Nếu nhóm của bạn làm việc trên Microsoft 365, Excel là nơi lý tưởng để bắt đầu lập kế hoạch dự án. Ngân sách có thể đã được lưu trong một sổ làm việc, và việc thêm một tab dành cho các công việc dường như là bước tiếp theo hiển nhiên.
Trong một thời gian, cách này hoạt động khá hiệu quả. Bạn có thể liệt kê các công việc, lập kế hoạch ngày thực hiện sao cho tránh các ngày cuối tuần và biến chính các hàng đó thành báo cáo trạng thái, tất cả đều trong cùng một tệp. Lưu tệp vào OneDrive hoặc SharePoint, và mọi người đều có thể cùng nhau chỉnh sửa tệp đó.
Tuy nhiên, sổ làm việc chỉ biết những gì bạn đã nhập vào.
Mỗi mối phụ thuộc mới đều đồng nghĩa với việc phải xây dựng thêm một công thức và liên tục cập nhật nó. Và đó chính là sự đánh đổi: Excel mang lại cho bạn khả năng mô phỏng thực sự, nhưng bạn phải trả giá bằng nỗ lực duy trì. Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn cách xây dựng công cụ theo dõi dự án trong Excel, biến nó thành lịch trình và bảng điều khiển, đồng thời nhận biết khi nào sổ làm việc bắt đầu tốn nhiều nỗ lực hơn so với những gì nó mang lại.
Tóm tắt
Excel có thể quản lý một dự án thực tế nếu bạn cài đặt đúng cách. Hãy bắt đầu với một bảng công việc, xây dựng mọi thứ khác từ đó, và chuyển sang phần mềm quản lý dự án nếu việc cập nhật sổ làm việc mất nhiều thời gian hơn chính dự án đó.
- Sử dụng Excel khi toàn bộ dự án được lưu trữ trong một sổ làm việc, các mốc thời gian không thay đổi thường xuyên và ngân sách hoặc dự báo chiếm phần lớn công việc
- Cài đặt bảng tính với mỗi hàng tương ứng với một công việc, các ngày làm việc, danh sách trạng thái cố định và các dấu hiệu cảnh báo cho công việc quá hạn
- Tạo dòng thời gian theo kiểu biểu đồ Gantt và bảng điều khiển từ cùng một bảng
- Hãy chú ý đến các điểm báo hiệu, chẳng hạn như các mốc thời gian mà bạn phải điều chỉnh thủ công, nhân sự phải tham gia nhiều dự án cùng lúc, và các báo cáo trạng thái mà bạn phải lập lại hàng tuần
- Nên chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý dự án khi kế hoạch cần phối hợp giữa các thành viên và các bước bàn giao, cũng như tính toán các mốc thời gian
Bạn có thể quản lý dự án trong Excel không?
Đúng vậy. Excel có thể xử lý các công việc lập kế hoạch, theo dõi và báo cáo cho một dự án thực tế. Bạn có thể phân công công việc và người chịu trách nhiệm, lên kế hoạch dựa trên các ngày cuối tuần và ngày lễ, đồng thời theo dõi trạng thái khi công việc được triển khai. Vì bản chất là một bảng tính, bạn cũng có thể mô phỏng chi phí, phác thảo lịch trình theo kiểu biểu đồ Gantt và đưa cùng một dữ liệu vào bảng điều khiển trong cùng một tệp.
Điều này khiến Excel trở thành lựa chọn phù hợp khi một sổ làm việc có thể chứa toàn bộ dự án và lịch trình tương đối ổn định. Excel càng phù hợp hơn khi ngân sách, dự báo hoặc phân tích chiếm phần lớn công việc, vì cùng một tệp có thể theo dõi tiến độ công việc và mô phỏng các số liệu đằng sau đó.
Excel sẽ đòi hỏi bạn nhiều hơn khi các công việc phụ thuộc lẫn nhau và kế hoạch thay đổi. Chẳng hạn như khi buổi đánh giá thiết kế được dời từ thứ Ba sang thứ Sáu, và quá trình phát triển không thể bắt đầu cho đến khi được phê duyệt. Excel chỉ điều chỉnh ngày phát triển nếu đã có công thức liên kết hai mốc thời gian này. Mỗi mối phụ thuộc mới đều cần một liên kết riêng, và chẳng bao lâu sau, những công thức đó sẽ trở thành một phần của kế hoạch mà bạn đang duy trì.
Vấn đề duy trì công việc này cũng dần xuất hiện khi mọi người phân chia thời gian cho nhiều dự án, hoặc khi ai đó phải xây dựng lại bản cập nhật cho các bên liên quan mỗi tuần. Vấn đề nằm ở mức độ phối hợp mà bạn muốn sổ làm việc thực hiện thay cho bạn.
Những điều cần quyết định trước khi mở Excel
Trước khi xây dựng bất kỳ công thức hay dòng thời gian nào, hãy dành vài phút để xác định rõ mục tiêu cần đạt được của dự án, ai là người chịu trách nhiệm cho từng phần, và những yếu tố nào cần được tính đến trong lịch trình.
Hãy bắt đầu với bốn quyết định sau:
- Các sản phẩm đầu ra. Ghi rõ những gì cần phải hoàn thành khi dự án kết thúc. Một sản phẩm đầu ra như “Cơ sở dữ liệu khách hàng đã được di chuyển” sẽ giúp nhóm có một mục tiêu rõ ràng để hướng tới.
- Phân tích chi tiết. Chia nhỏ từng sản phẩm đầu ra thành các công việc có mốc hoàn thành rõ ràng. Chỉ cần liếc qua bất kỳ công việc nào, bạn cũng có thể biết được nó đang tiến triển, bị tắc nghẽn hay đã hoàn thành.
- Người chịu trách nhiệm. Chỉ định một người chịu trách nhiệm chính cho mỗi công việc. Những người khác có thể tham gia, xem xét hoặc phê duyệt, nhưng chỉ có một người đảm bảo tiến độ công việc được duy trì.
- Các yếu tố hạn chế. Trước khi tính toán bất kỳ điều gì, hãy đánh dấu các mốc thời gian cố định, thời gian giới hạn sẵn có, các thủ tục phê duyệt, ngày lễ và các mối phụ thuộc có thể ảnh hưởng đến lịch trình
Khi những yếu tố này đã được xác định, Excel sẽ có cơ sở vững chắc để làm việc. Hướng dẫn của chúng tôi về việc đặt mục tiêu dự án có thể giúp bạn xác định kết quả mong đợi, và phần phân tích các luồng công việc trong quản lý dự án này có thể giúp bạn tổ chức công việc chi tiết bên dưới.
Cách tạo bảng theo dõi dự án trong Excel
Để tạo công cụ theo dõi dự án trong Excel, hãy thiết lập một bảng công việc với các cột dành cho người phụ trách, ngày tháng và trạng thái, sau đó xây dựng lịch công việc, cảnh báo quá hạn, biểu đồ Gantt và bảng điều khiển dựa trên bảng này.
Vì mọi chế độ xem đều lấy dữ liệu từ cùng một bảng công việc, nên sổ làm việc luôn được liên kết với một nguồn dữ liệu chính xác duy nhất. Bảy bước dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết từng phần theo thứ tự.
Bước 1: Chuyển danh sách công việc thành bảng Excel
Bắt đầu với các cột sau: ID Nhiệm vụ, Tên công việc, Dòng công việc, Người phụ trách, Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc, Số ngày làm việc, Trạng thái, Tỷ lệ hoàn thành, Tác vụ tiền đề, Ghi chú.
Nhập các tiêu đề, chọn phạm vi dữ liệu và nhấn Ctrl + T. Kiểm tra xem lựa chọn Bảng của tôi có tiêu đề đã được chọn chưa, sau đó đổi tên bảng thành Tasks từ tab Thiết kế bảng để các công thức của bạn có thể tham chiếu đến nó bằng tên.
Bước nhỏ đó giúp việc duy trì phần còn lại của sổ làm việc trở nên dễ dàng hơn nhiều. Chỉ cần nhập công thức một lần, Excel sẽ tự động điền vào toàn bộ cột cho bạn, trong khi mọi công việc mới bạn thêm vào sẽ tự động trở thành một phần của Bảng. Việc đặt tên cho Bảng cũng cho phép các công thức của bạn sử dụng “ngày kết thúc” thay vì “F2”, nhờ đó chúng dễ đọc hơn và không bị lỗi khi ai đó thêm một cột mới.
Nếu bạn vẫn đang làm quen với những kiến thức cơ bản, hướng dẫn của chúng tôi về cách tạo bảng tính Excel sẽ giới thiệu các bước thiết lập mà phần này dựa trên đó.
Bước 2: Ghi mỗi công việc vào một hàng
Dành riêng một hàng cho mỗi công việc và sử dụng cột "Workstream" để chỉ ra công việc đó thuộc giai đoạn hoặc luồng công việc nào.
Tên công việc được thụt lề và các hàng trống giữa các giai đoạn có thể khiến bảng tính trông gọn gàng lúc đầu, nhưng chúng sẽ gây cản trở khi bạn bắt đầu sắp xếp, lọc dữ liệu hoặc tạo bảng PivotTable.
Hãy gán cho mỗi công việc một ID Nhiệm vụ cố định, để nếu T-014 phụ thuộc vào T-009, bạn có thể nhập T-009 vào cột "Tác vụ tiền đề". Số hàng sẽ thay đổi mỗi khi ai đó sắp xếp lại bảng tính, trong khi ID Nhiệm vụ vẫn gắn liền với công việc bất kể nó được di chuyển đến đâu.
Bước 3: Tính toán ngày theo ngày làm việc
Ngày lịch và ngày làm việc trả lời những câu hỏi khác nhau, bởi vì một công việc có thể kéo dài bảy ngày lịch nhưng vẫn chỉ chứa năm ngày làm việc sau khi trừ đi cuối tuần.
Tạo một trang tính Ngày lễ, liệt kê các ngày không làm việc vào đó và đặt tên cho phạm vi đó là "Ngày lễ".
Sau đó, tính toán thời lượng thực hiện bằng cách sử dụng:
=NETWORKDAYS([@[Ngày bắt đầu]],[@[Ngày kết thúc]],Holidays)
NETWORKDAYS tính số ngày làm việc giữa hai ngày và loại trừ các ngày cuối tuần cũng như các ngày trong Danh sách công việc của bạn.
Nếu bạn đã biết ngày bắt đầu và thời lượng, bạn có thể tính toán theo hướng ngược lại:
=WORKDAY([@[Ngày bắt đầu]],[@[Số ngày làm việc]]-1,Ngày nghỉ)
Khi ngày bắt đầu là ngày làm việc, giá trị -1 sẽ coi đó là ngày đầu tiên. Nếu bỏ qua giá trị này, một công việc kéo dài năm ngày bắt đầu vào Monday sẽ kết thúc vào Monday tuần sau.
Chọn một trong hai cách: hoặc nhập ngày kết thúc và để Excel tự tính số ngày, hoặc nhập thời lượng thực hiện và để Excel tự tính ngày kết thúc. Việc thực hiện cả hai cách trong cùng một cột sẽ làm hỏng công thức.
Excel lưu trữ ngày tháng dưới dạng số thứ tự ẩn sau định dạng. Nếu một ngày tháng hiển thị dưới dạng số có 5 chữ số như 46026, công thức vẫn hoạt động bình thường. Hãy thay đổi định dạng ô thành "Ngày" trước khi chỉnh sửa bất kỳ nội dung nào.
Đọc thêm: Công thức Excel
Bước 4: Tiêu chuẩn hóa thông tin chủ sở hữu và trạng thái
Nhóm của bạn có thể coi "In Progress", "in progress" và "WIP" là cùng một khái niệm, trong khi Excel lại tính chúng là ba giá trị riêng biệt và chia nhỏ tổng số tương ứng.
Tạo một trang tính Danh sách công việc và thêm các trạng thái mà nhóm của bạn được phép sử dụng:
- Chưa bắt đầu
- Đang có tiến độ
- Bị chặn
- Hoàn thành
Chọn danh sách trạng thái và đặt tên cho phạm vi dữ liệu, ví dụ như Statuses. Sau đó, chọn cột Trạng thái, vào Dữ liệu > Xác thực dữ liệu, chọn Danh sách công việc, rồi nhập =Statuses vào ô Nguồn. Lặp lại quy trình này cho cột Chủ sở hữu: liệt kê các thành viên trong nhóm của bạn trên trang tính Lists, đặt tên cho phạm vi dữ liệu đó là Owners, và chỉ định phạm vi dữ liệu Owners làm nguồn xác thực cho cột Chủ sở hữu.
Hãy giữ danh sách đủ ngắn để mỗi trạng thái cung cấp cho người đọc một thông tin riêng biệt, và nếu hai nhãn dẫn đến cùng một bước tiếp theo, thì có thể loại bỏ một trong số chúng.
Bước 5: Làm nổi bật các công việc quá hạn
Khi nhóm bắt đầu cập nhật bảng theo dõi, định dạng có điều kiện có thể đánh dấu các hàng cần chú ý, nhờ đó không ai phải kiểm tra từng ngày một cách thủ công. Để làm nổi bật các công việc quá hạn, hãy lựa chọn các hàng công việc và chuyển đến Trang chủ > Định dạng có điều kiện > Quy tắc mới > Sử dụng công thức để xác định ô cần định dạng.
Với cột F là Ngày kết thúc và cột H là Trạng thái, hãy sử dụng:
=AND($F2<>"",$F2<TODAY(),$H2<>"Hoàn thành")
Chọn màu đỏ làm màu nền, và từ đó trở đi, bất kỳ công việc nào chưa hoàn thành và có ngày đáo hạn sẽ tự động được đánh dấu mỗi khi sổ làm việc được tính toán lại.
Để theo dõi các công việc phải hoàn thành trong năm ngày làm việc tới mà vẫn chưa bắt đầu, hãy thêm quy tắc thứ hai:
=AND($F2>=TODAY(),$F2<=WORKDAY(TODAY(),5,Holidays),$H2="Chưa bắt đầu")
Hãy tô màu vàng cho ô đó để nó trở thành một cảnh báo sớm. Giữ nguyên các ký hiệu $. Chúng giúp mỗi hàng tự kiểm tra Ngày kết thúc và Trạng thái của chính nó. Hướng dẫn của chúng tôi về mã màu sắc trong Excel bao gồm các loại quy tắc khác.
Bước 6: Chuyển các ngày thành lịch trình theo kiểu biểu đồ Gantt
Excel không có loại biểu đồ Gantt tích hợp sẵn, nhưng giải pháp thay thế của Microsoft sử dụng biểu đồ cột chồng với ngày bắt đầu ẩn, và nó hoạt động hiệu quả như một công cụ theo dõi dự án.
Thêm một cột phụ có tên là Ngày lịch:
=[@[Ngày kết thúc]]-[@[Ngày bắt đầu]]+1
Hãy tách phần này ra khỏi phần "Ngày làm việc", vì biểu đồ cần phạm vi lịch đầy đủ, bao gồm cả cuối tuần, để đặt từng công việc vào đúng vị trí trên dòng thời gian.
Giữ phím Ctrl và lựa chọn Tên công việc, Ngày bắt đầu và Số ngày lịch, sau đó chèn biểu đồ Cột chồng. Nhấp vào chuỗi Ngày bắt đầu và cài đặt màu nền và đường viền thành Không tô màu để chỉ hiển thị các thanh thời lượng trên biểu đồ.
Tiếp theo, mở cài đặt trục dọc và bật tùy chọn "Sắp xếp theo thứ tự ngược", để công việc đầu tiên xuất hiện ở đầu lịch trình.
Nếu các thanh biểu đồ dồn lại ở phía bên phải, hãy mở cài đặt trục ngang và đặt giá trị Tối thiểu là ngày bắt đầu đầu tiên của dự án (Excel yêu cầu ngày này phải ở dạng số: nhập ngày vào bất kỳ ô nào, thay đổi định dạng thành Chung, rồi sao chép số đó).
Nếu bạn muốn bắt đầu từ một mẫu có sẵn, các mẫu dòng thời gian trong Excel này sẽ giúp bạn có một khởi đầu thuận lợi.
Bước 7: Tạo bảng điều khiển từ cùng một bảng
Tạo một trang tính riêng cho bảng điều khiển và để bảng Công việc cung cấp tất cả các số liệu trên đó, để báo cáo tự động cập nhật mỗi khi ai đó thay đổi danh sách công việc.
Một số công thức cơ bản sau đây sẽ giúp bạn nắm vững những kiến thức cơ bản:
- =COUNTIFS(Tasks[Trạng thái],"Hoàn thành") để đếm các công việc đã hoàn thành
- =COUNTIFS(Tasks[Ngày kết thúc],"<"&TODAY(),Tasks[Ngày kết thúc],"<>",Tasks[Trạng thái],"<>Hoàn thành") để tìm các công việc quá hạn có ngày đáo hạn
- =SUMPRODUCT(Tasks[Percent Complete],Tasks[Working Days])/SUM(Tasks[Working Days]) để tính tiến độ được tính theo độ dài của từng công việc
- =COUNTIFS(Tasks[Owner],A2,Tasks[Trạng thái],"Với tiến độ hiện tại") cho các công việc đang hoạt động của từng người, với tên của họ ở ô A2
Vì các tham chiếu có cấu trúc sẽ mở rộng khi bảng phát triển, các công thức này luôn bao quát toàn bộ danh sách công việc.
Để có chế độ xem tổng quan theo từng giai đoạn, hãy thêm một bảng PivotTable được nhóm theo dòng công việc (Workstream). Vì bảng này lấy dữ liệu từ bảng gốc, các hàng mới sẽ xuất hiện khi bạn làm mới bảng lần tiếp theo, và bạn sẽ không cần phải thiết lập lại phạm vi nguồn khi dự án mở rộng.
Các mẫu quản lý dự án miễn phí trên Excel
Thư viện quản lý dự án của Microsoft Excel cung cấp các mẫu miễn phí cho biểu đồ Gantt, công cụ theo dõi dự án, dòng thời gian và danh sách việc cần làm. Đây là cách nhanh nhất để có được một tệp làm việc sẵn sàng trước khi bạn thêm các công việc của riêng mình. Các tùy chọn hiện tại bao gồm Công cụ lập kế hoạch dự án Gantt, Công cụ theo dõi dự án và một số cột mốc và dòng thời gian.
Mẫu có sẵn giúp bạn tiết kiệm thời gian thiết lập, nhưng hãy kiểm tra cách tệp hoạt động trước khi chuyển dự án của bạn vào đó. Trước tiên, hãy xem xét ba điều sau:
- Cách xử lý ngày tháng. Kiểm tra xem thời lượng thực hiện được tính theo ngày lịch hay ngày làm việc, và liệu cuối tuần và ngày lễ có cần thiết lập thêm hay không
- Điều gì xảy ra khi bạn thêm một công việc? Một bảng có cấu trúc sẽ tự động áp dụng công thức và định dạng vào các hàng mới, trong khi phạm vi cố định có thể cần phải mở rộng thủ công.
- Liệu dòng thời gian có được liên kết với dữ liệu công việc hay không. Các mẫu biểu đồ Gantt của Microsoft tạo các thanh dựa trên ngày bắt đầu và thời lượng của từng công việc, do đó biểu đồ sẽ được cập nhật mỗi khi lịch trình thay đổi
Sau đó, điều chỉnh mẫu sao cho phù hợp với dự án bạn đang thực hiện. Nếu không ai cập nhật các trường như Rủi ro, Số giờ ước tính, Chi phí hoặc bất kỳ trường nào khác, hãy xóa chúng đi trước khi bảng tính bị lấp đầy bởi các cột chỉ được sử dụng một nửa.
Nếu bạn muốn tham khảo thêm một số cách khác để cấu trúc kế hoạch trước khi tự xây dựng kế hoạch của mình, hướng dẫn này sẽ giới thiệu các mẫu lập kế hoạch dự án miễn phí dành cho các loại công việc khác nhau.
Khi nào Excel không còn đáp ứng được
Excel trở nên khó duy trì hơn ở bốn khía cạnh, và mỗi khía cạnh đều yêu cầu thêm công thức hoặc các bước thực hiện thủ công mà ai đó phải đảm bảo thực hiện:
Điều chỉnh lịch trình. Cột "Tiền đề" ghi lại mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc, và các mốc thời gian này chỉ được kết nối với nhau thông qua các công thức bạn thiết lập phía sau. Mỗi công việc ở giai đoạn sau cần có một liên kết hoạt động riêng, do đó khi lịch trình thay đổi, việc duy trì các liên kết này trở thành một phần quan trọng trong quá trình quản lý dự án.
Chuyển giao và theo dõi. Cột “Chủ sở hữu” hiển thị người chịu trách nhiệm về công việc, và tính năng đồng tác giả cho phép nhóm cùng cập nhật chung một sổ làm việc. Việc chuyển công việc cho người tiếp theo, bắt đầu quy trình phê duyệt hoặc tạo công việc theo dõi vẫn phải thực hiện thủ công. Bạn có thể xây dựng quy trình tự động hóa xung quanh Excel bằng các công cụ như Power Automate, và việc thiết lập đó lại trở thành một công việc nữa mà ai đó phải duy trì.
Khả năng hiển thị nguồn lực trên các dự án. Một tệp dự án có thể hiển thị khối lượng công việc mà mỗi người đang đảm nhận trong dự án đó. Câu hỏi khó hơn là những người đó đã commit những công việc gì ở nơi khác. Khi các nhiệm vụ được phân bổ trên nhiều sổ làm việc, bạn phải tổng hợp dữ liệu đó lại trước khi có thể phát hiện các mâu thuẫn về thời gian, sức chứa hoặc trường hợp ai đó nhận quá nhiều công việc so với khả năng hoàn thành.
Báo cáo nỗ lực. Excel có thể tính toán các số đằng sau một báo cáo trạng thái, nhưng việc tổng hợp các cập nhật từ nhiều tệp vào một bức tranh tổng thể vẫn tốn thời gian. Báo cáo Thực trạng PMO Bắc Âu năm 2026 của Hypergene đã khảo sát 789 nhà quản lý PMO, nhà quản lý danh mục đầu tư và trưởng dự án tại Thụy Điển, Na Uy và Phần Lan. Kết quả cho thấy 83% làm việc trong môi trường kết hợp, sử dụng song song các hệ thống chuyên dụng với bảng tính và quy trình thủ công. Những người tham gia khảo sát cũng cho biết họ dành tới một nửa tuần làm việc mỗi tháng cho việc lập báo cáo thủ công.
Kích thước lưới hiếm khi là vấn đề. Một trang tính chứa 1.048.576 hàng và 16.384 cột. Việc duy trì dữ liệu sẽ trở thành vấn đề từ rất lâu trước khi bạn hết không gian.
Kích thước lưới hiếm khi là vấn đề. Một trang tính có thể chứa 1.048.576 hàng và 16.384 cột. Việc duy trì dữ liệu sẽ trở thành vấn đề từ rất lâu trước khi bạn hết không gian.
Excel so với phần mềm quản lý dự án: Cách lựa chọn
Excel phát huy hiệu quả nhất khi các mốc thời gian thỉnh thoảng thay đổi và nhóm có thể cập nhật thủ công mối quan hệ giữa các công việc. Phần mềm quản lý dự án trở nên cần thiết khi một thay đổi phải tự động cập nhật các công việc, thành viên và báo cáo kết nối. Bảng dưới đây phân tích sự lựa chọn này theo từng yếu tố.
| Yếu tố | Excel phù hợp khi | Phần mềm quản lý dự án phù hợp khi |
|---|---|---|
| Thay đổi lịch trình | Các ngày có thể thay đổi đôi khi và các công thức phụ thuộc vẫn có thể quản lý được | Một công việc bị trễ nên tự động cập nhật các công việc kết nối mà không cần phải xây dựng lại lịch trình |
| Dự án và nguồn lực | Các dự án phần lớn là độc lập, hoặc sức chứa có thể được xem xét riêng biệt | Nhiều dự án cùng cạnh tranh để giành nguồn lực về nhân sự, thời gian hoặc sức chứa |
| Chuyển giao công việc | Chủ dự án có thể làm việc trên sổ làm việc được chia sẻ và tuân thủ quy trình đã thống nhất | Các thay đổi về trạng thái cần kích hoạt các nhiệm vụ, phê duyệt, nhắc nhở hoặc các hoạt động theo dõi khác |
| Hợp tác | Việc cùng nhau soạn thảo một sổ làm việc chung giúp cả nhóm có đủ thông tin được hiển thị | Mỗi người cần có danh sách công việc, mức độ ưu tiên, thông báo và bối cảnh riêng của mình |
| Báo cáo | Các công thức, bảng PivotTable và các cuộc đánh giá định kỳ cung cấp cho các bên liên quan những thông tin họ cần | Các bên liên quan cần cập nhật trạng thái hiện tại của các dự án mà không cần ai phải tổng hợp lại thông tin. |
| Phân tích | Ngân sách, dự báo, kịch bản và mô hình hóa theo yêu cầu là một phần quan trọng của dự án | Các mối quan hệ phụ thuộc, quy trình làm việc và việc phối hợp nguồn lực quan trọng hơn so với việc mô hình hóa trên bảng tính |
| Chi phí bảo trì | Nhóm có thể duy trì tính chính xác của sổ làm việc mà không cần nhiều công việc quản trị viên bổ sung | Việc cập nhật các mốc thời gian, báo cáo và bàn giao đang làm mất thời gian dành cho việc hoàn thành dự án |
Nhiều nhóm vẫn sử dụng cả hai. Excel xử lý ngân sách, dự báo, mô phỏng kịch bản và phân tích linh hoạt, trong khi phần mềm chuyên dụng quản lý các mối phụ thuộc, phân công công việc, khối lượng công việc và việc triển khai hàng ngày.
Xem thêm: Các lựa chọn thay thế cho Excel
Khi nào nên chuyển từ Excel sang phần mềm quản lý dự án
Lý do để sử dụng phần mềm quản lý dự án càng trở nên rõ ràng hơn khi các số liệu trên bảng tính Excel cũng cần được kết nối với các bên liên quan, các mối phụ thuộc, các bước chuyển giao và báo cáo thời gian thực.
Lúc đó, bạn nên xem xét sử dụng một nền tảng quản lý công việc và quản lý dự án như ClickUp. Bạn có thể nhập tệp Excel hiện có của mình bằng công cụ nhập bảng tính và ánh xạ các cột trong đó sang các trường công việc hoặc Trường Tùy chỉnh.
Chế độ xem Bảng (Table View) của ClickUp giữ nguyên giao diện quen thuộc của Excel. Các công việc hiển thị dưới dạng hàng và các trường dữ liệu dưới dạng cột, kèm theo các tính năng sắp xếp, lọc, nhóm, Trường Tùy chỉnh và chỉnh sửa hàng loạt tích hợp sẵn.
Mỗi hàng cũng là một nhiệm vụ ClickUp, được kết nối với người được giao nhiệm vụ, ngày tháng, trạng thái, các mối phụ thuộc, bình luận, tài liệu và mọi chế độ xem khác của cùng một công việc.
Từ đó, ClickUp có thể đảm nhận công việc điều phối vốn ngày càng khó duy trì trong Excel:
- Theo dõi tiến độ công việc qua các giai đoạn với Chế độ xem Bảng (Board View) của ClickUp . Sắp xếp các công việc dưới dạng thẻ theo trạng thái, sau đó kéo chúng từ Backlog sang In Progress, Review, Đã xong hoặc bất kỳ giai đoạn nào phù hợp với quy trình làm việc của bạn. Bạn cũng có thể nhóm bảng theo người được giao, ưu tiên, ngày đáo hạn hoặc Trường Tùy chỉnh, tất cả đều từ cùng một danh sách công việc
- Xác định các mối phụ thuộc và thay đổi lịch trình với Chế độ xem Gantt và Tính năng Mối phụ thuộc của ClickUp. Chế độ xem Gantt sắp xếp các công việc dọc theo dòng thời gian, trong khi Tính năng Mối phụ thuộc kết nối các công việc cần thực hiện theo thứ tự. Khi một công việc chặn tiến độ được di chuyển, ClickUp có thể điều chỉnh các mốc thời gian ở các giai đoạn sau theo cùng khoảng thời gian đó. Với tính năng lập lịch không tính ngày nghỉ được bật, các thay đổi này cũng có thể bỏ qua các ngày cuối tuần, ngày lễ và các trường hợp ngoại lệ tùy chỉnh.
- Lập kế hoạch khối lượng công việc và năng lực với Chế độ xem khối lượng công việc. Xem công việc được phân công theo ngày, tuần hoặc tháng, và so sánh các cam kết của từng người với năng lực sẵn có của họ. Lịch làm việc trong Không gian Làm việc cung cấp năng lực mặc định, trong khi cài đặt năng lực theo từng người và thời gian nghỉ có thể tính đến các ngày và giờ khác nhau trong nhóm
- Giữ các nội dung bàn giao gắn liền với công việc bằng ClickUp Chat và Bình luận được chỉ định . Biến một cuộc hội thoại thành công việc khi cần theo dõi, hoặc chỉ định một bình luận cho một người cụ thể khi phản hồi cần được xử lý. Các Bình luận được chỉ định sẽ vẫn hiển thị trong danh sách công việc của người đó cho đến khi được giải quyết
- Tạo báo cáo từ dữ liệu dự án thực tế với Bảng điều khiển ClickUp . Hiển thị biểu đồ, bảng dữ liệu, Khối lượng công việc, theo dõi thời gian và các phép tính trên cùng một bảng điều khiển. Với thẻ Danh sách công việc, bạn cũng có thể cập nhật trạng thái, ưu tiên, người được giao nhiệm vụ và các trường thông tin khác của công việc mà không cần rời khỏi Bảng điều khiển. Báo cáo luôn được liên kết với công việc mà nó mô tả, do đó sẽ tự động cập nhật theo tiến độ của dự án.
- Sử dụng Brain² trong toàn bộ bối cảnh dự án. Brain² hoạt động dựa trên các công việc, tài liệu, trò chuyện, ứng dụng được kết nối và các địa điểm khác trong Không gian Làm việc của bạn. Hãy yêu cầu Brain² cung cấp thông tin cập nhật về dự án, tìm kiếm các công việc đang bị đình trệ hoặc tổng hợp thông tin cần thiết trước khi đánh giá, trực tiếp từ chính dự án đó.
Các Super Agent của ClickUp có thể đảm nhận một số công việc kiểm tra dự án mà khó có thể duy trì trong sổ làm việc. Project Timeline Builder Agent biến các cột mốc quan trọng, kết quả đầu ra, các ràng buộc và ngày mục tiêu thành một dòng thời gian dự án có thứ tự với logic phụ thuộc. Khi công việc đang được tiến hành, Scope Creep Detector Agent sẽ so sánh công việc hiện tại với dự án ban đầu hoặc cơ sở sprint và đánh dấu các nhiệm vụ được thêm vào, các yêu cầu mở rộng và các sai lệch phạm vi khác.
Khi nào thì nên dừng lại
ClickUp không được thiết kế để thay thế các mô hình tài chính mà Excel thực hiện rất tốt. Nếu dự án của bạn phụ thuộc vào các mô hình ngân sách chi tiết, dự báo trên nhiều trang tính hoặc các kịch bản giả định với các công thức phức tạp, hãy giữ các phân tích đó trong Excel và chuyển các công việc, người phụ trách, ngày tháng và quyết định vào ClickUp. Việc chuyển một sổ làm việc đã được thiết lập sẵn cũng cần một số bước thiết lập: ánh xạ các cột với các trường, xây dựng lại các trạng thái và giúp nhóm làm quen với việc làm việc dựa trên các công việc thay vì các hàng.
Phù hợp nhất cho: Các nhóm đang thực hiện nhiều dự án, chia sẻ tài nguyên, có các mối phụ thuộc lẫn nhau và cần lập báo cáo định kỳ, đồng thời cần dữ liệu dự án luôn được kết nối khi kế hoạch thay đổi.
Bỏ qua phần này nếu: Bạn đã có một sổ làm việc Excel đủ để quản lý dự án một cách thuận tiện, và nhóm của bạn chủ yếu cần lập ngân sách, dự báo hoặc mô phỏng kịch bản.
Một kế hoạch dự án tốt phải tồn tại lâu hơn cả người lập ra nó
Ngay cả một sổ làm việc Excel được xây dựng tốt cũng có thể có một điểm yếu: người hiểu cách nó hoạt động.
Họ biết tại sao một công thức lại trỏ đến một trang tính khác, những ô nào an toàn để chỉnh sửa, màu đỏ trong ô có ý nghĩa gì, và số nào trên bảng điều khiển cần được xem xét kỹ hơn. Khi họ còn ở đó, hệ thống dường như rất dễ hiểu. Tuy nhiên, khi họ nghỉ việc, thay đổi vai trò hoặc bàn giao dự án, một phần kiến thức chuyên môn đó có thể bị mất đi cùng với họ.
Kế hoạch dự án sẽ hiệu quả hơn khi mọi người tham gia thực hiện đều có thể hiểu được logic của nó. Trách nhiệm, các mối phụ thuộc, quyết định và các bước tiếp theo cần phải rõ ràng đối với bất kỳ ai mở tệp tin. Trong Excel, tab ghi chú, phạm vi được đặt tên và tiêu đề cột bằng ngôn ngữ đơn giản sẽ giúp đạt được điều đó một cách hiệu quả.
Khi dự án mở rộng, ClickUp vẫn duy trì bối cảnh liên quan đến các công việc và những người chịu trách nhiệm thực hiện chúng, nhờ đó việc tiếp nhận và bàn giao kế hoạch sẽ trở nên dễ dàng hơn khi có sự thay đổi trong nhóm.
Các câu hỏi thường gặp về quản lý dự án bằng Excel
Copilot có thể tạo công cụ theo dõi dự án trong Excel không?
Có, với kế hoạch Microsoft 365 hoặc Copilot đủ điều kiện. Copilot trong Excel có thể tạo và chỉnh sửa bảng, công thức, biểu đồ, PivotTable, bộ lọc và định dạng dựa trên các lệnh bằng ngôn ngữ tự nhiên. Bạn vẫn cần xác định cấu trúc dự án, chẳng hạn như các trạng thái, người phụ trách, ngày tháng và trường báo cáo mà công cụ theo dõi nên sử dụng.
Microsoft biểu mẫu có thể thêm các yêu cầu dự án vào Excel không?
Đúng vậy. Các phản hồi từ Microsoft Forms có thể được nhập vào một sổ làm việc Excel được lưu trữ trên OneDrive hoặc SharePoint. Tính năng này rất phù hợp cho việc tiếp nhận dự án, yêu cầu thay đổi, báo cáo vấn đề hoặc các quy trình làm việc khác, trong đó mỗi bài nộp/gửi cần được chuyển thành một hàng để xem xét.
Excel có thể kết hợp nhiều sổ làm việc dự án thành một chế độ xem danh mục đầu tư không?
Đúng vậy. Power Query có thể kết hợp các tệp có cấu trúc cột giống nhau thành một bảng duy nhất, bao gồm cả các sổ làm việc được lưu trữ trong thư mục hoặc trên SharePoint. Sau khi cài đặt xong, bạn chỉ cần làm mới truy vấn khi các tệp nguồn thay đổi, thay vì phải sao chép các hàng giữa các dự án theo cách thủ công.
Excel có thể tự động gửi lời nhắc nhở về thời hạn dự án không?
Không chỉ dựa vào sổ làm việc. Bạn có thể kết hợp Excel với Power Automate và Office Scripts để kiểm tra lịch trình định kỳ và gửi email nhắc nhở khi các mốc thời gian đáp ứng các điều kiện của bạn.
Tôi có thể cho đồng nghiệp chỉ xem các công việc của riêng họ trong Excel không?
Không an toàn khi lưu trữ trong một sổ làm việc chung. Bạn có thể khóa ô, hạn chế chỉnh sửa và ẩn hàng, nhưng các hàng bị ẩn không thể bảo vệ dữ liệu riêng tư khỏi những người có thể mở tệp. Microsoft cũng ghi chú rằng tính năng bảo vệ trang tính không được thiết kế như một tính năng bảo mật. Nếu mỗi người cần xem các công việc khác nhau, việc sử dụng các tệp riêng biệt hoặc hệ thống có quyền truy cập theo từng bản ghi sẽ an toàn hơn.
Excel hay Microsoft Project tốt hơn cho quản lý dự án?
Excel phù hợp hơn cho việc theo dõi dự án đơn giản, lập ngân sách, dự báo và mô phỏng kịch bản. Microsoft Project lại mạnh hơn khi lịch trình phụ thuộc vào các công việc liên kết, đường cơ sở, đường dẫn quan trọng và tự động điều chỉnh lịch trình. Trong phiên bản desktop của Project, các công việc liên kết sẽ được cập nhật khi công việc tiền đề thay đổi, và công cụ này hỗ trợ nhiều loại phụ thuộc khác nhau. Các tùy chọn đám mây của Microsoft cũng đã có sự thay đổi. Project for the web đã được chuyển sang Microsoft Planner vào tháng 8 năm 2025, và Project Online đã ngừng hoạt động vào ngày 29 tháng 9 năm 2026. Microsoft cho biết Project desktop, Project Server và Planner không bị ảnh hưởng, và các gói cao cấp của Planner hiện bao gồm danh mục đầu tư, đường cơ sở, mối phụ thuộc và biểu đồ Gantt.
Excel có thể tính toán đường dẫn quan trọng của dự án không?
Có, nhưng chỉ khi bạn tích hợp logic lập lịch vào sổ làm việc. Một biểu đồ Gantt cơ bản trong Excel sẽ không tự động tính toán đường dẫn quan trọng. Bạn cần có thời lượng của công việc, các mối phụ thuộc và các phép tính khoảng trống để xác định những công việc nào ảnh hưởng trực tiếp đến ngày hoàn thành dự án.