Hãy cùng thiết lập bối cảnh. 🎥
Bạn là quản lý dự án cho một công ty đang ra mắt sản phẩm mới — thật thú vị!
Bạn đã dành hàng giờ để lên kế hoạch chi tiết cho dự án hoàn hảo và hàng tháng trời để biến ý tưởng của nhóm thành hành động.
Bạn đã đặt ra các mục tiêu SMART, lập kế hoạch dự phòng và tính toán thời gian dự trù trong trường hợp có bất kỳ thách thức bất ngờ nào phát sinh. Tuy nhiên, dự án của bạn vẫn đang bị chậm trễ rất nhiều. 🤯
Vậy, bạn cần làm gì? Hoảng loạn? Lật đổ bảng? Gọi cho huấn luyện viên cuộc sống của bạn?
Không!
Bạn hít một hơi thật sâu và bắt đầu công việc để tìm cách bù đắp thời gian đã mất một cách chiến lược. 🤓
Hãy cùng chúng tôi tham gia hành trình khám phá một trong những công cụ lập kế hoạch phổ biến nhất để bắt kịp tiến độ trong quản lý dự án, khi nào nên sử dụng và cách áp dụng thành công!
Netflix/ GIPHY
Xin chào, tên tôi là _____ và dự án của tôi đang bị chậm tiến độ
Chậm trễ trong dự án là điều cực kỳ phổ biến và ở một thời điểm nào đó, ai cũng gặp phải! Và đôi khi, điều đó hoàn toàn nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn.
Thiếu nguyên vật liệu, giao tiếp kém, kiệt sức và mục tiêu không rõ ràng có thể cộng dồn lại và khiến bạn chậm trễ hơn bạn nghĩ, nhưng có những công cụ mà bạn có thể sử dụng với tư cách là người quản lý dự án để bắt kịp dòng thời gian và hoàn thành dự án đúng hạn.
Đó là lúc các kỹ thuật nén lịch trình phát huy tác dụng. Đây là những phương pháp giúp bạn duy trì tiến độ để hoàn thành dự án đúng hạn. 🙌🏼
Ngoài ra, các kỹ thuật này rất linh hoạt và có thể áp dụng cho tất cả các loại dự án.
Các kỹ sư sản phẩm, nhà phát triển, nhà thiết kế và nhà quản lý giàu kinh nghiệm có thể đã thấy kỹ thuật này khá phổ biến, nhưng những người làm trong lĩnh vực xây dựng, y tế và bất động sản cũng đã thành công khi áp dụng các công cụ này trong ngành của họ! Đặc biệt là kỹ thuật theo dõi nhanh.
Theo dõi nhanh trong quản lý dự án là một trong những công cụ nén lịch trình phổ biến nhất, và mặc dù bạn không nhất thiết phải sử dụng nó thành thói quen, nhưng theo dõi nhanh không phải là dấu chấm hết cho dòng thời gian dự án của bạn.
Phần thưởng: Mẫu kế hoạch dự phòng!
Theo dõi nhanh trong quản lý dự án là gì?
Chúng tôi rất vui vì bạn đã hỏi.
Theo dõi nhanh trong quản lý dự án là khi các công việc ban đầu được lên kế hoạch thực hiện lần lượt được thực hiện song song hoặc chồng chéo một phần với các công việc khác.
Hay còn gọi là thực hiện nhiều công việc cùng một lúc cho một dự án mà không ảnh hưởng đến phạm vi dự án! Nhờ đó, bạn vẫn có thể hoàn thành công việc đúng hạn. 😎
Theo dõi nhanh chỉ là một lựa chọn nếu các công việc chồng chéo không phụ thuộc lẫn nhau và không thuộc đường dẫn quan trọng — còn được gọi là chuỗi các công việc chính trong dự án của bạn, quyết định ngày giao hàng cuối cùng.
Hãy nghĩ đến: Cột mốc hoặc Sprint trong ClickUp!
PeacockTV/ GIPHY
Một nơi hữu ích để bắt đầu là xem xét lộ trình dự án của bạn và xác định các công việc cho thấy dự án của bạn đang tiến đến giai đoạn tiếp theo. Thông thường, công việc đầu tiên hoặc cuối cùng trong các giai đoạn đó là những chỉ báo tốt! Điều này sẽ cho bạn ý tưởng về những công việc nào có thể gây ra trở ngại tiềm ẩn nếu được thực hiện cùng lúc.
Bạn chỉ có thể theo dõi nhanh các công việc trên đường dẫn quan trọng vì đó là những công việc thực sự thúc đẩy tiến độ và không phụ thuộc vào các công việc khác có thể cản trở việc hoàn thành chúng.
Tìm hiểu thêm về đường dẫn quan trọng tại đây.
Nhưng ClickUp, còn có công cụ nén lịch trình nào khác không?
Đúng vậy, có đấy.
Crashing là một công cụ nén lịch trình phổ biến khác mà nhiều nhà quản lý sản phẩm có thể xem xét khi quyết định có nên sử dụng fast tracking hay không.
Crash dự án là hành động bổ sung thêm nguồn lực vào một hoạt động hoặc công việc, thay vì điều chỉnh lộ trình ban đầu hoặc ngày bắt đầu. Giống như fast tracking, crash không ảnh hưởng đến ngày giao hàng cuối cùng khi được thực hiện thành công và chỉ có thể áp dụng cho các công việc trong lộ trình quan trọng.
Tuy nhiên, trong số nhiều kỹ thuật nén lịch trình hiện có, một nguyên tắc tốt là hãy thử sử dụng theo dõi nhanh trước tiên vì không có chi phí gia tăng và bạn cũng có thể sử dụng theo dõi nhanh đồng thời với các kỹ thuật khác của mình.
Khóa học cấp tốc về xử lý sự cố dự án
Nếu bạn biết mình có đủ khả năng phân bổ vật liệu và nguồn lực bên ngoài cho dự án, thì việc tăng tốc có vẻ là giải pháp nhanh hơn so với theo dõi nhanh, nhưng chi phí không phải là thách thức duy nhất cần xem xét.
Bằng cách áp dụng các nguồn lực bổ sung cho các công việc hiện có, bạn đang phân công nhiều công việc hơn cho nhiều người hơn, điều này có thể nhanh chóng dẫn đến tình trạng "quá nhiều đầu bếp trong bếp" trước khi bạn kịp nói ra từ "quidditch".
Warner Bros/ GIPHY
Các dự án sắp tới cũng có thể bị ảnh hưởng do các thành viên khác trong nhóm bị điều chuyển từ các công việc khác sang làm việc cho một dự án đang tiến hành khác. Do đó, kế hoạch khắc phục sự cố của bạn cần có chiến lược và ý định rõ ràng như kế hoạch theo dõi nhanh, bởi vì không phải một công cụ nào đó hiệu quả hơn công cụ khác, mà bạn cần biết công cụ nào phù hợp nhất với tình huống của mình.
Tuy nhiên, vẫn có rất nhiều lợi ích khi thực hiện thành công việc đẩy nhanh tiến độ, bao gồm cả việc giữ nguyên trình tự!
Hãy nhìn nhận một cách thực tế và khách quan về chi phí bổ sung cho các nguồn lực bên ngoài và tuân thủ chi phí đó. Chi phí này bao gồm nhân sự và vật liệu.
Hãy nhớ rằng việc tăng tốc chỉ hiệu quả đối với các hoạt động mà sự hỗ trợ bổ sung thực sự giúp rút ngắn thời lượng công việc. Vì vậy, khi bạn phân công công việc cho các thành viên bên ngoài nhóm, hãy đảm bảo rằng mọi người đều biết chính xác việc cần làm để tránh trùng lặp công việc, sai sót và các rủi ro khác ảnh hưởng đến năng suất.
Mặc dù có thể sử dụng đồng thời phương pháp gấp rút và theo dõi nhanh, nhưng điều này có thể rủi ro và tốn kém. Vì vậy, chúng tôi khuyên bạn nên thận trọng khi thực hiện. 🚧
Nhược điểm của việc sử dụng đồng thời hai kỹ thuật này là tăng ngân sách và làm việc quá sức do có nhiều người làm việc, đa nhiệm và thêm công việc từ các dự án mới đối với họ.
Ngoài ra, trong trường hợp theo dõi nhanh thất bại, nhiều nhà quản lý dự án vẫn chuyển sang phương pháp "crash" (thực hiện gấp rút)! Vì vậy, nếu dự án của bạn đang chậm tiến độ và bạn chưa quen với các kỹ thuật nén lịch trình, hãy sử dụng từng công cụ một. 🙂
Thời điểm hoàn hảo để theo dõi nhanh ⏰
Mặc dù việc chuyển sang theo dõi nhanh dự án có vẻ như là một dấu hiệu cảnh báo, nhưng thực tế nó phổ biến hơn bạn nghĩ.
Hãy thận trọng khi quyết định tần suất sử dụng kỹ thuật này, nhưng ngoài việc dự án bị chậm trễ, còn có nhiều lý do khác để sử dụng kỹ thuật này, vì vậy không có lý do gì để cảm thấy xấu hổ!
Bạn có thể sử dụng theo dõi nhanh trong quản lý dự án khi muốn kết thúc một dự án để bắt đầu một cơ hội mới, được khách hàng yêu cầu hoặc bị áp lực hoàn thành dự án từ đối thủ cạnh tranh — nhưng hãy lưu ý những rủi ro!
Mỗi loại kỹ thuật nén lịch trình đều có những rủi ro và thách thức riêng, bao gồm cả theo dõi nhanh. Và nó đòi hỏi một nhà quản lý dự án thực sự am hiểu công việc của mình. 🧐
Rủi ro và lợi ích của việc theo dõi nhanh
May mắn thay, để theo dõi nhanh lộ trình dự án, bạn chỉ sử dụng các nguồn lực đã được ngân sách, do đó hầu như không có chi phí bổ sung để duy trì tiến độ.
Tuy nhiên, theo dõi nhanh trong quản lý dự án có thể rủi ro.
Theo dõi nhanh về cơ bản là đa nhiệm được lên kế hoạch cẩn thận với rủi ro cao hơn. Giống như bất kỳ nỗ lực đa nhiệm nào khác, mọi thứ có thể dễ dàng trở nên mất kiểm soát khi phải xử lý nhiều deadline cùng một lúc.
Với nhiều mục hành động diễn ra cùng lúc, khả năng phải xem lại các công việc đã hoàn thành trước đó và có thể phải làm lại toàn bộ là rất cao.
Sự phức tạp thêm này cũng có thể cản trở chất lượng và hiệu quả của dự án, tất cả đều có thể làm chậm dòng thời gian mà kế hoạch theo dõi nhanh của bạn dự kiến sẽ đẩy nhanh.
Mặc dù bạn có thể tránh được một số chi phí phát sinh bằng cách không sử dụng thêm nguồn lực, nhưng hãy cẩn thận với tình trạng kiệt sức!
PeacockTV/ GIPHY
Bạn và nhóm của bạn sẽ có thêm công việc vào khối lượng công việc của mình sớm hơn dự kiến, và tiết kiệm tiền có vẻ hay trên giấy tờ, nhưng giữ cho nhân viên của bạn hạnh phúc và cân bằng cuộc sống là điều thực sự vô giá. ✨
Nhưng đừng để những rủi ro này ngăn cản bạn theo dõi nhanh quản lý dự án! Có nhiều cách để tránh những rủi ro này, và bạn sẽ chỉ cải thiện với công cụ này thông qua thực hành và lập kế hoạch! Như chúng tôi luôn nói tại ClickUp, tiến độ hướng tới sự hoàn hảo. 😎
Gợi ý của chúng tôi: Giao tiếp, giao tiếp và giao tiếp lại.
Có vẻ rất đơn giản, nhưng nó hiệu quả… và khó hơn một chút so với tưởng tượng.
Một quản lý dự án hiểu rõ dòng thời gian như lòng bàn tay và có thể nhanh chóng cập nhật cho nhóm về bất kỳ thay đổi nào, cho đến những chi tiết nhỏ nhất, có thể giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong quá trình theo dõi nhanh.
Đặc biệt khi nhóm đang tăng khối lượng công việc, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng mọi người đều biết những gì đang xảy ra, khi nào nó có hiệu lực, tại sao dự án được theo dõi nhanh và nó sẽ ảnh hưởng đến công việc của họ như thế nào.
Mặc dù việc theo dõi nhanh không ảnh hưởng đến phạm vi dự án của bạn, nhưng vẫn sẽ có một số thời hạn mới cho mỗi công việc trong quá trình thực hiện, và bạn càng sớm thông báo cho nhóm của mình về những thay đổi này, thì càng tốt!
Ngoài ra, bạn cũng nên chia sẻ những rủi ro liên quan đến việc theo dõi nhanh nói trên để bạn (hoặc người quản lý dự án của bạn) không phải là người duy nhất tìm kiếm những trở ngại cụ thể trước ngày giao hàng.
Được rồi, có vẻ như hơi nhiều. Nhưng đó chỉ là vì chúng tôi muốn đảm bảo rằng bạn đã chuẩn bị và sẵn sàng để thực hiện kế hoạch theo dõi nhanh tốt nhất từ trước đến nay!
Dưới đây là một cách để thực hiện việc này.
Cách theo dõi nhanh dự án của bạn
Không phải là theo dõi nhanh tốt hơn tất cả các công cụ nén lịch trình khác, mà là bạn cần biết công cụ nào phù hợp với mình! Và cách sử dụng chúng.
Trước khi bắt tay vào bất kỳ nỗ lực nào để đẩy nhanh tiến độ dự án bị chậm trễ, hãy đảm bảo rằng bạn đã chuẩn bị sẵn phần mềm quản lý dự án để giúp bạn quản lý tất cả các phần chuyển động ở một nơi duy nhất.
Giống như ClickUp!
Tải xuống ClickUp và truy cập trên mọi thiết bị, mọi lúc
ClickUp là một giải pháp quản lý công việc mạnh mẽ với hàng trăm công cụ để hợp lý hóa các quy trình quản lý dự án của bạn bằng cách hợp nhất các nhiệm vụ, tài liệu, giao tiếp và tiến độ của bạn trong một nền tảng duy nhất.
Nó cung cấp tính năng cộng tác và tùy chỉnh ở cốt lõi của mọi tính năng để giữ cho toàn bộ nhóm dự án luôn cập nhật và duy trì tính minh bạch ở mọi giai đoạn của dự án.
Hơn nữa, nó tích hợp với hơn 1.000 công cụ khác để kết nối liền mạch với hệ thống công nghệ hiện tại của bạn và đảm bảo bạn không lãng phí thời gian khi tiết kiệm thời gian cho các dự án của mình! Ngay cả những dự án đang bị chậm trễ một chút. 🙌🏼
Sprint trong ClickUp có thể giúp bạn lập kế hoạch thời lượng dự án và công việc một cách hiệu quả trong bất kỳ dòng thời gian nào và trực quan hóa khối lượng công việc của bạn với hơn 15 chế độ xem bao gồm Gantt, Bảng và Bản đồ Tư duy — một lợi thế lớn cho các nhà quản lý dự án trong các nhóm đa chức năng.
Vẽ mối quan hệ giữa các nhiệm vụ và nhiệm vụ Cột mốc trong chế độ xem Gantt trong ClickUp
Mặc dù ClickUp có thể lưu trữ và sắp xếp tài sản của bạn như một chuyên gia, nhưng việc theo dõi nhanh không tự nhiên xảy ra. Nó đòi hỏi sự lập kế hoạch cẩn thận như bản đồ dự án ban đầu của bạn, và chúng tôi có những mẹo để giúp bạn bắt đầu trong năm bước đơn giản. 🖐🏼
5 bước để theo dõi nhanh
Mặc dù tất cả các nhu cầu của dự án là khác nhau, nhưng bất kỳ nỗ lực nào để điều chỉnh lại lịch trình hiện tại đều cần khá nhiều thời gian và hiệu quả để toàn bộ nhóm có thể tham gia.
Kế hoạch theo dõi nhanh mà bạn tạo có thể bị ảnh hưởng bởi số lượng công việc quá hạn, công việc phụ thuộc, thời gian và lý do dự án bị chậm trễ, nhưng năm bước sau đây sẽ giúp bạn quyết định liệu công cụ này có phù hợp với bạn hay không và cách để bắt đầu lại.
1. Xác định các vấn đề để xác định mục tiêu của bạn.
Hãy xem xét các yêu cầu, mục tiêu ban đầu, ưu tiên và cột mốc của dự án. Xác định những điểm và lý do khiến dự án của bạn rơi vào tình trạng này và tự hỏi liệu việc theo dõi nhanh có thể giải quyết vấn đề hay có thể gây ra thêm rắc rối.
Trong Bảng điều khiển của ClickUp, bạn có thể dễ dàng xác định "tình trạng" tổng thể của dự án bằng cách xem tổng quan về tiến độ dự án. Xem số cột mốc trong dự án, khối lượng công việc hiện tại của nhóm, hiệu suất và Sprint chỉ trong vài giây.
Có cái nhìn tổng quan về tiến độ dự án của bạn trong Bảng điều khiển trong ClickUp
2. Kiểm tra lịch trình dự án hiện tại của bạn.
Hãy tự hỏi mình:
- Bạn cần bao nhiêu thời gian để phục hồi?
- Những công việc nào nằm trong lộ trình quan trọng?
- Những công việc nào phụ thuộc vào công việc khác?
- Những thay đổi này sẽ tác động như thế nào đến khối lượng công việc của từng cá nhân?
Trước khi điều chỉnh lịch trình hiện tại, hãy đảm bảo bạn có thể trả lời từng câu hỏi sau để tránh các vấn đề phát sinh và rủi ro khi thực hiện theo dõi nhanh trong tương lai!
3. Tìm kiếm cơ hội theo dõi nhanh cho mình.
Hãy nhớ rằng, bạn chỉ có thể theo dõi nhanh các nhiệm vụ trên đường dẫn quan trọng. Chồng chéo các nhiệm vụ không phụ thuộc lẫn nhau và nếu chưa làm, hãy chuyển các nhiệm vụ này thành Cột mốc trong ClickUp!
Các công việc được chuyển thành Cột mốc được phân biệt với các công việc khác bằng hình kim cương trên dòng thời gian dự án của bạn. Khi mở Cột mốc, bạn sẽ ngay lập tức thấy các mối quan hệ và phụ thuộc giữa các công việc cần lưu ý.
Một mẹo chuyên nghiệp khác? Xem dòng thời gian dự án của bạn dưới dạng Biểu đồ Gantt hoặc Bản đồ Tư duy để có cái nhìn trực quan hơn về lịch trình nén của bạn.
Và chúng tôi đã đề cập rằng ClickUp cung cấp cả hai chế độ xem này và hơn 13 chế độ xem khác chưa? 👀
4. Xem xét các nguồn lực của bạn. Kế hoạch theo dõi nhanh của bạn có thực tế không?
Xem khối lượng công việc có thể theo dõi nhanh của nhóm bạn và tạo các sprint để chia nhỏ các công việc còn lại thành các khung thời gian khả thi.
Điều này có thể giúp bạn luôn nắm rõ các thời hạn mới và dễ dàng theo dõi nhóm công việc nào sẽ được thực hiện vào thời điểm nào.
Tạo, quản lý và tùy chỉnh Sprint của bạn trong ClickUp hoặc xem Trung tâm mẫu để tự động hóa quy trình quản lý dự án đồng thời cắt giảm công việc lặp đi lặp lại!
5. Theo dõi tiến độ của bạn.
Theo dõi nhanh không chỉ cần một kế hoạch vững chắc hay một nhà quản lý dự án giỏi, mà còn cần một nền tảng mạnh mẽ để theo dõi công việc đã hoàn thành.
Thường xuyên liên lạc trực tiếp với nhóm của bạn ở một nơi dễ tiếp cận. Một hệ thống quản lý công việc tất cả trong một như ClickUp có thể giúp hợp lý hóa các quy trình dự án của bạn đồng thời loại bỏ việc phải kiểm tra nhiều tab và chương trình khác nhau để gửi tin nhắn nhanh.
Thường xuyên kiểm tra trạng thái của các công việc đang tiến hành và trao đổi với nhóm! Đảm bảo đồng nghiệp của bạn đang thích nghi tốt với những thay đổi mới và sẵn sàng hỗ trợ và điều chỉnh lại khi cần thiết. Bạn có thể làm được. 💪🏼
HBOmax/ GIPHY
Tăng tốc thực hiện dự án
Hãy lặp lại theo chúng tôi: Chậm tiến độ là điều bình thường và ai cũng có thể gặp phải ở một thời điểm nào đó.
Hãy cố gắng không biến điều này thành thói quen. 😉
Các công cụ nén lịch trình như theo dõi nhanh có mặt để giúp bạn điều chỉnh kế hoạch dự án để hoàn thành công việc đúng thời hạn, ngay cả khi lộ trình gặp một vài thay đổi bất ngờ trong quá trình thực hiện.
Vì vậy, hãy hít thở sâu vài lần, chia sẻ kế hoạch theo dõi nhanh của bạn với nhóm và chuyển sang các giải pháp quản lý công việc như ClickUp để dễ dàng điều chỉnh và quản lý thời hạn khi cần thiết!