danh sách kiểm tra quản lý dự án 9 điểm cho nhà quản lý

Tại ClickUp, chúng tôi luôn chú trọng đến quy trình và năng suất.

Là nhà quản lý dự án, chúng tôi biết đó cũng là hai mục tiêu của bạn.

Để giúp bạn lập kế hoạch dự án, bạn có thể sử dụng danh sách kiểm tra này cho từng phần của quy trình. Sử dụng danh sách này với các nhóm dự án hoặc chia sẻ với các PM khác trong tổ chức của bạn.

Bạn thậm chí có thể thêm danh sách kiểm tra như thế này vào ClickUp (sẽ giải thích thêm trong giây lát).

Là người quản lý dự án, trách nhiệm của bạn bao gồm lập kế hoạch để thực hiện dự án.

Đầu tiên, đây là những điều cần thiết cho bất kỳ danh sách kiểm tra quản lý dự án hoàn hảo nào.

Danh sách kiểm tra quản lý dự án

1. Đặt ra tầm nhìn, mục tiêu và mục đích

Một trong những điều cơ bản của quản lý dự án là cài đặt mục tiêu và mục đích cho dự án của bạn.

Với các mục tiêu và mục đích của mình, hãy thử trả lời hai câu hỏi cấp cao sau:

Những câu hỏi này sẽ giúp bạn xác định các kết quả dự án và xác định cách chúng giải quyết vấn đề bạn muốn khắc phục.

Cài đặt mục tiêu có thể đạt được với tư cách là quản lý dự án

Đặt mục tiêu có thể đạt được là một phần không thể thiếu trong các quy trình quản lý cấp cao. Nhiều nhóm sử dụng mục tiêu SMART.

Với ClickUp, các nhà quản lý dự án có thể sử dụng Mục tiêu để đặt mục tiêu cho toàn bộ nhóm của bạn, sau đó đặt mục tiêu là các nhiệm vụ để họ hoàn thành.

Từ đó, bạn cũng có thể thiết lập tuyên bố tầm nhìn và xác định nỗ lực cần thiết cho nhóm để các bên liên quan và nhân viên cùng tham gia hoàn thành dự án. Mục tiêu cũng giúp mọi người hiểu dự án có thể làm được gì. Bao gồm các điểm như:

Danh sách kiểm tra quản lý dự án có thể được triển khai để giúp đạt được các cột mốc và mục tiêu dự án.

Tìm hiểu thêm về Mục tiêu trong ClickUp .

Phần thưởng: Quản lý dự án trang web

2. Gặp gỡ các bên liên quan và các quản lý dự án khác

Đây là những người đầu tư cá nhân vào tiến độ và kết quả cuối cùng của dự án. Họ có kỳ vọng vào các phương pháp lập kế hoạch dự án và nhiệm vụ của bạn với tư cách là người quản lý dự án là đáp ứng những kỳ vọng đó. Một lần nữa, danh sách kiểm tra quản lý dự án lại ra tay cứu giúp!

Các bên liên quan đến dự án có thể bao gồm:

Tìm hiểu thêm các thuật ngữ quản lý dự án!

3. Thu thập thông số kỹ thuật và yêu cầu cho nhóm dự án

Bước tiếp theo trong danh sách kiểm tra quản lý dự án của bạn là thu thập các thông số kỹ thuật và yêu cầu cho dự án của bạn. Điều này sẽ phụ thuộc vào loại dự án bạn đang thực hiện.

Nói chung, thông số kỹ thuật và yêu cầu của bạn nên bao gồm một số tiêu chí hướng đến kết quả:

4. Lập kế hoạch dự án

Bạn đã hoàn thành nghiên cứu, hiểu rõ các yêu cầu và hiện đã sẵn sàng lập kế hoạch công việc.

Bản năng của bạn có thể là bắt tay ngay vào lập dòng thời gian và lên lịch cho các công việc.

Tuy nhiên, trước khi tạo lịch trình dự án, bạn phải xem xét các bước cụ thể cần thực hiện.

Từ viết mã đến đặt hàng các bộ phận hoặc tạo bảng hiệu, các bộ phận và chi tiết sẽ khác nhau tùy theo dự án cụ thể của bạn. Không có hai danh sách kiểm tra quản lý dự án nào giống nhau, và bước này rất quan trọng đối với bạn và sự thành công của dự án.

Đừng quên quản lý rủi ro và cách bạn sẽ xử lý các vấn đề khó khăn hoặc yêu cầu thay đổi phát sinh. Bạn cũng sẽ muốn xác định phạm vi dự án trong kế hoạch quản lý dự án của mình để mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Sẽ luôn có những bất ngờ, nhưng miễn là bạn cam kết giao tiếp trong dự án, thực hiện dự án và sử dụng công cụ quản lý dự án ClickUp, bạn và nhóm dự án của bạn sẽ sẵn sàng để thành công!

Cân nhắc các yếu tố phụ thuộc khi lập kế hoạch dự án

Đối với mục danh sách kiểm tra này, cũng hãy xem xét các phụ thuộc – những công việc nào phải hoàn thành trước khi các công việc khác có thể bắt đầu. Đặt thứ tự các công việc và thiết lập phụ thuộc công việc để quản lý các cột mốc và tiết kiệm thời gian.

Trong ClickUp, tạo một Thư mục cho dự án của bạn, sau đó bắt đầu Danh sách các phần khác nhau. Có thể bạn có các Danh sách khác nhau dựa trên ngôn ngữ mã được sử dụng. Bạn có thể có một danh sách cho front-end và một danh sách khác cho back-end. Công việc thiết kế và viết quảng cáo cũng vậy! Dù bạn có nhóm công việc nào, Danh sách có thể giúp bạn sắp xếp mọi thứ.

Sau đó, tạo các nhiệm vụ riêng cho từng mục cần hoàn thành. Đừng đặt ngày đáo hạn! Nhưng bạn có thể thêm bất kỳ chi tiết hoặc tệp tin liên quan nào. ClickUp cung cấp trình chỉnh sửa văn bản phong phú để giúp bạn nhấn mạnh những điểm nhất định, sao chép mã hoặc thậm chí trích dẫn các đoạn văn bản bằng chữ nghiêng.

5. Lập ngân sách dự án

Khi bạn đã hoàn thành kế hoạch dự án, đã đến lúc đi vào chi tiết: ngân sách.

Đây là ước lượng thời gian cho tất cả chi phí của dự án.

Hy vọng rằng các bên liên quan đã cung cấp cho bạn một số con số để làm công việc của mình.

Nhưng đây là một mẹo: đừng nhìn vào nó.

Hãy nghĩ về những gì cần thiết để hoàn thành dự án một cách tốt nhất trong khả năng của bạn và trong phạm vi dự án, sau đó suy nghĩ về số lượng công việc cần làm.

Sau đó, bạn sẽ biết những gì cần cắt bỏ và những gì cần giữ lại. Bắt đầu với ước tính lớn, sau đó tiến dần đến các bước cụ thể hơn.

Chi phí trực tiếp và gián tiếp

Mỗi ngân sách sẽ bao gồm chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp.

Chi phí trực tiếp bao gồm nhân công, phần cứng, phần mềm quản lý dự án và mọi chi phí liên quan đến nghiên cứu (như đi lại hoặc tổ chức các nhóm tập trung).

Chi phí gián tiếp có thể không cần tính vào (tùy thuộc vào dự án). Những chi phí này có ảnh hưởng ngoài dự án của bạn, như thuê không gian văn phòng hoặc vật tư văn phòng. Chúng cũng có thể được sử dụng cho các dự án khác và mang lại lợi ích cho các dự án đó.

Với tính năng Trường Tùy chỉnh của ClickUp, bạn có thể tạo các cột nhiệm vụ độc đáo để quản lý ngân sách hoặc bất kỳ giá trị số nào khác.

Bạn thậm chí có thể xác định tất cả chi phí, tính toán các trường ngân sách trong báo cáo để tìm tổng, trung bình hoặc phạm vi của chúng. Đây là cách hoàn hảo để quản lý chi phí và có cái nhìn tổng quan về hiệu quả chung của dự án, từ đó bạn có thể lập kế hoạch nguồn lực cho dự án của mình.

6. Phân bổ tài nguyên

Ai sẽ làm công việc gì?

Đây là phần bạn bắt đầu phân công công việc hoặc giao nhiệm vụ cho các thành viên cụ thể trong nhóm. Hãy nghĩ về các kỹ năng của mỗi người, kinh nghiệm trước đây của họ cũng như vai trò và trách nhiệm của họ trong công ty.

Nhiều khi, việc một thành viên nhất định sẽ làm việc trong một dự án là điều hiển nhiên. Những lúc khác, bạn có thể thành lập một nhóm chuyên môn, trong đó mỗi yếu tố này sẽ quan trọng hơn.

Phân bổ tài nguyên và thiết bị

Ngoài nhân sự, bạn có thể cần phải suy nghĩ về lịch trình và thiết bị. Bạn có cần đặt hàng thêm phụ tùng không? Hàng tồn kho hiện tại của bạn là bao nhiêu và có đủ để hoàn thành công việc không? Bạn cần thêm phần mềm nào?

Những cân nhắc này là một phần của việc phân bổ nguồn lực. Bạn chịu trách nhiệm điều chỉnh lịch trình phù hợp với số lượng nhân viên mà bạn có.

Điều này có thể có nghĩa là phải tuyển thêm nhân viên hoặc ký hợp đồng với các nhà cung cấp khác để hoàn thành dự án đúng tiến độ.

7. Tạo lịch trình

Sau khi xác định công việc cần làm và nguồn lực cần thiết để hoàn thành công việc, bạn có thể lập lịch trình và dòng thời gian cho các dự án của mình.

Điều này bao gồm ước lượng thời gian cần thiết cho mỗi công việc, sau đó lập kế hoạch để đưa ra ngày hoàn thành dự án ước lượng hợp lý.

Bạn có thể yêu cầu những người đóng góp cụ thể ước lượng thời gian cho bạn hoặc sửa đổi lịch trình dự án sau khi có một vài ước lượng.

Trong ClickUp, bạn có nhiều tùy chọn về thời gian và lịch trình:

8. Thiết lập kế hoạch giao tiếp

Trong kế hoạch này, bạn sẽ tạo các cột mốc dự án để kiểm tra và cập nhật. Điều này có thể được thực hiện thông qua các cuộc họp hàng ngày, chẳng hạn như trong quản lý dự án linh hoạt, các cuộc họp hàng tuần hoặc các cuộc họp khởi động dự án.

Ngoài ra, hãy suy nghĩ về cách bạn sẽ thông báo cho các bên liên quan, nhà tài trợ dự án và các bên liên quan khác một cách rõ ràng, vì họ có thể đang làm việc trên nhiều dự án cùng một lúc.

Phần thưởng: Xem 10 mẫu khởi động dự án hàng đầu của chúng tôi cho các cuộc họp

Một phần của kế hoạch truyền thông sẽ là cách bạn ghi chép từng giai đoạn của dự án.

ClickUp cho phép bạn đính kèm tệp, kết nối với Google Drive/Dropbox và thậm chí nhúng bảng tính hoặc các tài liệu khác ngay trong ClickUp. ClickUp có thể là ứng dụng thay thế tất cả các công cụ quản lý tài liệu khác, loại bỏ sự cản trở từ các công cụ khác.

Giao tiếp bằng Cuộc hội thoại trong ClickUp

Các cuộc hội thoại trong ClickUp giúp bạn giao tiếp hiệu quả hơn. Thêm một cuộc hội thoại vào Thư mục hoặc Danh sách công việc và đề cập đến đồng nghiệp hoặc thành viên nhóm dự án của bạn. Một thông báo sẽ xuất hiện trong phần thông báo của họ và họ có thể trả lời ngay tại đó. Các cuộc hội thoại rất hữu ích cho những câu hỏi nhanh.

Bạn cũng có thể xem xét việc sử dụng các bản trình bày chính thức làm bản cập nhật.

Đảm bảo bạn đang lập kế hoạch dự án tốt, sử dụng các mẫu lập kế hoạch dự án này làm điểm khởi đầu và đảm bảo có cả kế hoạch truyền thông và danh sách rủi ro trước khi bắt đầu danh sách kiểm tra dự án.

Hãy nhớ: Một dự án thành công bắt đầu từ tầm nhìn dự án mà tất cả các bên liên quan đều đồng tình và hiểu rõ cấu trúc phân chia công việc ( WBS ), các chỉ số hiệu suất chính (KPI) và dòng thời gian của dự án.

Đọc thêm về các công cụ giao tiếp nhóm & phân chia công việc hiệu quả cho dự án.

9. Theo dõi tiến độ của bạn

Bạn đã đi đúng hướng chưa?

Bạn đã hoàn thành công việc đúng hạn chưa?

Đây là những câu hỏi quan trọng khi bạn bắt đầu dự án. Hãy nghĩ về các kết quả cần đạt được và áp dụng vào lịch trình dự án của bạn. Ngoài ra, hãy xem xét các bài học kinh nghiệm từ các dự án trước đó mà bạn đã quản lý và đảm bảo rằng tất cả thông tin dự án liên quan đều có sẵn cho nhóm của bạn. Bạn cung cấp càng nhiều chi tiết trước, kết quả sẽ càng tốt!

Có một số cách để bạn theo dõi tiến độ dự án trong ClickUp.

Biểu đồ Gantt trong ClickUp sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về các dự án đang tiến triển, những việc còn tồn đọng và Đường dẫn quan trọng để hiển thị các mục quan trọng nhất cần hoàn thành.

Báo cáo trong ClickUp cũng sẽ cho bạn biết ai đang làm việc gì, bao nhiêu nhiệm vụ đã hoàn thành và hơn thế nữa.

Bạn cũng có thể sử dụng Mục tiêu trong ClickUp để theo dõi tiến độ dự án của mình. Đặt mục tiêu và sau đó thêm Thư mục, Danh sách công việc hoặc nhiệm vụ làm Mục tiêu. Bạn có thể xem tiến độ công việc của mình.

Một tính năng khác có thể giúp bạn theo dõi tiến độ là Danh mục đầu tư. Tính năng này cho phép bạn có cái nhìn tổng quan về những gì đang diễn ra trong Nhóm của mình bằng cách cho phép bạn liên kết các Danh sách đã chọn vào một nơi thống nhất. Bạn có thể tùy chỉnh chế độ xem Danh mục đầu tư và thậm chí chia sẻ chúng với những người khác để mọi người đều có cùng thông tin khi tiến độ dự án của bạn thay đổi.

Phần thưởng: Ví dụ về quản lý dự án

Kết luận

Bây giờ chúng ta đã xem xét chín bước quan trọng trong danh sách kiểm tra quản lý dự án, vẫn còn một tính năng hữu ích khác của công cụ PM để giúp bạn.

Vâng, chúng tôi đã cho bạn thấy ClickUp có thể giúp bạn như thế nào – từ ngày đáo hạn đến báo cáo tiến độ và hiệu suất dự án – nhưng còn một phần khác của quy trình nữa.

Bạn có thể tạo danh sách kiểm tra nhiệm vụ trong ClickUp bao gồm từng phần của quy trình này. Mỗi khi muốn bắt đầu một dự án, bạn có thể sử dụng danh sách kiểm tra đã lưu để giúp bạn thực hiện từng bước.

Đây là kế hoạch dự án để bắt đầu các dự án.

Dưới đây là danh sách kiểm tra mà tôi đã tạo cho mục đích này:

Để dễ dàng hơn nữa, bạn có thể lưu các mẫu danh sách kiểm tra dưới dạng mẫu quản lý dự án và sau đó tải lại khi bạn sẵn sàng sử dụng chúng cho dự án tiếp theo.

ClickUp giúp lập kế hoạch dự án trở nên đơn giản và hiệu quả hơn cho các nhà quản lý dự án.

Tập trung tất cả công việc của bạn vào một nơi và bắt đầu tiết kiệm một ngày mỗi tuần với ClickUp!