Sự mở rộng phạm vi: Cách quản lý chủ động bất kỳ dự án nào

Sự mở rộng phạm vi: Cách quản lý chủ động bất kỳ dự án nào

{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Phạm vi dự án mở rộng là gì?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Phạm vi dự án mở rộng là hiện tượng xảy ra khi có những thay đổi hoặc bổ sung đối với các mục tiêu ban đầu của dự án, có hoặc không có sự chấp thuận của các bên liên quan và quản lý dự án. " } } ] }

Khóa để quản lý phạm vi mở rộng thành công là tìm ra sự cân bằng giữa cài đặt ranh giới và khuyến khích khám phá.

Bằng cách kết hợp tư duy sáng tạo và kỷ luật tổ chức, các nhóm có thể tận dụng phạm vi mở rộng để mang lại lợi thế cho mình.

Phạm vi bổ sung thường mang lại kết quả là các dự án thú vị hơn cho bạn và nhóm của bạn. Vì vậy, thay vì nản lòng, tại sao không chấp nhận phạm vi dự án mở rộng để giúp chúng ta duy trì sự linh hoạt và khả năng thích ứng? Đây là cơ hội để phát triển kỹ năng sáng tạo và đưa ra các giải pháp giúp dự án tiến lên một tầm cao mới. ⚡️

Hãy cùng thảo luận về nguyên nhân gây ra sự mở rộng phạm vi và tìm hiểu các mẹo hữu ích để kiểm soát nó mà không giới hạn sự đổi mới. Trong quá trình này, chúng tôi sẽ cung cấp các mẫu và tài nguyên quản lý dự án miễn phí mà bạn có thể sử dụng, từ các dự án sáng tạo nhỏ đến các bản cập nhật phần mềm lớn!

Mẫu phạm vi công việc của ClickUp CTA

Phạm vi mở rộng là gì?

Phạm vi dự án bị mở rộng là hiện tượng xảy ra khi có những thay đổi hoặc bổ sung đối với các mục tiêu ban đầu của dự án, có hoặc không có sự chấp thuận của các bên liên quan chính và quản lý dự án.

Trong bối cảnh tích cực, phạm vi dự án mở rộng có thể giúp mở rộng các tham số của dự án, cho phép dự án trở nên tham vọng hơn và khám phá những khả năng mới. Trong bối cảnh tiêu cực, nó có thể gây ra sự chậm trễ đáng kể, tăng chi phí và sự không hài lòng từ khách hàng hoặc các bên liên quan khác.

Có được sự rõ ràng khi đối mặt với các yêu cầu liên tục thay đổi có thể là một thách thức. Nhưng nếu chúng ta nhắc nhở bản thân rằng đó là một phần cần thiết của quá trình, chúng ta sẽ kiểm soát được tình hình. Điều quan trọng là phải tập trung và tò mò khi đối mặt với những thay đổi trong dòng thời gian hoặc ngân sách của dự án. Mỗi nhược điểm đều có một ưu điểm!

❌ Nhược điểm của sự mở rộng phạm vi✅ Lợi ích của việc kiểm soát sự mở rộng phạm vi
Làm mất tập trung khỏi mục tiêu ban đầu của dự án, gây khó khăn cho việc sắp xếp thứ tự ưu tiên của các công việc Thúc đẩy sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm
Gây tăng chi phí và gây áp lực lên ngân sách do các yêu cầu mới hoặc được điều chỉnhMở ra những khả năng cho các giải pháp sáng tạo hơn khi các ý tưởng được phát triển dựa trên các thành phần hiện có
Giới thiệu các tính năng bổ sung có thể gây ra xung đột giữa các bên liên quan có lãi suất khác nhauPhát hiện sớm các chi phí và yêu cầu tài nguyên không mong đợi, đồng thời ngăn chặn những bất ngờ có thể xảy ra trong tương lai
Việc đáp ứng tất cả các yêu cầu có thể dẫn đến chất lượng thấp và bỏ sót chi tiếtTăng sự hài lòng của khách hàng vì khách hàng có cơ hội đáp ứng nhu cầu của họ hiệu quả hơn khi họ được tham gia vào quá trình này
Dẫn đến sự không hài lòng của các bên liên quan khi yêu cầu của họ không được đáp ứngThông tin chi tiết giúp tinh chỉnh dự án và làm cho dự án hiệu quả hơn hoặc tiết kiệm chi phí hơn trong tương lai
Kéo dài dòng thời gian dự án và dẫn đến việc không thể hoàn thành đúng hạn do thêm công việc mới hoặc điều chỉnh khối lượng công việc hiện tạiTạo ra cơ hội kinh doanh mới, vì phạm vi mở rộng thường mở ra những con đường để tạo ra doanh thu mà trước đây không được xem xét

Nguyên nhân gây ra sự mở rộng phạm vi là gì?

Sự mở rộng phạm vi xảy ra khi một dự án bắt đầu trở nên phức tạp hơn, quá lớn hoặc mất nhiều thời gian hơn dự kiến trong quá trình phát triển. Nguyên nhân có thể là do thiếu các yêu cầu, mục tiêu dự án rõ ràng và quy trình quản lý thay đổi chính thức.

Tuy nhiên, ngay cả những kế hoạch dự án được lập kỹ lưỡng nhất cũng có nguy cơ bị phạm vi dự án mở rộng. Bạn có thể đưa ra tất cả các quyết định đúng đắn với ý định tốt nhất. Sau đó, những điều bất ngờ xảy ra và bạn phải đối mặt với mức độ mơ hồ cao hơn trong phạm vi dự án. 🔍

Tin tốt là nếu bạn phát hiện các dấu hiệu sớm, bạn sẽ có cơ hội tốt hơn để ngăn chặn sự mở rộng phạm vi không mong muốn!

Hãy cùng điểm qua các dấu hiệu phổ biến nhất của sự mở rộng phạm vi dự án từ bên trong và bên ngoài.

Mẫu phạm vi công việc của ClickUp
Viết cấu trúc phân chia công việc trong tài liệu ClickUp năng động

Dấu hiệu nội bộ

Nhiều yêu cầu họp nhóm hơn để thống nhất mục đích của dự án

Tôi muốn liên hệ vì nhóm đang cảm thấy hơi quá tải với dự án và thực sự cần một cuộc họp nữa. Chúng tôi muốn dành thời gian để hiểu rõ hơn về dự án, nơi có thể tìm thấy thông tin và vai trò của mỗi người.

Khi trả lời yêu cầu họp của nhóm, hãy đảm bảo xem xét sự phù hợp với mục đích tổng thể của dự án. Hãy tự hỏi bản thân: "Cuộc họp này sẽ đóng góp gì cho bức tranh tổng thể?"

Kết nối các điểm và chỉ ra mối liên hệ logic giữa từng mục trong chương trình làm việc với sứ mệnh của dự án. Ngoài ra, hãy ước tính thời gian cần thiết cho cuộc hội thoại để đạt được kết quả mong muốn. Nếu bạn nghĩ cuộc họp sẽ kéo dài một giờ, hãy thử 40 phút! 🧑‍💻

Hãy linh hoạt và sử dụng khả năng phán đoán tốt nhất của bạn khi đưa ra các ý tưởng hoặc giải pháp thay thế có thể giúp nhóm tiến gần hơn đến mục tiêu của họ. Cuối cùng, hãy đảm bảo theo dõi các thành viên trong nhóm sau mỗi cuộc họp để đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ và hỗ trợ tiến độ liên tục hướng tới mục tiêu cuối cùng của dự án.

Tìm hiểu cách thảo luận về các kết quả mong đợi trong cuộc họp khởi động dự án tiếp theo của bạn !

Định dạng ghi chú cuộc họp trong ClickUp Docs
Sử dụng Lệnh gạch chéo và chỉnh sửa văn bản phong phú để nhanh chóng sắp xếp ghi chú của bạn trong ClickUp Docs

Số lượng công việc "gấp rút" hoặc "khẩn cấp" với ước lượng thời gian thực hiện ngắn ngày tăng lên

Khi một dự án có các công việc khẩn cấp và gấp rút vài ngày một lần, nó sẽ ảnh hưởng đáng kể đến dòng thời gian vì nó đặt trọng tâm vào tốc độ và độ chính xác cùng một lúc. Điều này có nghĩa là các nhóm cần tìm cách hoàn thành công việc nhanh chóng và với chất lượng cao nhất. 🤩

Điều này thường khó hơn vẻ ngoài và có thể dẫn đến việc các nhóm hoàn thành công việc vượt quá thời gian ước lượng, gặp phải trở ngại hoặc ước lượng sai thời gian cần thiết để hoàn thành công việc ngay từ đầu. Cửa xoay cho giao tiếp mở ra không gian làm việc của thành viên nhóm với những tiếng dingping liên tục.

Để giảm thiểu số lượng công việc được xử lý nhanh, hãy làm việc với các bên liên quan để đặt thời hạn thích hợp và quản lý kỳ vọng của họ. Sau đó, ghi lại quy trình để lọc yêu cầu và phân công công việc cho các thành viên trong nhóm. (Nhưng chúng ta sẽ nói thêm về điều này sau!)

Quản lý lịch trình dự án với ngày bắt đầu và ngày đáo hạn trong ClickUp

Thiếu giao tiếp/Không có tài liệu

Có tài liệu rõ ràng về từng giai đoạn của dự án là điều cần thiết để dự án thành công. Nếu không có tài liệu này, nhóm có thể bỏ sót các chi tiết và quy trình quan trọng để đáp ứng thời hạn và kỳ vọng về ngân sách. Các bên liên quan sẽ không thể hiểu lý do tại sao một số quyết định được đưa ra hoặc theo dõi tiến độ dự án, khiến việc đưa ra lựa chọn sáng suốt hoặc đánh giá thành công trở nên khó khăn. 🏆

Thông tin và hướng dẫn được viết rõ ràng giúp các thành viên mới trong nhóm nhanh chóng bắt tay vào công việc mà không làm giảm năng suất của các thành viên hoặc quản lý dự án khác.

Dấu hiệu bên ngoài

Phạm vi không được định nghĩa rõ ràng và dễ bị hiểu sai

Phạm vi dự án không được xác định rõ ràng sẽ gây khó khăn cho tất cả mọi người tham gia, đồng thời ảnh hưởng tiêu cực đến thời hạn và ngân sách. Đặt câu hỏi về bất kỳ mục nào không rõ ràng để phạm vi dự án rõ ràng, ngắn gọn và chi tiết.

Việc thiết lập các rào cản để tối đa hóa năng suất của nhóm và không khí làm việc tại văn phòng là rất quan trọng.

Nâng cao quy trình tiếp nhận khách hàng hoặc các bên liên quan là bước đầu tiên.

Hướng dẫn khách hàng hoặc nhà tài trợ dự án bằng tuyên bố phạm vi dự án trong ClickUp Docs

Đọc thêm: Mẫu phạm vi dự án và ví dụ về tài liệu phạm vi

Sự kiện không lường trước

Không có dự án nào miễn nhiễm với những gián đoạn và sự kiện bất ngờ có thể ảnh hưởng lớn đến tiến độ:

  • Vắng mặt nhân viên không kế hoạch
  • Thiên tai
  • Các vấn đề kỹ thuật hoặc pháp lý không lường trước được
  • Thay đổi đột ngột trên thị trường
  • Thay đổi nhà cung cấp
  • Cập nhật tự động của Microsoft Windows mà không ai yêu cầu

Trong những tình huống này, sử dụng kế hoạch dự phòng sẽ giảm thiểu mọi thiệt hại tiềm ẩn để dự án có thể tiếp tục tiến hành theo mục tiêu càng nhiều càng tốt. Tất cả các bên liên quan cũng cần linh hoạt và sẵn sàng thay đổi để dự án tiếp tục tiến triển.

Các bên liên quan bổ sung được đưa vào dự án muộn

Khi các bên liên quan mới tham gia dự án ở giai đoạn muộn, điều này có thể gây ra sự phức tạp do họ thiếu kiến thức về các quyết định đã được đưa ra trước đó.

Điều này có thể dẫn đến việc giới thiệu các chỉ số hiệu suất chính (KPI) và cột mốc dự án mới, từ đó có thể thay đổi các kết quả dự kiến hiện có. (Chúng tôi sẽ đề cập đến kế hoạch kế nhiệm sau!)

MẸO CHUYÊN NGHIỆPSử dụng tài liệu phạm vi công việc giúp bạn hiểu rõ về các kết quả công việc của nhóm. Tải xuống Mẫu phạm vi công việc của ClickUp và sử dụng nền tảng miễn phí của chúng tôi để quản lý bất kỳ dự án nào!

7 Mẹo để Quản lý và Tránh Phạm vi mở rộng

Quản lý dự án là người đầu tiên và cuối cùng tham gia vào một dự án. Họ không chỉ giám sát mọi giai đoạn của dự án mà còn là người giữ gìn quy trình. 🔑

Các quy trình là yếu tố giúp mọi người và mọi thứ được tổ chức, ngay cả trong những tình huống áp lực cao nhất. Nếu bạn tham gia vào một dự án mà không có hệ thống tối thiểu, sẽ rất khó để tận dụng phạm vi mở rộng.

Dưới đây là bảy mẹo để quản lý sự mở rộng phạm vi:

Mẹo số 1: Yêu cầu hoàn thành biểu mẫu tiếp nhận cho mọi yêu cầu dự án

Tạo quy trình phê duyệt phạm vi với ClickUp Forms

Hộp thư đến email là một trong những cửa ngõ ưa thích của phạm vi công việc mở rộng để xâm nhập và chiếm lĩnh dự án của bạn. Thời gian dành cho việc gửi email qua lại đang lấy đi những giờ làm việc quý giá. Bạn gửi danh sách câu hỏi, giải thích từng mảnh thông tin và chờ đợi câu trả lời để tổng hợp thành bản tóm tắt chính thức.

Với biểu mẫu tiếp nhận dự án như ClickUp Forms, bạn có thể chủ động bảo vệ năng suất của nhóm mình suốt cả ngày.

Biểu mẫu có thể dự đoán trước. Biểu mẫu lưu trữ dữ liệu. Biểu mẫu tiết kiệm chi phí.

Khi khách hàng hoặc các bên liên quan xem qua các câu hỏi trong biểu mẫu, họ sẽ thấy quá trình suy nghĩ của mình được phản ánh. Điều này giúp họ cung cấp thông tin cần thiết mà bạn cần với tư cách là người quản lý dự án để hiểu yêu cầu của họ trước khi nhóm bắt tay vào công việc. 👥

Các câu hỏi này được thiết kế để cung cấp cho bạn một số hướng dẫn và nguồn cảm hứng cho biểu mẫu yêu cầu dự án của bạn:

  • Có bất kỳ hình ảnh nào (ảnh, infographics, logo, v.v.) cần được sử dụng trong dự án không?
  • Có bất kỳ nội dung nào hiện có (bài viết, báo cáo, khảo sát, kết quả nghiên cứu, v.v.) cần được sử dụng trong dự án không?
  • Thành công sẽ được đo lường như thế nào? Lập danh sách các OKR và KPI có liên quan của công ty.
  • Bạn có danh sách các thông điệp hoặc điểm chính cần đưa vào dự án không?
  • Có những hạn chế kỹ thuật hoặc yếu tố cần lưu ý nào không?
  • Có bất kỳ hướng dẫn về thương hiệu hoặc tiêu chuẩn thẩm mỹ nào cần được xem xét không?
  • Có bất kỳ quy định pháp lý hoặc tiêu chuẩn tuân thủ nào cần phải tuân thủ không?
  • Có nội dung hoặc hình ảnh nào cần loại trừ khỏi dự án không?
  • Mục tiêu của dự án này là gì?
  • Dòng thời gian và ngân sách cho dự án là gì?
  • Đối tượng dự án này là ai?
  • Ai là các bên liên quan đến dự án?
  • Khi nào bạn cần giao hàng?
  • Đây là dự án mới hay dự án được cập nhật?

Phần thưởng: Mẫu bản mô tả công việc!

Mẹo #2: Chuẩn bị công việc trong danh sách công việc tồn đọng trước khi phân công

cài đặt ưu tiên trong clickup
Đặt ưu tiên trong ClickUp để phân biệt những việc cần làm ngay và những việc có thể chờ đợi

Khi tất cả các công việc có cùng mức độ ưu tiên, các thành viên trong nhóm có thể khó biết công việc nào cần tập trung trước. Việc chỉ định mức độ ưu tiên cho phép các nhóm dự án sắp xếp công việc dựa trên kiến thức, kinh nghiệm và khả năng của từng thành viên để mỗi công việc được hoàn thành một cách tốt nhất. 🎯

Các ưu tiên nhắc nhở chúng ta nhìn xa hơn thời điểm hiện tại và lập kế hoạch cho tương lai. Bằng cách vạch ra các mục tiêu hàng đầu, chúng ta tạo ra sự rõ ràng và tập trung vào cách đạt được các mục tiêu dài hạn. Điều này có thể giúp chúng ta sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc, loại bỏ các yếu tố gây xao lãng và duy trì động lực khi theo đuổi các mục tiêu quan trọng.

Để hệ thống ưu tiên có tác động tích cực đến các nhóm đa chức năng, hãy biến đây thành một quy trình khóa trong quy trình làm việc của bạn. Thông báo cho nhóm dự án của bạn về các cờ ưu tiên để giúp họ quản lý năng lượng và thời gian cho các công việc phù hợp mỗi ngày.

Tuy nhiên, nếu bạn đang quản lý một dự án phức tạp với nhiều phần thay đổi, việc cập nhật từng công việc theo cách thủ công không phải là cách sử dụng thời gian hiệu quả. (Gợi ý: Phạm vi dự án bị mở rộng!) Đây là lúc tự động hóa phát huy tác dụng. 🤖

Mẹo #3: Tự động hóa công việc lặp đi lặp lại càng nhiều càng tốt

tự động hóa ClickUp cho các thay đổi ưu tiên

Các công việc hành chính và thường ngày không được nêu rõ trong kế hoạch dự án, vì vậy chúng thường bị bỏ qua. Việc sắp xếp, tổ chức và cập nhật công việc thủ công mỗi ngày làm tăng thời gian thực hiện dự án

Tự động hóa cho phép các nhóm dự án tập trung vào công việc sáng tạo, để họ không bị sa lầy vào những công việc lặp đi lặp lại tẻ nhạt nhưng cần thiết. 🔁

Bạn mới làm quen với tự động hóa? Dưới đây là cách bắt đầu:

  1. Đặt hẹn giờ trong 30 phút
  2. Chọn một quy trình công việc trong kế hoạch dự án của nhóm bạn
  3. Ghi lại từng bước trong quy trình, ngay cả những công việc nhỏ nhất
  4. Đánh dấu các công việc tốn thời gian nhất trong quy trình làm việc để loại bỏ chúng (ví dụ: gắn thẻ quản lý để xem xét tài sản)
  5. Hãy tham khảo hướng dẫn Tự động hóa ClickUp để bắt đầu tự động hóa quy trình làm việc của bạn ngay hôm nay!

Mẹo #5: Thiết lập quy trình quản lý thay đổi

ngăn chặn sự mở rộng phạm vi bằng quy trình kiểm soát thay đổi Tài liệu ClickUp
Phác thảo kế hoạch dự án và quy trình quản lý thay đổi trong tài liệu ClickUp

Quy trình kiểm soát thay đổi là một phần thiết yếu của quản lý dự án và bao gồm việc thiết lập các quy trình tiêu chuẩn để xử lý các yêu cầu thay đổi. Nếu không có quy trình này, phạm vi dự án sẽ mở rộng và gây ra sự nhầm lẫn cho dự án.

Dưới đây là cách thiết lập quy trình kiểm soát thay đổi:

1. Phát triển biểu mẫu yêu cầu thay đổi: Bắt đầu bằng cách tạo một biểu mẫu bao gồm tất cả các chi tiết cần thiết để gửi yêu cầu thay đổi

2. Xác định ủy ban kiểm soát thay đổi: Lựa chọn các cá nhân chịu trách nhiệm phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu thay đổi. Ủy ban này nên bao gồm các thành viên nhóm từ nhiều bộ phận có thể bị ảnh hưởng bởi thay đổi

3. Tạo quy trình kiểm soát thay đổi: Xác định các bước cần thực hiện để đánh giá yêu cầu thay đổi, chẳng hạn như thu thập phản hồi từ các bên liên quan, đánh giá rủi ro của thay đổi được đề xuất và xem xét ảnh hưởng của thay đổi đó đối với dòng thời gian và ngân sách

4. Áp dụng hệ thống theo dõi thay đổi: Thiết lập một hệ thống hiệu quả để theo dõi từng yêu cầu cùng với các tài liệu như phê duyệt, sửa đổi, mục hành động và tác động

5. Lưu trữ và chia sẻ hướng dẫn: Tất cả các bên liên quan phải có quyền truy cập vào tài liệu

6. Thông báo cho nhóm của bạn về những thay đổi: Giải thích lý do tại sao thay đổi là cần thiết cho dự án, thay đổi sẽ giúp công việc của họ tốt hơn như thế nào và nơi tìm thấy các tài nguyên thay đổi

Bonus: Phần mềm quản lý thay đổi!

Mẹo #6: Thúc đẩy sự tham gia của nhóm dự án

Chế độ xem trò chuyện lưu trữ tất cả các bình luận của bạn trong ClickUp
Chế độ xem trò chuyện lưu trữ tất cả các bình luận của bạn trong ClickUp để nhanh chóng tìm thấy bất kỳ cuộc hội thoại nào

Có một nhóm tích cực tham gia vào các quyết định và chiến lược là điều cần thiết để quản lý dự án thành công. Khi tất cả các thành viên trong nhóm có thể đóng góp ý kiến, điều đó sẽ tạo ra ý thức quyền sở hữu và tăng cam kết và động lực của họ đối với dự án.

Nhiều góc nhìn có thể dẫn đến các giải pháp mới và ý tưởng sáng tạo. Mời nhóm tham gia vào các cuộc thảo luận về ra quyết định và chiến lược giúp đạt được mục tiêu dự án nhanh hơn. Điều này cũng giúp các cuộc hội thoại về các quyết định khó khăn trở nên dễ dàng hơn vì mọi người đã được cung cấp bối cảnh trực tiếp. 🤝

Có những thách thức vượt quá khả năng giải quyết của một quản lý dự án. Hãy dựa vào chuyên môn và hướng dẫn của nhóm để phân công công việc phù hợp. Họ sẽ thông báo mức độ nỗ lực cần thiết và giảm thiểu phạm vi dự án bị mở rộng!

Mẹo #7: Thiết lập chu kỳ phản hồi bán nghiêm ngặt

Đồng bộ hóa nhóm dự án với các công cụ chú thích của ClickUp

Nhận phản hồi kịp thời đảm bảo các nhóm có thể giải quyết mọi vấn đề trước khi chúng phát triển thành vấn đề lớn vào thời điểm quan trọng nhất của dự án — giai đoạn đánh giá.

Nếu chúng ta không thiết lập các điểm kiểm tra dọc theo quá trình, nguy cơ phạm vi dự án bị mở rộng sẽ tăng cao.

Một chu kỳ phản hồi khả thi phải là cuộc đối thoại giữa người quản lý dự án, các thành viên trong nhóm thực hiện công việc và các bên liên quan.

Kết quả? Một khung công việc có cấu trúc để đánh giá tiến độ, thảo luận về những thay đổi và xác định xem có cần thiết phải đặt ra các mục tiêu mới hay không.

5 ví dụ về phạm vi dự án bị mở rộng

5 tình huống sau đây là ví dụ về phạm vi dự án bị mở rộng trong quản lý dự án:

  1. Thay đổi yêu cầu: Khi các yêu cầu ban đầu của dự án bị thay đổi giữa chừng, dẫn đến công việc và chi phí thêm cho tất cả các bên liên quan. Ví dụ về trường hợp này là khi một nhà phát triển phần mềm được giao nhiệm vụ tạo một ứng dụng di động yêu cầu tích hợp API, nhưng sau khi dự án đã được triển khai, khách hàng yêu cầu thêm các tính năng như tích hợp nhận dạng khuôn mặt vào API.
  2. Thay đổi liên hệ: Khi liên hệ được chỉ định cho dự án thay đổi trong quá trình thực hiện và họ có các yêu cầu khác với những yêu cầu ban đầu. Ví dụ về trường hợp này là khi một nhóm kỹ sư được thuê để xây dựng một cây cầu, nhưng đến giữa quá trình xây dựng, người quản lý của họ thay đổi người chịu trách nhiệm giám sát dự án và muốn thêm một số tính năng không có trong phạm vi ban đầu.
  3. Thay đổi nguồn lực: Khi nguồn lực được phân bổ cho một dự án thay đổi, dẫn đến chi phí thêm hoặc hạn chế về thời gian. Ví dụ về trường hợp này là khi một công ty thiết kế web được yêu cầu tạo một trang web từ đầu, nhưng sau khi họ đã bắt đầu công việc, khách hàng yêu cầu họ mua thêm phần mềm không có trong ngân sách ban đầu.
  4. Thay đổi lịch trình: Khi dòng thời gian của dự án bị thay đổi giữa chừng, dẫn đến công việc hoặc chi phí thêm cho tất cả các bên liên quan. Ví dụ về trường hợp này là khi nhóm phát triển phần mềm được yêu cầu tạo một ứng dụng cần hoàn thành trước một thời hạn cụ thể, nhưng sau đó có thêm các tính năng mới được bổ sung, khiến thời gian và nguồn lực bị tiêu tốn thêm.
  5. Thay đổi thông số kỹ thuật: Khi các thông số kỹ thuật của dự án bị sửa đổi sau khi dự án đã được bắt đầu, dẫn đến công việc hoặc chi phí thêm cho tất cả các bên liên quan. Ví dụ về trường hợp này là khi một nhóm xây dựng được yêu cầu xây dựng một tòa nhà văn phòng đáp ứng các yêu cầu về kích thước và thiết kế nhất định, nhưng sau đó khách hàng yêu cầu thêm các tính năng như bể bơi trong nhà và rạp hát, những tính năng này ban đầu không có trong phạm vi dự án.

Các công cụ thiết yếu để quản lý sự mở rộng phạm vi

Bây giờ bạn đã có một nguồn tài nguyên sẵn sàng với các mẹo để ứng phó với sự mở rộng phạm vi, bước tiếp theo là gì?

Đánh dấu thời gian bắt đầu và kết thúc ngày làm việc của bạn trong ClickUp — nền tảng năng suất tất cả trong một, nơi các nhóm tập hợp lại và nâng cao hiệu quả hoạt động. 💪

Các mẫu và tài nguyên về phạm vi công việc không chỉ có vậy! Chúng tôi có Thư viện mẫu phong phú cho mọi trường hợp sử dụng, Trung tâm trợ giúp trực tuyến chi tiết, hội thảo trên webClickUp University để giúp bạn sử dụng nền tảng này một cách hiệu quả nhất!

ClickUp Logo

Một ứng dụng thay thế tất cả