Chuyện đã xảy ra. Bạn đã hoàn thành công việc cho khách hàng, bạn đã gửi yêu cầu thanh toán, và... không có phản hồi. Có thể họ đã đưa ra nhiều lý do khác nhau như không thể thanh toán ngay lúc này, vấn đề với bộ phận xử lý thanh toán, phương thức thanh toán hoặc kế toán của họ vắng mặt.
Bất kể lý do là gì, kết quả vẫn như cũ: Bạn đã hoàn thành công việc, nhưng thanh toán vẫn chưa đến, để lại cho bạn một đống hóa đơn chưa thanh toán.
Cho dù bạn điều hành một doanh nghiệp nhỏ, làm việc tự do hay quản lý dự án cho một doanh nghiệp lớn, duy trì luồng tiền mặt lành mạnh là điều rất quan trọng. Để đạt được mục tiêu này, bạn cần có khả năng thu tiền thanh toán kịp thời, đồng thời duy trì sự chuyên nghiệp.
Hướng dẫn này sẽ dạy bạn cách yêu cầu khách hàng thanh toán một cách lịch sự và chuyên nghiệp, để bạn có thể tránh những tình huống khó xử. Sau tất cả, bạn đã nỗ lực và xứng đáng được đền đáp cho công việc của mình! 🌻
Tại sao yêu cầu thanh toán từ khách hàng lại khó khăn?
Đây là một tình huống nhạy cảm và khó xử: Bạn cần khách hàng thanh toán số tiền còn nợ, nhưng bạn không muốn làm hỏng mối quan hệ chuyên nghiệp trong tương lai.
Rất nhiều người trong chúng ta cảm thấy khó xử khi gửi yêu cầu thanh toán vì không muốn bị coi là thô lỗ hoặc quá khích. Nhiều chuyên gia sợ gửi email với nội dung "Xin kiểm tra xem bạn đã nhận được hóa đơn này chưa". Nhưng bạn không nên như vậy.
Sự lo lắng khi yêu cầu khách hàng thanh toán thường xuất phát từ:
- Sợ mất khách hàng: Nếu bạn phụ thuộc nhiều vào một khách hàng duy nhất để tạo ra phần lớn doanh thu, thì việc lo lắng về việc làm họ không hài lòng và mất công việc trong tương lai là điều dễ hiểu. Nhưng miễn là bạn xử lý tình huống một cách chuyên nghiệp, bạn có thể giữ được khách hàng và nhận được thanh toán. Ngoài ra, bạn có thực sự muốn hợp tác với một khách hàng luôn trì hoãn thanh toán? Ngay cả khi họ quyết định chia tay, tình huống này cuối cùng có thể mang lại lợi thế cho bạn
- Thách thức trong giao tiếp: Bạn biết rằng bạn cần yêu cầu thanh toán, nhưng thật khó để tìm ra những từ ngữ thích hợp. Quản lý khách hàng thường phụ thuộc vào giao tiếp chu đáo, nhưng nếu bạn không có kịch bản cho tình huống này, bạn sẽ dễ lúng túng và nói sai
- Sự khó chịu cá nhân: Nếu bạn có xu hướng tránh xung đột, bạn có thể thấy việc thực hiện một công việc khó chịu hơn là yêu cầu khách hàng thanh toán toàn bộ hóa đơn. Tránh xung đột sẽ khiến vấn đề trở nên tồi tệ hơn. Phát triển cá nhân là một phần của việc trở thành một chuyên gia thành công, vì vậy hãy coi đây là cơ hội để củng cố kỹ năng của bạn
- Điều khoản thanh toán không rõ ràng: Nếu bạn không xác định rõ ngày đáo hạn thanh toán, phí trả chậm và các tùy chọn thanh toán ngay từ đầu, điều này sẽ tạo ra sự mơ hồ — và bạn không muốn có sự mơ hồ khi nhận thanh toán. Bạn không thể nhận thanh toán kịp thời nếu không đặt ra các điều khoản, đó là lý do tại sao mọi mối quan hệ với khách hàng nên bắt đầu bằng một hợp đồng bằng văn bản.
- Hậu quả pháp lý: Một số khách hàng có thể chia sẻ những lời đe dọa pháp lý mơ hồ hoặc nói những câu như: "Tôi sẽ phải nhờ luật sư xem xét việc này. " Đừng để khả năng xảy ra hành động pháp lý làm bạn nản lòng. Trong trường hợp này, hãy tìm hiểu tính pháp lý của quy trình thanh toán tại tiểu bang của bạn để biết quyền của mình đối với khoản thanh toán
Dù có khó khăn đến đâu, chúng ta cũng phải vượt qua nỗi sợ bị coi là "khó tính" hoặc "quá quyết đoán". Yêu cầu thanh toán là điều công bằng và hoàn toàn đúng đắn.
Tuy nhiên, đây là cơ hội để xử lý tình huống một cách chuyên nghiệp, dẫn đến mối quan hệ với khách hàng trở nên tôn trọng và năng suất hơn!
Thanh toán chậm trễ cản trở đáng kể luồng tiền mặt, đặc biệt là đối với các chủ doanh nghiệp nhỏ, và dẫn đến những trục trặc trong hoạt động kinh doanh mà có thể tránh được nếu mọi người thanh toán đúng hạn.
Những điều cần làm và không nên làm khi yêu cầu thanh toán một cách chuyên nghiệp và lịch sự
Mỗi tình huống là khác nhau, nhưng nói chung, bạn nên tuân thủ các mẹo sau để gửi yêu cầu thanh toán một cách lịch sự nhất có thể.
Việc cần làm: Đặt ra kỳ vọng ngay từ đầu
Bạn càng minh bạch ngay từ đầu, khách hàng càng ít có khả năng thanh toán chậm. Ngay từ khi bắt đầu hợp tác với khách hàng, hãy cho họ biết giá cả và điều khoản thanh toán của bạn.
Hãy chủ động và đề cập đến các điều khoản thanh toán trong hợp đồng của bạn. Mỗi bảng thanh toán phải bao gồm:
- Tên khách hàng pháp lý
- Thông tin liên lạc của bạn, bao gồm số điện thoại và địa chỉ giao hàng
- Thời hạn thanh toán hoặc ngày đáo hạn
- Phương thức thanh toán và tiền tệ
- Chính sách hoàn trả chi phí
- Phí trễ hạn và các điều khoản liên quan
- Câu hỏi thường gặp giải thích cách xử lý thanh toán chậm trễ
Để tăng thêm sức thuyết phục, hãy yêu cầu khách hàng ký tắt bên cạnh các điều khoản thanh toán.
Để tránh tình trạng thanh toán chậm trễ thường xuyên, hãy thêm một điều khoản vào hợp đồng của bạn nêu rõ bạn có quyền từ chối khách hàng thanh toán chậm trễ một số lần nhất định.
Không nên: Nói những điều bạn sẽ hối hận
Giọng điệu đối đầu sẽ làm hỏng mối quan hệ với khách hàng, và bạn không muốn phá hỏng mối quan hệ này.
Thay vì phản ứng nóng nảy trong lúc nóng giận, hãy lập kế hoạch giao tiếp để xử lý các khoản thanh toán chậm. Bao gồm một cuốn sổ tay hướng dẫn cách xử lý các khoản thanh toán chậm — kèm theo các mẫu văn bản — để bạn không nói những điều tiêu cực khiến bạn mất tài khoản.
Việc cần làm: Cung cấp các phương thức thanh toán khác nhau
Có thể khách hàng chậm thanh toán vì bạn chỉ chấp nhận thanh toán bằng séc giấy. Có rất nhiều phương thức thanh toán và bộ xử lý thanh toán, vì vậy tốt nhất là bạn nên chấp nhận càng nhiều phương thức càng tốt. 💸
Tối thiểu, hãy chấp nhận:
- Apple Pay
- Google Pay
- PayPal
- Thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ
- Chuyển khoản ACH từ tài khoản ngân hàng
Đảm bảo thêm một bản hướng dẫn ngắn gọn về quy trình thanh toán vào tài liệu giới thiệu khách hàng để họ biết trước quy trình.
Điều không nên làm: Gây bất ngờ cho khách hàng
Các mục trên hóa đơn không nên có bất kỳ điều gì bất ngờ. Nếu bạn muốn khách hàng thanh toán đúng hạn, hãy gửi lời nhắc nhở thân thiện trước ngày đáo hạn.
Một email nhắc nhở thanh toán nhanh, cuộc gọi điện thoại hoặc tin nhắn văn bản — kèm theo bản sao hóa đơn — là cách nhắc nhở lịch sự dành cho những người thực sự quên và không có ý định không thanh toán.
Việc cần làm: Gửi nhắc nhở để nhận thanh toán
Một số người sẽ quên thanh toán hóa đơn ngay cả sau ngày đáo hạn. Cuộc sống bận rộn, hộp thư đến đầy ắp, vì vậy không có gì lạ khi khách hàng bỏ lỡ tin nhắn nhắc nhở.
Tạo quy trình làm việc nội bộ trong phần mềm quản lý công việc của bạn để gửi nhắc nhở thanh toán định kỳ ở các giai đoạn khác nhau:
- Trước ngày đáo hạn
- Về thời hạn thanh toán
- Khi thanh toán đã quá hạn
Không nên: Quên các hóa đơn chưa thanh toán
Điều duy nhất tồi tệ hơn khách hàng quên hóa đơn là bạn quên thanh toán! Theo dõi tất cả các hóa đơn chưa thanh toán bằng cách sử dụng công cụ quản lý khách hàng thông minh, công cụ này theo dõi hóa đơn, thanh toán, thông báo thanh toán không thành công và hơn thế nữa.
Việc cần làm: Tạo biểu mẫu yêu cầu thanh toán bằng cách tận dụng API Yêu cầu thanh toán
Giúp mọi người thanh toán cho bạn một cách dễ dàng nhất có thể. Tạo biểu mẫu yêu cầu thanh toán trực tuyến để hợp lý hóa quy trình thanh toán.
Bạn có thể cần phải làm việc với nhân viên IT để tích hợp API yêu cầu thanh toán — hoặc một biểu mẫu DIY đơn giản cũng có thể hữu ích. Nhúng biểu mẫu này vào trang web bằng một chút HTML, và voilà! Khách hàng của bạn chỉ cần truy cập cổng thông tin và thanh toán số dư còn nợ, tất cả nhờ vào sự tích hợp đơn giản với API yêu cầu thanh toán.
Cách tránh phải yêu cầu thanh toán
Theo dõi hóa đơn không phải là cách sử dụng thời gian hiệu quả nhất, và chúng tôi có thể đảm bảo rằng khách hàng của bạn cũng không thích bị theo dõi. 👀
Giảm thiểu rắc rối và tránh yêu cầu thanh toán bằng những thay đổi nhỏ sau:
- Yêu cầu thanh toán trước: Nếu bạn đã biết phạm vi công việc, hãy yêu cầu khách hàng thanh toán trước khi hoàn thành bất kỳ công việc nào. Nếu điều đó không thể thực hiện được, hãy yêu cầu đặt cọc hoặc thanh toán trước
- Cung cấp dịch vụ đăng ký: Nếu bạn cung cấp cùng một mức dịch vụ hàng tháng, hãy tính phí đăng ký định kỳ cho khách hàng qua thẻ đã lưu trong hồ sơ
- Gửi hóa đơn kịp thời: Đừng trì hoãn việc gửi hóa đơn. Luôn gửi hóa đơn nhanh chóng, khi dự án còn mới mẻ trong tâm trí khách hàng
- Đề xuất kế hoạch thanh toán: Một số khách hàng có thể gặp khó khăn trong việc thanh toán, đặc biệt là đối với các hóa đơn có giá trị lớn. Trong trường hợp này, hãy đề xuất kế hoạch thanh toán cho phép họ thanh toán nhiều lần. Thanh toán nhiều lần cho thấy bạn sẵn sàng hợp tác với khách hàng
Mẫu yêu cầu thanh toán để thu tiền từ khách hàng
Lúc này, bạn đã biết cách vượt qua cảm giác khó chịu khi yêu cầu thanh toán. Chúng tôi hiểu rằng rất khó để tìm ra những từ ngữ thích hợp cho email yêu cầu thanh toán, đó là lý do tại sao việc sử dụng mẫu yêu cầu thanh toán là rất quan trọng.
Mẫu yêu cầu thanh toán ClickUp
Tại sao phải mất hàng giờ để định dạng biểu mẫu thanh toán và thỏa thuận? Hãy tin tưởng vào các mẫu của ClickUp để sử dụng ngôn ngữ phù hợp cho yêu cầu thanh toán — với màu sắc đẹp mắt và định dạng rõ ràng. ✨
Để bắt đầu, hãy yêu cầu khách hàng ký vào Mẫu Thỏa thuận thanh toán đơn giản của ClickUp. Sử dụng mẫu này để theo dõi thanh toán, theo dõi trạng thái khách hàng và tạo trường tùy chỉnh cho hồ sơ của bạn.
Mẫu biểu mẫu thanh toán ClickUp giúp bạn dễ dàng thu thập thông tin thanh toán của khách hàng trực tuyến một cách an toàn. Nó thậm chí còn gửi thông báo tự động để mọi người luôn cập nhật thông tin thanh toán.
Bạn tò mò về dữ liệu thanh toán của mình? Theo dõi dữ liệu đó với Mẫu lịch sử thanh toán của ClickUp. Ghi lại tất cả chi tiết thanh toán của khách hàng cũng như các khoản thanh toán bạn thực hiện cho nhà cung cấp. Mẫu này theo dõi dữ liệu thanh toán theo thời gian để xác định các vấn đề tiềm ẩn và cung cấp cho bạn một bản tóm tắt nhanh về tình hình tài chính của bạn.
Viết yêu cầu thanh toán với ClickUp AI, bao gồm các chi tiết thanh toán có liên quan
Mặc dù các mẫu sẵn có là nền tảng vững chắc, nhưng việc soạn thảo một email yêu cầu thanh toán lịch sự có thể là một thách thức.
May mắn thay, bạn không cần phải viết thư yêu cầu thanh toán. Sử dụng ClickUp AI để viết một thông điệp lịch sự nhưng cứng rắn cho bạn — tất cả mà không cần rời khỏi nền tảng quản lý dự án của bạn. Sử dụng nó để viết các chuỗi email, kịch bản điện thoại và văn bản giải thích nhu cầu của bạn mà không làm hỏng mối quan hệ.
Nếu bạn có yêu cầu thanh toán hiện tại và muốn điều chỉnh để có giọng điệu thân thiện hơn, hãy yêu cầu ClickUp AI phân tích cho bạn. Nếu văn bản nghe quá gay gắt, AI sẽ đề xuất những thay đổi để làm cho thông điệp bớt gay gắt hơn.
Thu tiền thanh toán qua Biểu mẫu ClickUp
Bạn đang tìm kiếm một giao diện thanh toán đẹp mắt? Hãy thử ClickUp Forms! Đây là cách nhanh nhất để khuyến khích thanh toán nhanh chóng, và khách hàng của bạn cũng sẽ đánh giá cao sự tiện lợi này.
Biểu mẫu ClickUp ghi lại các phản hồi kết nối với các nhiệm vụ của nhóm bạn. Tạo biểu mẫu tùy chỉnh để hướng dẫn khách hàng qua quy trình thanh toán trong một cổng thông tin trực tuyến tiện lợi. Việc nhận thanh toán dễ dàng như việc khách hàng nhấn nút thanh toán.
Giải pháp cuối cùng: Tìm luật sư
Tại thời điểm này, bạn đã hoàn thành mọi việc có thể để xây dựng thiện chí và giao tiếp với khách hàng. Trong trường hợp họ vẫn tiếp tục trốn tránh thanh toán hoặc từ chối hoàn toàn nghĩa vụ tài chính của mình, bước tiếp theo có thể là tiến hành các biện pháp pháp lý.
Luật sư của bạn có thể sẽ gửi một lá thư với ngôn từ mạnh mẽ đến khách hàng, nêu rõ khả năng sử dụng biện pháp pháp lý nếu thanh toán không được thực hiện kịp thời. Trong nhiều trường hợp, việc đề cập đến hành động pháp lý có thể thúc đẩy khách hàng thanh toán nợ. Nhưng hãy lưu ý: Điều này gần như chắc chắn sẽ làm mất tài khoản, vì vậy đừng đưa ra quyết định này một cách nhẹ dạ.
Nếu không đủ khả năng tài chính để thuê luật sư, bạn có thể yêu cầu thanh toán thông qua tòa án nhỏ, nhưng điều này tùy thuộc vào tiểu bang, điều khoản hợp đồng và số tiền thanh toán.
Tạm biệt, các khoản thanh toán quá hạn
Một số chuyên gia cảm thấy khó xử khi yêu cầu thanh toán mà họ xứng đáng được nhận, và chúng tôi hiểu rằng điều đó có thể khiến bạn cảm thấy khó chịu. Hãy làm theo các mẹo trong hướng dẫn này để vượt qua nỗi sợ hãi khi yêu cầu thanh toán. Miễn là bạn gửi email lịch sự và chuyên nghiệp, bạn sẽ có thể duy trì mối quan hệ trong khi phát triển kinh doanh.
Bạn có thể tự tạo yêu cầu thanh toán, nhưng nếu muốn tiết kiệm thời gian và tránh những trục trặc trong giao tiếp, hãy sử dụng ClickUp. Các mẫu, công cụ AI, biểu mẫu và nhiều tính năng khác giúp việc yêu cầu thanh toán trở nên dễ dàng, để bạn có thể tập trung vào những công việc thực sự quan trọng. Đăng ký ClickUp!