Bất cứ khi nào bạn tham dự một cuộc họp chiến lược, cho dù là toàn công ty hay trong nhóm của bạn, bạn có thể đã gặp những trang trình chiếu ghi lại các Mục tiêu và Kết quả chính (OKR) và Chỉ số hiệu suất chính (KPI).
Các doanh nghiệp tin tưởng vào chúng vì một lý do chính đáng: chúng cung cấp một phương pháp tiếp cận định lượng, dựa trên dữ liệu cho quá trình quản lý hiệu suất.
79% các công ty thiết kế và triển khai KPI hàng năm.
Nhưng đây là câu hỏi quan trọng: Khi nào nên sử dụng OKR và khi nào nên sử dụng KPI?
Trong blog này, chúng tôi sẽ phân tích những điểm khác biệt chính (với các ví dụ thực tế) và chỉ cho bạn cách tích hợp cả hai vào quy trình của mình để đạt được hiệu quả tối đa.
OKR là gì?
OKR (Mục tiêu và Kết quả chính) là khung cài đặt mục tiêu được các tổ chức (và nhóm) sử dụng để xác định mục tiêu và đo lường hiệu suất.
Nói chung, một OKR bao gồm ba thành phần:
- Mục tiêu: Một tuyên bố định tính mô tả những gì bạn muốn đạt được
- Kết quả chính: Các chỉ số định lượng đo lường tiến độ thực hiện mục tiêu của bạn
- Sáng kiến: Chiến lược (các dự án hoặc công việc cụ thể) sẽ giúp đạt được các kết quả quan trọng
OKR mang lại ý thức về mục đích, hướng đi và quyền sở hữu. Chúng thúc đẩy các nhóm tập trung vào những việc quan trọng nhất mà không bị phân tâm bởi hàng tá công việc ưu tiên thấp, tác động thấp trong danh sách công việc cần làm.
Một số tình huống mà OKR hoạt động hiệu quả là:
- Kế hoạch hàng quý: Giúp các nhóm sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nỗ lực và tập trung vào các sáng kiến quan trọng nhất trong một quý cụ thể
- Sáng kiến chiến lược: Sử dụng OKR khi khởi động dự án hoặc sáng kiến mới có thể giúp bạn đặt mục tiêu rõ ràng, cải thiện tính minh bạch giữa các nhóm đa chức năng và đảm bảo mọi người đều làm việc hướng tới cùng một kết quả cuối cùng
- Đánh giá hiệu suất: Cung cấp các điểm dữ liệu có thể đo lường để đánh giá hiệu suất, cho phép phản hồi khách quan và sâu sắc hơn, không có bất kỳ thành kiến cá nhân nào
Và bây giờ, hãy xem cách bạn có thể thiết lập và theo dõi OKR:
- Bắt đầu với sự hiểu biết rõ ràng về tầm nhìn và mục tiêu chiến lược của tổ chức, gắn OKR với sứ mệnh tổng thể của tổ chức
- Xác định 2 đến 4 mục tiêu tham vọng và có thể đạt được, phản ánh những gì bạn muốn đạt được trong một khung thời gian cụ thể (thường là hàng quý)
- Đối với mỗi mục tiêu, hãy đặt 3 đến 5 kết quả chính có thể đo lường được (chỉ số) để theo dõi tiến độ
- Tạo kế hoạch hành động để tất cả thành viên trong nhóm hiểu cách OKR phù hợp với trách nhiệm của từng cá nhân
- Thường xuyên kiểm tra tiến độ thực hiện các kết quả chính thông qua các cuộc họp hàng tuần hoặc hai tuần một lần
- Thảo luận về những gì hiệu quả và những gì không hiệu quả; sử dụng những hiểu biết này để hoàn thiện các OKR trong tương lai
Ví dụ về OKR
Bây giờ chúng ta đã thảo luận về OKR và khi nào chúng có thể mang lại lợi ích cho tổ chức của bạn, hãy xem xét một số ví dụ cụ thể về OKR.
⚒️ Ví dụ 1: Quản lý dự án
- Mục tiêu: Cải thiện hiệu quả thực hiện dự án Kết quả chính 1: Giảm 20% thời gian hoàn thành dự án Kết quả chính 2: Đạt được chênh lệch ngân sách dự án dưới 5% Kết quả chính 3: Tăng điểm hài lòng của các bên liên quan lên ít nhất 90% Sáng kiến: Sử dụng phần mềm quản lý dự án để theo dõi công việc, thời hạn và tiến độ trong thời gian thực Sáng kiến: Tạo các mẫu có thể tái sử dụng cho kế hoạch dự án, đánh giá rủi ro và kế hoạch truyền thông để giảm công việc thủ công
- Kết quả chính 1: Giảm 20% thời gian hoàn thành dự án
- Kết quả chính 2: Đạt được chênh lệch ngân sách dự án dưới 5%
- Kết quả chính 3: Tăng điểm hài lòng của các bên liên quan lên ít nhất 90%
- Sáng kiến: Sử dụng phần mềm quản lý dự án để theo dõi công việc, thời hạn và tiến độ trong thời gian thực
- Sáng kiến: Tạo các mẫu có thể tái sử dụng cho kế hoạch dự án, đánh giá rủi ro và kế hoạch truyền thông để giảm công việc thủ công
- Kết quả chính 1: Giảm 20% thời gian hoàn thành dự án
- Kết quả chính 2: Đạt được chênh lệch ngân sách dự án dưới 5%
- Kết quả chính 3: Tăng điểm hài lòng của các bên liên quan lên ít nhất 90%
- Sáng kiến: Sử dụng phần mềm quản lý dự án để theo dõi công việc, thời hạn và tiến độ trong thời gian thực
- Sáng kiến: Tạo các mẫu có thể tái sử dụng cho kế hoạch dự án, đánh giá rủi ro và kế hoạch truyền thông để giảm công việc thủ công
🔮 Ví dụ 2: Lập kế hoạch chiến lược
- Mục tiêu: Mở rộng thị trường ở châu Á Kết quả chính 1: Đạt 15% thị phần ở châu Á trong vòng một năm Kết quả chính 2: Ra mắt ba sản phẩm mới phù hợp với thị trường châu Á Kết quả chính 3: Thiết lập quan hệ đối tác với năm nhà phân phối địa phương Sáng kiến: Ra mắt các chiến dịch tiếp thị địa phương hóa ở các thị trường châu Á quan trọng với thông điệp phù hợp với văn hóa Sáng kiến: Phân tích giá của đối thủ cạnh tranh và phát triển chiến lược giá cạnh tranh để thu hút khách hàng mới
- Kết quả chính 1: Đạt 15% thị phần ở châu Á trong vòng một năm
- Kết quả chính 2: Ra mắt ba sản phẩm mới phù hợp với thị trường châu Á
- Kết quả chính 3: Thiết lập quan hệ đối tác với năm nhà phân phối địa phương
- Sáng kiến: Khởi động các chiến dịch tiếp thị được bản địa hóa tại các thị trường châu Á quan trọng với thông điệp phù hợp với văn hóa
- Sáng kiến: Phân tích giá cả của đối thủ cạnh tranh và phát triển chiến lược giá cả cạnh tranh để thu hút khách hàng mới
- Kết quả chính 1: Đạt 15% thị phần ở châu Á trong vòng một năm
- Kết quả chính 2: Ra mắt ba sản phẩm mới phù hợp với thị trường châu Á
- Kết quả chính 3: Thiết lập quan hệ đối tác với năm nhà phân phối địa phương
- Sáng kiến: Khởi động các chiến dịch tiếp thị được bản địa hóa tại các thị trường châu Á quan trọng với thông điệp phù hợp với văn hóa
- Sáng kiến: Phân tích giá của đối thủ cạnh tranh và phát triển chiến lược giá cạnh tranh để thu hút khách hàng mới
🎧 Ví dụ 3: Hiệu suất hỗ trợ khách hàng
- Mục tiêu: Cải thiện trải nghiệm hỗ trợ khách hàng Kết quả chính 1: Giảm 30% thời gian phản hồi trung bình cho các yêu cầu của khách hàng Kết quả chính 2: Tăng tỷ lệ hài lòng của khách hàng từ các cuộc khảo sát lên trên 85% Kết quả chính 3: Giải quyết ít nhất 90% các yêu cầu hỗ trợ ngay từ lần liên hệ đầu tiên Sáng kiến: Tích hợp chatbot hỗ trợ bởi AI vào trang web của bạn để cung cấp câu trả lời tức thì cho các truy vấn thường gặp Sáng kiến: Đảm bảo đủ nhân sự trong giờ cao điểm và triển khai hệ thống hỗ trợ nhiều cấp để xử lý các yêu cầu của khách hàng ở các cấp độ khác nhau
- Kết quả chính 1: Giảm 30% thời gian phản hồi trung bình cho các yêu cầu của khách hàng
- Kết quả chính 2: Tăng tỷ lệ hài lòng của khách hàng từ các cuộc khảo sát lên trên 85%
- Kết quả chính 3: Giải quyết ít nhất 90% yêu cầu hỗ trợ trong lần liên hệ đầu tiên
- Sáng kiến: Tích hợp chatbot hỗ trợ AI vào trang web của bạn để cung cấp câu trả lời tức thì cho các truy vấn thường gặp
- Sáng kiến: Đảm bảo đủ nhân sự trong giờ cao điểm và triển khai hệ thống hỗ trợ nhiều cấp để xử lý các yêu cầu của khách hàng ở các cấp độ khác nhau
- Kết quả chính 1: Giảm 30% thời gian phản hồi trung bình cho các yêu cầu của khách hàng
- Kết quả chính 2: Tăng tỷ lệ hài lòng của khách hàng từ các cuộc khảo sát lên trên 85%
- Kết quả chính 3: Giải quyết ít nhất 90% các yêu cầu hỗ trợ trong lần liên hệ đầu tiên
- Sáng kiến: Tích hợp chatbot hỗ trợ AI vào trang web của bạn để cung cấp câu trả lời tức thì cho các truy vấn thường gặp
- Sáng kiến: Đảm bảo đủ nhân sự trong giờ cao điểm và triển khai hệ thống hỗ trợ nhiều cấp để xử lý các yêu cầu của khách hàng ở các mức độ khác nhau
📚 Xem thêm: Phần mềm OKR tốt nhất (Đánh giá và Giá cả)
KPI là gì?
Các chỉ số hiệu suất chính (KPI) là các thước đo độc lập, có thể định lượng được, thể hiện mức độ hiệu quả của một tổ chức trong việc đạt được một mục tiêu kinh doanh cụ thể. Ví dụ về KPI bao gồm doanh thu, tỷ lệ khách hàng rời bỏ, lưu lượng truy cập trang web và tỷ lệ thay đổi nhân viên.
Có hai loại Chỉ số hiệu suất chính (KPI) — chỉ số dẫn đầu (thước đo dự báo) và chỉ số tụt hậu (thước đo phản ánh).
Các chỉ số dẫn đầu có thể giúp tổ chức dự đoán hiệu suất trong tương lai, trong khi các chỉ số tụt hậu cung cấp thông tin chi tiết dựa trên kết quả trong quá khứ (dữ liệu lịch sử).
Bạn sẽ thấy các tổ chức sử dụng KPI trong nhiều cài đặt khác nhau:
- KPI tài chính: Đo lường hiệu suất tài chính, chẳng hạn như tăng trưởng doanh thu hoặc biên lợi nhuận
- KPI hoạt động: Đánh giá hiệu quả hoạt động, như chi phí sản xuất hoặc thời gian chu kỳ
- KPI khách hàng: Đánh giá mức độ hài lòng và sự tham gia của khách hàng, chẳng hạn như Chỉ số khuyến nghị ròng (NPS) hoặc tỷ lệ giữ chân khách hàng
- KPI của nhân viên: Theo dõi mức độ cam kết của nhân viên và đánh giá hiệu suất, bao gồm tỷ lệ nghỉ việc hoặc điểm hài lòng của nhân viên
Dưới đây là hướng dẫn nhanh về cách triển khai KPI:
- Xác định mục tiêu: Xác định những gì bạn muốn đạt được ở cấp tổ chức, bộ phận hoặc cá nhân
- Chọn KPI phù hợp: Chọn KPI phù hợp với mục tiêu của bạn và cung cấp thông tin chi tiết có thể hành động được
- Đặt mục tiêu: Thiết lập mục tiêu rõ ràng cho từng KPI để xác định và đo lường thành công
- Thu thập dữ liệu: Triển khai các hệ thống để thu thập và phân tích dữ liệu liên quan đến các KPI đã lựa chọn
- Theo dõi tiến độ: Thường xuyên xem xét hiệu suất KPI để đánh giá tiến độ và thực hiện các điều chỉnh cần thiết
- Thông báo kết quả: Chia sẻ kết quả KPI với các bên liên quan để tăng cường tính minh bạch và trách nhiệm giải trình
👀 Bạn có biết? 80% kết quả của bạn đến từ 20% nỗ lực của bạn. Vì vậy, hãy tập trung vào một số ít KPI quan trọng có tác động lớn nhất.
Ví dụ về KPI
📌 Chỉ số đánh giá hiệu suất
- Doanh thu bán hàng: Đo lường tổng số giao dịch đã đóng và doanh thu do một nhân viên tạo ra
- Sự hài lòng của khách hàng: Đo lường mức độ hài lòng của khách hàng đối với dịch vụ của nhân viên — điểm CSAT của họ
- Tham dự cuộc họp: Đo lường sự tham dự của nhân viên tại các cuộc họp và phiên đào tạo
📌 Chỉ số hiệu suất kinh doanh
- Tăng trưởng doanh thu: Đo lường tỷ lệ phần trăm tăng trưởng doanh thu trong một kỳ cụ thể
- Tỷ lệ khách hàng rời bỏ: Đo lường tỷ lệ khách hàng ngừng kinh doanh với một công ty
- Thị phần: Đo lường tỷ lệ phần trăm thị trường mà một công ty phục vụ.
- Tỷ suất hoàn vốn (ROI): Đo lường lợi nhuận của một khoản đầu tư
📮 ClickUp Insight: 78% số người tham gia khảo sát của chúng tôi gặp khó khăn trong việc duy trì động lực để đạt được các mục tiêu dài hạn. Đó không phải là do thiếu động lực, mà là do cách não bộ của chúng ta hoạt động! Chúng ta cần nhìn thấy thành quả để duy trì động lực. 💪Đó chính là điểm mạnh của ClickUp.
Theo dõi thành tích với Cột mốc ClickUp, xem tổng quan tiến độ ngay lập tức với tổng hợp và duy trì sự tập trung với Nhắc nhở thông minh trong ClickUp; hình dung những thành công nhỏ này sẽ tạo động lực cho chặng đường dài.
💫 Kết quả thực tế: Người dùng ClickUp cho biết họ có thể xử lý thêm khoảng 10% công việc mà không cảm thấy quá tải.
Sự khác biệt giữa OKR và KPI
Bây giờ chúng ta đã biết OKR và KPI có thể mang lại lợi ích riêng cho tổ chức của bạn như thế nào và cách thiết lập chúng, hãy đi sâu vào chi tiết để khám phá mục đích riêng biệt của chúng.
| Aspect | OKRs | KPI |
| Cài đặt mục tiêu | Mục tiêu tham vọng, định tính với kết quả định lượng hỗ trợ | Các chỉ số cụ thể, đo lường được, khả thi, liên quan và có thời hạn (SMART) |
| Mục đích | Xác định hướng chiến lược và khơi dậy hành động | Theo dõi tiến độ thực hiện các mục tiêu cụ thể |
| Phạm vi | Mục tiêu rộng | Các chỉ số cụ thể, tập trung |
| Khung thời gian | Thường được thực hiện hàng quý | Có thể áp dụng cho các khung thời gian khác nhau — hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng và các khung thời gian khác |
| Tính linh hoạt | Linh hoạt hơn và dễ thích ứng với hoàn cảnh thay đổi, thường được thiết lập cho các kỳ dài hơn | Ít linh hoạt |
Đặt mục tiêu
OKR nhấn mạnh các mục tiêu định tính, tham vọng, dài hạn, truyền cảm hứng và thách thức tổ chức. Chúng tập trung vào 'những gì' tổ chức muốn đạt được, chẳng hạn như 'Tăng thị phần' hoặc 'Trở thành công ty hàng đầu trong ngành về sự hài lòng của khách hàng'
Mặt khác, KPI tập trung vào các chỉ số SMART và cách bạn có thể đạt được một mục tiêu siêu cụ thể như 'tăng 15% lượt truy cập trang web vào tháng tới'
🧠 Thú vị: Một số chuyên gia gọi OKRs là 'KPIs có linh hồn' vì chúng bổ sung bối cảnh và mục đích cho các chỉ số, liên kết kết quả trực tiếp với sứ mệnh của tổ chức.
Mục đích
OKR là một công cụ mạnh mẽ để xác định hướng chiến lược, truyền cảm hứng hành động và thống nhất các nhóm trong tổ chức. OKR giúp mọi người có chung hiểu biết về các mục tiêu của tổ chức, thúc đẩy nhân viên và nuôi dưỡng văn hóa trách nhiệm.
KPI thiên về quyết định hơn. Mục đích chính của KPI là theo dõi tiến độ, đo lường hiệu suất và xác định các lĩnh vực cần cải thiện trong một quy trình hoặc khía cạnh cụ thể của kinh doanh, đồng thời hỗ trợ việc ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Phạm vi
OKR thường cung cấp một khung cấp cao hướng dẫn tầm nhìn chiến lược tổng thể cho tổ chức, nhóm hoặc dự án.
👉🏼 Ví dụ, OKR có thể là 'Tăng thị phần ở khu vực châu Âu' hoặc 'Ra mắt sản phẩm mới đạt 10.000 lượt tải xuống trong quý đầu tiên'
KPI cung cấp thông tin chi tiết về các lĩnh vực kinh doanh cụ thể, chẳng hạn như bán hàng, tiếp thị, doanh thu hoặc hiệu suất của nhân viên. Chúng tập trung vào các chỉ số hẹp hơn, cụ thể hơn, cung cấp chế độ xem chi tiết về hiệu suất.
👉🏼 Ví dụ, đối với nhóm bán hàng, các KPI liên quan đến OKR "Tăng thị phần ở khu vực châu Âu" có thể bao gồm "Tăng doanh thu bán hàng ở châu Âu lên 15%" hoặc "Mở rộng kênh phân phối ở ba quốc gia mới ở châu Âu"
Khung thời gian
OKR hoạt động hiệu quả nhất khi được lập kế hoạch dài hạn, thường là ít nhất một quý. Khung thời gian này tạo sự cân bằng giữa trọng tâm ngắn hạn và định hướng chiến lược dài hạn, cho phép đánh giá và điều chỉnh thường xuyên để tổ chức đi đúng hướng và thích ứng với thay đổi.
Mặt khác, KPI linh hoạt hơn. KPI chỉ cần một khung thời gian và có thể được theo dõi trong vài ngày, vài tuần hoặc thậm chí vài năm, giống như chỉ số Doanh thu thường niên (ARR) được sử dụng rộng rãi trong hầu hết các tổ chức.
👉🏼 Ví dụ: lưu lượng truy cập trang web hàng ngày giúp theo dõi xu hướng ngắn hạn, trong khi tỷ lệ khách hàng rời bỏ thường được đo lường hàng tháng hoặc hàng năm. Sự linh hoạt này cho phép các doanh nghiệp theo dõi hiệu suất ở các mức độ chi tiết khác nhau, từ đó có được những hiểu biết sâu sắc về tiến độ trước mắt và xu hướng dài hạn.
Tính linh hoạt
OKR vốn linh hoạt và có thể thích ứng với nhu cầu và hoàn cảnh riêng của mỗi tổ chức. Chúng dựa trên mục tiêu, sứ mệnh và tầm nhìn của công ty. Sự linh hoạt này cho phép điều chỉnh để phản ánh điều kiện thị trường thay đổi, cơ hội mới nổi và thách thức bất ngờ.
👉🏼 Ví dụ: nếu một đối thủ cạnh tranh ra mắt một sản phẩm mới đột phá, một tổ chức có thể nhanh chóng điều chỉnh OKR để đối phó với mối đe dọa mới nhất và duy trì lợi thế cạnh tranh.
Mặt khác, KPI thường phải nhất quán theo thời gian để đảm bảo so sánh xu hướng hiệu suất một cách có ý nghĩa và xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Thay đổi KPI thường xuyên có thể gây khó khăn cho việc theo dõi tiến độ một cách chính xác, xác định nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề hiệu suất và chứng minh tác động của các sáng kiến cải tiến.
OKR so với KPI so với KRA
Một khung khác thường bị nhầm lẫn với OKR và KPI là KRA (Key Result Areas, Lĩnh vực kết quả chính). KRA là các mục tiêu SMART mà các tổ chức đặt ra để theo dõi tiến độ và thành công trong các vai trò khác nhau. Chúng liệt kê các trách nhiệm chính liên quan đến một công việc hoặc vai trò cụ thể.
Tóm lại:
- KRA xác định các lĩnh vực khóa mà tổ chức cần phải xuất sắc
- OKR đặt ra các mục tiêu tham vọng trong các lĩnh vực chính đó
- KPI theo dõi tiến độ đạt được các mục tiêu đó
OKR so với KPI so với MBO
Tương tự, MBO (Quản lý theo mục tiêu) là một khung thường được sử dụng cùng với KPI và OKR để theo dõi hiệu suất. MBO là một quá trình trong đó các nhà quản lý và từng thành viên trong nhóm hợp tác để đặt ra các mục tiêu, điều chỉnh các mục tiêu cá nhân cho phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức.
👉🏼 Giả sử một nhóm tiếp thị đặt mục tiêu tăng nhận thức về thương hiệu cho một dòng sản phẩm quần áo thể thao thân thiện với môi trường mới:
- OKR là trở thành thương hiệu quần áo thể thao thân thiện với môi trường hàng đầu trong thị trường mục tiêu
- KPI sẽ đo lường tổng lưu lượng truy cập website từ tất cả các nguồn
- MBO sẽ là mục tiêu cá nhân cho mỗi thành viên trong nhóm tiếp thị, chẳng hạn như tăng lưu lượng truy cập lên 25% trong quý tiếp theo bằng cách sử dụng quảng cáo trả tiền
📚 Xem thêm: OKR vs. MBO
Tích hợp OKR và KPI trong quản lý dự án
Bằng cách đưa OKR và KPI vào hệ thống quản lý dự án của bạn, bạn có thể liên kết từng dự án riêng lẻ với mục tiêu chính, tổng thể của mình. Đồng thời, dữ liệu thu thập được thông qua KPI cho phép ra quyết định dựa trên dữ liệu trong suốt vòng đời dự án.
ClickUp, ứng dụng làm việc toàn diện, tập hợp tất cả các nhu cầu về thiết lập mục tiêu, theo dõi và quản lý dự án của bạn vào một nơi, giúp việc giám sát hiệu suất trở nên dễ dàng.
📮 ClickUp Insight: Bạn nghĩ danh sách việc cần làm của mình hiệu quả? Hãy suy nghĩ lại. Khảo sát của chúng tôi cho thấy 76% chuyên gia sử dụng hệ thống sắp xếp thứ tự ưu tiên của riêng họ để quản lý công việc. Tuy nhiên, nghiên cứu gần đây xác nhận rằng 65% nhân viên tập trung vào những công việc dễ dàng hơn là những công việc có giá trị cao mà không sắp xếp thứ tự ưu tiên hiệu quả.
Ưu tiên nhiệm vụ của ClickUp thay đổi cách bạn hình dung và giải quyết các dự án phức tạp, dễ dàng đánh dấu các nhiệm vụ quan trọng. Với quy trình làm việc được hỗ trợ bởi AI và các cờ ưu tiên tùy chỉnh của ClickUp, bạn sẽ luôn biết phải giải quyết việc gì trước tiên.
Hãy xem cách bạn có thể triển khai OKR và KPI trong hệ thống quản lý dự án của mình.
1. Xác định OKR cấp dự án
Bắt đầu bằng cách xem xét các mục tiêu chiến lược tổng thể của tổ chức và các OKR cấp công ty có liên quan. Sau đó, tự hỏi bản thân xem một dự án cụ thể có thể đóng góp như thế nào vào các mục tiêu cấp cao hơn này.
Bạn cũng có thể tổ chức một phiên brainstorming với nhóm lãnh đạo để thu thập ý kiến về các OKR tiềm năng ở cấp dự án. Hãy nhớ rằng, mục tiêu là đặt ra các mục tiêu 'tham vọng' và tập trung vào kết quả.
Sử dụng ClickUp Docs, bạn có thể tập trung các tài liệu quan trọng xung quanh quá trình thiết lập mục tiêu, trong khi ClickUp Brain — AI độc quyền của ClickUp — giúp bạn brainstorm ý tưởng và đưa ra các mục tiêu phù hợp để theo đuổi. Nó cũng có thể tóm tắt các quyết định xung quanh các mục tiêu và mục đích, giúp mọi người thống nhất với nhau.
Chỉ cần yêu cầu ClickUp Brain xem xét các tài liệu khác nhau của bạn và đề xuất các OKR kết nối mục tiêu lớn hơn của bạn với một dự án cụ thể. Và thế là xong! Bạn sẽ nhận được các đề xuất phù hợp với bối cảnh mà bạn có thể tinh chỉnh thêm bằng các lời nhắc.
Khi đã quyết định mục tiêu, hãy yêu cầu AI tạo tài liệu sẵn sàng để chia sẻ với các thành viên khác trong nhóm, trong đó giải thích mục tiêu và kết quả chính của bạn.
📚 Cũng nên đọc: Mẫu cài đặt mục tiêu và theo dõi miễn phí cho Excel & ClickUp
2. Xác định các KPI phù hợp
Bước tiếp theo là chọn các KPI để tính toán tiến độ đạt được các Kết quả chính mà bạn đã đặt ra cho các mục tiêu của mình. Điều này sẽ cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết quý giá về hiệu suất dự án, giúp bạn xác định các lĩnh vực cần cải thiện và cuối cùng là đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu để đảm bảo dự án thành công.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Hãy tự hỏi bản thân: "KPI này có thực sự cho thấy chúng ta đang tiến gần hơn đến mục tiêu của mình không?" Một mẹo khác là tránh các KPI quá phức tạp hoặc khó đo lường. Thay vào đó, hãy chọn các chỉ số dễ hiểu, dễ theo dõi và dễ giải thích.
3. Tích hợp OKR và KPI của bạn với công cụ quản lý dự án
Khi bạn đã quyết định KPI và kiểm tra tính chính xác của nguồn dữ liệu, bạn có thể đưa chúng vào nhiệm vụ và dự án của mình. Ví dụ: bạn có thể sử dụng Trạng thái nhiệm vụ tùy chỉnh của ClickUp như 'Đang tiến hành', 'Bị trì hoãn', 'Không tiến triển' và hơn thế nữa để theo dõi KPI của mình.
ClickUp thậm chí còn cung cấp các mẫu miễn phí giúp đơn giản hóa quá trình này, như Mẫu OKR của ClickUp. Công cụ lập kế hoạch siêu trực quan này được thiết kế để giúp các nhóm thiết lập, theo dõi và đạt được OKR của mình một cách hiệu quả.
Mẫu OKR này bao gồm những nội dung sau:
- Tần suất lập kế hoạch: Phác thảo cấu trúc cơ bản và thời gian lập kế hoạch OKR, chẳng hạn như chu kỳ hàng quý hoặc nửa năm, đảm bảo việc cài đặt mục tiêu nhất quán và kịp thời
- Danh sách OKR: Danh sách này cho phép các nhóm chia nhỏ các mục tiêu lớn thành các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được và theo dõi tiến độ thực hiện từng Kết quả chính
Mẫu này cũng có nhiều Trường Tùy chỉnh để giúp bạn phân loại và sắp xếp các OKR của mình. Đối với mỗi công việc, bạn có thể thêm thẻ như Mục tiêu, Kết quả chính, Kế hoạch và Thực hiện.
Tương tự, bạn cũng có thể phân loại các công việc thành một 'Sáng kiến' cụ thể. Tốt hơn nữa, thanh tiến độ sẽ theo dõi tỷ lệ hoàn thành dựa trên số mục hành động bạn đã kiểm tra.
Sau khi tạo hệ thống OKR, bước tiếp theo là thêm KPI. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách thêm một vài Trường Tùy chỉnh cho công việc của mình:
- Giá trị mục tiêu: Trường số để ghi chú giá trị mục tiêu của KPI
- Giá trị thực tế: Trường số để ghi chú giá trị thực tế của KPI hiện tại
- Sự khác biệt: Trường công thức để chỉ ra sự khác biệt giữa giá trị mục tiêu và giá trị thực tế
- Tiến độ (%): Một trường công thức khác để tính tỷ lệ phần trăm giá trị mục tiêu đã đạt được
Trong ClickUp, bạn có thể sử dụng các mã dưới đây để thiết lập các trường công thức này:
- Sự khác biệt: (trường("Giá trị mục tiêu") – (trường("Giá trị thực tế")
- Tiến độ: CONCATENATE((trường("Giá trị thực tế") / trường("Giá trị mục tiêu")) * 100, "%")
Tất nhiên, bạn có thể sử dụng Mẫu KPI của ClickUp để thiết lập, giám sát và phân tích các chỉ số hiệu suất chính một cách liền mạch, đảm bảo nhóm của bạn luôn đi đúng hướng để đạt được mục tiêu kinh doanh. Tùy chỉnh mẫu để phù hợp với ngành của bạn và có được thông tin chi tiết về xu hướng hiệu suất theo thời gian thực.
Mẫu này có thể giúp bạn những việc sau:
- Bảng điều khiển KPI tùy chỉnh: Trực quan hóa tiến độ bằng biểu đồ và báo cáo động
- Theo dõi tự động: Đặt mục tiêu và giám sát hiệu suất một cách dễ dàng
- Hợp tác & cảnh báo: Giao nhiệm vụ cho người chịu trách nhiệm KPI và nhận cập nhật thời gian thực
💡Mẹo chuyên nghiệp: Kết hợp Mẫu theo dõi KPI với Mẫu mục tiêu SMART của ClickUp để đặt ra các mục tiêu rõ ràng, có thể thực hiện được và phù hợp với các chỉ số hiệu suất chính của bạn, đảm bảo mọi mục tiêu đều cụ thể, có thể đo lường và có tác động!
4. Thiết lập bảng điều khiển để theo dõi tiến độ
Bây giờ bạn đã thiết lập OKR và KPI, bước tiếp theo là theo dõi chúng. Cách tốt nhất để làm việc này là sử dụng bảng điều khiển OKR và biểu đồ tiến độ KPI.
Chúng hợp nhất các chỉ số chính và cập nhật tiến độ vào một địa điểm duy nhất, dễ truy cập, giúp bạn không cần phải lọc qua nhiều bảng tính, báo cáo và nguồn dữ liệu khác nhau.
Trong ClickUp, bạn có tính năng cài đặt và theo dõi mục tiêu tích hợp sẵn — ClickUp Goals — cho phép bạn theo dõi tiến độ thực hiện mục tiêu của mình trong thời gian thực bằng bảng điều khiển và thanh tiến độ có thể tùy chỉnh. Tính năng này cũng cung cấp cho bạn một số tùy chọn để sắp xếp dữ liệu, bao gồm:
- Tổng hợp tiến độ: Để theo dõi tiến độ đạt được các Kết quả chính và hoàn thành dự án tổng thể
- Biểu đồ Gantt: Để trực quan hóa dòng thời gian của dự án và xác định các điểm nghẽn tiềm ẩn
- Biểu đồ tròn: Để minh họa sự phân chia công việc của dự án hoặc phân bổ nguồn lực
- Tiện ích số: Để hiển thị các KPI như ngân sách đã chi, điểm hài lòng của khách hàng và tỷ lệ hoàn thành công việc
Các báo cáo trực quan này có thể giúp bạn xác định các điểm mạnh và điểm yếu, xác định rủi ro tiềm ẩn và đưa ra quyết định sáng suốt về các khía cạnh khác nhau của dự án, đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch.
📚 Đọc thêm: Cách theo dõi tiến độ dự án bằng thẻ điểm KPI
5. Xem xét tiến độ định kỳ
Bước cuối cùng là lên lịch kiểm tra thường xuyên (ví dụ: hàng tuần, hai tuần một lần) để xem xét tiến độ. Trong thời gian này, bạn có thể phân tích dữ liệu thu thập được thông qua KPI để điều chỉnh kết quả chính, sửa đổi dòng thời gian hoặc phân bổ lại nguồn lực.
Các nguyên tắc tốt nhất của OKR và KPI
Cuối cùng, đây là một số phương pháp hay nhất để cài đặt và quản lý OKR:
- Đặt mục tiêu tham vọng nhưng có thể đạt được. Mục tiêu phải truyền cảm hứng và động lực cho nhân viên để đạt được kết quả mong muốn, không làm họ quá tải và cuối cùng dẫn đến kiệt sức
- Tập trung vào một số ít OKR (thường là 2-4 mục tiêu với 3-5 kết quả chính cho mỗi mục tiêu) để duy trì sự rõ ràng và tập trung
- Khuyến khích phản hồi liên tục giữa các thành viên trong nhóm về tiến độ thực hiện OKR. Điều này có thể giúp xác định sớm các trở ngại và cho phép giải quyết vấn đề một cách hợp tác
Tương tự, khi cài đặt KPI, hãy đảm bảo:
- Chọn các chỉ số có nguồn dữ liệu rõ ràng và đáng tin cậy, có thể định lượng và theo dõi theo thời gian
- Tự động hóa việc theo dõi KPI để tiết kiệm thời gian và nhận kết quả chính xác
- Sử dụng bảng điều khiển và biểu đồ để trực quan hóa dữ liệu KPI và xác định xu hướng và mô hình
Cuối cùng, đảm bảo rằng KPI hỗ trợ việc đạt được OKR bằng cách lựa chọn các chỉ số đo lường trực tiếp tiến độ đạt được các kết quả chính. Sự thống nhất này tạo ra sự hài hòa hoàn hảo giữa sự thống nhất trong tổ chức và tăng trưởng nhanh chóng.
Thiết lập hệ thống OKR và KPI dựa trên AI với ClickUp
Tóm lại, OKR tập trung vào 'bạn muốn đạt được gì' và 'tại sao điều đó lại quan trọng'. OKR cung cấp một khung để đặt ra mục tiêu tham vọng và định hướng chiến lược.
KPI tập trung vào 'cách' bạn tiến tới mục tiêu của mình. Chúng cung cấp dữ liệu để theo dõi các biện pháp đánh giá hiệu suất và xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Thông thường, bạn sẽ cần một vài KPI liên quan đến mỗi Kết quả chính để đo lường tiến độ và tối đa hóa nỗ lực OKR của mình.
Mặc dù việc này có thể được thực hiện thủ công, nhưng tự động hóa nhiều quy trình này bằng công cụ quản lý dự án như ClickUp có thể tăng hiệu quả và hợp lý hóa toàn bộ quy trình OKR.
Ví dụ: bạn có thể kích hoạt cập nhật nhiệm vụ dựa trên tiến độ KPI, trực quan hóa hiệu suất theo thời gian thực bằng các biểu đồ tiện lợi và tận dụng ClickUp Brain để brainstorming và xử lý công việc bận rộn — hai nhiệm vụ thường tốn nhiều thời gian nhất. Kết quả: ít nỗ lực hơn và hiệu quả hơn!
Muốn quản lý OKR và KPI của bạn tốt hơn? Đăng ký ClickUp miễn phí.