12 nguyên tắc quản lý dự án quan trọng (Hướng dẫn cơ bản)

{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Các nguyên tắc quản lý dự án là gì?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Phải là một dự án" } }, { "@type": "Question", "name": "Các nguyên tắc cơ bản của quản lý dự án là gì?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Mặc dù có nhiều ý kiến khác nhau về các điểm chi tiết, nhưng các nguyên tắc cơ bản của quản lý dự án bao gồm: dự án được xác định rõ ràng thông qua cấu trúc, kết quả mong đợi và chiến lược; vai trò của nhóm được xác định rõ ràng, bao gồm người quản lý dự án, và thiết lập các giá trị như sự thống nhất trong tổ chức, giao tiếp, minh bạch, trách nhiệm giải trình, quản lý rủi ro và đo lường hiệu suất. " } }, { "@type": "Question", "name": "Có bao nhiêu nguyên tắc quản lý dự án?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Có 12 nguyên tắc, có thể được chia thành 3 nhóm - xác định dự án, xác định vai trò và trách nhiệm, và thiết lập các giá trị. " } } ] }

Quản lý dự án là một công việc rất phức tạp.

Lập ngân sách, xin phê duyệt từ các bên liên quan đến dự án, thành lập nhóm, theo dõi tiến độ, soạn thảo báo cáo...

Và đó chỉ là phần nổi của tảng băng trôi!

Nếu bạn đang cảm thấy bối rối, đừng lo lắng!

Dưới đây là một số thông tin hữu ích cho bạn:

Các nguyên tắc quản lý dự án đóng vai trò như một la bàn đáng tin cậy trong quá trình điều hướng toàn bộ quy trình quản lý dự án.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích các nguyên tắc cơ bản của quản lý dự án, những lợi ích của chúng và cách bạn có thể sử dụng chúng để quản lý các dự án thành công.

Hãy bắt đầu ngay.

Các nguyên tắc quản lý dự án là gì?

Các nguyên tắc quản lý dự án là những khái niệm cơ bản mà bạn có thể sử dụng để quản lý dự án thành công.

Rất đơn giản, phải không?

Vậy, những nguyên tắc cơ bản của quản lý dự án mà mọi nhà quản lý dự án nên tuân thủ là gì?

Chúng tôi đã phân loại 12 nguyên tắc này thành 3 nhóm.

Hãy cùng tìm hiểu:

Xác định dự án

Nguyên tắc 1: Phải là một dự án

Nguyên tắc cơ bản nhất là phải có dự án.

Hãy lấy định nghĩa về dự án của Viện Quản lý Dự án làm ví dụ: để được coi là một dự án, công việc phải là một nỗ lực tạm thời và mục tiêu của nó là tạo ra giá trị.

Vì quản lý dự án là một công cụ được sử dụng để quản lý dự án một cách hiệu quả, các nguyên tắc quản lý dự án nên áp dụng cho định nghĩa này.

Do đó, các hoạt động như trả lời phiếu yêu cầu hoặc chỉnh sửa nội dung không được coi là dự án.

Nguyên tắc 2: Cấu trúc dự án rõ ràng

Một nguyên tắc khóa trong kế hoạch quản lý dự án trong giai đoạn xác định là cấu trúc dự án.

Nếu không có những nguyên tắc này, dự án của bạn sẽ sụp đổ nhanh hơn cả tháp Jenga!

Dưới đây là ba thành phần cần được xác định:

A. Mục tiêu dự án

Làm thế nào để bắt đầu một việc gì đó nếu bạn không biết mình muốn làm gì?

Xác định mục tiêu sẽ giúp bạn bắt đầu công việc và tạo ra cấu trúc dự án. Hãy bắt đầu bằng cách tự hỏi mình những yêu cầu của dự án là gì, những việc cần làm và lý do tại sao.

Là một nhà quản lý dự án, bạn cần làm rõ mục tiêu của dự án và đảm bảo rằng tất cả mọi người tham gia dự án đều hiểu rõ mục tiêu đó.

Nhưng làm thế nào để đặt mục tiêu dự án? Và sự khác biệt giữa mục tiêu và mục đích là gì?

Các công cụ quản lý dự án miễn phí như ClickUp giúp việc cài đặt mục tiêu và mục đích trở nên dễ dàng.

B. Dòng thời gian dự án

Không ai có thời gian không giới hạn để hoàn thành một dự án.

(trừ khi bạn có thể quay ngược thời gian như Dr. Strange)

Để hoàn thành dự án nhanh chóng, bạn cần có dòng thời gian dự án rõ ràng.

Bài viết này bao gồm các công việc cần hoàn thành, ngày bắt đầu và ngày kết thúc.

Bài viết cũng chỉ ra thứ tự các công việc cần phải được thực hiện.

C. Cột mốc

Trước tiên, bạn nên xác định các cột mốc quan trọng, sau đó chia dòng thời gian thành các cột mốc quan trọng này.

Đó là gì?

Các cột mốc là các chỉ số giúp bạn hiểu khi nào dự án đã bước vào giai đoạn mới.

Ví dụ, nếu nhóm của bạn đang tiến từ cột mốc này sang cột mốc khác chỉ trong vài ngày, bạn biết rằng họ đang làm việc nhanh hơn cả Flash khi uống caffeine!

Và nếu có khoảng cách dài giữa hai cột mốc, bạn cần đảm bảo rằng chúng được tiến hành với tốc độ cao.

Với phương pháp này, bạn sẽ có thể tuân thủ lịch trình dự án. Luôn luôn.

Phew!

Một điều nữa: các cột mốc thúc đẩy tinh thần của nhóm.

Hãy nhớ rằng, mọi người đều thích thấy tiến độ hiển thị rõ ràng.

Nguyên tắc 3: Xác định kết quả dự án

Nguyên tắc quản lý dự án tiếp theo là xác định kết quả dự án.

Kết quả là bất kỳ kết quả hoặc sản phẩm duy nhất nào liên quan đến một quy trình hoặc giai đoạn cụ thể của dự án.

Vậy làm thế nào để xác định kết quả dự án?

Bắt đầu bằng cách tự đặt ra những câu hỏi đúng đắn như:

Những loại câu hỏi này sẽ giúp bạn xác định kết quả dự án và yêu cầu dự án.

Dưới đây là một số ví dụ về các kết quả công việc mà nhóm của bạn có thể phải thực hiện:

Có vẻ như mọi thứ cuối cùng cũng đang tốt lên cho Jim trong 'Stranger Things!'

Có một lợi ích khác của việc xác định rõ các sản phẩm đầu ra từ trước.

Bạn sẽ không phải vội vàng thêm các sản phẩm mới vào giữa dự án.

Điều này không chỉ giúp bạn không mất quá nhiều thời gian cho công việc, mà còn không cần phải làm thêm giờ để đáp ứng thời hạn.

Như vậy, bạn sẽ không cần phải cắt giảm thời gian xem các bộ phim tội phạm trên Netflix.

Nguyên tắc 4: Phân bổ ngân sách dự án

Sẽ thật tuyệt vời nếu bạn có một ngân sách không giới hạn, phải không?

Thật không may, trừ khi bạn có một vị thần ban cho bạn những điều ước này, bạn sẽ cần phải làm việc với ngân sách dự án nghiêm ngặt.

Với nguồn lực hạn chế, bạn cần phải rất cẩn thận với chi tiêu của mình.

Hãy nhớ rằng, bạn không muốn bị sốc khi phát hiện chi phí của mình vượt quá biểu đồ!

Vì vậy, đây là những việc bạn cần làm:

Lập ngân sách và kế toán có thể là một công việc nặng nề và cần nhiều công cụ khác nhau.

Nhưng tại sao phải sử dụng nhiều công cụ khi phần mềm quản lý dự án như ClickUp có thể giúp bạn cân bằng sổ sách?

Với Mẫu Kế toán sẵn có của ClickUp, bạn có thể quản lý hồ sơ bán hàng, chi phí dự án, hóa đơn và hơn thế nữa, tất cả trong Không gian Làm việc của bạn.

Nguyên tắc 5: Chiến lược rõ ràng cho việc thực thi

Trước giai đoạn thực hiện, bạn cần có bản điều lệ dự án và kế hoạch dự án. Chúng đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của các dự án lớn.

Những nội dung cần bao gồm?

Giai đoạn lập kế hoạch cần có định nghĩa rõ ràng về các chỉ số hiệu suất chính (KPI), phần mềm quản lý dự án được sử dụng và các yếu tố rủi ro có thể ảnh hưởng đến kết quả.

Bạn cũng nên xác định các vấn đề tiềm ẩn có thể gây ra sự thay đổi phạm vi hoặc làm chậm tiến độ.

Xác định vai trò và trách nhiệm của nhóm

Nguyên tắc 6: Quyền sở hữu thuộc về người quản lý dự án hoặc nhà tài trợ dự án

Nguyên tắc cơ bản tiếp theo là một người, người quản lý dự án, cần phải chịu trách nhiệm cho sự thành công của dự án. Người này cần đóng vai trò là người phát ngôn và thống nhất quan điểm với nhóm điều hành.

Do đó, các nhà quản lý dự án hướng dẫn các bên liên quan trong dự án thông qua quá trình ra quyết định, xác định trách nhiệm của nhóm, khởi động kế hoạch dự án và đánh giá thành công.

Do tính chất đa chức năng của vai trò này, các nhà quản lý dự án cần có kỹ năng giao tiếp tốt, kiến thức về kinh doanh và công nghệ, cũng như kinh nghiệm trong việc phân chia công việc.

Nguyên tắc 7: Phân công vai trò và trách nhiệm cho nhóm

Chỉ biết mục tiêu dự án và cài đặt mục tiêu là không đủ.

Bạn cũng phải xác định việc cần làm của từng thành viên.

Nếu bạn không làm điều này, bạn có thể bắt đầu chuẩn bị cho đám tang: vì dự án của bạn đã chết, thậm chí trước khi bạn bắt đầu công việc!

Khi bạn xác định vai trò và trách nhiệm, mỗi thành viên trong nhóm sẽ chịu trách nhiệm về công việc của mình.

Và vì các thành viên trong nhóm của bạn biết chính xác việc cần làm, họ sẽ không lãng phí thời gian để tìm hiểu rõ về dự án.

Thiết lập giá trị

Nguyên tắc 8: Giao tiếp rõ ràng giữa các thành viên trong nhóm

Giao tiếp trong nhóm kém = kết quả xấu.

Khi quản lý dự án, giao tiếp hiệu quả ngay từ ngày đầu tiên phải là mục tiêu hàng đầu của bạn.

Bạn không muốn giao tiếp trong dự án của mình biến thành một trò chơi nói đi nói lại.

Bởi vì điều đó sẽ dẫn đến thảm họa.

Nhưng tại sao?

Giao tiếp rõ ràng với nhóm của bạn là chìa khóa để tránh rủi ro. Mỗi thành viên biết mình đang làm gì và những người khác đang làm gì, từ đó tạo ra một quy trình làm việc hiệu quả.

Ngoài ra, giao tiếp rõ ràng giúp bạn xác định và ghi nhận thành tích của các thành viên trong nhóm.

Nguyên tắc 9: Sự đồng bộ trong toàn tổ chức

Đây là nguyên tắc quan trọng để tránh các vấn đề phát sinh sau này khi dự án tiến độ.

Các bên liên quan và người quản lý dự án làm việc cùng nhau để tất cả các bộ phận trong tổ chức hỗ trợ lẫn nhau. Điều này bao gồm sứ mệnh, cấu trúc và hệ thống của công ty.

Việc thiết lập cơ sở quản lý hiệu suất với ba thành phần cơ bản – chi phí, lịch trình và phạm vi dự án – là rất quan trọng khi điều chỉnh theo giá trị của công ty và cài đặt phạm vi của một dự án lớn hơn.

Sau khi đã thiết lập rõ ràng các kỳ vọng với ban quản lý và chỉ định một người quản lý dự án chịu trách nhiệm về các hoạt động của dự án, người đó nên được trao quyền tự do ra quyết định liên quan đến dự án.

Nguyên tắc 10: Minh bạch và trách nhiệm giải trình

Tiếp tục với nguyên tắc quản lý dự án tiếp theo.

Tính minh bạch của dự án.

Trừ khi bạn là một điệp viên phản bội đang trốn chạy, việc trốn tránh là một ý tưởng tồi tệ.

Khi bạn che giấu dữ liệu hoặc trạng thái dự án khỏi các bên liên quan và nhà tài trợ, điều đó sẽ ám ảnh bạn trong tương lai.

Và điều này có thể làm giảm sự tin tưởng giữa nhóm của bạn và các bên liên quan.

Tuy nhiên, điều này sẽ không xảy ra nếu bạn và nhóm của bạn luôn duy trì sự minh bạch.

Nếu mọi người đều có thể truy cập thông tin liên quan đến dự án, bao gồm trạng thái, cột mốc và dòng thời gian, mọi việc sẽ diễn ra suôn sẻ hơn rất nhiều.

Kết quả?

Mức độ tham gia của nhóm bạn sẽ tăng vọt, và họ cũng sẽ hạnh phúc và hài lòng hơn với công việc của mình.

Với tính năng Khách của ClickUp, bạn có thể cộng tác với những người ngoài nhóm, như các bên liên quan hoặc khách hàng.

Nguyên tắc 11: Quản lý rủi ro và phát hiện rủi ro

Mọi dự án đều có những rủi ro nhất định. Điều này đặc biệt đúng khi phải xử lý nhiều công việc phức tạp trong quản lý dự án doanh nghiệp.

Hãy thử các công cụ phần mềm quản lý dự án doanh nghiệp này!

Khi đánh giá những rủi ro này trước khi dự án bắt đầu, bạn sẽ sẵn sàng đối mặt với bất kỳ vấn đề tiềm ẩn nào có thể phát sinh.

Và đó không phải là lợi ích duy nhất:

Với phương pháp này, bạn cũng có thể chỉ định toàn bộ nhóm tập trung vào các rủi ro phát sinh trong chu kỳ dự án.

Hãy xem các mẫu quản lý rủi ro này!

(Chúng tôi nghĩ "Riskbusters" sẽ là một cái tên phù hợp cho nhóm này. 😉 )

Nguyên tắc 12: Đo lường tiến độ dự án

Theo dõi và đo lường tiến độ là nguyên tắc cơ bản có ý nghĩa quan trọng đối với toàn bộ quá trình quản lý dự án.

Hãy tưởng tượng nếu không có việc theo dõi.

Công việc tại nhà sẽ trông như thế này..

Với Biểu đồ Gantt của ClickUp, bạn có thể xem tất cả các công việc cần hoàn thành, thời hạn và thành viên nhóm được phân công.

Và đó là tất cả.

Tất cả các nguyên tắc để quản lý dự án thành công được nhóm thành 3 loại.

Câu hỏi thường gặp

Các nguyên tắc cơ bản của quản lý dự án là gì?

Mặc dù có nhiều ý kiến khác nhau về các điểm chi tiết, nhưng các nguyên tắc cơ bản của quản lý dự án bao gồm: dự án được xác định rõ ràng thông qua cấu trúc, kết quả mong đợi và chiến lược; vai trò của các thành viên trong nhóm được xác định rõ ràng, bao gồm người quản lý dự án, và việc thiết lập các giá trị như sự thống nhất trong tổ chức, giao tiếp, minh bạch, trách nhiệm giải trình, quản lý rủi ro và đo lường hiệu suất.

Có bao nhiêu nguyên tắc quản lý dự án?

Có 12 nguyên tắc, có thể được chia thành 3 nhóm – xác định dự án, xác định vai trò và trách nhiệm, và thiết lập giá trị.

Kết luận

Các nguyên tắc quản lý dự án là khối xây dựng của tất cả các doanh nghiệp, bất kể quy mô lớn hay nhỏ.

Sử dụng chúng một cách khôn ngoan và tất cả các dự án của bạn sẽ thành công rực rỡ!

Tuy nhiên, những nguyên tắc này sẽ không giúp bạn quản lý toàn bộ dự án một mình.

May mắn thay, các công cụ như ClickUp được thiết kế đặc biệt để thực hiện tất cả các công việc nặng nhọc, hỗ trợ bạn trong tất cả các nhiệm vụ, dòng thời gian và thành viên nhóm.

Cho dù bạn đang theo phương pháp Waterfall, Agile hay Lean, ClickUp đều có tất cả các tính năng bạn cần để tổ chức công việc.

Hãy tải ClickUp miễn phí ngay hôm nay và quản lý dự án của bạn sẽ trở nên dễ dàng như ăn bánh!