Ngân sách dự án cần thông báo cho nhóm của bạn biết công việc nào đã được phê duyệt, chi phí dự kiến cho từng giai đoạn bàn giao là bao nhiêu, và tổng chi phí hoàn thành dự án sẽ là bao nhiêu nếu kế hoạch hiện tại được duy trì. Một con số tổng cộng duy nhất không thể tự nó trả lời được những câu hỏi đó.
Nếu bạn thực hiện các dự án theo hình thức phí cố định hoặc hợp đồng dịch vụ định kỳ, hãy tách biệt số tiền bạn tính phí cho khách hàng khỏi chi phí thực hiện công việc. Sau đó, cập nhật dự báo khi nhóm có thêm thông tin. Đó chính là cách bạn phát hiện vấn đề khi vẫn còn các phương án giải quyết.
Những điểm chính
Những điểm chính
- Xây dựng ngân sách dựa trên các công việc đã xác định, số giờ ước tính, chi phí dự án và các giả định cụ thể.
- Theo dõi chi phí thực tế và dự báo cho các công việc chưa hoàn thành, chứ không chỉ các hóa đơn đã thanh toán.
- Hàng tuần, hãy so sánh dự báo với ngân sách chi phí đã được phê duyệt.
- Hãy xem yêu cầu điều chỉnh phạm vi công việc như một quyết định liên quan đến công việc, chi phí và thời gian, và phải được phê duyệt trước khi bắt đầu thực hiện công việc đã điều chỉnh.
Trên trang này: Xây dựng ngân sách dự án trong 7 bước · Nhận diện các mô hình vượt ngân sách · Thảo luận về việc điều chỉnh ngân sách · Câu hỏi thường gặp về ngân sách dự án
Ngân sách dự án là gì?
Ngân sách dự án là ước tính chi phí đã được phê duyệt để thực hiện một tập hợp công việc đã được xác định. Ngân sách này ghi lại các công việc được bao gồm, các nguồn lực được phân bổ cho dự án, chi phí dự kiến, thời gian thực hiện và các giả định đằng sau ước tính đó.
Hãy tách biệt khoản phí của khách hàng và ngân sách thực hiện dự án thành các số riêng biệt. Đối với dự án có phí cố định, dự báo của bạn cần chỉ ra liệu chi phí thực hiện có đang chiếm phần lớn hơn so với kế hoạch trong tổng số phí hay không. Đối với hợp đồng trả trước, hãy theo dõi chi phí của công việc đã thỏa thuận trong từng kỳ thanh toán.
Để có hướng dẫn thực tế về khoản phí tính cho khách hàng, hãy tham khảo cách tính phí quản lý dự án. Bài viết này tập trung vào ngân sách triển khai và cách kiểm soát nó.
Những yếu tố nào cần có trong ngân sách dự án?
Hãy cung cấp đủ chi tiết để ngay cả những người không tham gia lập dự toán cũng có thể hiểu rõ ngân sách bao gồm những gì và cách nhóm sẽ theo dõi nó:
- Phạm vi và các nội dung không bao gồm: các sản phẩm đầu ra, các vòng đánh giá, các mối phụ thuộc và các công việc nằm ngoài phạm vi thỏa thuận.
- Chi phí nhân công: số giờ trong kế hoạch theo từng vai trò hoặc gói công việc, nhân với mức chi phí nội bộ mà cơ quan của bạn áp dụng.
- Chi phí dự án: các freelancer đã được phê duyệt, vật liệu, giấy phép, chi phí đi lại hoặc các chi phí khác liên quan cụ thể đến dự án này.
- Lịch trình: thời điểm dự kiến thực hiện công việc và chi phí liên quan.
- Giả định và rủi ro: những điều bạn chưa biết và những yếu tố có thể làm thay đổi ước tính.
- Khoản dự phòng: khoản dự trù được ghi chép rõ ràng dành cho các yếu tố không chắc chắn cụ thể, nếu dự án có những yếu tố đó. Đừng coi một tỷ lệ phần trăm tùy ý nào đó là quy tắc chung.
- Quyền sở hữu và cơ chế kiểm soát: ai là người cập nhật chi phí thực tế, ai phê duyệt các thay đổi và tần suất rà soát dự báo.
Hướng dẫn Ước tính Chi phí của Cơ quan Cơ sở hạ tầng và Dự án Vương quốc Anh (UK Infrastructure and Projects Authority) nêu rõ rằng ước tính chi phí sẽ thay đổi theo sự phát triển của dự án, luôn gắn liền với phạm vi và tiến độ, và nên được thể hiện dưới dạng một phạm vi phản ánh rủi ro và sự không chắc chắn. Hướng dẫn này dành cho các dự án cơ sở hạ tầng quy mô lớn tại Vương quốc Anh, do đó bài viết này chỉ áp dụng nguyên tắc ước tính, chứ không áp dụng các quy định chi tiết dành cho khu vực công. Xem Hướng dẫn Ước tính Chi phí, được công bố vào ngày 17 tháng 3 năm 2021.
Cách lập ngân sách dự án trong 7 bước
1. Xác định phạm vi công việc đã được phê duyệt
Hãy bắt đầu từ bản đề xuất đã ký, bản mô tả công việc hoặc phạm vi công việc đã được phê duyệt. Danh sách công việc bao gồm từng sản phẩm đầu ra, tiêu chí chấp nhận, số vòng đánh giá, ngày đáo hạn và trách nhiệm của khách hàng. Đừng quên ghi rõ các nội dung không nằm trong phạm vi dự án. “Nội dung trang web” không phải là một sản phẩm đầu ra có thể tính vào ngân sách cho đến khi bạn biết cụ thể các trang nào, ai cung cấp tài liệu gốc và có bao nhiêu vòng đánh giá được bao gồm.
Ghi lại các giả định ảnh hưởng đến chi phí. Ví dụ như thời điểm khách hàng sẽ cung cấp phản hồi, liệu có thể thuê được freelancer hay không, hoặc liệu nhóm có thể tái sử dụng các nghiên cứu trước đó hay không. Đặt nhãn cho một giả định là "giả định" cho đến khi có người xác minh nó.
2. Chia công việc thành các sản phẩm đầu ra và công việc
Chia công việc thành các gói nhỏ đủ để ước tính. Đối với mỗi sản phẩm đầu ra, liệt kê các bước và vai trò cần thiết để hoàn thành nó. Yêu cầu những người thực hiện công việc kiểm tra bản phân tích công việc. Một cuộc rà soát ngắn ngay từ bây giờ sẽ tiết kiệm chi phí hơn so với việc phát hiện ra một bước kiểm tra chất lượng (QA) bị thiếu sau khi nhóm đã tiêu hết ngân sách.
Cấu trúc phân chia công việc (Work Breakdown Structure - WBS) là một phương pháp để tổ chức công việc dự án thành các thành phần nhỏ hơn. Hướng dẫn Ước tính và Đánh giá Chi phí của Văn phòng Kiểm toán Chính phủ Hoa Kỳ (GAO) dành riêng các chương cho các chương trình chính phủ về WBS (Chương 7, trang 56-69) và các nguyên tắc cơ bản cùng giả định (Chương 8, trang 71-79). Bài viết này mượn ý tưởng tổ chức này, chứ không phải các quy định liên bang hay phương pháp Quản lý Giá trị Đạt được (Earned Value Management) trong hướng dẫn đó.
3. Ước tính chi phí nhân công và chi phí dự án
Ước tính số giờ theo vai trò hoặc gói công việc, sau đó nhân với đơn giá nội bộ được sử dụng cho kế hoạch. Sử dụng đơn giá đã được cơ quan của bạn phê duyệt, chứ không phải đơn giá bạn tính cho khách hàng. Thêm riêng chi phí nhà cung cấp và chi phí phát sinh cụ thể của dự án để dễ dàng kiểm tra sau này.
Chi phí nhân công = số giờ trong kế hoạch × đơn giá nhân công nội bộ
Khi phạm vi dự án vẫn chưa rõ ràng, hãy đưa ra một phạm vi ước tính hoặc ít nhất là hiển thị các giả định. Đừng khiến ước tính thấp trông có vẻ chắc chắn chỉ vì đề xuất cần một số cụ thể. Trong Lời nói đầu, hướng dẫn của GAO định nghĩa ước tính chi phí là tổng của các yếu tố chi phí riêng lẻ được xây dựng bằng các phương pháp đã được thiết lập và dữ liệu hợp lệ, đồng thời nêu rõ các bản cập nhật cần tích hợp dữ liệu thực tế và các thay đổi của chương trình. Đây là hướng dẫn dành cho các ước tính chương trình liên bang; ở đây, hãy áp dụng nguyên tắc ước tính có thể truy xuất nguồn gốc mà không khẳng định rằng bài viết tuân thủ đầy đủ phương pháp của GAO. Xem GAO-20-195G, tháng 3 năm 2020, Lời nói đầu, trang 2.
4. Dự trù một khoản dự phòng cho những yếu tố không chắc chắn cụ thể
Ghi lại các rủi ro có thể làm tăng chi phí, chẳng hạn như một chu kỳ đánh giá bổ sung, yêu cầu tích hợp chưa rõ ràng hoặc báo giá của nhà cung cấp chưa được xác nhận. Quyết định xem ước tính có cần dự phòng hay không và mức dự phòng là bao nhiêu, dựa trên các rủi ro đó và chính sách của cơ quan bạn. Đảm bảo khoản dự phòng được hiển thị rõ ràng dưới dạng một dòng riêng biệt. Không nên giấu nó trong số giờ lao động hoặc cho rằng một tỷ lệ phần trăm nào đó áp dụng cho mọi dự án.
Ví dụ thực tế: định giá công việc, sau đó kiểm tra dự báo
Các số dưới đây chỉ mang tính minh họa. Chúng không phải là mức phí thực tế của các đơn vị cung cấp dịch vụ, tiêu chuẩn thị trường hay kết quả của khách hàng. Hãy thay thế chúng bằng mức chi phí, báo giá của nhà cung cấp và các điều khoản hợp đồng của riêng bạn.
Giả sử đây là một dự án có phí cố định với phí khách hàng là 24.000 USD. Kế hoạch nhân công là:
| Quản lý dự án | 20 | 60 đô la mỗi giờ | 1.200 USD |
| Chiến lược | 28 | 80 đô la mỗi giờ | 2.240 USD |
| Thiết kế | 36 | 70 đô la mỗi giờ | 2.520 USD |
| Sao chép | 32 | 65 đô la mỗi giờ | 2.080 USD |
| Xây dựng | 64 | 85 đô la mỗi giờ | 5.440 USD |
| QA | 20 | 60 đô la mỗi giờ | 1.200 USD |
| Tổng số lao động theo kế hoạch | $14.680 |
Thêm 2.200 USD cho các chi phí liên quan đến nhà cung cấp cụ thể của dự án và các chi phí khác. Ước tính cơ bản là 16.880 USD. Nhóm xác định các yếu tố không chắc chắn cụ thể và dành riêng một khoản dự phòng 2.000 USD, khiến ngân sách chi phí được phê duyệt là 18.880 USD. So với khoản phí cố định 24.000 USD, chênh lệch kế hoạch là 5.120 USD trước khi trừ chi phí chung và thuế. Khoản chênh lệch đó không phải là lợi nhuận ròng.
Khoản dự phòng 2.000 USD chỉ là một ví dụ minh họa cho việc lập kế hoạch trong trường hợp này, chứ không phải là tỷ lệ phần trăm được khuyến nghị.
5. Lập lịch trình cho ngân sách và xin phê duyệt
Gán từng khoản chi phí cho một sản phẩm đầu ra cụ thể và khoảng thời gian dự kiến thực hiện công việc. Ghi lại người chịu trách nhiệm cho từng ước tính và người sẽ cập nhật số liệu thực tế. Xác nhận rằng phạm vi công việc, thời hạn, các giả định và kế hoạch chi phí tổng thể phù hợp với thỏa thuận với khách hàng và quy trình phê duyệt của công ty bạn.
Khi kế hoạch đã được phê duyệt, hãy giữ phiên bản đó làm cơ sở tham chiếu. Nếu kế hoạch có thay đổi, hãy ghi lại yêu cầu và tác động của nó thay vì âm thầm thay thế ước tính ban đầu. Cơ sở tham chiếu ban đầu giúp bạn nhận biết những gì đã thay đổi và lý do tại sao.
6. Kiểm tra chi phí thực tế và dự báo hàng tuần
Đối với mỗi gói công việc, hãy ghi chép chi phí nhân công thực tế và các chi phí dự án đã phát sinh đến thời điểm hiện tại. Sau đó, ước tính chi phí cho phần công việc còn lại. Hãy tính chi phí nhà cung cấp đã cam kết chỉ một lần, không tính một lần dưới dạng hóa đơn và một lần nữa dưới dạng công việc trong tương lai.
"Burn" là chi phí thực tế đã phát sinh tính đến thời điểm hiện tại. So sánh chi phí thực tế với số tiền đã được lập kế hoạch cho thời điểm này trong lịch trình. Nếu bạn đang theo dõi "burn" dưới dạng tỷ lệ phần trăm so với tổng ngân sách, hãy lấy chi phí thực tế tính đến thời điểm hiện tại chia cho ngân sách chi phí đã được phê duyệt. Tỷ lệ phần trăm này không phải là chỉ số hoàn thành dự án.
Dự toán khi hoàn thành = chi phí thực tế đến nay + chi phí dự kiến để hoàn thành
Chênh lệch dự báo = ước tính khi hoàn thành – ngân sách chi phí đã được phê duyệt
Chênh lệch dương có nghĩa là dự báo hiện tại cao hơn ngân sách đã được phê duyệt. Chênh lệch âm có nghĩa là dự báo thấp hơn ngân sách đó. Cả hai số này đều không tự giải thích được nguyên nhân, vì vậy hãy xem xét chúng cùng với trạng thái hoàn thành công việc và tiến độ.
Ví dụ, đến tuần thứ ba, nhóm đã chi 9.100 USD và ước tính cần thêm 10.400 USD để hoàn thành. Dự báo là 19.500 USD. So với ngân sách chi phí minh họa là 18.880 USD, dự báo vượt quá 620 USD. Dự báo này giúp nhóm có cơ hội kiểm tra công việc còn lại, xác nhận ước tính và thảo luận các phương án trước khi khoản vượt ngân sách này trở thành cố định.
Việc rà soát hàng tuần là một điểm khởi đầu hữu ích cho quy trình làm việc này, chứ không phải là một tiêu chuẩn chung. Hãy rà soát thường xuyên hơn khi chi phí biến động nhanh hoặc khi đến hạn phải thực hiện cam kết lớn với nhà cung cấp. So sánh chi phí thực tế với chi phí dự kiến tại thời điểm này trong lịch trình. Đừng giả định rằng chi phí và tiến độ công việc diễn ra với cùng một tốc độ trừ khi kế hoạch dự án hỗ trợ so sánh đó.
7. Xử lý chênh lệch trước khi thay đổi phạm vi
Nếu dự báo vượt quá ngân sách đã được phê duyệt, hãy xác nhận ước tính khối lượng công việc còn lại và xác định nguyên nhân. Sử dụng các bước kiểm tra dưới đây để quyết định những gì có thể điều chỉnh trong phạm vi hiện tại. Nếu khách hàng yêu cầu công việc khác, hãy ghi chép chi phí và tác động về thời gian của yêu cầu đó, đồng thời xin phê duyệt cần thiết trước khi thay đổi kế hoạch.
Ba mô hình vượt ngân sách cần phát hiện sớm
- Công việc phát sinh sẽ len lỏi vào nếu không có quyết định. Một sản phẩm đầu ra mới hoặc vòng đánh giá mới xuất hiện trong Danh sách công việc, nhưng phạm vi và ước tính đã được phê duyệt vẫn giữ nguyên. Hãy so sánh các yêu cầu mới với phạm vi đã ký kết và ghi nhận tác động của chúng đối với chi phí và tiến độ trước khi bắt đầu công việc.
- Thời gian trôi qua nhanh chóng trước khi sản phẩm đầu ra hoàn thành. Một công việc tiêu tốn nhiều giờ hơn kế hoạch trong khi vẫn còn những công việc quan trọng chưa hoàn thành. Hãy yêu cầu chủ dự án đưa ra ước tính mới về thời gian hoàn thành, kiểm tra xem có công việc phải làm lại hay các bước bị bỏ sót không, sau đó cập nhật dự báo thay vì giả định rằng phần công việc còn lại sẽ không tốn thêm thời gian.
- Sự chậm trễ sẽ gây ra chi phí phát sinh. Việc phê duyệt chậm trễ hoặc các yếu tố phụ thuộc bị tắc nghẽn sẽ đẩy công việc vào giai đoạn gấp rút, khiến nhân viên phải chờ đợi hoặc thay đổi lịch đặt hàng với nhà cung cấp. Hãy cùng nhau rà soát tiến độ và các chi phí đã cam kết. Nâng cấp quyết định khi nhóm vẫn còn có thể điều chỉnh công việc hoặc thời hạn.
Một dự báo chỉ thực sự hữu ích khi nó có thể thay đổi những việc cần làm tiếp theo của nhóm. Ghi lại nguyên nhân, người chịu trách nhiệm và ngày xem xét tiếp theo cùng với số đó.
Cách thảo luận về việc điều chỉnh ngân sách với khách hàng
Đừng biến một yêu cầu không chính thức thành công việc chưa được phê duyệt. Trước tiên, hãy tóm tắt lại thay đổi được yêu cầu và đối chiếu với phạm vi công việc đã thỏa thuận. Sau đó, ước tính tác động của thay đổi đó đối với chi phí, tiến độ và các sản phẩm đầu ra khác. Cung cấp cho khách hàng các phương án rõ ràng, chẳng hạn như thay thế một mục hiện có, bổ sung chi phí và thời gian, hoặc hoãn yêu cầu đó lại.
Bạn có thể nói: “Phạm vi hiện tại bao gồm trang đích đã được phê duyệt và hai vòng đánh giá. Việc thêm trang thứ hai sẽ thay đổi công việc. Chúng ta có thể thay thế một sản phẩm đầu ra khác, định giá cho trang bổ sung và cập nhật ngày hoàn thành, hoặc để lại cho giai đoạn sau. Chúng ta nên ghi nhận phương án nào?”
Khách hàng cần phê duyệt bằng văn bản những thay đổi đã thỏa thuận trước khi nhóm cập nhật kế hoạch và bắt đầu thực hiện công việc bổ sung. Hãy kiểm tra hợp đồng và các quy tắc phê duyệt của cơ quan bạn để biết quy trình chính xác. Cuốn Teal Book của Government Project Delivery nêu rõ rằng các yêu cầu thay đổi cần được đánh giá về tác động của chúng đối với các mốc cơ sở trước khi đưa ra quyết định phê duyệt, từ chối hoặc hoãn lại. Đó là một nguyên tắc kiểm soát trong khu vực công được áp dụng ở đây dưới dạng nhật ký thay đổi nhẹ nhàng dành cho khách hàng, không phải là tư vấn pháp lý hay thay thế cho hợp đồng của bạn. Xem Chương 22: Kiểm soát thay đổi, xuất bản ngày 29 tháng 7 năm 2024 và sửa đổi lần cuối ngày 1 tháng 7 năm 2026.
Các mẫu ngân sách dự án hiện có
Chỉ nên sử dụng mẫu nếu cấu trúc của nó phù hợp với phạm vi công việc của bạn. Các tùy chọn được liên kết bên dưới là những điểm khởi đầu riêng biệt, không thể thay thế cho việc ước tính khối lượng công việc.
Mẫu quản lý dự án theo ngân sách
Mẫu Yêu cầu và Phê duyệt Dự án
Để xem thêm các định dạng khác, hãy tham khảo tổng hợp các mẫu ngân sách dự án.
Câu hỏi thường gặp về ngân sách dự án
Ngân sách dự án nên bao gồm những gì?
Hãy bao gồm phạm vi công việc đã được phê duyệt, các gói công việc, số giờ trong kế hoạch, mức chi phí nhân công nội bộ, các chi phí cụ thể của dự án, thời gian thực hiện, các giả định, rủi ro, quỹ dự phòng, chi phí thực tế và dự báo của chủ đầu tư. Đồng thời, hãy đảm bảo các trường hợp loại trừ và quy tắc phê duyệt cũng được hiển thị rõ ràng.
Làm thế nào để tính toán ngân sách dự án?
Ước tính từng gói công việc, nhân số giờ trong kế hoạch với đơn giá nội bộ, cộng thêm chi phí nhà cung cấp và chi phí phát sinh cụ thể của dự án, sau đó ghi chép bất kỳ khoản dự phòng nào cho các yếu tố không chắc chắn đã được xác định. Cộng các mục chi phí lại để có được ngân sách chi phí đã được phê duyệt. Giữ riêng khoản phí của khách hàng.
Bạn nên rà soát ngân sách dự án bao lâu một lần?
Đối với các dự án hợp tác với các đơn vị đối tác, việc kiểm tra hàng tuần là một điểm khởi đầu thiết thực. Nên rà soát sớm hơn khi công việc hoặc chi phí thay đổi nhanh chóng, hoặc trước khi thực hiện một cam kết lớn. Tần suất phù hợp phụ thuộc vào lịch trình, mô hình chi tiêu và nhu cầu ra quyết định.
Ngân sách dự án nên bao gồm bao nhiêu phần dự phòng?
Đừng cho rằng một tỷ lệ phần trăm nào đó phù hợp với mọi dự án. Xác định các yếu tố không chắc chắn, quyết định những yếu tố nào cần dự phòng và ghi chép lại cách xác định số tiền đó. Nếu bạn không thể giải thích được khoản dự phòng đó, thì đó chỉ là một phỏng đoán.
Việc cần làm khi dự báo vượt quá ngân sách là gì?
Xác nhận ước tính khối lượng công việc còn lại và xác định nguyên nhân; hãy nhớ rằng bất kỳ khoản dự phòng nào đã được phê duyệt đều đã được tính vào ngân sách chi phí đã được phê duyệt, do đó không thể dùng để chi trả cho một dự báo vượt quá tổng số đó lần thứ hai. Nếu phạm vi hoặc chi phí cần thay đổi, hãy thảo luận các phương án với khách hàng và xin sự phê duyệt cần thiết trước khi thực hiện việc bổ sung.
Bắt đầu với cấu trúc ngân sách
Sử dụng mẫu " Ngân sách Dự án với WBS " làm điểm khởi đầu để phân bổ công việc với các ước tính chi phí. Điều chỉnh cấu trúc sao cho phù hợp với phạm vi dự án, chính sách chi phí và quy trình phê duyệt thay đổi trước khi sử dụng với khách hàng.