bên liên quan. Do đó, bản điều lệ phải hấp dẫn. Sử dụng các hình ảnh như biểu đồ Gantt hoặc Chế độ xem dòng thời gian để làm cho bản điều lệ trở nên hấp dẫn hơn. Bằng cách này, các bên liên quan sẽ dễ dàng hiểu thông tin.
Một điều khác cần nhớ là phải thu hút các thành viên quan trọng trong nhóm tham gia vào quá trình này. Văn phòng Quản lý Dự án hoặc PMO hoạt động như một nhóm và một tập thể. Quá trình khởi động dự án là một bước quan trọng trong chu kỳ sống của dự án để thu hút nhiều bên liên quan quan trọng tham gia từ sớm.
Điều tốt là hầu hết các phần mềm quản lý dự án đều có các tính năng hỗ trợ cộng tác và trực quan hóa. Vì vậy, bạn không cần phải làm mọi việc bằng tay.
Các nhà quản lý dự án sử dụng Mẫu Điều lệ Dự án của ClickUp để tổng quan toàn diện các mục tiêu và mục đích của họ. Mẫu này cung cấp danh sách kiểm tra dễ sử dụng để theo dõi tiến độ và các tùy chọn chia sẻ tài liệu linh hoạt với các bên liên quan. Tất cả những gì bạn cần làm là đăng ký ClickUp, thêm mẫu và mời các thành viên vào không gian làm việc của bạn để bắt đầu hợp tác.
2. Xác định các bên liên quan chính
Bước tiếp theo trong khởi động dự án là tìm các bên liên quan chính sẽ ký vào bản điều lệ dự án của bạn. Viện Quản lý Dự án định nghĩa các bên liên quan là những người ảnh hưởng đến dự án hoặc bị ảnh hưởng bởi dự án, chẳng hạn như lãnh đạo điều hành, nhà tài trợ, v.v.
Họ cung cấp nguồn lực và phê duyệt cho dự án. Và sự hài lòng của họ là yếu tố quan trọng dẫn đến thành công của dự án.
Có hai loại bên liên quan:
- Các bên liên quan nội bộ: Đây thường là những người trong tổ chức có liên quan đến dự án. Bao gồm nhóm dự án, người quản lý, nhà tài trợ và các nhóm nội bộ
- Các bên liên quan bên ngoài: Những người này bị ảnh hưởng bởi kết quả của dự án, mặc dù họ có thể không tham gia trực tiếp vào dự án. Ví dụ: khách hàng bên ngoài, nhà thầu phụ, nhà cung cấp và người dùng cuối
Một cách khác để xác định các bên liên quan là tiến hành phân tích các bên liên quan đến dự án. Theo đó, hãy chia các bên liên quan thành bốn nhóm:
- Những người có ảnh hưởng lớn và lãi suất cao
- Những người có ảnh hưởng lớn và lãi suất thấp
- Những người có ảnh hưởng thấp và lãi suất cao
- Những người có ảnh hưởng thấp và lãi suất thấp
Những người trong nhóm đầu tiên là các bên liên quan quan trọng nhất của bạn. Với sự hỗ trợ của những người này, dự án của bạn sẽ có nhiều cơ hội thành công hơn, vì họ giúp xác định rủi ro và đóng góp kinh nghiệm của mình. Và đừng quên tạo danh sách các bên liên quan. Điều này sẽ giúp bạn điều chỉnh tần suất và phương thức liên lạc với họ.
Một phần quan trọng khác của bước này là xác định phương pháp giao tiếp với các bên liên quan. Điều này cũng sẽ hữu ích trong quá trình giao tiếp trong nhóm. Chọn công cụ giao tiếp và hợp tác phù hợp. Điều này bao gồm các công cụ đơn giản như email, Skype hoặc các công cụ trực quan hơn như phần mềm quản lý dự án.
3. Giới thiệu dự án của bạn
Bây giờ bạn đã tìm được các bên liên quan chính, bước tiếp theo trong khởi động dự án là giới thiệu dự án của bạn cho họ. Giới thiệu dự án bao gồm trình bày và quảng bá dự án của bạn. Khi hoàn thành thành công, bạn sẽ nhận được sự hỗ trợ, nguồn lực và sự đồng thuận từ những người có thể ảnh hưởng đến dự án của bạn.
Dưới đây là một số yếu tố cần xem xét khi giới thiệu dự án của bạn:
- Tạo một bản tóm tắt hấp dẫn về dự án. Truyền đạt mục đích, mục tiêu và kết quả của dự án theo cách phù hợp với các ưu tiên và lãi suất của các bên liên quan
- Xác định mối quan tâm, kỳ vọng và ưu tiên của các bên liên quan, và điều chỉnh bài thuyết trình của bạn để giải quyết những vấn đề đó
- Giải thích rõ ràng giá trị của dự án. Đảm bảo nhấn mạnh những lợi ích và tác động tích cực của dự án đối với tổ chức và cộng đồng
- Đảm bảo giải quyết các rủi ro và thách thức. Nhận thức rõ ràng về chúng và chia sẻ các chiến lược giảm thiểu rủi ro
- Làm cho bản trình bày trở nên hấp dẫn về mặt thị giác. Sử dụng biểu đồ, đồ thị và slide để cung cấp một cái nhìn tổng quan ngắn gọn về dự án
- Hãy làm cho nó trở nên tương tác và hấp dẫn. Khuyến khích các câu hỏi và thảo luận để các bên liên quan có thể bày tỏ mối quan tâm và cung cấp phản hồi
- Thời điểm rất quan trọng. Do đó, hãy chọn thời điểm thích hợp để giới thiệu dự án của bạn. Xem xét các sáng kiến và ưu tiên khác đang diễn ra trước khi thực hiện bước tiếp theo
- Luôn yêu cầu phản hồi. Giải quyết các mối quan ngại của các bên liên quan và chia sẻ thông tin bổ sung nếu cần thiết
- Và cuối cùng, hãy áp dụng tiêu chuẩn hóa dự án. Với các phương pháp tiêu chuẩn hóa, các bản trình bày của bạn sẽ trở nên rõ ràng hơn, nhất quán hơn và phù hợp hơn với các mục tiêu của tổ chức
4. Thực hiện nghiên cứu khả thi
Bước tiếp theo trong khởi động dự án là thực hiện nghiên cứu khả thi. Nghiên cứu này đánh giá tính khả thi của dự án với các nguồn lực hiện có. Nghiên cứu này xác nhận các cơ hội thị trường và thu thập thêm thông tin trước khi bạn đưa ra quyết định cuối cùng.
Tóm lại, nó trả lời các câu hỏi sau:
- Nhóm dự án có đủ nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án này không?
- Dự án có tạo ra đủ ROI để đáng được tiếp tục thực hiện không?
Nghiên cứu khả thi được thực hiện sau khi trình bày dự án. Bạn có thể thực hiện cùng với phân tích SWOT và đánh giá rủi ro dự án. Dưới đây là các bước để thực hiện nghiên cứu:
- Thực hiện phân tích sơ bộ
- Đánh giá tính khả thi về mặt tài chính của dự án
- Thực hiện đánh giá thị trường
- Xem xét dữ liệu thu thập được từ tất cả các loại nghiên cứu khả thi
- Và cuối cùng, đưa ra quyết định
Một công cụ quản lý dự án như ClickUp giúp bạn theo dõi tất cả thông tin cần thiết liên quan đến nghiên cứu khả thi. Kiểm tra tiến độ trong thời gian thực, cộng tác ngay lập tức và dễ dàng, bật Chế độ xem nhóm và hợp lý hóa toàn bộ quy trình.
Trước khi tiến hành nghiên cứu khả thi, hãy xem xét liệu dự án của bạn có cần thiết hay không. Vì việc này tốn khá nhiều thời gian và nguồn lực, nên việc xác định điều này là rất quan trọng. Thông thường, bạn không cần phải làm điều này đối với các dự án nhỏ hơn, không có tác động lâu dài đến tổ chức của bạn. Bạn không cần phải làm lại nếu đã thực hiện một dự án hoặc nghiên cứu tương tự trong vòng ba năm qua.
5. Tìm kiếm đội ngũ phù hợp
Với sự đồng ý của các bên liên quan và tính khả thi của dự án, bạn đã sẵn sàng để bắt đầu dự án của mình. Tất cả những gì còn lại là tìm kiếm nhóm lý tưởng của bạn. Một nhóm dự án bao gồm những người từ các bộ phận khác nhau, tùy thuộc vào yêu cầu của bạn.
Một số thành viên phổ biến trong một nhóm bao gồm:
- Nhà tài trợ dự án: Người chịu trách nhiệm về tầm nhìn và quản trị dự án. Họ thường là cấp trên của quản lý dự án
- Quản lý dự án: Người lãnh đạo và hướng dẫn nhóm, đưa ra quyết định, lập kế hoạch dự án, giám sát tiến độ dự án và tương tác với các bên liên quan
- Trưởng nhóm: Trong các nhóm lớn hơn, trưởng nhóm khác với quản lý dự án. Họ chịu trách nhiệm quản lý nhóm
- Thành viên nhóm: Những người có bộ kỹ năng cần thiết và chịu trách nhiệm hoàn thành các công việc khác nhau
Tùy theo nhu cầu, nhóm dự án cũng có thể có các thành viên khác. Cuối cùng, mục tiêu của bạn là thành lập một nhóm hoạt động hiệu quả với kinh nghiệm và kỹ năng phù hợp. Bạn có thể tuyển dụng nhân viên mới hoặc điều chuyển nhân viên hiện có.
Với một nhóm lớn, việc theo dõi tiến độ của các thành viên trong nhóm có thể khó khăn. Tuy nhiên, bạn có thể theo dõi tiến độ của từng nhân viên bằng chế độ xem trạng thái nhóm có sẵn trên công cụ quản lý dự án của bạn.
Kết luận
Là bước đầu tiên trong quá trình phát triển dự án, giai đoạn khởi động có ảnh hưởng rất lớn đến toàn bộ dự án.
Các quyết định trong giai đoạn này ảnh hưởng đến toàn bộ vòng đời của dự án, định hình quỹ đạo và quyết định thành công cuối cùng của dự án. Mỗi bước được đề cập trong bài viết này sẽ đưa bạn đến gần hơn với giai đoạn khởi động dự án tốt nhất.
Thực hiện theo các bước này sẽ giúp khởi động dự án của bạn thông minh và mạnh mẽ hơn. Và hãy nhớ, đừng để năng lượng này mất đi trong suốt quá trình thực hiện dự án. Đảm bảo mọi khía cạnh, bao gồm lịch trình dự án, xây dựng sức chứa, quản lý chất lượng và hơn thế nữa, đều bắt đầu và kết thúc với cùng một năng lượng (hoặc thậm chí tốt hơn!).