Muốn biết thêm về quản lý dự án bằng Excel?
Hoặc bạn đang tìm kiếm một mẫu quản lý dự án Excel hữu ích?
Bạn đã đến đúng nơi!
Microsoft Excel là một công cụ vô cùng linh hoạt mà bạn có thể sử dụng cho nhiều công việc khác nhau. Tuy nhiên, nó cũng có những nhược điểm.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ xem xét việc sử dụng Excel để quản lý dự án và cung cấp cho bạn một số mẫu quản lý dự án Excel hữu ích để sử dụng ngay lập tức. Và nếu bạn cảm thấy bị giới hạn bởi các tính năng của Excel, chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn một giải pháp thay thế vượt trội và mạnh mẽ hơn, đó là ClickUp!
Quản lý dự án bằng Excel có hữu ích không?
Microsoft Excel là một công cụ tiện dụng có thể thực hiện nhiều việc khác nhau để giúp bạn và nhóm dự án của bạn. Và trong những ngày tốt, Excel có thể hoạt động như một công cụ quản lý dự án cơ bản.
Dưới đây là những gì nó có thể mang lại cho bạn:
1. Bảng tính chi tiết
Đây là lý do rõ ràng nhất để sử dụng Excel.
Excel rất phù hợp để tạo bảng tính chi tiết với hàng tấn dữ liệu dự án. Dễ dàng phân loại thông tin, đánh dấu các phần quan trọng và thậm chí tạo các trang tính riêng biệt trong một bảng tính.
Ví dụ, Excel là công cụ hoàn hảo để theo dõi chi tiết danh sách dài các khách hàng tiềm năng.
Bạn cũng có thể tạo bảng chấm công trong Excel để theo dõi trách nhiệm của nhóm hoặc quản lý chi phí trên mẫu ngân sách.
Khi nói đến ghi chép dữ liệu, Excel vẫn là một trong những công cụ tốt nhất trong kinh doanh!
2. Định dạng có điều kiện
Một tính năng tuyệt vời khác của Excel là định dạng có điều kiện.
Bạn có thể biến dữ liệu dự án đơn giản thành những thông tin chi tiết hữu ích.
Có rất nhiều công thức Excel mà bạn có thể sử dụng để tự động hóa quá trình ghi dữ liệu và tạo các phép tính chi tiết. Với công thức phù hợp, bạn có thể sắp xếp lượng lớn dữ liệu trong vài giây.
Hãy tạm biệt chiếc máy tính khoa học phức tạp đó!
Ví dụ, Excel có thể quản lý ngân sách dự án hoặc bảng chấm công của bạn một cách dễ dàng với các công thức toán học nâng cao.
Vấn đề duy nhất với định dạng có điều kiện là bạn sẽ cần một thời gian để làm quen.
3. Lưu trữ và khôi phục dữ liệu
Excel có thể xử lý tất cả dữ liệu liên quan đến dự án.
Từ ngân sách dự án đến dòng thời gian, bạn có thể lưu trữ tất cả trong Excel mà không lo bị mất.
Ngoài ra, giống như hầu hết các công cụ khác của Microsoft, Excel có chức năng sao lưu dữ liệu tích hợp sẵn. Vì vậy, ví dụ như dữ liệu dòng thời gian của bạn bị xóa nhầm, bạn luôn có thể khôi phục lại!
10 mẫu quản lý dự án Excel & trường hợp sử dụng
Excel gần như là Siêu nhân của quản lý dự án cơ bản, đủ mạnh mẽ để đảm nhận hầu hết các công việc mà bạn phải mất nhiều thời gian để thực hiện thủ công.
Dưới đây là một số ví dụ về mẫu quản lý dự án Excel và các trường hợp sử dụng:
1. Mẫu biểu đồ Gantt Excel
Bộ não của bạn phản ứng tốt hơn với các kích thích trực quan, và biểu đồ Gantt chính là điều đó!
Bài viết cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về dự án, tất cả chỉ trong một lần.
Mẫu dự án Biểu đồ Gantt giúp bạn dễ dàng lập bản đồ tiến trình dự án.
Sử dụng nó để theo dõi tất cả các cột mốc, phụ thuộc và công việc của dự án còn lại trước ngày kết thúc.
2. Mẫu dòng thời gian dự án Excel
Khi dự án bắt đầu, tất cả mọi người sẽ chỉ nghĩ đến thời hạn.
Nhưng làm thế nào để theo dõi chúng?
Mẫu dòng thời gian dự án tương tự như bảng cột mốc dự án.
Sử dụng nó để theo dõi tiến độ dự án khi bạn tiến tới hoàn thành. Với dòng thời gian dự án chính xác, bạn sẽ luôn biết kế hoạch dự án đang ở giai đoạn nào.
3. Mẫu danh sách công việc hoặc theo dõi dự án Excel
Bạn sẽ không đi mua sắm mà không có danh sách mua sắm.
Vậy tại sao bạn không mang theo một danh sách công việc cho dự án của mình?
Danh sách công việc cung cấp cho bạn danh sách các công việc cần hoàn thành, cùng với thời hạn hoàn thành.
Sử dụng mẫu theo dõi công việc này để theo dõi Cấu trúc phân chia công việc (WBS) và các giai đoạn dự án để theo dõi lịch trình dự án của bạn.
Nhưng WBS là gì? Hãy xem bản phân tích chi tiết về tài liệu phạm vi dự án để tìm hiểu về WBS.
4. Mẫu theo dõi nhiều dự án trong Excel
Mẫu theo dõi nhiều dự án trong Excel này cho phép bạn có cái nhìn tổng quan về tất cả các dự án hiện đang thực hiện.
Rất hữu ích để quản lý danh mục đầu tư dự án của doanh nghiệp hoặc triển khai quản lý dự án doanh nghiệp của tổ chức bạn!
Bạn có thể nhập tất cả dữ liệu của dự án vào Bảng dữ liệu và xem tiến độ tổng thể của kế hoạch dự án trong bảng điều khiển. Hơn nữa, bạn có thể lọc theo từng cột riêng lẻ và xem tất cả các công việc trong biểu đồ Gantt.
5. Mẫu phân tích SWOT trong Excel
Danh sách ưu và nhược điểm đơn giản có thể giúp bạn quyết định kỳ nghỉ tiếp theo của mình.
Tuy nhiên, bạn cần nhiều hơn thế khi nói đến quản lý dự án.
Trong quản lý dự án, bạn cần phân tích SWOT!
Mẫu phân tích SWOT (Strength, Weakness, Opportunity và Threats) được sử dụng để theo dõi điểm mạnh và điểm yếu của dự án khi đánh giá kế hoạch dự án của bạn.
Sau khi thực hiện phân tích này, hãy điều chỉnh lại các hoạt động, giai đoạn và kết quả dự án để phù hợp với kết quả phân tích.
6. Mẫu ngân sách dự án Excel
Mẫu ngân sách dự án này liệt kê chi tiết WBS của bạn. Bạn có thể nhập chi phí dự kiến của từng công việc tùy thuộc vào cột mà công việc đó thuộc về.
Với mẫu này, bạn có thể theo dõi nhân công, vật liệu và chi phí cố định, cũng như theo dõi chi tiêu thực tế.
Khi chi phí thực tế phát sinh, các công thức tiện dụng trong mẫu này sẽ cho bạn biết bạn đã vượt quá hay chưa đạt ngân sách.
7. Mẫu quản lý chi phí-lợi ích Excel
Mẫu quản lý chi phí-lợi ích cho phép bạn đánh giá mức độ thành công của dự án trước khi bắt đầu. Bởi vì nếu chi phí cao hơn lợi nhuận, thì đó đã là một khoản lỗ.
Hãy nhớ rằng, việc phân tích chi phí-lợi ích không cần thiết cho tất cả các dự án phát triển phần mềm.
Tuy nhiên, nó có ứng dụng trong một số ngành sử dụng quản lý dự án Agile. Hơn nữa, biểu đồ này trong Excel rất quan trọng đối với các nhà lãnh đạo cấp cao phụ trách tài khoản và ngân sách dự án.
Tính toán giá trị của các kết quả dự án so với ngân sách dự án và sử dụng thông tin dự án này để lập lịch trình Cấu trúc phân chia công việc ( WBS ) hiệu quả về chi phí với các giai đoạn dự án chính xác.
8. Mẫu kế hoạch dự án Excel Agile
Bạn muốn tạm biệt các phương pháp quản lý dự án truyền thống như Waterfall và bước vào Agile ?
Tốt cho bạn. Bạn sắp đạt được kết quả tốt hơn, nhanh hơn.
Và đó không phải là điều mà mọi nhà lập kế hoạch dự án mong muốn sao?
Tuy nhiên, điều đó chỉ có thể thực hiện được nếu bạn làm việc trên một công cụ quản lý dự án hỗ trợ và nâng cao tính linh hoạt của nhóm trong suốt vòng đời dự án.
Mặc dù chúng tôi không bao giờ khuyên bạn nên làm việc này trên Excel, nhưng mẫu phù hợp có thể giúp bạn giải quyết vấn đề.
Cập nhật về Quản lý dự án Agile và Phát triển phần mềm Agile .
9. Mẫu biểu đồ Burnup Excel
Trong một dự án Agile, biểu đồ burnup là một phần thiết yếu trong kho vũ khí của bạn.
Nó giúp bạn theo dõi tất cả những gì bạn đã hoàn thành trong mỗi sprint và giữ bạn trong phạm vi dự án.
Nhưng đây là vấn đề.
Cài đặt biểu đồ burnup đòi hỏi tính toán cẩn thận về từng khía cạnh của sprint.
Vì vậy, bạn có thể bắt đầu dành một khoảng thời gian mỗi ngày để xử lý các con số.
Hoặc bạn có thể tải xuống mẫu biểu đồ burn up đơn giản cho Excel.
10. Mẫu quy trình làm việc Excel
Mẫu Biểu đồ luồng SmartArt của Microsoft Excel là một danh sách hướng dẫn hữu ích về đồ họa mà bạn có thể dễ dàng thao tác và tùy chỉnh để xây dựng sơ đồ của mình. Bằng cách chọn tab Chèn, người dùng có thể mở khóa một mảng hình ảnh mã màu rực rỡ, từ đó họ có thể thêm văn bản, hình dạng và các yếu tố định dạng khác để phát triển chuỗi quy trình công việc mong muốn một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Những thách thức khi sử dụng mẫu Excel để quản lý dự án
Mặc dù các mẫu Excel bổ sung một số chức năng cho tệp Excel tiêu chuẩn của bạn, nhưng chúng không phải là giải pháp quản lý dự án lý tưởng.
Dưới đây là ba lý do quan trọng tại sao:
A. Không phải là phần mềm quản lý dự án chuyên dụng
Hãy nhớ rằng, Excel không được thiết kế để quản lý dự án.
Đây là một công cụ quản lý dữ liệu tuyệt vời có thể bổ sung cho công việc quản lý dự án của bạn.
Nhưng đó là tất cả.
Vậy tại sao lại sử dụng mẫu báo cáo Excel khi bạn có thể truy cập các công cụ quản lý dự án miễn phí tốt hơn nhiều?
Từ việc tạo bản điều lệ dự án đến quản lý dự án và phân tích cấu trúc phân chia, công cụ quản lý ClickUp có thể xử lý tất cả!
B. Mẫu quản lý dự án Excel khó tùy chỉnh
Làm việc với các mẫu Excel giống như mua giày.
Sau khi mua, bạn không cần tùy chỉnh gì nữa.
Vì vậy, bạn không có nhiều sự linh hoạt khi tùy chỉnh các mẫu cho Excel theo nhu cầu của dự án.
Ví dụ: bạn có thể đang sử dụng mẫu hóa đơn bán hàng hoặc mẫu báo cáo ngân sách nhưng không thể điều chỉnh để phản ánh chính xác giao diện lập ngân sách dự án mà bạn muốn.
C. Không có mục nhập dữ liệu tự động
Tất cả các mẫu trong Excel đều yêu cầu nhập liệu thủ công ở tất cả các bước.
Không có cách nào để lên lịch cập nhật tự động hoặc tạo thông báo cho toàn nhóm như các công cụ quản lý dự án có thể làm.
Ví dụ: nếu bạn đang sử dụng mẫu lịch Excel, bạn sẽ không thể tự động điều chỉnh các phụ thuộc và thời hạn của công việc sau khi thay đổi lịch.
Hãy nhớ rằng, các mẫu Excel có thể giúp ích, nhưng chúng không thể giải quyết tất cả các vấn đề liên quan đến quản lý dự án Excel.
Phần thưởng: Phần mềm nhập dữ liệu
Hãy cùng khám phá những giới hạn này và các giải pháp với một công cụ quản lý dự án miễn phí chuyên dụng: ClickUp
Các mẫu thay thế cho quản lý dự án Excel
Excel không phải lúc nào cũng là cách lý tưởng để quản lý các công việc trong dự án của bạn.
Hãy xem các mẫu quản lý dự án từ ClickUp:
1. Mẫu quản lý dự án ClickUp
Mẫu Quản lý dự án ClickUp là một cách tuyệt vời để bắt đầu nhanh chóng với các dự án và công việc của bạn. Bằng cách làm theo các mẫu có sẵn, bạn có thể hợp lý hóa quy trình và đảm bảo tất cả các công việc của bạn được tổ chức và theo dõi một cách hiệu quả. Mẫu này bao gồm các bước để tạo kế hoạch dự án, phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ, giám sát thời hạn và hơn thế nữa.
Mẫu này cũng bao gồm các chế độ xem hữu ích như Chế độ xem bảng, Biểu đồ Gantt và Xem dạng danh sách. Tất cả các thành phần đều dễ dàng tùy chỉnh để bạn có thể điều chỉnh hệ thống quản lý dự án cho phù hợp với nhu cầu của mình.
2. Mẫu quản lý dự án nhanh ClickUp
Mẫu Quản lý dự án Agile của ClickUp là sự lựa chọn hoàn hảo cho bất kỳ ai muốn quản lý các dự án agile một cách hiệu quả. Mẫu này bao gồm tất cả các khía cạnh của quản lý dự án, từ lập kế hoạch sprint và lập bản đồ câu chuyện đến tạo câu chuyện người dùng và theo dõi tiến độ công việc. Mẫu này không chỉ hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn mà còn giúp bạn sắp xếp các yêu cầu theo mức độ ưu tiên một cách rõ ràng, tổ chức các sprint trong nhiều chế độ xem, cộng tác với các thành viên trong nhóm cũng như các bên liên quan một cách liền mạch!
Tài nguyên Excel liên quan:
- Tạo biểu đồ burndown trong Excel
- Tạo biểu mẫu trong Excel
- Tạo biểu đồ trong Excel
- Tạo bản đồ tư duy trong Excel
- Tạo sơ đồ luồng trong Excel
- Tạo biểu đồ tổ chức trong Excel
- Tạo cơ sở dữ liệu trong Excel
- Tạo biểu đồ Waterfall trong Excel
- Công cụ AI cho Excel
- Mẫu ngân sách Excel
- Mẫu trò chuyện Excel Gantt
Thoát khỏi quản lý dự án Excel
Mặc dù Excel có nhiều công dụng, nhưng quản lý dự án không phải là việc Excel làm tốt.
Ngay cả khi có các mẫu Excel, bạn vẫn sẽ gặp khó khăn trong việc quản lý dự án trong Excel.
Mặc dù có nhiều lựa chọn thay thế Excel để xem xét, nhưng lựa chọn thông minh hơn là sử dụng một công cụ quản lý nhiệm vụ chuyên dụng như ClickUp.
Đó là vì ClickUp là một công cụ được thiết kế để quản lý dự án. Các tính năng của nó được thiết kế để giúp bạn quản lý dự án hiệu quả hơn với mức giá rất thân thiện!
Vì vậy, tại sao không thử ClickUp miễn phí và tự mình trải nghiệm?