Xây dựng lộ trình dự án chỉ là một nửa của cuộc chiến — công việc thực sự bắt đầu khi bạn bắt tay thực hiện kế hoạch của mình!
Không có gì tệ hơn việc bạn dồn hết tâm sức vào việc chuẩn bị cho một dự án, chỉ để chứng kiến nó sụp đổ vì sự thiếu theo dõi. Đó là lý do tại sao việc theo dõi dự án hiệu quả trong quản lý dự án lại quan trọng đến vậy! Nhưng nói thì dễ hơn làm.
Bạn không chỉ giám sát việc hoàn thành lộ trình dự án, mà còn quản lý các thành viên trong nhóm, công việc, các yếu tố phụ thuộc, các bên liên quan, nguồn lực, ngân sách và nhiều hơn nữa. 😵💫
Ngay cả những nhà quản lý dự án giàu kinh nghiệm cũng cần tất cả sự trợ giúp có thể có trong lĩnh vực này, và đó là lý do tại sao các mẫu theo dõi dự án lại giúp tiết kiệm thời gian (và cuộc sống) đến vậy khi cần thực hiện các dự án chất lượng cao một cách dễ dàng và hiệu quả.
Cũng như không có hai dự án hoặc nhóm nào giống nhau, mỗi mẫu theo dõi dự án đều có những điểm độc đáo riêng. Về nhiều mặt, đây là một điều tốt! Điều này đảm bảo rằng có một mẫu phù hợp với mọi người. Thách thức là tìm ra mẫu thực sự phù hợp với bạn.
Tính năng, giá cả, phần mềm, ngành và yêu cầu là những yếu tố quyết định khi chọn mẫu theo dõi dự án. May mắn thay, chúng tôi đã xem xét tất cả những yếu tố đó khi lập danh sách này cho bạn!
Hãy theo dõi để tìm hiểu thêm về các lợi ích và đặc điểm thiết yếu của các mẫu theo dõi dự án hàng đầu, đồng thời truy cập 11 ví dụ hay nhất cho bất kỳ nhóm nào.
Mẫu theo dõi tiến độ dự án là gì?
Ngay cả đối với các nhà quản lý dự án giàu kinh nghiệm, các mẫu quản lý dự án cũng rất cần thiết để tiết kiệm thời gian quý báu mà không ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của dự án.
Mẫu theo dõi dự án là bản thiết kế sẵn giúp các nhà quản lý giám sát hiệu quả quy trình công việc và tiến độ dự án. Các mẫu tốt nhất bổ sung cho phần mềm quản lý dự án của bạn và giúp các nhóm tận dụng tối đa phần mềm này với các tính năng đã được tùy chỉnh sẵn như trạng thái công việc, tự động hóa quy trình công việc, bảng điều khiển và nhiều chế độ xem để đảm bảo mọi việc được hoàn thành theo kế hoạch.
Có rất nhiều việc phải làm để đảm bảo dự án của bạn diễn ra suôn sẻ. Đặc biệt là khi nói đến các mục danh sách kiểm tra cuối cùng, sự phê duyệt của các bên liên quan và thời hạn nhanh chóng, rất dễ để bỏ sót một số việc.
Mặc dù điều này là phổ biến trong tất cả các dự án, nhưng nó cũng có thể là án tử cho dòng thời gian ban đầu của bạn. Các chiến lược nén lịch trình như theo dõi nhanh và hủy dự án có thể giúp bù đắp một phần thời gian đã mất, nhưng nó khác nhau tùy từng trường hợp và không bao giờ nên là phương án đầu tiên của bạn. 😳
Đây là lý do tại sao các nhà quản lý dự án dành rất nhiều năng lượng để tạo và hợp lý hóa các quy trình theo dõi dự án. Vấn đề là, việc này có thể cực kỳ tốn thời gian.
Mẫu là giải pháp tối ưu cho thách thức này, nhưng bạn nên tìm kiếm những tính năng nào trước khi tải xuống mẫu theo dõi dự án tiếp theo?
Các tính năng cần có trong mẫu theo dõi tiến độ dự án
Kích thước nhóm, ngân sách, công nghệ và độ phức tạp của dự án sẽ quyết định mẫu theo dõi dự án nào phù hợp nhất với bạn. Tuy nhiên, một số đặc điểm cơ bản sẽ đảm bảo bạn nhận được giá trị xứng đáng với số tiền bỏ ra. 💸
- Nhiều chế độ xem: Cho dù là biểu đồ Gantt, danh sách, lịch hay bảng Kanban, nhiều chế độ xem giúp các nhà quản lý dự án hình dung dòng thời gian, công việc và quy trình làm việc của họ một cách hiệu quả nhất.
- Trường tùy chỉnh: Đặc biệt đối với các dự án phức tạp hơn, trường tùy chỉnh giúp người quản lý truy cập thông tin quan trọng một cách nhanh chóng và bất cứ lúc nào. Tùy thuộc vào phần mềm quản lý dự án của bạn, trường tùy chỉnh cũng có thể giúp bạn sắp xếp và lọc công việc để tìm các công việc hoặc nhóm cụ thể một cách hiệu quả hơn.
- Báo cáo và thông tin chi tiết: Một phần quan trọng của việc theo dõi dự án là luôn cập nhật tiến độ của dự án. Mẫu theo dõi dự án của bạn nên có sẵn các công thức, bảng hoặc bảng điều khiển để đẩy nhanh quá trình này. Ngoài ra, các tính năng báo cáo tức thì và đáng tin cậy là điều cần thiết cho mọi cuộc họp của các bên liên quan.
- Trực quan: Có mẫu theo dõi dự án mạnh mẽ mà không biết cách sử dụng thì có ích gì? Mẫu của bạn phải dễ điều hướng, dễ thiết lập và dễ phân phối trong nhóm.
- Tích hợp: Tích hợp mở rộng chức năng của bất kỳ phần mềm nào và làm cho mẫu của bạn trở nên giá trị hơn. Đặc biệt nếu bạn liên tục chuyển đổi giữa các tab, một mẫu cho phép tích hợp nhiều tính năng sẽ giúp bạn hợp nhất công việc của mình.
Bây giờ bạn đã nắm được những kiến thức cơ bản, hãy bắt tay vào thực hành! Sử dụng kiến thức mới về mẫu để tìm kiếm 10 mẫu theo dõi dự án tốt nhất và chọn ra mẫu phù hợp nhất với bạn. 👠
11 mẫu và ví dụ miễn phí về theo dõi tiến độ dự án
Thay vì để bạn tự tìm kiếm trong 14 triệu kết quả tìm kiếm cho mẫu theo dõi dự án, chúng tôi đã cẩn thận chọn ra 11 mẫu yêu thích nhất cho ClickUp, Excel và Google Trang tính để bạn có thể bắt đầu một cách thuận lợi. ✅
Mỗi mẫu trong số 11 mẫu này sẽ giúp dự án của bạn tiến độ theo nhiều cách khác nhau! Cho dù bạn đang theo dõi tiến độ, tài nguyên, ngân sách hay thời gian, các mẫu này nên là lựa chọn đầu tiên của bạn.
Ngoài ra, bạn có thể truy cập tất cả chúng trực tiếp từ blog này!
1. Mẫu theo dõi dự án ClickUp
Mẫu theo dõi dự án ClickUp có thể được tùy chỉnh cho bất kỳ loại dự án nào, bao gồm các sáng kiến tổ chức lớn hoặc các dự án cá nhân nhỏ!
Đây là mẫu thân thiện với người mới bắt đầu, được thiết kế để giúp tổ chức công việc, quản lý tài nguyên và theo dõi tiến độ trong Không gian Làm việc của bạn.
Sử dụng tính năng theo dõi thời gian trong ClickUp cho phép bạn xem toàn bộ nhóm hoạt động tốt như thế nào so với kỳ vọng tại bất kỳ thời điểm nào trong vòng đời dự án. Kết quả là, các nhà quản lý hoặc giám đốc điều hành có thể dễ dàng điều chỉnh nếu cần thiết để đảm bảo các dự án vẫn trong phạm vi ngân sách và đạt được các mục tiêu khóa trong quá trình thực hiện!
Với các yếu tố này, tất cả hoạt động hài hòa với nhau, việc quản lý thành công dự án tiếp theo của bạn từ đầu đến cuối sẽ trở nên dễ dàng hơn, mang lại hiệu quả tổng thể cao hơn cho tất cả mọi người tham gia vào quá trình này. ✨
Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng mẫu này làm điểm khởi đầu để tạo nhiều trình theo dõi cho các dự án lặp lại! Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian sau các cuộc họp khởi động dự án để bắt tay ngay vào công việc.
2. ClickUp Agency Client Health Tracker của Zenpilot
Nếu bạn là chủ sở hữu công ty hoặc quản lý dự án và muốn nâng cao sự hài lòng của khách hàng, ClickUp Agency Client Health Tracker từ ZenPilot là giải pháp hoàn hảo. Mẫu hoàn toàn có thể tùy chỉnh này được thiết kế để giúp bạn luôn đáp ứng nhu cầu của khách hàng, tăng sự hài lòng của khách hàng và hợp lý hóa hoạt động của bạn – tất cả chỉ trong một địa điểm thuận tiện.
Với ClickUp Agency Client Health Tracker, bạn có thể dễ dàng theo dõi tình trạng mối quan hệ với khách hàng, quản lý chi tiết tài khoản và nhiều hơn nữa. Mẫu này đi kèm với các trường có thể tùy chỉnh cho phép bạn thêm chi tiết cụ thể về từng khách hàng, bao gồm thông tin liên hệ và bất kỳ nhiệm vụ hoặc vấn đề chưa giải quyết nào cần được giải quyết.
Đây là công cụ không thể thiếu cho bất kỳ cơ quan hoặc quản lý dự án nào muốn cải thiện sự hài lòng của khách hàng và luôn đi trước nhu cầu của khách hàng.
3. Mẫu biểu đồ Gantt theo dõi dự án ClickUp
Hầu hết các nhà quản lý dự án thích sử dụng biểu đồ Gantt để theo dõi dự án. Biểu đồ Gantt cung cấp một hình ảnh dễ hiểu về các nguồn lực, công việc, cột mốc và dòng thời gian của dự án.
Mẫu ClickUp trong chế độ xem Gantt cung cấp cho bạn những công cụ này và hơn thế nữa để luôn nắm bắt tiến độ và trạng thái của các dự án:
- Thanh bên của chế độ xem Gantt: Mở rộng thanh bên để xem dòng thời gian của các công việc và công việc con đã lên lịch từ bất kỳ Không gian, Thư mục hoặc Danh sách nào trong Phân cấp Không gian Làm việc của bạn
- Phụ thuộc: Vẽ đường giữa các công việc để tự động cài đặt và hiển thị các phụ thuộc
- Lập lại lịch: Di chuyển toàn bộ Không gian, Thư mục hoặc Danh sách công việc trên biểu đồ để lập lại ngày bắt đầu và ngày đáo hạn của tất cả các công việc có trong đó
- Bảng màu: Dễ dàng xác định trạng thái công việc bằng các chỉ báo được mã hóa bằng màu sắc
- Chỉnh sửa hàng loạt: Thực hiện các thay đổi lớn hàng loạt mà không cần rời khỏi chế độ xem Gantt
Mẫu này hoàn hảo cho các nhà quản lý muốn có biểu đồ Gantt miễn phí, trực quan để giúp cập nhật và theo dõi các dự án của họ mà không mất hàng giờ để thiết kế lại toàn bộ lịch trình!
4. Mẫu Bảng Kanban theo dõi dự án ClickUp
Nếu bảng Kanban phù hợp hơn với tốc độ của bạn, hãy thêm chế độ xem Bảng từ Mẫu theo dõi dự án ClickUp để theo dõi giai đoạn của các dự án và công việc của bạn! Góc nhìn này giúp bạn thấy được công việc nào đang chồng chất và liệu bạn có cần điều chỉnh quy trình làm việc của thành viên nhóm hay không.
Giảm thiểu số lần nhấp chuột bằng cách nhóm và sắp xếp Bảng dự án của bạn để hiển thị người được giao, ngày đáo hạn, mức độ ưu tiên và hơn thế nữa. Để có thêm cấp độ cấu trúc và tổ chức, hãy bật các làn bơi và Giới hạn WIP (Công việc đang tiến hành):
- Swimlanes sắp xếp công việc thành các hàng dựa trên trường thứ hai
- WIP Giới hạn tự động hiển thị khi bạn đang ở dưới, gần, bằng hoặc vượt quá sức chứa
Kiểm tra phần mềm quản lý công việc hàng đầu!
5. Mẫu theo dõi dự án chiến dịch ClickUp
Khi thực hiện các dự án chiến dịch, điều quan trọng là phải theo dõi tất cả các chi tiết. Một trong những cách hiệu quả nhất để làm điều này là tạo một hệ thống kết nối và phân loại các loại kết quả chiến dịch khác nhau.
Trong ClickUp, bạn có thể tạo Thư mục và Danh sách công việc để hỗ trợ các quy trình làm việc khác nhau của nhóm (Tiếp thị, Thiết kế, Tài chính và Mạng xã hội) trong cùng một chiến dịch. 🤝
Mẫu theo dõi dự án chiến dịch ClickUp cung cấp cho bạn các công cụ để hợp lý hóa quy trình và tối ưu hóa việc lập kế hoạch và thực hiện chiến dịch. Mẫu này có các chế độ xem khác nhau để theo dõi các dự án của bạn, bao gồm:
- Nguồn mạng, Chiến dịch đang chạy, Chi phí & Chỉ số chuyển đổi Xem dạng danh sách
- Trạng thái chiến dịch Chế độ xem Bảng Kanban
- Chế độ xem Dòng thời gian chiến dịch
- Chế độ xem Lịch chiến dịch
Mẹo chuyên nghiệp: Thêm Biểu mẫu ClickUp vào bộ công cụ tiếp thị của bạn và tập trung các yêu cầu chiến dịch từ một Biểu mẫu duy nhất!
6. Mẫu theo dõi dự án chiến dịch chính trị ClickUp
Tổ chức các chiến dịch chính trị đòi hỏi kế hoạch dự án cẩn thận, chiến lược rõ ràng và một nhóm các cá nhân tận tâm để thực hiện chiến dịch.
Bước đầu tiên để tổ chức một chiến dịch chính trị thành công là phát triển một nền tảng hiệu quả, nêu rõ mục tiêu và mục đích của ứng cử viên. Sau đó, bạn có thể thiết lập một trung tâm chỉ huy với nhân viên truyền thông, nguồn tài chính và các thành viên quan trọng khác.
Hãy tham gia: Mẫu theo dõi dự án chiến dịch chính trị ClickUp!
Chúng tôi đã phác thảo các bước cơ bản và cần thiết cho việc ứng cử chính trị của bạn. Tiết kiệm thời gian và tập trung vào những việc quan trọng hơn với mẫu Danh sách công việc dễ sử dụng và toàn diện này!
Hãy xem hướng dẫn Bắt đầu để có cái nhìn tổng quan nhanh chóng hoặc chi tiết về cách sử dụng mẫu của bạn. ⚡️
7. Mẫu theo dõi sản xuất ClickUp
Mẫu theo dõi sản xuất ClickUp đóng vai trò như một lộ trình cho tất cả các thành viên và đối tác trong nhóm, giúp mọi người có chế độ xem rõ ràng về các giai đoạn tiền sản xuất, sản xuất và hậu sản xuất của dự án video của bạn.
Nếu bạn chưa có quy trình sản xuất video chuẩn hóa, đây là mẫu hoàn hảo để giảm bớt gánh nặng trong việc theo dõi dự án. Nếu một nhân viên quan trọng rời khỏi dự án và bạn phải tiếp quản công việc của họ, bạn sẽ yên tâm vì biết rằng tất cả thông tin về nhiệm vụ của họ được lưu trữ trong ClickUp!
Mẫu này bao gồm các chế độ xem phổ biến của ClickUp — Danh sách, Bảng Kanban và Lịch — nhưng không chỉ có vậy. Thêm các chế độ xem miễn phí khác trong ClickUp như biểu đồ Gantt hoặc Bảng trắng để cải thiện năng suất của nhóm bạn!
Tìm hiểu cách tạo lịch quản lý dự án!
8. Mẫu theo dõi chương trình ClickUp
Mẫu theo dõi chương trình ClickUp đóng vai trò là nguồn thông tin duy nhất để theo dõi tiến độ của từng dự án trong chương trình của bạn. Cho dù kế hoạch chương trình của bạn kéo dài vài tháng (hoặc thậm chí vài năm), việc tập trung các nhóm, quy trình và kiến thức trong ClickUp sẽ giúp việc theo dõi dự án trở nên dễ dàng. 🍃
Ngoài ra, mẫu này có thể được tái sử dụng làm mẫu quản lý công việc để theo dõi phân bổ ngân sách và các chi tiết tài chính khác liên quan đến từng chương trình.
Mẹo chuyên nghiệp: Luôn đi đúng hướng để đạt được mục tiêu của bạn với dòng thời gian rõ ràng, mục tiêu có thể đo lường và theo dõi tiến độ tự động với Mục tiêu trong ClickUp!
9. Mẫu theo dõi và phân tích chiến dịch ClickUp
Theo dõi phân tích chiến dịch là một phần thiết yếu để hiểu được thành công của bất kỳ nỗ lực tiếp thị kỹ thuật số nào. Bằng cách theo dõi và phân tích dữ liệu, các nhà tiếp thị có thể xác định các mẫu, phát hiện cơ hội và đưa ra quyết định sáng suốt về nơi cần tập trung nỗ lực. 🔎
Và với một công cụ như Mẫu theo dõi và phân tích chiến dịch ClickUp, bạn có thông tin để đo lường hiệu suất của các chiến dịch trên các kênh và nền tảng khác nhau. Loại dữ liệu này cho phép bạn xác định những lĩnh vực đang hoạt động tốt và điều chỉnh chiến lược cho phù hợp.
Mỗi chế độ xem trong mẫu quản lý dự án này cung cấp một hình ảnh khác nhau về các chiến dịch tiếp thị của bạn:
- Chế độ xem bảng: Trực quan hóa quy trình công việc của chiến dịch với bảng Kanban có thể được nhóm theo trạng thái, ưu tiên hoặc kênh tiếp thị
- Chế độ xem danh sách: Quản lý các chiến dịch của bạn trên Danh sách với trạng thái tùy chỉnh, Trường Tùy chỉnh, người được giao và hơn thế nữa
- Chế độ xem dòng thời gian: Xem các chiến dịch tiếp thị của bạn trên dòng thời gian có thể điều chỉnh với chi tiết công việc
- Chế độ xem lịch: Lập lịch trình tiếp thị trên lịch bằng cách kéo và thả các công việc
10. Mẫu theo dõi dự án Excel
Nếu bạn đang tìm kiếm các mẫu quản lý dự án đơn giản, hãy sử dụng bảng tính Microsoft Excel miễn phí này để tổ chức nhóm dự án, ngân sách dự án và ngày dự án của bạn. Sau đó, đặt phần trăm vượt/dưới để khởi chạy máy tính tích hợp.
Mẫu này không có nhiều không gian cho chi tiết dự án hoặc danh sách việc cần làm. Hãy cân nhắc sử dụng mẫu ClickUp để theo dõi các nhiệm vụ dự án của bạn từ đầu đến cuối!
Kiểm tra các lựa chọn thay thế Excel hàng đầu cho quản lý dự án.
11. Mẫu theo dõi dự án Google Trang tính
Dùng thử mẫu báo cáo trạng thái dự án trong Google Trang tính để theo dõi nhiều dự án cùng một lúc. Mẫu này có định dạng được tổ chức hợp lý để ghi lại chi tiết dự án, kết quả đầu ra và tài chính.
Nó cũng cung cấp các ô được mã hóa bằng màu sắc để phản ánh trạng thái dự án của bạn, vì vậy bạn có thể dễ dàng sao chép và dán mà không mất quá nhiều thời gian cho thiết kế!
Liên quan: Mẫu bảng chấm công
Luôn theo dõi tiến độ với các mẫu theo dõi dự án
Hãy tưởng tượng mẫu theo dõi dự án của bạn như một khuôn cắt bánh quy và phần mềm quản lý dự án của bạn như một cuộn bột — mẫu nằm trên nền tảng quản lý dự án của bạn và giúp dự án của bạn hình thành. 🍪
Tuy nhiên, không phải tất cả các mẫu theo dõi dự án đều có cùng giá trị, tính năng và tính linh hoạt.
Thay vì chọn một mẫu đủ tốt, hãy chọn một mẫu đảm bảo có thể làm tất cả mọi việc mà hoàn toàn miễn phí. Hay nói cách khác, hãy chọn một mẫu của ClickUp. 🙂
ClickUp là phần mềm quản lý dự án duy nhất đủ mạnh để tập trung tất cả công việc của bạn trên các ứng dụng và theo dõi các dự án của bạn từ mọi góc độ. Với bộ tính năng phong phú có thể tùy chỉnh, hơn 1.000 tích hợp và Thư viện mẫu phong phú cho mọi trường hợp sử dụng, ClickUp là giải pháp lý tưởng cho các nhóm thuộc mọi kích thước và ngành nghề.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay để bắt đầu theo dõi các dự án của bạn một cách dễ dàng. 🏆