Một dự án có thể bắt đầu với một kế hoạch rõ ràng, nhưng nếu không có khung kiểm soát, những thay đổi nhỏ sẽ nhanh chóng dẫn đến việc chậm trễ thời hạn, vượt ngân sách và công việc thêm không được tính vào tài khoản. Các nhóm cuối cùng phải xoay xở với các yêu cầu ngoài phạm vi, cố gắng theo kịp trong khi kết quả công việc ngày càng xa vời.
👀Bạn có biết? Nghiên cứu chỉ ra rằng thay đổi phạm vi là một trong những yếu tố lớn nhất dẫn đến chi phí dự án vượt quá ngân sách
Khóa để ngăn chặn điều này không phải là từ chối tất cả các thay đổi mà là đảm bảo rằng mọi yêu cầu đều được theo dõi, đánh giá và quản lý đúng cách trước khi nó gây gián đoạn dự án.
⏰ Tóm tắt 60 giây
Bạn đang gặp khó khăn với sự mở rộng phạm vi và những thay đổi bất ngờ trong dự án? Dưới đây là cách để kiểm soát và giữ cho dự án đi đúng hướng:
- Xác định rõ công việc ngoài phạm vi ngay từ đầu để tránh hiểu lầm và yêu cầu vào phút chót
- Sử dụng kế hoạch quản lý phạm vi có cấu trúc để đánh giá, ghi chép và phê duyệt các thay đổi trước khi chúng ảnh hưởng đến dòng thời gian
- Xác định sớm các sai lệch phạm vi bằng cách theo dõi yêu cầu của khách hàng, công việc bổ sung và thay đổi kết quả đầu ra
- Ngăn chặn sự sai lệch bằng cách củng cố kỳ vọng về phạm vi tại mỗi cột mốc
Với ClickUp, việc theo dõi và giám sát chặt chẽ các dự án của bạn trở nên dễ dàng. Bạn có thể tạo tài liệu dựa trên AI để xác định phạm vi dự án, lập kế hoạch và dòng thời gian chi tiết về nguồn lực, đồng thời tạo một mảng bảng điều khiển có thể tùy chỉnh cao để xem và quản lý mọi khía cạnh của dự án.
"Ngoài phạm vi" trong quản lý dự án là gì?
Ngoài phạm vi đề cập đến bất kỳ công việc, yêu cầu hoặc kết quả nào không được bao gồm trong khung ban đầu của dự án. Đây là những yêu cầu bổ sung vượt ra ngoài tài liệu tham số và không được tính đến trong thỏa thuận ban đầu.
Nếu không được xử lý đúng cách, chúng có thể dẫn đến:
- Sự mở rộng phạm vi (scope creep)
- Dòng thời gian mở rộng
- Chi phí bổ sung
Hãy tưởng tượng bạn đang phát triển một ứng dụng di động cho dự án của khách hàng. Thỏa thuận ban đầu bao gồm hệ thống đăng nhập và bảng điều khiển người dùng. Giữa chừng, khách hàng yêu cầu thêm tính năng nhắn tin thời gian thực.
🚨 Vấn đề? Đây không phải là một phần của phạm vi công việc đã được phê duyệt. Nếu nhóm của bạn nhận công việc này mà không điều chỉnh:
- Tài nguyên: Nhóm làm việc vượt quá sức chứa
- Ngân sách: Công việc nhiều hơn, nhưng không có thêm kinh phí
- Dòng thời gian: Sự chậm trễ do công việc phát sinh ngoài dự kiến
Nó làm gián đoạn dự án và làm mất tập trung khỏi các kết quả thực tế.
Tại sao việc xác định "Ngoài phạm vi" lại quan trọng?
Việc không xác định sớm công việc ngoài phạm vi có thể gây ra sự chậm trễ, vấn đề về ngân sách và kỳ vọng không phù hợp. Mọi công cụ quản lý dự án đều nhấn mạnh việc xác định rõ ranh giới dự án là có lý do — điều này giúp dự án đi đúng hướng và ngăn các nhóm xử lý công việc bổ sung mà không có sự phê duyệt thích hợp.
Dưới đây là lý do tại sao việc xác định ranh giới rõ ràng là điều cần thiết:
- Ngăn chặn phạm vi dự án bị mở rộng: Các yêu cầu ngoài phạm vi dự án không được kiểm soát có thể làm dự án bị trật bánh và tiêu tốn tài nguyên
- Giữ cho các nhóm và các bên liên quan đồng nhất: Tránh nhầm lẫn về những gì được bao gồm trong tuyên bố phạm vi
- Bảo vệ ngân sách và dòng thời gian: Đảm bảo rằng các công việc bất ngờ không dẫn đến việc kéo dài dòng thời gian hoặc phát sinh chi phí bổ sung
- Loại bỏ tranh chấp: Khung công việc được xác định rõ ràng giúp tránh các đối số về yêu cầu bất ngờ của khách hàng
- Cải thiện hiệu quả: Giúp các nhóm tập trung vào kết quả công việc mà không bị phân tâm bởi các công việc bổ sung
Ngay cả khi có kế hoạch cẩn thận, vẫn sẽ có những yêu cầu bất ngờ từ khách hàng. Khóa là xử lý chúng một cách thích hợp, không để chúng làm gián đoạn phạm vi dự án.
Đọc thêm: Cách viết phạm vi công việc (với ví dụ và mẫu SOW)
Hiểu phạm vi dự án
Mọi dự án thành công đều bắt đầu từ phạm vi được xác định rõ ràng. Nếu không có phạm vi rõ ràng, các nhóm sẽ phải đối mặt với những kỳ vọng không phù hợp, phạm vi dự án bị mở rộng và nguồn lực bị tiêu hao.
Phạm vi dự án phác thảo những gì cần phải thực hiện, cách thức thực hiện và những gì nằm trong phạm vi đã thỏa thuận. Phạm vi dự án cài đặt kỳ vọng cho các bên liên quan, xác định các kết quả cần đạt được và đảm bảo dự án đi đúng hướng.
Hãy coi đó như một bản thiết kế. Nó không chỉ nêu rõ những gì được bao gồm mà còn làm rõ những gì không được bao gồm. Điều này giúp tránh những yêu cầu ngoài phạm vi vào phút chót có thể làm gián đoạn tiến độ.
Các yếu tố khóa để xác định phạm vi
Để tạo ra một tuyên bố ranh giới rõ ràng, mọi dự án cần có các tham số rõ ràng.
Dưới đây là những yếu tố xác định ranh giới của một dự án:
- Mục tiêu dự án: Xác định mục tiêu mà dự án muốn đạt được. Một ứng dụng quản lý công việc có thể tập trung vào việc cải thiện năng suất của nhóm. Nếu sau này có yêu cầu về các công cụ cộng tác mới, chúng có thể nằm ngoài phạm vi trừ khi đã được lên kế hoạch trước
- Kết quả đầu ra: Phác thảo những gì sẽ được sản xuất. Bảng điều khiển, ứng dụng di động và tài liệu API có thể được bao gồm, trong khi phiên bản máy tính sẽ cần được phê duyệt chính thức nếu được giới thiệu giữa dự án
- Công việc và trách nhiệm: Phân công nhiệm vụ cho các nhà phát triển, nhà thiết kế và quản lý dự án. Nếu một nhà phát triển đột nhiên được yêu cầu tạo tài liệu tiếp thị, đó là một công việc ngoài phạm vi không được lên kế hoạch trước
Đọc thêm: 12 thách thức trong quản lý dự án và cách giải quyết
- Tài nguyên: Bao gồm ngân sách, nhân sự và công cụ. Với ngân sách 100.000 đô la và một nhóm năm người, công việc phải được thực hiện trong giới hạn. Yêu cầu tự động hóa dựa trên AI giữa dự án có thể cần thêm kinh phí và sự phê duyệt
- Dòng thời gian: Xác định thời hạn và cột mốc để theo dõi tiến độ dự án. Việc phát hành MVP ba tháng giúp mọi thứ được tổ chức có trật tự, nhưng việc thêm các tính năng vào phút chót có thể làm chậm tiến độ, gây ra sự chậm trễ
- Hạn chế và loại trừ: Danh sách những gì không được bao gồm. Một ứng dụng di động có thể loại trừ tích hợp của bên thứ ba trong giai đoạn một. Nếu được yêu cầu sau đó, ứng dụng phải trải qua quá trình điều chỉnh ngắn gọn chính thức
Nếu thiếu những yếu tố này, dự án có thể nhanh chóng vượt ra ngoài phạm vi, dẫn đến chậm trễ, chi phí phát sinh và dòng thời gian bị kéo dài.
Trong phạm vi (in-scope) so với ngoài phạm vi (out-of-scope)
Một tài liệu khung được xác định rõ ràng sẽ giúp các nhóm phân biệt giữa công việc trong phạm vi và ngoài phạm vi. Dưới đây là phân tích rõ ràng:
| Aspect | Trong phạm vi (bao gồm trong dự án) | Ngoài phạm vi (không bao gồm) |
| Tính năng | Xác thực người dùng, giao diện người dùng bảng điều khiển | Tích hợp tùy chỉnh, API mới |
| Công việc | Phát triển chức năng cốt lõi | Thiết kế lại giao diện người dùng (UI/UX) |
| Tài nguyên | Nhóm phát triển chuyên dụng, ngân sách được phân bổ | Những nhân viên được tuyển dụng thêm mà chưa được phê duyệt |
| Sản phẩm đầu ra | Phiên bản beta, tài liệu | Bảo trì sau khi ra mắt |
| Yêu cầu của khách hàng | Thay đổi trong phạm vi công việc | Các tính năng mới quan trọng không có trong thỏa thuận ban đầu |
Mọi thứ không được lên kế hoạch trong tài liệu ban đầu cần được đánh giá chính thức trước khi được thêm vào. Điều này giúp các dự án được thống nhất và ngăn công việc ngoài kế hoạch làm gián đoạn tiến độ.
Việc xác định rõ ràng khung công việc từ sớm sẽ đảm bảo các nhóm luôn đồng nhất, làm việc hiệu quả và tránh được những sự chậm trễ bất ngờ trong dự án.
Ví dụ về các mục ngoài phạm vi
Không phải tất cả công việc ngoài kế hoạch đều rõ ràng ngay từ đầu. Một số yêu cầu có vẻ nhỏ nhặt nhưng có thể làm chệch hướng dòng thời gian của dự án nếu không được đánh giá đúng. Một tài liệu phạm vi được xác định rõ ràng sẽ giúp ngăn chặn những bổ sung bất ngờ, nhưng khi ranh giới không rõ ràng, dự án có thể nhanh chóng mở rộng ngoài tầm kiểm soát.
Dưới đây là một số ví dụ về các mục ngoài phạm vi bị bỏ qua thường gây ra vấn đề:
1. Mở rộng chức năng cốt lõi mà không cần phê duyệt
Một nhóm phát triển được thuê để xây dựng một công cụ tự động hóa quy trình làm việc với các tính năng được xác định trước.
Đến giữa chừng, khách hàng yêu cầu:
- Đề xuất công việc dựa trên AI
- Công cụ quản lý dự án tích hợp sẵn
- Tích hợp với phần mềm của bên thứ ba
Đây không phải là một phần của phạm vi công việc, nhưng khách hàng cho rằng chúng có thể được thêm vào mà không cần thay đổi ngân sách hoặc dòng thời gian. Nếu không có yêu cầu thay đổi chính thức, nhóm có nguy cơ phải đảm nhận công việc bổ sung mà không được bồi thường.
2. Các tối ưu hóa hiệu suất không được lên kế hoạch
Một sản phẩm phần mềm được phát triển để chạy trơn tru trên các hệ thống tiêu chuẩn.
Gần hoàn thành, khách hàng yêu cầu:
- Tối ưu hóa cho thiết bị cấu hình thấp
- Chuyển đổi sang bộ công nghệ mới
- Tái cấu trúc mã để mở rộng quy mô trong tương lai
Những thay đổi này đòi hỏi thêm nguồn lực và thử nghiệm mà không được bao gồm trong phạm vi ban đầu. Nếu không có kiểm soát phạm vi rõ ràng, các nhóm có thể cảm thấy áp lực phải đáp ứng những yêu cầu đó, dẫn đến chậm trễ và khối lượng công việc tăng lên.
Đọc thêm: 10 mẫu phạm vi công việc miễn phí trong MS Word & ClickUp Docs
3. Các biện pháp tuân thủ và bảo mật ngoài ngân sách
Một công ty chăm sóc sức khỏe thuê một nhóm phát triển để xây dựng một công cụ nội bộ. Ban đầu, mã hóa dữ liệu và xác thực người dùng được bao gồm.
Sau đó, yêu cầu tuân thủ ngày càng tăng và khách hàng yêu cầu:
- Các biện pháp tuân thủ HIPAA hoặc GDPR
- Kiểm tra bảo mật tùy chỉnh
- Xác thực đa yếu tố
Mặc dù rất quan trọng đối với bảo mật, nhưng các tính năng này đòi hỏi thêm nguồn lực và ý kiến chuyên gia. Nếu không được bao gồm trong thỏa thuận ban đầu, chúng sẽ thuộc phạm vi công việc ngoài phạm vi và cần được đánh giá thích hợp trước khi được phê duyệt.
4. Các sửa đổi thiết kế bổ sung ngoài phạm vi đã thỏa thuận
Một nhóm UI/UX được thuê để thiết kế một trang web với ba vòng sửa đổi.
Sau khi giao phiên bản thứ ba, khách hàng yêu cầu:
- Cải tiến hoàn toàn giao diện người dùng dựa trên thương hiệu mới
- Hình minh họa tùy chỉnh cho từng trang
- Thiết kế lại các thành phần đã được phê duyệt
Nếu không có quản lý phạm vi, các nhóm có thể cảm thấy bắt buộc phải cung cấp nhiều hơn những gì đã thỏa thuận, dẫn đến phạm vi bị mở rộng và kỳ vọng không phù hợp.
Đọc thêm: Con đường dẫn đến quản lý hiệu quả với những điều cơ bản về theo dõi dự án
Cách quản lý các tình huống nằm ngoài phạm vi
Công việc ngoài phạm vi không được kiểm soát có thể làm dự án bị trật bánh, ngân sách bị căng thẳng và nhóm làm việc kiệt sức. Một cách tiếp cận có cấu trúc đảm bảo các yêu cầu được đánh giá, ghi chép và phê duyệt trước khi ảnh hưởng đến dòng thời gian và nguồn lực.
Thực hiện các bước sau để xử lý các yêu cầu ngoài phạm vi trong khi vẫn giữ dự án đi đúng hướng.
Bước 1: Xác định yêu cầu có nằm ngoài phạm vi hay không
Không phải mọi yêu cầu đều ngay lập tức nằm ngoài phạm vi. So sánh yêu cầu với bản tóm tắt, kết quả dự án và thỏa thuận ban đầu. Nếu yêu cầu đó không bao giờ được đưa vào kế hoạch dự án, thì cần phải đánh giá thêm.
Một khách hàng có thể yêu cầu thêm bảng điều khiển báo cáo trong một dự án phần mềm ban đầu chỉ bao gồm xuất dữ liệu cơ bản. Nếu điều này không được nêu rõ trong bản tóm tắt hoặc khung dự án, thì đó là yêu cầu ngoài phạm vi và phải được đánh giá chính thức.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Mẫu Phạm vi công việc của ClickUp giúp các nhóm ghi lại những gì đã thỏa thuận ban đầu, giúp dễ dàng hơn trong việc đánh dấu các yêu cầu mới trước khi chúng trở thành vấn đề
Bước 2: Đánh giá tác động đến tài nguyên và dòng thời gian
Khi xác định một yêu cầu nằm ngoài phạm vi, hãy đánh giá tác động của nó đối với các nguồn lực của dự án. Xác định xem yêu cầu đó có cần thêm kinh phí hay không, có làm chậm tiến độ dự án hay không và nhóm hiện tại có thể xử lý công việc thêm hay không.
Việc thêm các tính năng mới vào giữa dự án có thể đòi hỏi thêm thời gian phát triển, thử nghiệm và công việc thiết kế. Nếu không có thêm thời gian hoặc nguồn lực, các sản phẩm hiện có có thể bị ảnh hưởng.
ClickUp Tasks giúp theo dõi tác động của công việc thêm bằng cách lập bản đồ các phụ thuộc và nêu bật các khả năng chậm trễ của dự án trước khi cam kết thay đổi phạm vi.
Bước 3: Giao tiếp với các bên liên quan và nhóm
Thảo luận yêu cầu với khách hàng, nhóm dự án và các bên liên quan chính. Giải thích rõ lý do tại sao yêu cầu đó nằm ngoài phạm vi dự án và phác thảo các giải pháp khả thi. Nếu yêu cầu là cần thiết, hãy xác định xem có nên sắp xếp lại thứ tự ưu tiên của công việc hiện tại hay phân bổ nguồn lực mới.
Nếu một dự án phần mềm sắp hoàn thành và khách hàng yêu cầu một tính năng mới, các nhóm phải quyết định xem nên kéo dài dòng thời gian của dự án hay điều chỉnh các ưu tiên. Nếu không có sự giao tiếp rõ ràng, các nhóm có thể đảm nhận thêm công việc mà không hiểu hết tác động của nó.
ClickUp Chat cho phép các nhóm thảo luận về những thay đổi phạm vi trong thời gian thực, giữ cho các quyết định thống nhất mà không cần các chuỗi email dài hoặc bỏ sót chi tiết.
📮ClickUp Insight: 37% nhân viên gửi ghi chú theo dõi hoặc biên bản cuộc họp để theo dõi các mục hành động, nhưng 36% vẫn dựa vào các phương pháp khác, rời rạc. Nếu không có hệ thống thống nhất để ghi lại các quyết định, những thông tin quan trọng mà bạn cần có thể bị chôn vùi trong các cuộc trò chuyện, email hoặc bảng tính. Điều này thường dẫn đến dự án bị trật bánh và phạm vi dự án bị mở rộng. Giao tiếp kém cũng có thể cản trở quá trình truyền đạt và điều chỉnh các yêu cầu ngoài phạm vi một cách hiệu quả.
Với ClickUp, bạn có thể ngay lập tức biến các cuộc hội thoại thành nhiệm vụ có thể thực hiện được trong tất cả các nhiệm vụ, cuộc trò chuyện và tài liệu của mình, đảm bảo không có gì bị bỏ sót.
Đọc thêm: Phát triển phạm vi dự án để kết nối nhóm mạnh mẽ hơn
Bước 4: Ghi lại các thay đổi phạm vi đã được phê duyệt
Nếu nhóm chấp thuận yêu cầu, họ phải ghi chép chính thức những thay đổi ngắn gọn để tránh nhầm lẫn trong tương lai. Họ nên nêu rõ những gì đã được kế hoạch ban đầu, những gì được thêm vào và ảnh hưởng của những thay đổi đó đến ngân sách, dòng thời gian và phân bổ nguồn lực.
Khi khách hàng yêu cầu sửa đổi thêm ngoài phạm vi đã thỏa thuận, nhóm phải ghi lại những thay đổi đó với dấu vết phê duyệt rõ ràng cho thấy cách họ xử lý các sửa đổi.
ClickUp Docs đóng vai trò là nơi tập trung để theo dõi các thỏa thuận về phạm vi, trong khi Mẫu kế hoạch quản lý phạm vi cung cấp một cách có cấu trúc để ghi lại các điều chỉnh và phê duyệt phạm vi.
Bước 5: Theo dõi các thay đổi phạm vi và ngăn chặn sự mở rộng phạm vi
Sau khi phê duyệt thay đổi phạm vi, các nhóm phải tích cực theo dõi tác động của nó. Họ nên theo dõi các công việc mới so với thời hạn của dự án để tránh sự chậm trễ bất ngờ và những thay đổi không kiểm soát được.
Chế độ xem biểu đồ Gantt của ClickUp giúp các nhóm hình dung những thay đổi đã được phê duyệt trong khung công việc ảnh hưởng đến dòng thời gian của dự án như thế nào. Theo dõi các phụ thuộc và cột mốc giúp ngăn chặn một thay đổi nhỏ trở thành nhiều thay đổi lớn trong thời hạn.
Quy trình quản lý khung có cấu trúc đảm bảo các dự án luôn phù hợp với mục tiêu ban đầu đồng thời duy trì tính linh hoạt để thực hiện các điều chỉnh cần thiết.
Sử dụng Mẫu kế hoạch quản lý phạm vi của ClickUp giúp các nhóm chính thức hóa các thay đổi về phạm vi, theo dõi các phê duyệt và ngăn chặn các sự cố bất ngờ.
Mẫu này giúp:
- Tập trung tất cả các thay đổi phạm vi, giúp dễ dàng theo dõi các phê duyệt và sửa đổi
- Ngăn chặn sự mở rộng phạm vi bằng cách xác định một quy trình có cấu trúc để đánh giá các yêu cầu nằm ngoài phạm vi
- Đánh giá tác động của các thay đổi đối với tài nguyên, ngân sách và dòng thời gian trước khi commit
Nếu không có sự theo dõi và tài liệu rõ ràng, những yêu cầu nhỏ có thể biến thành những gián đoạn lớn, dẫn đến kéo dài dòng thời gian và chi phí bổ sung.
Phần thưởng: Mẫu phạm vi dự án và ví dụ về tài liệu phạm vi miễn phí
Các phương pháp tốt nhất trong quản lý phạm vi
Ngay cả những dự án được lên kế hoạch tốt nhất cũng phải đối mặt với những thách thức về phạm vi. Khách hàng có thể cho rằng một tính năng đã được bao gồm trong khi thực tế không phải vậy. Các bên liên quan có thể thúc đẩy những thay đổi vào phút chót mà không nhận ra tác động của chúng. Các nhóm thường làm việc dưới áp lực của những kỳ vọng không rõ ràng, dẫn đến công việc chưa được phê duyệt bị bỏ sót.
Quản lý phạm vi giúp dự án có cấu trúc rõ ràng đồng thời cho phép sự linh hoạt cần thiết.
Dưới đây là cách giữ cho dự án có cấu trúc mà không cần phải trao đổi qua lại liên tục.
Xác định phạm vi một cách rõ ràng để không để lại chỗ cho những giả định
Hầu hết các vấn đề về phạm vi đều xuất phát từ cách diễn đạt mơ hồ.
Thay vì nói "ứng dụng sẽ bao gồm tính năng báo cáo", hãy định nghĩa rõ ràng:
"Ứng dụng sẽ tạo ba loại báo cáo: hoạt động của người dùng, xu hướng bán hàng và nhật ký hệ thống, có sẵn ở định dạng CSV. Nhóm loại trừ báo cáo tùy chỉnh và phân tích thời gian thực và yêu cầu thay đổi phạm vi để bao gồm chúng. "
Hãy cụ thể. Liệt kê chi tiết những gì được bao gồm, những gì không được bao gồm và những thay đổi nào sẽ yêu cầu điều chỉnh phạm vi.
Sử dụng các kỳ "Đóng phạm vi" để khóa trọng tâm dự án
Phạm vi không phải là mục tiêu thay đổi và khi bạn thảo luận về phạm vi công việc giữa dự án, nó sẽ làm chậm quá trình thực hiện. Việc áp dụng kỳ đóng phạm vi đảm bảo rằng nhóm không bị mắc kẹt trong vòng lặp vô tận của việc thay đổi ưu tiên.
Trong giai đoạn này:
- Không xem xét yêu cầu tính năng mới hoặc sửa đổi
- Tập trung hoàn toàn vào việc thực thi, kiểm thử và hoàn thiện sản phẩm cuối cùng
- Tất cả các yêu cầu thay đổi quan trọng sẽ được xếp hàng để đánh giá sau khi triển khai
Đọc thêm: Làm thế nào để quản lý chủ động bất kỳ dự án nào?
Thiết lập điểm kiểm tra "Thách thức Phạm vi"
Các nhóm thường nhận thêm công việc vì cảm thấy áp lực, ngay cả khi họ không có kế hoạch trước.
Thay vì mặc định là có, hãy giới thiệu bước Thách thức phạm vi, trong đó:
- Các nhóm chính thức đặt câu hỏi về mọi yêu cầu bất ngờ
- Các nhóm xác định xem đó là điều cần thiết hay chỉ là "điều tốt đẹp"
- Các công việc không có trong kế hoạch được phân loại thành khẩn cấp, hoãn lại hoặc từ chối
Điều này giúp dự án đi đúng hướng mà các thành viên trong nhóm không phải đảm nhận thêm công việc do kỳ vọng không rõ ràng.
Để cuộc sống của bạn dễ dàng hơn, bạn có thể thử sử dụng ClickUp AI Notetaker, nó sẽ giúp bạn lập kế hoạch dự án dễ dàng hơn bằng cách ghi lại tất cả các điểm cần lưu ý trong bất kỳ cuộc thảo luận nào.
Dưới đây là video chi tiết giúp bạn hiểu rõ hơn về Notetaker 👇
Tạo vùng đệm 'Rủi ro phạm vi' trong dòng thời gian dự án
Những thay đổi bất ngờ là không thể tránh khỏi, nhưng chúng không nhất thiết phải phá hỏng dòng thời gian. Các nhóm làm việc hiệu quả cao sẽ thêm một Khoảng trống rủi ro phạm vi, một khối thời gian được phân bổ dành riêng để xử lý các điều chỉnh nhỏ.
Thay vì trì hoãn các kết quả quan trọng, các nhóm sử dụng khoảng trống này để:
- Xử lý các điều chỉnh khung công việc không lường trước
- Giải quyết những sai lệch nhỏ trong kỳ vọng của khách hàng
- Đảm bảo có đủ thời gian để xử lý các vấn đề phát sinh vào phút chót
Điều này giúp ngăn chặn sự thay đổi phạm vi làm ảnh hưởng đến toàn bộ lịch trình dự án.
Biến "Tóm tắt phạm vi" thành một phần của mỗi cột mốc quan trọng trong dự án
Các nhóm không nên chỉ xác định ranh giới dự án mà còn phải củng cố ranh giới đó. Thay vì giả định rằng nhóm của bạn nhớ chi tiết phạm vi, họ nên xem lại chi tiết đó tại mỗi cột mốc kiểm tra.
Một bản tóm tắt phạm vi nhanh chóng đảm bảo:
- Các nhóm thường xuyên xem xét các ưu tiên của dự án
- Khách hàng luôn được thông báo về những gì đang được cung cấp
- Các nhóm phát hiện sớm công việc chưa được phê duyệt trước khi nó trở thành vấn đề lớn
Bằng cách nhúng nhắc nhở về phạm vi vào các bản cập nhật dự án thường xuyên, các nhóm sẽ giảm thiểu sự sai lệch và tránh công việc không cần thiết.
Các nhóm quản lý dự án tốt nhất không dựa vào các chính sách phạm vi cứng nhắc. Họ thành công nhờ xử lý các thay đổi một cách thông minh. Khi họ giữ phạm vi rõ ràng, cấu trúc tốt và quản lý tích cực, họ sẽ thực hiện hiệu quả và tránh được công việc bất ngờ.
Đọc thêm: Các bước quan trọng trong quy trình vòng đời dự án
Giữ quyền kiểm soát và duy trì dự án đúng tiến độ
Nếu không có quy trình quản lý phạm vi rõ ràng, các nhóm sẽ mất kiểm soát phạm vi dự án, dẫn đến phạm vi dự án bị mở rộng, dòng thời gian bị kéo dài, chi phí phát sinh thêm và kỳ vọng không phù hợp. Một yêu cầu của khách hàng có vẻ nhỏ, nhưng nếu không được theo dõi đúng cách, nó sẽ nhanh chóng mở rộng thành công việc ngoài kế hoạch, làm gián đoạn việc hoàn thành dự án.
Khóa học không phải là từ chối mọi thay đổi — các nhóm phải tích cực đánh giá, ghi chép và điều chỉnh tất cả các thay đổi phạm vi phù hợp với mục tiêu dự án để duy trì cấu trúc và hiệu quả.
Sẵn sàng quản lý phạm vi hiệu quả và ngăn chặn những bất ngờ vào phút chót? Đăng ký ClickUp ngay hôm nay!