Mỗi khi tham gia một cuộc họp chiến lược—cho dù là cuộc họp toàn công ty hay trong nhóm của bạn—bạn có thể đã gặp các slide trình bày về Mục tiêu và Kết quả Chính (OKRs) và Chỉ số Hiệu suất Chính (KPIs).
Các doanh nghiệp tin tưởng vào chúng vì lý do chính đáng—chúng là nhà cung cấp một phương pháp dựa trên dữ liệu, định lượng cho quá trình quản lý hiệu suất.
79% các công ty thiết kế và triển khai KPI hàng năm.
Nhưng đây là câu hỏi quan trọng: Khi nào nên sử dụng OKR và khi nào nên sử dụng KPI?
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ phân tích những điểm khác biệt khóa giữa OKR và KPI (kèm theo ví dụ thực tế) và hướng dẫn bạn cách tích hợp cả hai vào quy trình làm việc để đạt hiệu quả tối đa.
OKR là gì?
OKR (Mục tiêu và Kết quả then chốt) là một khung làm việc đặt mục tiêu được các tổ chức (và nhóm) sử dụng để xác định mục tiêu và đo lường hiệu suất.
Nói chung, một OKR bao gồm ba thành phần:
- Đối tượng: Một tuyên bố định tính mô tả những gì bạn muốn đạt được.
- Kết quả chính: Các chỉ số định lượng đo lường tiến độ hướng tới mục tiêu của bạn.
- Các sáng kiến: Chiến lược (các dự án hoặc công việc cụ thể) sẽ giúp đạt được các kết quả khóa.
OKR mang lại cảm giác về mục đích, hướng đi và quyền sở hữu. Chúng thúc đẩy các nhóm tập trung vào những điều quan trọng nhất mà không bị phân tâm bởi hàng chục công việc có ưu tiên thấp và tác động nhỏ trên danh sách việc cần làm của họ.
Một số tình huống mà OKR là công việc hiệu quả là:
- Kế hoạch quý: Chúng giúp các nhóm ưu tiên nỗ lực và tập trung vào các sáng kiến quan trọng nhất trong một quý cụ thể.
- Các sáng kiến chiến lược: Sử dụng OKR khi triển khai các dự án hoặc sáng kiến mới có thể giúp bạn đặt ra mục tiêu rõ ràng, nâng cao tính minh bạch giữa các nhóm chức năng và đảm bảo mọi người đều hướng tới cùng một kết quả cuối cùng.
- Đánh giá hiệu suất: Chúng cung cấp các điểm dữ liệu có thể đo lường cho các cuộc đánh giá hiệu suất, giúp đưa ra phản hồi đối tượng khách quan và sâu sắc hơn, không bị ảnh hưởng bởi bất kỳ thành kiến cá nhân nào.
Và bây giờ, hãy cùng tìm hiểu cách cài đặt và đang theo dõi OKR:
- Bắt đầu với sự hiểu biết rõ ràng về tầm nhìn và mục tiêu chiến lược của tổ chức, liên kết các OKR của bạn với sứ mệnh tổng thể của tổ chức.
- Xác định 2 đến 4 mục tiêu tham vọng nhưng có thể đạt được, phản ánh những gì bạn muốn đạt được trong một khung thời gian cụ thể (thường là hàng quý).
- Đối với mỗi mục tiêu, hãy cài đặt 3 đến 5 kết quả chính có thể đo lường (chỉ số) để theo dõi tiến độ.
- Xây dựng kế hoạch hành động cụ thể để tất cả thành viên trong nhóm hiểu rõ cách OKR được liên kết với trách nhiệm cá nhân của từng người.
- Thường xuyên kiểm tra tiến độ đạt được các kết quả chính thông qua các cuộc họp hàng tuần hoặc hai tuần một lần.
- Thảo luận về những gì đã là công việc và những gì chưa là công việc; sử dụng những thông tin này để hoàn thiện các OKR trong tương lai.
Ví dụ về OKR
Sau khi đã thảo luận về OKR và những lợi ích mà chúng mang lại cho tổ chức của bạn, hãy cùng xem xét một số ví dụ cụ thể về OKR.
⚒️ Ví dụ 1: Quản lý dự án
- Mục tiêu: Nâng cao hiệu quả thực hiện dự án Kết quả chính 1: Giảm thời gian hoàn thành dự án xuống 20% Kết quả chính 2: Đạt được chênh lệch ngân sách dự án dưới 5% Kết quả chính 3: Tăng điểm hài lòng của các bên liên quan lên ít nhất 90% Hoạt động: Sử dụng phần mềm quản lý dự án để theo dõi công việc, thời hạn và tiến độ theo thời gian thực Hoạt động: Tạo các mẫu có thể tái sử dụng cho kế hoạch dự án, đánh giá rủi ro và kế hoạch giao tiếp để giảm công việc thủ công
- Kết quả chính 1: Giảm thời gian hoàn thành dự án xuống 20%
- Kết quả chính 2: Đạt được chênh lệch ngân sách dự án dưới 5%.
- Kết quả chính 3: Nâng cao điểm hài lòng của các bên liên quan lên ít nhất 90%.
- Sáng kiến: Sử dụng phần mềm quản lý dự án để theo dõi các công việc, hạn chót và tiến độ theo thời gian thực.
- Sáng kiến: Tạo các mẫu có thể tái sử dụng cho kế hoạch dự án, đánh giá rủi ro và kế hoạch truyền thông để giảm thiểu công việc thủ công.
- Kết quả chính 1: Giảm thời gian hoàn thành dự án xuống 20%
- Kết quả chính 2: Đạt được chênh lệch ngân sách dự án dưới 5%.
- Kết quả chính 3: Nâng cao điểm hài lòng của các bên liên quan lên ít nhất 90%.
- Sáng kiến: Sử dụng phần mềm quản lý dự án để đang theo dõi các công việc, hạn chót và tiến độ theo thời gian thực.
- Sáng kiến: Tạo các mẫu có thể tái sử dụng cho kế hoạch dự án, đánh giá rủi ro và kế hoạch truyền thông để giảm thiểu công việc thủ công.
🔮 Ví dụ 2: Lập kế hoạch chiến lược
- Đối tượng: Mở rộng sự hiện diện trên thị trường châu Á Kết quả chính 1: Đạt 15% thị phần tại Châu Á trong vòng một năm Kết quả chính 2: Ra mắt ba sản phẩm mới được thiết kế tùy chỉnh cho thị trường Châu Á Kết quả chính 3: Thiết lập quan hệ đối tác với năm nhà phân phối địa phương Hoạt động: Triển khai các chiến dịch tiếp thị địa phương hóa tại các thị trường Châu Á chính với thông điệp phù hợp văn hóa Hoạt động: Phân tích giá cả của đối thủ cạnh tranh và phát triển chiến lược giá cả cạnh tranh để thu hút khách hàng mới
- Kết quả chính 1: Đạt được 15% thị phần tại Châu Á trong vòng một năm.
- Kết quả chính 2: Ra mắt ba sản phẩm mới được thiết kế riêng cho thị trường châu Á.
- Kết quả chính 3: Thiết lập quan hệ đối tác với năm nhà phân phối địa phương.
- Sáng kiến: Triển khai các chiến dịch tiếp thị địa phương hóa tại các thị trường châu Á khóa với thông điệp phù hợp với văn hóa.
- Sáng kiến: Phân tích giá cả của đối thủ cạnh tranh và phát triển chiến lược định giá cạnh tranh để thu hút khách hàng mới.
- Kết quả chính 1: Đạt được 15% thị phần tại Châu Á trong vòng một năm.
- Kết quả chính 2: Ra mắt ba sản phẩm mới được thiết kế riêng cho thị trường châu Á.
- Kết quả khóa 3: Thiết lập quan hệ đối tác với năm nhà phân phối địa phương.
- Sáng kiến: Triển khai các chiến dịch tiếp thị địa phương hóa tại các thị trường châu Á khóa với thông điệp phù hợp với văn hóa địa phương.
- Sáng kiến: Phân tích giá cả của đối thủ cạnh tranh và phát triển chiến lược định giá cạnh tranh để thu hút khách hàng mới.
🎧 Ví dụ 3: Hiệu suất hỗ trợ khách hàng
- Mục tiêu: Nâng cao trải nghiệm hỗ trợ khách hàng Kết quả chính 1: Giảm thời gian phản hồi trung bình cho các câu hỏi của khách hàng xuống 30% Kết quả chính 2: Tăng tỷ lệ hài lòng của khách hàng từ các cuộc khảo sát lên trên 85% Kết quả chính 3: Giải quyết ít nhất 90% phiếu hỗ trợ trong lần liên hệ đầu tiên Sáng kiến: Tích hợp chatbot được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) vào trang web để cung cấp câu trả lời tức thì cho các truy vấn thường gặp Sáng kiến: Đảm bảo mức nhân sự đủ trong giờ cao điểm và triển khai hệ thống hỗ trợ đa cấp để xử lý các mức độ yêu cầu của khách hàng khác nhau
- Kết quả chính 1: Giảm 30% thời gian phản hồi trung bình cho các yêu cầu của khách hàng.
- Kết quả chính 2: Nâng cao tỷ lệ hài lòng của khách hàng từ các cuộc khảo sát lên trên 85%.
- Kết quả chính 3: Giải quyết ít nhất 90% các phiếu hỗ trợ trong lần liên hệ đầu tiên.
- Sáng kiến: Tích hợp chatbot được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) vào trang web của bạn để cung cấp câu trả lời tức thì cho các truy vấn thường gặp.
- Sáng kiến: Đảm bảo mức nhân sự đủ trong giờ cao điểm và triển khai hệ thống hỗ trợ đa cấp để xử lý các mức độ yêu cầu của khách hàng tùy chỉnh.
- Kết quả chính 1: Giảm 30% thời gian phản hồi trung bình cho các yêu cầu của khách hàng.
- Kết quả chính 2: Nâng cao tỷ lệ hài lòng của khách hàng từ các cuộc khảo sát lên trên 85%.
- Kết quả chính 3: Giải quyết ít nhất 90% các phiếu hỗ trợ trong lần liên hệ đầu tiên.
- Sáng kiến: Tích hợp chatbot được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) vào trang web của bạn để cung cấp câu trả lời tức thì cho các truy vấn thường gặp.
- Sáng kiến: Đảm bảo mức nhân sự đủ trong giờ cao điểm và triển khai hệ thống hỗ trợ đa cấp để xử lý các mức độ yêu cầu của khách hàng khác nhau.
📚 Xem thêm: Phần mềm OKR tốt nhất (Đánh giá và Giá cả)
KPI là gì?
Chỉ số KPI (Key Performance Indicators) là các chỉ số độc lập, có thể đo lường được, thể hiện mức độ hiệu quả mà tổ chức đạt được một mục tiêu kinh doanh cụ thể. Các ví dụ về KPI bao gồm doanh thu, tỷ lệ khách hàng rời bỏ, lưu lượng truy cập website và tỷ lệ nhân viên nghỉ việc.
Có hai loại Chỉ số Hiệu suất Chính (KPIs) — chỉ số dẫn dắt (chỉ số dự báo) và chỉ số chậm trễ (chỉ số phản ánh).
Các chỉ số dẫn dắt có thể giúp tổ chức dự đoán hiệu suất trong tương lai, trong khi các chỉ số chậm trễ cung cấp thông tin dựa trên kết quả quá khứ (dữ liệu lịch sử).
Bạn sẽ thấy các tổ chức sử dụng KPI trong nhiều cài đặt khác nhau:
- KPI tài chính: Đo lường hiệu suất tài chính, chẳng hạn như tăng trưởng doanh thu hoặc biên lợi nhuận.
- KPI hoạt động: Đánh giá hiệu quả hoạt động, như chi phí sản xuất hoặc thời gian chu kỳ.
- KPI khách hàng tùy chỉnh: Đánh giá sự hài lòng và mức độ tương tác của khách hàng, chẳng hạn như Chỉ số Khuyến nghị Ròng (NPS) hoặc tỷ lệ giữ chân khách hàng.
- KPI của nhân viên: Theo dõi mức độ cam kết của nhân viên và đánh giá hiệu suất, bao gồm tỷ lệ nghỉ việc hoặc điểm đánh giá sự hài lòng của nhân viên.
Dưới đây là hướng dẫn nhanh về cách triển khai KPI:
- Xác định đối tượng: Xác định những gì bạn muốn đạt được ở cấp độ tổ chức, bộ phận hoặc cá nhân.
- Lựa chọn các KPI phù hợp: Chọn các KPI phù hợp với mục tiêu của bạn và cung cấp thông tin có thể hành động.
- Đặt mục tiêu: Xác định các mục tiêu rõ ràng cho từng KPI để định nghĩa và đo lường thành công.
- Thu thập dữ liệu: Triển khai hệ thống thu thập và phân tích dữ liệu liên quan đến các KPI đã lựa chọn.
- Theo dõi tiến độ: Thường xuyên đánh giá hiệu suất KPI để đánh giá tiến độ và thực hiện các điều chỉnh cần thiết.
- Thông báo kết quả: Chia sẻ kết quả KPI với các bên liên quan để thúc đẩy tính minh bạch và trách nhiệm.
👀 Bạn có biết? 80% kết quả của bạn đến từ 20% nỗ lực của bạn. Vì vậy, hãy tập trung vào một số ít KPI quan trọng nhất mang lại tác động lớn nhất.
Ví dụ về KPI
📌 Chỉ số đánh giá hiệu suất
- Doanh thu bán hàng: Đo lường tổng số giao dịch đã đóng và doanh thu do nhân viên tạo ra.
- Sự hài lòng của khách hàng tùy chỉnh: Đo lường mức độ hài lòng của khách hàng tùy chỉnh đối với dịch vụ của nhân viên – điểm CSAT của họ.
- Tham dự cuộc họp: Đo lường sự tham dự của nhân viên tại các cuộc họp và các phiên đào tạo.
📌 Chỉ số hiệu suất kinh doanh
- Tăng trưởng doanh thu: Đo lường tỷ lệ phần trăm tăng trưởng doanh thu trong một kỳ cụ thể.
- Tỷ lệ khách hàng rời bỏ: Đo lường tỷ lệ khách hàng ngừng việc cần làm với một công ty.
- Thị phần: Đo lường tỷ lệ phần trăm thị trường mà một công ty phục vụ.
- Tỷ suất lợi nhuận trên vốn đầu tư (ROI): Đo lường mức độ sinh lời của một khoản đầu tư.
📮 ClickUp Insight: 78% số người tham gia khảo sát của chúng tôi gặp khó khăn trong việc duy trì động lực cho các mục tiêu dài hạn. Điều này không phải do thiếu động lực—mà là do cách não bộ của chúng ta hoạt động! Chúng ta cần nhìn thấy những thành công để duy trì động lực. 💪Đó chính là nơi ClickUp phát huy tác dụng.
Đang theo dõi thành tích với ClickUp Milestones, nhận tổng quan tiến độ tức thì với tổng hợp, và duy trì sự tập trung với các nhắc nhở thông minh trong ClickUp; việc hình dung những thành công nhỏ này sẽ tạo đà cho chặng đường dài.
💫 Kết quả thực tế: Người dùng ClickUp cho biết họ có thể xử lý thêm khoảng 10% công việc mà không cảm thấy quá tải.
Sự khác biệt giữa OKR và KPI
Sau khi đã tìm hiểu cách OKR và KPI có thể mang lại lợi ích riêng cho tổ chức của bạn và cách cài đặt chúng, hãy cùng đi sâu vào chi tiết để khám phá mục đích riêng biệt của từng khung quản lý này.
| Aspect | OKRs | KPI |
| Đặt mục tiêu | Mục tiêu tham vọng, mang tính chất định tính kèm theo các kết quả định lượng hỗ trợ. | Các chỉ số cụ thể, đo lường được, khả thi, liên quan và có thời hạn (SMART) |
| Mục đích | Xác định hướng chiến lược và khơi dậy hành động. | Theo dõi tiến độ hướng tới các mục tiêu cụ thể. |
| Phạm vi | Mục tiêu tổng thể | Các chỉ số cụ thể, hẹp |
| Khung thời gian | Thường là hàng quý | Có thể áp dụng cho các khung thời gian khác nhau—hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng và các khung thời gian khác. |
| Tính linh hoạt | Có tính linh hoạt và thích ứng cao với những thay đổi trong hoàn cảnh, thường được thiết lập cho các kỳ dài hơn. | Ít linh hoạt hơn |
Đặt mục tiêu
OKR nhấn mạnh vào các mục tiêu định tính, tham vọng và dài hạn, nhằm truyền cảm hứng và thách thức tổ chức. Chúng tập trung vào 'điều gì' mà tổ chức hướng đến, chẳng hạn như 'Tăng thị phần' hoặc 'Trở thành nhà lãnh đạo ngành về sự hài lòng của khách hàng'.
Mặt khác, KPI tập trung vào các chỉ số SMART và cách bạn có thể đạt được một đối tượng cụ thể như ‘tăng 15% lượt truy cập website vào tháng tới’.
🧠 Thú vị: Một số chuyên gia gọi OKR là ‘KPI có linh hồn’ vì chúng bổ sung bối cảnh và mục đích cho các chỉ số, liên kết kết quả trực tiếp với sứ mệnh của tổ chức.
Mục đích
OKR là công cụ mạnh mẽ để xác định hướng chiến lược, khơi dậy hành động và thống nhất các nhóm trong tổ chức. Chúng tạo ra sự hiểu biết chia sẻ về mục tiêu tổ chức, động viên nhân viên và nuôi dưỡng văn hóa trách nhiệm.
KPI có tính chất định hướng quyết định hơn. Mục đích chính của KPI là đang theo dõi tiến độ, đo lường hiệu suất và xác định các lĩnh vực cần cải thiện trong một quy trình hoặc khía cạnh cụ thể của kinh doanh, đồng thời hỗ trợ quá trình ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Phạm vi
OKR thường cung cấp một khung làm việc cấp cao hướng dẫn tầm nhìn chiến lược tổng thể cho tổ chức, nhóm hoặc dự án.
👉🏼 Ví dụ, một OKR có thể là ‘Tăng thị phần tại khu vực Châu Âu’ hoặc ‘Ra mắt sản phẩm mới đạt 10.000 lượt tải xuống trong quý đầu tiên.’
KPI cung cấp những thông tin chi tiết về các lĩnh vực kinh doanh cụ thể, chẳng hạn như bán hàng, tiếp thị, doanh thu hoặc hiệu suất của nhân viên. Chúng tập trung vào các chỉ số hẹp hơn, cụ thể hơn, cung cấp chế độ xem chi tiết về hiệu suất.
👉🏼 Ví dụ, đối với nhóm bán hàng, các KPI liên quan đến OKR ‘Tăng thị phần tại khu vực Châu Âu’ có thể bao gồm ‘Tăng doanh thu bán hàng tại Châu Âu lên 15%’ hoặc ‘Mở rộng kênh phân phối tại ba quốc gia Châu Âu mới’.
Khung thời gian
OKR công việc hiệu quả tốt nhất khi có kế hoạch cho dài hạn, thường ít nhất là một quý. Khung thời gian này tạo ra sự cân bằng giữa tập trung vào ngắn hạn và định hướng chiến lược dài hạn, cho phép thực hiện các đánh giá và điều chỉnh định kỳ để duy trì tổ chức trên đúng hướng và linh hoạt trước sự thay đổi.
KPI, mặt khác, linh hoạt hơn. Chúng chỉ cần một khung thời gian và có thể đang được theo dõi trong vài ngày, vài tuần hoặc thậm chí nhiều năm, như chỉ số Doanh thu Lặp lại Hàng năm (ARR) được sử dụng rộng rãi trong hầu hết các tổ chức.
👉🏼 Đối tượng/kỳ/phiên bản, lưu lượng truy cập website hàng ngày giúp theo dõi các xu hướng ngắn hạn, trong khi tỷ lệ khách hàng rời bỏ thường được đo lường hàng tháng hoặc hàng năm. Sự linh hoạt này cho phép kinh doanh đang theo dõi hiệu suất ở các mức độ chi tiết khác nhau, từ đó nắm bắt được cả tiến độ tức thì và xu hướng dài hạn.
Sự linh hoạt
OKR có tính linh hoạt và thích ứng cao với nhu cầu và hoàn cảnh riêng biệt của từng tổ chức. Chúng được xây dựng dựa trên mục tiêu, sứ mệnh và tầm nhìn của công ty. Tính linh hoạt này cho phép điều chỉnh để phản ánh những thay đổi của điều kiện thị trường, cơ hội mới nổi và thách thức bất ngờ.
👉🏼 Ví dụ, nếu một đối thủ cạnh tranh tung ra một sản phẩm mới mang tính đột phá, tổ chức có thể nhanh chóng điều chỉnh OKR của mình để đối phó với mối đe dọa mới nhất và duy trì lợi thế cạnh tranh của mình.
Mặt khác, KPI nên được duy trì ổn định theo thời gian để đảm bảo so sánh có ý nghĩa về xu hướng hiệu suất và xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Việc thay đổi KPI thường xuyên có thể khiến việc đang theo dõi tiến độ chính xác, xác định nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề hiệu suất và chứng minh tác động của các sáng kiến cải thiện trở nên khó khăn.
OKR so với KPI so với KRA
Một khung quản lý khác thường bị nhầm lẫn với OKR và KPI là KRA (Key Result Areas). KRAs là các mục tiêu SMART mà tổ chức đặt ra để theo dõi tiến độ và thành công trong các vai trò khác nhau. Chúng liệt kê các trách nhiệm chính liên quan đến một công việc hoặc vai trò cụ thể.
Tóm lại:
- KRAs xác định các lĩnh vực khóa mà tổ chức cần phải xuất sắc.
- OKRs đặt ra các mục tiêu tham vọng trong các lĩnh vực khóa đó.
- KPI đang theo dõi tiến độ đạt được các mục tiêu đó.
OKR so với KPI so với MBO
Tương tự, MBO (Quản lý theo Mục tiêu) là một khung làm việc thường được sử dụng cùng với KPI và OKR để đang theo dõi hiệu suất. MBO là quá trình mà quản lý và các thành viên trong nhóm cùng nhau đặt ra các mục tiêu, đảm bảo các mục tiêu cá nhân phù hợp với mục tiêu tổng thể của tổ chức.
👉🏼 Giả sử một nhóm marketing đặt mục tiêu tăng cường nhận thức về thương hiệu cho dòng sản phẩm thời trang thể thao thân thiện với môi trường mới:
- Mục tiêu OKR là trở thành thương hiệu thời trang thể thao thân thiện với môi trường hàng đầu trong thị trường mục tiêu.
- KPI sẽ đo lường tổng lưu lượng truy cập website từ tất cả các nguồn.
- MBO sẽ là mục tiêu cá nhân cho từng thành viên trong nhóm marketing, ví dụ như tăng lưu lượng truy cập lên 25% trong quý tới bằng cách sử dụng quảng cáo trả phí.
📚 Xem thêm: OKR so với MBO
Tích hợp OKR và KPI trong Quản lý Dự án
Bằng cách tích hợp OKR và KPI vào hệ thống quản lý dự án của bạn, bạn có thể liên kết từng dự án riêng lẻ với mục tiêu tổng thể của tổ chức. Đồng thời, dữ liệu thu thập qua KPI cho phép ra quyết định dựa trên dữ liệu trong suốt vòng đời dự án.
ClickUp, ứng dụng toàn diện cho công việc, tập hợp tất cả nhu cầu đặt mục tiêu, đang theo dõi và quản lý dự án của bạn vào một nơi duy nhất, giúp việc theo dõi hiệu suất trở nên dễ dàng.
📮 ClickUp Insight: Bạn nghĩ danh sách việc cần làm của mình đang hoạt động hiệu quả? Hãy suy nghĩ lại. Khảo sát của chúng tôi cho thấy 76% chuyên gia sử dụng hệ thống ưu tiên riêng của họ cho quản lý công việc. Tuy nhiên, nghiên cứu gần đây xác nhận rằng 65% nhân viên tập trung vào các công việc dễ dàng thay vì các công việc có giá trị cao mà không có hệ thống ưu tiên hiệu quả.
Các ưu tiên công việc ClickUp thay đổi cách bạn hình dung và xử lý các dự án phức tạp, dễ dàng làm nổi bật các công việc quan trọng. Với các quy trình làm việc được hỗ trợ bởi AI và các cờ ưu tiên tùy chỉnh của ClickUp, bạn luôn biết nên ưu tiên xử lý công việc nào trước.
Hãy cùng tìm hiểu cách áp dụng OKR và KPI vào hệ thống quản lý dự án của bạn.
1. Xác định OKR cấp dự án
Bắt đầu bằng cách xem xét các mục tiêu chiến lược tổng thể của tổ chức và các OKR cấp công ty liên quan. Sau đó, tự hỏi bản thân cách một dự án cụ thể có thể đóng góp vào các mục tiêu cấp cao này.
Bạn cũng có thể tổ chức một phiên brainstorming với nhóm lãnh đạo để thu thập ý kiến về các mục tiêu OKR cấp dự án tiềm năng. Hãy nhớ rằng mục tiêu là đặt ra các mục tiêu "táo bạo", tập trung vào kết quả.
Sử dụng ClickUp Docs, bạn có thể tập trung các tài liệu quan trọng liên quan đến quá trình đặt mục tiêu, trong khi ClickUp Brain —trí tuệ nhân tạo độc quyền của ClickUp—giúp bạn brainstorm ý tưởng và đưa ra các mục tiêu phù hợp để theo đuổi. Nó cũng có thể tóm tắt các quyết định liên quan đến mục tiêu và mục tiêu, giúp mọi người đồng nhất quan điểm.
Chỉ cần yêu cầu ClickUp Brain xem xét các tài liệu của bạn và đề xuất các OKR kết nối mục tiêu lớn của bạn với một dự án cụ thể. Và thế là xong! Bạn sẽ nhận được các đề xuất có ngữ cảnh mà bạn có thể tinh chỉnh thêm bằng các gợi ý.
Sau khi đã xác định mục tiêu của mình, hãy yêu cầu AI tạo ra một tài liệu sẵn sàng để trình bày, giải thích mục tiêu và kết quả chính của bạn để chia sẻ với phần còn lại của nhóm.
2. Xác định các KPI phù hợp
Bước tiếp theo là chọn các chỉ số KPI để đo lường tiến độ hướng tới các Kết quả Chính (Key Results) mà bạn đã cài đặt cho đối tượng của mình. Điều này sẽ cung cấp cho bạn những thông tin quý giá về hiệu suất dự án, giúp bạn xác định các lĩnh vực cần cải thiện và, cuối cùng, đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu để đảm bảo thành công của dự án.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Hãy tự hỏi mình: "Liệu KPI này có thực sự cho thấy chúng ta đang tiến gần hơn đến việc đạt được mục tiêu của mình không?" *Một mẹo khác là tránh sử dụng các KPI quá phức tạp hoặc khó đo lường. Thay vào đó, hãy chọn các chỉ số dễ hiểu, đang theo dõi và phân tích.
3. Tích hợp OKR và KPI của bạn với công cụ quản lý dự án.
Sau khi đã xác định các KPI của mình và kiểm tra độ chính xác của nguồn dữ liệu, bạn có thể đưa chúng vào các công việc và dự án của mình. Ví dụ, bạn có thể sử dụng các trạng thái công việc tùy chỉnh của ClickUp như ‘On Track’, ‘Delayed’, ‘Off Track’ và nhiều trạng thái khác để theo dõi các KPI của mình.
ClickUp thậm chí còn cung cấp các mẫu miễn phí giúp đơn giản hóa quy trình này, như Mẫu OKR của ClickUp. Công cụ kế hoạch trực quan này được thiết kế để giúp các nhóm cài đặt, đang theo dõi và đạt được các mục tiêu OKR của mình một cách hiệu quả.
Dưới đây là những gì mẫu OKR này bao gồm:
- Tần suất lập kế hoạch: Điều này mô tả cấu trúc cơ bản và thời gian cho việc lập kế hoạch OKR, chẳng hạn như chu kỳ hàng quý hoặc nửa năm, đảm bảo việc đặt mục tiêu một cách nhất quán và kịp thời.
- Danh sách OKR: Những danh sách này cho phép các nhóm chia nhỏ các mục tiêu lớn thành các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được và đang theo dõi tiến độ hướng tới từng Kết quả Chính.
Mẫu này cũng có nhiều Trường Tùy chỉnh để giúp bạn phân loại và tổ chức các mục tiêu OKR của mình. Đối với mỗi công việc, bạn có thể thêm thẻ như Mục tiêu, Kết quả chính, Kế hoạch và Thực hiện.
Tương tự, bạn cũng có thể phân loại các công việc vào một 'Dự án' cụ thể. Thậm chí tốt hơn, thanh tiến độ đang theo dõi tỷ lệ hoàn thành dựa trên số công việc mục bạn đã đánh dấu hoàn thành.
Sau khi đã thiết lập hệ thống OKR của mình, bước tiếp theo là thêm các chỉ số KPI. Bạn có thể thực hiện điều này bằng cách thêm một số trường tùy chỉnh (Custom Fields) cho các công việc của mình:
- Giá trị mục tiêu: Trường số để ghi chú giá trị mục tiêu của KPI.
- Giá trị thực tế: Trường số để ghi chú giá trị thực tế hiện tại của KPI.
- Sự khác biệt: Trường công thức để chỉ ra sự chênh lệch giữa giá trị mục tiêu và giá trị thực tế.
- Tiến độ (%): Một trường công thức khác để tính phần trăm giá trị mục tiêu đã đạt được.
Trong ClickUp, bạn có thể sử dụng các mã sau để cài đặt các trường công thức này:
- Sự khác biệt: (trường("Giá trị mục tiêu") – (trường("Giá trị thực tế"))
- Tiến độ: CONCATENATE((trường(“Giá trị thực tế”) / trường(“Giá trị mục tiêu”)) * 100, “%”)
Tất nhiên, bạn có thể sử dụng mẫu KPI của ClickUp để cài đặt, theo dõi và phân tích các chỉ số hiệu suất chính một cách liền mạch, đảm bảo nhóm của bạn luôn đi đúng hướng để đạt được mục tiêu kinh doanh. Tùy chỉnh nó để phù hợp với ngành của bạn và nhận được những thông tin thời gian thực về xu hướng hiệu suất.
Dưới đây là những việc cần làm của mẫu này cho bạn:
- Bảng điều khiển KPI tùy chỉnh: Hiển thị tiến độ thông qua các biểu đồ và báo cáo động.
- Đang theo dõi tự động: Đặt mục tiêu và theo dõi hiệu suất một cách dễ dàng.
- Hợp tác & thông báo: Chỉ định chủ sở hữu KPI và nhận cập nhật theo thời gian thực.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Kết hợp mẫu đang theo dõi KPI với mẫu mục tiêu SMART của ClickUp để đặt ra các mục tiêu rõ ràng, có thể thực hiện được và phù hợp với các chỉ số hiệu suất chính của bạn, đảm bảo mỗi mục tiêu đều cụ thể, có thể đo lường được và có tác động!
4. Thiết lập bảng điều khiển để theo dõi tiến độ.
Sau khi đã cài đặt OKR và KPI, bước tiếp theo là đang theo dõi chúng. Cách tốt nhất để làm điều này là sử dụng bảng điều khiển OKR và biểu đồ tiến độ KPI.
Những khung này tổng hợp các chỉ số khóa và cập nhật tiến độ vào một địa điểm duy nhất, dễ dàng truy cập, giúp bạn không cần phải lục lọi qua các bảng tính, báo cáo và nguồn dữ liệu khác nhau.
Trong ClickUp, bạn có tính năng thiết lập và đang theo dõi mục tiêu tích hợp sẵn — ClickUp Goals — cho phép bạn theo dõi tiến độ hướng tới mục tiêu của mình theo thời gian thực thông qua các bảng điều khiển và thanh tiến độ có thể tùy chỉnh. Nó cũng cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn để tổ chức dữ liệu, bao gồm:
- Cập nhật tiến độ: Để theo dõi tiến độ hướng tới các Kết quả Chính và hoàn thành dự án tổng thể.
- Biểu đồ Gantt: Để hiển thị dòng thời gian dự án và xác định các điểm nghẽn tiềm ẩn.
- Biểu đồ tròn: Để minh họa sự phân chia các công việc dự án hoặc phân bổ tài nguyên.
- Các tiện ích số liệu: Để hiển thị các chỉ số KPI như ngân sách đã chi, điểm hài lòng của khách hàng và tỷ lệ hoàn thành công việc.
Các báo cáo trực quan này có thể giúp bạn xác định các điểm mạnh và điểm yếu, nhận diện các rủi ro tiềm ẩn, và đưa ra quyết định có căn cứ về các khía cạnh khác nhau của dự án, đảm bảo mọi thứ đang theo dõi đúng hướng.
5. Kiểm tra tiến độ định kỳ
Bước cuối cùng là lên lịch các cuộc họp định kỳ (ví dụ: hàng tuần, hai tuần một lần) để đánh giá tiến độ. Trong thời gian này, bạn có thể phân tích dữ liệu thu thập qua KPI để điều chỉnh kết quả khóa, điều chỉnh dòng thời gian hoặc tái phân bổ nguồn lực.
Các nguyên tắc tốt nhất về OKR và KPI
Cuối cùng, đây là một số nguyên tắc tốt nhất để cài đặt và quản lý OKR:
- Đặt mục tiêu vừa tham vọng vừa khả thi. Chúng nên khích lệ và động viên nhân viên đạt được kết quả mong muốn, chứ không nên làm họ quá tải và cuối cùng dẫn đến kiệt sức.
- Tập trung vào một số OKR (thường là 2-4 mục tiêu với 3-5 kết quả khóa cho mỗi mục tiêu) để duy trì sự rõ ràng và tập trung.
- Khuyến khích phản hồi liên tục giữa các thành viên trong nhóm về tiến độ thực hiện OKR của họ. Điều này có thể giúp phát hiện sớm các rào cản và tạo điều kiện cho việc giải quyết vấn đề một cách hợp tác.
Tương tự, khi cài đặt KPI, hãy đảm bảo rằng:
- Lựa chọn các chỉ số có nguồn dữ liệu sạch và đáng tin cậy và có thể được định lượng và đang theo dõi theo thời gian.
- Tự động hóa việc đang theo dõi KPI để tiết kiệm thời gian và nhận kết quả chính xác.
- Sử dụng bảng điều khiển và biểu đồ để trực quan hóa dữ liệu KPI và xác định xu hướng và mô hình.
Cuối cùng, đảm bảo rằng KPI hỗ trợ việc đạt được OKR bằng cách chọn các chỉ số đo lường trực tiếp tiến độ hướng tới các kết quả chính. Sự đồng bộ này tạo ra sự hài hòa hoàn hảo giữa sự đồng nhất tổ chức và tăng trưởng nhanh chóng.
Cài đặt hệ thống OKR và KPI được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) với ClickUp.
Tóm lại, OKR tập trung vào 'điều gì' bạn muốn đạt được và 'tại sao' nó quan trọng. Chúng cung cấp một khung làm việc cho việc cài đặt mục tiêu tham vọng và định hướng chiến lược.
KPI tập trung vào cách bạn đang tiến triển hướng tới các mục tiêu của mình. Chúng cung cấp dữ liệu để theo dõi các chỉ số hiệu suất và xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Thông thường, bạn sẽ cần một số KPI liên quan đến từng Kết quả Chính để đo lường tiến độ và tối ưu hóa nỗ lực OKR của mình.
Mặc dù có thể hoàn thành thủ công, việc tự động hóa nhiều quy trình này bằng công cụ quản lý dự án như ClickUp có thể tăng cường hiệu quả và tối ưu hóa toàn bộ quy trình OKR.
Ví dụ, bạn có thể kích hoạt cập nhật công việc dựa trên tiến độ KPI, hiển thị hiệu suất theo thời gian thực với các biểu đồ tiện lợi, và tận dụng ClickUp Brain cho việc brainstorming và công việc lặt vặt—hai công việc thường tốn nhiều thời gian nhất. Kết quả: ít nỗ lực hơn và tác động lớn hơn!
Muốn quản lý OKR và KPI hiệu quả hơn? Đăng ký ClickUp miễn phí.