Bạn đã bao giờ bắt đầu một dự án chỉ để thấy nó đi chệch hướng một cách nghiêm trọng chưa? Phạm vi dự án bị mở rộng có thể là nguyên nhân, và đây là một cạm bẫy phổ biến trong hầu hết các dự án — từ phát triển phần mềm và tiếp thị đến xây dựng, máy móc hạng nặng và thậm chí cả các sáng kiến trong khu vực công.
Nhưng có một giải pháp. Một kế hoạch quản lý phạm vi được xây dựng tốt có thể giúp dự án của bạn đi đúng hướng và tiết kiệm chi phí.
Danh sách kiểm tra hữu ích này nêu ra các bước để tạo bản tuyên bố phạm vi dự án hoàn hảo cho mọi ngành công nghiệp.
Hiểu về tuyên bố phạm vi dự án
Bản tuyên bố phạm vi dự án là một tài liệu chính thức nêu rõ ranh giới của dự án và xác định những gì được bao gồm và không được bao gồm. Tài liệu này đảm bảo nhóm dự án hiểu rõ mục tiêu, kết quả mong đợi và các hạn chế của dự án.
Bản tuyên bố phạm vi dự án thường bao gồm bốn yếu tố khóa:
- Mục tiêu dự án: Các mục tiêu và kết quả cụ thể mà dự án hướng tới
- Sản phẩm đầu ra: Các sản phẩm đầu ra có thể nhìn thấy được sẽ được tạo ra
- Phạm vi bao gồm (và không bao gồm): Các công việc, hoạt động hoặc thành phần cụ thể của dự án được (và không được) bao gồm trong dự án
- Hạn chế: Những giới hạn hoặc hạn chế có thể ảnh hưởng đến dự án
Việc tạo một tuyên bố phạm vi dự án được xác định rõ ràng có thể giúp ngăn chặn sự mở rộng phạm vi và giữ dự án đi đúng hướng. Tuyên bố phạm vi dự án phục vụ các mục đích sau:
- Giảm rủi ro: Bằng cách xác định rõ ranh giới của dự án, nó giúp giảm thiểu rủi ro liên quan đến sự mở rộng phạm vi, chi phí vượt dự toán và chậm trễ tiến độ
- Tăng hiệu quả: Khi bạn đã xác định rõ những yếu tố quan trọng ngay từ đầu, bạn có thể phân bổ tài nguyên và quản lý ngân sách hiệu quả hơn
- Giữ cho các bên liên quan hài lòng: Vì mọi người đều đồng ý trước về các kết quả dự án, bạn có thể giảm thiểu xung đột và phạm vi dự án bị mở rộng trong quá trình thực hiện
- Dùng làm điểm tham chiếu: Khi có sự không chắc chắn hoặc thành viên nhóm thay đổi, tuyên bố phạm vi dự án có thể là nguồn thông tin đáng tin cậy
Nói tóm lại, bản tuyên bố phạm vi dự án cung cấp sự rõ ràng, định hướng và kiểm soát, dẫn đến việc hoàn thành dự án đúng thời hạn và đúng ngân sách.
Cách viết tuyên bố phạm vi dự án (kèm ví dụ)
Bây giờ chúng ta đã biết tuyên bố phạm vi dự án là gì và tại sao bạn cần nó, hãy tìm hiểu cách tạo tuyên bố này để định hướng dự án chính xác hơn và điều phối nhóm hiệu quả hơn. Chúng ta cũng sẽ xem xét cách các công cụ quản lý dự án như ClickUp có thể hỗ trợ quá trình này, giúp các nhóm tổ chức công việc, theo dõi tiến độ và cộng tác hiệu quả.
Dưới đây là tóm tắt nhanh các bước khóa:
Danh sách kiểm tra TL;DR để tạo bản tuyên bố phạm vi dự án
- Xác định mục đích của dự án
- Lập kế hoạch tài nguyên
- Danh sách công việc cần hoàn thành
- Xác định các hạn chế của dự án
- Soạn thảo bản tuyên bố phạm vi dự án của bạn
- Thực hiện quy trình kiểm soát thay đổi
Bây giờ, hãy cùng tìm hiểu chi tiết về điều này.
Đọc thêm: Danh sách kiểm tra 9 điểm về quản lý dự án cho nhà quản lý
1. Xác định rõ các "gì" và "tại sao" của dự án
Hiểu rõ mục đích của dự án là điều cơ bản để tạo ra một tuyên bố phạm vi rõ ràng và thuyết phục (và thành công của dự án). Điều này bao gồm xác định các mục tiêu của dự án, nhu cầu kinh doanh và kết quả mong muốn.
Dưới đây là một số câu hỏi bạn có thể tự đặt ra trong giai đoạn này:
- Dự án giải quyết vấn đề gì?
- Những kết quả mong đợi hoặc lợi ích là gì?
- Dự án này phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức như thế nào?
Bước này là ngôi sao Bắc Đẩu của bạn, định hướng các lựa chọn và quyết định của bạn khi bạn hình thành kế hoạch dự án. Hãy huy động toàn bộ nhóm dự án (hoặc ít nhất là các bên liên quan chính của dự án) trong giai đoạn này. Không chỉ các thành viên khác nhau trong nhóm sẽ mang đến những góc nhìn đa dạng cho cuộc thảo luận, mà khi bạn huy động mọi người tham gia từ sớm, họ cũng sẽ cảm thấy gắn bó hơn với kết quả của dự án.
Sử dụng công cụ bảng trắng ảo để làm cho cuộc thảo luận trở nên tương tác hơn (đặc biệt nếu bạn là nhóm làm việc từ xa hoặc kết hợp). Ví dụ: Mẫu Bảng trắng phạm vi dự án ClickUp có thể giúp bạn cùng nhau động não và tạo bản nháp sơ bộ về phạm vi dự án của bạn.
Mẫu này là một công cụ trực quan và hợp tác được thiết kế để tổ chức và quản lý tất cả các khía cạnh của phạm vi dự án của bạn. Nó cung cấp một không gian tập trung để theo dõi các hoạt động, tài nguyên, kết quả đầu ra và dòng thời gian của dự án, đảm bảo không có gì bị bỏ sót. Nó đi kèm với các hộp riêng biệt cho từng bước trong kế hoạch phạm vi dự án của bạn:
- Thông tin: Thu thập tất cả dữ liệu và sự kiện có liên quan sẽ định hình dự án. Điều này đảm bảo mọi người, bao gồm cả quản lý dự án, đều có quyền truy cập vào cùng một thông tin cơ bản
- Lý do: Giải thích lý do đằng sau mỗi quyết định được đưa ra trong suốt dự án. Điều này giúp các thành viên trong nhóm thống nhất với mục đích và hướng đi của dự án
- Phạm vi: Xác định phạm vi dự án — những gì được bao gồm và không được bao gồm trong dự án. Điều này đảm bảo sự rõ ràng về ranh giới và ngăn ngừa những hiểu lầm
- Mục tiêu: Nêu rõ kết quả và mục tiêu mong muốn của dự án. Điều này giúp định hướng tiến độ dự án và đánh giá mức độ thành công của dự án
- Kết quả đầu ra: Chỉ định các kết quả hoặc sản phẩm hữu hình mà dự án sẽ tạo ra. Đây là các điểm chuẩn để theo dõi tiến độ và hoàn thành dự án
- Loại trừ: Phác thảo những gì không thuộc dự án để tránh phạm vi dự án bị mở rộng. Phần này cài đặt các kỳ vọng về những gì sẽ không được giải quyết hoặc cung cấp
- Giả định: Xác định các giả định cơ bản và các sai lệch tiềm ẩn ảnh hưởng đến dự án. Nhận thức được những điều này sẽ giúp dự đoán rủi ro và lập kế hoạch cho các tình huống khẩn cấp
Điều này tạo nền tảng vững chắc cho phần còn lại của quá trình lập kế hoạch dự án, giúp bạn rõ ràng hơn khi phân bổ nguồn lực hoặc phác thảo kế hoạch dự án.
📌Ví dụ:
Giả sử bạn là một công ty xây dựng cần cải tạo một tòa nhà văn phòng. Dưới đây là những lý do (mục tiêu) của bạn:
Cải thiện hiệu quả năng lượng, chức năng và thẩm mỹ của tòa nhà để đáp ứng nhu cầu thay đổi của khách thuê và giảm chi phí vận hành.
2. Lập kế hoạch tài nguyên
Sau khi xác định mục tiêu của dự án, đã đến lúc đánh giá các nguồn lực cần thiết để đạt được mục tiêu đó. Yêu cầu của dự án có thể bao gồm xác định nhân sự, thiết bị, vật liệu và ngân sách cần thiết.
Hãy tham gia các bên liên quan quan trọng khi lập kế hoạch này để đảm bảo mọi người đều được lắng nghe, đặc biệt nếu bạn đang làm việc với các nhóm đa chức năng. Một phương pháp hay khác là lập kế hoạch cho các tình huống khẩn cấp. Điều này có thể đơn giản như tính toán cho một nhân viên đi nghỉ trong kỳ dự án hoặc nghiêm trọng hơn như sự chậm trễ trong việc phê duyệt của chính phủ hoặc hậu cần vật liệu.
Hơn nữa, bằng cách lập kế hoạch chi phí và nguồn lực cho dự án từ trước, bạn sẽ hiểu rõ hơn về các yêu cầu của dự án, giúp bạn giữ dự án trong phạm vi ngân sách.
Cũng nên đọc: 20 vai trò khóa trong dự án và tác động của chúng đối với thành công của dự án
📌Ví dụ:
Ví dụ về việc cải tạo một tòa nhà văn phòng để tiết kiệm năng lượng, kế hoạch phân bổ nguồn lực của bạn sẽ bao gồm những nội dung sau:
- Nguồn nhân lực: Kiến trúc sư, thợ ống nước, thợ điện, công nhân xây dựng, quản lý công trường, v.v
- Thiết bị và vật liệu: Thiết bị xây dựng, vật liệu xây dựng, vật tư điện, v.v
- Ngân sách: Chi phí xây dựng, phí kiến trúc sư và kỹ sư, chi phí vật liệu, chi phí lao động và quỹ dự phòng
- Dòng thời gian: Các cột mốc quan trọng, kế hoạch thay đổi và hơn thế nữa
3. Danh sách công việc cần hoàn thành
Đây là những kết quả cụ thể sẽ được giao cho nhà tài trợ và khách hàng của dự án vào cuối dự án. Chúng cũng là điểm chuẩn để bạn đánh giá thành công của dự án và xem dự án có đang đi đúng hướng hay không. Hai điều quan trọng cần lưu ý khi xác định kết quả dự án của bạn là:
- Đảm bảo rằng các kết quả đầu ra là thực tế và có thể đạt được trong các ràng buộc của dự án
- Liên kết từng sản phẩm với một thời hạn hoặc khung thời gian cụ thể — các cột mốc dự án mà bạn có thể sử dụng để theo dõi xem dự án có được hoàn thành đúng thời hạn hay không
Xác định các công việc cụ thể được bao gồm (trong phạm vi) và không được bao gồm (ngoài phạm vi) trong dự án ở giai đoạn này.
📌Ví dụ:
Dưới đây là một số sản phẩm đầu ra mà tòa nhà văn phòng tiết kiệm năng lượng, đã được cải tạo của bạn sẽ cần:
- Phê duyệt giấy phép: Được cấp các giấy phép và phê duyệt cần thiết từ cơ quan chức năng địa phương (một tháng)
- Cải thiện hiệu suất năng lượng: Hệ thống chiếu sáng, xây dựng bền vững, tấm pin mặt trời, v.v. (ba tháng)
- Nội thất được cập nhật: Trang trí hiện đại, phòng được nâng cấp và thay đổi bố cục (hai tháng)
- Chứng chỉ hoàn thành: Nhận chứng chỉ hoàn thành từ thanh tra xây dựng (một tuần)
Công việc ngoài phạm vi có thể bao gồm trang bị nội thất văn phòng, thiết kế cảnh quan, v.v. Mặc dù liên quan đến cải tạo văn phòng, nhưng những công việc này không thuộc phạm vi dự án của bạn.
Mặc dù đây là danh sách cơ bản, chúng tôi khuyên bạn nên đi sâu hơn vào danh sách kiểm tra quản lý dự án của mình. Bạn có thể sử dụng một công cụ như ClickUp Checklists để tạo danh sách phân cấp, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ công việc nào và không có nhiệm vụ nào bị bỏ qua.
Điểm hay nhất của danh sách kiểm tra công việc là chúng không chỉ là một danh sách đơn thuần. Bạn có thể:
- Gán một mục danh sách cụ thể cho một người
- Sử dụng nhận xét để thêm thông tin chi tiết về mục
- Lồng danh sách các mục để phân loại tốt hơn
Hơn hết, bạn có thể lưu danh sách kiểm tra dưới dạng mẫu để sử dụng lại cho các dự án trong tương lai.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tại sao chỉ dừng lại ở danh sách kiểm tra cho các sản phẩm cần giao? Bạn cũng có thể tạo mẫu danh sách kiểm tra để nhóm của bạn có thể sao chép và sử dụng cho mỗi tuyên bố phạm vi dự án, từ đó hợp lý hóa và chuẩn hóa quy trình và cấu trúc phạm vi dự án.
4. Xác định các hạn chế của dự án
Bạn đã biết kết quả công việc của mình là gì. Đã đến lúc tìm ra những gì đang cản trở bạn hoàn thành chúng. Đó có thể là giới hạn về thời gian (áp lực hoàn thành dự án trong một khung thời gian giới hạn mà không ảnh hưởng đến chất lượng công việc), giới hạn về ngân sách (cung cấp cho khách hàng những gì họ cần nhưng trong phạm vi ngân sách được phân bổ) hoặc thậm chí là giới hạn về nguồn lực (tìm kiếm nhóm phù hợp cho công việc).
Bằng cách xác định các vấn đề này sớm trong giai đoạn dự án, bạn có thể phát triển các chiến lược để giảm thiểu tác động của chúng trong suốt vòng đời dự án và đảm bảo dự án được hoàn thành thành công.
📌Ví dụ:
Bạn có thể gặp một số hạn chế khi bắt đầu dự án cải tạo văn phòng.
- Cần hoàn thành việc cải tạo ngoài giờ kinh doanh để giảm thiểu sự gián đoạn cho khách thuê
- Số lượng công nhân xây dựng có tay nghề trong khu vực hạn chế
- Sự phản đối của cư dân đối với việc di dời tạm thời trong quá trình cải tạo
- Tuân thủ các tiêu chuẩn và quy định về xây dựng xanh
5. Soạn thảo bản tuyên bố phạm vi dự án của bạn
Bây giờ bạn đã xác định mục tiêu, nguồn lực và những thách thức tiềm ẩn của dự án, đã đến lúc tổng hợp những phát hiện của bạn vào một bản tuyên bố phạm vi dự án chính thức. Tài liệu này sẽ là bản đồ đường đi cho dự án của bạn, phác thảo các tham số của dự án — kết quả mong đợi, dòng thời gian và hơn thế nữa.
Tài liệu phạm vi dự án của bạn sẽ bao gồm các phần riêng biệt cho mục tiêu, kết quả mong đợi (với dòng thời gian), loại trừ, giả định loại trừ và hạn chế. Dưới đây là một số mẹo để soạn thảo tuyên bố phạm vi của bạn:
- Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và súc tích để tránh sự mơ hồ
- Xác định rõ ràng các thuật ngữ kỹ thuật hoặc từ viết tắt có thể không quen thuộc với các bên liên quan
- Phân chia phạm vi thành các thành phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn
Cuối cùng, chia sẻ bản dự thảo tuyên bố phạm vi với các bên liên quan và nhận phản hồi của họ.
Dưới đây là ý kiến của một khách hàng về cách ClickUp cải thiện kế hoạch dự án:
ClickUp có thể được điều chỉnh để phù hợp với hầu hết mọi nhu cầu quản lý dự án . Nó đủ kỹ thuật để xử lý các dự án liên bộ phận lớn hàng năm, nhưng vẫn có thể tùy chỉnh để hoạt động như một danh sách kiểm tra hàng ngày đơn giản.
ClickUp có thể được điều chỉnh để phù hợp với hầu hết mọi nhu cầu quản lý dự án . Nó đủ kỹ thuật để xử lý các dự án liên bộ phận lớn hàng năm, nhưng vẫn có thể tùy chỉnh để hoạt động như một danh sách kiểm tra hàng ngày đơn giản.
Nếu đây là lần đầu tiên bạn tạo bản tuyên bố phạm vi hoặc bạn muốn cải thiện bản tuyên bố này, Mẫu kế hoạch quản lý phạm vi của ClickUp có thể hữu ích cho bạn.
Mẫu phạm vi dự án này cung cấp một phương pháp có cấu trúc để tạo và quản lý tuyên bố phạm vi của bạn và bao gồm các phần sau:
- Mục tiêu dự án: Xác định mục tiêu của dự án để mọi người tập trung vào kết quả mong muốn
- Mô tả vấn đề: Xác định vấn đề cốt lõi mà dự án sẽ giải quyết để chứng minh tính cần thiết của dự án
- Công việc trong phạm vi/ngoài phạm vi: Làm rõ những công việc nào được bao gồm hoặc loại trừ để ngăn chặn sự mở rộng phạm vi
- Kết quả đầu ra: Liệt kê các kết quả hữu hình mong đợi ở mỗi giai đoạn của dự án
- Phê duyệt: Đặt ra các tiêu chí để có được sự đồng ý của các bên liên quan nhằm đảm bảo xác nhận chính thức
Mẫu phạm vi dự án này sắp xếp tất cả thông tin liên quan đến phạm vi vào một nơi, giúp các nhà quản lý quản lý thay đổi hiệu quả và đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách.
Ngoài ra, các tính năng cộng tác của ClickUp —nhận xét, thẻ và chỉnh sửa thời gian thực—giúp nhóm của bạn dễ dàng làm việc cùng nhau trên tài liệu.
📌Ví dụ:
Dưới đây là bản tuyên bố phạm vi dự án cuối cùng của bạn: Tiêu đề dự án: Dự án hiện đại hóa tòa nhà văn phòng
Mục tiêu dự án:
- Nâng cao hiệu quả sử dụng năng lượng của tòa nhà
- Nâng cao chức năng của tòa nhà để đáp ứng nhu cầu của khách thuê hiện đại
Sản phẩm đầu ra:
- Không gian văn phòng được cải tạo với nội thất và bố cục mới
- Hệ thống chiếu sáng tiết kiệm năng lượng được cải tiến
- Hệ thống bảo mật nâng cao
- Cập nhật các khu vực chung (ví dụ: sảnh, nhà vệ sinh)
Nội dung bao gồm:
- Sửa chữa kết cấu
- Cải tiến bền vững
- Thiết kế nội thất và hoàn thiện
Phạm vi loại trừ:
- Mua sắm đồ nội thất và thiết bị
- Hoạt động tiếp thị và cho thuê
Giả định:
- Các giấy phép và phê duyệt cần thiết sẽ được hoàn tất kịp thời
- Tính toàn vẹn kết cấu của tòa nhà là vững chắc
- Có đủ nguồn vốn để hoàn thành dự án
Hạn chế:
- Thời hạn chặt chẽ trong vòng sáu tháng
- Thiếu hụt lao động có kỹ năng
Tiêu chí chấp nhận:
- Tòa nhà vượt qua kiểm tra và đáp ứng các tiêu chuẩn hiệu quả năng lượng
- Dự án được hoàn thành trong phạm vi ngân sách và dòng thời gian đã định
📌Dưới đây là một ví dụ khác về tổ chức sự kiện: hội nghị thường niên.
Tiêu đề dự án: Hội nghị ngành hàng năm
Mục tiêu dự án:
- Tổ chức một sự kiện quảng bá thương hiệu và tuyên bố sứ mệnh của bạn
- Tạo cơ hội cho những người tham dự kết nối và giao lưu với nhau
Sản phẩm đầu ra:
- Địa điểm tổ chức hội nghị
- Lịch trình hội nghị
- Danh sách diễn giả
- Hệ thống đăng ký và vé
- Quản lý sự kiện tại chỗ
- Báo cáo đánh giá sau hội nghị
Nội dung bao gồm:
- Lựa chọn và đặt địa điểm
- Tuyển dụng và quản lý diễn giả
- Thu hút và quản lý tài trợ
- Lập kế hoạch và điều phối sự kiện
- Logistics tại hiện trường (ví dụ: đăng ký, ẩm thực, thiết bị âm thanh-hình ảnh)
Phạm vi loại trừ:
- Các hoạt động tiếp thị và quảng bá liên tục sau hội nghị
- Các sự kiện kết nối sau hội nghị
- Phát hành kỷ yếu hội nghị
Giả định:
- Nguồn kinh phí đủ để chi trả cho tất cả các chi phí
- Các giấy phép và phê duyệt cần thiết sẽ được cấp
- Sẽ có đủ nhân sự để quản lý hội nghị
Hạn chế:
- Ngân sách hạn chế
- Thời hạn chặt chẽ
- Sự sẵn có của địa điểm
Tiêu chí chấp nhận:
- Phản hồi tích cực của người tham dự về trải nghiệm hội nghị
- Sự kiện được hoàn thành trong phạm vi ngân sách và dòng thời gian đã định
Cũng nên đọc: 15 mẫu quản lý dự án miễn phí
6. Thực hiện quy trình kiểm soát thay đổi
Cuối cùng, bạn cần tạo một khung để xem xét, phê duyệt hoặc từ chối các thay đổi được đề xuất, để chúng phù hợp với mục tiêu của dự án và không ảnh hưởng đến phạm vi, lịch trình hoặc ngân sách của dự án.
Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách tạo một hệ thống kiểm soát thay đổi. Cách thức hoạt động như sau:
- Đầu tiên, thành lập một ủy ban (số lượng lý tưởng là ba người) để xem xét tất cả các yêu cầu thay đổi
- Sau đó, thiết lập một quy trình để các thành viên khác trong nhóm có thể yêu cầu sửa đổi phạm vi dự án của bạn
- Cuối cùng, phân tích xem thay đổi được đề xuất có phù hợp với phạm vi hiện tại của dự án hay không
Sử dụng biểu mẫu, chẳng hạn như ClickUp Forms, để tự động hóa quy trình này. Các thành viên trong nhóm có thể đề xuất thay đổi và giải thích lý do. Sau đó, ủy ban có thể xem xét và chia sẻ quyết định cũng như lý do của mình, từ đó hợp lý hóa toàn bộ quy trình.
Bằng cách triển khai quy trình kiểm soát thay đổi, bạn có thể quản lý hiệu quả các thay đổi trong dự án, giảm thiểu rủi ro và tránh chi phí không cần thiết.
Giữ dự án của bạn đi đúng hướng với bản tuyên bố phạm vi (và ClickUp)
Xác định phạm vi công việc là bước đầu tiên để thiết lập dự án của bạn nhằm đảm bảo dự án thành công và hoàn thành đúng thời hạn. Điều này khiến bản tuyên bố phạm vi trở thành công cụ hữu ích nhất của các nhà quản lý dự án, cung cấp cho họ lộ trình rõ ràng về những việc cần làm, những rủi ro cần tránh và cách thức thực hiện.
Đồng thời, phạm vi dự án của bạn được lưu trong một tài liệu, trong khi dự án thực tế được theo dõi trong công cụ quản lý nhiệm vụ của bạn. Để có quy trình làm việc liền mạch (và toàn diện) hơn, bạn có thể xem xét sử dụng giải pháp tất cả trong một như ClickUp.
Với ClickUp, bạn có thể soạn thảo tuyên bố phạm vi dự án, chuyển đổi các kết quả mong đợi thành các nhiệm vụ có thể thực hiện và thậm chí theo dõi thời gian. Đây là một giải pháp toàn diện để quản lý mọi thứ, từ tuyên bố phạm vi dự án đến các nhiệm vụ và nỗ lực giảm thiểu rủi ro.
Đăng ký ClickUp miễn phí và xem cách nó đơn giản hóa việc quản lý và thực hiện phạm vi dự án.