Hãy tưởng tượng: bạn chỉ còn hai ngày nữa là đến ngày triển khai, và bạn nhận ra rằng phần mềm bạn phải giao vẫn chưa hoàn thành và cần thêm thời gian và nỗ lực. Có vẻ như nhóm frontend và backend của bạn không đồng bộ và không ước lượng chính xác thời lượng của dự án.
Bây giờ bạn đang phải đối mặt với một sản phẩm chưa hoàn thành, một nhóm làm việc quá sức và một khách hàng có khả năng không hài lòng. Bạn có đổ mồ hôi lạnh chỉ khi nghĩ đến điều đó không?
Quản lý dự án doanh nghiệp (EPM) cung cấp một cách tiếp cận có hệ thống để điều chỉnh các dự án phù hợp với các mục tiêu chiến lược, tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực và đảm bảo việc thực hiện dự án nhất quán trong toàn doanh nghiệp. Nó giúp đảm bảo kịch bản giả định ở trên không bao giờ xảy ra!
Nhưng EPM chính xác là gì và nó có thể giúp dự án thành công như thế nào?
Quản lý dự án doanh nghiệp là gì?
Quản lý dự án doanh nghiệp (EPM) là một phương pháp quản lý nhiều dự án và chương trình trong toàn doanh nghiệp. Phương pháp này vượt ra khỏi phạm vi quản lý các dự án riêng lẻ và tập trung vào việc điều chỉnh tất cả các hoạt động của dự án cho phù hợp với mục tiêu kinh doanh và chiến lược tổng thể của tổ chức.
Các phương pháp phổ biến trong quản lý dự án doanh nghiệp
Có nhiều phương pháp khác nhau mà các nhóm thường sử dụng để triển khai quản lý dự án doanh nghiệp. Một số phương pháp EPM phổ biến là:
- Agile
- Waterfall
- Six Sigma
- Lean
- Kanban
- Scrum
Bây giờ, bạn có thể tự hỏi quản lý dự án doanh nghiệp khác với quản lý dự án truyền thống như thế nào.
Trong khi quản lý dự án truyền thống tập trung vào các dự án riêng lẻ, EPM có chế độ xem toàn diện về tất cả các dự án trong một tổ chức doanh nghiệp. Nó tập trung vào một phương pháp có thể được sử dụng trong toàn tổ chức cho mọi dự án, thiết lập hướng giải quyết vấn đề.
Có thể có những trường hợp ngoại lệ khi EPM và phong cách quản lý dự án riêng lẻ khác nhau, nhưng nhìn chung, mọi dự án phải tuân theo cùng một phương pháp luận.
Sự khác biệt chính: Quản lý dự án truyền thống so với quản lý dự án doanh nghiệp
- Phạm vi: EPM quản lý nhiều dự án cùng lúc, trong khi PM truyền thống thường xử lý một dự án tại một thời điểm
- Mục tiêu: EPM đảm bảo tất cả các dự án phù hợp với mục tiêu của tổ chức, trong khi mỗi dự án trong PM truyền thống là một vấn đề mới cần được giải quyết theo cách khác nhau
- Tiêu chuẩn hóa: EPM triển khai các quy trình tiêu chuẩn hóa trong toàn tổ chức, trong khi PM truyền thống nhằm hoàn thành dự án bằng mọi cách có thể
Hiểu vai trò của một nhà quản lý dự án doanh nghiệp
Các nhà quản lý dự án doanh nghiệp là một phần của văn phòng quản lý dự án doanh nghiệp và đóng vai trò thiết yếu trong việc điều phối các dự án phức tạp trong tổ chức.
Mặc dù trách nhiệm của một quản lý dự án doanh nghiệp có thể khác nhau tùy theo kích thước và nhu cầu của tổ chức, nhưng có những nhiệm vụ cụ thể mà họ phải hoàn thành trong vai trò của mình.
Các trách nhiệm của một quản lý dự án doanh nghiệp bao gồm:
- Quản lý danh mục đầu tư: Giám sát và chịu trách nhiệm cho nhiều dự án và chương trình trong các nhóm
- Tối ưu hóa tài nguyên: Phân bổ tài nguyên hiệu quả cho các dự án khác nhau để công việc của mọi người được tối ưu hóa tối đa
- Tiêu chuẩn hóa: Triển khai các quy trình và thực tiễn quản lý dự án nhất quán và tiêu chuẩn trong toàn tổ chức
- Giám sát hiệu suất: Theo dõi các chỉ số dự án, giải quyết các trở ngại và báo cáo tiến độ, ngân sách và dòng thời gian
- Quản lý các bên liên quan: Tương tác với các giám đốc điều hành, thành viên nhóm, lãnh đạo cấp cao và đối tác bên ngoài
- Cải tiến liên tục: Xác định các lĩnh vực cần cải tiến quy trình và đảm bảo các nhóm tuân thủ quy trình đó
- Cố vấn: Hướng dẫn và đào tạo các nhà quản lý dự án, nhân viên và ban lãnh đạo về các phương pháp EPM
- Triển khai công nghệ: Lựa chọn và triển khai phần mềm quản lý dự án doanh nghiệp phù hợp
- Quản trị: Đảm bảo tuân thủ các chính sách của tổ chức
- Lập kế hoạch chiến lược: Đóng góp vào việc lập kế hoạch dự án dài hạn tuân thủ EPM
Các thành phần của quản lý dự án doanh nghiệp
Hệ thống quản lý dự án doanh nghiệp bao gồm bảy thành phần được xác định bởi Viện Quản lý Dự án (PMI). Hãy thử hiểu từng thành phần bằng cách tưởng tượng quản lý dự án doanh nghiệp như một cỗ máy chính xác.
Trong đó, chúng tôi có:
- Phân tích rủi ro: Máy quét cảnh giác, phát hiện các rủi ro và cơ hội tiềm ẩn trước khi thực hiện dự án. Điều này giúp các nhà quản lý dự án thực hiện các bước có cơ sở và chuẩn bị sẵn sàng cho mọi trở ngại có thể xảy ra
- Ước lượng dự án: Người dự báo sử dụng dữ liệu rủi ro và lịch sử để thiết lập dòng thời gian và nhu cầu tài nguyên thực tế. Điều này giúp các nhà quản lý dự án biết liệu tài nguyên và thời gian để hoàn thành dự án có đủ hay không
- Đánh giá dự án: Yếu tố kiểm soát chất lượng, so sánh hiệu suất với ước tính và kích hoạt các điều chỉnh. Trong trường hợp phạm vi dự án bị mở rộng hoặc có bất kỳ trở ngại nào khác trong quá trình thực hiện, bước này giúp các nhà quản lý dự án can thiệp, đánh giá và đưa mọi người trở lại đúng hướng
- Huấn luyện quản lý dự án: Bộ não không ngừng phát triển, học hỏi từ kinh nghiệm để cải thiện hiệu suất trong tương lai. Huấn luyện quản lý dự án do văn phòng quản lý dự án doanh nghiệp thực hiện giúp đào tạo tất cả mọi người trong nhóm để cùng nhau tiến về một mục tiêu chung
- Quản lý vấn đề leo thang: Người giải quyết vấn đề xử lý các thách thức phức tạp bằng cách tạo ra các quy trình giải quyết từng vấn đề hoặc trở ngại. Văn phòng quản lý dự án doanh nghiệp trở thành người ra quyết định hoặc người hòa giải trong những thách thức như vậy
- Theo dõi thời gian: Bộ đếm thời gian đo thời gian hoàn thành công việc và dự án để ước lượng và đánh giá hiện tại và trong tương lai. Văn phòng quản lý dự án doanh nghiệp thường chịu trách nhiệm phân tích bảng chấm công
- Phần mềm quản lý dự án doanh nghiệp: Hệ thống thần kinh trung ương, kết nối tất cả các thành phần và đảm bảo luồng thông tin trơn tru để dự án thành công. Phần mềm quản lý dự án doanh nghiệp đóng vai trò là nguồn thông tin duy nhất với hồ sơ lưu trữ tất cả các tài liệu, dự án, công việc, quy trình và bất kỳ phần nào khác của dự án
Các phần này hoạt động hài hòa, bổ sung cho nhau. Phân tích rủi ro cung cấp thông tin cho việc ước lượng, cài đặt các mốc cơ bản để đánh giá. Đánh giá cung cấp thông tin cho việc huấn luyện, nâng cao hiệu quả tổng thể. Vấn đề được báo cáo lên cấp trên thu thập thông tin chi tiết từ tất cả các thành phần, trong khi theo dõi thời gian giữ mọi thứ đồng bộ.
Về cơ bản, các công cụ phần mềm quản lý dự án doanh nghiệp tạo điều kiện cho việc giao tiếp liền mạch và cung cấp nơi lưu trữ tất cả thông tin, tài liệu và hồ sơ dự án.
Lợi ích của quản lý dự án doanh nghiệp
Khi một tổ chức mở rộng quy mô và phát triển các nhóm khác nhau, các nhóm này thường làm việc riêng lẻ. Là một tổ chức đang phát triển, bạn phải duy trì đà phát triển bằng cách dự đoán trước mọi trở ngại và giải quyết vấn đề ngay khi chúng phát sinh.
Đây chính là lý do tại sao quản lý dự án doanh nghiệp lại quan trọng đến vậy. Nó giúp bạn thiết lập tất cả các quy trình, theo dõi cách thức hoàn thành công việc và giải quyết thách thức, đồng thời có một văn phòng quản lý dự án doanh nghiệp chuyên dụng để đảm bảo mọi việc được hoàn thành.
Hãy cùng xem qua một số lợi ích khác của EPM:
- Đảm bảo tất cả các dự án được thống nhất và đóng góp vào thành công của tổ chức, không chỉ thành công của cá nhân hoặc nhóm
- Tối ưu hóa việc phân bổ tài nguyên trên toàn tổ chức để giảm thiểu các quy trình lãng phí
- Giúp tiết kiệm chi phí đáng kể thông qua quản lý tài nguyên hiệu quả hơn
- Cung cấp thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu để ra quyết định dự án tốt hơn
- Tiêu chuẩn hóa các quy trình và giảm trùng lặp nỗ lực để mọi người đều biết việc cần làm
- Tăng cường hiển thị dự án và giao tiếp giữa các bên liên quan và các nhóm
- Giúp tổ chức phản ứng tốt hơn với sự thay đổi của thị trường cũng như cạnh tranh
- Thúc đẩy văn hóa chia sẻ kiến thức trong toàn tổ chức
Thách thức trong việc triển khai EPM
Vì quản lý dự án doanh nghiệp được triển khai ở cấp độ tổ chức, nên chắc chắn sẽ có một số thách thức.
Một số thách thức bao gồm:
- Sự kháng cự của tổ chức: Nhân viên có thể kháng cự những thay đổi đối với cách thức làm việc đã được thiết lập
- Độ phức tạp: Hệ thống quản lý dự án doanh nghiệp có thể phức tạp hoặc khó triển khai
- Vấn đề tích hợp: Việc tích hợp EPM với các hệ thống và công cụ hiện có có thể gặp khó khăn
- Sự thay đổi văn hóa: EPM thường đòi hỏi sự chuyển đổi hướng tới sự minh bạch và hợp tác cao hơn
- Chi phí: Việc triển khai EPM có thể đòi hỏi một khoản đầu tư ban đầu đáng kể, điều mà các doanh nghiệp nhỏ có thể không có
- Chất lượng dữ liệu: Đảm bảo dữ liệu nhất quán, chất lượng cao trong tất cả các dự án có thể là một thách thức
- Khoảng cách kỹ năng: Các tổ chức có thể thiếu chuyên môn cần thiết để triển khai EPM một cách hiệu quả và có thể cần đầu tư thêm vào đào tạo hoặc tuyển dụng
- Đo lường ROI: Chứng minh lợi nhuận trên đầu tư (ROI) có thể gặp khó khăn trong ngắn hạn
Cách triển khai quản lý dự án doanh nghiệp
Phần mềm quản lý dự án đóng vai trò là xương sống kỹ thuật số hỗ trợ và nâng cao toàn bộ quá trình quản lý dự án doanh nghiệp. Bộ công cụ tinh vi này không chỉ đơn thuần là theo dõi công việc mà còn cung cấp một bộ tính năng toàn diện để đơn giản hóa môi trường đa dự án phức tạp.
Về cốt lõi, phần mềm EPM cung cấp một nền tảng tập trung để lưu trữ và quản lý dữ liệu dự án, đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều có quyền truy cập vào thông tin cập nhật.
Đây là một công cụ hợp tác doanh nghiệp thời gian thực, phá vỡ rào cản giữa các nhóm và bộ phận đa chức năng, điều này rất quan trọng trong cài đặt doanh nghiệp quy mô lớn.
Các tính năng quản lý tài nguyên nâng cao của phần mềm EPM cho phép phân bổ nhân sự và tài sản một cách tối ưu cho nhiều dự án, ngăn ngừa tắc nghẽn và phân bổ quá mức.
Các tính năng báo cáo và phân tích mạnh mẽ của nó giúp chuyển đổi dữ liệu thô thành thông tin chi tiết có thể hành động, cho phép ra quyết định dựa trên dữ liệu ở cấp độ dự án và danh mục đầu tư. Vì vậy, nếu bạn đang cân nhắc sử dụng một công cụ quản lý dự án, làm thế nào để chọn công cụ phù hợp?
Xem xét các yếu tố như:
- Khả năng mở rộng và linh hoạt
- Dễ sử dụng
- Khả năng tích hợp
- Tính năng báo cáo và phân tích
- Truy cập di động
- Hỗ trợ nhà cung cấp và danh tiếng
Một trong những phần mềm quản lý dự án miễn phí cung cấp tất cả những tính năng này và hơn thế nữa là ClickUp .
Công cụ Quản lý dự án của ClickUp vượt xa quản lý công việc truyền thống. Nó cung cấp một nền tảng linh hoạt để tổ chức, cộng tác và theo dõi các dự án có kích thước và độ phức tạp bất kỳ.
Nó cung cấp các tính năng sau để triển khai quản lý dự án doanh nghiệp:
1. Bảng điều khiển ClickUp
Bảng điều khiển ClickUp cho phép các thành viên trong nhóm thêm nhiệm vụ, xem mục tiêu, giao tiếp với các thành viên khác và theo dõi tiến độ trong nháy mắt. Điều này giúp các nhân viên EPM theo dõi từng dự án đang tiến hành một cách siêu hiệu quả và dễ dàng.
2. Tài liệu ClickUp
Sử dụng Tài liệu ClickUp để ghi lại tất cả các quy trình chính thức, hợp đồng, SOP và các tài liệu quan trọng khác, để bạn có thể dễ dàng truy cập chúng ở một nơi.
Tài liệu có thể rất hữu ích trong huấn luyện quản lý dự án — một thành phần thiết yếu của chiến lược EPM — để lưu trữ dữ liệu lịch sử của các quy trình EPM và tham khảo chúng trong trường hợp gặp khó khăn.
3. Theo dõi thời gian dự án của ClickUp
Tính năng Theo dõi thời gian dự án của ClickUp giúp bạn dễ dàng biết được thời gian cần thiết để hoàn thành một dự án. Theo dõi thời gian bạn cần để hoàn thành một nhiệm vụ hoặc dự án để dễ dàng ước lượng dòng thời gian của các dự án tương tự trong tương lai.
4. Mẫu quản lý dự án của ClickUp
ClickUp cũng cung cấp các mẫu sẵn có cho các dự án của bạn. Ví dụ: sử dụng Mẫu quản lý dự án của ClickUp để tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn từ ý tưởng đến thực hiện và giao hàng cuối cùng.
Mẫu này cho phép bạn:
- Lập kế hoạch và hình dung mọi giai đoạn, từ brainstorming đến vòng đời dự án
- Điều phối nhóm và nguồn lực để hợp tác liền mạch và hoàn thành dự án hiệu quả
- Theo dõi tiến độ và mục tiêu để đảm bảo giao hàng đúng thời hạn và phù hợp với ngân sách
5. ClickUp cho doanh nghiệp
ClickUp Enterprise là giải pháp cho tất cả các nhu cầu quản lý dự án doanh nghiệp của bạn!
Với tính năng này, bạn có thể:
- Đảm bảo hoạt động của bạn không bao giờ bị gián đoạn với đảm bảo thời gian hoạt động 99,9% của ClickUp Enterprise, giúp quy trình làm việc của bạn diễn ra suôn sẻ và không bị gián đoạn
- Sử dụng công nghệ RapidViews DB™ độc quyền để đạt được khả năng mở rộng và hiệu suất vượt trội, không có giải pháp nào khác có thể sánh kịp
- Bảo vệ dữ liệu, quản lý quyền truy cập, cấu hình quyền truy cập và duy trì nhật ký hoạt động toàn diện với các công cụ tích hợp sẵn của chúng tôi
- Hỗ trợ mọi nhóm, bất kể kích thước hay độ phức tạp, với tính linh hoạt, tiêu chuẩn và quy mô vượt trội
- Có được hiển thị rõ ràng từ kế hoạch chiến lược đến thực thi hàng ngày, cung cấp một nguồn duy nhất cho các cập nhật, rủi ro và tiến độ
- Mã hóa, bảo vệ và tuân thủ HIPAA, GDPR, Privacy Shield và hơn thế nữa để đảm bảo bảo mật dữ liệu của bạn
Mẹo để cải thiện chiến lược EPM của bạn
- Bắt đầu với việc triển khai EPM quy mô nhỏ: Xác định mối quan tâm cốt lõi và cố gắng giải quyết/khắc phục bằng EPM quy mô nhỏ. Ghi lại những gì bạn học được từ thử nghiệm, lặp lại và xác định các phương pháp hay nhất để nhân rộng cho các nhóm. Bạn có thể sử dụng ClickUp Goals để thiết lập và theo dõi tiến độ thực hiện các mục tiêu cụ thể trong thời gian này
- Đầu tư vào đào tạo toàn diện cho tất cả thành viên trong nhóm: Từ thuật ngữ EPM đến các loại cuộc họp cụ thể và nhịp độ giao tiếp, hãy đảm bảo rằng nhóm của bạn biết những gì được mong đợi ở họ ở mỗi giai đoạn. Tận dụng ClickUp Docs như một kho lưu trữ tập trung để lưu trữ thông tin này
- Thiết lập quản trị rõ ràng bằng cách xác định vai trò và quy trình ra quyết định: Khi thử nghiệm khung EPM, tránh mọi khả năng gây nhầm lẫn. Ghi rõ vai trò, trách nhiệm và quy trình báo cáo lên cấp trên trong một tài liệu chung. Bạn có thể sử dụng Mẫu ma trận RACI về vai trò và trách nhiệm của ClickUp cho mục đích này
- Phát triển kế hoạch để giải quyết và quản lý sự kháng cự đối với thay đổi: Tạo kế hoạch truyền thông để giải thích lý do bạn triển khai EPM và cách thức EPM dự kiến sẽ giúp nhóm tiến gần hơn đến các mục tiêu lớn hơn. Dành các cuộc họp cho các phiên hỏi đáp và cung cấp thông tin càng rõ ràng càng tốt. Cách tiếp cận hợp tác như vậy sẽ giúp giảm bớt sự kháng cự
- Sử dụng tính năng báo cáo và phân tích dữ liệu để thu thập thông tin chi tiết: Sử dụng các công cụ như Bảng điều khiển ClickUp để theo dõi các chỉ số chính trong các dự án. Liên kết mỗi mục tiêu dự án với một chỉ số cụ thể để bạn biết chính xác tác động của mình
- Thúc đẩy sự hợp tác và làm việc nhóm giữa các bộ phận: Tổ chức các cuộc họp liên bộ phận hoặc hackathon để brainstorming hoặc giải quyết vấn đề với các nhóm khác trong tổ chức của bạn. Điều này sẽ giúp thúc đẩy sự hợp tác và dễ dàng mở rộng các chiến lược EPM trong toàn công ty
- Duy trì tính linh hoạt để thích ứng với nhu cầu kinh doanh thay đổi: Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, đảm bảo rằng chiến lược EPM của bạn phù hợp với mục tiêu kinh doanh. Bất kỳ thay đổi nào theo hướng này phải được phản ánh ngay lập tức trong kế hoạch dự án của bạn để bạn có thể thúc đẩy kết quả thực sự tạo ra sự khác biệt
Triển khai Quản lý dự án doanh nghiệp với ClickUp
Triển khai quản lý dự án doanh nghiệp là một hành trình kinh doanh mang tính chuyển đổi, có thể nâng cao đáng kể khả năng thực hiện dự án thành công và đạt được mục tiêu của tổ chức. Mặc dù quá trình này có thể đầy thách thức, nhưng hiệu quả được cải thiện, sử dụng tài nguyên tốt hơn và sự liên kết chiến lược khiến nó trở thành một khoản đầu tư đáng giá.
Các công cụ như ClickUp đã giúp EPM trở nên dễ dàng triển khai hơn đáng kể trong tất cả các tổ chức. Bằng cách tận dụng các tính năng có thể tùy chỉnh của ClickUp, các tổ chức có thể tạo quy trình làm việc phù hợp, thiết lập các chỉ số hiệu suất chính và tạo báo cáo toàn diện để hỗ trợ việc ra quyết định hiệu quả và điều chỉnh chiến lược.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và biến đổi quy trình quản lý dự án của bạn!