Phân tích giá của một dự án, sản phẩm hoặc dịch vụ có thể mất nhiều thời gian và nỗ lực. Bạn phải tiếp cận vấn đề với độ chính xác và độ chính xác cao, không để lại chỗ cho sự không chắc chắn và giả định.
Đưa ra một con số ước chừng có vẻ là một cách dễ dàng, nhưng đó là điều cấm kỵ trong thế giới kinh doanh. Khách hàng, nhà đầu tư và nhà quản lý tương lai của bạn cần biết mức giá dự kiến để có thể lập kế hoạch ngân sách và phân bổ nguồn lực.
Nếu bạn bỏ sót chỉ một mục trong phương trình, bạn sẽ mở ra cơ hội cho những hiểu lầm, thông tin sai lệch và trong trường hợp xấu nhất là các vấn đề pháp lý. May mắn thay, có một cách để đảm bảo bạn tiết lộ tất cả thông tin liên quan, đó là mẫu ước tính. Chúng chứa các phần được tạo sẵn để hướng dẫn bạn tạo ước tính phù hợp với công việc của bạn và bao gồm mọi chi tiết liên quan đến chi phí.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về 10 mẫu hàng đầu để tạo tài liệu ước tính trong chốc lát. 💸
Mẫu ước tính là gì?
Dự toán là tài liệu cho biết bạn sẽ tính phí bao nhiêu cho các sản phẩm, dịch vụ hoặc dự án mà bạn đang thực hiện. Dự toán nêu chi tiết tất cả các chi phí liên quan đến mục được đề cập, cung cấp một bức tranh tổng quan về giá cuối cùng. Vì dự toán là ước tính tổng chi phí, nên chúng không có giá trị ràng buộc về mặt pháp lý và khách hàng tiềm năng của bạn có thể từ chối mà không phải chịu bất kỳ hậu quả nào.
Mẫu ước lượng là một phương pháp nhanh chóng để thực hiện ước lượng chi phí chất lượng. Thay vì phải tìm hiểu những phần nào cần đưa vào tài liệu, bạn có thể sử dụng mẫu và chỉ cần điền thông tin cần thiết. Mẫu ước lượng giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro phát sinh vấn đề, từ đó đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.
Các yếu tố cần thiết của mẫu ước tính là gì?
Nếu bạn muốn có một mẫu ước tính chất lượng, hãy đảm bảo rằng nó có các yếu tố (phần) thiết yếu sau:
- Thông tin của bạn: Mẫu ước tính thường bắt đầu với một không gian trống để bạn điền thông tin của mình
- Thông tin người nhận: Phần này cho phép bạn thêm thông tin về người nhận báo giá
- Phạm vi công việc: Đây là nơi bạn sẽ bao gồm mô tả về các sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn sẽ cung cấp. Hiển thị số lượng, vật liệu cần thiết và các công việc cụ thể cần hoàn thành
- Thông tin giá cả: Bao gồm chi tiết giá cả và thảo luận về thuế và các chương trình giảm giá hoặc khuyến mãi tiềm năng mà khách hàng của bạn có thể tận dụng
- Điều khoản thanh toán: Đây là nơi bạn sẽ nêu rõ thời hạn hiệu lực của báo giá, cùng với các phương thức và lịch thanh toán được chấp nhận
- Chữ ký: Mẫu báo giá phải có không gian để khách hàng ký tên nếu họ quyết định chấp nhận đề xuất của bạn
Hãy nhớ rằng các yếu tố thực tế và thứ tự của chúng phụ thuộc vào mục đích của mẫu. Ví dụ: mẫu dự toán dự án dành cho sử dụng nội bộ trông rất khác so với mẫu dự toán bạn sẽ sử dụng cho khách hàng.
10 mẫu ước tính hàng đầu để công bố chi phí dự kiến
Sau khi phân tích hàng chục mẫu ước tính, chúng tôi đã chọn ra những mẫu tốt nhất trong ClickUp, Excel và Word để giúp bạn duy trì sự minh bạch với khách hàng và tránh những hiểu lầm.
1. Mẫu quản lý chi phí dự án ClickUp
Nếu bạn muốn trở thành người làm chủ ngân sách dự án của mình, Mẫu quản lý chi phí dự án ClickUp là lựa chọn phù hợp nhất!
Mẫu này cho phép bạn ước tính chi phí, theo dõi nhiều dự án trong thời gian thực, trực quan hóa hiệu suất chi phí và phân bổ nguồn lực phù hợp. Mẫu này cực kỳ tiện lợi để xử lý các dự án phức tạp với nhiều bên liên quan, vì nó tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác và giao tiếp.
Điểm khởi đầu của bạn là chế độ xem Biểu mẫu yêu cầu chi phí dự án. Biểu mẫu ClickUp này là nơi các thành viên trong nhóm và đối tác của bạn cung cấp thông tin chi tiết về dự án của họ và công bố chi phí ước tính. Biểu mẫu có thể tùy chỉnh — bạn có thể thêm Trường nhiệm vụ ClickUp (thanh công cụ ở bên trái màn hình), chỉnh sửa các câu hỏi hiện có hoặc tạo câu hỏi mới để phù hợp với lĩnh vực công việc của công ty bạn.
Sau khi hoàn thành biểu mẫu, bạn sẽ có thể xem thông tin được cung cấp ở các chế độ xem khác nhau, bắt đầu với Chế độ xem Bảng chi phí dự án. Tại đây, các dự án của bạn được nhóm theo trạng thái (chẳng hạn như Cần phê duyệt, Đã phê duyệt và Hoàn thành) và chi phí của chúng. Các cột tương ứng với các câu hỏi trong biểu mẫu.
Trong khi đó, chế độ xem Lịch cho phép bạn xem các chi phí liên quan đến dự án trong lịch, đảm bảo bạn không bỏ lỡ bất kỳ thông tin nào.
Bảng quy trình phê duyệt hiển thị các dự án của bạn và kết quả phê duyệt, trong khi chế độ xem Danh sách dự án tóm tắt tất cả các chi tiết và hiển thị người được giao, ngày đáo hạn và người phê duyệt.
2. Mẫu bảng tính quản lý dự án ClickUp
Quản lý chi phí là một trong nhiều trách nhiệm của người quản lý dự án. Nếu bạn muốn có một mẫu giúp bạn theo dõi chi phí liên quan đến dự án và đảm bảo tất cả các công việc được hoàn thành đúng hạn và không gặp sự cố, hãy sử dụng Mẫu bảng tính quản lý dự án ClickUp.
Sử dụng mẫu và nhiều chế độ xem để tập trung tất cả thông tin liên quan đến dự án, đảm bảo tính rõ ràng, giao tiếp rõ ràng và tăng hiệu quả.
Chế độ xem đầu tiên là bảng Kết quả — tại đây, bạn chia dự án thành các giai đoạn và tạo công việc. Thêm người được giao, mức độ ưu tiên, trạng thái, mức độ rủi ro và các chi tiết khác để tạo tổng quan toàn diện. Theo mặc định, chế độ xem không bao gồm cột chi phí dự án, nhưng bạn có thể thêm Trường Tùy chỉnh.
Chế độ xem thứ hai là Quy trình phê duyệt. Bảng Kanban này hiển thị các công việc bạn đã thêm trong chế độ xem trước đó dưới dạng thẻ và phân loại chúng dựa trên trạng thái phê duyệt (như Đang chờ, Sẵn sàng phê duyệt hoặc Cần sửa đổi). Sử dụng chức năng kéo và thả của ClickUp để di chuyển các thẻ theo tiến độ công việc.
Chế độ xem Gantt dự án hiển thị tất cả các công việc trên dòng thời gian, cho phép bạn lập kế hoạch trước và quản lý khối lượng công việc với hiệu quả tối đa.
3. Mẫu ngân sách dự án ClickUp với WBS
Việc lập ngân sách dự án có thể nhanh chóng rơi vào hỗn loạn nếu bạn không chia nhỏ công việc thành các phần dễ quản lý. Với Mẫu Ngân sách Dự án ClickUp với WBS, bạn có thể xử lý ngay cả những dự án nhiều bước phức tạp nhất và theo dõi chi phí để đảm bảo không vượt quá giới hạn ngân sách.
Chế độ xem đầu tiên trong năm chế độ xem của mẫu là Cấu trúc phân chia công việc. Đây là nơi bạn sẽ chia dự án thành các giai đoạn để quản lý và theo dõi dễ dàng hơn. Thêm người được giao, ngày liên quan, mức độ ưu tiên, chi phí nhân công, chi phí vật liệu và tổng ngân sách dự án để tập trung thông tin.
Chế độ xem Lịch trình dự án là biểu đồ Gantt hiển thị dòng thời gian của dự án và có thể hữu ích trong việc lập kế hoạch dài hạn và ngăn chặn sự trùng lặp.
Trong chế độ xem Ngân sách , bạn đặt kính lúp lên chi phí và so sánh ước tính với số tiền thực tế đã chi tiêu. 🔍
Chế độ xem Trạng thái công việc là bảng Kanban phân loại các công việc của bạn dựa trên trạng thái của chúng (như Chưa hoàn thành, Đang tiến hành hoặc Đã hoàn thành). Để thay đổi trạng thái của một công việc, hãy sắp xếp lại thẻ tương ứng trên bảng bằng các thao tác kéo và thả đơn giản.
Cuối cùng, bạn có chế độ xem Tất cả hoạt động, nơi bạn có thể lùi lại một bước và xem tổng quan về tất cả các dự án của mình và các chi tiết của chúng, bao gồm các giai đoạn, ngày đáo hạn, trạng thái, tỷ lệ tiến độ và chi phí kế hoạch và thực tế.
Mẫu này cũng cho phép bạn hợp lý hóa quy trình làm việc với ClickUp Automations — tạo cảnh báo về việc vượt quá ngân sách và theo dõi chi phí của bạn.
4. Mẫu biểu mẫu báo giá ClickUp
Trước khi cung cấp cho khách hàng bản dự toán chi tiết, bạn phải hiểu rõ họ muốn gì. Mẫu biểu mẫu báo giá ClickUp giúp bạn hiểu rõ yêu cầu của khách hàng và đặt nền tảng vững chắc để cung cấp báo giá chính xác. 💪
Mẫu biểu mẫu ước tính này đặc biệt hữu ích cho những người cung cấp phạm vi sản phẩm hoặc dịch vụ rộng, vì nó giúp bạn xác định chính xác nhu cầu của khách hàng và giải quyết chúng với rủi ro nhầm lẫn tối thiểu.
Cốt lõi của mẫu là chế độ xem Biểu mẫu yêu cầu báo giá dịch vụ. Đây là bảng câu hỏi mà bạn gửi cho khách hàng và yêu cầu họ điền vào. Theo mặc định, biểu mẫu chứa các câu hỏi về dịch vụ cụ thể mà khách hàng quan tâm, lịch trình, mức độ kinh nghiệm yêu cầu và ngày bắt đầu dự kiến. Bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh biểu mẫu để đảm bảo nó phản ánh thương hiệu và lĩnh vực công việc của bạn.
Khi khách hàng gửi biểu mẫu, thông tin họ nhập sẽ xuất hiện trong chế độ xem Yêu cầu báo giá mới. Thay vì tên công việc, bạn sẽ thấy tên của người đã gửi biểu mẫu.
Chế độ xem Quá trình tạo báo giá là bảng Kanban hiển thị các công việc dưới dạng thẻ và sắp xếp chúng dựa trên trạng thái (chẳng hạn như Yêu cầu mới, Đang tiến hành, Đang xem xét và Đã sẵn sàng). Di chuyển các thẻ vào các cột tương ứng khi bạn thay đổi trạng thái.
Chế độ xem cuối cùng của mẫu (Tất cả yêu cầu) tóm tắt tất cả các yêu cầu cùng với chi tiết của chúng. Tổng quan chung này giúp bạn đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thông tin nào và cho phép bạn phân bổ nguồn lực một cách tự tin.
5. Mẫu biểu mẫu báo giá dịch vụ ClickUp
Bạn mệt mỏi với những cuộc trao đổi email dài dòng với khách hàng làm mất thời gian quý báu của bạn? Mẫu biểu mẫu báo giá dịch vụ ClickUp sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này! 🦸
Mẫu này giúp bạn thu thập thông tin cần thiết để cung cấp báo giá chính xác cho khách hàng tiềm năng mà không cần gọi điện, gửi email hay nhắn tin. Điều này có thể thực hiện được nhờ chế độ xem Biểu mẫu yêu cầu báo giá dịch vụ của mẫu.
Biểu mẫu yêu cầu khách hàng tiềm năng tiết lộ nhu cầu và yêu cầu của họ. Bạn có toàn quyền kiểm soát giao diện của biểu mẫu — tùy chỉnh các trường để thu thập thông tin chính xác mà bạn cần.
Bạn có thể gửi liên kết biểu mẫu trực tiếp đến khách hàng tiềm năng hoặc chia sẻ trên trang web hoặc hồ sơ mạng xã hội của mình, từ đó hợp lý hóa việc quản lý khách hàng.
Khi một người điền vào biểu mẫu, bạn sẽ thấy thông tin đã nhập trong chế độ xem Yêu cầu báo giá mới. Mỗi cột trong chế độ xem tương ứng với một câu hỏi trong biểu mẫu. Nếu cài đặt mặc định không phù hợp với bạn, bạn có thể cập nhật trong biểu mẫu.
Chế độ xem Quá trình tạo báo giá giúp bạn theo dõi tiến độ của từng yêu cầu báo giá bằng cách phân chia các công việc dựa trên trạng thái của chúng. Cập nhật bảng bằng cách kéo và thả các thẻ công việc.
Cuối cùng, biểu mẫu Tất cả yêu cầu cho bạn chế độ xem tổng quan về tất cả các yêu cầu được sắp xếp theo dịch vụ cung cấp.
6. Mẫu ước tính chi phí Excel của Template.net
Nếu bạn thích sử dụng bảng tính cũ để tính toán ước tính dự án và quản lý tài liệu, hãy tham gia khóa học Excel Cost Estimate Template của Template.net! 🚂
Bạn sẽ không nhận được hướng dẫn sử dụng mẫu ước tính Excel này, nhưng bạn sẽ có một ví dụ tuyệt vời. Theo mặc định, mẫu hiển thị ước tính chi phí cho một dự án phát triển web. Sau đó, mẫu chia dự án thành một số loại chi phí:
- Nhân sự
- Thiết bị
- Vật liệu
- Du lịch
Tiếp theo, bạn có cột Mô tả, trong đó liệt kê các mục liên quan đến danh mục. Cột Tiếp theo, Giá/Chi phí đơn vị, hiển thị ước tính giá của bạn theo đơn vị (trong trường hợp vật liệu và thiết bị) hoặc theo tỷ lệ (trong trường hợp nhân sự). Cột Tổng phụ tóm tắt tổng chi phí cho từng danh mục chi phí.
Bảng ở góc trên bên phải của mẫu tóm tắt tất cả các loại chi phí và chi phí tương ứng, với chi phí tổng thể (tổng cộng) được hiển thị ở hàng cuối cùng. Dưới bảng, bạn sẽ thấy biểu đồ thể hiện tất cả các loại chi phí.
Mẫu này có thể tùy chỉnh 100%, vì vậy bạn có thể điều chỉnh cho phù hợp với bản chất dự án của mình. Tất cả công thức đã được cấu hình sẵn, vì vậy bạn không cần lo lắng về việc tính toán! 🧮
7. Mẫu ước tính giá thầu xây dựng Excel của ConstructionLogs
Bạn là quản lý dự án xây dựng và đang tìm kiếm một mẫu dự toán đơn giản? Mẫu dự toán thầu xây dựng Excel của ConstructionLogs chứa mọi thứ bạn cần để trình bày chi phí, phân bổ nguồn lực và lập kế hoạch ngân sách dự án.
Mẫu này rất đơn giản — bạn sẽ có một bảng với các cột để nhập thông tin chính xác để có được kết quả tính toán chính xác.
Đầu tiên, bạn sử dụng cột Mô tả để chia nhỏ dự án thành các loại chi phí để dễ dàng điều hướng. Các loại chi phí này có thể xoay quanh vật liệu, bảo vệ nhiệt và chi phí nhân công. Dưới mỗi loại, liệt kê tất cả các mục bao gồm trong đó.
Tiếp theo, bạn nên nhập thông tin về số lượng, đơn vị và chi phí cho mỗi đơn vị. Vì mẫu đã có sẵn các công thức, nên nó sẽ tự động tính toán cho bạn. Ngoài việc hiển thị chi phí cho từng loại chi phí, mẫu còn cung cấp tổng chi phí. Để có được con số chính xác, bạn cần nhập tỷ lệ phần trăm cho thuế, chi phí nhân công, chi phí quản lý và lợi nhuận, và trái phiếu.
8. Mẫu ước tính công việc Excel của Vertex42
Mẫu ước tính công việc Excel của Vertex42 rất đơn giản — đảm bảo khách hàng tiềm năng của bạn nhận được thông tin họ cần mà không bị quá tải bởi các chi tiết và mô tả dài dòng.
Bước đầu tiên để sử dụng mẫu này là nhập thông tin của bạn vào góc trên cùng bên trái. Sau đó, bạn cần cung cấp số lượng ước tính, ngày và thông tin của người nhận.
Tiếp tục bằng cách mô tả công việc mà khách hàng tiềm năng muốn bạn thực hiện. Mẫu này có một không gian trống ở đây, vì vậy nó phù hợp với tất cả các ngành nghề. Cho dù bạn là nông dân bán củ cải, nhà thầu hay nghệ sĩ tự do, hãy mô tả công việc cần làm một cách chi tiết để giảm thiểu rủi ro hiểu lầm sau này.
Phần cuối cùng của mẫu cho phép bạn chia chi phí thành các danh mục và công bố số tiền cho từng danh mục, cùng với tổng dự toán.
Bạn có thể chỉnh sửa mẫu này trong Word, Excel hoặc Tài liệu Google. Nếu chọn Excel hoặc Tài liệu Google, bạn sẽ được sử dụng các công thức có sẵn trong mẫu. Thật không may, Word không hỗ trợ công thức, vì vậy bạn sẽ phải tính toán số liệu thủ công.
9. Mẫu ước tính công việc bằng Word của CashboardApp
Giữ cho ước tính của bạn rõ ràng và đơn giản với Mẫu Ước tính Công việc Word của Ứng dụng Cashboard! 🤩
Mẫu ước tính trong Word này không có các tùy chọn nâng cao, nhưng điều đó không làm giảm hiệu quả của nó. Mẫu này có tất cả các yếu tố cần thiết để đảm bảo khách hàng tiềm năng của bạn có được thông tin cần thiết để quyết định liệu bạn có phù hợp với họ hay không.
Mẫu được chia thành ba phần chính. Trong phần đầu tiên, bạn tiết lộ thông tin của bạn và người nhận.
Phần thứ hai (Giới thiệu) giải thích mục đích của báo giá. Hãy trình bày càng chi tiết càng tốt — thảo luận về phạm vi công việc, thời hạn và mọi thông tin mà khách hàng của bạn có thể quan tâm.
Phần thứ ba là bảng nơi bạn sẽ phân loại dự án của mình và cung cấp thời gian và chi phí ước tính. Thêm thuế và giảm giá và tính tổng phụ của ước tính của bạn.
10. Mẫu ước tính bằng Word của Invoice Maker
Không có gì đơn giản hơn Mẫu ước tính Word của Invoice Maker. Mẫu đơn giản này cho phép bạn tạo tài liệu ước tính mà không tốn nhiều công sức! 🥵
Sau khi điền vào phần "Từ" và "Gửi hóa đơn cho", bạn chuyển trực tiếp đến phần trung tâm của mẫu ước tính Word này — xác định phạm vi dự án và giá cả. Trong bảng, bạn phác thảo tất cả các mục trong ước tính, giá, số lượng, số tiền thuế và tổng số tiền.
Bạn có thể cung cấp thêm thông tin chi tiết dưới bảng — thảo luận về điều khoản thanh toán, thời hạn, yêu cầu đặc biệt của khách hàng tiềm năng và lịch thanh toán.
Cung cấp hướng dẫn thanh toán ở bên trái và công bố tổng phụ ở bên phải của tài liệu. Tính đến chi phí vận chuyển, thuế bán hàng và giảm giá (nếu có) và nêu rõ số tiền mà khách hàng tiềm năng của bạn sẽ phải thanh toán nếu họ hợp tác với bạn.
Mẫu ước tính: Mở khóa hiệu quả và minh bạch
Các mẫu ước lượng được liệt kê trong Danh sách công việc giúp giao tiếp rõ ràng và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng, đồng thời tiết kiệm thời gian quý báu của bạn.
Bắt đầu với mẫu ước lượng miễn phí trong ClickUp để trải nghiệm những gì nền tảng này có thể mang lại. Khám phá bộ sưu tập hơn 1.000 mẫu cho mọi mục đích, từ RFP (yêu cầu đề xuất) đến đề xuất ngân sách và quản lý thời gian!