Quản lý ngân sách có tiếng xấu: Mọi người liên tưởng nó với những bảng tính nhàm chán và báo cáo chi phí dài dòng. Nhưng quản lý ngân sách dự án thực ra là một nghệ thuật — và đối với những người làm việc tại các công ty, nó còn rất quan trọng đối với mô hình kinh doanh của công ty.
Một ngân sách dự án tốt không chỉ là số tiền, mà còn là bối cảnh. Đó là công cụ giúp kể câu chuyện về những việc nhóm của bạn đang làm và họ đang làm tốt như thế nào.
Cách tiếp cận quản lý ngân sách dự án này giúp bạn thấy được những gì đang hoạt động hiệu quả và những gì không hiệu quả trong thời gian thực. Dù bạn thích phương pháp lập ngân sách quản lý dự án nào, chúng phải giúp bạn lập ngân sách dự án để đạt được kết quả. Dưới đây là các bước bạn nên thực hiện để thiết lập và theo dõi mọi ngân sách dự án mà bạn phụ trách.
Ngân sách dự án là gì?
Ngân sách dự án là kế hoạch tài chính phác thảo chi phí ước tính của tất cả các hoạt động cần thiết để hoàn thành dự án thành công. Nó bao gồm tất cả các nguồn lực cần thiết cho dự án, chẳng hạn như vật liệu, thiết bị, nhân công và các chi phí khác.
Ngân sách quản lý dự án không phải là "20.000 đô la". Đó là bản phân tích rõ ràng về cách bạn sẽ chi tiêu 20.000 đô la đó và lý do bạn chi tiêu như vậy.
Về lý thuyết, một nhân viên mới được tuyển dụng nên có thể bước vào văn phòng hoặc cơ quan của bạn và thực hiện ngân sách mà bạn đã lập mà không cần hướng dẫn thêm. Thật không may, việc quản lý ngân sách dự án không phải là việc dễ dàng nếu không có phương pháp và công cụ phù hợp.
Những gì cần được bao gồm trong ngân sách dự án?
Để bắt đầu, ngân sách của bạn nên bao gồm ba thành phần chính:
- Tổng chi phí dự án: Nhân công, vật liệu và thiết bị
- Cách phân bổ nguồn lực: Phân bổ ngân sách dự án thường được chia theo các kết quả đầu ra
- Dòng thời gian dự án : Phân tích chi tiết thời điểm bạn dự kiến sẽ chi tiêu số tiền liên quan đến từng kết quả dự án
Chúng tôi sẽ đi vào chi tiết về cách tích hợp từng thành phần này vào ngân sách của bạn trong phần tiếp theo.
⭐ Mẫu nổi bật
Kiểm soát chi phí dự án của bạn với Mẫu ngân sách dự án của ClickUp với WBS. Lập kế hoạch chi tiêu, theo dõi chi tiêu và kiểm soát ngân sách của bạn một cách dễ dàng!
Tại sao quản lý ngân sách dự án lại quan trọng?
Vì ngân sách của bạn bao gồm bối cảnh về dự án, nên nó có thể được sử dụng để hướng dẫn và theo dõi nhóm của bạn. Quản lý ngân sách tốt có thể giúp bạn:
- Kiểm soát phạm vi dự án: Tất cả các quản lý dự án của công ty đều đã từng đối mặt với khách hàng liên tục thay đổi kỳ vọng. Quản lý ngân sách tích cực cho phép bạn xem những thay đổi này có phù hợp với phạm vi dự án ban đầu hay không, hoặc bạn cần thảo luận để thiết lập lại kỳ vọng.
- Kiểm soát chi phí dự án: Theo dõi chi tiêu của bạn trong quá trình thực hiện sẽ giúp phát hiện sớm các khoản chi vượt quá ngân sách trước khi bạn không còn đủ tiền để hoàn thành dự án. Chi phí thường nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn (hoặc nhóm của bạn), nhưng cách bạn xử lý chúng là điều bạn có thể kiểm soát — nếu bạn phát hiện kịp thời.
- Theo dõi tiến độ: Khi các mục ngân sách dự án được liên kết với các kết quả cần đạt được, bạn có thể dễ dàng biết được tiến độ của từng công việc. Ví dụ: nếu bạn chưa chi tiền cho các phông chữ cần thiết cho trang web, bạn sẽ biết rằng giai đoạn thiết kế chưa hoàn thành.
- Lập kế hoạch cho các dự án trong tương lai: Theo dõi tiến độ ngân sách dự án sẽ giúp bạn đưa ra ước tính chính xác hơn cho dự án tiếp theo. Bạn có thể thấy những dự đoán không phù hợp với thực tế và cải thiện kỹ năng dự báo của mình.
Cách quản lý ngân sách dự án trong 7 bước
Giờ bạn đã biết quản lý ngân sách dự án phức tạp như thế nào, có thể bạn sẽ cảm thấy hơi lo lắng. Đừng lo lắng! Với một chút kế hoạch, bất kỳ ai cũng có thể quản lý ngân sách dự án một cách xuất sắc. Hãy cùng xem cách xây dựng và quản lý ngân sách từng bước một.
1. Lập kế hoạch dự án từng bước
Bạn sẽ muốn bắt đầu với một kế hoạch dự án đầy đủ được lập ra với sự hợp tác của nhóm dự án và các bên liên quan. Tại thời điểm này, bạn thậm chí còn chưa có số liệu để làm việc — và điều đó không sao cả!
Một ngân sách dự án tốt đòi hỏi bạn phải biết toàn bộ phạm vi dự án và mọi kết quả mà nhóm của bạn phải chịu trách nhiệm.
Hãy xem các mẫu báo cáo chi phí này!
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Chế độ xem Dòng thời gian trong ClickUp cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan lý tưởng để giúp lập kế hoạch ngân sách dự án.
Chỉ vì chúng tôi gọi đây là "phác thảo" không có nghĩa là nó chỉ là bản sơ lược. Bạn sẽ cần chia nhỏ từng kết quả cần đạt được thành các bước tiến độ để có thể thấy được mọi nguồn lực cần thiết.
Giả sử dự án của bạn là một gói quảng cáo trên mạng xã hội. Để quản lý ngân sách dự án, bạn sẽ cần các thành viên trong nhóm:
- Xây dựng ý tưởng cho chiến dịch
- Viết và chỉnh sửa bản sao
- Chọn lọc và mua hình ảnh stock
- Thực hiện chiến dịch
- Theo dõi và báo cáo hiệu suất
Hãy mời các thành viên trong nhóm của bạn kiểm tra các công việc con của từng sản phẩm cần giao. Họ thường xuyên tạo ra các sản phẩm như vậy, vì vậy họ biết tất cả mọi thứ cần thiết để tạo ra sản phẩm cuối cùng.
Phần thưởng: Mẫu sổ sách kế toán!
2. Danh sách công việc
Thời gian là tiền bạc, và các nguồn lực như nhân viên tự do, đào tạo và nghiên cứu cũng vậy. Mỗi bước mà nhóm của bạn thực hiện sẽ cần ít nhất một trong những yếu tố này.
Dưới mỗi công việc con, lập danh sách tất cả các nguồn lực cần thiết. Dưới đây là một số nguồn lực dự án phổ biến:
- Thành viên nhóm: Sẽ có bao nhiêu nhân viên nội bộ tham gia công việc dự án và trong bao lâu? Bạn có cần thuê thêm nhân viên tự do không?
- Thiết bị và giấy phép: Bạn có cần truy cập vào bất kỳ thiết bị vật lý nào hoặc công cụ trực tuyến không? Bạn sẽ mua chúng trực tiếp hay trả phí giấy phép — và nếu là trường hợp sau, trong bao lâu?
- Đào tạo: Những kỹ năng nào nhân viên của bạn cần học mà họ chưa có? Họ sẽ sử dụng những nguồn lực nào để học những kỹ năng đó, và mất bao lâu?
- Nghiên cứu: Bạn có cần mua nghiên cứu ngành hoặc nghiên cứu thí điểm để tìm hiểu đối tượng mục tiêu của bạn sẽ phản ứng như thế nào không?
- Du lịch và khách sạn: Có ai có kế hoạch bay đến địa điểm của khách hàng, tổ chức bữa trưa kinh doanh hoặc gọi xe chung để xử lý các công việc liên quan đến dự án không?
- Dịch vụ chuyên nghiệp: Bạn có thuê tư vấn hoặc chuyên gia khác để hướng dẫn dự án của mình không?
Bạn có thể có các chi phí khác, như mua sắm và CNTT, liên quan đến ngân sách dự án của mình, nhưng danh sách trên bao gồm các nguồn lực phổ biến nhất cần thiết cho các nhóm như của bạn.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Lập danh sách tất cả các yêu cầu về nguồn lực cùng với các bên liên quan trên Bảng trắng ảo ClickUp
Liên quan: Mẫu danh sách giá!
3. Gán chi phí cho từng nguồn lực
Sau khi đã chia nhỏ dự án thành từng nguồn lực cần thiết, đã đến lúc tính toán chi phí của tất cả các nguồn lực này.
Có bốn cách để ước tính ngân sách dự án. Đọc mô tả về các phương pháp dưới đây và chọn một phương pháp phù hợp với cơ cấu tổ chức và các công cụ có sẵn của bạn.
Quy trình 1: Phương pháp từ trên xuống
Nếu bạn đã có số tiền được phân bổ cho dự án, công việc của bạn là xác định những gì bạn có thể đạt được với số tiền đó. Phân bổ một số tiền nhất định cho từng kết quả dựa trên mức độ sử dụng tài nguyên của từng bước. Sau đó, các quản lý dự án nên phân bổ tất cả các công việc con.
Lập ngân sách theo phương pháp từ trên xuống có thể yêu cầu bạn cắt giảm phạm vi dự án và nghĩ ra các cách hiệu quả hơn về chi phí để đạt được mục tiêu của mình.
Quy trình 2: Phương pháp từ dưới lên
Gán một số tiền cho từng nguồn lực bạn đã liệt kê ở bước trước, sau đó tổng hợp tất cả để có được ngân sách dự án cuối cùng. Bạn sẽ cần ước tính số giờ làm việc, mức thù lao của nhân viên tự do và chi phí công cụ để có được con số chính xác. Hãy nhờ nhóm của bạn (hoặc quản lý dự án) giúp đỡ nếu bạn không chắc chắn về mức hợp lý cho bất kỳ mục nào.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Hãy thử Chế độ xem khối lượng công việc để lập kế hoạch và sử dụng tài nguyên hiệu quả
Quy trình 3: So sánh tương đồng
Tìm một dự án trước đây tương tự như dự án bạn đang lập ngân sách và sử dụng chi phí thực tế của dự án đó làm ước tính cho dự án hiện tại. Phương pháp này chỉ hiệu quả nếu 1) chi phí dự án trước đây của bạn bao gồm so sánh giữa chi phí ước tính và chi phí thực tế cùng ghi chú về các chi phí phát sinh ngoài dự kiến và 2) hai dự án có phạm vi gần như giống hệt nhau.
Quy trình 4: Phương pháp ba điểm
Phương pháp này yêu cầu bạn lập ba ngân sách khác nhau và sau đó tính trung bình. Bạn cần tính toán:
- Kịch bản ngân sách tốt nhất: Mọi bước được hoàn thành trong thời gian ngắn nhất có thể và tất cả các nguồn lực cần thiết có thể được tìm thấy với mức giá hợp lý nhất.
- Ngân sách trong tình huống xấu nhất: Bạn bị chậm tiến độ và phải trả tiền làm thêm giờ hoặc phí gấp, phải mua thiết bị đắt tiền hơn, và nhiều vấn đề khác.
- Kịch bản ngân sách có khả năng xảy ra nhất: Mọi người chủ yếu làm việc đúng tiến độ, mặc dù một vài bước mất nhiều thời gian hơn kế hoạch và bạn không được giá thấp nhất, nhưng cũng không phải trả phí quá cao.
Lấy ba con số này và tính trung bình để tính tổng ngân sách của bạn. Cân nhắc trọng số cao hơn một trong số đó, tùy thuộc vào kịch bản mà bạn cho là có khả năng xảy ra nhất.
Nếu bạn đang phân vân giữa các phương pháp ước tính ngân sách dự án, đừng lo lắng! Bạn luôn có thể kết hợp chúng. Ví dụ, bạn có thể sử dụng ước tính từ dưới lên để xây dựng ngân sách dự án cho phương pháp ba điểm.
Phần thưởng: Mẫu đề xuất ngân sách!
4. Thêm dự phòng
Chi phí dự phòng là khoản tiền dự trù cho trường hợp xấu nhất, khi bạn thực sự gặp phải tình huống tồi tệ nhất trong kế hoạch ngân sách. Đây là một phần thiết yếu trong kế hoạch quản lý rủi ro chi phí của bạn.
Thông thường, quỹ dự phòng của bạn sẽ chiếm 5-10% tổng ngân sách dự án. Bạn có thể không cần phải sử dụng quỹ dự phòng thường xuyên, điều này thật tuyệt vời!
Tuy nhiên, mọi ngân sách dự án đều nên có chúng, để đề phòng trường hợp khẩn cấp. Quản lý ngân sách dự án sẽ bớt căng thẳng hơn khi bạn biết mình có bản sao lưu!
Phần thưởng: Mẫu mô hình kinh doanh
5. Lập tài liệu ngân sách
Khi bạn đã có tất cả các sản phẩm cần giao và số lượng kèm theo, đã đến lúc lập một tài liệu ngân sách chính thức. Chúng tôi rất thích sử dụng ClickUp để lập ngân sách dự án (và chúng tôi đã chia sẻ một số mẫu hữu ích dưới đây!).
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Clickup Docs giúp bạn ghi chép ngân sách dự án một cách an toàn và hợp tác.
Nếu bạn chưa sử dụng ClickUp, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng phần mềm quản lý dự án miễn phí thay vì bảng tính. Một ứng dụng tốt sẽ giúp bạn dễ dàng sắp xếp và cập nhật tất cả thông tin cần thiết.
Và nhân tiện, tài liệu ngân sách dự án của bạn nên bao gồm:
- Mỗi sản phẩm phải giao (và tất cả các công việc con cho mỗi sản phẩm), cùng với ngày đáo hạn cuối cùng và thời hạn nội bộ.
- Các mục dưới mỗi công việc con với mọi nguồn lực cần thiết và chi phí dự kiến.
- Khi bạn dự kiến chi tiêu cho từng nguồn lực dựa trên lịch trình dự án.
- Một không gian để liệt kê chi phí thực tế và ngày chi tiêu, để bạn có thể cập nhật ngân sách khi dự án diễn ra.
- Ai chịu trách nhiệm cho từng mục: Ai sẽ thu thập hóa đơn chi phí đi lại? Ai sẽ giám sát hóa đơn của các freelancer?
Sau khi có tất cả thông tin đó, cộng tổng chi phí cho từng sản phẩm hoặc cột mốc để tính toán ngân sách dự án dự kiến.
Và bước cuối cùng, hãy yêu cầu các thành viên trong nhóm đang làm việc trong dự án xem lại ngân sách (một lần nữa) để đảm bảo bạn không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào. Tốt hơn là phát hiện ra sai sót ở giai đoạn này hơn là ở giữa quá trình lập ngân sách dự án.
📮 ClickUp Insight: 78% số người tham gia khảo sát của chúng tôi lập kế hoạch chi tiết như một phần của quá trình đặt mục tiêu. Tuy nhiên, có đến 50% số người không theo dõi các kế hoạch đó bằng các công cụ chuyên dụng. 👀
Với ClickUp, bạn có thể chuyển đổi mục tiêu thành các công việc có thể thực hiện được một cách liền mạch, cho phép bạn hoàn thành chúng từng bước một. Ngoài ra, Bảng điều khiển không cần mã của chúng tôi cung cấp hình ảnh trực quan rõ ràng về tiến độ của bạn, hiển thị tiến độ và cho bạn quyền kiểm soát và hiển thị công việc của mình nhiều hơn. Bởi vì "hy vọng điều tốt nhất" không phải là một chiến lược đáng tin cậy.
💫 Kết quả thực tế: Người dùng ClickUp cho biết họ có thể đảm nhận thêm khoảng 10% công việc mà không cảm thấy mệt mỏi.
6. Được phê duyệt ngân sách dự án
Bạn có thể trình bày ngân sách của mình cho khách hàng hoặc chỉ cần gửi cho sếp hoặc các bên liên quan khác. Điều chỉnh yêu cầu của bạn cho phù hợp với đối tượng.
Tuy nhiên, hãy đảm bảo bạn bao gồm các chi tiết cho thấy ngân sách của bạn sẽ dẫn đến kết quả dự án mong muốn như thế nào — và bất kỳ sự giảm sút nào trong nguồn tài trợ sẽ dẫn đến những thay đổi về phạm vi dự án. Công việc bạn đã hoàn thành trong các bước trước sẽ giúp bạn dễ dàng biện minh cho yêu cầu ngân sách dự án của mình.
7. Theo dõi (và điều chỉnh) ngân sách của bạn
Ngân sách của bạn chỉ có thể giúp bạn theo dõi tiến độ và kiểm soát chi phí và phạm vi nếu bạn luôn cập nhật ngân sách. Bạn không cần cập nhật ngân sách ngay sau mỗi lần mua hàng, nhưng bạn nên dành thời gian để thêm chi phí và đánh giá xem bạn có đang chệch quá nhiều so với chi phí ước lượng hay không.
Tần suất cập nhật tối ưu sẽ khác nhau tùy thuộc vào độ dài của từng giai đoạn và/hoặc thời gian giữa mỗi kết quả đầu ra. Ngân sách bao gồm nhiều chi phí quảng cáo trên mạng xã hội có thể cần được cập nhật vài ngày một lần; ngân sách dự án cho một trang web 200 trang có thể chỉ cần kiểm tra hàng tuần hoặc hai tuần một lần.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Trường Tùy chỉnh trong ClickUp giúp bạn nhanh chóng xác định sự chênh lệch giữa chi tiêu dự án và ngân sách.
Nếu bạn phát hiện ra sự chênh lệch nghiêm trọng giữa ngân sách và chi tiêu thực tế, hãy chuyển sang chế độ giảm thiểu rủi ro. Đầu tiên, hãy tìm ra nguyên nhân của sự cố. Bạn có bỏ sót một công việc con mà freelancer của bạn phải mất cả ngày để hoàn thành không? Khách hàng có thay đổi kế hoạch dự án giữa chừng khiến bạn phải làm lại từ đầu không?
Bất cứ khi nào bạn phát hiện ra lỗi, hãy kiểm tra xem lỗi đó có lặp lại ở các giai đoạn và sản phẩm khác hay không. Cuối cùng, kiểm tra xem kế hoạch dự phòng của bạn có đủ để chi trả cho các chi phí phát sinh ngoài dự kiến hay không. Nếu không, bạn có thể phân bổ lại nguồn lực hoặc tìm cách sử dụng ít nguồn lực hơn cho các công việc con khác mà nhóm của bạn chưa bắt đầu thực hiện không?
Hoặc bạn cần thảo luận về các tùy chọn khác?
Các cuộc thảo luận này có thể liên quan đến sếp hoặc khách hàng của bạn, và chúng không dễ dàng chút nào. Nhưng bạn càng thảo luận sớm, bạn càng có nhiều khả năng tìm ra giải pháp ít nhất là phù hợp với mọi người, ngay cả khi đó không phải là giải pháp lý tưởng.
Đảm bảo rằng mọi thay đổi đều được ghi lại trong ngân sách dự án cùng với các ghi chú để bạn có thể nhớ những gì đã xảy ra và lập kế hoạch chi tiêu chính xác trong tương lai.
Hãy xem các mẫu sổ cái chung này!
7 mẫu để quản lý ngân sách dự án
Đến đây, bạn đã biết quản lý ngân sách dự án là một công việc phức tạp — vậy tại sao không làm cuộc sống của bạn dễ dàng hơn với một mẫu? Bạn sẽ tiết kiệm thời gian thiết lập và có quyền truy cập vào Bảng điều khiển tuyệt vời của ClickUp để giúp hình dung ngân sách và tiến độ dự án của bạn.
Dưới đây là bảy mẫu ngân sách dự án ClickUp miễn phí yêu thích của chúng tôi, giúp bạn trở thành chuyên gia quản lý ngân sách trong thời gian ngắn:
1. Mẫu phác thảo dự án ClickUp
Vì quá trình lập ngân sách bắt đầu với bản phác thảo dự án đầy đủ, tại sao bạn không bắt đầu quá trình của mình với Mẫu phác thảo dự án của ClickUp? Mẫu này có không gian để bạn thêm mọi thứ cần thiết cho việc lập kế hoạch trước ngân sách:
- Bối cảnh dự án
- Giới thiệu dự án
- Mục tiêu
- Hạn chế và Giả định
- Dòng thời gian
- Các kết quả chính
- Ngân sách và Đầu tư
Đây không phải là mẫu duy nhất bạn cần để lập ngân sách dự án, nhưng nó sẽ là mẫu đầu tiên bạn nên sử dụng trong quá trình lập ngân sách.
Lý tưởng cho: Tạo kế hoạch dự án toàn diện để làm cơ sở tính toán ngân sách dự án.
2. Mẫu ma trận tài nguyên dự án ClickUp
Dự toán chi phí cần tính toán... rất nhiều tính toán. Mẫu Ma trận tài nguyên dự án của ClickUp hướng dẫn bạn thực hiện các phép tính đó bằng cách cho bạn biết nơi đặt các số và tính toán số tiền cuối cùng bằng các trường công thức.
Sử dụng nó để ước tính chi phí cho tất cả các loại tài nguyên (nhân công, thiết bị, chi phí chung, công cụ SaaS và nguyên liệu thô), vì vậy đừng ngại sử dụng nó cho cả những dự án khó thực hiện nhất. Các chế độ xem trên mẫu này bao gồm:
- Hướng dẫn bắt đầu
- Bảng Kanban
- Biểu mẫu đầu vào tài nguyên
- Danh sách công việc
- Bảng chi phí
- Dòng thời gian
Các tính năng này giúp bạn dễ dàng nhập ước tính chi phí, lập kế hoạch quản lý tài nguyên dự án và xem bạn nên ở đâu trong dòng thời gian ngân sách tại bất kỳ thời điểm nào.
Lý tưởng cho: Tính toán hiệu quả tất cả chi phí tài nguyên để chuẩn bị ngân sách dự án.
3. Mẫu quản lý dự án có ngân sách của ClickUp
Mẫu Quản lý dự án theo ngân sách của ClickUp được thiết kế để giúp bạn tuân thủ ngân sách và tiến độ.
Với mẫu này, bạn sẽ có thể:
- Sắp xếp công việc thành các giai đoạn tuần tự
- Ưu tiên công việc theo hạn chế ngân sách
- Theo dõi tiến độ và chi phí theo thời gian thực
Phân loại và thêm chín thuộc tính như Ngân sách còn lại, Ngân sách dự án, Giai đoạn dự án, Trong ngân sách và Ghi chú.
Chế độ xem Lịch trình dự án cho phép bạn lập kế hoạch dòng thời gian và các cột mốc cho dự án. Chế độ xem Ngân sách giúp bạn quản lý và theo dõi các chi phí liên quan đến dự án.
Lý tưởng cho: Quản lý ngân sách và lợi nhuận của dự án một cách dễ dàng.
4. Mẫu phân tích chi phí ClickUp
Với Mẫu phân tích chi phí của ClickUp, bạn có thể nhanh chóng và chính xác đánh giá tác động của chi phí đến thành công của dự án bằng cách theo dõi và phân tích chúng ở một nơi.
Mở 6 chế độ xem khác nhau trong các cấu hình ClickUp khác nhau, chẳng hạn như Biến chi phí, Biến lợi ích, Hồ sơ chi phí năm hiện tại, Phân tích và Hướng dẫn bắt đầu để bạn có thể phân tích nhanh chóng.
Mẫu này cung cấp cho các quản lý dự án một cách hợp lý để theo dõi chi phí và xác định các lĩnh vực có thể tiết kiệm.
Lý tưởng cho: Phân tích chi phí dự án để xác định phạm vi cải thiện hiệu quả.
5. Mẫu yêu cầu và phê duyệt dự án ClickUp
Nếu bạn muốn một công cụ theo dõi nâng cao và chi tiết hơn mẫu Kết quả dự án, hãy chuyển sang Mẫu yêu cầu và phê duyệt dự án của ClickUp.
- Nó đi kèm với các chế độ xem Danh sách, Kanban và Gantt được tạo sẵn để bạn có thể sắp xếp danh sách việc cần làm và xem dòng thời gian của mình trong nháy mắt.
- Danh sách công việc được lưu sẵn chỉ yêu cầu bạn thêm chi tiết, vì vậy bạn không cần phải xây dựng dự án từ đầu.
- Có sáu Trường Tùy chỉnh trong ClickUp, bao gồm ngân sách, chi tiêu và ngân sách còn lại.
Bạn có thể đặt ngày đáo hạn và mức độ ưu tiên — điều này có thể giúp hướng dẫn điều chỉnh ngân sách nếu cần thiết.
Lý tưởng cho: Đang theo dõi và quản lý tất cả các yêu cầu và phê duyệt dự án.
6. Mẫu quản lý chi phí dự án ClickUp
Nếu bạn có nhiều ngân sách dự án cần quản lý, hãy sử dụng Mẫu quản lý chi phí dự án của ClickUp để có chế độ xem tổng quan về mọi thứ. Mẫu này có sáu trạng thái (bao gồm mọi thứ từ dự án mới đến ngân sách đang phát triển đến dự án đã hoàn thành) và sáu chế độ xem:
- Danh sách công việc dự án
- Bảng chi phí dự án
- Bảng quy trình phê duyệt
- Hướng dẫn bắt đầu
- Lịch
- Biểu mẫu yêu cầu chi phí dự án
Đây là mẫu quản lý ngân sách dự án duy nhất để quản lý tất cả các dự án và giúp bạn tổ chức công việc một cách hiệu quả.
Lý tưởng cho: Theo dõi và trực quan hóa ngân sách dự án trên nhiều dự án.
7. Mẫu sản phẩm dự án ClickUp
Đến đây, bạn đã biết tầm quan trọng của việc phân chia ngân sách dự án theo sản phẩm (và sau đó là công việc con). Mẫu Sản phẩm dự án của ClickUp bao gồm các trường tùy chỉnh cho ngân sách, ngân sách còn lại và chi tiêu cho đến thời điểm hiện tại.
Nó cung cấp sáu chế độ xem, bao gồm chế độ xem Gantt và Danh sách ngân sách dự án, cùng tính năng tự động hóa sẽ đăng bình luận khi bất kỳ trường tùy chỉnh nào được thay đổi bởi trưởng nhóm hoặc quản lý dự án.
Nói cách khác, mẫu này là một công cụ theo dõi ngân sách trực tiếp sẵn sàng cho các cơ quan. Quản lý ngân sách dự án sẽ trở nên dễ dàng với mẫu này.
Lý tưởng cho: Theo dõi ngân sách dự án theo thời gian thực theo các kết quả đầu ra.
Quản lý ngân sách dự án: Các phương pháp hay nhất để thành công
- Hãy thực tế: Sử dụng dữ liệu dự án trong quá khứ và thông tin chi tiết từ các thành viên trong nhóm để tạo ra một ngân sách thực tế và có thể đạt được. Tạo một tài liệu (hoặc sử dụng mẫu Project Post Mortem của ClickUp ) để theo dõi thông tin chi tiết của bạn. Điều này giúp ước tính chi phí chính xác và điều chỉnh chúng cho phù hợp với mục tiêu dự án
- Nêu rõ các hạn chế: Xác định giới hạn ngân sách tổng thể và các hạn chế cụ thể cho từng công việc để đảm bảo sử dụng tài nguyên hiệu quả
- Giữ chi phí minh bạch: Chia dự án thành các công việc nhỏ hơn và ước tính chi phí cho từng công việc, bao gồm nhân công, vật liệu và chi phí chung. Sự minh bạch này giúp theo dõi các khoản tiết kiệm hoặc chi phí vượt dự toán tiềm năng
- Có dự phòng cho trường hợp khẩn cấp: Khi lập kế hoạch dự án, hãy dành 10-20% tổng ngân sách cho các chi phí bất ngờ để duy trì sự ổn định tài chính
- Giám sát và điều chỉnh khi cần thiết: Thường xuyên so sánh chi phí thực tế với ngân sách để phát hiện sớm các sai lệch. Ngoài ra, cập nhật dự báo ngân sách thường xuyên để phản ánh những thay đổi trong phạm vi dự án hoặc chi phí phát sinh bất ngờ, đảm bảo sự phù hợp với tiến độ dự án
- Giao tiếp quá mức: Duy trì đường dây liên lạc cởi mở với các bên liên quan về trạng thái ngân sách, chi phí sắp tới và bất kỳ điều chỉnh cần thiết nào. Điều này thúc đẩy sự minh bạch và giúp quản lý kỳ vọng. Tổ chức các cuộc họp đánh giá ngân sách thường xuyên với họ để xác thực các giả định và xác nhận ước tính
- Xác định rõ phạm vi: Phạm vi được xác định rõ ràng sẽ ngăn chặn sự mở rộng phạm vi, dẫn đến vượt ngân sách. Đồng thời, triển khai quy trình kiểm soát thay đổi chính thức để quản lý mọi sửa đổi trong phạm vi dự án có thể ảnh hưởng đến ngân sách
- Tận dụng công nghệ: Sử dụng phần mềm quản lý dự án như ClickUp để hợp lý hóa việc theo dõi và báo cáo chi tiêu ngân sách, nâng cao tính chính xác và hiệu quả
Bằng cách tuân thủ các phương pháp hay nhất này, các nhà quản lý dự án có thể quản lý ngân sách hiệu quả, đảm bảo các dự án được hoàn thành đúng thời hạn và trong phạm vi tài chính cho phép, đồng thời duy trì các tiêu chuẩn chất lượng.
Đơn giản hóa quản lý ngân sách dự án với ClickUp
Quản lý ngân sách thành công đồng nghĩa với thành công của dự án… vì vậy, hãy dành thời gian để xây dựng quy trình lập ngân sách dự án kỹ lưỡng và chu đáo. Tuy nhiên, điều đó không dừng lại ở đó.
Thành công đến từ việc quản lý ngân sách dự án trong suốt quá trình thực hiện để đảm bảo không có sự chênh lệch đáng kể. Khi có nhiều việc phải làm, việc này có thể tốn rất nhiều thời gian quý báu. Đó là lý do tại sao các nhà quản lý dự án tin tưởng vào các công cụ chuyên dụng như ClickUp.
Kết hợp kiến thức của bạn với các công cụ tuyệt vời của chúng tôi với nhiều mức giá thuận tiện để xây dựng ngân sách dẫn đến thành công cho các dự án.
Bắt đầu sử dụng ClickUp ngay hôm nay!