Khi bắt đầu một dự án mới với khách hàng, một trong những điều đầu tiên bạn phải tập trung là giành được sự tin tưởng của họ. Trấn an khách hàng bằng một đề xuất dự án mạnh mẽ — một tuyên bố làm rõ những việc cơ quan của bạn sẽ làm để giúp khách hàng đạt được mục tiêu của họ.
Đề xuất này về cơ bản là một "chẩn đoán" và một "kế hoạch điều trị". Nó cho khách hàng thấy rằng bạn hiểu tình hình của họ và phác thảo những kết quả dự án mà công ty của bạn sẽ tạo ra để giúp khách hàng đạt được mục tiêu của họ.
Tăng cường sự tin tưởng của khách hàng vào dự án bạn đề xuất với hướng dẫn này. Hướng dẫn này chứa đầy đủ các phương pháp hay nhất để viết đề xuất, ví dụ về đề xuất dự án và mẫu đề xuất dự án miễn phí để giúp bạn củng cố bản trình bày của mình.
tóm tắt trong 60 giây
Đề xuất dự án là gì?
Đề xuất dự án là tài liệu nêu rõ những kết quả mà cơ quan của bạn sẽ tạo ra và các mục tiêu bạn dự kiến đạt được thông qua công việc. Đây là tài liệu dự án thiết yếu, với mục đích chính là thuyết phục các bên liên quan đồng ý tham gia.
Đề xuất dự án tóm tắt chi tiết dự án của bạn và khiến các bên liên quan nội bộ và bên ngoài hào hứng với dự án. Đề xuất này nên mô tả phương pháp chẩn đoán và đề xuất của bạn để giúp họ đạt được mục tiêu mong muốn.
Trước khi đi sâu vào chủ đề này, hãy làm rõ sự nhầm lẫn xung quanh một số loại tài liệu dự án phổ biến có thể trông giống như đề xuất dự án.
Đề xuất dự án và điều lệ dự án
Đề xuất dự án giống như một bản giới thiệu; nó được tạo ra trước khi dự án được phê duyệt và nhằm mục đích thuyết phục các bên liên quan hoặc người ra quyết định chấp thuận dự án.
Ví dụ về đề xuất dự án: Đề xuất phát triển ứng dụng di động để cải thiện năng suất của nhân viên có thể nêu rõ vấn đề về quy trình làm việc không hiệu quả, giải pháp đề xuất (ứng dụng di động) và lợi ích mong đợi.
Sau khi dự án được phê duyệt, điều lệ dự án sẽ chính thức hóa quyết định này. Điều lệ dự án giống như hợp đồng hoặc tuyên bố ý định cho dự án, trao quyền cho người quản lý dự án tiến hành dự án.
Ví dụ về điều lệ dự án: Sau khi dự án ứng dụng được phê duyệt, điều lệ dự án có thể xác định phạm vi của ứng dụng (ví dụ: các tính năng như quản lý công việc và theo dõi thời gian), xác định người quản lý dự án và thiết lập các cột mốc cấp cao như "Hoàn thành nguyên mẫu trong 2 tháng"
Đề xuất dự án và kế hoạch dự án
Kế hoạch dự án và đề xuất dự án có một số yếu tố chung, điều này có thể gây nhầm lẫn. Tuy nhiên, kế hoạch dự án chỉ có hiệu lực sau khi đề xuất dự án đã được phê duyệt.
Kế hoạch giống như một bản thiết kế; nó nêu chi tiết cách dự án sẽ được thực hiện, giám sát và đóng.
Ví dụ về kế hoạch dự án: Kế hoạch dự án cho ứng dụng có thể bao gồm các công việc cụ thể như "Thiết kế giao diện người dùng", các nguồn lực được phân bổ, dòng thời gian chi tiết và các chiến lược giảm thiểu rủi ro (ví dụ: đào tạo người dùng để thúc đẩy việc áp dụng).
Đề xuất dự án và trường hợp kinh doanh
Trường hợp kinh doanh được sử dụng trong các tổ chức để chứng minh sự cần thiết của một dự án hoặc để ưu tiên một dự án so với dự án khác. Vì vậy, mặc dù nó có liên quan đến đề xuất dự án, nhưng nó xuất hiện trước đề xuất (hoặc cùng với đề xuất) và tập trung vào lý do của dự án.
Hãy coi bản phân tích kinh doanh như một bản giải trình chi tiết cho thấy dự án phù hợp với các mục tiêu chiến lược như thế nào và tại sao dự án đó đáng được thực hiện.
Ví dụ về trường hợp kinh doanh: Trường hợp kinh doanh cho ứng dụng có thể bao gồm dữ liệu về thời gian nhân viên lãng phí cho các quy trình thủ công, ROI dự kiến của ứng dụng và các rủi ro như tỷ lệ áp dụng thấp.
Hãy xem so sánh các tài liệu dự án trong bảng để hiểu rõ hơn. Chúng ta sẽ tiếp tục với ví dụ về dự án ứng dụng năng suất.
| Tài liệu | Mục đích | Ngày tạo | Nội dung ví dụ | Đối tượng |
|---|---|---|---|---|
| Trước hoặc kèm theo đề xuất | Để giới thiệu dự án và được chấp thuận. | Trước khi dự án được phê duyệt | Vấn đề: Các quy trình thủ công làm giảm năng suất. Giải pháp đề xuất: Một ứng dụng di động. | Các nhà quản lý, nhà tài trợ |
| Trường hợp kinh doanh | Để chứng minh tính khả thi và ROI của dự án. | Trước hoặc kèm theo đề xuất | Phân tích chi phí - lợi ích cho thấy tỷ lệ hoàn vốn (ROI) 120% trong vòng 2 năm. | Những người ra quyết định, nhóm tài chính |
| Điều lệ dự án | Để chính thức ủy quyền cho dự án. | Sau khi dự án được phê duyệt | Mục tiêu: Tạo một ứng dụng với tính năng quản lý công việc và theo dõi thời gian. PM được chỉ định: Alec. | Nhóm dự án, nhà tài trợ |
| Kế hoạch dự án | Để nêu chi tiết cách thức thực hiện dự án. | Sau khi được phê duyệt đề xuất dự án | Phân chia công việc, dòng thời gian, phân bổ nguồn lực, quản lý rủi ro. | Nhóm dự án, các bên liên quan |
Các thành phần của đề xuất dự án
Một đề xuất dự án tốt nên bao gồm Ai, Cái gì, Ở đâu, Khi nào và Làm thế nào của giải pháp mà bạn cung cấp. Dưới đây là bản tóm tắt những nội dung cần có trong đề xuất dự án của bạn:
- Bảng mục lục: Chỉ mục nội dung của đề xuất dự án và số trang
- Tóm tắt : Một tuyên bố mô tả bối cảnh dự án và cung cấp một cái nhìn tổng quan ngắn gọn về những nội dung sẽ được trình bày trong đề xuất
- Mục tiêu: Kết quả dài hạn hoặc mục tiêu dự án mà khách hàng muốn đạt được
- Mô tả vấn đề : Tóm tắt các trở ngại cản trở mục tiêu của khách hàng
- Tuyên bố giá trị: Tóm tắt về cách các dịch vụ và chuyên môn của công ty bạn sẽ giải quyết vấn đề và mang lại lợi ích cho khách hàng
- Chiến lược: Giải pháp đề xuất cấp cao về cách bạn sẽ đạt được mục tiêu của khách hàng
- Phạm vi dự án: Các dịch vụ sẽ được bao gồm trong phương pháp tiếp cận dự án của công ty bạn
- Kết quả dự án : Các công việc riêng lẻ trong các dịch vụ bạn cung cấp góp phần vào mục tiêu của dự án
- Yêu cầu về nguồn lực: Dự tính các nguồn lực như vật liệu, thiết bị và nhân lực bạn sẽ cần để thực hiện dự án
- Thước đo thành công: Các chỉ số sẽ được sử dụng để đo lường thành công của dự án (KPI)
- Dòng thời gian dự án : Lộ trình về thời gian khách hàng có thể mong đợi các kết quả dự án và các cột mốc quan trọng trong quá trình thực hiện
- Rủi ro tiềm ẩn: Chi tiết về các rủi ro có thể xảy ra đối với dự án do nhiều nguyên nhân khác nhau và các chiến lược giảm thiểu rủi ro mà bạn sẽ áp dụng
- Nghiên cứu điển hình: Câu chuyện thành công và lời chứng thực từ khách hàng mà bạn đã làm việc cùng trong các dự án tương tự
- Chi phí và ngân sách dự án: Các nguồn lực tài chính cần thiết để hoàn thành đề xuất dự án. Bao gồm nhiều gói với phạm vi giá khác nhau để phù hợp với các ngân sách và mục tiêu dự án khác nhau.
- Tóm tắt dự án : Một phần cụ thể tóm tắt các chi tiết quan trọng của đề xuất dự án.
- Bước tiếp theo: Đừng quên kêu gọi hành động! Hãy cho khách hàng biết cách bắt đầu công việc với bạn. !
Không chắc chắn làm thế nào để kết nối tất cả các phần này lại với nhau? Đừng lo lắng; chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết sau!
Các loại đề xuất dự án
Có một số tình huống khác nhau mà bạn sẽ gửi đề xuất dự án cho khách hàng:
- Đề xuất dự án theo yêu cầu: Một khách hàng tiềm năng tiếp cận bạn với Yêu cầu đề xuất (RFP) và bạn gửi đề xuất để đáp ứng yêu cầu đó
- Đề xuất dự án không được yêu cầu: Bạn xác định một khách hàng tiềm năng trong CRM phù hợp với hồ sơ khách hàng lý tưởng (ICP) của bạn và gửi đề xuất dự án không được yêu cầu để bắt đầu cuộc hội thoại ký kết hợp đồng mà không cần khách hàng tiềm năng liên hệ trước
- Đề xuất dự án không chính thức: Cách tiếp cận đề xuất mang tính hội thoại hơn hoặc đề xuất không được yêu cầu cụ thể qua RFP
- Đề xuất gia hạn dự án: Một khách hàng hiện tại sắp gia hạn hợp đồng. Bạn gửi đề xuất này như một điều kiện tiên quyết để gia hạn hợp đồng, từ đó bạn có thể đánh giá lại mối quan hệ hiện tại và đặt ra các mục tiêu mới. Đề xuất này bao gồm những điểm nổi bật và thành tựu từ công việc đã hoàn thành cho đến thời điểm hiện tại
- Đề xuất dự án tiếp tục: Nhắc nhở hoặc thuyết phục khách hàng hiện tại tiếp tục dự án hoặc cung cấp chi tiết về bất kỳ công việc còn tồn đọng hoặc mới có thể cần thiết để hoàn thành dự án
- Đề xuất dự án bổ sung: Bạn xác định nhu cầu mở rộng phạm vi công việc của dự án hiện tại và xác định lại mối quan hệ với khách hàng
Đọc thêm: Mẫu đề xuất kinh doanh
Lợi ích của việc viết đề xuất cho dự án
Một đề xuất dự án được viết tốt là công cụ hữu hiệu để cho khách hàng thấy lý do tại sao thuê công ty của bạn là cơ hội tốt nhất để họ đạt được thành công.
Cụ thể, đề xuất dự án có một số lợi ích khóa:
- Độ tin cậy: Cung cấp cho bạn một nền tảng để thiết lập chuyên môn của bạn với khách hàng tiềm năng
- Sự khác biệt: Cung cấp cho khách hàng tiềm năng những thông tin cụ thể để so sánh và đối chiếu dịch vụ của bạn với các đối thủ cạnh tranh khác trong dự án và thuyết phục những người ra quyết định.
- Phối hợp: Phối hợp các nhóm nội bộ và bên ngoài về mục tiêu và tầm nhìn của đề xuất dự án ngay từ đầu.
Phần thưởng: Công cụ lập kế hoạch dự án
Cách viết đề xuất dự án trong 8 bước (bao gồm ví dụ)
Đề xuất dự án có thể là một điểm bán hàng quan trọng hoặc một cơ hội bị bỏ lỡ; sự khác biệt nằm ở quá trình phát triển đề xuất của bạn. Trước khi bắt đầu viết đề xuất dự án, hãy tập trung thông tin liên lạc của nhóm. Sau đó, bạn có thể thiết lập một quy trình lập kế hoạch rõ ràng để không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào.
Bước 1: Bắt đầu bằng việc hiểu đối tượng và mục tiêu của đề xuất
Trước khi viết, hãy tự hỏi ai sẽ đọc đề xuất dự án và họ quan tâm đến điều gì — tính khả thi, ROI hay điều gì khác?
Xem xét mục tiêu của đề xuất — bạn muốn đảm bảo dự án được phê duyệt hay nhận được sự đồng ý của nhà tài trợ? Bạn đang tìm kiếm nguồn tài trợ?
Điều chỉnh giọng điệu, trọng tâm và mức độ chi tiết để phù hợp với mong đợi của họ. Ví dụ: các giám đốc điều hành có thể muốn biết những lợi ích và rủi ro ở cấp cao, trong khi các nhà tài trợ có thể quan tâm đến chi tiết về ngân sách và dòng thời gian.
Bước 2: Viết bản tóm tắt điều hành hấp dẫn
Tóm tắt điều hành là bản tổng quan ngắn gọn về đề xuất dự án của bạn chỉ trong vài đoạn văn. Mục đích của nó là thu hút sự chú ý.
Xây dựng phần tóm tắt điều hành xoay quanh vấn đề cần giải quyết, giải pháp đề xuất của bạn và lợi ích dự kiến. Làm cho nó thật thuyết phục – phần tóm tắt của bạn có thể là tất cả những gì một số bên liên quan đọc!
Hãy xem ví dụ về bản tóm tắt đề xuất dự án sử dụng cùng khái niệm về ứng dụng năng suất.
Ví dụ:
"Sự kém hiệu quả của quy trình làm việc thủ công khiến tổ chức của chúng tôi mất khoảng 500 giờ mỗi tháng. Đề xuất này phác thảo kế hoạch phát triển một ứng dụng năng suất di động có thể tự động hóa việc theo dõi công việc và cải thiện hiệu quả. Với khoản đầu tư 50.000 đô la, chúng tôi dự án sẽ đạt ROI 120% trong vòng hai năm nhờ tăng năng suất của nhân viên. "
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng ClickUp Docs, công cụ tài liệu hợp tác, để tạo bản tóm tắt điều hành hấp dẫn và không có lỗi với định dạng văn bản phong phú và chia sẻ với nhóm của bạn chỉ bằng một cú nhấp chuột.
Bước 3: Đặt nền cho dự án
Giải thích vấn đề hoặc cơ hội thúc đẩy dự án. Nói về:
- Vấn đề là gì?
- Tại sao điều này quan trọng đối với tổ chức
- Cơ hội, tức là việc giải quyết vấn đề sẽ mang lại lợi ích gì cho tổ chức
Nếu giải pháp đã được thử trước đó, hãy bao gồm thông tin cơ bản về những việc đã làm và những bài học rút ra từ nỗ lực đó.
Ví dụ: Lại lấy ví dụ về ứng dụng năng suất, hãy viết ra bối cảnh.
"Quản lý công việc hiện tại phụ thuộc rất nhiều vào các quy trình thủ công, dẫn đến sự kém hiệu quả và lỗi. Các nghiên cứu cho thấy 70% nhân viên lãng phí trung bình 3 giờ mỗi tuần cho các công việc dư thừa. Tự động hóa các quy trình công việc này mang lại cơ hội đáng kể để tăng năng suất. "
Bước 4: Đề xuất giải pháp của bạn
Phác thảo rõ ràng những gì bạn đề xuất và lý do tại sao đó là giải pháp tốt nhất. Bước này cho phép bạn trình bày chi tiết cách tiếp cận dự án của mình.
Gồm:
- Tổng quan ngắn gọn về dự án
- Cách giải pháp giải quyết vấn đề
- Các kết quả chính
Ví dụ:"Chúng tôi đề xuất phát triển một ứng dụng năng suất di động với các tính năng quản lý công việc và theo dõi thời gian. Ứng dụng này sẽ giảm nỗ lực thủ công, cải thiện độ chính xác của việc theo dõi và cung cấp thông tin chi tiết có thể hành động thông qua phân tích. "
Bước 5: Nêu bật những lợi ích tiềm năng
Lập danh sách các lý do tại sao đối tượng của bạn nên chấp thuận dự án. Tập trung vào các lợi ích và kết quả có thể đo lường được, sử dụng các chỉ số và dự đoán bất cứ khi nào có thể.
Nếu phần này dài, hãy đảm bảo bạn cũng thêm một danh sách ngắn gọn các điểm chính để dễ đọc hơn.
Ví dụ:
- Tăng năng suất: "Giảm 40% quy trình làm việc thủ công, tiết kiệm 200 giờ/tháng. "
- Tiết kiệm chi phí: "Loại bỏ $10,000 chi phí hàng năm liên quan đến sự kém hiệu quả."
- Sự phù hợp về mặt chiến lược: "Hỗ trợ mục tiêu cải thiện hiệu quả 20% của chúng tôi. "
Bước 6: Cung cấp lịch trình hoặc kế hoạch tổng thể
Phác thảo cách bạn sẽ thực hiện dự án. Hãy xem đây như một bản lộ trình nhỏ bao gồm các cột mốc chính, dòng thời gian sơ bộ và ngân sách dự án ước tính.
Bạn có thể sử dụng dòng thời gian hoặc biểu đồ Gantt để trình bày thông tin này một cách trực quan.
Ví dụ:
- Giai đoạn 1: Nghiên cứu và thiết kế (Tháng 1)
- Giai đoạn 2: Phát triển và kiểm thử (Tháng 2-3)
- Giai đoạn 3: Triển khai và đào tạo (Tháng 4)
- Ngân sách ước tính: 50.000 đô la (Chi tiết được cung cấp trong Phụ lục A)
Bước 7: Đánh giá rủi ro và đưa ra chiến lược giảm thiểu rủi ro
Mọi dự án đều có rủi ro; bạn muốn thể hiện trong đề xuất của mình rằng bạn đã suy nghĩ kỹ về những thách thức tiềm ẩn và có kế hoạch để xử lý chúng.
Ví dụ:
"Để giải quyết các thách thức tiềm ẩn trong quá trình áp dụng, chúng tôi sẽ tổ chức các phiên đào tạo và chương trình thử nghiệm với 10 nhân viên trước khi triển khai toàn diện. "
Bước 8: Kết thúc mạnh mẽ với lời kêu gọi hành động
Sau khi đã trình bày rõ ràng, hãy kết thúc bằng một yêu cầu cụ thể và thuyết phục.
Lặp lại những quan sát của bạn về giá trị dự kiến của dự án, chỉ rõ những gì bạn đang tìm kiếm (phê duyệt, tài trợ, v.v.) và đề xuất một dòng thời gian.
Ví dụ:
"Chúng tôi tin rằng dự án này là cơ hội duy nhất để nâng cao năng suất và phù hợp với các mục tiêu chiến lược của chúng tôi. Chúng tôi xin phê duyệt ngân sách 50.000 đô la để khởi động Giai đoạn 1 vào ngày 1 tháng 2 năm sau. "
Mẹo viết đề xuất dự án thành công
Dưới đây là một số mẹo và gợi ý của chuyên gia để tạo bản đề xuất dự án hoàn hảo:
a. Nghiên cứu sản phẩm và ngành công nghiệp của khách hàng tiềm năng
Khách hàng tiềm năng của bạn muốn một bản tuyên bố cho thấy bạn hiểu lịch sử, thương hiệu, ngành công nghiệp và khách hàng của họ. Hãy cho khách hàng thấy rằng bạn hiểu họ và những gì quan trọng đối với họ bằng cách tiến hành nghiên cứu cho đề xuất dự án của bạn.
Trong quá trình nghiên cứu, hãy xem xét các yếu tố sau:
- Nền tảng nghiên cứu: Mục tiêu của khách hàng thúc đẩy dự án này là gì? Cơ quan của bạn còn thiếu những kiến thức nào về ngành mà bạn cần tìm hiểu trong quá trình nghiên cứu thị trường?
- Mục tiêu của khách hàng thúc đẩy dự án này là gì?
- Cơ quan của bạn còn thiếu những kiến thức nào về ngành mà bạn cần tìm hiểu trong quá trình nghiên cứu thị trường?
- Phương pháp luận: Bạn sẽ có bao nhiêu thời gian để tiến hành nghiên cứu? Bạn sẽ sử dụng biểu mẫu thu thập dữ liệu nào? Bạn sẽ tiến hành đánh giá đối thủ cạnh tranh, khảo sát khách hàng hay phân tích khoảng cách tổ chức? Sau khi thu thập dữ liệu, bạn sẽ phân tích dữ liệu đó như thế nào? Có những giới hạn nào trong nghiên cứu của bạn cần được xem xét trong quá trình lập kế hoạch?
- Bạn sẽ có bao nhiêu thời gian để tiến hành nghiên cứu?
- Bạn sẽ sử dụng biểu mẫu thu thập dữ liệu nào?
- Bạn sẽ tiến hành đánh giá đối thủ cạnh tranh, khảo sát khách hàng hay phân tích lỗ hổng tổ chức?
- Sau khi thu thập dữ liệu, bạn sẽ phân tích nó như thế nào?
- Có những giới hạn nào trong nghiên cứu của bạn cần được xem xét trong quá trình lập kế hoạch không?
- Kết quả chính: Có bất kỳ chủ đề nào nổi bật trong quá trình bạn tiến hành nghiên cứu không?
- Có bất kỳ chủ đề nào nổi bật trong quá trình nghiên cứu của bạn không?
- Tài liệu tham khảo: Bạn đã sử dụng những tài liệu nào để phát triển nghiên cứu của mình? Các nguồn tài liệu có đáng tin cậy không? Các nguồn tài liệu có đủ đa dạng để phản ánh chính xác ngành công nghiệp không?
- Bạn đã sử dụng những tài nguyên nào để phát triển nghiên cứu của mình?
- Các nguồn thông tin có đáng tin cậy không?
- Các nguồn tài liệu có đa dạng đủ để phản ánh chính xác ngành công nghiệp?
- Mục tiêu của khách hàng thúc đẩy dự án này là gì?
- Cơ quan của bạn còn thiếu những kiến thức nào về ngành mà bạn cần tìm hiểu trong quá trình nghiên cứu thị trường?
- Bạn sẽ có bao nhiêu thời gian để thực hiện nghiên cứu của mình?
- Bạn sẽ sử dụng biểu mẫu thu thập dữ liệu nào?
- Bạn sẽ tiến hành đánh giá đối thủ cạnh tranh, khảo sát khách hàng hay phân tích lỗ hổng tổ chức?
- Sau khi thu thập dữ liệu, bạn sẽ phân tích nó như thế nào?
- Có những giới hạn nào trong nghiên cứu của bạn cần được xem xét trong quá trình lập kế hoạch?
- Có bất kỳ chủ đề nào nổi bật trong quá trình nghiên cứu của bạn không?
- Bạn đã sử dụng những tài nguyên nào để phát triển nghiên cứu của mình?
- Các nguồn thông tin có đáng tin cậy không?
- Các nguồn tài liệu có đa dạng đủ để phản ánh chính xác ngành công nghiệp?
Đừng quên ghi lại tất cả các phát hiện của bạn trong Mẫu kế hoạch nghiên cứu người dùng của ClickUp để bạn có thể dễ dàng tham khảo phân tích của mình trong đề xuất dự án!
b. Thảo luận với nhóm nội bộ của bạn
Với những nghiên cứu của mình, hãy tập hợp mọi người lại! Đã đến lúc hợp tác với nhóm nội bộ của bạn để tìm cách giải quyết nhu cầu của khách hàng trước khi đưa nó lên giấy.
Tập hợp ý tưởng cùng nhau bằng các công cụ cho phép các nhóm đưa ra ý tưởng và thảo luận về quan điểm riêng của mỗi người về dự án – để cuối cùng đưa ra những ý tưởng tốt nhất.
Bản đồ Tư duy của ClickUp và Bảng trắng ảo ClickUp là những công cụ lý tưởng cho mục đích này.
c. Sử dụng các công cụ quản lý dự án
Bạn sẽ có thể tạo đề xuất dự án hiệu quả hơn bằng cách sử dụng công cụ quản lý dự án. Dưới đây là một số công cụ quản lý dự án ClickUp sẽ giúp bạn:
- Trường Tùy chỉnh: Trường tùy chỉnh của ClickUp cho phép bạn gán các giá trị duy nhất cho các công việc như ngân sách, chủ sở hữu công việc, ngày đáo hạn và nhiều hơn nữa.
- Biểu đồ Gantt: Bạn có thể dễ dàng xác định dòng thời gian khi xem các nhiệm vụ trong chế độ xem biểu đồ Gantt của ClickUp, nơi bạn có thể xác định các mối phụ thuộc giữa các nhiệm vụ và bố cục các kết quả dự án theo thứ tự tuần tự.
- Danh sách kiểm tra: Đôi khi, bạn chỉ cần một danh sách việc cần làm đơn giản để đảm bảo rằng bạn đã phân công từng phần của dự án; đó là lúc danh sách kiểm tra trở nên cực kỳ hữu ích! Dễ dàng gắn thẻ người phụ trách công việc, đặt ngày đáo hạn và thông báo cho nhóm dự án về việc hoàn thành chỉ với một cú nhấp chuột.
d. Giữ cho đề xuất ngắn gọn, súc tích và trực quan
Các nhà tài trợ và các bên liên quan đến dự án rất bận rộn và sẽ đánh giá cao sự ngắn gọn.
Giới hạn đề xuất của bạn trong vài trang và viết bản sao đơn giản, súc tích. Ngoài ra, hãy cho nhóm dự án nội bộ của bạn cơ hội xem xét và đưa ra bất kỳ sửa đổi cần thiết nào trước khi gửi đề xuất dự án.
Sử dụng biểu đồ, đồ thị hoặc infographics để phân chia văn bản một cách trực quan và giúp dữ liệu dễ hiểu hơn.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng trình soạn thảo AI của ClickUp Brain để hoàn thiện đề xuất của bạn trong vài phút
e. Sử dụng mẫu đề xuất dự án
Tiết kiệm thời gian và giữ cho đề xuất dự án của bạn phù hợp với thương hiệu bằng các mẫu chuẩn hóa. Bạn có thể tạo mẫu của riêng mình hoặc chỉ cần sử dụng Mẫu đề xuất dự án của ClickUp. Nó giúp bạn sắp xếp, ưu tiên và quản lý các đề xuất của khách hàng tại một nơi.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Bạn gửi nhiều email đề xuất? Hãy thực hiện bước này một cách nhanh chóng, dễ dàng và nhất quán giữa các nhóm bằng cách phát triển một mẫu email chuẩn hóa trong ClickUp.
f. Theo dõi
Đừng để khách hàng tiềm năng tuột mất. Theo dõi từng giai đoạn của đề xuất dự án để biết ai chịu trách nhiệm liên hệ với khách hàng tiềm năng và khi nào nhóm của bạn liên hệ với họ lần cuối.
Việc theo dõi vòng đời khách hàng trong thời gian thực trở nên dễ dàng trong ClickUp với các trường tùy chỉnh. Bạn có thể xác định các giai đoạn của đề xuất dự án thông qua các trường tùy chỉnh, chỉ định vai trò, đặt ngày đáo hạn cho các hoạt động theo dõi định kỳ và gắn thẻ thành viên nhóm.
Bạn cũng có thể gửi email và nhận xét cho khách hàng ngay từ cửa sổ công việc, giúp bạn có một bản ghi rõ ràng về mọi giao tiếp với khách hàng.
Mẫu đề xuất dự án và các tài nguyên khác
Sử dụng ClickUp cho đề xuất dự án tiếp theo của bạn
Chúng tôi hy vọng các ví dụ, mẫu và mẹo về đề xuất dự án này sẽ giúp bạn cảm thấy tự tin hơn khi tạo ra một tài liệu thành công.
Cốt lõi của một đề xuất dự án thành công là một nhóm hợp tác hiệu quả. Và đó chính xác là những gì ClickUp giúp bạn thực hiện.
Chúng tôi tập hợp tất cả các công cụ, tài liệu, nhóm, bảng điều khiển, ngân sách và quy trình công việc của bạn vào một phần mềm quản lý dự án. Tất cả là nỗ lực nhằm chấm dứt việc chuyển đổi bối cảnh và quy trình công việc bị cô lập do phải làm việc với nhiều công cụ khác nhau.
Cái nào tốt hơn?
Chúng tôi có hơn 1.000 ứng dụng tích hợp và thư viện mẫu miễn phí đầy đủ do các chuyên gia quản lý dự án xây dựng, giúp việc xây dựng quy trình làm việc trở nên dễ dàng. Bạn không còn phải dành thời gian quý báu của mình để tạo từng quy trình và thủ tục từ đầu.
Nó đã sẵn sàng, chỉ chờ bạn trong ClickUp. Bắt đầu ngay hôm nay — hoàn toàn miễn phí — và xem lý do tại sao nhiều công ty chuyển sang sử dụng ClickUp.