{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "KPI quản lý dự án là gì?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "KPI trong quản lý dự án xác định tiến độ dự án (hoặc lịch trình dự án)" } } ] }
"An toàn hơn là hối tiếc" là một câu nói sáo rỗng, phải không?
Tuy nhiên, một số nhà quản lý dự án vẫn bỏ qua việc thu thập dữ liệu có thể giúp họ ngăn chặn dự án bị trật bánh. Nhưng vấn đề là: Ngay cả những kế hoạch dự án được xây dựng cẩn thận nhất cũng không thể tránh khỏi sự cố.
Và các vấn đề gần như chắc chắn sẽ phát sinh trong suốt vòng đời của dự án. Chúng có thể là sự sai lệch so với mục tiêu dự án hoặc thất bại hoàn toàn của dự án.
Dù sao đi nữa, tránh những vấn đề đó một cách kịp thời là nhiệm vụ của người quản lý dự án và là mục đích của KPI trong quản lý dự án.
Đọc tiếp và tìm hiểu lựa chọn các chỉ số KPI quản lý dự án của chúng tôi (kèm ví dụ). Chúng tôi muốn bạn tìm hiểu ý nghĩa của từng chỉ số và xác định những chỉ số phù hợp nhất với hiệu suất dự án của bạn.
⏰ Tóm tắt 60 giây
Theo dõi các KPI phù hợp để đảm bảo ngân sách, đáp ứng thời hạn và quản lý tài nguyên hiệu quả.
- Chỉ số hiệu suất chi phí (CPI): Bạn có đang tận dụng tối đa ngân sách của mình không?
- Chênh lệch chi phí (CV): Bạn đang vượt hay thiếu ngân sách bao nhiêu?
- Giá trị kế hoạch (PV): Công việc nào cần hoàn thành vào thời điểm này?
- Thời gian chu kỳ tạo/lập ngân sách: Mất bao lâu để tạo/lập ngân sách?
- Số lần điều chỉnh ngân sách: Ngân sách cần được điều chỉnh bao nhiêu lần?
- Chỉ số hiệu suất lịch trình (SPI): Bạn đang đi trước hay chậm hơn lịch trình?
- Sự chênh lệch lịch trình (SV): Bạn còn cách dòng thời gian kế hoạch bao xa?
- Sức chứa tài nguyên (RC): Bạn có đủ nhân lực để hoàn thành công việc không?
- Tỷ lệ hoàn thành đúng hạn: Có bao nhiêu công việc được hoàn thành đúng tiến độ?
- Giờ dự kiến so với giờ thực tế: Các công việc có mất nhiều thời gian hơn hoặc ít hơn dự kiến không?
- Tỷ lệ nhân viên rời bỏ công việc: Tần suất thành viên nhóm rời bỏ dự án giữa chừng là bao nhiêu?
- Chỉ số NPS (Net Promoter Score): Khách hàng hoặc các bên liên quan của bạn hài lòng ở mức độ nào?
- Tỷ lệ sử dụng có thể tính phí: Tỷ lệ phần trăm công việc thực sự có thể tính phí là bao nhiêu?
- Chi phí trung bình mỗi giờ: Mỗi giờ làm việc của dự án của bạn tốn bao nhiêu?
Việc theo dõi các KPI này có thể giúp bạn phát hiện vấn đề sớm, đưa ra quyết định thông minh hơn và giữ cho dự án chạy trơn tru.
ClickUp giúp bạn thực hiện điều này dễ dàng hơn với các công cụ như:
- Bảng điều khiển để theo dõi KPI theo thời gian thực
- Mục tiêu để thiết lập và theo dõi các cột mốc của dự án
- Theo dõi thời gian để so sánh số giờ dự kiến với số giờ thực tế
KPI quản lý dự án là gì?
Các chỉ số KPI quản lý dự án — hay chỉ số hiệu suất chính — là các biến số có liên quan để đo lường hiệu suất dự án hoặc con đường dẫn đến hoàn thành dự án thành công. Các chỉ số bạn thu được từ việc đo lường và đôi khi kết hợp các biến số này có hai mục đích:
- Các chỉ số KPI trong quản lý dự án xác định tiến độ dự án (hoặc lịch trình dự án) của bạn
- Các chỉ số KPI quản lý dự án giúp phát hiện những điểm yếu trong dự án và các biến số tiềm ẩn có thể dẫn đến thất bại
Ví dụ: các chỉ số hiệu suất chính của bạn có thể tiết lộ những điểm yếu trong một quy trình, một người được giao nhiệm vụ hoặc một công việc. Tuy nhiên, bạn là người quản lý dự án hoặc trưởng nhóm, bạn phải thực hiện các điều chỉnh hoặc cải tiến để loại bỏ hoặc củng cố những điểm đó trước khi quá muộn.
Cách sử dụng KPI để xác định dự án thành công
Các KPI trong quản lý dự án không phụ thuộc vào chủ quan. Thay vào đó, chúng dựa trên dữ liệu định lượng — thường là giá trị có thể đo lường được mà bạn có thể so sánh với mục tiêu dự án của mình.
Tuy nhiên, bạn không nên sử dụng KPI trong quản lý dự án và chỉ số hiệu suất một cách thay thế cho nhau. Bởi vì KPI là chỉ số — cả hai đều đo lường thành công của dự án. Nhưng không phải tất cả các chỉ số đều đủ quan trọng để trở thành KPI.
Đọc bài viết của chúng tôi về Chỉ số KPI để tìm hiểu thêm!
Một điểm khác biệt khác mà bạn phải lưu ý là sự khác biệt giữa kết quả mục tiêu và kết quả chính và chỉ số hiệu suất chính. Hầu hết các ví dụ về OKR mà bạn sẽ gặp là công việc như một khung để cài đặt mục tiêu, trong khi KPI đo lường các yếu tố góp phần đạt được các mục tiêu và kết quả mong muốn đó.
Toàn bộ nhóm dự án phải thống nhất về các chỉ số hiệu suất chính để đánh giá tình trạng dự án và biết được thành công là như thế nào. Tuy nhiên, mục tiêu của bạn không chỉ là câu trả lời cho những thách thức trong quản lý dự án, mà còn là yếu tố quyết định hướng đi và lý luận của một dự án cụ thể.
Nếu bạn cần thêm thông tin để phân biệt rõ hơn hai khái niệm này, hãy tham khảo hướng dẫn của chúng tôi về OKRs so với KPIs!
15 chỉ số KPI cần biết về quản lý dự án
Có rất nhiều ví dụ về KPI quản lý dự án đang chờ bạn khám phá. Tuy nhiên, chúng tôi muốn bạn chỉ tập trung vào một vài ví dụ cho đến khi bạn hiểu được mối liên hệ giữa KPI dự án và mục tiêu.
Ngoài ra, việc học một số lượng giới hạn các KPI để bắt đầu sẽ giúp bạn trở nên chọn lọc hơn. Bởi vì việc sử dụng tất cả các KPI cho quản lý dự án là điều phản tác dụng.
Bạn phải loại bỏ các KPI không thực sự chỉ ra thành công trong dự án của bạn. Và bạn sẽ chỉ phát triển khả năng xác định chính xác các chỉ số đó bằng kinh nghiệm.
Bạn cũng không thể làm các quản lý dự án và nhóm của mình quá tải với quá nhiều dữ liệu. Mỗi chỉ số hiệu suất chính phải có ý nghĩa và ở mức dễ hiểu để nhóm của bạn có thể hành động dựa trên đó. Bạn nên dựa vào KPI trong quản lý dự án để điều chỉnh nhóm theo mục tiêu chung của bạn.
Chúng tôi đã sắp xếp một danh sách các chỉ số KPI theo bốn lĩnh vực phổ biến để dự án thành công:
KPI ngân sách dự án
Quản lý tiền và các nguồn lực đã thanh toán của dự án mà không có ngân sách sẽ là một thảm họa đang chờ xảy ra. Và thành thật mà nói, đó là hành động vô trách nhiệm về mặt tài chính. Đó là lý do tại sao các nhà quản lý dự án thiết lập ngân sách thực tế ngay khi dự án bắt đầu. Và họ liên tục theo dõi chênh lệch chi phí so với chênh lệch ngân sách trong suốt quá trình hoàn thành dự án.
Bạn có thể cần tăng hoặc giảm ngân sách dự án do chi phí phát sinh hoặc dự án bị hủy bỏ. Ngoài ra, bạn có thể muốn phân bổ lại toàn bộ ngân sách dự án hoặc chỉ một phần cho các hoạt động, gói công việc khác hoặc thậm chí cho nhiều dự án khác nhau.
Hãy xem một số KPI dự án để quản lý ngân sách hiệu quả hơn:
1. Chỉ số hiệu suất chi phí (CPI)
Công thức: CPI = EV / AC, trong đó
- EV (hoặc giá trị thu được, có nghĩa là chi phí kế hoạch của công việc thực tế đã hoàn thành) = % công việc đã thực hiện * ngân sách để hoàn thành 100% công việc
- AC (hoặc chi phí thực tế) = tiền chi cho công việc đã thực hiện
Kết quả: Nếu CPI < 1, thì chi phí dự án hiện tại cao hơn dự kiến.
Tạo ngân sách bằng cách sử dụng các mẫu đề xuất ngân sách!
2. Chênh lệch chi phí (CV)
Công thức: CV = EV – AC
Kết quả: Nếu CV < 0, thì chi phí thực tế của dự án hiện tại cao hơn dự kiến.
3. Giá trị kế hoạch (PV)
Công thức: PV = BAC * công việc đã lên lịch, trong đó
- BAC (ngân sách khi hoàn thành) = ngân sách đã được phê duyệt
- Công việc đã lên lịch = công việc dự kiến sẽ hoàn thành vào một thời điểm nhất định
Ví dụ: PV là 23.000 đô la nếu 100% công việc dự kiến sẽ tốn 100.000 đô la và 77% công việc đã được lên lịch.
ĐIỀU CHỈNH NGÂN SÁCH KẾ HOẠCHMẹo chuyên nghiệp: So sánh PV với AC và điều chỉnh ngân sách dự án cho phù hợp để đạt được ROI (tỷ suất lợi nhuận đầu tư) tốt nhất. Sử dụng thông tin này cho các dự án trong tương lai và tiếp tục đánh giá để có thông tin chính xác hơn.
4. Thời gian chu kỳ tạo/lập ngân sách
Đây là thời gian dành cho việc lập ngân sách dự án. Nó bao gồm tất cả các hoạt động, đặc biệt là lập kế hoạch, liên quan đến việc đưa ra và thống nhất ngân sách thực tế nhất.
GIÁ TRỊ KẾ HOẠCHMẹo chuyên nghiệp: Liên hệ KPI này với các KPI khác để hiểu liệu thời gian dành cho ngân sách kế hoạch có đủ để đạt được thành công hoặc mục tiêu của dự án hay không.
5. Số mục trong ngân sách
Trong ngân sách mục chi tiết, các khoản chi tiêu được nhóm theo các danh mục, chẳng hạn như giai đoạn hoặc gói công việc. Số mục chi tiết ít trong loại ngân sách này cho thấy việc theo dõi chi tiêu ngân sách sẽ khó khăn hơn.
6. Số lần điều chỉnh ngân sách
Đây là số phiên bản ngân sách dự án của bạn trước khi được phê duyệt cuối cùng. Quá nhiều lần lặp lại cho thấy các quản lý dự án của bạn có thể đã dành đủ thời gian để lập kế hoạch ngân sách, như mong đợi.
CHI PHÍ TRONG NGÂN SÁCH CÓ DẪN ĐẾN THÀNH CÔNGMẹo chuyên nghiệp: So sánh KPI này với các chỉ số khác để tìm ra mối quan hệ giữa thời gian lập kế hoạch ngân sách và thành công của dự án. Điều này sẽ giúp bạn đo lường tiến độ thực hiện
Thời gian
Nói một cách đơn giản, quản lý dự án là về hai điều: tiền và thời gian. Và mục tiêu là đạt được tất cả các cột mốc trong ngân sách và đúng thời hạn.
Tuy nhiên, nếu dự án của bạn có nhiều giai đoạn, gói công việc và hoạt động, đó sẽ là một thách thức lớn. Việc ước tính số lượng công việc bạn sẽ phải thực hiện, thời lượng để hoàn thành các công việc đó, nguồn lực sẵn có và sự thay đổi lịch trình sẽ trở nên phức tạp.
Kết quả là, việc thực hiện dự án có thể bị chậm trễ và công ty bị mất tiền. Dưới đây là một số KPI về dòng thời gian dự án để giúp bạn tránh bỏ lỡ các cột mốc quan trọng, từ đó toàn bộ nhóm của bạn có thể hoàn thành công việc đúng tiến độ.
7. Chỉ mục hiệu suất lịch trình (SPI)
Công thức: SPI = EV / PV
Ví dụ: Nếu 53% công việc theo kế hoạch đã được hoàn thành và ngân sách để hoàn thành 100% công việc là 100.000 đô la, thì SPI là 0,53 (hoặc 53%). Cách tính là (53% * 100.000 đô la) / 100.000 đô la.
Kết quả: Nếu SPI < 1, thì dự án hiện đang chậm tiến độ.
GIÁ TRỊ KẾ HOẠCH CÓ HỢP LÝ CHO SPI CỦA BẠN KHÔNGMẹo chuyên nghiệp: Cân nhắc tăng hiệu quả sử dụng tài nguyên nếu SPI của dự án < 1.
8. Sự chênh lệch lịch trình (SV)
Công thức: SV = EV – PV
Kết quả: Nếu SV < 0, thì dự án hiện đang chậm tiến độ.
Cảnh báo: SV được biểu thị bằng đơn vị tiền tệ, chẳng hạn như đô la, không phải đơn vị thời gian, chẳng hạn như ngày hoặc tháng.
GIÁ TRỊ KẾ HOẠCH CÓ PHÙ HỢP VỚI SPI CỦA BẠN KHÔNGMẹo chuyên nghiệp: Cân nhắc tăng hiệu quả sử dụng tài nguyên nếu chỉ số hiệu suất tiến độ dự án của bạn < 1.
9. Sức chứa tài nguyên (RC)
Công thức: sức chứa tài nguyên = số giờ làm việc có sẵn mỗi ngày * số ngày làm việc được phân bổ cho dự án
CÁC THỰC HÀNH TỐT NHẤT RCMẹo chuyên nghiệp: Điều chỉnh lịch trình dự án để phù hợp với sức chứa của các nguồn lực hoặc bổ sung thêm thành viên nhóm để tăng RC. Thời gian làm việc hàng ngày phải không bao gồm thời gian nghỉ ngơi. Vì bạn đang tính RC cho một dự án cụ thể, bạn phải loại trừ thời gian dành cho các dự án khác.
10. Tỷ lệ hoàn thành đúng hạn
Công thức: (số dự án hoàn thành đúng hạn / tổng số dự án) * 100%
Xác định mức hiệu suất, đặc biệt là mức hiệu suất thấp, chẳng hạn như 90%. Sau đó, xem xét bất kỳ quản lý dự án nào có tỷ lệ hoàn thành đúng hạn dưới mức đó là người có hiệu suất thấp và báo hiệu cho họ về kế hoạch cải thiện hiệu suất.
11. Giờ dự kiến so với giờ thực tế
Công thức: thời lượng dự kiến – thời lượng thực tế, trong đó thời lượng dự kiến là thời gian dự kiến để thực hiện công việc và là một ước lượng
Kết quả: Nếu < 0, thì bạn đã đánh giá thấp thời gian thực hiện dự án.
Chất lượng
Các KPI tiếp theo đánh giá mức độ thực hiện dự án của bạn. Nhưng chúng cũng xác định liệu kết quả đạt được có đáp ứng mong đợi của các bên liên quan hay không, không chỉ đơn thuần là các công việc đã hoàn thành.
Một số KPI chất lượng cho bạn biết chất lượng công việc được thực hiện trong dự án của bạn có tích cực hay không. Các KPI chất lượng khác cho bạn biết môi trường mà các nhóm của bạn thực hiện dự án có tích cực hay không. Nói cách khác, KPI chất lượng là thước đo mức độ hài lòng của khách hàng hoặc nhân viên.
12. Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc
Công thức: (số nhân viên đã rời công ty / số nhân viên trung bình) * 100%
Kết quả: Tỷ lệ nhân viên rời bỏ công ty cao có thể dẫn đến sự kém hiệu quả của dự án, chẳng hạn như không đạt được các cột mốc, chi phí phát sinh ngoài dự kiến và cuối cùng là sự hài lòng của khách hàng thấp.
13. Chỉ số NPS (Net Promoter Score)
KPI này đánh giá sự hài lòng của khách hàng và lòng trung thành với thương hiệu thông qua một cuộc khảo sát gồm một câu hỏi. NPS là một số từ -100 đến 100, mà bạn nên nhắm đến mức cao nhất.
Nếu bạn sở hữu hoặc quản lý các dự án cho một công ty hoặc thương hiệu sản phẩm duy nhất, câu hỏi khảo sát sẽ là: "Bạn có khả năng giới thiệu sản phẩm của chúng tôi cho bạn bè và đồng nghiệp của mình không?" Và nếu bạn sở hữu hoặc quản lý các dự án cho một thương hiệu có nhiều sản phẩm, bạn sẽ điều chỉnh câu hỏi và đề cập đến "thương hiệu" thay vì "sản phẩm"
Người tham gia khảo sát NPS đánh giá khả năng giới thiệu sản phẩm hoặc thương hiệu của bạn trên thang điểm từ 0 đến 10, trong đó 0 là rất khó xảy ra và 10 là rất có thể xảy ra. Sau đó, tùy thuộc vào câu trả lời của họ, người tham gia khảo sát được chia thành ba loại.
- Người quảng bá. Với điểm số 9 hoặc 10, những người quảng bá là những khách hàng trung thành, hào hứng với sản phẩm hoặc thương hiệu của bạn và rất có thể sẽ giới thiệu sản phẩm của bạn cho người khác.
- Thụ động. Với điểm số bảy hoặc tám, những người thụ động hài lòng với sản phẩm hoặc thương hiệu của bạn. Tuy nhiên, họ không đủ hài lòng để giới thiệu sản phẩm cho người khác, điều này khiến họ dễ bị ảnh hưởng bởi các sản phẩm cạnh tranh.
- Những người chỉ trích. Với điểm số từ 0 đến 6, những người chỉ trích không hài lòng với sản phẩm hoặc thương hiệu của bạn và có khả năng sẽ không bao giờ mua sản phẩm của bạn nữa. Thậm chí, họ có thể thuyết phục những người khác không mua sản phẩm của bạn.
Công thức: % người ủng hộ – % người phản đối
Biến những người chỉ trích thành những người quảng bá để tăng mức độ trung thành của khách hàng. Bạn có thể tạo các biểu mẫu tùy chỉnh để nhận phản hồi quan trọng từ khách hàng, giúp bạn tăng NPS.
Hiệu quả
Các KPI dưới đây đo lường hiệu quả chi phí của dự án. Và điều đó liên quan mật thiết đến cách bạn sử dụng các nguồn lực của mình.
Họ có dành thời gian cho công việc dự án một cách hiệu quả không? Và bạn có chi tiêu tiền cho các nguồn lực của mình một cách hiệu quả không?
Nói cách khác, bạn có đang chi tiêu nhiều thời gian và tiền bạc cho dự án hơn số tiền bạn sẽ tính cho khách hàng không? Các chỉ số KPI về hiệu quả là các chỉ số giúp bạn đưa ra kết luận về sự chênh lệch chi phí giữa các dự án.
14. Tỷ lệ sử dụng có thể tính phí
Đây là KPI hữu ích để đánh giá hiệu suất của các thành viên trong nhóm trong quá trình thực hiện công việc dự án. Nó cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về thời gian nhóm của bạn dành cho việc tạo ra doanh thu và doanh thu bạn thực sự nhận được từ khách hàng.
Công thức: (số giờ có thể tính phí/số giờ dành cho công việc dự án) * 100%
TRÁNH LÀM NHÓM CỦA BẠN BỊ KIỆT SỨCMẹo chuyên nghiệp: Tránh đặt mục tiêu sử dụng tối đa. Điều đó sẽ tối đa hóa doanh thu của bạn, nhưng lực lượng lao động của bạn sẽ có nguy cơ bị kiệt sức, và bạn sẽ phải trả giá cho điều đó.
15. Chi phí trung bình mỗi giờ
Tổng hợp tất cả chi phí để cung cấp cho nhân viên của bạn các điều kiện để thực hiện dự án thành công. Những chi phí này có thể bao gồm từ tiền lương và phúc lợi cho nhân viên đến thiết bị văn phòng, v.v.
So sánh chi phí trung bình mỗi giờ với kết quả dự án của bạn. Nếu kết quả dự án cao hơn chi phí, thì nhân viên của bạn đã sử dụng thời gian dự án hoặc giờ làm việc theo kế hoạch một cách hiệu quả. Kết quả là, bạn cũng đã chi tiêu tiền của mình một cách hiệu quả!
Ai được lợi từ việc cài đặt KPI?
Kinh doanh: Bất kỳ doanh nghiệp nào muốn liên tục cải thiện hoạt động, giám sát hiệu suất và đảm bảo thành công chung của dự án sẽ được hưởng lợi từ việc cài đặt KPI. Chúng bổ sung một thước đo định lượng cho các mục tiêu, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tiến độ và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. KPI cung cấp cho doanh nghiệp khả năng có cái nhìn sâu sắc về hoạt động của mình trong thời gian thực và điều chỉnh hướng đi nếu cần thiết.
Quản lý dự án: Đối với quản lý dự án, cài đặt KPI là rất quan trọng để các công việc diễn ra suôn sẻ và đạt được mục tiêu dự án. KPI cung cấp lộ trình rõ ràng về kết quả mong đợi, chia nhỏ các dự án phức tạp thành các phần dễ quản lý. KPI cung cấp cho quản lý dự án một cách để đo lường xem nhóm có đang đi đúng hướng hay cần điều chỉnh, từ đó giảm thiểu rủi ro.
Cách theo dõi KPI quản lý dự án
Sau khi chọn các chỉ số KPI cho quản lý dự án, bạn hoặc các quản lý dự án của bạn phải theo dõi chúng.
Bạn có thể bắt đầu bằng cách tạo bảng điều khiển KPI trong Excel. Tuy nhiên, nếu dự án của bạn phức tạp với ngân sách lớn, cần nhiều bên liên quan và nguồn lực, đồng thời có nhiều hạn chế về lịch trình và công việc phụ thuộc lẫn nhau, thì bạn cần một phương pháp quản lý dự án mạnh mẽ hơn!
Đó là lúc ClickUp phát huy tác dụng. Phần mềm KPI của chúng tôi cung cấp cho bạn báo cáo KPI mà bạn cần, bất kể đó là gì. Và bộ sưu tập các mẫu quản lý dự án của ClickUp giúp bạn có một khởi đầu thuận lợi. Nó hợp lý hóa việc cài đặt dự án với cấu hình mà báo cáo KPI của bạn sử dụng.
Ngoài ra, ClickUp cho phép bạn liên kết các công việc từ các nhóm khác nhau với một mục tiêu duy nhất, có thể đo lường được. Cùng với dòng thời gian được thiết lập rõ ràng, phần mềm của chúng tôi cho phép bạn theo dõi mục tiêu tự động. Nhưng điều đó chưa dừng lại ở đó! Sử dụng ClickUp để theo dõi việc hoàn thành các giai đoạn và thậm chí cả OKR.
Liên kết các nhiệm vụ với mục tiêu. Sau đó, sắp xếp các mục tiêu liên quan vào các thư mục để tự động theo dõi tiến độ tổng thể tại một địa điểm duy nhất. Hãy thử ClickUp Goals và khám phá cách theo dõi KPI phù hợp cho quản lý dự án!