Không giống như Chỉ số hiệu suất chính (KPI), Mục tiêu và Kết quả chính (OKR) thường mang tính chất định tính và có thể khó theo dõi. Điều này khiến bạn khó định hướng trong vô số công việc và đảm bảo rằng mình đang đi đúng hướng. May mắn thay, bạn có thể dựa vào bảng điều khiển OKR tốt như một la bàn. 🧭
Bảng điều khiển được xây dựng tốt cung cấp cho bạn một bản tóm tắt trực quan chi tiết về tiến độ và hiệu suất của bạn, cho phép bạn giữ cho toàn bộ nhóm đồng nhất và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thay vì mò mẫm trong bóng tối.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ cho bạn biết mọi thứ bạn cần biết về bảng điều khiển OKR và hướng dẫn bạn cách tạo một bảng điều khiển từ đầu. Chúng tôi sẽ đề xuất các phương pháp hay nhất và phần mềm OKR không tốn kém mà vẫn cung cấp tất cả thông tin cần thiết.
Bảng điều khiển OKR là gì?
Bảng điều khiển OKR là một công cụ quản lý dự án trực quan cho phép bạn dễ dàng theo dõi tiến độ mục tiêu và công việc thông qua biểu đồ, bảng biểu và các yếu tố động tương tự. Mục đích chính của nó là sử dụng phương pháp OKR để tóm tắt lượng lớn dữ liệu nhằm cung cấp thông tin chi tiết có thể hành động để bạn tiếp tục tiến tới các mục tiêu của công ty. 🎯
Mặc dù bảng điều khiển chủ yếu dành cho các nhà quản lý dự án/sản phẩm và giám đốc cấp cao, nhưng nó có thể hữu ích cho tất cả nhân viên trong toàn bộ hệ thống phân cấp. Bảng điều khiển giúp bạn chia nhỏ các OKR thành các sáng kiến có thể theo dõi để dự án dễ hiểu hơn và đảm bảo mọi người đều rõ ràng về đóng góp và vai trò của mình.
Ngoài ra, không phải tất cả các bảng điều khiển OKR đều bao gồm các dự án và mục tiêu cấp công ty. Bạn cũng có thể sử dụng các bảng điều khiển riêng lẻ để theo dõi OKR cá nhân của từng nhân viên, giúp họ duy trì động lực và giúp bạn hiểu họ hơn.
Bất kể mục đích sử dụng là gì, một bảng điều khiển được phát triển tốt sẽ đảm bảo bạn không cần phải xử lý nhiều bảng tính và tài liệu để hiểu tình trạng hiện tại của dự án và hiệu suất của nhóm. Tất cả thông tin quan trọng được trình bày một cách rõ ràng, trực quan, giúp bạn có nhiều thời gian hơn để ra quyết định.
Các tính năng chính của bảng điều khiển OKR
Để đơn giản hóa việc báo cáo và hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu, bảng điều khiển OKR nên chứa các yếu tố khóa sau:
- Công cụ trực quan hóa—Các mục tiêu đôi khi có thể mơ hồ vì chúng sẽ được cụ thể hóa hơn thông qua các kết quả và sáng kiến khóa, do đó bảng điều khiển OKR của bạn phải cung cấp các yếu tố trực quan để giải thích điều này. Nếu bảng điều khiển chỉ hiển thị các biểu đồ tròn cơ bản và các mục tiêu số, bạn có thể không thể trực quan hóa dữ liệu cần thiết để theo dõi tiến độ một cách chính xác
- Giao diện thân thiện với người dùng—Như đã đề cập, bảng điều khiển OKR có thể phục vụ bất kỳ ai trong tổ chức của bạn, vì vậy nó phải dễ điều hướng bất kể kỹ năng công nghệ của người dùng. Tất cả thông tin quan trọng phải được trình bày rõ ràng để nhóm của bạn không cần phải tìm kiếm dữ liệu OKR mà họ cần. Tốt nhất, bảng điều khiển của bạn cũng nên thân thiện với thiết bị di động để bạn có thể theo dõi các cập nhật quan trọng khi đang di chuyển
- Dữ liệu thời gian thực—Bạn không thể có được bức tranh chính xác về tiến độ của mình nếu bảng điều khiển không được cập nhật theo thời gian thực (hoặc ít nhất là đủ thường xuyên để phản ánh tất cả các thay đổi quan trọng). Đảm bảo bảng điều khiển của bạn kết nối liền mạch với các nguồn dữ liệu và các ứng dụng khác mà bạn sử dụng để đạt được mục tiêu
- Cột mốc và dòng thời gian—Một số mục tiêu có thể mất nhiều thời gian để hoàn thành, vì vậy cột mốc là một cách tuyệt vời để thúc đẩy tinh thần của nhóm nếu tinh thần của họ giảm sút giữa chừng dự án. Dòng thời gian cũng rất hữu ích vì nó cung cấp cho mọi người một lộ trình toàn diện để theo dõi
- Tùy chọn tùy chỉnh—Lý tưởng nhất là bảng điều khiển của bạn có thể thích ứng với các nhóm khác nhau và cung cấp thông tin liên quan mà không làm các thành viên trong nhóm bị phân tâm bởi những dữ liệu không liên quan đến họ. Nếu không, bạn có thể cần tạo nhiều bảng điều khiển cho cùng một OKR
Lợi ích của bảng điều khiển OKR là gì?
Nếu bạn tạo bảng điều khiển đáp ứng tất cả các yêu cầu trên, bạn sẽ được hưởng nhiều lợi ích. Hãy cùng điểm qua những lợi ích đáng kể nhất. 🌟
Truyền đạt hiệu quả các mục tiêu chiến lược OKR
OKR thường rất tham vọng và liên quan đến nhiều nhóm trong toàn bộ công ty. Nếu không có hệ thống tập trung để hiển thị chúng, bạn sẽ có nguy cơ xảy ra hiểu lầm và có thể dẫn đến sự cô lập giữa các dự án.
Bảng điều khiển OKR tập hợp tất cả các bên liên quan để đảm bảo sự rõ ràng và tổng quan toàn diện về tất cả các sáng kiến cần thiết. Kết quả là, mọi người có thể thấy công việc của mình phù hợp với bức tranh tổng thể như thế nào và có được bối cảnh cần thiết để hoàn thành công việc một cách hiệu quả.
Một nền tảng bảng điều khiển toàn diện cũng có thể đi kèm với các tính năng cộng tác tích hợp, giảm nhu cầu sử dụng các ứng dụng năng suất bổ sung. Điều này có thể tập trung hóa quy trình làm việc và loại bỏ các hoạt động kém hiệu quả, tốn thời gian.
Theo dõi hoạt động dễ dàng
Khi các nhóm của bạn làm việc để đạt được các kết quả quan trọng, bạn sẽ muốn được cập nhật thông tin mọi lúc. Bảng điều khiển OKR có thể giúp bạn làm điều này mà không cần phải tổ chức vô số cuộc họp và kiểm tra. Bạn có thể xem chính xác lượng công việc đã hoàn thành tại bất kỳ thời điểm nào và có tất cả các thông tin cập nhật cần thiết trong nháy mắt.
Lưu ý rằng điều này chỉ khả thi nếu phần mềm bảng điều khiển của bạn tích hợp với công cụ lập lịch để cho phép theo dõi công việc theo thời gian thực. Không phải mọi giải pháp đều có tính năng này, vì vậy bạn có thể cần thực hiện một trong hai việc sau:
- Tìm kiếm ứng dụng có thể kết nối với các ứng dụng hiện có trong quy trình làm việc của bạn
- Chọn một nền tảng mạnh mẽ hơn, vượt xa việc báo cáo và trực quan hóa OKR đơn giản
Cơ hội áp dụng gamification
Bảng điều khiển OKR không chỉ được sử dụng để phân tích dữ liệu mà còn giúp bạn thêm phần thú vị vào quy trình làm việc và giữ cho nhân viên luôn hăng hái thông qua trò chơi hóa. Theo một cuộc khảo sát, việc này là một ý tưởng thông minh vì 89% nhân viên cho biết trò chơi hóa giúp họ làm việc hiệu quả hơn và 88% cho biết mức độ hài lòng tại nơi làm việc tăng lên.
Có vô số tùy chọn trò chơi hóa để khám phá và bảng điều khiển OKR của bạn đóng vai trò khóa ở đây. Bạn có thể thiết lập hệ thống phần thưởng dựa trên các cột mốc, sáng kiến và kết quả chính để giữ cho nhân viên của bạn hào hứng và có động lực. 🥇
Bạn cũng có thể thêm yếu tố cạnh tranh lành mạnh bằng cách tích hợp hệ thống điểm, bảng xếp hạng và các thành phần tương tự. Tuy nhiên, đừng quá lạm dụng, vì bạn không muốn cạnh tranh làm ảnh hưởng đến sự hợp tác.
Cải thiện tinh thần đồng đội và trách nhiệm
Nói đến hợp tác, bảng điều khiển OKR loại bỏ nhiều trở ngại trong công việc nhóm, chẳng hạn như:
- Công việc không rõ ràng
- Nút thắt trong giao tiếp
- Không thể nhìn thấy bức tranh toàn cảnh
Ngoài OKR, bảng điều khiển thường hiển thị các sáng kiến quan trọng liên quan, đảm bảo trách nhiệm của mọi người được phân định rõ ràng. Điều này giúp loại bỏ sự nhầm lẫn và cho phép bạn liên kết mỗi sáng kiến với một thành viên trong nhóm và nhanh chóng xác định nguồn gốc của bất kỳ sự kém hiệu quả nào. 🔍
Bảng điều khiển cũng đảm bảo sự minh bạch hoàn toàn , điều này có thể mang lại hiệu quả tuyệt vời trong việc xây dựng lòng tin trong công ty. Ngoài ra, nhân viên có thể được khuyến khích chia sẻ kiến thức và giúp đỡ lẫn nhau nếu mọi người đều có thể xem công việc của đồng nghiệp.
Làm thế nào để tạo bảng điều khiển OKR?
Một bảng điều khiển OKR vững chắc không thể được tạo ra trong một sớm một chiều — bạn phải thực hiện nhiều bước và tham khảo ý kiến của nhiều người ra quyết định để đảm bảo tất cả dữ liệu cần thiết đều có sẵn. Bạn cũng cần tìm phần mềm bảng điều khiển phù hợp với tất cả các tính năng mà chúng tôi đã đề cập trước đó trong hướng dẫn này, và có rất nhiều lựa chọn để bạn tham khảo.
Để rút ngắn thời gian tìm kiếm, hãy để chúng tôi giới thiệu ClickUp — một giải pháp quản lý dự án tất cả trong một, giúp bạn luôn nắm bắt được tiến độ công việc và theo dõi tiến độ một cách dễ dàng. 🤩
Với Bảng điều khiển ClickUp, bạn có thể xây dựng bảng điều khiển OKR lý tưởng, cung cấp cho bạn những thông tin quan trọng về tất cả dữ liệu bạn cần. Hãy để chúng tôi chỉ cho bạn cách thực hiện việc này khi chúng ta đi qua từng bước của quá trình tạo/lập bảng điều khiển.
Bước 1: Chọn mục tiêu của bạn
Bảng điều khiển OKR có thể tập trung vào một hoặc nhiều mục tiêu cùng một lúc. Nó cũng có thể bao gồm các mục tiêu của toàn bộ doanh nghiệp hoặc các mục tiêu cụ thể của từng nhân viên. Với rất nhiều tùy chọn, việc chọn mục tiêu phù hợp cho bảng điều khiển có thể là một thách thức. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải dành thời gian và sự chú ý thích đáng cho quyết định này, vì nó sẽ ảnh hưởng đến tất cả các bước trong tương lai.
Nếu bạn cần một điểm khởi đầu để xác định mục tiêu, hãy bắt đầu với sứ mệnh và tầm nhìn của công ty. OKR phải tham vọng và truyền cảm hứng, vì vậy đừng ngần ngại đặt mục tiêu cao. 💯
Vì bạn không cần định lượng, nên đừng lo lắng nếu mục tiêu có vẻ mơ hồ. "Tăng nhận thức về thương hiệu" là một ví dụ hoàn hảo về mục tiêu hợp lệ, ngay cả khi nó có vẻ mơ hồ ở cái nhìn đầu tiên. Bạn sẽ chia nhỏ mục tiêu này thành các kết quả và sáng kiến khóa sau đó, để vẫn có cách cụ thể để đo lường tiến độ.
Sau khi đã xem xét các mục tiêu của mình, bạn có thể sử dụng ClickUp Goals để hiện thực hóa chúng. Nhờ các tùy chọn trực quan hóa đa dạng, bạn có thể tìm thấy biểu đồ phù hợp cho mọi loại mục tiêu.
ClickUp cung cấp các tùy chọn chia sẻ mục tiêu linh hoạt, cho phép bạn cung cấp cho mỗi nhóm một cái nhìn tổng quan về các mục tiêu có liên quan mà không có thông tin không cần thiết. Bạn cũng có thể nhóm các mục tiêu vào các thư mục để rõ ràng hơn.
Việc theo dõi tiến độ diễn ra tự động theo thời gian thực, nên bạn không cần phải lo lắng về sự chậm trễ dữ liệu. Bất cứ khi nào nhìn vào bảng điều khiển, bạn sẽ biết chính xác mình còn bao xa để đạt được mục tiêu.
Bước 2: Xác định kết quả và sáng kiến khóa
Khi đã đặt ra mục tiêu, đã đến lúc chi tiết hóa và xem cách bạn sẽ đạt được chúng. Nói cách khác, bạn cần xác định kết quả khóa và các sáng kiến tương ứng cho từng mục tiêu.
Từ hai đến năm kết quả chính cho mỗi mục tiêu là con số lý tưởng, mặc dù số này không phải là cố định. Điều quan trọng là kết quả chính phải phù hợp với mục tiêu và vạch ra lộ trình rõ ràng để nhóm của bạn thực hiện.
Quay trở lại ví dụ về nhận thức thương hiệu, kết quả khóa của bạn có thể là:
- Viết và xuất bản 30 bài đăng của khách trước cuối quý 2
- Xây dựng năm mối quan hệ hợp tác với các chuyên gia có ảnh hưởng trong ngành trong quý 1
- Tạo 40 podcast trước cuối năm
Mỗi kết quả khóa này có thể được chia nhỏ thành các sáng kiến cụ thể. Ví dụ, sáng kiến viết 30 bài đăng cho khách có thể bao gồm:
- Tạo chủ đề và dàn ý cho tất cả 30 bài viết trước cuối tháng
- Viết ba bài viết mỗi tuần
- Xác định 15 trang web có thẩm quyền để xuất bản các bài đăng của khách
Điều quan trọng là các kết quả và sáng kiến quan trọng này phải được tập trung tại một trung tâm, nếu không bạn sẽ không thể theo dõi chúng một cách hiệu quả. Đó là lý do tại sao Nhiệm vụ ClickUp cho phép bạn tập hợp chúng lại và sắp xếp chúng một cách gọn gàng. 🗓️
Giao diện kéo và thả trực quan giúp bạn dễ dàng quản lý công việc và bạn có thể sử dụng nhiều chế độ xem để có cái nhìn tổng quan về quy trình làm việc.
ClickUp cũng cung cấp các tính năng tự động hóa, nhiệm vụ lặp lại và các tính năng tương tự giúp giảm thiểu công việc thủ công và giải phóng thời gian để ra quyết định.
Bước 3: Xác định bố cục bảng điều khiển
Sau khi xác định OKR và sáng kiến, đã đến lúc chọn cách cấu trúc chúng trong bảng điều khiển của bạn. Không có giới hạn nào ở đây, đặc biệt nếu bạn tận dụng hơn 50 tiện ích của ClickUp và nhiều tùy chọn tùy chỉnh.
Nếu bạn không biết bắt đầu từ đâu, bạn có thể sử dụng mẫu bảng điều khiển OKR để lấy cảm hứng. Ví dụ: mẫu ClickUp OKR có tất cả các yếu tố bạn cần để sắp xếp OKR theo cách bạn thấy phù hợp. Bạn có năm Trường Tùy chỉnh và loại chế độ xem cùng với bảy trạng thái để theo dõi OKR với độ chính xác cao.
Ngoài mẫu OKR chung, bạn có thể tận dụng các mẫu cụ thể như mẫu Kế hoạch tiếp thị chiến lược ClickUp. Mẫu này đi kèm với các trường và yếu tố được thiết kế sẵn phù hợp với kế hoạch tiếp thị, cho phép bạn phát triển chiến lược hiệu quả với công việc thủ công tối thiểu.
Cuối cùng, bạn có thể xem một số ví dụ về bảng điều khiển để có ý tưởng về bảng điều khiển OKR của mình. Mọi yếu tố trong bảng điều khiển ClickUp đều có thể tùy chỉnh hoàn toàn, cho phép bạn điều chỉnh theo OKR và các chi tiết cụ thể khác.
Khi thiết kế bố cục bảng điều khiển, tập trung vào tính thân thiện với người dùng để đảm bảo tất cả thành viên nhóm có liên quan có thể điều hướng bảng điều khiển một cách liền mạch. Bạn cần cân bằng giữa hình thức và hàm, vì vậy hãy thử nghiệm các thiết kế khác nhau để tìm ra thiết kế phù hợp nhất. 🧪
Bước 4: Kết nối nguồn dữ liệu
Không phải tất cả tiến độ OKR đều có thể được theo dõi thông qua các sáng kiến cụ thể và việc hoàn thành chúng. Ví dụ: nếu bạn điều hành một phòng khám và đặt mục tiêu chính là cải thiện trải nghiệm của bệnh nhân, thì đạt được thời gian chờ đợi trung bình cụ thể có thể là một trong những kết quả khóa. Trong trường hợp này, bảng điều khiển OKR của bạn nên kết nối với một nền tảng đo lường thời gian chờ đợi để cung cấp cho bạn thông tin cần thiết mà không cần nhập thủ công.
Bạn có thể đã có một quy trình làm việc ổn định và bảng điều khiển của bạn phải phù hợp với quy trình đó thay vì yêu cầu bạn thay đổi quy trình đáng kể. Đó là lý do tại sao bạn cần một giải pháp bảng điều khiển tích hợp liền mạch với các nguồn dữ liệu quan trọng của bạn.
ClickUp thực hiện điều này bằng ba cách:
Bạn có toàn quyền tùy chỉnh ClickUp theo nhu cầu của mình và đảm bảo bảng điều khiển của bạn không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào. 🪨
Tất nhiên, bảng điều khiển cũng có thể lấy dữ liệu từ các giải pháp khác của ClickUp (Nhiệm vụ, Mục tiêu, v.v.), để bạn có thể luôn cập nhật thông tin mới nhất.
Bước 5: Xem lại và điều chỉnh bảng điều khiển OKR của bạn
Việc bảng điều khiển của bạn đã hoạt động không có nghĩa là công việc của bạn đã hoàn tất. Khi theo dõi OKR, bạn có thể nhận thấy các lĩnh vực cần cải thiện. Ví dụ: một số người dùng có thể thấy bảng điều khiển không trực quan hoặc nhận thấy thiếu dữ liệu quan trọng.
OKR của bạn cũng sẽ phát triển khá nhiều theo thời gian, vì vậy việc xem xét và điều chỉnh thường xuyên là rất quan trọng. Nếu bạn có OKR dài hạn, việc xem xét hàng quý là đủ. Điều này có thể không đúng nếu bạn sử dụng bảng điều khiển cho các dự án nhỏ hơn hoặc theo dõi từng nhân viên, vì bạn có thể cần kiểm tra thường xuyên hơn.
Thế giới kinh doanh thay đổi với tốc độ cực nhanh, vì vậy bạn cũng nên sẵn sàng đón nhận những bất ngờ khiến bạn phải điều chỉnh OKR hoặc cân bằng lại các ưu tiên của mình. Trong mọi trường hợp, đừng cài đặt bảng điều khiển và bỏ quên nó, mà hãy cập nhật khi cần thiết.
Cuối cùng, sử dụng bảng điều khiển để ăn mừng thành tích và các cột mốc quan trọng. Một cái vỗ vai khen ngợi sẽ giúp tăng hạnh phúc của nhân viên, và bảng điều khiển sẽ cho bạn biết ai là người xứng đáng nhất. 🤓
Tạo bảng điều khiển OKR hàng đầu với ClickUp
Nếu không có mẫu bảng điều khiển OKR, việc thiết lập bảng điều khiển OKR có thể tốn nhiều công sức, nhưng đây là thành phần quan trọng trong nỗ lực báo cáo của bạn. Bạn sẽ hoàn toàn kiểm soát OKR của nhóm và đưa ra quyết định một cách tự tin hơn.
Nhóm của bạn cũng sẽ đánh giá cao bảng điều khiển này, vì họ có thể sử dụng nó để theo dõi tiến độ công việc và tăng động lực khi cần thiết. 💨
ClickUp cho phép bạn tận dụng những lợi ích trên cùng nhiều lợi ích khác. Đây là một trong những cách trực quan và tiết kiệm chi phí nhất để tạo bảng điều khiển OKR mạnh mẽ và quản lý dự án hiệu quả hơn. Để tăng cường nỗ lực báo cáo và tận hưởng sức mạnh của dữ liệu thời gian thực trong tầm tay, hãy tạo tài khoản ClickUp ngay hôm nay.