Bạn đã bao giờ thấy mình chìm ngập trong một dự án, chỉ để nhận ra rằng bạn không chắc chắn dự án đó phải đạt được điều gì? Không rõ ràng về những công việc cần hoàn thành và ai chịu trách nhiệm cho chúng.
Đừng lo lắng, chúng tôi đều đã trải qua điều đó. Đó là lý do tại sao các mẫu phạm vi dự án là cứu cánh tuyệt vời cho các nhà quản lý dự án.
Mẫu phạm vi dự án là công cụ thiết yếu cho bất kỳ nhà quản lý dự án nào muốn lập kế hoạch và thực hiện một dự án thành công. Chúng cung cấp một bản phác thảo rõ ràng về các mục tiêu, kết quả mong đợi, dòng thời gian và ngân sách của dự án. Điều này cho phép các nhà quản lý dự án xác định phạm vi và đảm bảo rằng tất cả mọi người tham gia đều hiểu vai trò và trách nhiệm của mình.
Sử dụng mẫu để xác định phạm vi công việc có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và nỗ lực bằng cách cung cấp một khung để lập kế hoạch và thực hiện dự án của bạn. Trong bài đăng trên blog này, chúng ta sẽ thảo luận về mẫu phạm vi dự án là gì và những yếu tố tạo nên một tài liệu phạm vi tốt. Chúng tôi cũng sẽ chia sẻ 10 mẫu phạm vi dự án yêu thích của chúng tôi để bạn có thể chọn giải pháp tốt nhất cho nhóm của mình.
⏰ Tóm tắt 60 giây
Dưới đây là 10 mẫu phạm vi dự án tốt nhất để giữ cho các dự án của bạn rõ ràng, có tổ chức và đi đúng hướng:
- Mẫu phạm vi công việc ClickUp
- Mẫu phạm vi công việc trên trang web ClickUp
- Mẫu kế hoạch quản lý phạm vi ClickUp
- Mẫu phác thảo phạm vi ClickUp
- Mẫu điều lệ dự án ClickUp
- Mẫu kế hoạch thực hiện dự án ClickUp
- Mẫu sản phẩm dự án ClickUp
- Mẫu đánh giá dự án của ClickUp
- Mẫu tuyên bố phạm vi dự án Microsoft Word
- Mẫu phạm vi dự án Excel theo bản đồ các bên liên quan
Mẫu phạm vi dự án là gì?
Mẫu phạm vi dự án là một tài liệu toàn diện giúp các nhà quản lý dự án tổ chức các chi tiết và thành phần quan trọng của một dự án mới. Về cơ bản, đây là kế hoạch dự án duy nhất của bạn.
Các mẫu tài liệu phạm vi này thường bao gồm một phạm vi thông tin được thiết kế để đảm bảo hoàn thành thành công một dự án. Một số thành phần phổ biến nhất là:
- Mục đích và tầm nhìn của dự án
- Các bên liên quan và yêu cầu của họ
- Tiêu chí thành công
- Các thành viên nhóm dự án và vai trò, trách nhiệm của họ
- Các cột mốc cụ thể để hoàn thành công việc
- Rủi ro liên quan đến dự án và các phương pháp giảm thiểu rủi ro
Ngoài ra, mẫu phạm vi dự án sẽ phác thảo các mục tiêu, kết quả mong đợi, kiểm soát dự án, công việc, chi phí và dòng thời gian của dự án. Với khung công việc toàn diện này trước khi bắt đầu dự án, các nhóm có thể làm việc hiệu quả và hợp tác để đạt được mục tiêu của mình.
Đọc thêm: Mẫu phạm vi công việc
10 mẫu phạm vi dự án miễn phí bạn phải thử
Mẫu tài liệu phạm vi là một trong những công cụ quản lý dự án tốt nhất trong kho vũ khí của bạn. Nó có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và nỗ lực, đồng thời giảm thiểu rủi ro thất bại của dự án.
Với tài liệu phạm vi dự án được soạn thảo kỹ lưỡng, các nhà quản lý dự án có thể tự tin vào kế hoạch của mình. Một kế hoạch toàn diện đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách và theo tiêu chuẩn yêu cầu.
Có nhiều loại mẫu phạm vi dự án khác nhau, nhưng đây là 10 mẫu yêu thích của chúng tôi.
1. Mẫu phạm vi công việc ClickUp
Các nhà quản lý dự án sử dụng Mẫu phạm vi công việc của ClickUp để lập kế hoạch chi tiết cho dự án của họ từ đầu đến cuối.
Mẫu phạm vi này xác định các công việc cần thực hiện trong một dự án, bao gồm mục tiêu, kết quả, lịch trình, cột mốc và các chi tiết bổ sung. Mặc dù không có tính ràng buộc về mặt pháp lý, nhưng nó đóng vai trò như một thỏa thuận chung giữa tất cả các bên liên quan về những gì cần thiết để hoàn thành dự án thành công.
Lý tưởng cho: Phác thảo chi tiết dự án và kết quả mong đợi để giữ cho các nhóm dự án và các bên liên quan thống nhất với nhau.
2. Mẫu phạm vi công việc trên trang web ClickUp
Nếu dự án bạn đang tìm kiếm mẫu là phát triển trang web, bạn thật may mắn! Chúng tôi đã thiết kế Mẫu phạm vi công việc trang web ClickUp dành riêng cho bạn.
Các tính năng của Mẫu phạm vi công việc trang web:
- Phần thông tin cơ bản và mục tiêu bao gồm thông tin liên hệ của công ty bạn và khách hàng, chi tiết dự án cấp cao, mục đích và vấn đề cần giải quyết, tổng quan dự án, danh sách mục tiêu và mục đích của dự án
- Phần phạm vi công việc và nhiệm vụ chi tiết phạm vi dự án trong 3 giai đoạn: 1) thiết kế và phát triển trang web; 2) kiến trúc thông tin và 3) thiết lập máy chủ và tên miền. Lưu ý: các giai đoạn này có thể được chỉnh sửa để phù hợp với phạm vi cụ thể của bạn. Nó cũng có một phần để liệt kê tất cả các công việc liên quan đến 3 giai đoạn
- Phần kết quả đầu ra, thành phần và yêu cầu với bảng để dễ dàng sắp xếp và trực quan hóa tất cả các kết quả đầu ra của dự án, lịch trình dự án và ngày giao hàng
- Giá cuối cùng, giả định và chấp nhận nơi bạn có thể cung cấp ước tính chi tiết về chi phí, danh sách giả định dự án và nhận chữ ký của khách hàng
Mẫu phạm vi dự án miễn phí này cung cấp cho bạn một kế hoạch dự án trang web rõ ràng và có tổ chức mà bạn có thể chia sẻ với khách hàng. Cùng nhau, sử dụng hình ảnh này để thực hiện quá trình dự án và giữ cho họ được thông báo về các hoạt động cập nhật và tiến độ.
Lý tưởng cho: Các nhóm cần phạm vi công việc dự án đơn giản nhưng rõ ràng cho dự án trang web.
3. Mẫu kế hoạch quản lý phạm vi ClickUp
Mẫu kế hoạch quản lý phạm vi ClickUp phác thảo cách phạm vi của dự án sẽ được xác định, xác thực và kiểm soát trong suốt vòng đời của dự án. Cùng với các chi tiết dự án tiêu chuẩn như mục tiêu, kết quả mong đợi và dòng thời gian, kế hoạch quản lý phạm vi tập trung vào cách nhóm của bạn sẽ quản lý sự mở rộng phạm vi – làm nhiều hơn những gì đã kế hoạch ban đầu.
Các tính năng của Mẫu quản lý phạm vi:
- Phần mô tả vấn đề nơi bạn có thể xác định và mô tả vấn đề mà dự án sẽ giải quyết
- Phần cơ hội nơi bạn sẽ giải thích cách bạn sẽ tận dụng vấn đề này và các giải pháp bạn dự định đưa ra
- Phần mục tiêu dự án nơi bạn có thể liệt kê các thành tựu mà bạn muốn dự án này đạt được
- Phần phạm vi nơi bạn có thể xác định rõ ràng những công việc hoặc vấn đề nào thuộc phạm vi dự án và những công việc hoặc vấn đề nào không thuộc phạm vi dự án
- Một phần phê duyệt để quản lý dự án và nhà tài trợ ký xác nhận
Hãy sử dụng mẫu tuyên bố phạm vi này làm hướng dẫn cho nhóm của bạn để đảm bảo dự án luôn đi đúng hướng.
Lý tưởng cho: Các nhà quản lý dự án muốn tất cả các bên liên quan nắm rõ phạm vi và mục tiêu của dự án.
4. Mẫu phác thảo phạm vi ClickUp
Các nhà phát triển ứng dụng thường có phạm vi dự án khác biệt đáng kể so với các loại dự án khác, vì vậy chúng tôi đã tạo Mẫu phác thảo phạm vi ứng dụng ClickUp dành riêng cho bạn!
Các tính năng của Mẫu phác thảo phạm vi ứng dụng:
- Phần giới thiệu dự án để cung cấp cái nhìn tổng quan nhanh về vấn đề hoặc điểm khó khăn mà ứng dụng mới nhằm giải quyết, những trải nghiệm và cảm nhận mà ứng dụng mong muốn mang lại cho người dùng, cũng như mục tiêu của việc tạo ra ứng dụng
- Phần yêu cầu kinh doanh nơi bạn có thể thiết kế danh sách kiểm tra các công việc mà ứng dụng hoàn thành cần phải có thể xử lý
- Phần phạm vi ứng dụng, nơi bạn có thể liệt kê các thành phần khác nhau của phạm vi dự án (ví dụ: nền tảng, thiết kế UX, phân tích, trang đích, trang trợ giúp, v.v.) và thêm bất kỳ ghi chú hoặc nhận xét nào về từng yêu cầu
Mẫu tài liệu phạm vi dự án ứng dụng này có thể được các nhà phát triển ứng dụng sử dụng để tổ chức, theo dõi và lưu trữ các yêu cầu kinh doanh cần thiết để tạo và thực thi một ứng dụng.
Lý tưởng cho: Các nhóm cần một lộ trình rõ ràng cho dự án phát triển ứng dụng.
5. Mẫu điều lệ dự án ClickUp
Điều lệ dự án ghi lại việc khởi động chính thức của một dự án, cung cấp cho người quản lý dự án quyền sử dụng các nguồn lực của tổ chức để hoàn thành dự án. Đây là một bước quan trọng trong quy trình quản lý dự án, vì vậy chúng tôi đã tạo ra Mẫu Điều lệ dự án ClickUp để đảm bảo bạn có thể bao quát tất cả các cơ sở cần thiết.
Bản điều lệ đóng vai trò là tài liệu tham khảo trong suốt vòng đời của dự án, đảm bảo tất cả các thành viên trong nhóm và các bên liên quan đều thống nhất với nhau. Bản điều lệ cũng cung cấp nền tảng cho việc ra quyết định, giải quyết vấn đề và quản lý thay đổi.
Lý tưởng cho: Các nhóm đa chức năng cần tài liệu phạm vi dự án để xác định mục tiêu của dự án.
Phần thưởng: Điều lệ nhóm & Mẫu điều lệ nhóm!
6. Mẫu kế hoạch thực hiện dự án ClickUp
Mẫu Kế hoạch Thực hiện Dự án ClickUp có thể giúp chuẩn hóa các quy trình lập kế hoạch và thực hiện dự án của tổ chức bạn. Mẫu này đóng vai trò như một hướng dẫn cho các thành viên nhóm dự án, giúp họ thực hiện dự án một cách hiệu quả và hiệu suất cao, đồng thời đảm bảo dự án phù hợp với phạm vi dự án.
Các tính năng của Mẫu kế hoạch thực hiện dự án:
- Trang chủ liệt kê tất cả các danh mục phụ cùng với chủ sở hữu và người đóng góp của chúng
- 6 phần chính, bao gồm phạm vi dự án, mục tiêu dự án, thông số kỹ thuật, phân bổ nguồn lực, lịch trình dự án và kế hoạch truyền thông
Ghi chú: Mẫu phạm vi dự án đơn giản này có thể được sử dụng như một công cụ trong giải pháp phần mềm quản lý dự án của bạn!
Lý tưởng cho: Các nhà quản lý muốn chuẩn hóa quy trình lập kế hoạch và thực hiện dự án tại tổ chức của mình.
7. Mẫu sản phẩm dự án ClickUp
Trong khi nhiều mẫu khác của chúng tôi có phần sản phẩm đầu ra, Mẫu sản phẩm đầu ra dự án ClickUp cung cấp cho bạn khả năng giám sát và quản lý tối đa tất cả các phần liên quan đến dự án của bạn.
Các tính năng của Mẫu kết quả dự án:
- Trường tùy chỉnh mà bạn có thể điều chỉnh theo sở thích của mình, bao gồm menu thả xuống, thanh tiến độ được tính toán tự động và định dạng ô cho số, tiền, công thức và văn bản thuần túy
- Mẫu có thể chỉnh sửa và tùy chỉnh hoàn toàn để bạn có thể tùy chỉnh chế độ xem, tự động hóa và thêm các phụ thuộc, đồng thời tạo các trường công thức tùy chỉnh phù hợp với yêu cầu của bạn một cách hoàn hảo.
Sử dụng mẫu phạm vi này để quản lý các công việc con của dự án hoặc như một phiên bản chi tiết hơn của danh sách kết quả công việc mà bạn tạo trong một trong các mẫu phạm vi dự án toàn diện hơn.
Lý tưởng cho: Các nhà quản lý dự án đang lập phạm vi cho một dự án phức tạp với nhiều bên liên quan và nhiều kết quả đầu ra.
8. Mẫu đánh giá dự án của ClickUp
Đánh giá dự án giúp xác định mức độ phức tạp của dự án. Mẫu Đánh giá Dự án của ClickUp giúp bạn thu thập thông tin chính xác và toàn diện về dự án.
Mẫu phạm vi dự án đơn giản này giúp bạn:
- Đánh giá hiệu suất dự án so với mục tiêu
- Xác định các lĩnh vực cần cải thiện
- Thu thập phản hồi từ các bên liên quan
Nó cho phép bạn nhập mục tiêu, công việc và thời hạn của dự án, đồng thời theo dõi mọi thay đổi hoặc vấn đề có thể phát sinh.
Lý tưởng cho: Những người đánh giá dự án muốn có mẫu đánh giá dự án để giúp mọi người thống nhất khi đánh giá hiệu suất dự án và đo lường tiến độ.
9. Mẫu tuyên bố phạm vi dự án Microsoft Word
Mặc dù chúng tôi khá chắc chắn rằng ClickUp là phần mềm quản lý và mẫu phạm vi dự án tốt nhất hiện nay, nhưng chúng tôi biết rằng bạn không thể luôn chọn nền tảng năng suất của riêng mình để sử dụng trong kinh doanh. Nếu bạn bị giới hạn trong Microsoft Office, tin tốt là Microsoft Word có thư viện mẫu Office có thể tìm kiếm được, có thể phù hợp với nhu cầu của bạn.
Khi bạn tìm kiếm "phạm vi dự án" trong thư viện mẫu, một số tùy chọn có vẻ hứa hẹn sẽ xuất hiện, bao gồm mẫu phạm vi dự án tài chính, mẫu lập kế hoạch dự án, báo cáo hiệu suất dự án và lập kế hoạch chi tiết.
Có thể bạn sẽ phải mất một chút thời gian và sáng tạo, nhưng với các trường tìm kiếm phù hợp, bạn có thể biên soạn một số tài liệu mà khi sử dụng cùng nhau, có thể giúp bạn giữ cho các dự án của mình hiển thị và được tổ chức tốt.
Lý tưởng cho: Các nhà quản lý dự án đang tìm kiếm mẫu tài liệu phạm vi trong Word.
10. Mẫu phạm vi dự án Excel theo bản đồ các bên liên quan
Một tùy chọn khác trong bộ giải pháp của Microsoft là Mẫu tuyên bố phạm vi dự án được thiết kế cho Excel. Mẫu Excel phạm vi dự án bao gồm các phần cho chi tiết dự án và kiểm soát tài liệu, mô tả phạm vi dự án, mô tả phạm vi sản phẩm, tiêu chí chấp nhận dự án, giả định và hạn chế, và loại trừ dự án.
Mặc dù không thân thiện với người dùng như các mẫu ClickUp, nhưng giải pháp thay thế Excel này vẫn bao gồm các thành phần quan trọng nhất của phạm vi dự án và sẽ giúp bạn hoàn thành công việc trong thời gian ngắn.
Lý tưởng cho: Người dùng Excel đang tìm kiếm ví dụ đơn giản về phạm vi dự án.
Điều gì tạo nên một mẫu phạm vi dự án tốt?
Mẫu phạm vi dự án không chỉ cần thông tin được viết ở trên; chúng còn phải thân thiện với người dùng, dễ cập nhật và chia sẻ. Chúng phải cho phép thu thập thông tin ngắn gọn nhưng đầy đủ. Dưới đây là một số yếu tố tạo nên mẫu phạm vi tốt:
- Mô tả chính xác tầm nhìn của dự án: Tuyên bố phạm vi dự án mô tả mục đích của dự án, các bên liên quan và tiêu chí thành công
- Chi tiết tất cả thông tin quan trọng của dự án: Bao gồm mục tiêu, kết quả mong đợi, thành viên nhóm và vai trò, trách nhiệm của họ, cột mốc dự án, ước tính chi phí và dòng thời gian đề xuất
- Xác định mọi rủi ro tiềm ẩn của dự án: Với các chiến lược hoặc kế hoạch để giảm thiểu rủi ro
- Phân tích ngân sách: Kế hoạch giảm chi phí hoặc sự chậm trễ trong lịch trình, cách giải thích ngân sách và các tham số dòng thời gian có thể ảnh hưởng đến tổng chi phí dự án
- Sử dụng định dạng mẫu linh hoạt: Dễ dàng thực hiện thay đổi với trải nghiệm người dùng đơn giản cho tất cả thành viên trong nhóm
Một mẫu phạm vi kinh doanh tốt phải đủ toàn diện để cung cấp các chi tiết và bối cảnh mà nhóm cần, nhưng cũng đủ ngắn gọn để bạn có thể nhanh chóng tìm đến các phần quan trọng nhất. Các mẫu kế hoạch chiến lược này phải rõ ràng, không gây thêm nhầm lẫn.
Cuối cùng, mẫu phạm vi dự án tốt nhất cho dự án của bạn sẽ là mẫu giúp các bên liên quan có ý tưởng rõ ràng nhất về việc cần làm.
Làm thế nào để viết tài liệu phạm vi dự án?
Giờ đây, khi bạn đã có sẵn một kho mẫu phạm vi dự án, bước tiếp theo là học cách viết một tài liệu phạm vi dự án phù hợp. Dưới đây là một số mẹo để tạo phạm vi dự án hiệu quả và toàn diện:
- Bắt đầu với những điều cơ bản: Bắt đầu bằng việc phác thảo mục đích, mục tiêu và kết quả mong muốn của dự án. Điều này sẽ giúp bạn có ý tưởng rõ ràng về những gì cần phải hoàn thành.
- Xác định ranh giới của dự án: Xác định rõ ràng những gì dự án bao gồm và những gì không bao gồm. Điều này sẽ giúp ngăn chặn sự mở rộng phạm vi và đảm bảo rằng tất cả mọi người tham gia đều hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình.
- Xác định các bên liên quan: Liệt kê tất cả các bên tham gia vào dự án, bao gồm khách hàng, thành viên nhóm và bất kỳ nhà thầu hoặc nhà cung cấp bên thứ ba nào.
- Thiết lập dòng thời gian: Đặt thời hạn thực tế cho từng giai đoạn của dự án và phân công công việc phù hợp.
- Danh sách công việc cần hoàn thành: Xác định tất cả các công việc chính của dự án và ngày hoàn thành dự kiến. Điều này sẽ giúp mọi người đi đúng hướng và chịu trách nhiệm về công việc của mình.
- Tạo kế hoạch truyền thông: Thiết lập hệ thống truyền đạt tiến độ, thay đổi hoặc bất kỳ thông tin liên quan nào khác cho các bên liên quan.
- Xem xét các rủi ro tiềm ẩn: Dự đoán trước mọi trở ngại có thể phát sinh và chuẩn bị kế hoạch dự phòng để giảm thiểu tác động của chúng.
- Xin phê duyệt: Sau khi hoàn thành tài liệu phạm vi dự án, hãy đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đã ký duyệt trước khi tiến hành dự án.
Hãy nhớ rằng, khi viết tài liệu phạm vi dự án, điều quan trọng là phải càng chi tiết và cụ thể càng tốt. Điều này sẽ giúp đảm bảo mọi người đều hiểu rõ và giảm thiểu mọi hiểu lầm hoặc diễn giải sai.
Tối ưu hóa phạm vi dự án của bạn với các mẫu ngay hôm nay
Các mẫu phạm vi dự án cung cấp lộ trình quý giá mà bạn cần để thống nhất nhóm và khiến mọi người cùng hướng tới mục tiêu chung là kết quả dự án thành công.
Việc cung cấp thông tin này trong một mẫu tài liệu phạm vi có tổ chức và rõ ràng sẽ giảm thiểu rủi ro dự án bị chậm trễ hoặc thông tin truyền đạt không rõ ràng dẫn đến sai sót.
ClickUp cung cấp tiêu chuẩn vàng trong quản lý dự án và hợp tác nhóm. Chọn từ nhiều mẫu quản lý dự án của chúng tôi để tùy chỉnh không gian làm việc của bạn cho phù hợp với nhu cầu dự án. Với quản lý dự án, quản lý kiến thức và giao tiếp được quản lý bằng một nền tảng hỗ trợ AI, bạn chỉ cần ứng dụng này để quản lý dự án của mình một cách hiệu quả.
Bắt đầu sử dụng ClickUp miễn phí, hãy thử ngay hôm nay để xem việc lập kế hoạch phạm vi trước có thể dẫn đến thành công của dự án như thế nào.