Khi bạn bận rộn quản lý nhiều dự án, điều cuối cùng bạn cần là thêm căng thẳng vì chậm trễ so với lịch trình.
Những trở ngại như phân bổ nguồn lực không hợp lý, phạm vi dự án bị mở rộng và các sự cố bất ngờ khác có thể làm trì hoãn dự án của bạn, đôi khi là vô thời hạn.
Đây chính là lý do tại sao bạn phải học cách theo dõi tiến độ dự án.
Việc theo dõi tiến độ dự án trong suốt vòng đời của dự án giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt ở mọi giai đoạn và điều chỉnh các hoạt động dự án để duy trì tiến độ.
Trong blog này, chúng tôi thảo luận về một số phương pháp và chiến lược tốt nhất mà bạn có thể sử dụng để theo dõi tiến độ dự án.
Những thách thức trong việc theo dõi tiến độ dự án
Là người quản lý dự án hoặc trưởng nhóm, bạn có thể đã gặp phải một số thách thức khi theo dõi dự án và ghi lại trạng thái của các công việc từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành dự án thành công. Một số thách thức phổ biến nhất mà chúng tôi quan sát được bao gồm:
- Thiếu mục tiêu rõ ràng: Các dự án có thể không có mục tiêu và kết quả được xác định rõ ràng, dẫn đến phạm vi dự án bị mở rộng, từ đó gây khó khăn cho việc tuân thủ tiến độ dự án
- Giao tiếp không phù hợp: Giao tiếp kém giữa các bên liên quan và thành viên nhóm có thể gây ra sự nhầm lẫn về kết quả dự án, mục tiêu, dòng thời gian và trách nhiệm
- Thu thập dữ liệu không nhất quán: Thiếu quy trình thu thập dữ liệu có cấu trúc dẫn đến báo cáo tiến độ không đầy đủ, gây khó khăn cho việc đánh giá trạng thái dự án
- Thiếu cập nhật thời gian thực: Nếu không có cập nhật thời gian thực thường xuyên, bạn có thể gặp khó khăn trong việc xác định và giải quyết các vấn đề một cách chủ động
10 cách theo dõi tiến độ dự án
Nếu bạn muốn theo dõi và đo lường tiến độ dự án, đây là 10 bước cần thực hiện.
1. Đặt mục tiêu và cột mốc rõ ràng
Hãy ngồi lại với các thành viên trong nhóm và các bên liên quan để thảo luận chi tiết về các mục tiêu của dự án. Chia nhỏ các mục tiêu này thành các cột mốc quan trọng để nhóm của bạn biết chính xác những gì cần đạt được ở mỗi giai đoạn của dự án.
Ví dụ: nếu mục tiêu của bạn là ra mắt một trang web thương mại điện tử trong vòng sáu tháng, các cột mốc quan trọng của dự án sẽ như sau:
- Tháng 1: Hoàn thiện phạm vi dự án và thành lập nhóm dự án
- Tháng 2: Hoàn thành nghiên cứu thị trường và ghi chép các yêu cầu cho trang web
- Tháng 3: Hoàn thiện thiết kế website và phát triển chiến lược trải nghiệm người dùng (UX)
Trong quá trình này, các cột mốc đóng vai trò như các điểm kiểm tra trong suốt dự án, cho phép bạn đo lường tiến độ thực tế của dự án so với lịch trình.
Sử dụng ClickUp Goals để xác định các mục tiêu rõ ràng, có thể theo dõi cho dự án của bạn. Thêm dòng thời gian và mục tiêu cho mỗi mục tiêu để bạn biết chính xác tiến độ dự án của mình.
Đọc thêm: 10 ứng dụng theo dõi mục tiêu tốt nhất cho năm 2024
2. Phân công trách nhiệm rõ ràng
Nếu bạn không muốn các thành viên trong nhóm sử dụng cụm từ "Tôi không biết điều đó", bạn cần thiết lập trách nhiệm rõ ràng cho từng công việc trong danh sách công việc cần làm của dự án.
Bắt đầu bằng cách chia dự án của bạn thành các giai đoạn. Thêm công việc vào mỗi giai đoạn và xem xét chúng với các bên liên quan trước khi hoàn thiện danh sách công việc của bạn.
- Sử dụng Bảng Kanban của ClickUp để tạo các cột khác nhau để biểu thị từng giai đoạn của dự án
- Nhóm các công việc tương ứng vào mỗi cột cùng với thời hạn và mức độ ưu tiên. Bạn có thể di chuyển từng công việc trên bảng bằng chức năng kéo và thả
- Giao các công việc này cho các thành viên nhóm phù hợp. Họ sẽ nhận được thông báo khi công việc được giao, nghĩa là không có sự nhầm lẫn về trách nhiệm
💡Mẹo chuyên nghiệp: Đo lường thời gian hoàn thành ước lượng bằng cách xem xét các công việc, hoạt động và sự chậm trễ có thể xảy ra. Sử dụng thông tin này làm điểm chuẩn để thiết lập dòng thời gian thực tế và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc cần thiết nhằm hợp lý hóa dự án và nâng cao hiệu quả.
3. Bảo đảm tài liệu chi tiết
Nếu bạn đã dành thời gian chuẩn bị và cập nhật tài liệu quản lý dự án — kế hoạch dự án, nhật ký thay đổi, danh sách rủi ro và báo cáo trạng thái dự án — bạn sẽ biết những chi tiết này thường nằm rải rác trong các chủ đề email, ghi chú, trò chuyện và bảng tính dài vô tận.
Khi các tài liệu quan trọng không được tập trung trong một không gian chung, việc truy cập chúng có thể khó khăn và tốn thời gian. Bạn sẽ phải yêu cầu nhiều bên liên quan cấp quyền truy cập và tìm kiếm trong nhiều công cụ (Word, PowerPoint, MS Teams, Tài liệu Google, v.v.) và vẫn có thể không tìm thấy phiên bản mới nhất của các tài liệu này.
Điều gì sẽ xảy ra nếu chúng tôi cho bạn biết rằng bạn có thể hợp nhất tất cả các tài liệu và thông tin liên quan đến dự án trong một kho lưu trữ tập trung bằng ClickUp Docs?
Sử dụng các tùy chọn định dạng có sẵn để giúp bạn cấu trúc tài liệu một cách gọn gàng, thêm các phần, tải lên hình ảnh và nhúng video để mọi người dễ dàng nắm bắt. Ngoài ra, tính năng phát hiện cộng tác cho phép các bên liên quan chỉnh sửa tài liệu trong thời gian thực, đảm bảo thông tin luôn được cập nhật.
Hãy coi Tài liệu như một nguồn thông tin duy nhất giúp mọi người làm việc dựa trên cùng một thông tin, giảm thiểu sơ suất và chậm trễ.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Cân nhắc sử dụng mẫu theo dõi tiến độ dự án làm bản thiết kế sẵn để giám sát tiến độ, tổ chức thông tin quan trọng một cách tập trung và tiết kiệm thời gian quý báu mà không ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của dự án. *
4. Lên lịch các cuộc họp trạng thái thường xuyên
Các cuộc họp nhóm thường xuyên cho phép mọi người thảo luận về tiến độ của họ và cung cấp thông tin cập nhật về trạng thái công việc của họ. Đây là cách để các thành viên trong nhóm của bạn biết những gì đã hoàn thành, những gì còn đang chờ xử lý và còn bao nhiêu thời gian.
Là người quản lý, đây là lúc bạn phát hiện các dấu hiệu bất thường trước khi chúng trở thành vấn đề nghiêm trọng và ngăn chặn sự chậm trễ trong tiến độ. Kiểm tra thường xuyên giúp mọi người trong nhóm phối hợp tốt hơn và khuyến khích giải quyết vấn đề tập thể.
Bạn có thể tổ chức cuộc họp hàng ngày kéo dài 15-20 phút, trong đó mọi người chia sẻ thông tin cập nhật về những gì đã diễn ra tốt, những gì đã xảy ra không như mong muốn và kế hoạch họ dự định thực hiện trong ngày hôm nay.
Mặt khác, các cuộc họp hàng tuần kéo dài 30-60 phút bao gồm thảo luận về các mục tiêu dài hạn, thách thức của dự án và báo cáo trạng thái.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Tận dụng các mẫu báo cáo trạng thái dự án để theo dõi tình trạng và tiến độ dự án của bạn. Các mẫu này có thể được điều chỉnh cho phù hợp với loại dự án và các chi tiết bạn muốn theo dõi để bạn có thể bắt đầu quản lý lịch trình dự án của mình một cách nhanh chóng.
5. Áp dụng các phương pháp theo dõi tiến độ phù hợp
Theo dõi tiến độ dự án mà không quyết định phương pháp theo dõi nào sẽ sử dụng giống như lái xe đường dài mà không có GPS.
Sử dụng kết hợp các phương pháp định tính và định lượng để theo dõi tiến độ công việc và hoạt động của bạn một cách hiệu quả:
- Phương pháp định lượng bao gồm theo dõi dữ liệu số như tỷ lệ hoàn thành công việc, theo dõi thời gian, chênh lệch ngân sách và dữ liệu thông lượng
- Phương pháp định tính bao gồm phản hồi của các bên liên quan, quan sát của khách hàng, ghi chú cuộc họp, phản hồi và tài liệu dự án
Nếu bạn muốn có một khung công việc được định sẵn để theo dõi tiến độ dự án, hãy sử dụng Mẫu theo dõi dự án ClickUp.
Nó cung cấp cấu trúc toàn diện với nhiều chế độ xem tùy chỉnh để giúp bạn theo dõi các công việc khác nhau trong một dự án và hình dung dòng thời gian. Nó cũng cho phép bạn xem nhanh tiến độ của mình và xem các công việc theo danh mục, người được giao và ngày đáo hạn.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Theo dõi thời gian dự án ClickUp để theo dõi thời gian các thành viên trong nhóm dành cho từng công việc và hoạt động. Hợp nhất những thông tin chi tiết này vào bảng chấm công để xác định những công việc nào đang chiếm nhiều thời gian của nhóm và cách tối ưu hóa chúng.
6. Sử dụng phương pháp Agile
Các nhà quản lý dự án sử dụng phương pháp Agile để chia các dự án phức tạp thành các lần lặp lại nhỏ hơn gọi là sprint.
Thay vì chỉ mang lại kết quả vào cuối dự án, các phương pháp Agile tập trung vào việc mang lại giá trị gia tăng vào cuối mỗi giai đoạn hoặc sprint của dự án. Chu kỳ giao hàng ngắn hơn giúp việc theo dõi tiến độ và điều chỉnh kịp thời trở nên dễ dàng hơn nhiều.
Ba lợi ích hàng đầu của việc sử dụng các kỹ thuật quản lý dự án Agile bao gồm:
- Khả năng xử lý các ưu tiên thay đổi
- Tăng cường hiển thị cho các bên liên quan
- Cải thiện sự phối hợp kinh doanh
Hai khung làm việc Agile phổ biến nhất là Scrum và Kanban.
Scrum
Công việc được chia thành các lần lặp lại theo thời gian, là các điểm kiểm tra thường xuyên để đo lường tiến độ. Mỗi Box kéo dài khoảng 1-4 tuần và một loạt các hoạt động cụ thể phải được hoàn thành trong khoảng thời gian này.
Mẫu Quản lý Agile Scrum của ClickUp cung cấp quy trình công việc có thể tùy chỉnh để quản lý quá trình phát triển Agile Scrum của bạn. Bạn có thể sử dụng các trạng thái tùy chỉnh để tạo các giai đoạn dự án khác nhau và hiểu tiến độ của một nhiệm vụ trong các giai đoạn này.
Kanban
Công việc được hiển thị dưới dạng các giai đoạn khác nhau trong quy trình làm việc. Các giai đoạn có thể là 'Cần làm', 'Đang tiến hành' và 'Đang xem xét'. Giới hạn số lượng công việc trong mỗi giai đoạn để duy trì quy trình làm việc ổn định.
Sử dụng Mẫu Kanban ClickUp để thể hiện quy trình công việc của dự án. Các trường tùy chỉnh cho phép bạn phân loại công việc theo giai đoạn và thêm chi tiết về công việc để cải thiện khả năng hiển thị những công việc đã hoàn thành và những công việc đang chờ xử lý.
Đọc thêm: Hướng dẫn của ClickUp về phương pháp phát triển phần mềm nhanh cho các nhóm phát triển phần mềm
7. Sử dụng biểu đồ Gantt để trực quan hóa dòng thời gian
Biểu đồ Gantt được sử dụng để hiển thị thời gian bắt đầu và kết thúc của một dự án trên dòng thời gian.
Khi dòng thời gian dự án của bạn có nhiều cột mốc để đánh dấu tiến độ dự án cùng với các công việc, kết quả đầu ra và dòng thời gian, biểu đồ Gantt cung cấp chế độ xem rõ ràng về lịch trình dự án, cho mọi người biết khi nào một công việc cần bắt đầu và khi nào cần hoàn thành.
- Sử dụng Chế độ xem biểu đồ Gantt của ClickUp để sắp xếp các nhiệm vụ của bạn theo dòng thời gian và đặt ưu tiên cho từng nhiệm vụ
- Tạo công việc dọc theo dòng thời gian và thêm các phụ thuộc để bạn biết chính xác công việc con nào cần hoàn thành và thời gian thực hiện
- Chia sẻ dòng thời gian với nhóm của bạn để mọi người nhận được thông tin cập nhật theo thời gian thực khi một công việc được hoàn thành hoặc khi lịch trình dự án được sửa đổi
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng giám sát dự án để dự đoán các rủi ro, sự chậm trễ và vượt ngân sách có thể xảy ra và nhanh chóng thực hiện các biện pháp khắc phục. Điều này đảm bảo dự án luôn đi đúng hướng, tăng cơ hội thành công và mang lại kết quả chất lượng cao.
8. Sử dụng báo cáo nhất quán
Các thành viên trong nhóm thường có thể tổng hợp các báo cáo với dữ liệu không nhất quán hoặc không chính xác, dẫn đến việc ra quyết định sai lầm và khó xác định các vấn đề trong dòng thời gian thực hiện dự án.
Tránh điều này bằng cách:
- Xây dựng các hướng dẫn rõ ràng cho việc báo cáo
- Nhấn mạnh các chỉ số dự án và chỉ số hiệu suất chính cần theo dõi, cũng như định dạng, tần suất và nguồn thông tin
- Đảm bảo các tiêu chí được sử dụng nhất quán để đo lường tiến độ, tránh sự mơ hồ hoặc nhầm lẫn
Giải pháp? Tạo và sử dụng các mẫu chuẩn hóa cho tất cả các báo cáo. Giáo dục các thành viên trong nhóm về tầm quan trọng của báo cáo chuẩn hóa để theo dõi tiến độ tốt hơn.
Ví dụ: Mẫu báo cáo tiến độ dự án của ClickUp bao gồm mọi thứ bạn cần để cập nhật cho các bên liên quan và thành viên nhóm về tiến độ dự án.
Mẫu này cung cấp nhiều chế độ xem để hiển thị công việc của bạn theo nhiều cách khác nhau. Chế độ xem tùy chỉnh cho phép bạn thêm các chi tiết quan trọng để quản lý và theo dõi công việc một cách dễ dàng. Bạn thậm chí có thể đặt thông báo thời gian thực để nhận thông tin cập nhật kịp thời mỗi khi một hành động hoặc công việc được hoàn thành.
9. Biên soạn báo cáo dự án hiệu quả
Báo cáo toàn diện có thể cung cấp chế độ xem rõ ràng về trạng thái và kết quả dự án. Báo cáo này nêu bật cách sử dụng các nguồn lực khác nhau và cung cấp dữ liệu về các chỉ số KPI (chỉ số hiệu suất chính) quan trọng của dự án. Các chỉ số này đo lường hiệu suất dự án và theo dõi trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm.
Bảng điều khiển ClickUp cho phép bạn tạo báo cáo chi tiết về tiến độ dự án, xem dữ liệu về các nhiệm vụ và hoạt động khác nhau ở một nơi duy nhất, đồng thời theo dõi các chỉ số quan trọng của dự án.
Bảng điều khiển của ClickUp có thể tùy chỉnh hoàn toàn và bạn có thể trình bày dữ liệu quan trọng một cách đẹp mắt bằng biểu đồ, đồ thị hoặc các công cụ trực quan hóa khác. Thêm các nút tương tác, chẳng hạn như nút và menu thả xuống, để dễ dàng lọc dữ liệu và thu thập thông tin chi tiết có thể hành động về tiến độ dự án.
10. Sử dụng công cụ quản lý dự án
Khi tìm cách theo dõi tiến độ dự án một cách hiệu quả, cách tốt nhất là sử dụng phần mềm quản lý dự án.
Công cụ quản lý dự án cung cấp một nguồn tập trung để lưu trữ tất cả thông tin liên quan đến dự án và nhiều tính năng để cải thiện sự hợp tác, tự động hóa công việc, theo dõi dự án và quản lý công việc.
Ví dụ, Phần mềm quản lý dự án ClickUp cung cấp nhiều tính năng mạnh mẽ giúp lập kế hoạch và sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên dễ dàng hơn.
Chelsea Benett, Giám đốc tương tác thương hiệu tại Lulu Press, ca ngợi cách ClickUp đã hợp lý hóa hiệu quả của nhóm mình:
Nền tảng quản lý dự án là điều cần thiết cho nhóm tiếp thị, và chúng tôi rất thích nó vì giúp chúng tôi kết nối với các bộ phận khác. Chúng tôi sử dụng ClickUp hàng ngày, cho mọi việc. Nó rất hữu ích cho nhóm sáng tạo của chúng tôi và giúp quy trình làm việc của họ trở nên tốt hơn và hiệu quả hơn.
Nền tảng quản lý dự án là điều cần thiết cho nhóm tiếp thị, và chúng tôi rất thích nó vì nó giúp chúng tôi kết nối với các bộ phận khác. Chúng tôi sử dụng ClickUp hàng ngày, cho mọi việc. Nó rất hữu ích cho nhóm sáng tạo của chúng tôi và giúp quy trình làm việc của họ trở nên tốt hơn và hiệu quả hơn.
Dưới đây là cách các nhà quản lý dự án có thể sử dụng ClickUp để cải thiện quy trình làm việc của dự án.
- Tạo và phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm cùng với ngày đáo hạn bằng cách sử dụng Nhiệm vụ ClickUp
- Cộng tác với các thành viên trong nhóm và cung cấp thông tin cập nhật theo thời gian thực trong nháy mắt với Chế độ xem trò chuyện của ClickUp
- Thảo luận ý tưởng với các nhóm ảo trên một khung vẽ kỹ thuật số bằng Bảng trắng ClickUp
- Tạo quy trình làm việc hiệu quả cho nhóm của bạn và tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại bằng cách chọn từ hơn 100 tính năng tự động hóa của ClickUp Automations
- Sử dụng Bảng điều khiển ClickUp để chuẩn bị báo cáo dự án chi tiết ở mọi giai đoạn
- Tạo bản cập nhật dự án, biên soạn ghi chú cuộc họp và tóm tắt tài liệu trong tích tắc bằng AI riêng của ClickUp – ClickUp Brain
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng mẫu quản lý dự án để tiết kiệm thời gian và đẩy nhanh tiến độ hoàn thành dự án. Chỉ cần nhập thông tin liên quan vào cấu trúc có sẵn để các nhóm của bạn có thể quản lý công việc của mình một cách nhanh chóng.
Bước đầu tiên để theo dõi tiến độ dự án hiệu quả
Theo dõi dự án hiệu quả không phải là quản lý chi tiết. Đó là sự kết hợp có hệ thống giữa giao tiếp rõ ràng, tài liệu chi tiết, quy trình làm việc hợp lý và báo cáo hiệu quả.
Là người quản lý dự án, bạn phải áp dụng các phương pháp phù hợp để duy trì cái nhìn tổng quan rõ ràng về tiến độ dự án và nhanh chóng xác định các vấn đề.
Tuy nhiên, việc thực hiện các phương pháp hay nhất mà chúng tôi đã đề cập ở trên từ con số không trong thời gian ngắn có thể là một thách thức. Thay vào đó, hãy bắt đầu từ từ, từng bước một.
Ví dụ: bước thực tế nhất là triển khai một công cụ quản lý dự án linh hoạt như ClickUp, có thể tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của nhóm bạn. Bạn có thể bắt đầu bằng cách thử nghiệm các tính năng cơ bản như Bảng điều khiển, chế độ xem, mẫu có sẵn và nhiệm vụ của ClickUp, sau đó dần dần chuyển sang các tính năng nâng cao hơn khi đã quen với công cụ này.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và khám phá cách các chức năng mạnh mẽ của nền tảng này giúp việc theo dõi tiến độ trở nên dễ dàng.