Mọi nhà quản lý dự án đều mơ ước được làm việc với khách hàng hoặc các bên liên quan, những người luôn nói những câu như "Hãy làm bao lâu tùy thích" và "Tiền không phải là vấn đề. "
Đồng thời, mọi nhà quản lý dự án đều biết rằng những kịch bản này chỉ là mơ tưởng. Thật không may, hầu hết sẽ gặp phải những hạn chế có thể gây ra xáo trộn trong chu kỳ dự án.
Những giới hạn khó chịu này ảnh hưởng đến cách bạn tiếp cận dự án, những gì bạn có thể cung cấp, thời gian bạn có thể cung cấp và chất lượng của sản phẩm. Quản lý các hạn chế của dự án là điều cần thiết để lập kế hoạch cho một dự án thành công.
Tin tốt là các hạn chế trong quản lý dự án của bạn có thể được giải quyết, khắc phục hoặc ngăn chặn hoàn toàn. Bạn cần có các công cụ và quy trình phù hợp để đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng tiến độ và trong phạm vi ngân sách, đồng thời các kết quả dự án sẽ đáp ứng mong đợi của khách hàng.
Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn về các hạn chế dự án phổ biến nhất và chia sẻ các mẹo và công cụ để quản lý chúng, giúp bạn chuẩn bị cho nhóm của mình đạt được thành công.
Các hạn chế của dự án là gì?
Hạn chế dự án là bất kỳ yếu tố nào giới hạn khả năng hoàn thành dự án của trưởng nhóm hoặc quản lý dự án. Các loại hạn chế dự án phổ biến nhất xoay quanh:
- Dòng thời gian dự án: Công việc có thể hoàn thành trong khung thời gian ban đầu đã kế hoạch không?
- Ngân sách hoặc chi phí dự án: Có khả năng dự án vượt quá ngân sách của bạn không?
- Chất lượng công việc: Chất lượng công việc có thay đổi giữa các thành viên trong nhóm không?
- Phạm vi dự án : Dự án có thể được hoàn thành theo đúng chi tiết đã đề ra không?
- Mục tiêu dự án: Mục tiêu có giống như khi bạn bắt đầu không?
Các hạn chế này có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, nghĩa là nếu bạn thay đổi một hạn chế, các hạn chế khác thường sẽ bị ảnh hưởng. Ví dụ: mở rộng phạm vi dự án có thể dẫn đến việc cần thêm thời gian và chi phí để hoàn thành.
Và nếu bạn hiểu những giới hạn này, bạn và các quản lý dự án của bạn có thể đưa ra những lựa chọn sáng suốt để dự án đi đúng hướng.
Tại sao cân bằng các hạn chế của dự án lại quan trọng
Thành công của dự án phụ thuộc vào khả năng quản lý các hạn chế của dự án và ngăn chặn chúng cản trở hoạt động của bạn. Các nhà quản lý dự án phải xử lý nhiều vấn đề cùng một lúc, nhưng chỉ cần một sai sót nhỏ cũng có thể làm dự án của bạn bị trật bánh.
Ví dụ, nhóm của bạn có thể tạo ra những sản phẩm dự án tuyệt vời nhất từ trước đến nay. Nhưng nếu bạn nộp sản phẩm muộn và vượt quá ngân sách, các bên liên quan có thể sẽ không sử dụng dịch vụ của bạn nữa, và đó là điều dễ hiểu.
Vì vậy, trong quá trình lập kế hoạch dự án, bạn cần tìm ra những điểm cân bằng. Điều này sẽ giúp đảm bảo bạn hoàn thành dự án trong khung thời gian và ngân sách đã định trước với các nguồn lực hiện có.
Tại một số thời điểm, bạn có thể cần truyền cảm hứng cho nhóm của mình để tìm cách hoàn thành dự án mà không gặp phải những hạn chế tốn kém hoặc mất thời gian. Một lần nữa, nếu một hạn chế của dự án bị loại bỏ, nó có thể ảnh hưởng đến các hạn chế khác.
Không phải để nghe như một doanh nhân vô cảm trong phim thập niên 1980, nhưng thời gian là tiền bạc! Trễ hai ngày đồng nghĩa với việc phải trả thêm hai ngày lương và chi phí nhân công.
Cân bằng các hạn chế đảm bảo thành công của dự án về mặt tài chính, có nghĩa là công ty của bạn có thể tiếp tục thực hiện các công việc như thế này. Về cơ bản, nó mang đến cho bạn con đường tốt nhất để đạt được tất cả các chỉ số KPI về quản lý dự án.
Phân tích các ví dụ về hạn chế phổ biến nhất trong dự án
Như đã đề cập, có một số loại hạn chế dự án, nhưng các chuyên gia tại Viện Quản lý Dự án đã chia chúng thành ba hạn chế chính trong quản lý dự án. Ba hạn chế này bao gồm phạm vi, dòng thời gian và ngân sách.
Chúng đôi khi được gọi là tam giác quản lý dự án hoặc tam giác sắt, nghe giống như tên của hòn đảo riêng tư của nhân vật phản diện trong phim James Bond. 🦹
Ngoài ba hạn chế, còn có ba hạn chế phổ biến khác trong dự án, bao gồm nguồn lực, rủi ro và tiêu chuẩn chất lượng. Dưới đây là sáu hạn chế phổ biến và cách chúng ảnh hưởng đến dự án của bạn:
1. Phạm vi dự án
Phạm vi của dự án phác thảo những gì dự án cần hoàn thành và lượng công việc cần thực hiện. Bạn cần hiểu rõ ràng về hạn chế về phạm vi để xác định xem các hạn chế khác của dự án, như dòng thời gian và ngân sách, có hợp lý hay không.
Hiểu rõ phạm vi dự án có thể giúp bạn tránh được tình trạng phạm vi dự án bị mở rộng quá mức — khi ngày càng có nhiều công việc được thêm vào dự án của bạn.
Ví dụ: giả sử dự án của bạn là xây dựng một trang web 10 trang và đột nhiên khách hàng muốn thêm hai trang nữa. Vì điều đó nằm ngoài phạm vi dự án ban đầu, bạn biết rằng mình phải liên hệ lại với khách hàng để thảo luận về việc thêm hai trang đó sẽ ảnh hưởng như thế nào đến việc kiểm soát dự án (hoặc dòng thời gian và ngân sách của dự án).
Đây là lý do tại sao các tài liệu như Mẫu Phạm vi Công việc của ClickUp rất cần thiết để ghi lại mọi thứ về dự án. Bạn và khách hàng của bạn nên thống nhất về tài liệu phạm vi dự án với sự hiểu biết rằng bất kỳ thay đổi nào sẽ làm thay đổi các hạn chế chính khác của dự án.
2. Dòng thời gian dự án
Dòng thời gian dự án là khoảng thời gian bạn có để hoàn thành dự án. Dòng thời gian của bạn cần tính đến thời gian cần thiết để hoàn thành toàn bộ vòng đời dự án — từ khởi động đến lập kế hoạch, hoàn thành dự án và kết thúc dự án. ⏰
Đôi khi, các bên liên quan sẽ đến gặp bạn với một dòng thời gian cụ thể trong đầu. Nhưng một số người có thể giải thích phạm vi dự án và yêu cầu bạn ước lượng lại thời gian mà nhóm của bạn sẽ cần để hoàn thành dự án.
Khi thiết kế lịch trình dự án, hãy lưu ý các yếu tố phụ thuộc. Một số công việc có thể hoàn thành đồng thời, nhưng một số công việc khác có thể cần phải hoàn thành trước khi bạn có thể chuyển sang bước tiếp theo trong quy trình làm việc.
3. Ngân sách dự án
Ngân sách dự án là số tiền bạn có thể chi để hoàn thành công việc. Khi phân bổ ngân sách, hãy nhớ rằng lương của các thành viên trong nhóm là một phần của chi phí dự án (và thường là phần lớn nhất). 💸
Tương tự, nếu bạn có đăng ký SaaS và các công cụ mà nhóm của bạn sử dụng để thực hiện công việc, bạn có thể cần tính chi phí đó vào ngân sách của mình. Đối với các nhà quản lý dự án làm việc trong môi trường có tất cả các bên liên quan nội bộ, bạn có thể cần xác nhận xem lương của nhân viên có được tính vào ngân sách hay không.
Nếu bạn được phân bổ một khoản tiền cụ thể để hoàn thành dự án và không phải tính đến lương của nhóm, bạn có thể dành ngân sách cho các thiết bị cần thiết. Nhưng nếu bạn phải tính đến lương, bạn phải xem xét chi phí vận hành trong dòng thời gian chính xác đó.
Sử dụng Mẫu quản lý dự án có ngân sách của ClickUp có thể giúp bạn theo dõi chi phí và chi tiêu tiềm năng để tránh gặp phải hạn chế tốn kém này.
4. Tài nguyên dự án
Tài nguyên bao gồm mọi thứ bạn cần để hoàn thành dự án, ngoài thời gian và tiền bạc. Đó có thể là các thành viên trong nhóm cần thiết để xây dựng trang web 10 trang — ý chúng tôi là 12 trang.
Bạn có thể cần một nhà phát triển, nhà thiết kế và nhà văn quảng cáo, nhưng một số nguồn lực có thể đang làm việc cho các dự án khác hoặc ngay sau khi dự án trang web mới của bạn hoàn thành. Điều này đặt ra yêu cầu rất cao về việc tránh các hạn chế về nguồn lực trong dòng thời gian của dự án.
Vì vậy, điều bạn thực sự cần là chế độ xem tổng quan về khối lượng công việc của các nhóm để có thể lập kế hoạch hoặc điều chỉnh nhanh chóng. May mắn thay, các quản lý dự án có thể sử dụng các công cụ phân bổ nguồn lực để quản lý khối lượng công việc và thời gian cho các công việc, đảm bảo bạn không phân công quá ít hoặc quá nhiều công việc.
5. Rủi ro dự án
Một số dự án có rủi ro cao hơn những dự án khác, nhưng hầu như mọi dự án đều có rủi ro. Đối với quản lý dự án xây dựng, rủi ro có thể bao gồm tai nạn tại công trường hoặc mất mát thiết bị. Nhưng đối với quản lý dự án trang web, rủi ro có thể là trang web bị sập, liên kết bị hỏng, thay đổi nội dung vào phút chót hoặc mất doanh thu khi trang web bị sập.
Để đảm bảo dự án của bạn thành công, hãy đưa ra chiến lược quản lý rủi ro trước khi bắt đầu.
Bạn có thể giảm thiểu rủi ro tại công trường xây dựng bằng cách đảm bảo tất cả thành viên trong nhóm được đào tạo về các quy trình an toàn và công trường được bảo hiểm. Bạn cũng có thể giảm thiểu rủi ro khi di chuyển trang web bằng cách thực hiện các thay đổi vào ban đêm khi lưu lượng truy cập trang web ở mức thấp nhất.
Ngay cả khi bạn nghĩ rằng một dự án có ít rủi ro, hãy dành thời gian hỏi các thành viên trong nhóm về những điều họ nghĩ có thể xảy ra và đưa ra kế hoạch dự phòng. Với Mẫu Bảng trắng Phân tích rủi ro của ClickUp, bạn có thể bắt đầu tìm kiếm bất kỳ vấn đề tiềm ẩn hoặc hạn chế của dự án trong định dạng Bảng trắng trực quan này.
Mẫu hạn chế dự án này cũng giúp tiết kiệm thời gian và nỗ lực cho các dự án của bạn bằng cách đảm bảo tất cả các rủi ro tiềm ẩn của dự án được đánh giá theo cùng một tiêu chí. Điều đó có nghĩa là bạn sẽ có được các chiến lược quản lý rủi ro hiệu quả hơn và nhanh hơn.
6. Chất lượng dự án
Hạn chế cuối cùng là chất lượng dự án của bạn, hay trình độ thực hiện dự án của bạn. Các thành viên trong nhóm và các bên liên quan sẽ muốn tạo ra và thấy những kết quả có chất lượng dự án tốt nhất.
Tuy nhiên, tất cả các hạn chế khác của dự án sẽ ảnh hưởng đến chất lượng dự án. Là người quản lý dự án, bạn có thể phải quyết định những sự đánh đổi nào bạn sẵn sàng thực hiện đối với chất lượng dự án để hoàn thành dự án nhanh hơn hoặc với chi phí thấp hơn.
Cách quản lý các hạn chế của dự án
Quản lý các hạn chế của dự án là một công việc liên tục phải xoay xở. (Chúng tôi không biết tại sao lại liên tưởng đến rạp xiếc như vậy, có lẽ là vì công việc của một quản lý dự án giống như người dẫn chương trình trong rạp xiếc văn phòng. ) 🎪
Nhưng với các công cụ phù hợp, bạn có thể làm việc trong phạm vi các hạn chế của dự án và cung cấp sản phẩm cuối cùng chất lượng cao. Dưới đây là 10 công cụ quản lý dự án giúp bạn quản lý các hạn chế.
1. Hiểu toàn bộ phạm vi của dự án
Tài liệu phạm vi công việc của bạn cần nêu rõ mục tiêu, phạm vi và kết quả dự án mà các bên liên quan mong đợi. Tài liệu này sẽ là tài liệu tham khảo trong suốt quá trình thực hiện dự án và giúp bạn tránh được sự mở rộng phạm vi dự án.
2. Tạo bản điều lệ dự án
Bản điều lệ dự án là tài liệu tham khảo nhanh, nêu tóm tắt các bên liên quan, thành viên nhóm, nguồn lực, mục tiêu, phạm vi, kết quả mong đợi, cột mốc, rủi ro và quy trình phê duyệt của dự án. Bản điều lệ này sẽ cung cấp cho mọi thành viên trong nhóm của bạn chế độ xem tổng quan và giúp bạn duy trì tiến độ dự án.
Và với mẫu Điều lệ dự án ClickUp, bạn có quyền truy cập vào một tài liệu miễn phí và quan trọng để chính thức cho phép sự tồn tại của một dự án. Làm việc từ mẫu này sẽ cung cấp cho các nhà quản lý dự án khả năng xây dựng và phân bổ các nguồn lực của tổ chức cho các hoạt động của dự án. 🛠️
3. Tổ chức cuộc họp khởi động
Khi bạn đã có cái nhìn tổng quan về dự án, đã đến lúc tập hợp nhóm dự án của bạn. Cuộc họp khởi động cho phép bạn giải thích về dự án và các hạn chế của dự án cho tất cả mọi người tham gia. Bạn có thể hợp lý hóa danh sách kiểm tra của mình với sự trợ giúp của Mẫu cuộc họp khởi động dự án của ClickUp.
Các thành viên quan trọng trong nhóm sẽ có thể chỉ ra những rủi ro tiềm ẩn của dự án hoặc các vấn đề liên quan đến dòng thời gian hoặc ngân sách để bạn có thể giải quyết chúng với các bên liên quan càng sớm càng tốt.
Phần thưởng: Xem 10 mẫu khởi động dự án hàng đầu cho các cuộc họp trong Tài liệu & PPT
4. Tổ chức cấu trúc phân chia công việc
Trong cấu trúc phân chia công việc, bạn sẽ sắp xếp dự án thành tất cả các công việc mà nhóm dự án cần thực hiện để hoàn thành các kết quả mong đợi. Điều này sẽ giúp bạn bắt đầu lên lịch các hoạt động và xây dựng dòng thời gian.
Cấu trúc phân chia công việc cho phép bạn xem các hoạt động của mình trong danh sách, bảng trạng thái hoặc biểu đồ Gantt để hình dung rõ ràng cách bạn sẽ đạt được thành công trong dự án. Điều này sẽ ngăn chặn bất kỳ hạn chế nào của dự án ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình.
5. Tạo kế hoạch quản lý dự án của bạn
Kế hoạch dự án của bạn sẽ chính thức khởi động dự án. Bắt đầu lên lịch các hoạt động, thêm các phụ thuộc và theo dõi tiến độ như một phần của chiến lược quản lý thời gian của bạn.
Bạn có thể sử dụng Mẫu kế hoạch dự án ví dụ của ClickUp để bắt đầu hoặc khám phá thêm các mẫu phù hợp với phương pháp quản lý dự án ưa thích của bạn, từ Agile đến Waterfall đến Kanban.
6. Xây dựng bảng phân tích ngân sách
Với bảng phân tích ngân sách, bạn có thể phân bổ một phần ngân sách cho từng hoạt động trong kế hoạch dự án. Sau đó, theo dõi chi tiêu trong quá trình thực hiện dự án để biết nhóm của bạn đang chi tiêu đúng ngân sách hay vượt ngân sách.
7. Thực hiện phân tích rủi ro
Bắt đầu quản lý rủi ro ngay từ khi bắt đầu dự án. Điều này cho phép bạn phân tích các rủi ro tiềm ẩn và sắp xếp chúng theo mức độ nghiêm trọng. Từ đó, bạn có thể lập kế hoạch dự phòng và giải quyết các rủi ro nghiêm trọng nhất một cách nhanh chóng.
8. Xem tổng quan về khối lượng công việc
Quản lý công việc là một thành phần thiết yếu của quản lý tài nguyên. Với chế độ xem Khối lượng công việc của ClickUp, bạn có thể xem ngay băng thông của các thành viên trong nhóm để tránh họ bị quá tải, từ đó giúp ngăn ngừa việc bỏ lỡ thời hạn hoặc chất lượng công việc giảm sút.
9. Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại
Một trong những công cụ quản lý thời gian tốt nhất dành cho bạn và nhóm của bạn là tự động hóa quy trình công việc. Bằng cách tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, bạn có thể hoàn thành dự án nhanh hơn và giải phóng thời gian cho nhóm của mình để thực hiện các công việc quan trọng hơn.
10. Thêm các biện pháp kiểm soát chất lượng
Mẫu Danh sách kiểm tra chất lượng ClickUp có thể giúp bạn nộp các sản phẩm chất lượng cao hơn. Mỗi thành viên trong nhóm của bạn có thể sử dụng nó để theo dõi công việc của mình, và người đánh giá của bạn có thể đảm bảo mọi thứ đều đạt tiêu chuẩn. Vì vậy, khi dự án của bạn đạt đến quá trình phê duyệt, mọi thứ sẽ diễn ra suôn sẻ. ⛵️
Cảm thấy bị hạn chế? Hãy thử ClickUp
Phần mềm quản lý dự án phù hợp có thể giúp bạn kiểm soát tất cả các hạn chế của dự án, từ dòng thời gian và ngân sách đến rủi ro và kiểm soát chất lượng. Nhờ đó, bạn có thể quản lý dự án thành công. 🏆
ClickUp là công cụ tối ưu cho các nhóm quản lý dự án. Nó giúp bạn tổ chức công việc với bảng điều khiển dự án, tự động hóa và tích hợp với các công cụ bạn đã sử dụng. Ngoài ra, với hàng nghìn mẫu để lựa chọn, bạn có thể lập kế hoạch và giám sát tất cả các hạn chế của dự án.
Vì vậy, ngay cả khi các bên liên quan của bạn không phải là những tỷ phú lập dị, ClickUp vẫn có thể giúp bạn cảm thấy rằng ngân sách và thời gian dự án không phải là vấn đề.
Và nói về ngân sách, bạn có thể bắt đầu sử dụng ClickUp miễn phí. Điều này chắc chắn phù hợp với các hạn chế của dự án.