Aditya làm việc với tư cách là Trợ lý phát triển tại AirTract, một nơi để mọi người tìm kiếm lời khuyên từ các chuyên gia, nơi mọi người có thể đặt câu hỏi, viết bài, chia sẻ và học hỏi từ các khóa học trực tuyến miễn phí và trả phí. Anh có bằng Cử nhân Kỹ thuật Máy tính và đã làm việc trong lĩnh vực Tiếp thị kỹ thuật số trong hai năm qua. Anh cũng là một người ham đọc sách và rất yêu thích thể thao.
Quản lý dự án là việc phát triển và thực hiện một kế hoạch liên quan đến một dự án cụ thể đang được thực hiện. Quá trình này có thể được chia thành các giai đoạn rõ ràng mà bạn và nhóm của bạn sẽ trải qua khi thực hiện dự án từ đầu đến cuối.
Các giai đoạn của quản lý dự án là các quy trình có hệ thống, từng bước cần được cả nhà quản lý và nhà lãnh đạo tuân thủ để đảm bảo dự án được thực hiện đúng đắn và có thể mang lại kết quả tích cực trong tương lai.
Hiệu quả cơ bản của dự án phụ thuộc vào một vài giai đoạn thích hợp để quản lý dự án tổ chức trở nên mạnh mẽ và thành thạo. Các giai đoạn này có thể được sử dụng như hướng dẫn sơ bộ để hiểu báo cáo tiến độ của một dự án nhất định.
Nếu bạn muốn đảm bảo kế hoạch của mình đi đúng hướng, bạn cần tuân theo năm giai đoạn quản lý dự án!
Năm giai đoạn của quản lý dự án
Theo Viện Quản lý Dự án (còn được gọi là PMI), Quản lý dự án là kiến thức, kỹ thuật, kỹ năng và công cụ giúp mở rộng phạm vi tham gia và hoạt động của một tổ chức nhất định để đạt được mục tiêu của dự án cụ thể đó.
Thông thường, quá trình kiểm soát và chỉ đạo một dự án được chia thành năm giai đoạn cơ bản từ đầu đến cuối. Cho dù kế hoạch của bạn là khởi động một doanh nghiệp mới hay tạo ra một kế hoạch tiếp thị, mọi nhóm quản lý đều phải trải qua năm giai đoạn này.
Hãy cùng xem qua năm giai đoạn này:
- Khởi xướng và hình thành dự án
- Kế hoạch dự án
- Thực hiện dự án
- Giám sát, kiểm soát và thực hiện dự án
- Kết thúc dự án
Yêu cầu của các giai đoạn dự án: Ý kiến quan trọng
Mỗi dự án đều có những yêu cầu riêng và một lộ trình nhất định cần tuân theo. Các giai đoạn trong vòng đời dự án cho phép nhóm quản lý xử lý từng dự án một cách độc lập và thực hiện thành công. Hơn nữa, các giai đoạn này đảm bảo quy trình hoạt động có hệ thống và duy trì hiệu suất của tất cả những người tham gia dự án.
Mỗi dự án đều có những yêu cầu riêng và một lộ trình nhất định cần phải tuân theo. Các giai đoạn trong vòng đời của dự án cho phép nhóm quản lý xử lý từng dự án một cách độc lập và thực hiện thành công. Hơn nữa, các giai đoạn này đảm bảo quy trình hoạt động có hệ thống và duy trì hiệu suất của tất cả những người tham gia vào dự án.
Tôi biết bạn đang nghĩ, "Liệu điều đó có thực sự quan trọng?"
Câu trả lời là có! Năm giai đoạn này rất quan trọng vì chúng giúp:
- Thực hiện điều chỉnh chiến lược để mang lại giá trị thực sự cho doanh nghiệp hoặc dự án của bạn
- Mang đến sự lãnh đạo chân thực cũng như định hướng phù hợp cho dự án của bạn
- Đặt ra mục tiêu và trọng tâm rõ ràng cho công việc quản lý của bạn
- Lập kế hoạch thực tế về mục tiêu của bạn
- Kiểm soát chất lượng của kết quả tổng thể
Hãy cùng tìm hiểu về năm giai đoạn này và cách chúng giúp dự án của bạn thành công!
Bước 1: Khởi đầu
Một khởi đầu cụ thể sẽ chỉ ra con đường dẫn đến thành công và đặt nền móng cho tất cả các giai đoạn khác trong chu kỳ sống của dự án. Trước hết, hãy xem xét kỹ lưỡng ý tưởng và khái niệm của dự án để xác định xem ý tưởng đó có mang lại lợi ích cho tổ chức hay không.
Trong giai đoạn này, nhóm ra quyết định sẽ xác định một cách thực tế để hoàn thành toàn bộ dự án. Giai đoạn này còn được gọi là bắt đầu chính thức, bắt đầu bằng vấn đề nhiệm vụ của dự án. Thông thường, giai đoạn này mô tả mục đích và mục tiêu chính của dự án, đồng thời phê duyệt ngân sách dự án.
Giai đoạn này bắt đầu với:
- Một trường hợp kinh doanh thích hợp: nó chứng minh sự cần thiết thực tế của một dự án và sẽ thiết lập một ước tính về các lợi ích tiềm năng
- Nghiên cứu khả thi: đánh giá các nguồn lực cần thiết để đánh giá những thách thức của dự án và xác định những bước khởi đầu cần thiết liên quan đến lợi ích của tổ chức
Việc khởi động dự án thường yêu cầu một số thành phần khóa để thực hiện Tài liệu Khởi động Dự án (PID), bao gồm những điều sau:
- Trường hợp kinh doanh
- Mục tiêu và phạm vi dự án của bạn
- Tổ chức dự án
- Rủi ro dự án
- Ý kiến của các bên liên quan đến dự án
- Khung báo cáo và kiểm soát, và nhiều hơn nữa
Khi bạn đã hoàn thành tất cả những việc này, đã đến lúc lập kế hoạch cho dự án của bạn!
Bước 2: Lập kế hoạch
Giai đoạn lập kế hoạch chủ yếu tập trung vào bản thiết kế cho các mục tiêu, ngân sách và thời gian của một dự án nhất định. Đây là lộ trình giúp bạn tiến về phía trước và hướng dẫn nhóm một cách đúng đắn. Trong giai đoạn này, người quản lý dự án có thể phát huy kỹ năng của nhân viên để nâng cao năng suất của tổ chức.
Giai đoạn lập kế hoạch dự án bao gồm:
- Xác định chính xác nhu cầu
- Xác định mục đích và phạm vi
- Hoàn thiện dòng thời gian để mang lại kết quả hoàn chỉnh
- Tổ chức lịch trình để đảm bảo luồng công việc của tổ chức diễn ra suôn sẻ
- Xác định và đánh giá yêu cầu
Giai đoạn lập kế hoạch là rất quan trọng đối với quản lý dự án. Trong giai đoạn này, nhóm của bạn sẽ được cung cấp một lộ trình phù hợp về những gì dự án cần để cuối cùng đạt được thành công như một nhóm!
Vậy, tiếp theo là gì? Cuối cùng cũng đến lúc bắt tay vào công việc!
Bước 3: Thực hiện
Khi nhóm đã hoàn toàn sẵn sàng để thực hiện hoặc ra mắt kết quả, giai đoạn thực hiện dự án sẽ giúp bạn kiểm soát và quản lý mọi dự án. Sử dụng trạng thái của dự án để giữ cho luồng công việc diễn ra một cách hợp lý và có tổ chức. Người quản lý dự án sẽ cần tận dụng các kỹ năng quản lý và kỹ năng mềm để thúc đẩy nhóm, nâng cao mức độ hiệu suất theo đúng kế hoạch, v.v.
Quản lý dự án có thể cần những điều sau cho giai đoạn thực hiện:
- Tạo/lập trách nhiệm và công việc cá nhân
- Phân công công việc cho các thành viên trong nhóm
- Thực hiện các nhiệm vụ
- Cập nhật báo cáo tiến độ dự án của bạn
- Cung cấp dịch vụ hoặc sản phẩm trong thời hạn
Một số chuyên gia cho rằng thực thi và quảng bá thuộc cùng một giai đoạn, diễn ra liên tiếp nhau.
Sau khi hoàn thành giai đoạn này, bạn cần giúp nhóm tiếp thị của mình thể hiện công việc mà bạn đã hoàn thành! Điều đó có thể bao gồm tạo một gói quảng cáo về các dịch vụ hoặc sản phẩm của bạn cho một triển lãm thương mại. Bây giờ, nhóm tiếp thị của bạn cần thu thập thông tin liên quan đến sản phẩm, giá cả và thậm chí cả ảnh chụp sản phẩm để quảng bá sản phẩm của bạn trước khách hàng.
Bây giờ thì sao? Bạn đã hoàn thành rồi, phải không?
Chờ đã! Vẫn còn hai giai đoạn nữa!
Bước 4: Giám sát và kiểm soát
Trong giai đoạn này, người quản lý có thể đo lường hiệu suất, tiến độ và giải quyết một số vấn đề có thể phát sinh. Giai đoạn giám sát và kiểm soát là cột mốc quan trọng trong quản lý dự án tổng thể.
Có nhiều Chỉ số hiệu suất chính (KPI) khác nhau để giám sát dự án, chẳng hạn như duy trì ngân sách được lập kế hoạch tốt, tuân thủ dòng thời gian đã hứa, giao sản phẩm trong thời hạn và hơn thế nữa.
Điều quan trọng nhất là giai đoạn này dễ dàng đo lường và được quản lý cùng các bên liên quan sử dụng một cách nhất quán.
Bước 5: Kết thúc dự án
Chúng ta đã đến giai đoạn cuối cùng của quản lý dự án, nơi bạn có thể đánh giá mức độ thành công của dự án đã hoàn thành. Đánh giá này cung cấp bài học và đánh giá toàn bộ quá trình để cải thiện dự án tiếp theo của bạn với hiệu quả cao hơn. Đây là giai đoạn cuối cùng của chu kỳ sống của quản lý dự án của bạn.
[Mô hình quy trình quản lý dự án từng bước]
Với tất cả các thủ tục này, quản lý dự án có thể trở nên thực sự bận rộn. Đây là lúc các công cụ quản lý dự án phát huy tác dụng. Chúng giúp bạn lập kế hoạch dự án một cách dễ dàng. ClickUp là một trong những công cụ có thể hỗ trợ bạn rất nhiều.
Đây là một công cụ quản lý dự án với tài liệu, nhắc nhở, mục tiêu, lịch và thậm chí cả hộp thư đến. Với các tính năng hoàn toàn có thể tùy chỉnh và độc quyền, ClickUp phù hợp với các nhóm có kích thước và ngành nghề khác nhau, cho phép bất kỳ nhóm nào sử dụng cùng một ứng dụng để lập kế hoạch, tổ chức và cộng tác.
Tạo chế độ xem tùy chỉnh mà bạn có thể lưu và chia sẻ với bất kỳ ai, cũng như biểu đồ khối lượng công việc cho thấy mọi người đang làm gì, giúp bạn dễ dàng quản lý bất kỳ dự án nào.
Quá trình quản lý dự án khác nhau giữa các tổ chức; tuy nhiên, đó là những thành phần truyền thống của một dự án thành công. Các nhóm quản lý trên toàn thế giới thực hiện năm giai đoạn quản lý dự án này để hoàn thành dự án của họ với nhiều lợi ích.
Quản lý dự án không nhất thiết phải quá khó khăn, bất kể quy mô dự án lớn hay nhỏ, miễn là bạn tuân theo năm giai đoạn quản lý dự án.