Các dự án thành công không chỉ xảy ra một cách tình cờ; chúng bắt đầu từ một nền tảng vững chắc — bản điều lệ dự án.
Mặc dù khái niệm bản điều lệ dự án đã tồn tại từ lâu, nhưng Viện Quản lý Dự án (PMI) chỉ mới gần đây mới nhấn mạnh tầm quan trọng của nó trong Hướng dẫn về Kiến thức Quản lý Dự án (PMBOK).
Trong phiên bản thứ ba của Hướng dẫn PMBOK, một quy trình mới là "Phát triển bản điều lệ dự án" đã được thêm vào, giúp bản điều lệ trở thành một sản phẩm dễ hiển thị và thiết yếu hơn trong quản lý dự án.
Tuy nhiên, việc tạo bản điều lệ dự án là một thách thức. Bạn phải theo dõi các bên liên quan, thời hạn sắp đến và điều phối một nhóm chuyên gia.
Với rất nhiều thứ đang bị đe dọa, bạn không thể mạo hiểm. Điều cuối cùng bạn muốn là vấp phải tình huống đáng sợ "chết vì ngàn vết cắt" — bị cuốn vào những quyết định nhỏ nhặt có thể dần dần làm dự án của bạn cạn kiệt.
Nếu bạn muốn thiết lập dự án để đạt được thành công, bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từng bước cách tạo bản điều lệ dự án.
Từ việc hiểu các khái niệm cơ bản và thực tiễn tốt nhất về bản điều lệ dự án đến các lựa chọn thay thế khác, chúng tôi sẽ giúp bạn tất cả.
Điều lệ dự án là gì?
Hướng dẫn PMBOK, Phiên bản thứ 3, mô tả bản điều lệ dự án là "tài liệu chính thức cho phép dự án được thực hiện. "
Về cơ bản, bản điều lệ dự án liệt kê mục tiêu của dự án, xác định vai trò và trách nhiệm của những người tham gia, đưa ra ngân sách dự kiến, xác định rủi ro và cung cấp dòng thời gian và các chỉ số để đo lường thành công của dự án.
Nhưng tại sao chúng ta cần một bản điều lệ dự án? Bản điều lệ dự án:
- Mang lại sự rõ ràng và minh bạch cho tất cả các bên liên quan, dẫn đến giao tiếp suôn sẻ hơn và làm việc nhóm gắn kết hơn
- Giúp dự án đi đúng hướng, giảm thiểu khả năng xảy ra hiểu lầm, chậm trễ hoặc vượt ngân sách
- Cung cấp một điểm tham chiếu duy nhất, đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan có quyền truy cập vào cùng một thông tin và hiểu phạm vi và mục tiêu của dự án
Hãy xem xét chi tiết từng thành phần của bản điều lệ dự án.
Cấu trúc của bản điều lệ dự án
Bản điều lệ dự án phải cung cấp tổng quan về dự án, thường trong vòng 2–4 trang, tùy thuộc vào độ phức tạp và độ dài của dự án.
Dưới đây là các thành phần chính tạo nên một bản điều lệ dự án được viết tốt và chi tiết.
1. Tên và mô tả dự án
Tên dự án phải ngắn gọn nhưng mô tả rõ ràng. Cùng với tên dự án, bạn cũng nên viết một vài dòng mô tả ngắn gọn về dự án để nêu rõ ý tưởng chính của bạn.
Dưới đây là một ví dụ:
Tên dự án: Thiết kế lại cổng thông tin khách hàng
Mô tả: Cải tiến cổng thông tin khách hàng để cải thiện trải nghiệm, hiệu suất và sự tương tác của người dùng.
2. Tầm nhìn và mục đích (mục tiêu)
Tầm nhìn quyết định hướng đi của dự án và mục tiêu rộng lớn hơn mà bạn muốn đạt được. Thông tin này rất quan trọng để giúp hiểu lý do tại sao dự án được thực hiện.
Mục tiêu là chuyển tầm nhìn này thành các công việc nhỏ hơn, có thể thực hiện được và có thể hành động được để mang lại một góc nhìn rõ ràng hơn.
Ví dụ:
Tầm nhìn: Nâng cao sự hiện diện trực tuyến và tăng mức độ tương tác của khách hàng lên 25% trong vòng sáu tháng.
Mục tiêu:
- Tạo và phân phối các video tiếp thị hấp dẫn
- Tiến hành khảo sát khách hàng để thu thập thông tin chi tiết và thúc đẩy tương tác
3. Phạm vi dự án
Trước khi bắt đầu một dự án, tốt nhất là bạn nên xác định rõ mọi thứ mà dự án bao gồm để tránh nhầm lẫn hoặc phạm vi dự án bị mở rộng sau này. Phần này nêu chi tiết những hoạt động hoặc việc cần làm nào thuộc phạm vi dự án và những hoạt động hoặc việc cần làm nào không thuộc phạm vi dự án.
Dưới đây là cách phần này sẽ trông như thế nào đối với bản điều lệ dự án được cải tiến:
Phạm vi: Thiết kế lại trang chủ, trang sản phẩm và menu điều hướng
Ngoài phạm vi: Viết lại bài blog
4. Các bên liên quan chính
Danh sách các bên liên quan chính bao gồm tất cả những người đầu tư hoặc đóng vai trò quan trọng đối với sự thành công của dự án. Điều này giúp duy trì sự thông suốt trong giao tiếp trong suốt dự án và làm rõ vai trò và trách nhiệm của từng bên liên quan.
Dưới đây là danh sách các bên liên quan điển hình cho một dự án xây dựng:
Kiến trúc sư trưởng (Tên, địa chỉ email)
Kỹ sư trưởng (Tên, địa chỉ email)
Quản lý dự án xây dựng (Tên, địa chỉ email)
Giám sát viên công trường (Tên, địa chỉ email)
5. Các rủi ro và hạn chế đã được xác định
Việc xác định những thách thức tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến dự án và nhận biết những hạn chế về ngân sách là rất quan trọng. Giải quyết những vấn đề này sẽ giúp nhóm phát triển và kết hợp các kế hoạch dự phòng vào dự án.
Một số rủi ro đã được xác định cho dự án xây dựng có thể là chi phí nguyên vật liệu tăng hoặc không có nhân công xây dựng.
6. Ngân sách dự án
Khi giới thiệu một dự án, điều quan trọng là phải thông báo chi phí liên quan. Ngân sách dự án nêu rõ các yêu cầu tài chính và cung cấp bản phân tích chi tiết các chi phí, giúp hiểu rõ hơn về quản lý chi phí dự án .
Giả sử bạn đang đề xuất phát triển một sản phẩm mới cho một công ty phần mềm. Phần ngân sách dự án sẽ trông như sau:
Thiết kế – $20,000
Phát triển – $15,000
Kiểm thử – $10,000
Marketing – $5,000
7. Vai trò và trách nhiệm của nhóm dự án
Bạn biết tất cả những người tham gia thực hiện dự án. Nhưng nếu có sự trùng lặp hoặc nhầm lẫn thì sao? Phần này xác định vai trò và trách nhiệm nội bộ của nhóm để đảm bảo mọi người đều biết nhiệm vụ của mình.
Phần này thường có cấu trúc như sau:
Sarah Parker (Quản lý dự án) – Chịu trách nhiệm giám sát dòng thời gian dự án và điều phối các công việc
John Williamson (Chuyên gia SEO) – Chịu trách nhiệm cải thiện thứ hạng website
8. Dòng thời gian và cột mốc của dự án
Xem xét hai tuyên bố sau đây.
Tuyên bố 1: "Tăng cường sự tham gia trên mạng xã hội và hiển thị thương hiệu. "
Tuyên bố 2: "Tăng mức độ tương tác trên mạng xã hội lên 30% và tăng hiển thị thương hiệu lên 40% trong vòng sáu tháng tới. "
Bạn sẽ chấp thuận cái nào trong hai cái trên? Cái thứ hai vì nó cung cấp cho bạn dòng thời gian và các cột mốc để theo đuổi.
Khi giới thiệu một dự án, điều quan trọng là phải phác thảo tổng thời gian cần thiết để hoàn thành và thiết lập các cột mốc quan trọng. Điều này cho phép các bên liên quan theo dõi tiến độ và cập nhật thông tin về dòng thời gian của dự án
Để minh họa điều này, hãy xem xét một công ty tiếp thị đang triển khai ClickUp , một phần mềm quản lý dự án toàn diện. Dòng thời gian của dự án với các cột mốc rõ ràng có thể trông như sau:
- Giai đoạn 1 (Tuần 1): Tiến hành phỏng vấn sâu các bên liên quan để thu thập yêu cầu và xác định phạm vi dự án
- Giai đoạn 2 (Tuần 2): Cấu hình ClickUp để phù hợp với quy trình làm việc của công ty và tạo mẫu dự án ban đầu
- Giai đoạn 3 (Tuần 3): Đào tạo toàn bộ nhóm về các tính năng ClickUp liên quan đến vai trò của họ
- Giai đoạn 4 (Tuần 4): Khởi động dự án thí điểm để thử nghiệm hệ thống mới và thu thập phản hồi
9. Các chỉ số hiệu suất để đạt được thành công
Cuối cùng, làm thế nào để chứng minh dự án đã thành công? Đó là lúc các chỉ số hiệu suất phát huy tác dụng. Chúng cung cấp các thước đo thành công và hướng cải tiến có thể định lượng được.
Ví dụ: thành công sẽ được đo lường bằng sự gia tăng 30% số lượng đăng ký và 10% số lượng đăng ký trả phí sau một sự kiện của công ty.
Các bước để tạo bản điều lệ dự án
Với rất nhiều thành phần, có thể khó xác định nơi bắt đầu. Để đơn giản hóa việc này, chúng tôi đã tạo hướng dẫn từng bước để giúp bạn điều hướng quy trình tạo bản tuyên ngôn dự án.
1. Tổ chức cuộc họp về bản điều lệ
Bạn không thể tạo bản điều lệ quản lý dự án mà không tham khảo ý kiến của các bên liên quan khác. Điều gì sẽ xảy ra nếu nhóm tiếp thị liên hệ trực tiếp với khách hàng và hiểu chi tiết yêu cầu của họ?
Đó là lý do tại sao, trước khi bắt đầu, điều quan trọng là phải tổ chức một cuộc họp nhanh và mời tất cả những người đóng vai trò quan trọng trong dự án, từ nhà tài trợ đến trưởng nhóm.
Bạn sẽ đề cập đến những nội dung nào trong cuộc họp?
Động não ý tưởng, đảm bảo mọi người đều thống nhất và thu thập những thông tin chi tiết quý giá để đặt nền móng vững chắc cho dự án.
2. Xác định mục tiêu và mục đích của dự án
Trong bước này, bạn tự hỏi mình muốn đạt được gì từ dự án này. Điều này sẽ giúp bạn xác định và định lượng các mục tiêu của mình để có thể đo lường được.
Nếu bạn đặt mục tiêu tăng 30% lưu lượng truy cập trang web trong sáu tháng tới, bạn sẽ chia mục tiêu này thành những mục tiêu nhỏ hơn có thể đo lường được như thế nào?
3. Xác định phạm vi, vai trò, ngân sách, dòng thời gian
Khi đã quyết định mục tiêu, hãy xác định các yếu tố bạn sẽ đề cập trong phạm vi kế hoạch dự án. Ngoài ra, hãy ghi lại vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm cũng như những việc họ phải chịu trách nhiệm.
Khi đã có một bức tranh tổng thể rõ ràng, việc lập ngân sách và dòng thời gian dự kiến để đảm bảo tính rõ ràng và quản lý nâng cao sẽ trở nên đơn giản.
4. Quản lý rủi ro và xác định rủi ro
Đây là kế hoạch dự án 'A' của bạn. Tuy nhiên, một nhà quản lý dự án giỏi luôn có kế hoạch dự án 'B' để sao lưu.
Cho dù là hạn chế về ngân sách, thách thức kỹ thuật hay giới hạn về nhân lực, bạn phải thăm dò trước và biết việc cần làm nếu kế hoạch dự án A không thành công.
Hãy ngồi lại với nhóm của bạn, thảo luận về mọi vấn đề tiềm ẩn có thể cản trở tiến độ và sự hoàn thành thành công của dự án, đồng thời đưa ra giải pháp quản lý rủi ro để bản điều lệ dự án của bạn trở nên hoàn hảo.
5. Quy trình phê duyệt: Kiểm tra, điều chỉnh và nhận phê duyệt cuối cùng
Đây là bản nháp đầu tiên của bản điều lệ dự án của bạn.
Nói cách khác, đã đến lúc bạn cần tham khảo ý kiến của các bên liên quan trước khi trình bày bản điều lệ dự án cho cấp trên. Hãy tiếp thu ý kiến phản hồi, thực hiện các điều chỉnh cần thiết và đảm bảo dự án đồng bộ với mục tiêu của tổ chức.
Khi mọi người đã đồng ý, hãy xin sự chấp thuận cuối cùng từ nhà tài trợ dự án hoặc ban lãnh đạo cấp cao. Bước này chính thức hóa sự khởi đầu của dự án và cho bạn đèn xanh để bắt đầu!
Vai trò và tiện ích của phần mềm quản lý dự án trong việc tạo bản điều lệ dự án
Đôi khi, việc phối hợp với các bên liên quan đến dự án, lập danh sách tất cả các điểm quan trọng và ước tính các cột mốc và dòng thời gian có thể phức tạp, dẫn đến việc trì hoãn việc tạo/lập bản điều lệ dự án.
Đây là lúc phần mềm quản lý dự án có thể phát huy tác dụng.
Nó giúp lập kế hoạch, tổ chức và thực hiện dự án bằng cách chia dự án thành các công việc nhỏ hơn và các mục có thể thực hiện được. Bằng cách phân chia công việc và hệ thống hóa các công việc, bạn có thể tránh cảm giác quá tải và duy trì sự kiểm soát trong suốt dự án.
ClickUp là phần mềm quản lý dự án tất cả trong một, cung cấp các giải pháp năng suất, tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm và nâng cao hiệu quả tổng thể của dự án. Với nhiều tính năng đa dạng, phần mềm này giúp việc tạo bản điều lệ dự án trở nên dễ dàng.
Dưới đây là một số tính năng độc đáo có thể giúp bạn tạo bản điều lệ dự án một cách dễ dàng.
Cộng tác trong thời gian thực với ClickUp Docs
Khi tạo bản điều lệ dự án, chắc chắn sẽ có nhiều ý kiến trái chiều. Việc xử lý nhiều phiên bản được tạo bởi những người khác nhau rất tốn thời gian, dễ gây nhầm lẫn và dễ xảy ra sai sót. Sẽ ra sao nếu có một tài liệu mà toàn bộ nhóm có thể tham khảo cùng một lúc?
ClickUp Docs giúp bạn thực hiện điều này! Nó giúp nhóm của bạn hợp tác để làm việc trên một tài liệu chung. Đây là nơi lý tưởng để soạn thảo và lưu trữ bản điều lệ dự án của bạn, vì bất kỳ chỉnh sửa nào được thực hiện bởi bất kỳ thành viên nào sẽ hiển thị cho tất cả mọi người, và đó là trong thời gian thực.
Với nền tảng hợp tác này, tất cả các bên liên quan đến dự án có thể đóng góp ý kiến, thêm nhận xét và phản hồi để những người khác xem.
Phần hay nhất? ClickUp Docs được trang bị các tính năng định dạng văn bản phong phú và soạn thảo. Bạn có thể:
- Nhúng URL vào các trang và tùy chỉnh giao diện của chúng
- Lồng ghép các trang khác nhau trong bản điều lệ dự án trong Docs để phân loại hiệu quả hơn
- Quản lý kiểm soát truy cập để tăng cường bảo mật và duy trì bảo mật dữ liệu của bạn
Chia bản điều lệ dự án thành các công việc nhỏ hơn với Nhiệm vụ ClickUp
Dưới đây là một mẹo để hoàn thành bản điều lệ dự án đúng hạn: chia dự án khổng lồ thành các công việc nhỏ hơn và phân công cho từng người.
Lợi ích? Mọi người đều biết việc cần làm và dòng thời gian để hoàn thành công việc được giao.
ClickUp Tasks cho phép bạn chuyển đổi các phần của bản điều lệ thành nhiệm vụ và công việc con. Ví dụ: nếu bản điều lệ bao gồm một phần về các kết quả dự án, bạn có thể tạo nhiệm vụ cho từng kết quả và giao chúng cho các thành viên trong nhóm.
Còn gì nữa?
Nói lời tạm biệt với việc gửi văn bản cho các thành viên trong nhóm và không biết họ đã hoàn thành việc lập ngân sách dự án hay xác định phạm vi dự án hay chưa. Trạng thái nhiệm vụ tùy chỉnh ClickUp cho phép bạn nhanh chóng nắm được trạng thái hiện tại của nhiệm vụ, cho dù nhiệm vụ đang được tiến hành hay đã hoàn thành.
Đây là điểm nhấn quan trọng nhất.
Giả sử nhóm ngân sách của bạn đang làm việc trên nhiều bản điều lệ dự án cùng lúc, nhưng bạn phải gửi một bản vào tối nay. Bạn có thể thêm thẻ ưu tiên và cho nhóm ngân sách biết công việc cần làm trước tiên.
Cuối cùng, tạo Danh sách kiểm tra nhiệm vụ ClickUp cho các bước và sắp xếp các công việc và công việc con của bạn. Bằng cách này, bạn có thể đánh dấu từng công việc và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ khía cạnh nào của bản điều lệ dự án.
Theo dõi tiến độ dự án với ClickUp Goals
Khi tạo bản điều lệ dự án, việc nghĩ ra cách theo dõi thành tựu và mục tiêu của dự án cũng rất quan trọng. ClickUp Goals giúp bạn thực hiện chính xác việc đó.
Giả sử bạn đang tạo một bản điều lệ để ra mắt một sản phẩm mới. Mục tiêu là đạt được 10.000 đơn đặt hàng trước trong quý đầu tiên sau khi ra mắt. Bạn có thể thiết lập các mục tiêu như hoàn thành các chiến dịch tiếp thị, hoàn thiện thiết kế sản phẩm và ra mắt các trang đặt hàng trước.
ClickUp cung cấp nhiều tính năng độc đáo để theo dõi tiến độ mục tiêu, chẳng hạn như:
- Tổng hợp tiến độ: Nhóm các công việc và mục tiêu lại với nhau và hiển thị tỷ lệ tiến độ một cách trực quan
- Mục tiêu số: Tạo mục tiêu số cho các công việc có thể định lượng, chẳng hạn như tạo năm bài đăng trên Instagram
- Công việc liên quan đến tiền tệ: Theo dõi tiến độ thông qua các công việc liên quan đến tiền tệ cho các bản điều lệ dự án liên quan đến bán hàng hoặc doanh thu
- Mục tiêu đúng/sai: Sử dụng các mục tiêu đơn giản là Có/Không cho các công việc như đặt địa điểm, thanh toán cho nhà cung cấp dịch vụ ăn uống, v.v. cho buổi tiệc ra mắt
Hợp lý hóa và đẩy nhanh quá trình với Tự động hóa ClickUp
Với rất nhiều công việc cần hoàn thành, việc theo dõi từng công việc có thể rất khó khăn. Làm thế nào để bạn luôn cập nhật thông tin và đảm bảo hoàn thành tất cả công việc đúng hạn? Tất nhiên là với Tự động hóa ClickUp!
Hãy để ClickUp tự động nhắc nhở mọi người về thời hạn của họ và gửi thông báo dự án. Nó có thể gửi nhắc nhở về thời hạn xem xét bản điều lệ hoặc tự động cập nhật trạng thái của các công việc liên quan đến bản điều lệ.
Bạn cũng có thể thiết lập thông báo tự động để thông báo cho các thành viên trong nhóm về những thay đổi trong bản điều lệ. Điều này sẽ tự động nhắc nhở nhóm ngân sách cập nhật bản điều lệ dự án mỗi khi có thay đổi mới.
Dưới đây là những gì Pontica Solutions nói về trải nghiệm của họ với ClickUp.
Giờ đây, nhóm của chúng tôi có thể cùng nhau làm việc trên cùng một dự án và liên lạc với bất kỳ bên liên quan nào ngay lập tức, bất kể họ ở đâu. ClickUp lưu trữ tất cả các dự án của chúng tôi — trước đây, hiện tại và trong tương lai.
Giờ đây, nhóm của chúng tôi có thể cùng nhau làm việc trên cùng một dự án và liên lạc với bất kỳ bên liên quan nào ngay lập tức, bất kể họ ở đâu. ClickUp lưu trữ tất cả các dự án của chúng tôi — trước đây, hiện tại và trong tương lai.
Hợp lý hóa quá trình tạo/lập bản điều lệ dự án với Mẫu bản điều lệ dự án ClickUp
Nếu việc tự mình tạo bản điều lệ quá nhiều công việc và bạn cần một giải pháp sẵn có, hãy bỏ qua tất cả và tải xuống mẫu bản điều lệ dự án.
Mẫu điều lệ nhóm đã có sẵn tất cả các trường, vì vậy bạn chỉ cần điền các chi tiết cụ thể để phát triển một điều lệ dự án có cấu trúc tốt và bao gồm tất cả các nội dung.
Mẫu Điều lệ dự án của ClickUp cung cấp định dạng có cấu trúc để phác thảo và quản lý các chi tiết quan trọng của dự án. Nó bao gồm các phần về mục tiêu, phạm vi, kết quả mong đợi, các bên liên quan và dòng thời gian của dự án.
Hơn nữa, nó còn có các tính năng quản lý rủi ro, lập kế hoạch ngân sách và trường quy trình phê duyệt.
Mẫu bản điều lệ dự án này là lựa chọn phù hợp nhất để thúc đẩy sự rõ ràng và tổ chức ngay từ đầu.
Với mẫu bản điều lệ dự án miễn phí này, bạn có thể:
- Xác định rõ mục tiêu, phạm vi, mục đích và kết quả của dự án
- Giữ các bên liên quan và nhóm dự án thống nhất về các mục tiêu dự án khác nhau
- Phân công và giao công việc để hợp lý hóa quy trình làm việc và tổ chức phân chia công việc
- Thúc đẩy sự hợp tác và giao tiếp hiệu quả, suôn sẻ giữa các thành viên chủ chốt
- Theo dõi tiến độ dự án và luôn cập nhật thời hạn dự án
Áp dụng bản điều lệ dự án trong thế giới thực
Bạn đã có trong tay những công cụ phù hợp. Làm thế nào để triển khai hiệu quả bản điều lệ dự án trong thực tế?
Chìa khóa nằm ở việc chuyển tầm nhìn chiến lược thành các bước hành động cụ thể.
Có một bản điều lệ dự án chi tiết và rõ ràng chỉ là bước đầu. Giai đoạn triển khai đòi hỏi sự tham gia liên tục của các bên liên quan để kết hợp phản hồi, duy trì sự thống nhất và cung cấp hỗ trợ nhất quán trong suốt vòng đời quản lý dự án.
Giao tiếp hiệu quả và khả năng thích ứng là yếu tố quan trọng để vượt qua thách thức và giữ dự án đi đúng hướng. Bằng cách tích hợp các phương pháp này, bản điều lệ dự án sẽ phát triển từ một tài liệu tĩnh thành một khung công tác động, hướng dự án đến thành công.
Vai trò của người quản lý dự án trong việc tạo/lập bản điều lệ dự án
Các chuyên gia khác nhau trong các lĩnh vực của họ đang làm việc tận tâm để lên ý tưởng cho một dự án. Ai sẽ tập hợp các mảnh ghép này và xây dựng kế hoạch cuối cùng, nêu bật những khía cạnh độc đáo mà không thể từ chối? Tất nhiên là người quản lý dự án!
Các bên liên quan hoặc nhà tài trợ thích ý tưởng dự án nhưng lo ngại về việc vượt quá ngân sách. Ai sẽ giải quyết những lo ngại này và thực hiện các điều chỉnh cần thiết? Lại là người quản lý dự án!
Quản lý dự án kết nối tất cả các phần còn dang dở và hoàn thiện thỏa thuận cuối cùng. Họ là người trung gian giữa nhóm và các bên liên quan, người giải quyết vấn đề, người đàm phán và thậm chí là người điều phối.
Các vai trò trung tâm của một quản lý dự án bao gồm:
- Thu thập và tích hợp ý kiến của các bên liên quan, bao gồm điều phối các cuộc thảo luận, đàm phán các ưu tiên và tổng hợp phản hồi thành một tầm nhìn thống nhất
- Phân công vai trò như kiến trúc sư dự án, quản lý công trường và nhân viên an toàn và chỉ định trách nhiệm
- Đảm bảo sự phù hợp với các mục tiêu của tổ chức để hỗ trợ tầm nhìn rộng lớn hơn của tổ chức
- Soạn thảo và hoàn thiện tài liệu dự án và thực hiện các sửa đổi cần thiết nếu cần
Quản lý dự án là người chịu trách nhiệm chính của dự án, có toàn quyền quyết định về bản điều lệ dự án và lãnh đạo nhóm thực hiện dự án.
Điều lệ dự án so với các tài liệu khác
Bạn bối rối về sự khác biệt giữa bản điều lệ dự án với kế hoạch dự án, trường hợp kinh doanh hoặc bản tóm tắt dự án? Mặc dù chúng có vẻ giống nhau, nhưng mỗi tài liệu có một mục đích cụ thể trong việc hỗ trợ hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ.
Hãy tìm hiểu sự khác biệt giữa chúng một cách chi tiết.
Sự khác biệt giữa bản điều lệ dự án và kế hoạch dự án
| Aspect | Điều lệ dự án | Kế hoạch dự án |
| Chi tiết | Tổng quan chung với ít chi tiết | Giải thích chi tiết và sâu sắc về dự án, bao gồm tất cả các khía cạnh của việc thực hiện dự án |
| Phạm vi | Xác định phạm vi tổng quan và các sản phẩm đầu ra cấp cao | Chi tiết các công việc cụ thể, dòng thời gian và cột mốc |
| Mục đích | Chấp thuận dự án và cung cấp các mục tiêu và phạm vi cấp cao | Phác thảo cách dự án sẽ được thực hiện và kiểm soát |
| Đối tượng | Các nhà quản lý và các bên liên quan quan tâm đến việc phê duyệt dự án | Nhóm dự án và các bên liên quan tham gia vào việc quản lý hàng ngày |
Sự khác biệt giữa bản điều lệ dự án và bản phân tích kinh doanh
| Aspect | Điều lệ dự án | Trường hợp kinh doanh |
| Chi tiết | Tổng quan cấp cao với các chi tiết dự án cần thiết | Phân tích chi tiết nhu cầu kinh doanh, lợi ích và lý do tài chính |
| Mục đích | Chấp thuận dự án và phác thảo mục tiêu và phạm vi của dự án | Chứng minh sự cần thiết của dự án bằng cách thể hiện giá trị và lợi ích của dự án |
| Các thành phần | Bao gồm mục tiêu dự án, phạm vi, các bên liên quan và rủi ro cấp cao | Bao gồm phân tích chi phí-lợi ích, đánh giá rủi ro và sự phù hợp chiến lược |
| Đối tượng | Các nhà quản lý và các bên liên quan quan tâm đến việc phê duyệt dự án | Nhà ra quyết định, lãnh đạo cấp cao và nhà đầu tư |
Sự khác biệt giữa bản điều lệ dự án và bản tóm tắt dự án
| Aspect | Điều lệ dự án | Tóm tắt dự án |
| Chi tiết | Tài liệu cấp cao với các chi tiết dự án cần thiết và ủy quyền | Ngắn gọn và tập trung, cung cấp một cái nhìn tổng quan về các điểm chính của dự án |
| Khung thời gian | Được tạo ra khi bắt đầu dự án để chính thức phê duyệt dự án | Thường được tạo ra ở giai đoạn đầu của dự án để truyền đạt nhanh chóng các nội dung cơ bản của dự án |
| Quyền hạn | Cấp phép chính thức và quyền hạn để tiến hành dự án | Cung cấp tóm tắt để hiểu ban đầu; không cấp quyền hạn chính thức |
| Tính liên quan | Có liên quan trong suốt dự án như một tài liệu hướng dẫn | Thường được sử dụng trong giai đoạn đầu, ít quan trọng hơn khi dự án tiến độ |
Ví dụ về bản điều lệ dự án
Cuối cùng, hãy xem một số ví dụ về bản điều lệ dự án để lấy cảm hứng và bắt đầu tạo bản điều lệ dự án của bạn.
Đầu tiên, đây là mẫu bản điều lệ dự án cho một dự án xây dựng nhằm xây dựng một tòa nhà văn phòng mới:
Điều lệ dự án: Xây dựng tòa nhà văn phòng Greenfield
Xây dựng tòa nhà văn phòng 10 tầng trên khu đất trống để nâng cao sức chứa và hỗ trợ các mục tiêu bền vững.
Tầm nhìn và mục tiêu dự án
Xây dựng một không gian văn phòng thúc đẩy hiệu quả hoạt động và đạt chứng nhận LEED Gold. Hoàn thành dự án trong vòng 18 tháng với ngân sách 25 triệu đô la.
Phạm vi dự án
Các hạng mục bao gồm: Chuẩn bị mặt bằng, móng, kết cấu, ốp lát, hoàn thiện nội thất, cảnh quan và bãi đỗ xe
Loại trừ: Mua sắm nội thất và quản lý cơ sở vật chất thường xuyên
Các bên liên quan chính
Nhà tài trợ dự án: Hội đồng điều hành của XYZ Corporation
Quản lý dự án: David Smith
Kiến trúc sư: ABC Design Architects
Nhà thầu chính: BuildRight Construction Inc.
Rủi ro dự án đã xác định
Trì hoãn do thời tiết
Chi phí có thể vượt quá dự toán do điều kiện công trường không như dự kiến
Ngân sách dự án
Tổng: $25 triệu
Chi phí chính: Mua đất, vật liệu xây dựng, nhân công, giấy phép
Vai trò và trách nhiệm của nhóm dự án
Quản lý dự án: Giám sát xây dựng và quản lý ngân sách và dòng thời gian
Kiến trúc sư: Thiết kế công trình và đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn LEED
Nhà thầu chính: Quản lý các hoạt động xây dựng và vận hành công trường
Dòng thời gian và cột mốc của dự án
Ngày bắt đầu: 15 tháng 1 năm 2024
Ngày hoàn thành: 15 tháng 7 năm 2025
Các cột mốc: Hoàn thành chuẩn bị mặt bằng vào tháng 3 năm 2024, hoàn thành kết cấu vào tháng 7 năm 2024, hoàn thành ốp lát bên ngoài vào tháng 12 năm 2024, hoàn thành trang trí nội thất vào tháng 4 năm 2025, kiểm tra cuối cùng và nhận giấy phép sử dụng vào tháng 7 năm 2025.
Các chỉ số hiệu suất để đạt được thành công
Đạt được chứng nhận LEED Gold
Hoàn thành trong vòng 18 tháng với ngân sách 25 triệu đô la
Bây giờ, hãy chuyển sang bối cảnh khác và xem ví dụ về bản điều lệ dự án trang web cho một công ty.
Điều lệ dự án: Phát triển trang web cho XYZ
Phát triển một trang web mới, thân thiện với người dùng cho XYZ để tăng cường sự hiện diện trực tuyến và sự tương tác của khách hàng.
Tầm nhìn và mục tiêu dự án
Thiết kế và ra mắt một trang web đáp ứng nhanh, tối ưu hóa SEO, cải thiện trải nghiệm người dùng và tăng lưu lượng truy cập web lên 30% trong vòng sáu tháng — tổng ngân sách: 100.000 đô la.
Phạm vi dự án
Bao gồm: Thiết kế website, phát triển, tối ưu hóa SEO, tích hợp nội dung, thử nghiệm người dùng và ra mắt.
Loại trừ: Bảo trì sau khi ra mắt và cập nhật nội dung
Các bên liên quan chính
Nhà tài trợ dự án: Giám đốc tiếp thị XYZ
Quản lý dự án: Jane Smith
Thiết kế web: ABC Web Solutions
Chuyên gia SEO: Dịch vụ SEO chuyên nghiệp
Rủi ro dự án đã xác định
Chậm trễ trong việc cung cấp nội dung
Các vấn đề tiềm ẩn về khả năng tương thích của trang web trên các trình duyệt
Ngân sách dự án
Tổng chi phí: $100,000
Chi phí chính: Thiết kế, phát triển, SEO, kiểm thử và chi phí triển khai
Vai trò và trách nhiệm của nhóm dự án
Quản lý dự án: Điều phối các công việc của dự án và quản lý ngân sách và dòng thời gian
Nhà thiết kê web: Tạo thiết kế trang web và giao diện người dùng
Nhà phát triển web: Xây dựng chức năng trang web và tích hợp nội dung
Chuyên gia SEO: Tối ưu hóa trang web cho công cụ tìm kiếm
Dòng thời gian và cột mốc của dự án
Ngày bắt đầu: 1 tháng 2 năm 2024
Ngày hoàn thành: 1 tháng 8 năm 2024
Các cột mốc: Phê duyệt thiết kế vào tháng 3 năm 2024, hoàn thành phát triển vào tháng 6 năm 2024, thử nghiệm vào tháng 7 năm 2024 và ra mắt vào tháng 8 năm 2024.
Các chỉ số hiệu suất để đạt được thành công
Ra mắt trang web theo kế hoạch
Đạt được mức tăng 30% lưu lượng truy cập website
Phản hồi tích cực từ người dùng và chỉ số hiệu suất
Lợi ích và nhược điểm tiềm ẩn của bản điều lệ dự án
Tạo bản tuyên ngôn dự án có thể giúp bạn bắt đầu thực hiện ý tưởng của mình. Dưới đây là tóm tắt nhanh về tất cả những gì bản tuyên ngôn dự án có thể giúp bạn đạt được:
- Làm rõ mục tiêu và phạm vi dự án: Bạn sẽ có một tài liệu văn bản để tham khảo như một nguồn thông tin duy nhất về mục tiêu và phạm vi dự án. Điều này giúp cả nhóm và các bên liên quan khác dễ dàng hiểu những gì được mong đợi và duy trì tiến độ dự án
- Xác định vai trò và trách nhiệm: Bằng cách nêu rõ vai trò và trách nhiệm của các nhà quản lý dự án và lãnh đạo chính, bạn đảm bảo rằng các công việc dễ theo dõi và các dự án được thực hiện với sự phối hợp và hợp tác nhịp nhàng
- Dòng thời gian và ngân sách rõ ràng: Thiết lập dòng thời gian và ngân sách rõ ràng ngay từ đầu đảm bảo dự án dễ quản lý và theo dõi. Với sự rõ ràng này, bạn có thể chủ động thiết kế kế hoạch dự án theo cách phù hợp với ngân sách và tuân thủ thời hạn
Việc tạo bản điều lệ dự án có nhiều lợi thế, nhưng không phải là không có giới hạn. Dưới đây là một số vấn đề có thể phát sinh trong quá trình tạo bản điều lệ dự án:
- Sự không thống nhất giữa các bên liên quan: Trong trường hợp bản điều lệ dự án không liệt kê rõ ràng tất cả các kỳ vọng của các bên liên quan, có thể xảy ra sự không thống nhất trong kỳ vọng, dẫn đến xung đột
- Mở rộng phạm vi: Một trong những thách thức phổ biến nhất liên quan đến bản điều lệ dự án là việc không xác định rõ phạm vi, dẫn đến việc xuất hiện các công việc bổ sung, cuối cùng làm ảnh hưởng đến tiến độ và ngân sách
- Sự tập trung và sự thiếu thống nhất của nhóm: Đôi khi, bản điều lệ có thể không cung cấp một cái nhìn tổng quan về trách nhiệm của các thành viên trong nhóm, dẫn đến sự nhầm lẫn và thiếu tập trung, cuối cùng gây ra sự chậm trễ hoặc xung đột
Hãy tính đến những giới hạn này khi tạo bản tuyên ngôn nhóm để đảm bảo kế hoạch, chi tiết và phân công của bạn là hoàn hảo.
Soạn thảo bản điều lệ dự án hiệu quả với ClickUp
Bản điều lệ dự án được soạn thảo tốt là bản thiết kế để dự án diễn ra suôn sẻ, thành công và không có sự nhầm lẫn. Đây không chỉ là tài liệu phê duyệt quan trọng mà còn là nguồn tài nguyên toàn diện mà các bên liên quan và nhóm dự án dựa vào.
Các công cụ quản lý dự án hiệu quả như ClickUp giúp bạn biến những ý tưởng trừu tượng thành kế hoạch dự án có thể thực hiện được nhờ phạm vi tính năng và mẫu quản lý dự án của chúng. Nó giúp bạn dễ dàng hoàn thành dự án thành công bằng cách tạo điều kiện cho sự hợp tác và phân chia công việc theo thời gian thực.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay để tạo bản điều lệ dự án toàn diện một cách dễ dàng.