Quản lý dự án không dành cho những người yếu tim. Là một PM, bạn chịu trách nhiệm quản lý mọi thứ: con người, tài nguyên, dòng thời gian và (tất nhiên) ngân sách. Quản lý chi phí dự án là kỹ năng bắt buộc để quản lý cả chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp cho các dự án mới. Sau tất cả, lợi nhuận là yếu tố giữ cho cửa hàng của bạn mở cửa.
Tuy nhiên, kiểm soát chi phí không phải là không có thách thức. Quản lý chi phí hiệu quả đòi hỏi phải phân bổ nguồn lực hợp lý, tuân thủ phạm vi dự án và lập ngân sách chính xác ngay từ đầu.
Nếu bạn lo lắng về việc đánh giá quá cao hoặc quá thấp chi phí của một dự án, chúng tôi có thể giúp bạn. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ phân tích chi tiết về quản lý chi phí dự án, chia sẻ các phương pháp kiểm soát chi phí và chỉ cho bạn cách kiểm soát ngân sách dự án.
Quản lý chi phí dự án là gì?
Quản lý chi phí dự án là quá trình lập kế hoạch, ước lượng, lập ngân sách và kiểm soát chi phí. Mục tiêu của quản lý chi phí rất đơn giản: hoàn thành dự án trong phạm vi ngân sách đã được phê duyệt. Điều này bao gồm giữ chi phí ở mức thấp và đạt được sự cân bằng giữa phạm vi, thời gian và chi phí. 💰
Tuy nhiên, việc tuân thủ ngân sách nói thì dễ hơn làm. Quản lý chi phí dự án đòi hỏi phải tuân thủ các quy trình ước tính chi phí tỉ mỉ để dự đoán chính xác tổng chi phí của dự án. Không chỉ vậy, bạn còn cần tính toán chi phí trực tiếp, như nhân công và vật liệu, và chi phí gián tiếp phức tạp hơn, như chi phí chung, để có dự báo chính xác nhất có thể.
May mắn thay, quản lý chi phí hiệu quả mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp của bạn, bao gồm:
- Tuân thủ ngân sách: Một trong những thách thức lớn nhất của quản lý dự án là kiểm soát chi phí. Quản lý chi phí dự án giúp bạn tránh được các khoản chi vượt quá ngân sách, điều có thể gây ảnh hưởng đến lợi nhuận của bạn
- Phân bổ nguồn lực tốt hơn: Cần trợ giúp phân bổ nguồn lực? Quản lý chi phí dự án đảm bảo mỗi đồng chi tiêu đều góp phần vào thành công của dự án. Ngừng chi trả cho các gói đăng ký không sử dụng hoặc phần cứng không hiệu quả bằng cách lập kế hoạch dự án phù hợp
- Ra quyết định thông minh hơn: Ước tính chi phí chính xác trong quản lý dự án và giám sát thường xuyên sẽ giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt. Dự đoán rủi ro tài chính bằng dữ liệu lịch sử và thực hiện các biện pháp chủ động để tránh những rắc rối do vượt ngân sách
- Dự án thành công: Các cấp lãnh đạo trong công ty của bạn có thể sẽ chú ý nếu hầu hết các dự án của bạn vượt quá ngân sách. Lợi nhuận là dấu hiệu của một dự án thành công (ít nhất là đối với Giám đốc tài chính) và quản lý chi phí dự án hợp lý là chìa khóa thành công. Chi phí và dự toán dự án chính xác cùng với việc lập ngân sách dự án cẩn thận sẽ giúp bạn trở thành một Giám đốc dự án thành công hơn và tạo dựng danh tiếng là một nhà lãnh đạo có ý thức về chi phí và luôn đạt được kết quả
Hiểu quy trình quản lý chi phí dự án
Theo dõi chi phí là quan trọng, nhưng quản lý chi phí dự án không chỉ là đếm tiền. Hãy coi đó là một cách tiếp cận chiến lược, xem xét tất cả các chi phí tiềm ẩn để đảm bảo thành công về mặt tài chính của dự án. 📈
Mỗi nhà lãnh đạo thực hiện quản lý chi phí theo cách hơi khác nhau, nhưng các hàm chính của quản lý chi phí dự án thường bao gồm:
- Dự toán chi phí: Với dự toán, bạn dự đoán chi phí dự án liên quan đến từng công việc, nhân sự và các nguồn lực khác. Các nhà quản lý dự án thường sử dụng các kỹ thuật như dự toán tương tự, dự toán tham số và dự toán từ dưới lên để đạt được các con số này
- Lập ngân sách chi phí: Với việc lập ngân sách, bạn phân bổ tiền cho các hoạt động dự án khác nhau, từ đó chuyển ước tính chi phí thành ngân sách dự án khả thi
- Kiểm soát chi phí: Ngân sách là rất quan trọng, nhưng chúng sẽ không có ý nghĩa gì nếu bạn bỏ qua chúng. Với kiểm soát chi phí, chi phí thực tế của bạn sẽ phù hợp với chi phí đã dự trù. Điều này đòi hỏi phải theo dõi chi tiêu, quản lý chênh lệch chi phí và thực hiện các biện pháp khắc phục để duy trì tiến độ, nhưng điều này là hoàn toàn khả thi
- Báo cáo: Đây là khi người quản lý dự án gửi báo cáo tài chính cho các bên liên quan, bao gồm nhóm dự án và cấp quản lý cao hơn. Các báo cáo này là điều bắt buộc để đưa ra quyết định sáng suốt về dự án hiện tại và phát hiện các cơ hội để hoạt động hiệu quả hơn trong tương lai
Lập ngân sách có thể được coi là phần quan trọng nhất trong quản lý dự án. Nó có tác động rất lớn đến tính khả thi của dự án và lợi tức đầu tư (ROI) dự kiến.
Quản lý chi phí dự án có một số điểm chung với quản lý dự án, yêu cầu các PM phải duy trì phạm vi công việc, thời gian và chất lượng công việc. Nó cũng đóng một vai trò quan trọng trong quản lý rủi ro, vì vượt quá ngân sách là một rủi ro lớn đối với các tổ chức.
Cuối cùng, quản lý chi phí hiệu quả giúp quản lý tài nguyên trở nên khả thi, đảm bảo bạn sử dụng tài nguyên một cách khôn ngoan trong suốt vòng đời dự án.
Mục tiêu của Quản lý chi phí dự án
Bất kỳ nhà quản lý dự án giỏi nào cũng cần hiểu các mục tiêu cơ bản của quản lý chi phí dự án, bao gồm:
- Kiểm soát ngân sách: Mục tiêu đầu tiên của quản lý chi phí là đảm bảo dự án kết thúc trong phạm vi ngân sách. Trong thực tế, điều này có nghĩa là bạn phải chịu trách nhiệm giám sát liên tục để tránh chi phí vượt quá ngân sách
- Tối ưu hóa nguồn lực: Tận dụng hiệu quả chi phí bằng cách sử dụng hiệu quả nhân công, vật liệu và thiết bị
- Giảm thiểu rủi ro: Các dự án tiêu tốn nhiều tiền là một gánh nặng rất lớn. Quản lý chi phí giúp giảm thiểu rủi ro bằng cách xác định các rủi ro tài chính sớm trong vòng đời dự án và giúp bạn phát triển các chiến lược để giảm thiểu chúng
Các phương pháp quản lý chi phí khác nhau
Các nhà quản lý dự án có rất nhiều việc phải làm, nhưng kiểm soát ngân sách là một trong những công việc quan trọng nhất trong danh sách công việc cần làm của bạn. Tuy nhiên, bạn không cần phải quản lý việc này một mình. Chỉ cần chọn một phương pháp ước tính làm khung cho việc kiểm soát ngân sách.
Tài chính sẽ khác nhau tùy thuộc vào dự án, vì vậy hãy chọn từ các phương pháp quản lý chi phí phổ biến này để tìm ra phương pháp phù hợp với loại dự án của bạn.
Quản lý giá trị thu được (EVM)
Quản lý giá trị thu được là một kỹ thuật đánh giá phạm vi, lịch trình và chi phí của dự án để thể hiện giá trị khách quan mà dự án mang lại cho doanh nghiệp của bạn. 🙌
Ví dụ: giả sử bạn có ngân sách 100.000 đô la cho 10 tháng. Sau 5 tháng, dự án phải hoàn thành 50% với chi phí 50.000 đô la. Nếu chi phí thực tế là 60.000 đô la và dự án chỉ hoàn thành 30%, EVM sẽ nêu rõ sự chênh lệch đó để cho thấy bạn vừa vượt ngân sách vừa chậm tiến độ dự án.
Ước tính tương tự
Phương pháp quản lý chi phí này bao gồm việc ước tính chi phí dự án dựa trên dữ liệu lịch sử từ các dự án tương tự. Đây là cách nhanh nhất để ước tính chi phí, nhưng ít chính xác hơn vì phụ thuộc quá nhiều vào dữ liệu trong quá khứ, không tính đến các điều kiện hiện tại.
Định giá tham số
Ước tính tham số tìm kiếm mối quan hệ thống kê giữa dữ liệu lịch sử và các yếu tố tài chính khác. Ước tính tham số chính xác hơn ước tính tương tự vì nó có thể xác định mối quan hệ, mặc dù bạn cần nhiều dữ liệu để nó hoạt động hiệu quả.
Định giá từ dưới lên
Với phương pháp ước tính từ dưới lên, bạn có thể tạo ra ước tính chi phí chính xác hơn dựa trên các thành phần cấu trúc phân chia công việc (WBS) riêng lẻ. Khi đã có tổng chi phí cho từng thành phần, bạn cộng chúng lại để có tổng chi phí dự án.
Ước tính ba điểm
Với ước tính ba điểm, bạn tạo ba ước tính cho mỗi dự án. Bạn xem xét các ước tính trong trường hợp tốt nhất, trường hợp xấu nhất và trường hợp có khả năng xảy ra nhất. Điều này là lý tưởng nếu kinh doanh của bạn có nhiều yếu tố không chắc chắn. Khi có nghi ngờ, hãy lập ngân sách cho trường hợp xấu nhất để đảm bảo các dự án của bạn vẫn khả thi, ngay cả khi mọi thứ không diễn ra như kế hoạch.
4 bước để quản lý chi phí dự án hiệu quả
Quản lý chi phí dự án hiệu quả là một quá trình gồm nhiều bước nhằm đảm bảo dự án luôn trong phạm vi ngân sách từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành. Mặc dù nghe có vẻ phức tạp, nhưng quá trình này chỉ gồm bốn bước đơn giản để mang đến cho bạn sự minh bạch hoàn toàn về tài chính.
Bước 1: Lập kế hoạch nguồn lực
Trong giai đoạn lập kế hoạch, xác định loại và số lượng tài nguyên cần thiết cho dự án này. Bao gồm:
- Lao động
- Thiết bị hoặc phần cứng
- Vật liệu
- Đăng ký phần mềm
Tiếp theo, lập kế hoạch phân bổ các nguồn lực này. Cách dễ nhất để làm việc này là tạo cấu trúc phân chia công việc để chia dự án thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Từ đó, bạn phân bổ nguồn lực cho từng phần của dự án. 🛠️
Bước 2: Ước tính chi phí tài nguyên
Khi bạn đã có ý tưởng về các nguồn lực cần thiết, đã đến lúc ước lượng chi phí của chúng. Mỗi người có cách tiếp cận riêng ở đây; điều quan trọng là bạn sử dụng kỹ thuật ước lượng chi phí hiệu quả, như ước lượng tương tự hoặc ước lượng tham số, để hướng dẫn suy luận của mình.
Dự đoán tương lai là điều khó khăn, nhưng hãy cố gắng dự đoán tất cả các loại chi phí ở đây. Chi phí trực tiếp, như lao động và phí đăng ký phần mềm, khá dễ dàng, nhưng chi phí gián tiếp, như tiền thuê hàng tháng, khó ước tính hơn. Tuy nhiên, cả hai loại chi phí đều ảnh hưởng đến lợi nhuận của bạn, vì vậy đừng bỏ qua tác động tinh vi của chi phí gián tiếp.
Bước 3: Xác định ngân sách chi phí
Khi đã có chi phí trong tay, đã đến lúc xác định ngân sách dự án thực tế của bạn. Nếu bạn đã thực hiện nhiều ước lượng, hãy tính trung bình để có được ngân sách dự án toàn diện hơn. Bạn cũng nên thiết lập mức chi phí cơ bản trong bước này, để có thể sử dụng làm điểm tham chiếu trong suốt dự án. Ví dụ: nếu bạn có tổng ngân sách là 20.000 đô la cho một dự án kéo dài hai tháng, bạn sẽ dự kiến chi phí cơ bản là 10.000 đô la sau tháng đầu tiên.
Tất nhiên, những điều bất ngờ sẽ luôn xảy ra. Là người quản lý dự án, bạn phải lên kế hoạch cho những điều chưa biết. Luôn bao gồm 10% dự phòng để chi trả cho những chi phí bất ngờ.
Bước 4: Kiểm soát chi phí và ước tính chi phí dự án
Khi bạn đã có ngân sách và các biện pháp kiểm soát, đã đến lúc thực hiện các kỹ thuật quản lý chi phí dự án. Thay vì theo dõi mọi thứ trong bảng tính Excel tốn thời gian, hãy nhập số liệu ngân sách và hiệu suất của bạn vào phần mềm quản lý dự án như ClickUp. Đây là cách dễ nhất để theo dõi chi phí thực tế so với chi phí ngân sách và điều chỉnh hướng đi trước khi quá muộn.
Có thể bạn cảm thấy công việc khó khăn đã kết thúc, nhưng bạn phải liên tục điều chỉnh ngân sách theo tiến độ dự án. Sử dụng dữ liệu thời gian thực, phản hồi và diễn biến dự án để cập nhật chi phí dự án càng thường xuyên càng tốt. Ngay cả khi bạn bỏ sót điều gì đó, bạn vẫn có thể sử dụng dữ liệu này để cải thiện ước lượng chi phí cho các dự án trong tương lai.
Công cụ và kỹ thuật quản lý chi phí dự án
Quản lý chi phí dự án không nhất thiết phải mất nhiều giờ. Với các công cụ và kỹ thuật quản lý dự án phù hợp, bạn sẽ có thể tạo, quản lý và tối ưu hóa ngân sách dự án chỉ với vài cú nhấp chuột. Hãy thử các thủ thuật này để đơn giản hóa việc quản lý chi phí dự án.
Đưa mọi thứ vào ClickUp
Ai có thời gian để quản lý chi phí trong các bảng tính chậm chạp hoặc ghi chú dán? Không phải bạn. ClickUp là công cụ quản lý dự án tất cả trong một được yêu thích nhất trên thế giới. Hãy để chúng tôi làm những việc nặng nhọc như trực quan hóa dữ liệu, cộng tác và tất nhiên là lập ngân sách. ✨
Hãy tin tưởng vào các tính năng mạnh mẽ của ClickUp để giữ tiến độ dự án đi đúng hướng:
- Bảng điều khiển: Cho dù bạn cần xem KPI tài chính hay hiệu suất, ClickUp Dashboard đều có thể đáp ứng. Tạo Bảng điều khiển tùy chỉnh cho từng giai đoạn dự án, thành viên nhóm hoặc bộ phận. Với ClickUp Dashboards, bạn chỉ thấy dữ liệu quan trọng nhất đối với mình trong một giao diện gọn gàng, đơn giản
- Chế độ xem bảng: Tạm biệt Excel. Chuyển sang chế độ xem Bảng ClickUp để hiển thị các nhiệm vụ, cột mốc, chi phí và hơn thế nữa trên cùng một nền tảng với Trò chuyện, Tài liệu của nhóm bạn và hơn thế nữa
- Mẫu: Quản lý chi phí dự án thường yêu cầu phải lật qua rất nhiều bảng tính. Tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần bằng cách để ClickUp xử lý định dạng bảng tính cho bạn. Chúng tôi có hàng tá mẫu hữu ích cho quản lý dự án, nhưng mẫu Quản lý chi phí dự án ClickUp là hoàn hảo để theo dõi thời gian, tạo phụ thuộc nhiệm vụ và nhiều hơn nữa
Phân tích các chỉ số tham chiếu chi phí
Đánh giá so sánh giúp bạn hiểu rõ hơn về hiệu quả công việc của mình — ít nhất là trên cơ sở so sánh — và cảnh báo sớm nếu dự án vượt quá ngân sách. Bạn có thể lấy điểm chuẩn chi phí từ các dự án trước, mức trung bình của ngành hoặc từ mục tiêu ban đầu của dự án. Dù bạn cài đặt như thế nào, hãy lên lịch kiểm tra ngân sách thường xuyên cho các dự án của mình.
Giao tiếp với nhóm của bạn
Nếu có điều gì đó không ổn, đây không phải là lúc để im lặng. Hãy giữ liên lạc với tất cả các bên liên quan đến dự án, đặc biệt là cấp trên, nếu chi phí dự án vượt quá kiểm soát. Sẽ dễ dàng hơn để điều chỉnh hướng đi và tránh những rắc rối do chi phí vượt quá dự kiến có thể phòng ngừa được nếu bạn phát hiện vấn đề sớm và thông báo cho nhóm.
Đầu tư vào cải tiến liên tục
Nếu bạn đã vượt quá ngân sách trong một dự án trước đây, hãy sử dụng đó như một cơ hội để cải thiện cho các dự án trong tương lai. Phân tích sau dự án cung cấp những thông tin quý giá cho việc quản lý chi phí dự án. Bạn có thể không thể làm gì với số tiền đã chi tiêu, nhưng học hỏi từ những sai lầm trong quá khứ là cách tốt nhất để tránh lặp lại những sai lầm đắt giá.
Tạo ước tính chính xác hơn với ClickUp
Quản lý chi phí dự án là yếu tố giúp tổ chức duy trì năng suất và lợi nhuận. Nếu không có quản lý chi phí, bạn có nguy cơ chi tiêu nhiều hơn mức cần thiết cho dự án, dẫn đến kinh doanh thua lỗ.
Quản lý chi phí dự án đòi hỏi nhiều dữ liệu và sự quản lý cẩn thận, thực tế. Thay vì thụ động theo dõi chi phí trong bảng tính, hãy nhập dữ liệu của bạn vào một nền tảng tất cả trong một như ClickUp. Đây là cách tốt nhất để kiểm soát chi phí, theo dõi tiến độ dự án và cộng tác với nhóm của bạn — tất cả trong cùng một nền tảng.
Hãy thử ngay: Tạo Không gian Làm việc ClickUp miễn phí ngay bây giờ.
Câu hỏi thường gặp
1. Quản lý chi phí trong dự án là gì?
Quản lý chi phí là quá trình lập kế hoạch, ước tính, lập ngân sách và kiểm soát chi phí trong một dự án. Mục tiêu cuối cùng của quản lý chi phí là đảm bảo dự án không vượt quá ngân sách.
2. Bốn thành phần của quản lý chi phí dự án là gì?
Quản lý chi phí dự án yêu cầu:
- Dự toán chi phí
- Lập ngân sách chi phí
- Kiểm soát chi phí
- Báo cáo
3. Tại sao quản lý chi phí dự án lại quan trọng?
Quản lý chi phí dự án rất quan trọng vì nó quyết định tính khả thi của dự án và lợi nhuận tổng thể của tổ chức. Quản lý chi phí hiệu quả đảm bảo dự án được hoàn thành trong phạm vi ngân sách, nhưng nó cũng rất quan trọng đối với quản lý rủi ro.