Hướng dẫn cơ bản về lập kế hoạch quản lý yêu cầu

Mọi sản phẩm và dịch vụ đều được thúc đẩy bởi nhiều nhu cầu kinh doanh và khách hàng, được gọi là yêu cầu.

Nhưng làm thế nào để đảm bảo rằng kết quả cuối cùng phù hợp với tất cả các yêu cầu này?

Đơn giản: với kế hoạch quản lý yêu cầu hiệu quả.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về lập kế hoạch quản lý yêu cầu, tại sao nó quan trọng và cách tạo một kế hoạch quản lý yêu cầu vững chắc.

Psst! Chúng tôi còn có một ưu đãi hấp dẫn: một công cụ giúp việc lập kế hoạch quản lý yêu cầu trở nên dễ dàng.

Hãy đeo mặt nạ Dalí của chúng ta. 🎭

Kế hoạch quản lý yêu cầu là gì?

Lập kế hoạch quản lý yêu cầu bao gồm việc xác định cách bạn sẽ xác định, ghi chép, phân tích, triển khai, theo dõi và kiểm soát các yêu cầu của dự án.

Hãy sử dụng kế hoạch hoàn hảo của Giáo sư trong Money Heist để minh họa.

Giáo sư sẽ là người lập kế hoạch quản lý yêu cầu của chúng ta. Những thay đổi được thực hiện trong kế hoạch của ông trong khi nhóm của ông cướp ngân hàng là các yêu cầu. Các yêu cầu sẽ thay đổi phạm vi của dự án (vụ cướp).

Phần thưởng: Mẫu PRD

Giờ đây, kế hoạch quản lý yêu cầu của anh ấy sẽ bao gồm:

Anh ta cũng phải nghĩ ra các cách để theo dõi và kiểm soát các yêu cầu dự án liên tục thay đổi. Tất cả là nhờ những người quá tham vọng như Tokyo trong nhóm của anh ta.

Lập kế hoạch quản lý yêu cầu bao gồm nhiều công việc, bắt đầu từ việc xác định phạm vi dự án và tiếp tục trong suốt vòng đời của dự án.

Nhưng tại sao điều này lại quan trọng?

Kế hoạch quản lý yêu cầu đảm bảo rằng mọi yêu cầu đều được ghi nhận, phân tích và giải quyết, bao gồm:

Chắc chắn, kế hoạch quản lý yêu cầu là rất quan trọng cho việc quản lý phạm vi dự án.

Nhưng làm thế nào để tạo ra một kế hoạch như vậy? Hãy cùng tìm hiểu.

9 bước để tạo kế hoạch quản lý yêu cầu thành công

Dưới đây là các bước để lập kế hoạch quản lý yêu cầu hiệu quả:

Bước 1: Xác định phạm vi dự án

Phạm vi dự án bao gồm xác định và ghi chép mục tiêu, kết quả mong đợi, công việc, chi phí và thời hạn của dự án.

Bạn thường sẽ ghi lại phạm vi dự án trong kế hoạch quản lý phạm vi trong điều lệ dự án hoặc kế hoạch dự án. Sau đó, bạn có thể sao chép nó từ đó.

Nếu không có kế hoạch quản lý phạm vi, các bên liên quan sẽ thiếu thông tin quan trọng cần thiết để xác định những thay đổi về yêu cầu trong dự án. Ngoài ra, việc xác định liệu bạn có nên thực hiện một yêu cầu được đề xuất hay không cũng trở nên khó khăn.

Bước 2: Xác định các bên liên quan đến dự án

Kế hoạch quản lý của bạn nên đề cập đến các hành động bạn sẽ thực hiện để xác định các yêu cầu đó.

Chỉ khi đó, bạn mới có thể lập bản đồ các yêu cầu của các bên liên quan.

Bạn có thể tổ chức các cuộc họp, phỏng vấn hoặc động não với nhóm của mình để xác định các bên liên quan đến dự án. Bạn thậm chí có thể tự tay lựa chọn từng bên liên quan nếu cần, như Giáo sư đã làm.

Bước 3: Xác định vai trò và trách nhiệm cho các nỗ lực quản lý yêu cầu

Kế hoạch của bạn nên nêu rõ ai sẽ chịu trách nhiệm cho tất cả các nỗ lực quản lý yêu cầu.

Đó có thể là quản lý dự án, nhà phân tích kinh doanh hoặc bất kỳ thành viên nào khác trong nhóm của bạn.

Bạn còn nhớ cách Giáo sư chỉ định Berlin phụ trách kế hoạch không?

Anh ấy chịu trách nhiệm thu thập phản hồi của nhóm và quyết định xem những ý tưởng đó có phù hợp với kế hoạch dự án hay không.

Tương tự, kế hoạch quản lý của bạn sẽ xác định vai trò và trách nhiệm trong việc giám sát toàn bộ quá trình quản lý yêu cầu.

Bước 4: Quản lý các yêu cầu mâu thuẫn

Việc có các yêu cầu mâu thuẫn nhau từ các bên liên quan đến dự án và nhóm dự án của bạn là điều thường thấy.

Ví dụ: khách hàng của bạn có thể muốn một ứng dụng có thể truy xuất 1000 bản ghi người dùng cùng một lúc, trong khi nhóm phát triển có thể thấy điều đó là không thực tế.

Khi điều đó xảy ra, hãy tham khảo lời khuyên của Giáo sư. Ông đã lường trước mọi xung đột có thể xảy ra giữa nhóm của mình và cảnh sát và lên kế hoạch hành động phù hợp.

Tương tự, bạn cần đưa vào kế hoạch của mình cách thức để khách hàng và nhóm phát triển thống nhất về tính năng của ứng dụng nhằm giải quyết xung đột yêu cầu này.

Tương tự, bạn và nhà phân tích của bạn có thể phải thực hiện một số phân tích kinh doanh để xác định những xung đột đó và đưa các bên liên quan đến một thỏa thuận.

Bước 5: Lập chiến lược cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các yêu cầu

Các dự án phức tạp có nhiều yêu cầu.

Đó là lý do tại sao kế hoạch quản lý yêu cầu của bạn nên thiết lập một phương pháp để xếp hạng chúng. Phương pháp này bao gồm xác định những yêu cầu nào là quan trọng nhất và những yêu cầu nào có thể được giao cho sprint tiếp theo.

Ví dụ, giúp nhóm thoát khỏi cảnh sát là yêu cầu quan trọng hơn đối với Giáo sư so với việc thu thập tất cả tiền mặt từ két sắt của ngân hàng.

Khi sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các yêu cầu của dự án, bạn nên xem xét các yêu cầu kỹ thuật, ảnh hưởng của các bên liên quan, sự chấp thuận của các bên liên quan quan trọng, v.v. để đưa ra quyết định sáng suốt.

Bước 6: Xác định ma trận truy xuất nguồn gốc yêu cầu

Khả năng truy xuất yêu cầu đề cập đến cách bạn theo dõi các yêu cầu của dự án trong suốt vòng đời dự án. Việc này thường được thực hiện bằng ma trận truy xuất.

Ma trận truy xuất nguồn gốc là tài liệu bản đồ và truy xuất các yêu cầu của người dùng với các trường hợp thử nghiệm.

Khi xử lý khả năng truy xuất yêu cầu, bạn cũng nên có một cơ sở tham chiếu yêu cầu để nhóm của bạn biết những gì đã được cam kết với khách hàng.

Ví dụ, cơ sở yêu cầu trong phát triển phần mềm có thể là một sản phẩm hoàn chỉnh được giao với một bộ tính năng đã được phê duyệt.

Hãy xem ma trận truy xuất nguồn gốc của ClickUp!

Bước 7: Quản lý các yêu cầu thay đổi

Thay đổi là điều không thể tránh khỏi, bất kể kế hoạch dự án của bạn có kỹ lưỡng đến đâu.

Là người quản lý dự án, bạn nên thiết lập một quy trình để quản lý các yêu cầu thay đổi khi chúng phát sinh.

Để làm được điều này, kế hoạch quản lý yêu cầu của bạn có thể có một "quy trình kiểm soát thay đổi"

Ngay cả giáo sư cũng có một cái, và chỉ có Berlin mới biết.

Kế hoạch này sẽ phác thảo quy trình ghi chép mọi thay đổi. Kế hoạch này sẽ bao gồm một số điểm chính như:

Bước 8: Truyền đạt các yêu cầu của dự án

Kế hoạch quản lý yêu cầu của bạn cũng nên xác định cơ chế truyền đạt yêu cầu của người dùng đến nhóm dự án và các bên liên quan.

Trong kế hoạch của mình, bạn nên nêu rõ:

Giáo sư đã sử dụng cáp điện thoại để liên lạc với Berlin sau khi đạt được mỗi cột mốc. Berlin, sau đó, thông báo cho các thành viên còn lại trong nhóm.

Bước 9: Xác định các công cụ để quản lý yêu cầu

Cuối cùng, bạn nên mô tả bất kỳ công cụ quản lý yêu cầu nào bạn sẽ sử dụng để ghi chép, theo dõi và quản lý các yêu cầu.

Nếu bạn muốn theo dõi tất cả các yêu cầu và giám sát tiến độ dự án, bạn cần một công cụ quản lý yêu cầu như ClickUp!

ClickUp là phần mềm quản lý dự án được đánh giá cao, được các nhóm làm việc hiệu quả trên toàn thế giới sử dụng để quản lý vòng đời dự án và lập kế hoạch quản lý yêu cầu.

Là một phần mềm quản lý yêu cầu, nó giúp nhóm của bạn hợp tác và lập kế hoạch trong thời gian thực. Hãy xem cách thức hoạt động:

A. Theo dõi tiến độ với các chế độ xem

Với ClickUp, bạn có thể theo dõi các dự án và kế hoạch quản lý yêu cầu từ đầu đến cuối với nhiều chế độ xem.

Hình dung công việc của bạn với hơn 15 chế độ xem trong ClickUp, bao gồm Danh sách, Bảng và Lịch

Bạn có thể hiển thị công việc ở chế độ xem Danh sách, Bảng hoặc Lịch.

Bạn cũng có thể xem các công việc phụ thuộc lẫn nhau hoặc các bước của kế hoạch quản lý yêu cầu trong chế độ xem Biểu đồ Gantt và theo dõi tiến độ kế hoạch của bạn.

Để lập kế hoạch quản lý yêu cầu dễ dàng, bạn còn có các chế độ xem khác như:

B. Không bao giờ bỏ lỡ mục hành động với Nhận xét được chỉ định

Yêu cầu đồng nghiệp chịu trách nhiệm về các mục hành động nhỏ hơn trong quy trình quản lý của bạn với Bình luận được chỉ định của ClickUp.

ClickUp cho phép bạn tạo mục hành động trực tiếp trong bất kỳ bình luận nào để những việc quan trọng không bị bỏ sót. Người được giao nhiệm vụ có thể nhanh chóng giải quyết các bình luận này sau khi thực hiện hành động.

C. Tiết kiệm thời gian với các mẫu

Nếu bạn là người quản lý dự án cần quản lý nhiều dự án, hãy sử dụng Mẫu của ClickUp để tạo mẫu kế hoạch quản lý yêu cầu và sử dụng lại cho các dự án trong tương lai để tiết kiệm thời gian.

Bạn có thể dễ dàng truy cập Trung tâm mẫu từ Không gian, Thư mục, Danh sách công việc hoặc Công việc.

Tạo mẫu quản lý yêu cầu của riêng bạn trong ClickUp hoặc sử dụng mẫu có sẵn từ Trung tâm mẫu

Bạn thậm chí có thể tạo hoặc tùy chỉnh các mẫu cho không gian làm việc của mình.

Nhưng đó chưa phải là tất cả.

ClickUp cung cấp nhiều tính năng quản lý dự án, chẳng hạn như:

Ngoài ra, Gói Miễn phí vĩnh viễn của ClickUp hỗ trợ nhiều tính năng mạnh mẽ để lập kế hoạch quản lý yêu cầu dễ dàng.

Và nếu những tính năng này vẫn chưa đủ thuyết phục bạn sử dụng ClickUp, hãy xem lý do tại sao ClickUp là công cụ quản lý kinh doanh số 1 cho nhóm của bạn.

Khi đã có kế hoạch quản lý yêu cầu vững chắc, bạn có thể thực hiện kế hoạch đó, điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.

Cần hướng dẫn để viết kế hoạch quản lý đầu tiên của bạn?

Đừng lo lắng. Chúng tôi đã chuẩn bị sẵn một số mẫu hữu ích cho bạn.

3 Mẫu kế hoạch quản lý yêu cầu

Dưới đây là ba mẫu kế hoạch quản lý yêu cầu dành cho các nhà quản lý dự án:

1. Mẫu kế hoạch quản lý yêu cầu

2. Mẫu tài liệu phân tích yêu cầu

3. Mẫu kế hoạch quản lý yêu cầu

Bạn có thể sử dụng một trong các mẫu này làm ví dụ về kế hoạch quản lý yêu cầu cho nhu cầu của mình.

Cần các mẫu quản lý sản phẩm khác? Hãy tham khảo bài viết này.

Tuy nhiên, trong khi soạn thảo kế hoạch, bạn nên lưu ý một số lỗi thường gặp trong lập kế hoạch yêu cầu để tránh.

4 sai lầm cần tránh trong lập kế hoạch quản lý yêu cầu

Lập kế hoạch quản lý yêu cầu có thể là một thách thức, đặc biệt là khi xử lý một dự án phức tạp. Có thể xảy ra lỗi ở các giai đoạn khác nhau.

Dưới đây là bốn sai lầm phổ biến mà bạn có thể tránh khi làm quản lý dự án:

1. Lập bản đồ các bên liên quan sai

Nếu bạn không lập bản đồ các bên liên quan đến dự án một cách chính xác, nhóm của bạn có thể sẽ làm việc dựa trên các yêu cầu sai của các bên liên quan.

Điều quan trọng là phải xác định chính xác các bên liên quan, vì một số yêu cầu kinh doanh sẽ đến từ họ.

2. Thiếu giao tiếp

Nếu bạn không giao tiếp tốt với nhóm dự án, khách hàng và các bên liên quan, bạn có thể gặp khó khăn với các yêu cầu.

Giao tiếp trong nhóm cũng có thể giúp phát hiện vấn đề sớm để tiết kiệm thời gian và nguồn lực.

Ngoài ra, ngay cả khi bạn không có gì để nói, hãy nói điều đó.

Đừng để khách hàng nghĩ rằng dự án không có tiến triển.

3. Không duy trì kế hoạch lặp đi lặp lại

Chúng ta đã biết các yêu cầu thay đổi nhiều lần trong vòng đời của dự án.

Nếu những thay đổi này không được tích hợp, kết quả sẽ không như mong muốn của các bên liên quan.

Tuy nhiên, nếu kế hoạch không tuân theo phương pháp lặp đi lặp lại như agile, nhóm dự án có thể bị mắc kẹt với chỉ bộ yêu cầu đầu tiên.

4. Sử dụng MS Word và MS Excel để lập kế hoạch

Word và Excel có lẽ là những công cụ phổ biến nhất mà các nhóm sử dụng để ghi lại các yêu cầu.

Tuy nhiên, với các công cụ này, việc quản lý phiên bản tài liệu có thể trở thành một vấn đề thực sự khó khăn.

Ma trận truy xuất nguồn gốc được tạo trong bảng Excel cũng có thể trở thành một mạng lưới các cột tham chiếu đến các tài liệu dài vô tận. 😰

Phần thưởng: Mẫu ma trận

3 Câu hỏi thường gặp về Quản lý Yêu cầu

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về quy trình quản lý yêu cầu:

1. Yêu cầu là gì?

Một yêu cầu là bất kỳ điều gì cần thiết hoặc mong muốn.

Nó phải là cần thiết, cụ thể, dễ hiểu, chính xác, khả thi và có thể kiểm tra được.

Ví dụ: nếu nhóm phát triển phần mềm của bạn xây dựng một ứng dụng chặn thời gian, tính năng theo dõi thời gian có thể là một yêu cầu.

2. Tại sao tôi nên quản lý yêu cầu?

Quản lý yêu cầu không chỉ giúp cải thiện chiến lược tổ chức và vận hành của dự án mà còn giúp:

3. Quy trình quản lý yêu cầu là gì?

Quy trình quản lý yêu cầu bao gồm:

Sẵn sàng Mint Out một kế hoạch quản lý yêu cầu vững chắc?

Tất nhiên, sẽ mất thời gian để viết một kế hoạch quản lý yêu cầu hoàn hảo. Giáo sư đã lên kế hoạch cho vụ cướp từ năm 19 tuổi. Và đó quả là một kế hoạch tuyệt vời! 😎

Bất kể mất bao lâu, kế hoạch quản lý yêu cầu của bạn phải hoàn thành tất cả các bước mà chúng tôi đã đề cập trước đó.

Một công cụ quản lý yêu cầu thông minh như ClickUp có thể giúp bạn thực hiện việc đó một cách nhanh chóng.

Với ClickUp, bạn có thể cộng tác và chỉnh sửa tài liệu yêu cầu hoặc kế hoạch quản lý dự án, sắp xếp các xung đột yêu cầu và hợp lý hóa công việc thường ngày một cách dễ dàng.

Đây thực sự là công cụ hỗ trợ nhóm tuyệt vời, luôn hỗ trợ bạn trong từng bước.

Tại sao phải chờ đợi?

Dùng thử ClickUp miễn phí để tạo kế hoạch quản lý yêu cầu vững chắc như Giáo sư, và chúng tôi cá rằng các bên liên quan của bạn sẽ chỉ có một từ để nói…