Khi được yêu cầu đảm nhận dự án mới, bạn luôn muốn đồng ý. Phần khó là biết câu trả lời "đồng ý" đó có thực tế với khối lượng công việc hiện tại của nhóm bạn hay không.
Đây là nơi mà lập kế hoạch sức chứa chi tiết thực sự phát huy tác dụng và lý do tại sao nó là một phần quan trọng trong quản lý dự án cho các nhóm trong các ngành công nghiệp.
Những thông tin chi tiết thu được từ việc lập kế hoạch sức chứa phù hợp giúp các doanh nghiệp xác định liệu họ có thể tuyển dụng thành viên mới hoặc nhận dự án mới trong khi vẫn theo dõi chặt chẽ khối lượng công việc của nhóm hiện tại. Không áp lực. 😅
Tin tốt là có rất nhiều công cụ lập kế hoạch sức chứa có sẵn để giúp bạn trong hành trình này, chưa kể đến các khóa học trực tuyến, blog và mẫu - mục yêu thích của chúng tôi!
Hãy theo dõi để tìm hiểu thêm về cách toàn bộ nhóm của bạn có thể hưởng lợi từ mẫu lập kế hoạch tài khoản vững chắc, các tính năng hàng đầu cần chú ý và truy cập 10 mẫu sức chứa miễn phí tốt nhất trên thị trường.
Mẫu kế hoạch sức chứa của nhóm là gì?
Sức chứa là lượng công việc tối đa mà một nhóm hoặc cá nhân có thể đảm nhận tại một thời điểm nhất định, nhưng nó cũng có thể được sử dụng để chỉ lượng tài nguyên mà một công ty hoặc nhóm có sẵn cho một dự án cụ thể.
Lập kế hoạch sức chứa là quá trình đo lường các nguồn lực, thời gian và thành viên nhóm cần thiết để hoàn thành các dự án khác nhau nhằm xác định các lĩnh vực có cơ hội kinh doanh mới, ví dụ như sức chứa để đảm nhận thêm dự án, tuyển dụng nhân viên mới hoặc công việc trong một ngày.
Mặc dù các nhà quản lý dự án thường đảm nhận phần lớn công việc lập kế hoạch sức chứa, nhưng tất cả mọi người có liên quan đều nên có quyền truy cập vào thông tin, bao gồm các bên liên quan, các thành viên khác trong nhóm, các bộ phận bị ảnh hưởng và khách hàng.
Với rất nhiều yếu tố phụ thuộc vào tính chính xác của kế hoạch sức chứa, bắt đầu với một mẫu là lựa chọn tốt nhất của bạn.
Các mẫu kế hoạch sức chứa mạnh mẽ có nhiều biểu mẫu và có thể được tạo bằng các phần mềm quản lý tài nguyên khác nhau hoặc thậm chí bằng PowerPoint và Excel.
Các mẫu kế hoạch sức chứa giúp bạn quản lý tài nguyên một cách dễ dàng và thực tế để xem tài nguyên nào đang thiếu, thừa hoặc đủ. Các tài nguyên này có thể bao gồm vật liệu thực tế, thời gian và ngân sách, nhưng quan trọng nhất là nhân lực – yếu tố rất quan trọng đối với quản lý tài nguyên!
Ngoài ra, các mẫu giúp báo cáo lập kế hoạch sức chứa rõ ràng, dễ đọc và có tổ chức hơn so với khi bắt đầu từ đầu. Nhưng trước khi đăng ký dùng thử miễn phí để tìm kiếm mẫu phù hợp nhất, hãy tự hỏi mình những câu hỏi quan trọng sau:
- Các mẫu kế hoạch sức chứa này có sẵn và có thể tùy chỉnh không?
- Nó có phù hợp với các dự án và quy trình hiện tại của tôi không?
- Tôi và nhóm của tôi có thể sử dụng nó ngay lập tức không?
- Miễn phí chứ?
Điều này không quá khó! Trên thực tế, còn có nhiều tính năng cần thiết khác mà bạn cần tìm kiếm trong mẫu kế hoạch sức chứa tiếp theo của mình — và chúng tôi có thể giúp bạn truy cập tất cả miễn phí. 😎
Các tính năng cần có trong mẫu lập kế hoạch sức chứa dự án
Điểm quan trọng nhất từ lập kế hoạch sức chứa là thông tin chi tiết có thể hành động. Quản lý và phân bổ tài nguyên chính xác là bí quyết đằng sau việc đưa ra các quyết định chiến lược về công việc bạn đảm nhận và đảm bảo bạn có thể hoàn thành theo các yêu cầu cụ thể của dự án.
Bạn cần có thể thêm thông tin chi tiết về dự án vào mẫu của mình để có chế độ xem toàn diện hơn về sức chứa và tài nguyên của nhóm. Thông tin này bao gồm tên dự án, tất cả mọi người tham gia, tất cả các công việc liên quan, dòng thời gian của dự án, các ngày quan trọng, thời hạn, cột mốc, chi phí, nhu cầu và hơn thế nữa!
Điều này nghe có vẻ khó, nhưng lập kế hoạch sức chứa thành công sẽ có tác động tích cực đáng kể đến lợi nhuận của bạn. Bạn cần thực hiện quá trình này một cách kỹ lưỡng và cẩn thận. Dưới đây là các yếu tố quan trọng cần tìm trong mẫu lập kế hoạch sức chứa động:
- Nhiều chế độ xem dự án để có cái nhìn tổng quan về tất cả các công việc và tài nguyên cần thiết trong một dự án
- Bảng điều khiển và báo cáo để có cái nhìn tổng quan về dự án và sức chứa khối lượng công việc hiện tại của bạn
- Quản lý công việc để theo dõi tiến độ và phân bổ nguồn lực
- Nhiều người được giao và người theo dõi để phân công công việc đồng đều trong nhóm
- Các tính năng bình luận, trò chuyện và cộng tác giúp tất cả thành viên trong nhóm luôn cập nhật thông tin
- Giới hạn và ngưỡng sức chứa để đảm bảo không ai bị quá tải công việc
- Các tính năng sắp xếp thứ tự ưu tiên để tổ chức công việc và dự án dựa trên nhu cầu cấp thiết và nguồn lực sẵn có
📮ClickUp Insight: 92% nhân viên tri thức sử dụng các chiến lược quản lý thời gian được cá nhân hóa. Tuy nhiên, hầu hết các công cụ quản lý quy trình làm việc hiện nay vẫn chưa cung cấp các tính năng quản lý thời gian hoặc sắp xếp ưu tiên tích hợp mạnh mẽ, điều này có thể cản trở việc sắp xếp ưu tiên hiệu quả. Các tính năng lập lịch và theo dõi thời gian dựa trên AI của ClickUp có thể giúp bạn biến những phỏng đoán này thành quyết định dựa trên dữ liệu. Nó thậm chí có thể đề xuất các khoảng thời gian tập trung tối ưu cho các nhiệm vụ. Xây dựng hệ thống quản lý thời gian tùy chỉnh phù hợp với cách bạn thực sự làm việc!
10 mẫu kế hoạch sức chứa cho nhóm và dự án
Trước khi chất đống các dự án và phân công một loạt công việc mới, điều quan trọng là các quản lý dự án phải biết chính xác mỗi thành viên trong nhóm đang đảm nhận những công việc gì và khối lượng công việc là bao nhiêu. Đánh giá chính xác và thường xuyên băng thông của nhóm sẽ đảm bảo mỗi dự án được hoàn thành đúng thời hạn, trong ngân sách và với ít căng thẳng nhất có thể. 💜
Đây là 10 mẫu kế hoạch sức chứa yêu thích của chúng tôi dành cho mục đích này! Mỗi mẫu này không chỉ có thể tùy chỉnh, chi tiết và trực quan mà còn hoàn toàn miễn phí. 🤩
1. Mẫu lập kế hoạch sức chứa nhân viên của ClickUp
Trong số hơn 15 cách tùy chỉnh để quản lý dự án của bạn trong ClickUp, chế độ xem Khối lượng công việc là cách duy nhất phân tích hoàn toàn minh bạch và khách quan các công việc hàng tuần của nhóm bạn dựa trên người được giao, thời gian ước lượng cho mỗi nhiệm vụ, số nhiệm vụ và hơn thế nữa. Việc thành thạo chế độ xem Khối lượng công việc có vẻ như là một nhiệm vụ khó khăn, nhưng Mẫu lập kế hoạch sức chứa nhân viên của ClickUp giúp việc này trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
Mẫu nâng cao này giúp bạn quản lý sức chứa của cá nhân và nhóm bằng cách sử dụng một số tính năng mạnh mẽ nhất của ClickUp để xem lượng công việc được phân công tại một thời điểm. Mẫu này cũng giúp bạn triển khai các phương pháp quản lý khối lượng công việc hiệu quả như cài đặt thời gian ước tính, đo lường khối lượng công việc và hơn thế nữa. Trong Danh sách mẫu này, bạn sẽ tìm thấy năm chế độ xem dự án, bảy Trường Tùy chỉnh, hai trạng thái công việc tùy chỉnh và Hướng dẫn Bắt đầu trong Tài liệu ClickUp để giúp bạn lập kế hoạch sức chứa một cách hiệu quả nhất có thể.
2. Mẫu kế hoạch tài nguyên của ClickUp
Tổ chức là khóa để đưa ra các quyết định chiến lược cho nhóm hoặc bộ phận của bạn. Với năm trạng thái tùy chỉnh, tám Trường Tùy chỉnh và nhiều chế độ xem, Mẫu Lập kế hoạch Tài nguyên của ClickUp là mẫu toàn diện và linh hoạt nhất để lập kế hoạch và phân bổ tài nguyên.
Sử dụng mẫu thân thiện với người mới bắt đầu này để phân phối tài nguyên một cách dễ dàng, bất kể đó là tài nguyên gì! Mẫu lập kế hoạch tài nguyên là công cụ lý tưởng để nhanh chóng tạo ra các hệ thống có tổ chức cho mọi loại tài nguyên.
Mẫu này có thể được tùy chỉnh để phù hợp với mọi trường hợp sử dụng và được tạo sẵn để phù hợp một cách tự nhiên với các nhóm tiếp thị và phát triển đang muốn thiết lập dòng thời gian rõ ràng và hiệu quả cho các công việc như xây dựng thương hiệu, quảng bá trên mạng xã hội, thiết kế web, v.v. Ngoài ra, mẫu này sử dụng một số tính năng ClickUp yêu thích của người quản lý dự án để giúp mọi thứ trở nên thống nhất, bao gồm chế độ xem Gantt và chế độ xem Dòng thời gian.
3. Mẫu kế hoạch sức chứa tài nguyên hàng tuần của ClickUp
Nếu bạn thích chế độ xem Khối lượng công việc trong Mẫu lập kế hoạch sức chứa nhân viên, bạn sẽ thích nó hơn ở đây. Các nhà quản lý có thể tùy chỉnh chế độ xem Khối lượng công việc bằng cách sử dụng Mẫu lập kế hoạch tài nguyên hàng tuần của ClickUp để hình dung sức chứa của từng thành viên và toàn bộ nhóm, đồng thời xác định vị trí hoặc khả năng sử dụng họ hiệu quả hơn ở nơi khác.
Có chế độ xem tổng quan về khối lượng công việc của từng điều phối viên dự án theo số lượng công việc của họ trong ngày, tuần hoặc tháng. Bạn không chỉ thấy số lượng công việc mà mỗi thành viên phải hoàn thành trong ngày, mà còn thấy tên, thời lượng và trạng thái của từng công việc để hiển thị ngay tiến độ công việc.
4. Mẫu lập kế hoạch sức chứa dự án Kanban của ClickUp
Có nhiều cách để quản lý và lập kế hoạch sức chứa của nhóm, và Mẫu lập kế hoạch sức chứa Kanban của ClickUp hiểu điều đó. Sử dụng chế độ xem Bảng của ClickUp trong mẫu chi tiết này để tìm hiểu sâu hơn về khối lượng công việc, trạng thái nhiệm vụ và tiến độ của nhóm, thậm chí đến từng phút.
Một cách khác để tăng giá trị của mẫu đa năng này là sử dụng chế độ xem Bảng Kanban được tạo sẵn để sắp xếp khối lượng công việc của dự án theo chủ sở hữu công việc để xem ngay công việc được phân phối đồng đều trong nhóm như thế nào. Và nếu một thành viên trong nhóm của bạn bị quá tải, chậm tiến độ hoặc có thời gian rảnh, bạn có thể dễ dàng điều chỉnh bằng cách kéo và thả công việc từ chủ sở hữu này sang chủ sở hữu khác, tạo công việc con hoặc thêm người được giao — tất cả đều trực tiếp từ Bảng của bạn.
5. Mẫu danh sách công việc lập kế hoạch sức chứa của ClickUp
Trong khi các nhà quản lý dự án yêu thích chế độ xem Gantt, Khối lượng công việc, Dòng thời gian và Bảng vì tính trực quan cao, chế độ xem Danh sách trong ClickUp là một giải pháp linh hoạt khác để kiểm kê các công việc và khối lượng công việc của nhóm bạn.
Tuy nhiên, đây không phải là danh sách công việc cần làm thông thường. 👀
Mẫu Danh sách Kế hoạch Sức chứa của ClickUp là chế độ xem toàn cảnh về các tài nguyên hiện tại mà bạn luôn mơ ước. Mẫu này thực hiện các công việc nặng nề trong việc cài đặt Danh sách của bạn để giữ cho quy trình làm việc diễn ra suôn sẻ với các tính năng bao gồm năm trạng thái tùy chỉnh được tạo sẵn và tám Trường Tùy chỉnh.
Điều quý giá của mẫu này đối với các nhà quản lý và thành viên nhóm là chế độ xem Danh sách rất trực quan và có tổ chức. Cho dù bạn đang làm việc với các bên liên quan đến dự án, giữa các bộ phận hay chia sẻ thông tin mới, bất kỳ ai cũng có thể xem chế độ xem này và hiểu ngay những gì họ đang thấy. Ngoài ra, cũng dễ dàng như kéo công việc trên bảng Kanban, bạn có thể phân bổ lại tài nguyên và chỉnh sửa công việc bằng cách di chuyển chúng lên hoặc xuống Danh sách.
Các cột bạn thấy trên Danh sách công việc có thể tùy chỉnh hoàn toàn để hiển thị thêm thông tin bạn thực sự quan tâm. Chọn Trường Tùy chỉnh, nhận xét, người được giao, Thẻ hoặc ngày đáo hạn sẽ hiển thị trên Danh sách công việc để biết tài nguyên nào đang được sử dụng ở đâu và trạng thái sử dụng của chúng — tất cả chỉ trong nháy mắt.
6. Mẫu kế hoạch sức chứa tài khoản của ClickUp
Như người ta thường nói, bán hàng là động lực của thế giới. 💸
Mẫu lập kế hoạch sức chứa tài khoản của ClickUp là một công cụ cần thiết cho các nhà quản lý tài khoản và quản lý dự án. Với năm trạng thái tùy chỉnh cho các nhiệm vụ bị chặn, hoàn thành, đang tiến hành, đang xem xét và cần làm, mọi người đều có thể thấy rõ sự phân phối tài nguyên giữa các tài khoản. Mẫu này cũng đi kèm với năm chế độ xem dự án để ưu tiên sức chứa tài khoản hiện tại và xác định các lĩnh vực có cơ hội mới.
Tương tự như nhiều cách tùy chỉnh Mẫu lập kế hoạch sức chứa tài nguyên của ClickUp theo cách bạn muốn làm việc, Mẫu lập kế hoạch sức chứa tài khoản rất trực quan và được thiết kế để giúp bạn quản lý tài nguyên tài khoản từ mọi góc độ. Sắp xếp tài khoản của bạn bằng chế độ xem Bảng, Gantt, Dòng thời gian hoặc Danh sách công việc được tạo sẵn, sau đó sử dụng tám Trường Tùy chỉnh để hiển thị thông tin về thành viên nhóm, liên hệ, tình trạng và doanh thu liên quan đến từng tài khoản.
7. Mẫu kế hoạch sức chứa đơn giản cho Excel
Mặc dù các mẫu ClickUp có thể được tùy chỉnh và điều chỉnh để phù hợp với nhiều trường hợp sử dụng trong các ngành khác nhau, nhưng Mẫu lập kế hoạch sức chứa đơn giản cho Excel này được tạo riêng cho các nhà quản lý dự án nhà máy và cơ sở để xác định năng suất sản xuất.
Cũng tương thích với Google Trang tính, mẫu Trang tính đơn giản này đi kèm với hai trang tính, công thức được tạo sẵn, biểu đồ trực quan và bảng điều khiển để sắp xếp và phân tích dữ liệu liên quan đến chuỗi cung ứng và nhu cầu hoạt động. Ngay cả khi Excel là công cụ đã được thử nghiệm và chứng minh hiệu quả của bạn để lập kế hoạch sức chứa, mẫu này cũng đi kèm với một trang giới thiệu hướng dẫn để hướng dẫn bạn về các thuật ngữ, thông tin chung và câu hỏi thường gặp.
Tính chất plug-and-play của mẫu này rất hữu ích để tính toán các chỉ số tự động và hiển thị chúng dưới dạng biểu đồ hoặc đồ thị bằng Excel.
Nhược điểm?
Mặc dù bạn có thể truy cập miễn phí vào một số mẫu Smart Sheet đầu tiên, nhưng các lần tải xuống tiếp theo sẽ có phí 50 đô la. ✨
8. Mẫu lập kế hoạch sức chứa tài nguyên cho Excel
Nếu công ty của bạn đã đầu tư vào Excel hoặc nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về cách lập kế hoạch sức chứa có thể ảnh hưởng đến kinh doanh của bạn trong dòng thời gian 12 tháng, hãy xem xét Mẫu lập kế hoạch sức chứa tài nguyên cho Excel.
Mặc dù cần thêm một chút thời gian để thiết lập và thường xuyên cập nhật, nhưng các nhà quản lý dự án có thể sử dụng mẫu này để tính toán sức chứa tài nguyên và lập kế hoạch sprint bằng Excel. Trước khi bắt đầu, mẫu này cung cấp bảy khuyến nghị để sử dụng sổ làm việc hiệu quả hơn và thiết lập bảng dữ liệu đúng cách.
9. Mẫu kế hoạch sức chứa của Coda
Với biểu mẫu Coda đích thực, Mẫu lập kế hoạch sức chứa của Coda mang lại những lợi ích của lập kế hoạch sức chứa vào trình chỉnh sửa tài liệu động để giám sát dữ liệu, nhóm và tài nguyên trên một trang kỹ thuật số vô hạn.
Mẫu này chia kế hoạch sức chứa thành ba loại rõ ràng:
- Dự án
- Nguồn lực sẵn có (Nhân sự)
- Dòng thời gian dự án
Ở đầu tài liệu, bạn sẽ thấy tổng sức chứa có sẵn và số giờ làm việc trung bình hiện tại của nhóm mỗi tuần. Xa hơn xuống dưới, bạn sẽ thấy các bảng và biểu đồ được nhúng để thêm chi tiết cho từng danh mục này, bao gồm ngày bắt đầu và ngày kết thúc, vai trò, tình trạng sẵn sàng và tên công việc.
Bonus: So sánh Coda và Airtable
Lợi ích lớn nhất của mẫu này là dễ sử dụng. Giao diện gọn gàng của Coda giúp việc lập kế hoạch sức chứa trở nên dễ dàng hơn, mặc dù nó thiếu độ sâu, chi tiết và tính minh bạch về khối lượng công việc so với các mẫu khác trong danh sách này.
10. Mẫu lập kế hoạch sức chứa của nhóm tài nguyên của Slide Team
Tại sao chúng tôi yêu thích Mẫu lập kế hoạch sức chứa nhóm tài nguyên cho PowerPoint? Bởi vì đây là mẫu hoàn hảo để có sẵn khi trình bày các bản cập nhật và đề xuất dự án cho các bên liên quan!
Chỉnh sửa bản trình chiếu trực tiếp trong PowerPoint để trình bày việc quản lý, sử dụng và phân bổ tài nguyên dựa trên sức chứa của nhóm và cá nhân. Như tất cả các bản trình bày hấp dẫn khác, mẫu này trình bày dữ liệu của bạn một cách trực quan bằng cách sử dụng biểu đồ và bảng để hiển thị tài nguyên nào đã vượt quá, chưa sử dụng hết hoặc đang ở mức sức chứa tối đa.
Thực hiện với mẫu ClickUp tùy chỉnh
Đây chỉ là 10 trong số hàng ngàn mẫu kế hoạch sức chứa có sẵn trên web. Mặc dù thật tuyệt vời khi có rất nhiều lựa chọn trong tầm tay, nhưng điều này cũng khiến bạn cảm thấy hơi choáng ngợp. Tránh đầu tư vào một mẫu mất nhiều thời gian hơn giá trị của nó, thiếu tính linh hoạt hoặc đơn giản là quá cũ để có thể sử dụng được.
Thay vào đó, hãy chọn một mẫu được thiết kế dành riêng cho các nhóm hiện đại — hãy chọn ClickUp!
Các mẫu ClickUp trong danh sách này chỉ là một vài trong số hàng trăm mẫu có sẵn trong Thư viện mẫu đang ngày càng phong phú của ClickUp. Nhưng điều gì khiến các mẫu của ClickUp khác biệt so với các mẫu khác?
ClickUp là nền tảng năng suất duy nhất với hơn 15 cách độc đáo để quản lý dự án của bạn một cách trực quan và là nền tảng duy nhất có chế độ xem Khối lượng công việc!
Đánh giá băng thông hàng tháng, hàng tuần hoặc hàng ngày của nhóm bạn ngay lập tức bằng chế độ xem Khối lượng công việc trong ClickUp và bắt đầu trong vài giây bằng cách sử dụng một trong nhiều mẫu lập kế hoạch sức chứa cho chế độ xem dự án toàn diện này.
Đăng ký Gói Miễn phí vĩnh viễn của ClickUp ngay hôm nay để truy cập hàng trăm mẫu sẵn có cho lập kế hoạch sức chứa, phân bổ tài nguyên và mọi trường hợp sử dụng khác. ☀️