Tam giác quản lý dự án – Cân bằng phạm vi, thời gian và chi phí
Manage

Tam giác quản lý dự án – Cân bằng phạm vi, thời gian và chi phí

Kỳ vọng của khách hàng, tính chất khó dự đoán của môi trường làm việc hiện đại và nguồn lực hạn chế đều khiến việc quản lý khách hàng, nhóm và dự án trở nên khó khăn.

Vì vậy, các nhà quản lý dự án đã trở thành một phần thiết yếu của hầu hết mọi doanh nghiệp, bất kể kích thước hay lĩnh vực hoạt động, nhằm quản lý dự án và tạo điều kiện thuận lợi cho giao tiếp giữa khách hàng và nhóm.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn về tam giác quản lý dự án, cách thức hoạt động, lý do tại sao nó hoạt động và cách bạn có thể sử dụng các công cụ quản lý dự án để giúp triển khai tam giác này trong vai trò quản lý dự án của mình.

Tam giác quản lý dự án là gì và nó hoạt động như thế nào?

Sau nhiều thập kỷ nghiên cứu chuyên sâu về các phương pháp hay nhất trong quản lý dự án, một trong những trụ cột cơ bản của công việc này đã được biết đến với tên gọi Tam giác quản lý dự án (PMT).

PMT, còn được gọi là Tam giác vàng, Tam giác sắt và Tam giác ba ràng buộc, là vũ khí bí mật trong kho vũ khí của nhà quản lý dự án vì nó cung cấp một công cụ hỗ trợ trực quan và một khung khái niệm và thực tiễn để quản lý thành công.

Tam giác quản lý dự án đã xuất hiện từ những năm 1950 và tiếp tục phát triển. Ngày nay, có phiên bản của Anh, phiên bản của Mỹ (phiên bản sau là trọng tâm của chúng tôi), cũng như một thứ gọi là Tam giác Agile được xây dựng lại đặc biệt cho các nhóm Agile. Tuy nhiên, sau 70 năm, các nguyên tắc cốt lõi của Tam giác sắt vẫn giữ nguyên và hiệu quả như khi mới ra đời.

Bây giờ, hãy cùng tìm hiểu cách thức hoạt động của nó.

Tam giác vàng trong quản lý dự án là một công cụ hỗ trợ trực quan với một tam giác có ba cạnh đại diện cho ba hạn chế cốt lõi ảnh hưởng đến chất lượng tổng thể của sản phẩm cuối cùng của dự án (được biểu thị bằng không gian phẳng ở giữa tam giác).

Dưới đây là ba yếu tố của Tam giác dự án:

  1. Chi phí
  2. Thời gian
  3. Phạm vi
Tam giác quản lý dự án
nguồn: kindpng.com

Công việc của người quản lý dự án là quản lý ba yếu tố này vì chúng ảnh hưởng đến nhóm dự án, chất lượng sản phẩm cuối cùng và cuối cùng là thành công của dự án.

PMT hoạt động hiệu quả vì nó thể hiện sự liên kết giữa ba yếu tố này một cách đơn giản, giúp truyền đạt thông tin đến khách hàng một cách lý tưởng. Mỗi dự án được thiết lập với ngân sách (chi phí), thời hạn (chi phí) và mục tiêu cuối cùng với kích thước, quy mô và độ phức tạp khác nhau ( phạm vi dự án ).

Tam giác này cũng thể hiện sự cân bằng cần duy trì giữa ba yếu tố hạn chế. Nói cách khác, nếu một yếu tố thay đổi, cần điều chỉnh hai yếu tố còn lại để khôi phục sự cân bằng.

Ví dụ, nếu thời hạn được gia hạn và thời gian có sẵn bị giảm, thì chi phí phải tăng lên hoặc phạm vi phải giảm xuống để đảm bảo thời hạn mới được tuân thủ và sản phẩm vẫn đảm bảo chất lượng.

Ba ràng buộc của tam giác quản lý dự án

PMT còn được gọi là Tam giác sắt vì ba cạnh khác nhau (thời gian, chi phí dự án, phạm vi) có thể được coi là các lực đối lập nhau.

Nói cách khác, các điểm của PMT sẽ tự nhiên tách ra khỏi nhau. Ví dụ, nếu phạm vi dự án bị mở rộng hoặc chi phí bắt đầu tăng vọt, tam giác sẽ trở nên mất cân đối và bị phá vỡ, và chất lượng trong đó sẽ bị mất đi.

Để thực hiện dự án thành công, người quản lý dự án cần đàm phán cẩn thận mối quan hệ giữa ba ràng buộc để duy trì một tam giác vững chắc, cứng nhắc. Tuy nhiên, có những loại mối quan hệ cụ thể giữa các ràng buộc nhất định không thể thay đổi:

  • Mối quan hệ tỷ lệ thuận
  • Mối quan hệ tỷ lệ nghịch

Điều quan trọng là phải hiểu rõ sự khác biệt giữa hai khái niệm này.

Mối quan hệ giữa phạm vi, chi phí và thời gian là tỷ lệ thuận. Nếu bạn tăng phạm vi của dự án, chi phí và/hoặc thời gian cũng sẽ tăng theo. Tương tự, nếu bạn quyết định giảm phạm vi của dự án, chi phí và/hoặc thời gian cũng sẽ giảm tương ứng.

Tuy nhiên, mối quan hệ giữa chi phí và thời gian là tỷ lệ nghịch. Hai yếu tố hạn chế này phải được cân bằng bằng cách di chuyển chúng theo hai hướng ngược nhau.

Ví dụ: nếu bạn giảm ngân sách của dự án, bạn sẽ phải lùi (tăng) thời hạn hoàn thành dự án. Tương tự, nếu bạn đột ngột phải đối mặt với thời gian gấp rút, thì chi phí sẽ phải tăng lên để đáp ứng các yêu cầu mới.

Hãy phân tích từng yếu tố hạn chế một cách chi tiết hơn.

Tam giác quản lý dự án
qua onlyoutreach.com

1. Thời gian

Các hạn chế về thời gian đối với một dự án thường là một trong những yếu tố khó kiểm soát nhất và thậm chí có thể nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn ngay từ đầu. Trong tam giác dự án, thời gian hầu như luôn đề cập đến thời hạn do khách hàng đặt ra. Đó là ngày mà họ muốn nhận được sản phẩm hoàn thành của dự án.

Tuy nhiên, còn có nhiều yếu tố khác cũng ảnh hưởng đến giới hạn thời gian mà người quản lý dự án phải lưu ý.

Thời gian cũng bao gồm các nội dung sau:

  • Số giờ mà nhóm của bạn sẽ cần dành cho công việc
  • Thời gian giữa mỗi cột mốc của từng dự án
  • Thời gian cơ bản cần thiết để hoàn thành các quy trình nhất định
  • Thời gian bổ sung cần thiết làm khoảng đệm an toàn

Các yếu tố như thời gian hoàn thành giao hàng của tài nguyên và vật liệu ảnh hưởng đến việc quản lý ràng buộc đầu tiên của Tam giác Quản lý Dự án.

Bảng điều khiển ClickUp
Tạo bảng điều khiển tùy chỉnh trong ClickUp để có cái nhìn tổng quan về tất cả công việc của bạn

Ngay cả khi thời hạn đã được thiết lập vẫn cố định, sự chậm trễ hoặc gián đoạn đối với các yếu tố khác trong giới hạn thời gian sẽ yêu cầu điều chỉnh chi phí hoặc phạm vi để cân bằng lại dự án và đảm bảo thành công.

Dưới đây là một số trường hợp phổ biến nhất có thể ảnh hưởng đến giới hạn thời gian của dự án:

  • Sự chậm trễ trong việc giao hàng của các nguồn lực và vật liệu từ nhà cung cấp bên thứ ba
  • Việc khách hàng bổ sung các sản phẩm mới vào phạm vi dự án
  • Ước lượng thời gian cần thiết cho các công việc hoặc cột mốc dự án không chính xác
  • Bệnh tật hoặc vắng mặt của các thành viên quan trọng trong nhóm

Mặc dù PMT yêu cầu các nhà quản lý dự án phải cân bằng ba yếu tố hạn chế để hàm hoạt động thành công, nhưng cũng cần nhớ rằng có những việc bạn có thể chủ động làm để giảm thiểu sự gián đoạn thời gian và quản lý thời gian tốt hơn. Những việc này bao gồm:

  • Hướng các nguồn lực và nhân tài bổ sung vào một công việc để hoàn thành công việc đó nhanh hơn
  • Đánh giá lại sự cần thiết của lịch trình công việc và loại bỏ những công việc không còn cần thiết
  • Tập hợp một nhóm có thể thực hiện nhiều nhiệm vụ một cách thành thạo
  • Phân loại công việc theo năng lực của nhóm (ví dụ: giao công việc phức tạp nhất cho nhân viên có kỹ năng cao nhất)
  • Quản lý kỳ vọng về thời hạn của khách hàng ngay từ đầu

2. Chi phí

Hầu hết mọi dự án đều có ngân sách được thiết lập từ khi bắt đầu công việc. Là người quản lý dự án, bạn thường chịu trách nhiệm thiết lập ngân sách này dựa trên chi phí dự kiến và ước tính liên quan đến một số yếu tố khác nhau, bao gồm nguyên liệu thô, cơ sở vật chất, hàng tồn kho, thiết bị, công cụ và nhân lực (nhân viên).

Một ngân sách tốt là ngân sách thực tế và tính đến túi tiền của khách hàng, trong khi một ngân sách xấu không theo dõi các chỉ số KPI tài chính và bị vượt quá ngay khi có những thay đổi đầu tiên về thời gian và/hoặc phạm vi.

Tuy nhiên, không phải lúc nào bạn là người quản lý dự án cũng có quyền đề xuất ngân sách. Thông thường, khách hàng là người quyết định ngân sách.

Ví dụ: một khách hàng đến một cửa hàng ô tô tùy chỉnh để tân trang chiếc xe cũ của cha mình và chỉ sẵn sàng chi 20.000 đô la. Điều này khiến người quản lý dự án của cửa hàng phải điều chỉnh phạm vi và thời hạn của dự án để đáp ứng yêu cầu ngân sách của khách hàng.

Dễ dàng tính toán đường dẫn quan trọng chỉ với một lần chuyển đổi trong ClickUp
Xem khối lượng công việc của bạn theo các nhiệm vụ còn lại trên đường dẫn quan trọng chỉ bằng một lần chuyển đổi trong ClickUp!

Nếu trong trường hợp này, khách hàng cũng đặt ra thời hạn (và giả sử thời hạn đó rất gấp), thì người quản lý dự án phải đặt ra những hạn chế nghiêm ngặt đối với phạm vi tổng thể của việc cải tổ để tạo sự cân bằng giữa thời gian và chi phí.

Thật không may, có những yếu tố khác có thể ảnh hưởng đến chi phí và thành công của dự án. Dưới đây là danh sách các yếu tố phổ biến ảnh hưởng tiêu cực đến hạn chế chi phí của dự án:

  • Sự thay đổi đột ngột về giá nguyên liệu thô
  • Chi phí tuyển dụng bổ sung sau khi thay đổi nhân sự
  • Yêu cầu đào tạo bổ sung của nhân viên cho các công việc dự án chuyên môn
  • Các sản phẩm mới được khách hàng thêm vào phạm vi dự án

Dưới đây là một số việc bạn có thể làm với tư cách là người quản lý dự án để quản lý chi phí tốt hơn:

  • Tìm hiểu cách phân bổ (và phân bổ lại) tài nguyên hiệu quả giữa các công việc và cột mốc dự án
  • Thương lượng chi phí với nhà thầu và nhà cung cấp để giảm chi phí xuống mức thấp nhất có thể
  • Xem xét các giải pháp thay thế có chi phí thấp hơn cho các nguồn lực đắt đỏ
  • Giảm phạm vi dự án bằng cách loại bỏ các công việc không cần thiết

Sử dụng các mẫu đề xuất ngân sách này!

3. Phạm vi

Phạm vi đề cập đến kích thước tổng thể của dự án. Đây là hạn chế khó xác định hơn nhưng có thể được hiểu đơn giản là tầm nhìn cuối cùng của khách hàng.

Nhiều yếu tố khác nhau ảnh hưởng đến phạm vi hoặc kích thước của một dự án. Chúng bao gồm những yếu tố sau:

  • Chất lượng tổng thể của dự án
  • Sự phức tạp, số lượng hoặc kích thước của các sản phẩm đầu ra
  • Mức độ chi tiết cần thiết
  • Số tính năng mà sản phẩm cuối cùng sẽ có
  • Sức chứa của sản phẩm cuối cùng (ví dụ: số lượng khách tham dự lễ hội mà một địa điểm tổ chức sự kiện tạm thời có thể chứa được)

Về cơ bản, dự án càng phức tạp và liên quan nhiều (ví dụ như phóng một vệ tinh mới vào không gian), phạm vi của dự án càng lớn và càng cần nhiều thời gian và nguồn lực để duy trì sự cân bằng tam giác dự án.

Ngược lại, dự án càng đơn giản, dễ hiểu, đã được thử nghiệm và kiểm chứng (ví dụ: chế tạo mô hình vệ tinh cho phim quay ở không gian), phạm vi của dự án càng nhỏ, thời gian và nguồn lực cần thiết để dự án thành công càng ít.

Thông thường, phạm vi là biến số có thể điều chỉnh linh hoạt nhất để tính đến những thay đổi không lường trước và không thể tránh khỏi do khách hàng hoặc bên thứ ba thực hiện.

Phạm vi hạn chế của Tam giác quản lý dự án có thể bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố, bao gồm:

  • Bổ sung các sản phẩm cần giao bởi khách hàng
  • Sự mở rộng phạm vi
  • Giảm ngân sách của khách hàng
  • Thay đổi thời hạn dự án
  • Kế hoạch yêu cầu dự án ban đầu không tốt

Một số phương pháp bạn có thể sử dụng với tư cách là người quản lý dự án để duy trì phạm vi dự án là:

  • Thực hiện kế hoạch quản lý thay đổi hoặc kế hoạch kế thừa
  • Kéo dài thời hạn
  • Phân bổ lại tài nguyên cho hoặc từ dự án
  • Đánh giá lại sự cần thiết của từng công việc mới khi bạn bắt tay vào thực hiện

Lợi ích của việc sử dụng tam giác quản lý dự án

Tam giác quản lý dự án không chỉ là một cách để suy nghĩ về việc lập kế hoạch và quản lý dự án; nó là một công cụ hữu ích có thể kiểm chứng được, giúp bạn trở thành một nhà quản lý dự án thành công hơn.

Điểm hay của tam giác dự án là nó mang lại sự linh hoạt, cùng với nhiều lợi ích khác, bao gồm:

1. Giao tiếp với khách hàng

Khách hàng có thể đến với bạn với một tầm nhìn đủ rõ ràng trong đầu, nhưng điều đó không có nghĩa là họ nhất thiết phải nhận thức được vô số vấn đề phức tạp, chẳng hạn như chuỗi cung ứng của bạn hay các yêu cầu đào tạo chuyên môn. Bạn có thể sử dụng Tam giác quản lý dự án như một công cụ hỗ trợ trực quan rõ ràng và súc tích để giúp khách hàng làm quen với dự án và hiểu rõ hơn về sự tương tác giữa ngân sách, phạm vi và thời hạn.

2. Quản lý thay đổi

Tam giác dự án cho phép bạn nhìn thấy và hành động hiệu quả trước bất kỳ thay đổi nào đối với một trong ba hạn chế của dự án. Sử dụng PMT trong quản lý dự án cho phép bạn tạo ra các kế hoạch quản lý thay đổi toàn diện, đảm bảo nhóm của bạn luôn sẵn sàng và linh hoạt trước những thay đổi.

3. Làm rõ ưu tiên

Nhận thức được sự tác động lẫn nhau giữa ba yếu tố hạn chế là chi phí, thời gian và phạm vi, bạn có thể nhanh chóng thiết lập các ưu tiên khóa của bất kỳ dự án nào. Việc này sẽ giúp bạn nhận ra ngay các chỉ số KPI hoặc cột mốc quan trọng, từ đó hiểu rõ những mục tiêu mà bạn và từng thành viên trong nhóm phải đạt được để duy trì chất lượng sản phẩm cuối cùng và đảm bảo thành công của dự án.

4. Giảm thiểu rủi ro

Tam giác quản lý dự án giúp giảm rủi ro tổng thể của dự án. Bằng cách quản lý kỳ vọng của khách hàng, đảm bảo rằng những thay đổi bất ngờ đối với các ràng buộc cốt lõi có thể dễ dàng được hấp thụ và cài đặt các ưu tiên rõ ràng cho phạm vi dự án với PMT, các nhà quản lý dự án có thể kiểm soát dự án tốt hơn và điều chỉnh cho phù hợp.

Tam giác Agile là gì?

Tương tự như thiết kế và hàm của Tam giác quản lý dự án, các nhóm và chuyên gia Agile đã phát triển quan điểm riêng của họ về tam giác này, mà họ gọi là Tam giác Agile.

Động lực đằng sau việc tạo ra Tam giác Agile là để tạo ra sự linh hoạt hơn. Tam giác Quản lý dự án truyền thống quá cứng nhắc và có thể nhạy cảm với những thay đổi trong ba ràng buộc.

Trong Tam giác Agile, ba cạnh (hoặc điểm) được gắn nhãn: Giá trị, Chất lượng và Hạn chế. Lưu ý rằng ở đây, toàn bộ Tam giác quản lý dự án chỉ giới hạn trong một cạnh hoặc góc của Tam giác Agile.

Tam giác quản lý dự án truyền thống so với tam giác Agile
qua Project Management.com

Lợi ích của Tam giác Agile là nó đặt trọng tâm hơn vào chất lượng dự án và giá trị của sản phẩm cuối cùng của dự án đối với khách hàng. Các ràng buộc, mặc dù vẫn còn ba ràng buộc, trở thành một yếu tố duy nhất trong quản lý tổng thể của một dự án.

Ví dụ: nếu một nhóm đang phát triển một ứng dụng bằng cách sử dụng Tam giác Agile để quản lý dự án và khách hàng muốn tăng số lượng hàm mà người dùng cuối có thể hoàn thành với ứng dụng (tức là tăng giá trị), thì người quản lý dự án sẽ phải giảm chất lượng tổng thể của ứng dụng và/hoặc tăng một số hoặc tất cả các ràng buộc (thêm tiền, thêm thời gian, phạm vi lớn hơn).

Áp dụng tam giác quản lý dự án

Vậy là bạn đã đi được đến đây. Tuy nhiên, hiểu lý thuyết đằng sau Tam giác quản lý dự án và áp dụng lý thuyết đó vào thực tế là hai việc hoàn toàn khác nhau.

Việc nắm vững PMT và tất cả các lợi ích đi kèm có thể mất nhiều năm và là điều mà nhiều người học tại các trường đại học hoặc cao đẳng để lấy bằng kinh doanh, quản lý, khởi nghiệp và tài chính.

Trong phần này, chúng ta sẽ thảo luận về cách bạn có thể áp dụng kiến thức lý thuyết mới học được vào thế giới kinh doanh và quản lý dự án thực tế. Tuy nhiên, trước tiên, cần đề cập rằng bạn không cần phải làm mọi việc một mình. Ngày nay, các nhà quản lý dự án và khách hàng đều có quyền truy cập vào một số công cụ kinh doanh kỹ thuật số trực tuyến thực sự ấn tượng và hữu ích.

Chế độ xem ClickUp
Hình dung các nhiệm vụ, dự án và quy trình công việc theo cách phù hợp nhất với bạn bằng hơn 15 chế độ xem có thể tùy chỉnh của ClickUp

Một trong những phần mềm quản lý dự án kỹ thuật số phổ biến nhất là ClickUp, cung cấp cho người dùng các hàm tích hợp để cân bằng các ràng buộc, quản lý thay đổi và tổ chức nhóm một cách hiệu quả.

Các nhà quản lý dự án có thể dựa vào ClickUp để giúp họ lập kế hoạch, quản lý và theo dõi các dự án của mình. Và vì toàn bộ nền tảng có thể tùy chỉnh, các nhóm có thể cấu hình nó để hỗ trợ các ưu tiên công việc của họ, cho dù đó là phương pháp quản lý dự án truyền thống hay linh hoạt hay bất kỳ phương pháp nào khác.

Dưới đây là một số tính năng đáng chú ý nhất mà ClickUp cung cấp:

  • Hình dung rõ ràng về các nguồn lực thông qua các chế độ xem tùy chỉnh, chẳng hạn như chế độ xem Khối lượng công việc
  • Một công cụ theo dõi thời gian toàn cầu có thể sử dụng ở mọi nơi
  • Một loạt các mẫu để quản lý quy trình làm việc của nhóm
  • Các công cụ cộng tác như Bảng trắng, Chế độ xem trò chuyện, bình luận được chỉ định và hơn thế nữa
  • Tính năng email trong ứng dụng cho phép bạn gửi và nhận email trong ClickUp
  • Theo dõi tiến độ dự án của bạn qua chế độ xem Bảng trực quan
  • Quản lý thời gian và tài nguyên với biểu đồ Gantt
Chế độ xem Bảng ClickUp
Hình dung quy trình làm việc Agile với chế độ xem Bảng ClickUp và thiết lập bảng theo trạng thái, ngày đáo hạn, mức độ ưu tiên và hơn thế nữa để điều phối nhóm của bạn hiệu quả hơn

Hãy cùng xem ClickUp có thể giúp bạn áp dụng các nguyên tắc của Tam giác quản lý dự án trong một loạt các tình huống khác nhau như thế nào.

1. Quản lý chi phí

Trong bất kỳ dự án nào, một phần lớn ngân sách ban đầu sẽ nhanh chóng bị tiêu hao do sự thiếu hiệu quả. Cho dù là do dành quá nhiều thời gian cho các công việc không ưu tiên hay phân bổ nguồn lực hiệu quả và giảm chi phí thông qua việc hợp lý hóa hoạt động của nhóm, quản lý chi phí là khóa để duy trì tam giác dự án cân bằng.

Trường Tùy chỉnh Tiền trong Chế độ xem danh sách ClickUp
Thật dễ dàng để thêm giá trị tiền tệ vào các công việc để giữ ngân sách dự án đi đúng hướng

Các tính năng quản lý tài nguyên của ClickUp được thiết kế đặc biệt để tăng hiệu quả của các nhóm có kích thước bất kỳ, đặc biệt là những nhóm làm việc từ xa. Nó cung cấp các tính năng giúp bạn hình dung tài nguyên trong nháy mắt, cải thiện giao tiếp và hợp tác trong nhóm, đồng thời theo dõi tiến độ.

2. Quản lý thời gian

Bạn không thể luôn thay đổi thời hạn đã đặt hoặc đẩy nhanh quá trình của bên thứ ba, ví dụ như giao hàng. Một số việc nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn. Đó là lý do tại sao, với tư cách là người quản lý dự án, bạn cần quản lý cẩn thận thời gian của mình, dòng thời gian tổng thể của dự án và thời gian của nhóm.

ClickUp cung cấp hai tính năng độc đáo giúp các nhà quản lý dự án xuất sắc trong việc quản lý thời gian. Bạn và nhóm của bạn có thể sử dụng công cụ theo dõi thời gian toàn cầu của ClickUp, hoạt động cả tích cực và hồi tố. Công cụ theo dõi thời gian của họ có sẵn trên tất cả các thiết bị, bao gồm cả điện thoại thông minh, có nghĩa là nhóm của bạn có thể theo dõi công việc của họ bất kể họ ở đâu, tối đa hóa hiệu quả và giảm thiểu sự gián đoạn dòng thời gian của dự án.

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng Mẫu khối lượng công việc của nhân viên để giúp quản lý thời gian của nhóm, phân bổ nguồn lực và đánh giá lại sức chứa của từng thành viên trong nhóm để đảm nhận các công việc mới hàng tuần. Theo dõi khối lượng công việc của nhóm có thể giúp bạn phân công công việc mới hoặc phức tạp hơn cho các thành viên trong nhóm hoặc đánh giá những người đang bị tụt hậu hoặc quá tải công việc.

Quản lý khối lượng công việc và sức chứa trong chế độ xem Khối lượng công việc
Hình dung khối lượng công việc được giao cho từng thành viên cũng như từng nhóm của bạn bằng chế độ xem Khối lượng công việc trong ClickUp

Phần thưởng: Mẫu kế hoạch sức chứa

3. Quản lý phạm vi

Cuối cùng, để trở thành một nhà quản lý dự án thành công, bạn phải có khả năng đàm phán sự cân bằng giữa chi phí và thời gian bằng cách điều chỉnh và quản lý phạm vi tổng thể của dự án. Điều đó có thể có nghĩa là mở rộng phạm vi dự án nếu bạn thấy mình có nhiều thời gian và tiền hơn so với dự kiến ban đầu hoặc thu hẹp phạm vi ở một số lĩnh vực quan trọng nếu bạn bị áp lực về nguồn lực hoặc thời hạn sắp đến gần.

ClickUp hỗ trợ rất nhiều trong việc quản lý phạm vi với Mẫu Phạm vi Công việc ClickUp. Bạn có thể sử dụng tài nguyên này để hướng dẫn bạn thu thập và ghi chép phạm vi dự án, kết quả đầu ra, cột mốc và hơn thế nữa.

Hơn nữa, bạn có thể sử dụng Mẫu phân tích phạm vi công việc của ClickUp để phân tích phiên bản vĩ mô của các kết quả dự án thành các nhiệm vụ vi mô và cột mốc, đồng thời theo dõi tiến độ của nhóm trong từng nhiệm vụ.

Cấu trúc phân chia công việc trong Bảng trắng ClickUp
Phân chia phạm vi của dự án thành các kết quả nhỏ và dễ dàng theo dõi kết quả của từng giai đoạn và từng bước của nhóm tham gia trong ClickUp Bảng trắng

Phần thưởng: Phần mềm cấu trúc phân chia công việc ( WBS )

Bắt đầu sử dụng Tam giác dự án và ClickUp để quản lý các dự án của bạn

Nếu không có một nhà quản lý dự án hiệu quả, ngay cả những dự án đơn giản nhất cũng sẽ thất bại; thất bại được đo lường bằng mức độ dự án đạt hoặc không đạt được ngân sách, thời gian và phạm vi dự án. Điều thú vị là, mặc dù các công ty và tập đoàn lớn sẽ có các nhà quản lý dự án chuyên trách với tiêu đề này, nhưng trên thực tế, mọi công ty đều có một nhà quản lý dự án.

Ngay cả khi quán cà phê nhỏ, độc lập ở góc phố của bạn chỉ có ba nhân viên, một trong số họ sẽ đóng vai trò là quản lý dự án, có thể là họ không nhận ra điều đó.

Và vì mọi doanh nghiệp đều cần một người quản lý dự án (và một người giỏi), nên điều quan trọng là mọi người quản lý dự án phải có quyền truy cập vào các công cụ phù hợp cho công việc. Tam giác quản lý dự án, kết hợp với phần mềm quản lý như ClickUp, là một sự kết hợp hoàn hảo. 🤝

Tác giả khách mời:

Veselin Mladenov là Giám đốc nội dung của ThriveMyWay.

Ông có hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tiếp thị và bán hàng cho doanh nghiệp và quyết định theo đuổi đam mê của mình là tiếp thị kỹ thuật số và tạo/lập nội dung.

ClickUp Logo

Một ứng dụng thay thế tất cả