Bạn đang xử lý ba dự án quan trọng cùng một lúc. Thời hạn đang đến gần, hộp thư đến của bạn ngập tràn thư và nhóm của bạn — trải rộng khắp các múi giờ — có câu hỏi liên tục. Dễ dàng cảm thấy quá tải, nhưng bạn không cần phải sống trong tình trạng hỗn loạn liên tục!
Phần mềm quản lý dự án có thể giúp bạn. Các nghiên cứu cho thấy quản lý công việc và theo dõi thời gian có thể tăng năng suất lên đến 20%.
Ngay cả những tổ chức chưa áp dụng các công cụ này cũng nhận ra những lợi ích tiềm năng của việc cải thiện khả năng theo dõi và tổ chức.
Với những lợi ích đã được chứng minh về năng suất, hãy cùng khám phá cách sử dụng các giải pháp quản lý dự án để giúp bạn và nhóm của bạn đạt được kết quả dự án tốt hơn.
⏰ Tóm tắt 60 giây
Thực hiện các bước sau để sử dụng phần mềm quản lý dự án một cách hiệu quả:
- Hiểu mục đích của công cụ quản lý dự án
- Chọn phần mềm quản lý dự án phù hợp dựa trên các tính năng, khả năng mở rộng và tích hợp mà bạn cần
- Tạo tài khoản, mời thành viên nhóm và tùy chỉnh không gian làm việc của bạn
- Xác định mục tiêu SMART (cụ thể, có thể đo lường, có thể đạt được, có liên quan và có thời hạn)
- Phân chia dự án thành các công việc có thể thực hiện, phân công trách nhiệm và đặt thời hạn hoàn thành
- Sử dụng các công cụ hỗ trợ như biểu đồ Gantt, bảng Kanban và bảng điều khiển để theo dõi tiến độ dự án
- Tăng cường sự hợp tác trong nhóm với tính năng trò chuyện trong ứng dụng, bảng trắng và các công việc được liên kết
- Tự động hóa quy trình làm việc để quản lý các công việc lặp đi lặp lại, cập nhật trạng thái và gửi thông báo một cách hiệu quả
- Cập nhật kế hoạch dự án thường xuyên, đào tạo nhóm về các tính năng của phần mềm và điều chỉnh quy trình làm việc để cải thiện năng suất
- Là ứng dụng toàn diện cho công việc, ClickUp cho phép bạn thực hiện tất cả những việc trên với hiệu quả cao nhất. Ứng dụng này kết hợp quản lý dự án, quản lý kiến thức và trò chuyện — tất cả đều được hỗ trợ bởi AI, giúp bạn làm việc nhanh hơn và thông minh hơn
Phần mềm quản lý dự án là gì?
Phần mềm quản lý dự án giúp các nhà quản lý dự án và nhóm của họ lập kế hoạch, thực hiện và giám sát các dự án trong một môi trường tập trung. Với các tính năng chuyên dụng cho mọi thứ, từ quản lý công việc và cộng tác đến phân bổ nguồn lực và báo cáo, các công cụ này đảm bảo các dự án được thực hiện đúng tiến độ và trong phạm vi dự kiến.
👀 Bạn có biết? Quản lý dự án không phải là một quy trình hiện đại mà là một kỹ năng có nguồn gốc từ lịch sử. Ngay cả người Ai Cập cổ đại cũng sử dụng các kỹ thuật quản lý dự án khi xây dựng các kim tự tháp, tổ chức lực lượng lao động thành các đội và đơn vị để đạt hiệu quả cao hơn.
Tại sao phần mềm quản lý dự án lại quan trọng
Với sự phức tạp ngày càng tăng trong việc quản lý dự án, đặc biệt là trong môi trường từ xa hoặc kết hợp, phần mềm quản lý dự án đã trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.
Dưới đây là lý do:
- Thời gian hoàn thành dự án được cải thiện: 65% các công ty sử dụng công cụ quản lý dự án báo cáo thời gian hoàn thành dự án được cải thiện đáng kể
- Nâng cao hiệu quả của nhóm: Các công cụ quản lý dự án có thể tăng hiệu quả tổng thể của nhóm, cho phép hợp tác tốt hơn và ra quyết định nhanh hơn bằng cách tập hợp các công việc, cuộc hội thoại và báo cáo vào một nền tảng duy nhất và giảm thiểu việc chuyển đổi bối cảnh
- Tối ưu hóa việc theo dõi dự án: Các công cụ này giúp các nhóm duy trì tiến độ bằng cách cung cấp dòng thời gian rõ ràng, phân công công việc và theo dõi tiến độ
- Quản lý ngân sách: Chúng cung cấp cấu trúc cần thiết để giữ cho các dự án trong phạm vi, đúng tiến độ và trong ngân sách, giảm rủi ro và tăng khả năng thành công
- Tổ chức tốt hơn: Các tính năng như quản lý công việc, phân bổ nguồn lực và hợp tác nhóm đảm bảo tất cả các khía cạnh của dự án được tổ chức tốt và dễ dàng truy cập cho tất cả mọi người tham gia
Ngày nay, nhân viên chuyển đổi giữa các ứng dụng 1.200 lần mỗi ngày, đòi hỏi gần 4 giờ mỗi tuần để tập trung lại, tương đương 9% thời gian làm việc hàng năm của họ.
Đầu tư vào phần mềm quản lý dự án có thể giảm chi phí ẩn do công việc bị ngắt kết nối, giúp bạn có thời gian thở phào nhẹ nhõm ngay cả khi có nhiều việc cần hoàn thành.
Bắt đầu với phần mềm quản lý dự án
Một mẹo hay để tìm phần mềm quản lý dự án phù hợp là tìm phần mềm giúp cải thiện, không làm gián đoạn quy trình làm việc hiện tại của nhóm và tối ưu hóa kế hoạch dự án ngay từ đầu. Với nhiều lựa chọn có sẵn, việc đánh giá nhu cầu của nhóm về tính năng, khả năng mở rộng và tích hợp là rất quan trọng.
Chọn phần mềm phù hợp cho nhóm của bạn
Bắt đầu bằng cách xác định các yêu cầu riêng của nhóm và phương pháp quản lý dự án. Cân nhắc các yếu tố sau:
- Tính năng: Phần mềm có cung cấp các công cụ hỗ trợ quản lý công việc, cộng tác và báo cáo không? Có bất kỳ tính năng chuyên biệt, không thể thiếu nào mà bạn cần không? Chúng có chi phí cao hơn đáng kể không?
- Khả năng mở rộng: Phần mềm có phát triển cùng với đội ngũ của bạn khi đội ngũ mở rộng không? Chi phí có tăng lên đáng kể không? Có thể truy cập hỗ trợ dễ dàng và đáng tin cậy trong trường hợp có vấn đề về mở rộng không?
- Tích hợp: Phần mềm có thể dễ dàng tích hợp với các công cụ khác mà nhóm của bạn đang sử dụng, như Google Drive, Slack hoặc hệ thống CRM không? Thiết lập có đơn giản hay phức tạp?
Chọn giải pháp quản lý dự án phù hợp với kích thước nhóm và phạm vi dự án của bạn.
Đối với các nhóm nhỏ hơn hoặc các dự án ít phức tạp hơn, bạn có thể thích phần mềm đơn giản, dễ cài đặt và sử dụng. Bạn thậm chí có thể thử nghiệm các công cụ quản lý dự án miễn phí để hiểu các chức năng cơ bản và làm rõ các yêu cầu của dự án.
Tuy nhiên, các nhóm hoặc dự án lớn hơn với nhiều bộ phận di chuyển có thể yêu cầu các tính năng nâng cao hơn để quản lý công việc, quy trình làm việc và hợp tác hiệu quả.
Các tùy chọn phổ biến như ClickUp, Trello, Monday.com và Asana cung cấp các tính năng đa dạng được thiết kế để tăng cường sự hợp tác trong nhóm và cải thiện quy trình làm việc. Tuy nhiên, ClickUp là phần mềm duy nhất loại bỏ công việc bị phân tán và đóng vai trò là nguồn thông tin duy nhất cho toàn bộ nhóm dự án của bạn.
Trong thời đại mà các dự án, tài liệu và giao tiếp của chúng ta bị phân tán trên các công cụ không kết nối với nhau, làm giảm năng suất, 60% thời gian của chúng ta được dành cho việc chia sẻ, tìm kiếm và cập nhật thông tin trên các công cụ này.
ClickUp giải quyết vấn đề này với ứng dụng cho mọi công việc kết hợp các dự án, kiến thức và trò chuyện ở một nơi — tất cả được hỗ trợ bởi AI công việc gắn kết nhất thế giới. Ứng dụng này đủ linh hoạt để xử lý tất cả các loại và kích thước dự án.
Chỉ cần điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu của nhóm và quản lý nhiều dự án trong một không gian tập trung.
📮ClickUp Insight: Các nhóm có hiệu suất thấp có khả năng sử dụng hơn 15 công cụ cao gấp 4 lần, trong khi các nhóm có hiệu suất cao duy trì hiệu quả bằng cách giới hạn bộ công cụ của họ ở 9 nền tảng trở xuống. Nhưng sử dụng một nền tảng thì sao?
Là ứng dụng toàn diện cho công việc, ClickUp tập hợp các công việc, dự án, tài liệu, wiki, trò chuyện và cuộc gọi của bạn trên một nền tảng duy nhất, hoàn chỉnh với quy trình làm việc được hỗ trợ bởi AI. ClickUp phù hợp với mọi nhóm, giúp công việc hiển thị rõ ràng và cho phép bạn tập trung vào những việc quan trọng trong khi AI xử lý phần còn lại.
Thiết lập tài khoản và không gian làm việc của bạn
Sau khi chọn phần mềm quản lý dự án phù hợp nhất cho nhóm của mình, đã đến lúc thiết lập tài khoản và không gian làm việc để hợp tác dễ dàng hơn.
Bắt đầu bằng cách đăng ký và mời nhóm của bạn. Hầu hết các công cụ đều cung cấp bản dùng thử miễn phí hoặc phiên bản miễn phí để bạn thử nghiệm. Phân công vai trò và quyền truy cập để mọi người có mức quyền truy cập phù hợp để quản lý công việc và dự án một cách hiệu quả.
Tiếp theo, cá nhân hóa không gian làm việc của bạn để phù hợp với nhu cầu của nhóm — thêm thương hiệu tùy chỉnh, tạo phân cấp dự án và công việc, đồng thời sắp xếp tài liệu dự án. Việc phác thảo rõ ràng các quy trình, công việc và mục tiêu sẽ giúp mọi người luôn đồng bộ.
Hầu hết các nền tảng cũng cho phép bạn tùy chỉnh quy trình làm việc, mức độ ưu tiên của công việc và dòng thời gian của dự án, giúp việc theo dõi dự án trở nên suôn sẻ hơn. Với không gian làm việc được tổ chức tốt, nhóm của bạn sẽ có mọi thứ cần thiết để duy trì năng suất và tiến độ công việc.
👀 Bạn có biết? Có một nguyên tắc xác định sự thành công của một dự án. Tam giác quản lý dự án minh họa mối quan hệ giữa ba yếu tố hạn chế chính: phạm vi, thời gian và ngân sách. Điều chỉnh một yếu tố sẽ ảnh hưởng đến các yếu tố khác, trong đó phạm vi thường là yếu tố linh hoạt nhất để thích ứng với những thay đổi.
Cách sử dụng phần mềm quản lý dự án hiệu quả
Phần mềm quản lý dự án có thể tăng năng suất và giữ cho các nhóm làm việc phù hợp với mục tiêu dự án, nhưng cài đặt hiệu quả là khóa để thực hiện và theo dõi suôn sẻ.
Dưới đây là cách sử dụng ClickUp và tận dụng tối đa nó, bắt đầu với ClickUp Goals để đặt mục tiêu dự án và theo dõi tiến độ.
Chia nhỏ các mục tiêu dài hạn thành các cột mốc có thể thực hiện được và giữ cho nhóm của bạn có trách nhiệm bằng cách liên kết các mục tiêu với các công việc. Theo dõi tiến độ theo cách phù hợp với bạn, cho dù bạn thích thanh tiến độ trực quan hay tỷ lệ hoàn thành.
Để mọi người luôn cập nhật thông tin, hãy dễ dàng chia sẻ mục tiêu với các bên liên quan và thành viên nhóm trong toàn tổ chức. Ưu tiên các mục tiêu này dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp để bạn có thể giải quyết các ưu tiên hàng đầu trước và tránh dự án bị trì hoãn.
Bạn đang băn khoăn không biết làm thế nào để đặt ra những mục tiêu này? Có một cách thông minh để làm điều đó. Sử dụng khung SMART (cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, có liên quan và có thời hạn) để phát triển các mục tiêu rõ ràng, có thể thực hiện được, giảm thiểu sự mơ hồ và làm rõ kỳ vọng.
Mẫu Mục tiêu SMART của ClickUp giúp bạn thực hiện điều này dễ dàng hơn bằng cách cho phép bạn:
- Đặt cấu trúc mục tiêu cụ thể: Sử dụng khung SMART để tạo ra các mục tiêu rõ ràng, có thể thực hiện được, giảm thiểu sự mơ hồ và làm rõ kỳ vọng
- Đo lường kết quả: Xác định các chỉ số có thể định lượng để theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu suất
- Thiết lập mục tiêu khả thi: Đặt mục tiêu thực tế để duy trì động lực của nhóm và ngăn ngừa tình trạng kiệt sức
- Điều chỉnh mục tiêu phù hợp với ưu tiên: Đảm bảo mỗi mục tiêu hỗ trợ các mục tiêu dự án rộng hơn, giúp quản lý tài nguyên hiệu quả hơn
- Chỉ định thời hạn: Đặt mục tiêu có thời hạn để khuyến khích hoàn thành kịp thời và duy trì đà phát triển
Mẫu này giúp các nhóm đặt mục tiêu rõ ràng, tăng cường trách nhiệm và hiệu suất dự án.
Bước tiếp theo là tạo và phân công công việc. Chia nhỏ dự án thành các hành động có thể quản lý được sẽ đảm bảo mỗi thành viên trong nhóm biết rõ trách nhiệm và thời hạn của mình, giúp mọi việc diễn ra đúng tiến độ.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Luôn giao công việc cho một cá nhân cụ thể thay vì một nhóm để tránh nhầm lẫn và đảm bảo trách nhiệm.
Nhiệm vụ ClickUp giúp các nhóm quản lý ưu tiên dễ dàng. Bạn có thể đặt thời hạn rõ ràng, duy trì sự tổ chức và phân công trách nhiệm để mọi người biết mình cần tập trung vào việc gì. Đừng quên đặt Trạng thái tùy chỉnh để theo dõi tiến độ dự án và điều chỉnh khi cần thiết.
Cũng nên đọc: Cách sử dụng AI để tự động hóa công việc
Bạn muốn xem toàn bộ dòng thời gian của dự án trong nháy mắt? Biểu đồ Gantt của ClickUp cung cấp chế độ xem toàn diện, giúp quản lý thời hạn dễ dàng hơn, tối ưu hóa quản lý thời gian và đảm bảo công việc được tiến hành đúng tiến độ.
Phần mềm này cung cấp cho dự án của bạn một lộ trình trực quan để đạt được thành công, hiển thị các công việc, dòng thời gian, các yếu tố phụ thuộc và các trở ngại tiềm ẩn.
Bạn cũng có thể sử dụng biểu đồ Gantt để liên kết các công việc phụ thuộc. Do đó, bất kỳ sự chậm trễ nào trong một công việc sẽ tự động cập nhật các công việc tiếp theo, đảm bảo luồng dự án diễn ra suôn sẻ.
Cần điều chỉnh dòng thời gian đã lên kế hoạch? Chỉ cần kéo và thả công việc vào biểu đồ để lên lịch linh hoạt khi ưu tiên thay đổi.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Hãy thực tế khi ấn định thời hạn. Cân nhắc khả năng của nhóm và các trở ngại tiềm ẩn để tránh quá tải cho bất kỳ ai hoặc ảnh hưởng đến chất lượng công việc.
Với các công việc được xác định rõ ràng, bạn có thể chuyển sang theo dõi tiến độ. Làm thế nào để đảm bảo mọi bước được hoàn thành đúng thời hạn? Chọn một công cụ quản lý công việc để quá trình diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn.
Hoặc bắt đầu nhanh chóng với Mẫu quản lý nhiệm vụ ClickUp.
Mẫu này cung cấp các công cụ tích hợp để sắp xếp, ưu tiên và theo dõi các công việc mà chỉ cần thiết lập tối thiểu. Ưu điểm lớn nhất là nó sắp xếp các công việc theo mức độ ưu tiên, cho phép các thành viên trong nhóm tập trung vào các mục quan trọng trước tiên.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Chỉ định người sở hữu sao lưu hoặc xác định quy trình công việc thay thế cho các công việc có rủi ro cao để giảm thiểu sự chậm trễ nếu có sự cố xảy ra.
*Việc theo dõi và tổ chức các dự án của công ty trở nên rất dễ dàng và hiệu quả với phần mềm ClickUp. Từ danh sách công việc đơn giản đến các dự án phức tạp, phần mềm ClickUp đã được sử dụng để hoàn thành công việc như mong đợi. Đây là một phần mềm rất hiệu quả khi giải quyết các vấn đề quản lý nhiệm vụ và theo dõi tiến độ của các nhiệm vụ và dự án đang diễn ra trong tổ chức
*Việc theo dõi và tổ chức các dự án của công ty trở nên rất dễ dàng và hiệu quả với phần mềm ClickUp. Từ danh sách công việc đơn giản đến các dự án phức tạp, phần mềm ClickUp đã được sử dụng để hoàn thành công việc như mong đợi. Đây là một phần mềm rất hiệu quả khi giải quyết các vấn đề quản lý nhiệm vụ và theo dõi tiến độ của các nhiệm vụ và dự án đang diễn ra trong tổ chức
Quản lý dự án hiệu quả
Là người quản lý dự án, bạn sẽ cần các công cụ thực tế để theo dõi công việc, thúc đẩy sự hợp tác trong nhóm và tự động hóa quy trình làm việc.
Để hình dung tiến độ, hãy sử dụng Bảng Kanban ClickUp hoặc Chế độ xem danh sách ClickUp. Các chế độ xem này sắp xếp các công việc theo các giai đoạn như Chưa hoàn thành, Đang tiến hành và Đã hoàn thành, giúp bạn và nhóm của bạn có cái nhìn rõ ràng về trạng thái của dự án và dễ dàng điều chỉnh để hoàn thành đúng hạn.
Để giao tiếp trơn tru, hãy sử dụng các công cụ nhắn tin trong ứng dụng ClickUp để mọi người luôn đồng bộ thông tin.
ClickUp Chat kết hợp giao tiếp và cộng tác. Nó biến những cuộc hội thoại đơn giản thành công cụ năng suất mạnh mẽ bằng cách tập trung bối cảnh. Chuyển đổi các cuộc trò chuyện thành nhiệm vụ, khởi chạy cuộc gọi thoại hoặc video với bản tóm tắt tự động và sử dụng AI để đề xuất các mục hành động — từ trong cửa sổ trò chuyện của bạn.
Tùy chỉnh không gian trò chuyện của bạn và liên kết các cuộc trò chuyện với công việc, tài liệu và dự án để dễ dàng điều hướng theo bộ phận hoặc dự án.
Nhóm làm việc từ xa và tại chỗ của bạn cũng có thể sử dụng Bảng trắng ClickUp và Bản đồ Tư duy ClickUp để cùng nhau động não. Những tùy chọn đa năng này giúp các nhóm hình dung ý tưởng, lập chiến lược và đưa ra quyết định hợp tác một cách hiệu quả.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Khuyến khích các thành viên trong nhóm chia sẻ những gì hiệu quả và những gì không hiệu quả khi sử dụng các giải pháp phần mềm quản lý dự án. Phản hồi thường xuyên giúp cải thiện quy trình và thúc đẩy việc áp dụng.
Sử dụng tự động hóa và AI để quản lý các công việc lặp lại và loại bỏ công việc thủ công. Tự động hóa ClickUp cho phép bạn đặt các quy tắc tùy chỉnh để tự động cập nhật trạng thái, phân công nhiệm vụ hoặc gửi thông báo khi các điều kiện cụ thể được đáp ứng.
Và ClickUp Brain, AI gốc của ClickUp, còn đóng vai trò là người quản lý dự án của bạn với:
- Tóm tắt hoạt động công việc do AI tạo ra, để bạn không bao giờ bỏ lỡ các chi tiết quan trọng
- Các đề xuất thông minh để sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc dựa trên ngày đáo hạn, phụ thuộc và khối lượng công việc
- Cập nhật tự động để theo dõi tiến độ và báo hiệu các trở ngại trước khi chúng làm chệch hướng dòng thời gian của bạn
- Hỗ trợ nhận biết ngữ cảnh để nhận câu trả lời thông minh, thời gian thực từ không gian làm việc của bạn về công việc, tài liệu và mọi người
Sau khi thiết lập các phương pháp quản lý công việc và hợp tác nhóm, bước tiếp theo là chọn một mẫu quản lý dự án phù hợp với quy trình làm việc của nhóm bạn.
Mẫu Quản lý dự án ClickUp cung cấp giải pháp toàn diện để lập kế hoạch và theo dõi tất cả các giai đoạn của dự án, lý tưởng cho các nhóm mong muốn nâng cao hiệu quả.
Các lợi ích chính bao gồm:
- Ưu tiên công việc: Sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên, thời hạn và trạng thái hoàn thành để tập trung vào công việc
- Biểu đồ dòng thời gian và Gantt: Hình dung tiến độ và các cột mốc của dự án để theo dõi tiến độ
- Cột mốc và mục tiêu: Theo dõi các cột mốc quan trọng để đảm bảo các mục tiêu dự án được hoàn thành
- Tự động hóa: Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại để cải thiện quy trình làm việc tổng thể
- Quản lý tài nguyên: Theo dõi thời gian và phân bổ tài nguyên để tối ưu hóa ngân sách dự án
Theo dõi và báo cáo
Quản lý dự án hiệu quả phụ thuộc vào việc giám sát và báo cáo nhất quán để giúp mọi người đạt được mục tiêu dự án.
Dưới đây là cách Bảng điều khiển ClickUp hỗ trợ theo dõi và báo cáo liền mạch:
- Theo dõi tiến độ thời gian thực: Luôn nắm bắt tình hình dự án của bạn với các tiện ích ClickUp, giúp hiển thị tiến độ hoàn thành công việc, dòng thời gian và khối lượng công việc tổng thể
- Chỉ số có thể tùy chỉnh: Cá nhân hóa bảng điều khiển quản lý dự án của bạn với các chỉ số quan trọng đối với dự án của bạn, cho dù đó là theo dõi thời gian, phân bổ ngân sách hay đạt được mục tiêu
- Công cụ báo cáo trực quan: Phân tích dữ liệu nhanh chóng bằng hình ảnh như biểu đồ cột, biểu đồ tròn và bảng công việc, cho phép bạn có cái nhìn tổng quan rõ ràng về tình trạng dự án
- Tự động tạo báo cáo: Tự động hóa các báo cáo thường xuyên để tiết kiệm thời gian cập nhật thủ công và đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời
Chúng tôi rất ngạc nhiên về khả năng tùy chỉnh và tích hợp của ClickUp. Quan trọng nhất, Bảng điều khiển của ClickUp đã thay đổi hoàn toàn quy trình báo cáo của chúng tôi. Giờ đây, chúng tôi có thể dễ dàng theo dõi khối lượng công việc, trình bày dữ liệu và có cái nhìn tổng quan về tất cả các dự án của mình trong một chế độ xem duy nhất.
Chúng tôi rất ngạc nhiên trước khả năng tùy chỉnh và tích hợp của ClickUp. Quan trọng nhất, Bảng điều khiển của ClickUp đã thay đổi hoàn toàn quy trình báo cáo của chúng tôi. Giờ đây, chúng tôi có thể dễ dàng theo dõi khối lượng công việc, trình bày dữ liệu và có cái nhìn tổng quan về tất cả các dự án của mình trong một chế độ xem duy nhất.
Bạn muốn thiết lập bảng điều khiển dự án toàn diện cho nhóm của mình? Hãy xem video giải thích nhanh này để bắt đầu!
Các phương pháp hay nhất để sử dụng phần mềm quản lý dự án
Hệ thống quản lý dự án của bạn đã được thiết lập — giờ là lúc để nó phát huy tác dụng. Thiết lập một số phương pháp hay nhất sẽ giúp tạo ra quy trình công việc trơn tru hơn, thúc đẩy sự hợp tác và mang lại kết quả dự án thành công.
Giữ mọi thứ đơn giản
Bắt đầu từ những việc nhỏ. Tập trung vào các tính năng cơ bản như phân công và theo dõi công việc trước khi đi sâu vào các hàm nâng cao. Bằng cách giữ mọi thứ đơn giản ở giai đoạn đầu, nhóm của bạn có thể làm quen với nền tảng, đảm bảo quá trình áp dụng diễn ra suôn sẻ và lập kế hoạch hiệu quả hơn.
Dùng thử phần mềm quản lý dự án miễn phí để trải nghiệm trước khi nâng cấp lên các tính năng nâng cao hơn.
Thường xuyên xem xét và cập nhật các dự án
Hãy tạo thói quen xem lại kế hoạch dự án của bạn. Kiểm tra xem các mục tiêu, công việc và thời hạn có đang đi đúng hướng không, và bảng điều khiển có sẵn để theo dõi tiến độ không. Điều quan trọng là tất cả các thành viên trong nhóm phải có cùng quan điểm.
Cập nhật thường xuyên sẽ giúp bạn phát hiện sớm các rào cản và duy trì mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ.
Đào tạo nhóm của bạn
Trao quyền cho nhóm của bạn bằng kiến thức cần thiết để thành công. Tổ chức các phiên đào tạo để giúp họ thành thạo phần mềm và khuyến khích khám phá các tính năng nâng cao như tự động hóa và tích hợp.
Một nhóm được đào tạo tốt đồng nghĩa với năng suất cao hơn cho mọi người.
Tối đa hóa hiệu quả quản lý dự án với ClickUp
Nếu bạn thực sự muốn hoàn thành công việc, đừng chỉ áp dụng phần mềm quản lý dự án mà hãy sử dụng nó một cách có chủ đích. Thiết lập cấu trúc rõ ràng, tự động hóa những công việc có thể và ưu tiên hiển thị.
ClickUp giúp tất cả trở nên đơn giản hơn bằng cách loại bỏ các silo dữ liệu, chuyển đổi bối cảnh và công việc quản lý dự án thủ công tẻ nhạt. Bắt đầu bằng cách đặt mục tiêu rõ ràng trong ClickUp. Sau đó, chia nhỏ chúng thành các công việc và giao cho đúng người.
Tạo bảng điều khiển tùy chỉnh để báo cáo và tự động cập nhật trạng thái. Sử dụng AI như một đối tác năng suất để hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn.
Bạn có thể mong đợi kết quả gì? Không còn sự nhầm lẫn, thời hạn được tuân thủ và một nhóm thực sự có thời gian để tập trung vào công việc thay vì theo đuổi các bản cập nhật.
96.7% các nhóm báo cáo hiệu quả làm việc được cải thiện nhờ sử dụng ClickUp để quản lý dự án.
Sẵn sàng để mọi dự án thành công? Bắt đầu với ClickUp ngay hôm nay!