Ed Naughton là Chủ tịch và Người sáng lập Viện Quản lý Dự án, cựu Phó Chủ tịch Hiệp hội Quản lý Dự án Quốc tế (IPMA), đồng thời là chuyên gia có uy tín quốc tế trong lĩnh vực này.
Truy cập PM World Library và International Project Management Association để xem các công việc đã xuất bản của ông.
Bạn có biết rằng có tới 35% dự án không đạt được mục tiêu kinh doanh là sự hài lòng của các bên liên quan?
Sự thành công của một dự án thường phụ thuộc vào cách bạn tiếp cận quản lý rủi ro, chủ yếu là cách bạn xử lý rủi ro chi phí dự án.
Vì vậy, trong số tất cả các dự án thành công, chỉ 62% quản lý được ngân sách . Vượt quá ngân sách kế hoạch của dự án, hay còn gọi là chi phí vượt dự toán, là một trong những rủi ro phổ biến nhất.
Để tránh điều đó xảy ra, mỗi dự án nên có kế hoạch quản lý rủi ro. Phân tích và quản lý rủi ro là điều cần thiết để đảm bảo dự án của bạn diễn ra suôn sẻ với ít bất ngờ nhất có thể.
Mặc dù rủi ro không phải là thứ có thể quản lý hoàn toàn, nhưng có một kế hoạch thích hợp để đối phó với rủi ro là rất quan trọng nếu bạn muốn dự án của mình không thất bại.
Rủi ro chi phí trong quản lý dự án là gì?
Rủi ro chi phí là một trong những rủi ro dự án phổ biến nhất. Rủi ro này có thể phát sinh từ việc lập kế hoạch ngân sách kém và ước tính chi phí không chính xác. Rủi ro chi phí là rủi ro vượt quá ngân sách của dự án hoặc không mang lại giá trị hợp lý để bù đắp chi phí. Ngoài ra, bạn có thể phải đối mặt với chi phí cao hơn do các yếu tố nội bộ hoặc bên ngoài. Nhưng chính xác thì đó là những yếu tố nào?
Rủi ro chi phí nội bộ
Rủi ro nội bộ xảy ra do các hành động bên trong doanh nghiệp. Ví dụ, đánh giá thấp khối lượng công việc cần thiết cho một dự án có thể dẫn đến việc kéo dài thời gian thực hiện, làm tăng chi phí của dự án. Dự án càng dài, chi phí càng cao. Điều này là hiển nhiên! Điều đó cũng có nghĩa là rủi ro này không chỉ liên quan đến tiến độ mà còn liên quan đến hiệu suất và chất lượng.
Điểm tốt về rủi ro nội bộ là bạn có thể tránh được chúng bằng cách lập kế hoạch và quản lý dự án phù hợp. Mặt khác, rủi ro chi phí bên ngoài thường nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn.
Rủi ro chi phí bên ngoài
Rủi ro chi phí bên ngoài bao gồm những rủi ro xảy ra bên ngoài doanh nghiệp. Đó có thể là những thay đổi về quy định hoặc tiêu chuẩn ngành, hoặc phí ngân hàng. Mặc dù bạn không thể kiểm soát những vấn đề này, nhưng bạn có thể giảm thiểu tác động của chúng đối với dự án của mình.
Vấn đề lớn nhất của những rủi ro này là bạn không thể dự đoán khả năng xuất hiện của chúng. Các nhóm rủi ro chi phí bên ngoài bao gồm rủi ro kinh tế, chính trị và rủi ro tự nhiên.
Tại sao quản lý rủi ro chi phí lại quan trọng?
Có nhiều nguyên nhân dẫn đến thất bại, nhưng hầu hết các vấn đề đều liên quan đến việc quản lý chi phí kém. Nói một cách đơn giản, nếu bạn không kiểm soát được chi phí, dự án của bạn sẽ thất bại. Với quản lý rủi ro chi phí, bạn có thể dự đoán các chi phí trong tương lai. Khả năng hiển thị ngân sách là một điều rất hữu ích vì nó cho phép bạn đưa ra các quyết định giúp bạn tránh khỏi nợ nần.
Theo nghiên cứu của PMI năm 2021, 38% dự án không nằm trong phạm vi ngân sách đã kế hoạch và 35% dự án thất bại do mất ngân sách.
Quản lý rủi ro chi phí là một phần quan trọng trong quản lý dự án vì thành công hay thất bại của dự án thường phụ thuộc vào nó.
Sử dụng các mẹo sau để quản lý rủi ro chi phí dự án tốt hơn và tăng cơ hội thành công.
10 mẹo hiệu quả để quản lý rủi ro chi phí dự án
Mặc dù bạn có thể không kiểm soát được tất cả các rủi ro liên quan đến dự án của mình, nhưng bạn nên chuẩn bị cho chúng càng nhiều càng tốt, đặc biệt là những rủi ro mà bạn có thể kiểm soát. Dưới đây là một số điều cần lưu ý khi cố gắng quản lý rủi ro chi phí dự án:
1. Chú ý đến các lĩnh vực có thể gây tăng chi phí
Chi phí dự án thường được chia thành ba nhóm cơ bản:
- Chi phí trực tiếp* là chi phí cần thiết trực tiếp để hỗ trợ dự án của bạn. Chi phí này bao gồm nhân công, thiết bị và vật liệu.
- Chi phí gián tiếp bao gồm các khía cạnh hành chính và vận hành của dự án, chẳng hạn như chi phí xem xét tài liệu, tiến hành đánh giá hoặc thuê thanh tra cho dự án.
- Chi phí chung bao gồm chi phí của các hoạt động mà bạn không thể liên kết trực tiếp hoặc gián tiếp với dự án. Các chi phí kinh doanh thiết yếu, chẳng hạn như tiền thuê và tiện ích, chi phí pháp lý, đào tạo và bảo hiểm, cũng là một phần của chi phí chung.
*Chi phí trực tiếp thường là nguồn gốc của rủi ro chi phí trong các loại chi phí này. Do đó, việc chú ý đến chi phí lao động, thiết bị và vật liệu là rất quan trọng để giảm thiểu rủi ro chi phí tăng đột biến.
2. Bao gồm các chi phí dự phòng trong ngân sách dự án của bạn
Sự cố là một tình huống trong tương lai mà bạn không thể đảm bảo sẽ xảy ra hay không. Ví dụ, bạn không thể đảm bảo rằng dự án của bạn sẽ hoàn thành đúng thời hạn, điều này làm tăng chi phí nhân công và chi phí chung.
Việc bao gồm các chi phí dự phòng trong ngân sách dự án sẽ giảm thiểu tác động của những sự kiện này đến kết quả kinh doanh của bạn. Ngoài ra, việc dành một phần ngân sách sẽ giúp bạn đối phó với các chi phí phát sinh ngoài dự kiến.
Cân nhắc dành một phần ngân sách lớn hơn cho các dự án có rủi ro cao.
3. Lập kế hoạch quản lý rủi ro kỹ lưỡng
Một dự án thành công cần có lộ trình chi tiết. Lộ trình cung cấp cái nhìn tổng quan về dòng thời gian và mục tiêu của dự án. Là một phần của lộ trình, bạn cần xác định các rủi ro có thể xảy ra.
Kế hoạch quản lý rủi ro giúp bạn xác định, đánh giá và giảm thiểu các rủi ro tiềm ẩn. Bạn cũng cần xác định mức độ chấp nhận rủi ro của mình; bạn có thể đặt ngưỡng cho mức độ rủi ro mà bạn sẵn sàng chấp nhận.
Khả năng chấp nhận rủi ro giúp bạn dễ dàng sắp xếp thứ tự ưu tiên của các rủi ro. Bạn có thể quyết định vấn đề nào cần được xử lý ngay lập tức và vấn đề nào có thể dẫn đến việc ra quyết định tốt hơn và giảm chi phí trong dài hạn.
Kế hoạch quản lý rủi ro cũng nên bao gồm kế hoạch ứng phó. Đầu tiên, hãy quyết định cách xử lý các sự kiện cụ thể, chẳng hạn như vượt quá ngân sách nhân công hoặc chi tiêu cho vật liệu nhiều hơn dự kiến.
4. Bắt đầu lập sổ đăng ký rủi ro dự án để theo dõi các rủi ro
Là một phần của kế hoạch quản lý rủi ro, hãy tạo một sổ đăng ký rủi ro. Sổ đăng ký rủi ro cung cấp danh sách tất cả các rủi ro mà bạn xác định trong quá trình đánh giá dự án. Nó cung cấp cho bạn một kế hoạch chi tiết để dự đoán và giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng.
Bao gồm nhiều trường để ghi lại từng rủi ro. Ví dụ: mô tả rủi ro, tác động dự kiến đối với dự án và kế hoạch ứng phó nếu rủi ro xảy ra. Bạn cũng có thể chỉ định một người phụ trách từng rủi ro thay vì giao trách nhiệm theo dõi rủi ro cho một thành viên duy nhất trong nhóm.
Tiếp tục theo dõi rủi ro trong từng giai đoạn của dự án. Theo dõi trạng thái của các rủi ro để biết khi nào cần khởi động kế hoạch ứng phó.
5. Xác định khả năng xảy ra và tác động của từng rủi ro
Danh mục rủi ro của bạn nên bao gồm khả năng xảy ra và tác động của từng rủi ro. Khả năng xảy ra của một rủi ro cụ thể là xác suất rủi ro đó sẽ xảy ra tại một thời điểm nào đó trong dự án.
Ví dụ, rủi ro chậm trễ do thiếu nguyên vật liệu từ nhà cung cấp hoặc nhà phân phối có thể tăng lên khi xảy ra vấn đề trong chuỗi cung ứng. Bạn cũng có thể phải đối mặt với khả năng chậm trễ cao hơn khi thiếu nhân công hoặc tài nguyên.
Sau khi phân tích khả năng xảy ra của một sự kiện, bạn cần xem xét tác động của nó. Hãy nghĩ về cách sự kiện đó có thể làm gián đoạn kế hoạch của bạn, khiến bạn phải dừng các công việc khác hoặc trì hoãn một giai đoạn của dự án.
Bạn cũng có thể đánh giá khả năng xảy ra và tác động của từng sự kiện trên thang điểm từ 1 đến 5 hoặc từ 1 đến 10. Đánh giá giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nguồn lực khi đối phó với rủi ro.
Bonus: Sử dụng các mẫu RAID để quản lý rủi ro!
6. Phác thảo cấu trúc phân chia công việc ( WBS )
Dự toán chi phí là quá trình dự báo chi phí của dự án để đạt được các mục tiêu cụ thể. Dự toán chi phí phải tính đến mọi yếu tố cần thiết cho dự án, bao gồm nhân công và vật liệu.
Cấu trúc phân chia công việc (WBS) giúp bạn lập dự toán chi phí chính xác hơn. Bạn cần chia dự án thành các công việc nhỏ hơn, dễ quản lý hơn.
WBS cũng là một công cụ phổ biến cho các dự án dựa trên kết quả. Bạn có thể chia dự án thành các gói công việc (WP) nhỏ hơn. Mỗi WP nên có chi phí, rủi ro và thành viên nhóm được phân công riêng. Gói công việc giúp dễ dàng phát hiện chi phí vượt quá ngân sách trong một công việc cụ thể trước khi nó bắt đầu ảnh hưởng đến các lĩnh vực khác của dự án.
7. Đo lường hiệu suất bằng Quản lý giá trị thu được (EVM)
Quản lý giá trị thu được (EVM) giúp bạn đo lường hiệu suất của từng công việc hoặc gói công việc. Quá trình này bao gồm đánh giá hiệu suất hiện tại so với hiệu suất theo kế hoạch.
Kỹ thuật này có thể giúp bạn quản lý và kiểm soát dự án, nhưng bạn không thể chỉ dựa vào EVM vì nó có thể thay đổi nhanh chóng.
Nếu bạn đo lường tất cả các rủi ro bằng EVM, bạn có thể bù đắp tác động của một hoặc nhiều rủi ro xảy ra bằng ngân sách dự phòng.
Giá trị thu được là số tiền ngân sách mà bạn đã kiếm được dựa trên lượng công việc đã hoàn thành.
Hãy lấy một ví dụ: ngân sách dự án là 20.000 đô la với dòng thời gian là sáu tháng. Sau ba tháng, bạn đã hoàn thành 50% công việc. Giá trị thu được hiện tại là 10.000 đô la. Ở giai đoạn này của dự án, bạn nên chi khoảng một nửa ngân sách.
Khi chi phí thực tế bắt đầu vượt quá giá trị thu được, bạn cần dừng lại và đánh giá nguyên nhân của việc chi phí vượt quá ngân sách.
8. So sánh các nhà cung cấp và nhà cung ứng cho dự án
Tìm được nhà cung cấp và nhà phân phối phù hợp cho dự án có thể giúp giảm thiểu rủi ro chi phí dự án. Sự chậm trễ và tăng chi phí từ nhà cung cấp và nhà phân phối có thể ảnh hưởng đến chi phí dự án của bạn theo nhiều cách.
Khi so sánh các nhà cung cấp và nhà thầu, đừng chỉ tập trung vào giá cả. Bạn cũng cần đảm bảo rằng các đối tác của mình đáng tin cậy và có khả năng cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ đúng hạn.
Ví dụ: nếu nhà cung cấp không thể hoàn thành đơn đặt hàng, bạn có thể phải sử dụng thiết bị, vật liệu hoặc phần mềm khác để hoàn thành công việc. Những thay đổi này có thể làm tăng chi phí và thời gian thực hiện dự án.
9. Tránh mở rộng phạm vi dự án
Thay đổi phạm vi dự án thường dẫn đến tăng chi phí. Khách hàng và các bên liên quan có thể đề xuất thay đổi dự án bất cứ lúc nào. Tuy nhiên, một số thay đổi có thể làm tăng đáng kể chi phí hoặc thời gian hoàn thành.
Các nhà quản lý dự án cần biết những thay đổi nào quá khó thực hiện nếu không có thêm kinh phí. Tuân thủ phạm vi dự án đã kế hoạch giúp giữ ngân sách và tiến độ dự án đi đúng hướng.
Tìm hiểu về tam giác quản lý dự án và xem chi phí, phạm vi và thời gian ảnh hưởng đến chất lượng dự án như thế nào.
Hãy tham khảo các mẫu đề xuất ngân sách này!
10. Sử dụng phần mềm quản lý dự án để theo dõi chi phí
Đừng bao giờ ngừng tìm kiếm các chi phí bất ngờ. Thay vào đó, hãy thường xuyên theo dõi tiến độ của bạn bằng cách sử dụng các công cụ tốt nhất hiện có, chẳng hạn như phần mềm quản lý dự án.
Các nền tảng quản lý dự án, chẳng hạn như ClickUp, cung cấp giải pháp có thể tùy chỉnh để theo dõi mọi lĩnh vực của dự án. Ví dụ: nếu bạn cảm thấy quá tải với việc quản lý rủi ro dự án, mẫu ngân sách của ClickUp có thể hữu ích để theo dõi ngân sách dự án và giúp bạn theo dõi rủi ro chi phí. Ngoài ra, bạn có thể dễ dàng quản lý quy trình công việc, đặt mục tiêu và xem thống kê thời gian thực với bảng điều khiển trực quan của ClickUp.
Đây chỉ là một vài trong số những lợi ích của phần mềm quản lý dự án. Bạn còn có thể tiết kiệm thời gian, cải thiện giao tiếp và nhiều hơn nữa.
Kiểm soát chi phí dự án
Quản lý rủi ro chi phí là yếu tố thiết yếu cho sự thành công của dự án tiếp theo của bạn. Hãy chú ý đến tất cả các chi phí liên quan trong từng giai đoạn của dự án.
Bạn có quyền kiểm soát nhiều nhất đối với chi phí trực tiếp, bao gồm chi phí thiết bị, vật liệu và nhân công. Để chuẩn bị tốt hơn cho các sự kiện rủi ro và kiểm soát tốt hơn rủi ro chi phí dự án, hãy cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý dự án.
Một giải pháp quản lý dự án hiệu quả như ClickUp có thể ngăn chặn việc lên lịch quá tải và giảm thiểu các yếu tố rủi ro khác liên quan đến tăng chi phí. Sử dụng nó để duy trì sự tổ chức, quản lý ngân sách, nhận báo cáo thời gian thực, giao tiếp với nhóm của bạn và nhiều hơn nữa.