Bạn là một nhà quản lý dự án đầy triển vọng? Hoặc có thể bạn là một giám đốc giàu kinh nghiệm với hàng chục dự án thành công trong sự nghiệp?
Dù bằng cách nào, bạn cũng nên ôn lại các phương pháp hay nhất về quản lý dự án. Rốt cuộc, rất khó để đánh giá thành công của dự án nếu bạn không có các mục tiêu rõ ràng, có thể đo lường được.
Điều này có vẻ như là một bước thêm, nhưng xác định mục tiêu dự án trước khi bắt đầu công việc là cách tốt nhất để tiết kiệm thời gian và rắc rối sau này, và thậm chí có thể tiết kiệm được một khoản chi phí. 💸
Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ tìm hiểu sâu hơn về các mục tiêu quản lý dự án, lý do tại sao chúng lại hữu ích và cách đặt mục tiêu hiệu quả để giúp nhóm của bạn hoàn thành mục tiêu.
Mục tiêu dự án là gì?
Mục tiêu dự án là một loại mục tiêu cụ thể, có thể đo lường, có thể đạt được, có liên quan và có thời hạn (SMART). Mục đích của chúng là xác định những gì dự án của bạn sẽ hoàn thành trước khi bạn bắt đầu công việc.
Hãy coi các mục tiêu dự án SMART như một loại lộ trình giúp nhóm dự án của bạn hoàn thành vòng đời dự án. Nó cũng đóng vai trò như một tuyên bố tầm nhìn giúp mọi người tập trung vào công việc và phù hợp với phạm vi dự án. (Vì điều cuối cùng bạn cần là phạm vi dự án bị mở rộng. )
Sự khác biệt lớn nhất giữa mục tiêu và mục đích là mục tiêu có tính thực thi và cụ thể hơn. Ví dụ, một mục đích có thể là "Tôi muốn tăng doanh thu". Nhưng một mục tiêu sẽ là "Nhóm tiếp thị sẽ tăng 10% nguồn giới thiệu từ mạng xã hội vào cuối quý 2". Bạn thấy sự khác biệt chưa?
Có vô số cách để viết mục tiêu dự án. Cuối cùng, mục tiêu bạn viết sẽ tóm gọn lại mục đích của dự án. Bạn có thể tạo mục tiêu kinh doanh cho:
- Cải thiện trải nghiệm người dùng
- Ra mắt sản phẩm mới
- Thành công về tài chính
- Triển khai tính năng
Hầu hết các dự án sẽ có nhiều mục tiêu, vì vậy bạn nên theo dõi các mục tiêu hàng quý ( ) bằng phần mềm mục tiêu và kết quả chính (OKR) hoặc ứng dụng theo dõi mục tiêu. Các công cụ này sẽ giúp bạn tập trung khi phải điều phối các thành viên, công việc và dự án khác nhau trong nhóm. 🤹
Lợi ích của việc cài đặt mục tiêu dự án
Cài đặt mục tiêu dự án giúp thiết lập mục tiêu ngay từ đầu. Sau đó, bạn có thể nhìn lại dự án và chứng minh — thường bằng dữ liệu cụ thể — rằng dự án đã thành công. Hoặc, nếu không thành công, bạn có thể xác định chính xác khoảng cách giữa kết quả mong muốn và kết quả thực tế. 🎯
Cài đặt mục tiêu dự án có thể giúp bạn theo nhiều cách, nhưng đây là những lợi ích lớn nhất:
- Lập kế hoạch dự án vững chắc: Là trưởng nhóm, bạn có trách nhiệm phát triển các mục tiêu quản lý dự án. Với các mục tiêu SMART trong tay, bạn sẽ lập được kế hoạch dự án tuyệt vời, giúp dự án tổng thể hoàn thành đúng thời hạn và ngân sách
- Tạo tài liệu: Mục tiêu dự án cung cấp bằng chứng giấy tờ rất cần thiết để tạo tài liệu dự án cho cấp trên của bạn khi dự án tiến độ. Tài liệu này cũng sẽ giúp bạn thiết kế các dự án tốt hơn trong tương lai
- Đo lường hiệu suất của bạn: "Chúng ta đã làm tốt chưa?" là câu hỏi khiến các PM mất ngủ hàng đêm. May mắn thay, mục tiêu dự án giúp bạn biết rõ mình đã làm tốt hay cần thay đổi điều gì
- Thực hiện công việc quan trọng: Bạn đã bao giờ xây dựng một thứ mà doanh nghiệp của bạn không sử dụng chưa? Đó là một sự lãng phí thời gian lớn. Mục tiêu dự án đảm bảo các kết quả dự án của bạn phù hợp với mục tiêu kinh doanh. Ví dụ: nếu tổ chức của bạn muốn tăng doanh thu thương mại điện tử từ khách hàng quốc tế nhưng nhóm tiếp thị của bạn lại tập trung vào bán hàng trong nước, đó là sự không phù hợp mà CEO của bạn sẽ không hài lòng
Các loại mục tiêu dự án
Không có dự án nào giống nhau, và mục tiêu dự án của bạn cũng vậy. Tùy thuộc vào dự án, bạn có thể cần tạo mục tiêu liên quan đến một hoặc nhiều loại sau:
- Mục tiêu chất lượng: Mục tiêu dự án này tập trung vào chất lượng. Đặt mục tiêu tập trung vào các điểm chuẩn, chỉ số hoặc tiêu chuẩn nhất định. Đó có thể là tỷ lệ hài lòng của khách hàng hoặc tỷ lệ thoát trang web
- Mục tiêu tài chính: Mục tiêu tài chính là động lực thúc đẩy thế giới phát triển. Loại mục tiêu dự án này nhấn mạnh vào lợi nhuận và hiệu quả chi phí. Đây cũng là một cách tốt để theo dõi ngân sách dự án của bạn
- Mục tiêu thời gian: Nếu bạn có nhiều dự án trong danh sách công việc tồn đọng, bạn cần hoàn thành mọi việc càng nhanh càng tốt. Mục tiêu thời gian có thể giúp bạn quản lý khung thời gian dự án tốt hơn, đồng thời theo dõi các cột mốc quan trọng của dự án
- Mục tiêu quy trình: Với mục tiêu quy trình, nhóm làm việc cùng nhau để cải thiện một quy trình công việc nhất định hoặc tìm ra những cách mới để tăng hiệu quả. Đây là mục tiêu rất phổ biến đối với các nhóm phát triển web theo phương pháp Agile
- Mục tiêu học tập: Bạn muốn cải thiện kỹ năng của nhóm? Theo dõi khả năng của họ bằng mục tiêu học tập. Mục tiêu này đo lường mức độ chứng nhận và kiến thức của nhóm bạn
- Mục tiêu hiệu suất: Đây là kết quả mục tiêu của dự án, chẳng hạn như tốc độ hoặc hiệu quả. Sử dụng mục tiêu hiệu suất để theo dõi các chỉ số hiệu suất của nhóm, dự án hoặc sản phẩm của bạn
- Mục tiêu tuân thủ: Không ai muốn nhận được thư từ bộ phận pháp lý. Mục tiêu tuân thủ giúp doanh nghiệp của bạn đạt được mục tiêu để đáp ứng các tiêu chuẩn ngành hoặc pháp lý nhất định
Tùy thuộc vào dự án, bạn có thể cần tạo mục tiêu dự án kết hợp. Ví dụ: có thể bạn cần cải thiện quy trình báo giá và tiết kiệm thời gian (mục tiêu kết hợp quy trình và thời gian).
Bạn có thể tùy chỉnh miễn phí theo ý muốn miễn là bạn thấy các mục tiêu rõ ràng và hữu ích.
Cách không viết mục tiêu dự án
Chúng tôi biết bạn rất bận rộn. Nhưng mục đích của các mục tiêu dự án là để cả nhóm cùng thống nhất với nhau. Nếu bạn viết các mục tiêu mơ hồ, không hữu ích chỉ để nhanh chóng đánh dấu vào ô, điều đó sẽ không giúp nhóm của bạn viết được các mục tiêu dự án SMART.
Dưới đây là một số ví dụ về mục tiêu dự án không hữu ích:
- "Tạo ra sản phẩm tốt hơn." "Tốt hơn" nghĩa là gì? An toàn hơn? Rẻ hơn? Làm thế nào để biết sản phẩm "tốt hơn" so với sản phẩm hiện tại?
- "Tăng sự hài lòng của khách hàng. " Chúng tôi không phản đối mục tiêu dự án này, nhưng nó vẫn chưa thực sự hữu ích. Hãy chỉ rõ *bạn muốn tăng sự hài lòng của khách hàng ở đâu, mức độ tăng và thời gian thực hiện
- "Cải thiện hiệu suất của nhóm. " "Hiệu suất" có ý nghĩa gì với bạn? Chỉ rõ nhóm mà bạn đang đề cập đến, các chỉ số hiệu suất quan trọng nhất, mức độ cải thiện mà bạn mong đợi cho các chỉ số này và dòng thời gian cụ thể
Mặc dù mục tiêu như "Hoàn thành dự án đúng thời hạn" nghe có vẻ hay trên lý thuyết, nhưng nó không thực sự hữu ích.
Mục tiêu dự án nên tuân theo từ viết tắt SMART để tạo ra các mục tiêu rõ ràng. Bằng cách này, bạn (và nhóm của bạn) sẽ biết chính xác mục tiêu cần đạt được.
Ví dụ: mục tiêu dự án SMART là "hoàn thành dự án đúng thời hạn" có thể là:
- Cụ thể: Đặt tên cho dự án cụ thể, đặc biệt nếu bạn đang thực hiện nhiều dự án cùng một lúc (bạn thật may mắn)
- Có thể đo lường: Đặt chỉ số định lượng bằng tỷ lệ phần trăm hoặc chỉ số có thể tính toán khác
- Có thể đạt được: Bạn không thể thay đổi kế hoạch tiếp thị của doanh nghiệp trong một ngày, vì vậy hãy chọn một mục tiêu hợp lý và có thể đạt được
- Có liên quan: Tùy chỉnh mục tiêu cụ thể cho dự án
- Có thời hạn: Đặt ngày đáo hạn chắc chắn
Ví dụ về mục tiêu dự án được xác định rõ ràng để làm theo
Tại thời điểm này, bạn đã biết những việc không nên làm. Bạn có thể viết mục tiêu dự án miễn phí theo ý muốn, nhưng hầu hết các nhà quản lý dự án đều viết chúng dưới dạng "tuyên bố mục tiêu"
Theo khung SMART, hãy chuyển đổi một số mục tiêu dự án không hữu ích thành các mục tiêu có thể thực hiện được:
- "Tạo ra sản phẩm tốt hơn" trở thành "Tăng công suất máy phát điện lên 5% kịp thời cho ra mắt sản phẩm vào quý 4"
- "Tăng mức độ hài lòng của khách hàng" trở thành "Tăng 20% chỉ số NPS (Net Promoter Score) cho khách hàng trong lĩnh vực thực phẩm và đồ uống"
- "Cải thiện hiệu suất nhóm" trở thành "Đào tạo kỹ năng quản lý cho nhóm để tăng 45% tỷ lệ giữ chân nhân viên trong hai năm tới"
Thấy sự khác biệt chưa?
Các mục tiêu mới này rõ ràng hơn nhiều. Bạn có thể dễ dàng nhìn lại chúng vào cuối dự án và xác định xem mình đã đạt được mục tiêu hay chưa. Đó là một mục tiêu rõ ràng, trái ngược với một tuyên bố mơ hồ như "Hãy kiếm nhiều tiền hơn"
Dưới đây là một số ví dụ về mục tiêu dự án nếu bạn đang tìm kiếm nguồn cảm hứng:
- "Tăng lưu lượng truy cập web lên 20% trong quý tiếp theo với chiến lược tiếp thị nội dung mục tiêu"
- "Giảm 30% thời gian phản hồi dịch vụ khách hàng trong sáu tháng tới với CRM mới"
- "Giảm 15% chi phí sản xuất trong năm tài chính tới bằng cách tự động hóa quy trình hiển thị sản phẩm"
- "Tăng doanh số bán hàng lên 10% trong quý tiếp theo bằng cách nhắm mục tiêu đến những khách hàng mới trong chiến dịch tiếp thị trên mạng xã hội"
- "Cài đặt phần mềm quản lý dự án miễn phí mới trước cuối năm để giảm 25% thời gian hoàn thành dự án"
- "Tăng kích thước danh sách bản tin của chúng tôi lên 30% trong sáu tháng bằng cách thêm nút chọn tham gia vào trang thanh toán thương mại điện tử"
Cách đặt và theo dõi mục tiêu dự án
Được rồi, bạn đã nắm được những kiến thức cơ bản về cách viết mục tiêu dự án. Bạn đã bỏ công sức để viết ra chúng. Giờ là lúc biến chúng thành hành động và dễ nhận thấy nhất có thể.
Thực hiện theo các mẹo sau để theo dõi mục tiêu dự án của bạn để luôn đạt được mục tiêu đề ra. 🏆
Phù hợp với các mục tiêu tổ chức rộng lớn hơn
Hãy trao đổi với ban giám đốc hoặc các nhân vật quan trọng khác trong công ty trước khi đặt mục tiêu quản lý dự án. Hỏi họ mục tiêu của tổ chức trong năm là gì.
Ngay cả khi đó là một mục tiêu chung chung như "tiết kiệm tiền", điều đó cũng cho bạn một hướng đi rõ ràng để thực hiện công việc. Ví dụ: đây không phải là lúc để đặt mục tiêu như "Tăng chi tiêu cho tiếp thị lên 50%"
Khi bạn biết mục tiêu lớn hơn của tổ chức, bạn sẽ chọn các mục tiêu dự án phù hợp hơn với dự án hiện tại.
Ngoài ra, bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc thuyết phục các bên liên quan tham gia dự án khi bạn có thể chứng minh rằng các mục tiêu của bạn phù hợp với mục tiêu hàng năm của tổ chức.
Sử dụng các mẫu để tiết kiệm thời gian
Không có thời gian để thiết lập mục tiêu dự án của riêng bạn? Đừng lo lắng. Chúng tôi hiểu rằng việc thiết lập các mục tiêu này cần thời gian, và đôi khi, đó là thời gian bạn không có.
Khi đến thời điểm quan trọng, hãy sử dụng các mẫu cho OKR và mục tiêu của bạn. Chúng sẽ cần được tùy chỉnh, nhưng chỉ riêng việc định dạng đã giúp tiết kiệm vài giờ mỗi tháng.
Hãy thử Mẫu OKR và Mục tiêu của ClickUp Company để tạo ra một cấu trúc tổ chức phản ánh tầm nhìn và giá trị của công ty bạn — tất cả chỉ trong một nơi!
Đặt mục tiêu cho cả nhóm
Ai nói rằng bạn phải gánh vác tất cả công việc một mình? Hãy tận dụng kiến thức chuyên môn của các thành viên trong nhóm để cùng nhau đặt ra các mục tiêu dự án.
Hai cái đầu tốt hơn một, và sự hợp tác trong nhóm có thể tạo ra sự khác biệt lớn. Kết hợp sức mạnh trí tuệ của bạn giúp bạn có thể nghĩ ra những mục tiêu lớn hơn, tốt hơn mà bạn có thể không nghĩ đến nếu chỉ làm một mình.
Theo dõi KPI của bạn với ClickUp Goals
Bạn đã tạo ra các mục tiêu dự án tuyệt vời, nhưng làm thế nào để nhóm của bạn chịu trách nhiệm thực hiện chúng? Hãy sử dụng ClickUp Goals.
Với ClickUp Goals, hãy đặt mục tiêu dự án và theo dõi chúng một cách hiệu quả song song với các nhiệm vụ và quy trình công việc của bạn. Thay vì chuyển đổi giữa các công cụ và nền tảng khác nhau, mọi thứ bạn cần đều có ở một nơi.
Thật là tiết kiệm thời gian. ⏱️
Mục tiêu ClickUp giúp dòng thời gian và mục tiêu của bạn rõ ràng như tiếng chuông. Đặt các loại Mục tiêu khác nhau cho:
- Mục tiêu số lượng
- Mục tiêu tài chính
- Mục tiêu đúng/sai
- Công việc
Cần chuyển đổi một nhiệm vụ thành mục tiêu? Thực hiện trong ClickUp chỉ với một cú nhấp chuột — bạn sẽ không bao giờ phải nhập lại hai lần nữa.
Hệ thống thư mục Mục tiêu sắp xếp và theo dõi tất cả các mục tiêu dự án của bạn trong một bảng điều khiển. Bạn thậm chí có thể chỉ định mục tiêu cho các nhóm và cá nhân nhất định để mọi người đều có trách nhiệm hoàn thành công việc.
Chúng tôi biết bạn không có thời gian để theo dõi nhóm của mình để cập nhật dự án.
Chỉ cần đặt thời hạn cho các Mục tiêu của bạn, ClickUp sẽ gửi cho bạn thông tin cập nhật tiến độ qua thẻ điểm hàng tuần. Với tính năng theo dõi tự động, bạn không cần phải lo lắng về trạng thái của mọi người. Thay vào đó, nhóm có thể tập trung hơn vào công việc thực tế thay vì báo cáo.
Đặt thành công dự án vào chế độ tự động
Mục tiêu dự án là yếu tố bắt buộc đối với bất kỳ dự án chiến lược nào. Làm việc nhóm và các mẫu sẽ giúp bạn tiến xa. Nhưng khi bạn cần đưa công việc và các chiến lược cấp cao vào cùng một nền tảng, hãy chọn ClickUp.
ClickUp mang lại sự hợp lý cho các quy trình quản lý dự án để công việc của bạn trở nên thú vị hơn.
Nhưng đừng chỉ tin lời chúng tôi. Đăng ký ClickUp để hợp lý hóa quy trình của bạn và bắt đầu thiết lập các mục tiêu dự án có thể thực hiện được.