Khi nào một dự án bắt đầu và khi nào kết thúc? Câu hỏi này không phải là một câu hỏi triết lý sâu sắc về sự tồn tại của dự án, mà chỉ là một câu hỏi thực tiễn.
Dù bạn đang tổ chức chuyến dã ngoại cho con cái hay phát triển một ứng dụng phần mềm mới, việc hiểu rõ vòng đời của dự án sẽ giúp đảm bảo mọi việc diễn ra suôn sẻ và không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào. Hãy cùng tìm hiểu cách thực hiện.
Vòng đời quản lý dự án là gì?
Vòng đời quản lý dự án là các giai đoạn khác nhau của một quá trình từ đầu đến cuối. Đây là một chuỗi các quá trình liên quan đến việc hoàn thành bất kỳ dự án nào thành công, đạt được mục tiêu và mang lại kết quả.
Thông thường, vòng đời dự án bao gồm năm giai đoạn: Khởi động, lập kế hoạch, thực hiện, giám sát và kết thúc. Người quản lý dự án chịu trách nhiệm hoàn thành các công việc trong từng giai đoạn quản lý dự án và chuyển tiếp suôn sẻ sang giai đoạn tiếp theo.
Tại sao người quản lý dự án cần hiểu vòng đời dự án?
Hiểu rõ vòng đời dự án mang lại nhiều lợi ích. Dưới đây là một số lợi ích hàng đầu.
Lập kế hoạch tốt hơn: Là người quản lý dự án, khi bạn hiểu rõ toàn bộ vòng đời dự án, bạn có thể đảm bảo rằng mọi phần của dự án đều được lập kế hoạch một cách toàn diện.
Kiểm soát chất lượng: Bạn có thể thiết lập các tiêu chuẩn và chỉ số chất lượng cho từng phần của dự án và đảm bảo chúng hoạt động hiệu quả với nhau.
Tính linh hoạt: Để trở nên linh hoạt, bạn phải hiểu rõ bức tranh tổng thể. Ví dụ, nếu bạn biết điểm đến, bạn có thể đi đường vòng và tối ưu hóa tốc độ mà không ảnh hưởng đến kết quả.
Giảm thiểu rủi ro: Hiểu rõ toàn bộ vòng đời dự án giúp bạn đưa ra dự đoán, xác định rủi ro và lập kế hoạch đối phó.
Giao tiếp: Quản lý vòng đời dự án giúp các nhà quản lý hình dung tương lai. Khi bạn biết những gì được mong đợi, bạn có thể duy trì sự linh hoạt và thông báo trước cho các bên liên quan về những sai lệch.
Làm thế nào để sử dụng vòng đời dự án?
Vòng đời dự án là một khung hành trình cấp cao phác thảo cách thức mà bất kỳ dự án nào có thể diễn ra. Nó cung cấp cho người quản lý dự án tất cả các chi tiết về điểm đến, cột mốc, điểm dừng, trạm nạp nhiên liệu và hơn thế nữa.
Quản lý dự án có thể sử dụng nó để:
- Hình dung tổng quan về dự án
- Dự đoán những thách thức và vấn đề phổ biến có thể phát sinh
- Tăng cường/giảm bớt nỗ lực và ngân sách để phù hợp với nhu cầu của giai đoạn
- Thực hiện điều chỉnh nếu có bất kỳ sự chênh lệch nào
- Tối ưu hóa hiệu suất dự án
Tóm lại, lập bản đồ vòng đời dự án là rất quan trọng cho sự thành công của dự án. Vì vậy, hãy cùng tìm hiểu các giai đoạn của vòng đời và cách chúng phối hợp với nhau.
5 giai đoạn của vòng đời dự án là gì?
Năm giai đoạn của vòng đời quản lý dự án là:
- Khởi động dự án
- Lập kế hoạch
- Thực thi
- Theo dõi và kiểm soát
- Kết thúc dự án
Khởi động dự án
Khi nhóm bán hàng đã chốt giao dịch, ký hợp đồng và nhận được sự chấp thuận để khởi động, đã đến lúc nhóm dự án bắt đầu dự án. Các hoạt động quan trọng trong giai đoạn này như sau.
Thu thập thông tin đầu vào: Trong giai đoạn lập kế hoạch dự án, thu thập tất cả thông tin về dự án, bao gồm yêu cầu, mục tiêu, dòng thời gian, phạm vi, ngân sách và các thước đo thành công.
Onboarding: Có được quyền truy cập, phê duyệt và hiểu biết về bối cảnh cần thiết để bắt đầu dự án.
Đánh giá: Thực hiện một cuộc kiểm tra toàn diện về các yếu tố đầu vào, môi trường, tài sản, v.v., để xác định các khoảng trống và rủi ro.
Xây dựng mối quan hệ: Nhóm dự án làm quen với các nhà tài trợ và các bên liên quan khác, xây dựng mối quan hệ tin cậy lẫn nhau cần thiết cho thành công.
Điều lệ dự án: Tạo một tài liệu chính thức nêu chi tiết sự hiểu biết chung về các mục tiêu và yêu cầu trước khi xác định phạm vi và lập ngân sách.
Sau khi đã thiết lập xong, đã đến lúc lập kế hoạch chi tiết.
Giai đoạn lập kế hoạch
Trong giai đoạn lập kế hoạch dự án, các nhóm phát triển kế hoạch, trong đó mô tả chi tiết phạm vi dự án, mục tiêu có thể định lượng, kết quả đầu ra, dòng thời gian hợp lý, cột mốc, nguồn lực cần thiết, v.v.
Là người quản lý dự án, bạn sẽ thực hiện những việc sau trong giai đoạn này.
Quản lý công việc: Chia nhỏ dự án thành các công việc, công việc phụ và danh sách kiểm tra để quản lý dự án dễ dàng hơn.
Thiết lập dự án: Lập lịch trình công việc theo dòng thời gian với sự trợ giúp của lịch quản lý dự án cho từng giai đoạn của dự án.
Xếp hạng ưu tiên: Xếp hạng các công việc theo thứ tự ưu tiên dựa trên các yếu tố khác nhau, xác định các yếu tố phụ thuộc và rủi ro, đồng thời xây dựng các chiến lược giảm thiểu rủi ro.
Đặt mục tiêu: Cài đặt mục tiêu, mục đích và mục tiêu cho nhóm dự án để hướng tới. Một ứng dụng theo dõi mục tiêu tốt có thể giúp hiển thị và tương tác mục tiêu này.
Lập ngân sách: Lập ngân sách đáp ứng nhu cầu của dự án, đồng thời đảm bảo hiệu quả.
Giai đoạn thực thi
Bây giờ bạn đã có kế hoạch, điều gì còn ngăn cản bạn bắt đầu? Bắt tay vào thực hiện dự án.
Giai đoạn này biến ý tưởng và kế hoạch của bạn thành hành động, kết hợp con người, quy trình và công nghệ để giải quyết vấn đề. Đây thường là giai đoạn dài nhất trong vòng đời dự án và tiêu tốn nhiều tài nguyên nhất.
Là người quản lý dự án, trong giai đoạn này, bạn sẽ:
- Phân bổ nguồn lực cho dự án
- Phân công công việc cho các thành viên trong nhóm
- Đảm bảo các hoạt động của dự án phù hợp với kế hoạch quản lý dự án
- Hỗ trợ các nhóm dự án trong quá trình nhập môn và bắt đầu công việc
- Thực hiện các quy trình kiểm soát chất lượng
- Giao tiếp với các bên liên quan
- Thực hiện các bài thuyết trình về trạng thái dự án
- Ngăn chặn sự mở rộng phạm vi dự án đồng thời linh hoạt thích ứng với các thay đổi
- Điều chỉnh lịch trình và kế hoạch dựa trên tiến độ dự án
Theo dõi và kiểm soát
Mặc dù được coi là giai đoạn thứ tư trong vòng đời, nhưng giai đoạn này bắt đầu đồng thời với giai đoạn thực thi. Các nhóm Agile giám sát công việc, thu thập phản hồi và cải thiện kết quả liên tục.
Trong giai đoạn này, các nhà quản lý dự án sẽ:
Giám sát hiệu suất: Đo lường hiệu suất dự án bằng cách sử dụng các chỉ số hiệu suất chính (KPI), tiêu chí chấp nhận và các thước đo khác.
Theo dõi các biến số: Bất kỳ dự án nào cũng có thể có một số biến số, chẳng hạn như thành viên nhóm nghỉ phép, ước tính sai, v.v. Theo dõi các biến số này so với mục tiêu/kỳ vọng thường xuyên và xác định các sai lệch đáng kể.
Quản lý các hạn chế: Trong quá trình thực hiện dự án, các hạn chế về thời gian, ngân sách và nguồn lực chắc chắn sẽ xảy ra. Bạn phải quản lý các hạn chế này bằng cách phân bổ lại ngân sách/nguồn lực, yêu cầu hỗ trợ bổ sung, v.v.
Ví dụ: nếu một thành viên trong nhóm nghỉ ốm dài ngày, bạn sẽ cần yêu cầu sự giúp đỡ từ các dự án khác hoặc phần mở rộng từ nhà tài trợ dự án.
Kiểm soát chất lượng: Người quản lý dự án phải đảm bảo rằng tất cả các tiêu chí chấp nhận đều được đáp ứng. Một con ốc vít bị lỗi sẽ làm hỏng cả chiếc xe, vì vậy bạn cần thực hiện việc này ở mỗi bước thực hiện để các vấn đề về chất lượng không tích tụ lại.
Tài liệu: Không ai thích tài liệu, nhưng nó cần phải được hoàn thành. Các nhà quản lý dự án làm việc chặt chẽ với các nhóm dự án để tạo tài liệu nhằm tạo điều kiện cho việc chuyển giao công việc diễn ra suôn sẻ.
Kết thúc dự án
Công việc chưa hoàn thành cho đến khi nhà tài trợ dự án cho phép. Để được phê duyệt, bạn cần đảm bảo rằng dự án đã thực sự hoàn thành ở phía bạn. Vì vậy, trong giai đoạn này, bạn triển khai dự án, thực hiện vòng kiểm tra cuối cùng và đóng các công việc sau.
- Hợp đồng: Giải quyết tất cả các mục còn tồn đọng hoặc tranh chấp với khách hàng, nhà cung cấp hoặc nhà thầu
- Tài chính: Đóng tài khoản, hợp nhất chi phí, lập hóa đơn và thu thanh toán
- Tài liệu: Phát hành tài nguyên dự án, bàn giao tài liệu và lưu trữ tài liệu dự án để tham khảo trong tương lai
- Retrospective: Tiến hành đánh giá sau dự án với tất cả các bên liên quan và thu thập phản hồi
- Chấp nhận dự án: Nhận được sự chấp thuận cuối cùng từ nhà tài trợ/khách hàng của dự án để xem xét dự án đã đóng
Và sau đó, hãy nhảy múa vui vẻ. Vì tại sao không?
Làm thế nào để triển khai vòng đời quản lý dự án?
Bây giờ bạn đã biết vòng đời quản lý dự án là gì, đã đến lúc áp dụng nó vào dự án của bạn. Mặc dù vòng đời là một khái niệm cấp cao với các phương pháp hay nhất ở mỗi giai đoạn, bạn có thể đảm bảo nó được triển khai hiệu quả với một công cụ quản lý dự án như ClickUp. Dưới đây là cách thực hiện.
Khởi động dự án một cách kỹ lưỡng
Công cụ quản lý dự án không chỉ là công cụ thực thi mà còn là cách tuyệt vời để quản lý toàn bộ vòng đời dự án. Sử dụng công cụ này trong giai đoạn khởi động dự án theo các cách sau.
- Ghi chép bản điều lệ dự án trên ClickUp Docs và chia sẻ với tất cả các bên liên quan để nhận được sự đồng thuận của họ
- Tóm tắt các tài liệu dài và cung cấp cho mọi người chế độ xem đơn giản với ClickUp AI
- Sử dụng Biểu mẫu ClickUp để thu thập tất cả thông tin cần thiết
- Thiết lập thư mục/danh sách công việc mới để đánh giá và theo dõi chi tiết
- Xây dựng mối quan hệ minh bạch với các nhóm tài trợ/khách hàng của dự án bằng cách cho họ quyền truy cập vào dự án ClickUp của bạn
Lập kế hoạch dự án một cách hoàn chỉnh
Công cụ quản lý dự án là công cụ tuyệt vời cho giai đoạn lập kế hoạch dự án. Với ClickUp, bạn có thể:
Đặt mục tiêu: Sử dụng mục tiêu ClickUp để đặt mục tiêu cho dự án của bạn. Theo dõi tiến độ một cách nhất quán và đảm bảo rằng nhóm có thể nhìn thấy nó.
Lập kế hoạch sprint: Sử dụng nhiệm vụ và cột mốc ClickUp để chia dự án thành các nhiệm vụ có thể quản lý được. Thêm tất cả thông tin liên quan đến câu chuyện của người dùng vào phần mô tả. Thiết lập tiêu chí chấp nhận dưới dạng danh sách kiểm tra.
Đặt lịch trình và dòng thời gian: Sử dụng chế độ xem lịch ClickUp để lên lịch công việc theo thời gian. Kéo và thả công việc qua các ngày/tuần để tối ưu hóa lịch trình.
Ưu tiên: Thiết lập các mối phụ thuộc và ưu tiên.
Thực hiện các dự án một cách hợp tác
Bạn cần một phần mềm quản lý dự án mạnh mẽ để toàn bộ nhóm dự án có thể làm việc trên cùng một trang. Phần mềm này giúp ích cho giai đoạn thực hiện dự án theo nhiều cách.
Thiết lập bối cảnh: Phần mềm quản lý dự án ClickUp cho phép bạn cung cấp cho mọi bên liên quan chế độ xem dự án. Bạn cũng có thể cấp chế độ xem giới hạn cho nhà tài trợ hoặc khách hàng của dự án.
Ghi lại tiến độ: Sử dụng ClickUp Docs cho các cuộc họp đứng — thậm chí còn có mẫu ClickUp Daily Standup Meeting dành riêng cho mục đích này.
Phân bổ nguồn lực: Sử dụng chế độ xem Khối lượng công việc của ClickUp để xem ai đang bận và ai rảnh. Phân bổ họ vào các dự án phù hợp.
Giao tiếp rõ ràng: Sử dụng các tính năng nhiệm vụ và bình luận của ClickUp để cộng tác theo ngữ cảnh. Thảo luận các câu hỏi và mối quan tâm. Phân công các mục hành động trực tiếp từ bình luận. Xem tất cả tin nhắn của bạn ở một nơi, chế độ xem Trò chuyện của ClickUp.
Tự động hóa một cách thông minh: Nhiều công cụ quản lý dự án AI hiện nay có thể giúp tạo nội dung, tóm tắt văn bản, tự động hóa quy trình làm việc, v.v., giúp cải thiện hiệu quả đáng kể.
Theo dõi các quy trình và kết quả
Cân bằng dự án hoặc ba yếu tố thời gian, chi phí và phạm vi là một thách thức thường xuyên. Để vượt qua thách thức này, cần phải giám sát dự án bằng các quy trình và công cụ ổn định.
Sử dụng phần mềm quản lý dự án để theo dõi mọi khía cạnh của dự án. Bảng điều khiển ClickUp cho phép bạn xem mọi thứ bạn cần. Một số báo cáo phổ biến nhất là:
- Biểu đồ tiến độ hoàn thành
- Trạng thái dự án theo giai đoạn
- Theo dõi tiến độ công việc theo thời gian thực
- Mục tiêu và thành tựu của dự án cho đến nay
- Thời gian được theo dõi bởi từng thành viên trong nhóm cho các công việc khác nhau
Kết thúc một cách thành công
Sử dụng ClickUp để hoàn thành dự án của bạn một cách thành công.
- Chuyển giao: Viết tài liệu của bạn trên ClickUp Docs và chia sẻ bằng một URL đơn giản
- Phản hồi: Ghi chú lại những điểm cần lưu ý từ các buổi phản hồi và sử dụng chúng làm mục hành động cho dự án tiếp theo
- Lưu trữ: Đánh dấu tất cả các công việc là đã hoàn thành và lưu trữ dự án. Bạn cũng có thể thiết lập dự án này làm mẫu cho các công việc trong tương lai
Còn về màn ăn mừng chiến thắng, thì bạn tự lo nhé!
Quản lý toàn bộ vòng đời dự án tại một nơi trên ClickUp
Quản lý dự án không phải là chuyện đùa. Đặc biệt nếu bạn đang quản lý nhiều dự án, chúng có thể trùng lặp nhau, khiến bạn khó phân biệt đâu là điểm bắt đầu và đâu là điểm kết thúc. Điều này có thể gây ra một số bất cập trong các giai đoạn quản lý dự án.
Bạn có thể đã bỏ sót việc thu thập tất cả thông tin. Việc thanh toán có thể bị trì hoãn. Tài nguyên có thể bị sử dụng quá mức hoặc không đủ. Các vấn đề về chất lượng có thể xảy ra. Sự hợp tác giữa các bên liên quan có thể bị ảnh hưởng. Tất cả những điều này có thể gây nguy hiểm cho toàn bộ dự án.
Là người quản lý dự án, bạn phải hiểu và thực hiện vòng đời quản lý dự án. Từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành, bạn cần có các công cụ phù hợp để lập kế hoạch, thực hiện, theo dõi và ghi chép dự án.
Đây chính là việc mà ClickUp được thiết kế để làm. Với các tính năng chu đáo, AI hữu ích và hàng tá mẫu quản lý dự án, ClickUp là công cụ cho toàn bộ vòng đời dự án.
Dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay!