{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Phạm vi công việc là gì?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Phạm vi công việc xác định rõ các biện pháp kiểm soát dự án, dịch vụ và kết quả bạn sẽ cung cấp trong một dự án sắp tới. Nó đóng vai trò như một thỏa thuận bằng văn bản và là một trong những tài liệu quan trọng và chi tiết nhất trong giai đoạn đầu của bất kỳ dự án nào. " } } ] }
Tài liệu phạm vi công việc là một phần đơn giản nhưng cần thiết trong quy trình quản lý dự án.
Là người quản lý dự án, điều quan trọng là tất cả mọi người tham gia vào một sáng kiến sắp tới phải cảm thấy được thông báo, lắng nghe và tham gia vào từng bước của quá trình. Tài liệu phạm vi công việc (SOW) là chìa khóa để đạt được điều này trước khi giai đoạn lập kế hoạch kết thúc.
Hãy coi phạm vi công việc như một công cụ — thứ mà bạn, nhóm dự án và tất cả các thành viên quan trọng sẽ xem xét lại nhiều lần trong suốt quá trình quản lý dự án, và thứ sẽ phát triển theo tiến độ của dòng thời gian.
Trước khi mở một tài liệu mới để bắt đầu quá trình viết phạm vi công việc, hãy tham khảo hướng dẫn chi tiết này để biết thêm thông tin về khung công việc.
Tìm hiểu chi tiết, ví dụ và các phương pháp hay nhất để viết tài liệu phạm vi công việc có giá trị. Ngoài ra, truy cập mẫu phạm vi công việc miễn phí để chuẩn hóa quy trình của bạn và đóng góp cùng nhóm!
Phạm vi công việc là gì?
Phạm vi công việc xác định rõ các biện pháp kiểm soát dự án, dịch vụ và kết quả bạn sẽ cung cấp trong một dự án sắp tới. Phạm vi công việc đóng vai trò như một thỏa thuận bằng văn bản và là một trong những tài liệu quan trọng và chi tiết nhất trong giai đoạn đầu của bất kỳ dự án nào.
Với các tài nguyên phù hợp trong tay, việc tạo tài liệu phạm vi công việc có thể là một quá trình khá đơn giản! Tuy nhiên, điều quan trọng là phải ghi nhớ các yếu tố cần thiết để đảm bảo mọi thành viên trong nhóm của bạn có cùng quan điểm khi nói đến:
- Kết quả dự án
- Tất cả các nguồn lực cần thiết bao gồm ngân sách, thời gian và khối lượng công việc
- Dòng thời gian và các giai đoạn của dự án
- Yêu cầu pháp lý
Việc xác định các yếu tố này từ sớm sẽ giúp bạn quản lý dự án thành công hơn và tránh những trở ngại trong lịch trình dự án, cạn kiệt nguồn lực hoặc phạm vi dự án bị mở rộng trong quá trình quản lý dự án. Ngoài ra, phạm vi công việc chi tiết sẽ đảm bảo nhóm dự án biết chính xác những gì được mong đợi từ họ, bao gồm mục đích của dự án, chi phí tổng thể, các cột mốc của dự án và thời hạn hoàn thành.
Các phương pháp hay nhất khi viết phạm vi công việc
Đây là phương châm mới của bạn về phạm vi công việc: Khi có nghi ngờ, hãy cụ thể, trực quan và hoàn toàn minh bạch.
- Cụ thể: Các thuật ngữ khóa có nghĩa là gì? Ai làm công việc gì và khi nào? Rõ ràng về các chi tiết cụ thể của dự án là cách chắc chắn để tránh nhầm lẫn, hiểu lầm và sai lệch. Tất cả những điều này có thể gây bất lợi cho việc thực hiện dự án
- Hình ảnh: Kết quả cuối cùng sẽ trông như thế nào? Hình ảnh giúp các nhân vật chính tránh hiểu nhầm hoặc diễn giải sai kỳ vọng của dự án ngay từ đầu
- Minh bạch: Đảm bảo các bên liên quan chính phê duyệt kế hoạch, xác nhận các cột mốc quan trọng khi chúng xảy ra và nói chung, luôn cập nhật thông tin
Ba chiến lược này sẽ đảm bảo bạn luôn gửi thông tin chính xác cho mọi dự án. Tuy nhiên, nếu bạn muốn tiến thêm một bước nữa, hãy bắt đầu đầu tư thời gian của mình một cách hiệu quả hơn vào quá trình lập kế hoạch bằng cách sử dụng mẫu phạm vi công việc để xử lý những công việc nặng nề khi viết phạm vi công việc của bạn.
Cách viết phạm vi công việc
Bây giờ chúng ta đã thảo luận về các phương pháp hay nhất để lập phạm vi công việc, hãy cùng tìm hiểu cách viết phạm vi công việc. Dưới đây là danh sách từng bước về cách viết phạm vi công việc:
- Xác định dự án: Bắt đầu bằng việc xác định dự án và mục tiêu của dự án. Điều này nên bao gồm những gì bạn đang cố gắng đạt được, lý do bạn thực hiện dự án và những lợi ích mà dự án sẽ mang lại.
- Danh sách công việc cần hoàn thành: Lập danh sách tất cả các công việc cần hoàn thành cho dự án. Danh sách này nên bao gồm tất cả các tài liệu, báo cáo, phần mềm hoặc các mục khác cần thiết.
- Xác định công việc và dòng thời gian: Chia dự án thành các công việc nhỏ hơn và xác định dòng thời gian cho từng công việc. Điều này nên bao gồm ngày bắt đầu và ngày kết thúc của từng công việc và dòng thời gian tổng thể của dự án.
- Xác định nguồn lực: Xác định các nguồn lực cần thiết cho dự án, bao gồm nhân sự, thiết bị và ngân sách.
- Xác định tiêu chuẩn chất lượng: Phác thảo các tiêu chuẩn chất lượng cần phải đáp ứng cho dự án. Điều này nên bao gồm bất kỳ yêu cầu nào về kiểm tra, kiểm soát chất lượng và đảm bảo chất lượng.
- Xác định quy trình giao tiếp: Xác định các quy trình sẽ được sử dụng để giao tiếp trong suốt dự án. Quy trình này cần nêu rõ tần suất giao tiếp, những người tham gia và phương pháp sẽ được sử dụng.
- Xác định rủi ro: Xác định mọi rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến dự án. Điều này bao gồm rủi ro liên quan đến dòng thời gian, nguồn lực, chất lượng và các yếu tố khác.
- Xác định tiêu chí chấp nhận: Xác định tiêu chí chấp nhận sẽ được sử dụng để đánh giá sự thành công của dự án. Điều này nên bao gồm các chỉ số hoặc biện pháp cụ thể sẽ được sử dụng để xác định dự án đã hoàn thành thành công hay chưa.
- Xem xét và hoàn thiện: Xem xét phạm vi công việc với tất cả các bên liên quan để đảm bảo rằng nó phản ánh chính xác các yêu cầu của dự án. Sau khi hoàn thiện, phân phối phạm vi công việc cho tất cả các bên liên quan và sử dụng nó làm tài liệu tham khảo trong suốt dự án.
Mẫu tài liệu phạm vi công việc
Bạn muốn chuẩn hóa các hoạt động lập kế hoạch? Hãy bắt đầu với mẫu quản lý dự án để đẩy nhanh quá trình lập phạm vi công việc. Theo nguyên tắc chung, mẫu phạm vi công việc của bạn nên có ít nhất năm phần sau để điền thông tin dự án của bạn:
- Bảng thuật ngữ chuyên ngành
- Mô tả vấn đề mà dự án của bạn đang giải quyết
- Mục tiêu SMART, mục tiêu dự án, kết quả đầu ra, KPI, v.v
- Các yêu cầu hành chính cần thiết và các thủ tục phê duyệt
- Lịch trình hoặc dòng thời gian dự án có thể tùy chỉnh
Nhưng thật lòng mà nói, năm phần này chỉ là mức tối thiểu.
Với trình chỉnh sửa tài liệu và mẫu phù hợp, bạn cũng có thể cộng tác với nhóm trong phạm vi công việc, tùy chỉnh cài đặt chia sẻ và quyền truy cập, kết nối tài liệu với quy trình công việc của bạn và hơn thế nữa. 👀
Tất cả điều này đều có thể thực hiện được với Mẫu phạm vi công việc thân thiện với người mới bắt đầu của ClickUp —hoàn toàn miễn phí.
Mẫu tài liệu ClickUp chi tiết này được sắp xếp thành các phần có định dạng rõ ràng, bao gồm:
- Bối cảnh và mục tiêu của dự án
- Sản phẩm đầu ra
- Trách nhiệm của đại lý và khách hàng
- Dòng thời gian và cột mốc
- Quản lý
- Phê duyệt
Ngoài ra, còn có kế hoạch quản lý tài nguyên và mục tiêu dự án chi tiết. 🏆
Bảng mục lục dính giúp bạn dễ dàng điều hướng các phần của tài liệu này, trong khi các bảng được tạo sẵn giúp thông tin ngắn gọn và dễ hiểu.
Tuy nhiên, ưu điểm lớn nhất của mẫu này là nó được tạo bằng ClickUp Docs. Tính năng phát hiện trực tiếp cộng tác và lịch sử phiên bản được lưu tự động đảm bảo rằng mọi người có quyền truy cập đều xem phiên bản mới nhất của phạm vi công việc mọi lúc. Và vì văn bản có thể được chuyển đổi trực tiếp thành nhiệm vụ ClickUp, các thành viên trong nhóm có thể thực hiện kế hoạch dự án từ chính phạm vi công việc.
Hơn nữa, các nhiệm vụ ClickUp có thể được nhúng vào Tài liệu cùng với các tập dữ liệu từ phần mềm khác, để thông tin dự án cần thiết luôn trong tầm tay.
Những nội dung cần bao gồm trong tài liệu phạm vi công việc?
Hãy xem xét kỹ hơn các yếu tố cần thiết của một tài liệu phạm vi công việc hiệu quả và các phương pháp hay nhất để áp dụng trước khi bắt đầu dự án tiếp theo của bạn.
Các kết quả chính
Bạn đang cung cấp sản phẩm hay dịch vụ? Hãy cho nhóm dự án biết! Ngay cả khi điều đó có vẻ hiển nhiên với bạn, việc lưu giữ hồ sơ về tất cả các kết quả dự án sẽ rất hữu ích để tham khảo sau này. Ngoài ra, tài liệu này không chỉ dành cho nhóm dự án — các nhân vật quan trọng như các bên liên quan, trưởng bộ phận khác và cấp trên cũng có thể truy cập tài liệu này, khiến quá trình nắm bắt phạm vi dự án trở nên rất quan trọng.
Chèn hình ảnh, sơ đồ hoặc phương tiện truyền thông để cung cấp bối cảnh và hình ảnh bổ sung là một cách tuyệt vời để truyền đạt chi tiết về các sản phẩm của bạn. Đặc biệt nếu nhóm của bạn tạo khung dây bằng phần mềm bảng trắng kỹ thuật số hoặc sử dụng các tài liệu báo cáo cụ thể để phân chia cấu trúc công việc, hãy làm cho thông tin đó dễ tiếp cận nhất có thể.
Tùy chọn nhúng thông tin từ các công cụ khác là một lợi ích lớn của việc sử dụng trình chỉnh sửa tài liệu động để quản lý hồ sơ phạm vi công việc, phê duyệt của các bên liên quan, SOP và hơn thế nữa.
Trong ClickUp Docs, bạn có thể nhúng hầu như mọi thứ, bao gồm nhiệm vụ, bảng, phương tiện, tài sản từ các công cụ khác và hơn thế nữa. Với Lệnh Slash để tạo phím tắt nhanh, chỉnh sửa trực tiếp cộng tác, định dạng phong phú và chia sẻ dễ dàng qua URL, ClickUp Docs là công cụ lý tưởng để tạo tài liệu phạm vi công việc chi tiết một cách dễ dàng.
Dòng thời gian của dự án
Dòng thời gian quản lý dự án của bạn là hành trình từ đầu đến cuối của quá trình phát triển dự án. Phần này sẽ phác thảo các giai đoạn mà dự án của bạn sẽ trải qua và nêu chi tiết các kết quả mong đợi trong suốt quá trình đó.
Bạn phải vạch ra dòng thời gian của mình để xác định phạm vi dự án, nhưng bạn có thể xây dựng dòng thời gian của mình theo nhiều cách khác nhau. Biểu đồ Gantt, bảng và sơ đồ như bản đồ tư duy là các giải pháp quản lý dự án trực quan cao để tạo dòng thời gian và đảm bảo tất cả các chi tiết quan trọng được bao gồm. Các tài nguyên này cũng rất hữu ích để xác định mối quan hệ và sự phụ thuộc giữa các công việc, giúp giai đoạn thực hiện dự án hiệu quả hơn!
Chế độ xem Gantt trong ClickUp giúp bạn dễ dàng đạt được mức độ quản lý thời gian này với giao diện kéo và thả trực quan để vẽ mối quan hệ giữa các nhiệm vụ, trực quan hóa các điểm nghẽn và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các mục hành động. Thậm chí, bạn còn có thể tính toán đường dẫn quan trọng hoặc theo dõi tỷ lệ phần trăm tiến độ để có cái nhìn tổng quan về những gì đang xảy ra và những gì sắp xảy ra.
Các cột mốc quan trọng
Đặc biệt đối với các dự án phức tạp, dòng thời gian có thể rất khó khăn. Trong những tình huống này, có thể hữu ích khi chia nhỏ và xác định một dòng thời gian lớn hơn theo các thời hạn khóa khi dự án chuyển từ giai đoạn này sang giai đoạn tiếp theo. Những thời điểm quan trọng này được gọi là cột mốc dự án.
Đạt được cột mốc quan trọng của dự án là cơ hội tuyệt vời để tập hợp lại, thống nhất quan điểm và đánh giá lại hướng đi của dự án. Đây là thời điểm lý tưởng để liên hệ lại với các bên liên quan quan trọng và đảm bảo dự án đang phát triển theo đúng kế hoạch hoặc thảo luận về bất kỳ vấn đề nào phát sinh trong quá trình thực hiện.
Các mẫu cột mốc giúp loại bỏ một số phỏng đoán trong việc xác định các cột mốc quan trọng nhất trong một dự án, đồng thời đảm bảo nhóm của bạn sử dụng chúng một cách hiệu quả nhất. Trong ClickUp, các cột mốc được biểu thị bằng biểu tượng hình kim cương trên dòng thời gian hoặc biểu đồ Gantt. Điều này giúp bạn nhanh chóng xác định các thành tựu chính và có thể được tạo từ bất kỳ nhiệm vụ ClickUp nào.
Báo cáo tiến độ
Báo cáo không phải là công việc chỉ cần làm một lần trong danh sách công việc của bạn. Thông tin chi tiết đáng tin cậy và báo cáo cập nhật là những yếu tố quan trọng của bất kỳ tài liệu phạm vi công việc tốt nào, vì nhiều nhà quản lý và các bên liên quan sẽ tham khảo lại nhiều lần trong suốt quá trình quản lý dự án, không chỉ trong giai đoạn lập kế hoạch.
Đây là một lĩnh vực khác mà việc sử dụng các tài liệu trực quan là rất quan trọng. Không ai muốn mất thời gian giải mã các bộ dữ liệu dài dòng hoặc nhấp vào các liên kết nghiên cứu bổ sung. Tóm tắt các điểm quan trọng và dựa trên dữ liệu một cách dễ hiểu.
Bảng điều khiển trong ClickUp rất xuất sắc về mặt này. Chọn từ hơn 50 tiện ích để lấy dữ liệu cập nhật về các hoạt động dự án gần đây bằng cách sử dụng biểu đồ tùy chỉnh, theo dõi tiến độ, tính toán, bảng và thậm chí các ứng dụng khác để xây dựng Bảng điều khiển sẵn sàng trình bày cho các dự án của bạn.
Ví dụ về phạm vi công việc
Để giúp bạn hiểu rõ hơn về cách viết Phạm vi công việc hiệu quả, hãy cùng tìm hiểu một số ví dụ thực tế. Những ví dụ này sẽ minh họa cách các tổ chức khác nhau đã thực hiện thành công phạm vi công việc của mình, cung cấp cho bạn những hiểu biết thực tế và nguồn cảm hứng cho các dự án của riêng bạn.
1. Phạm vi công việc của nhóm phát triển phần mềm
Dự án: Phát triển ứng dụng di động
- Mục tiêu: Thiết kế và phát triển một ứng dụng di động thân thiện với người dùng để giao đồ ăn với các tính năng độc đáo như theo dõi trực tiếp và nhiều tùy chọn thanh toán.
- Phạm vi: Ứng dụng phải tương thích với cả nền tảng iOS và Android. Dự án bao gồm thiết kế UI/UX, phát triển backend, thử nghiệm, sửa lỗi và triển khai trên các cửa hàng ứng dụng tương ứng.
- Dòng thời gian: Dự án sẽ được hoàn thành trong sáu tháng, với các cột mốc được đặt ra cho từng giai đoạn phát triển.
- Kết quả đầu ra: Một ứng dụng di động đầy đủ chức năng, báo cáo thử nghiệm, hướng dẫn sử dụng và mã nguồn.
- Yếu tố phụ thuộc: Sự phê duyệt kịp thời từ các bên liên quan ở mỗi giai đoạn phát triển, tính sẵn có của các nguồn lực và khả năng truy cập API của bên thứ ba cho cổng thanh toán.
2. Phạm vi công việc của nhóm tiếp thị
Dự án: Ra mắt sản phẩm mới
- Mục tiêu: Thiết kế và thực hiện một chiến dịch tiếp thị toàn diện để ra mắt dòng sản phẩm chăm sóc da hữu cơ mới.
- Phạm vi: Dự án bao gồm nghiên cứu thị trường, phân tích đối thủ cạnh tranh, tạo/lập tài liệu tiếp thị, quảng bá trên mạng xã hội, quan hệ công chúng và đang theo dõi thành công của chiến dịch.
- Dòng thời gian: Dự án sẽ được thực hiện trong bốn tháng, với thời hạn cụ thể cho từng công việc.
- Kết quả đầu ra: Chiến lược tiếp thị chi tiết, nội dung quảng bá (blog, bài đăng trên mạng xã hội, thông cáo báo chí, v.v.) và báo cáo cuối cùng nêu rõ tác động của chiến dịch.
- Các yếu tố phụ thuộc: Phản hồi và phê duyệt kịp thời từ nhóm sản phẩm và các bên liên quan, sự hợp tác với những người có ảnh hưởng và phản ứng của thị trường.
3. Phạm vi công việc của nhóm nhân sự
Dự án: Chương trình đào tạo nhân viên mới
- Mục tiêu: Phát triển một chương trình đào tạo toàn diện giúp nhân viên mới nhanh chóng thành thạo vai trò của mình và cảm thấy được chào đón trong tổ chức.
- Phạm vi: Dự án bao gồm tạo danh sách kiểm tra nhập môn, phát triển tài liệu đào tạo, tổ chức các phiên định hướng và thu thập phản hồi.
- Dòng thời gian: Dự án sẽ mất hai tháng để hoàn thành, bao gồm cả thời gian đánh giá và sửa đổi.
- Sản phẩm đầu ra: Sổ tay hướng dẫn onboarding, tài liệu đào tạo và báo cáo phản hồi.
- Yếu tố phụ thuộc: Sự đóng góp và hợp tác kịp thời từ các bộ phận khác nhau, sự sẵn sàng của nhân viên mới và phản hồi từ nhân viên mới.
Mẫu phạm vi công việc cho các trường hợp sử dụng khác
Để làm cho quá trình này trở nên đơn giản và hiệu quả hơn, chúng tôi cũng đã tạo ra một bộ mẫu sẵn sàng sử dụng cho các trường hợp sử dụng khác nhau. Hãy cùng khám phá các mẫu này và xem chúng có thể giúp bạn xác định phạm vi dự án của mình như thế nào.
Nhà thầu: Có phạm vi công việc là điều cần thiết để nhà thầu xác định kết quả mong đợi và dòng thời gian. Tài liệu này cho phép họ hiểu những việc cần làm, khi nào cần hoàn thành và cách thức hoàn thành.
Tiếp thị: Các nhóm tiếp thị cần có phạm vi công việc để đảm bảo các dự án của họ được hoàn thành đúng thời hạn và với chất lượng mong đợi. Tài liệu này nêu tóm tắt các bước cần thiết để hoàn thành một dự án từ đầu đến cuối, giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng theo dõi tiến độ công việc.
Bắt đầu thực hiện phạm vi công việc của bạn
Bạn đã viết xong tài liệu phạm vi công việc, giờ phải làm gì tiếp theo?
Dễ dàng — bạn chỉ cần kết nối nó với quy trình làm việc trong phần mềm quản lý dự án để bắt đầu thực hiện các kế hoạch đã vạch ra.
Với hơn 15 chế độ xem độc đáo bao gồm Gantt, Danh sách, Kanban, Dòng thời gian, Lịch và hơn thế nữa, ClickUp giúp bạn có thể hình dung công việc của mình từ mọi góc độ. Ngoài ra, trình chỉnh sửa tài liệu động ClickUp Whiteboard và tính năng Tài liệu tích hợp giúp các nhóm có thể thực hiện ý tưởng của mình ngay khi chúng xuất hiện.
Bất kể quy mô nhóm, phong cách dự án hay ngân sách của bạn là gì, ClickUp là nền tảng năng suất duy nhất đủ mạnh để tạo ra các giải pháp toàn diện cho các nhà quản lý dự án trong mọi ngành. Truy cập mọi tính năng được liệt kê trong hướng dẫn này, Thư viện mẫu phong phú và hơn 1.000 tích hợp khi bạn bắt đầu sử dụng ClickUp ngay hôm nay.