Là một quản lý dự án, bạn có thể cảm thấy mình như một anh hùng thầm lặng. Bạn không chỉ quản lý các nhóm, công việc, ngân sách và dòng thời gian, mà còn chịu trách nhiệm trình bày báo cáo trạng thái dự án hàng tuần cho các bên liên quan.
Không áp lực, đúng không?
Thay vì lo lắng khi đến lúc phải trình bày với CEO về những gì bạn đã làm, hãy tạo báo cáo trạng thái dự án. Báo cáo này tóm tắt công việc đã hoàn thành cho đến thời điểm hiện tại và các bước tiếp theo, giúp bạn tiết kiệm thời gian khi lập báo cáo trạng thái hàng tuần trong các cuộc họp PM.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giải thích báo cáo trạng thái dự án là gì, những nội dung cần bao gồm trong báo cáo và cách tạo báo cáo dự án tốt hơn. Chúng tôi thậm chí còn cung cấp một số ví dụ và mẫu báo cáo trạng thái dự án để giúp bạn tiết kiệm thời gian tạo báo cáo trạng thái.
Bởi vì, cuối cùng, điều quan trọng là làm việc thông minh hơn, không phải làm việc chăm chỉ hơn. 💪
Báo cáo trạng thái dự án là gì?
Báo cáo trạng thái dự án là một tài liệu chi tiết cung cấp cho các bên liên quan chính một cái nhìn tổng quan về tiến độ của dự án trong một kỳ nhất định. Các quản lý dự án thường chuẩn bị loại báo cáo dự án này thường xuyên và chia sẻ với các thành viên trong nhóm, ban quản lý hoặc khách hàng.
Báo cáo trạng thái dự án giúp theo dõi tiến độ dự án so với kế hoạch và giữ cho tất cả các thành viên nhóm liên quan cùng hiểu rõ tình hình.
Mục tiêu ở đây là giữ cho mọi người được thông báo về tiến độ của dự án. Nếu bạn đang làm công việc liên quan đến khách hàng, báo cáo trạng thái dự án sẽ đảm bảo với khách hàng rằng bạn đang làm việc chăm chỉ.
Báo cáo trạng thái dự án có thể phục vụ nhiều mục đích, chẳng hạn như:
- Giữ cho các bên liên quan được thông báo về tiến độ dự án
- Giúp các nhóm dự án theo dõi ngân sách và dòng thời gian của dự án so với kế hoạch
- So sánh việc sử dụng tài nguyên dự kiến với thực tế
- Đơn giản hóa việc giao tiếp về dự án
- Có được sự hỗ trợ trong tổ chức cho dự án và nhóm
Nếu bạn đang băn khoăn về tần suất viết báo cáo tiến độ, câu trả lời là: tùy thuộc vào từng trường hợp! Một số dự án có thể cần cập nhật trạng thái hàng tuần, trong khi những dự án khác phù hợp hơn với báo cáo tiến độ hàng tháng. Với điều đó trong đầu, hãy cùng xem các loại báo cáo trạng thái dự án phổ biến.
Các loại báo cáo trạng thái dự án
Tần suất cập nhật trạng thái dự án sẽ phụ thuộc vào độ phức tạp và dòng thời gian của dự án, và tất nhiên, sở thích của các bên liên quan. Chọn loại phù hợp nhất với bạn và nhóm của bạn, và tuân thủ lịch trình báo cáo của bạn.
Có bốn loại báo cáo tiến độ dự án định kỳ:
- Báo cáo trạng thái hàng ngày: Các dự án có nhịp độ nhanh và năng động thường được hưởng lợi từ các báo cáo tiến độ hàng ngày. Bản cập nhật dự án hàng ngày tóm tắt các hoạt động trong ngày, những thách thức phải đối mặt và bất kỳ mục hành động nào cần được nhấn mạnh. Nó thường bao gồm một ghi chú về các hoạt động đã lên kế hoạch cho ngày hôm sau. Vì thời gian hoàn thành thường ngắn, hãy giữ cho báo cáo hàng ngày ngắn gọn và liên quan nhất có thể.
- Báo cáo trạng thái hàng tuần: Đây là định dạng báo cáo trạng thái dự án được sử dụng thường xuyên nhất. Báo cáo này tóm tắt toàn bộ hoạt động và kết quả của một tuần, các cột mốc sắp tới và rủi ro tiềm ẩn (cùng với các chiến lược giảm thiểu rủi ro). Cập nhật tiến độ hàng tuần là cách lý tưởng để giữ cho các bên liên quan được cập nhật trong suốt quá trình thực hiện dự án dài hạn. Các báo cáo trạng thái dự án này thường được sử dụng cho các dự án tập trung, liên quan đến khách hàng, vì vậy hãy chú ý đến lịch trình, ngân sách và các bước tiếp theo của bạn
- Báo cáo trạng thái hàng tháng: Một số bên liên quan, chẳng hạn như lãnh đạo cấp cao và đối tác bên ngoài, chỉ yêu cầu cập nhật một lần mỗi tháng. Các báo cáo này cung cấp cho họ một cái nhìn tổng quan ngắn gọn về các hoạt động trong cả tháng, với những điểm nổi bật và thách thức chính. Chúng cũng thông báo cho mọi người về các hoạt động dự án sẽ được thực hiện trong tháng tiếp theo. Đây là những báo cáo phổ biến nếu bạn đang thực hiện, chẳng hạn như một dự án tiếp thị, trong đó bạn cần thời gian giữa các báo cáo trạng thái để theo dõi KPI và các chỉ số
- Báo cáo trạng thái hàng quý: Chia sẻ báo cáo tiến độ dự án hàng quý với các giám đốc điều hành và thành viên hội đồng quản trị giúp các quản lý dự án cập nhật thông tin và đưa ra quyết định chiến lược. Đây là những bản cập nhật dự án toàn diện, xem xét tình trạng dự án tổng thể và xem xét các chỉ số và KPI (chỉ số hiệu suất chính). Chúng thường bao gồm cập nhật ngân sách, dự báo, cập nhật rủi ro và các khuyến nghị có giá trị chiến lược. Giữ báo cáo quý ở mức tổng quan. Dễ dàng bị sa vào chi tiết khi có ba tháng dữ liệu để phân tích, nhưng hãy tập trung vào những điểm quan trọng nhất
Cách viết báo cáo trạng thái dự án (với các ví dụ hữu ích)
Tại thời điểm này, bạn có thể đã có ý tưởng về tần suất mong muốn của báo cáo trạng thái dự án. Nhưng làm thế nào để tổng hợp tất cả lại với nhau?
Không cần phải tự làm báo cáo dự án của riêng bạn. Chỉ cần làm theo các bước sau và làm theo các ví dụ và mẫu đã được chứng minh để tạo báo cáo trạng thái dự án trong thời gian ngắn. ⏲️
Bước 1: Hiểu nhu cầu của các bên liên quan đến dự án
Báo cáo trạng thái dự án của bạn không cần phải chứa quá nhiều dữ liệu. Tất cả những gì bạn cần là thông tin quan trọng nhất đối với các bên liên quan đến dự án.
Hiểu rõ đối tượng mục tiêu của bạn. Họ cần xem gì? Họ thực sự quan tâm đến điều gì? 👀
Ví dụ, nếu bạn là lập trình viên nhưng các bên liên quan là những nhà quản lý không có kiến thức kỹ thuật, đây không phải là lúc để giải thích về sự phức tạp của Javascript. Nhà tài trợ dự án của bạn chỉ quan tâm đến các tính năng và hàm, vì vậy hãy tạo một báo cáo có ý nghĩa, không sử dụng thuật ngữ chuyên môn để giúp họ đưa ra quyết định nhanh hơn.
Bước 2: Chọn lịch báo cáo
Báo cáo dự án không phải là thứ bạn tạo ra khi bạn cảm thấy thích. Đây cần phải là một phần thường xuyên trong quy trình làm việc của bạn để hiểu tình trạng tổng thể của dự án. Quyết định xem các bản cập nhật dự án của bạn sẽ được gửi hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hay hàng quý. Thêm nó vào giải pháp quản lý công việc của bạn để không quên.
Bạn cũng nên thiết lập lời mời lịch định kỳ với tất cả các bên liên quan quan trọng để có thể xem báo cáo trạng thái một cách nhất quán.
Bước 3: Bắt đầu thu thập dữ liệu
Mỗi báo cáo tình trạng dự án phải là duy nhất. Lấy dữ liệu phù hợp nhất từ hệ thống của bạn để cập nhật báo cáo trước khi xem xét cùng nhóm.
Bạn có thể nhập dữ liệu dự án theo cách thủ công, nhưng chúng tôi dám cá rằng bạn quá bận rộn để làm việc đó. Thay vào đó, hãy tạo một bảng điều khiển tùy chỉnh để theo dõi mọi thứ, để bạn không phải đau đầu với hàng loạt công việc, dự án và nhân viên.
Mời nhóm của bạn chia sẻ ý kiến trước một ngày nhất định để bạn có thể đưa chúng vào báo cáo.
Bước 4: Sử dụng mẫu báo cáo trạng thái dự án toàn diện
Một số nhà quản lý dự án tạo báo cáo từ bảng tính Excel hoặc Tài liệu Google, nhưng việc này đòi hỏi phải sao chép và dán rất nhiều. Thay vào đó, hãy tạo báo cáo từ dữ liệu trong hệ thống quản lý dự án của bạn để có thể thực hiện chỉ bằng một cú nhấp chuột.
Tất nhiên, bạn cần sử dụng mẫu báo cáo trạng thái dự án dựa trên loại dự án mà bạn đang thực hiện.
Mẫu báo cáo trạng thái dự án ClickUp
Với các mẫu như ClickUp, báo cáo trạng thái dự án trở nên dễ dàng như việc nhập dữ liệu của bạn vào một mẫu có các phần, đồ họa và mã màu sắc tuyệt đẹp, sẵn sàng để sử dụng.
Ví dụ: Mẫu báo cáo trạng thái dự án ClickUp thực chất là một Bảng trắng mà bạn có thể chuyển đổi thành báo cáo trạng thái chỉ với vài cú nhấp chuột.
Sử dụng mẫu để:
- Sắp xếp dự án theo nhãn, bộ lọc hoặc công việc nhất định
- Tự động tạo biểu đồ và đồ thị tình trạng dự án
- Chia sẻ công việc, ngày đáo hạn và chi tiết ngân sách với nhóm và các bên liên quan quan trọng
Mẫu báo cáo trạng thái dự án thậm chí còn đi kèm với các trạng thái, trường và chế độ xem có thể tùy chỉnh để bạn có thể tùy chỉnh theo ý mình. Thay vì chuyển đổi giữa phần mềm quản lý dự án và tài liệu báo cáo trạng thái, bạn có thể lưu trữ mọi thứ trong nền tảng ClickUp để tăng tốc đáng kể thời gian tạo báo cáo.
Đó là một lợi ích toàn diện, phải không? 🏆
Bước 5: Cập nhật liên tục
Báo cáo trạng thái dự án là một tài liệu sống. Thông tin trong báo cáo này nên được thay đổi thường xuyên để phản ánh trạng thái hiện tại của dự án, nhưng bạn có thể thay đổi mẫu của mình.
Thu thập phản hồi từ tất cả các bên liên quan để xem họ có thấy các cập nhật hữu ích hay không. Nếu họ không nghĩ báo cáo tiến độ hữu ích, bạn có thể cần thêm hoặc cắt bớt các phần.
Nhưng đừng lấy làm cá nhân: nếu những thay đổi này làm cho báo cáo trở nên hấp dẫn hơn, việc điều chỉnh quy trình báo cáo là đáng giá.
Lợi ích của việc sử dụng báo cáo trạng thái dự án trong quản lý dự án
Tất nhiên, bạn có thể chuẩn bị một vài điểm thảo luận trước cuộc họp kiểm tra tiếp theo. Nhưng điều đó không chuyên nghiệp bằng một báo cáo tiến độ dự án đúng đắn.
Với mẫu hoặc chế độ xem dự án phù hợp, việc tạo báo cáo trạng thái quản lý dự án sẽ không mất nhiều thời gian. Chỉ với vài cú nhấp chuột, bạn hoặc các quản lý dự án của bạn có thể tạo ra một tài liệu chất lượng với nhiều lợi ích.
1. Giữ cho các bên liên quan hài lòng
Sếp của bạn đang nóng lòng chờ đợi bản cập nhật trạng thái? Bạn có khách hàng đang rất mong chờ kết quả?
Báo cáo trạng thái dự án giúp xoa dịu lo lắng của khách hàng và cho sếp thấy rằng bạn làm việc rất nghiêm túc. Đây là công cụ quản lý dự án hữu ích, giúp cập nhật cho mọi người về các cột mốc của dự án và tiến độ chung.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng báo cáo trạng thái dự án tuyệt vời làm công cụ theo dõi hiệu suất. Điều này không chỉ cho thấy dự án đang tiến triển như thế nào mà còn chứng minh nỗ lực của mọi thành viên trong nhóm.
2. Tăng cường sự hợp tác trong nhóm
Làm việc nhóm giúp thực hiện ước mơ, nhưng quản lý một nhóm lớn là việc phức tạp. May mắn thay, báo cáo trạng thái dự án giúp mọi người cùng hiểu nhau và thúc đẩy sự hợp tác trong nhóm.
Thay vì để các việc cần làm trong dự án trôi nổi trong không khí, báo cáo trạng thái cung cấp cho mọi người các mục hành động rõ ràng. Nó cung cấp cấu trúc và trách nhiệm để thúc đẩy nhóm dự án của bạn làm việc tốt nhất. 🙌
Ngoài ra, báo cáo thường xuyên còn có thể nâng cao tinh thần của nhóm. Hình dung thành công và các cột mốc đã hoàn thành giúp nhấn mạnh thành tích của nhóm thay vì chỉ tập trung vào các công việc sắp tới. Và dữ liệu gần đây cho thấy sự công nhận giúp cải thiện sức khỏe của nhân viên
3. Tăng tốc dòng thời gian dự án
Không ai thích dự án bị trì hoãn. Mặc dù bạn không thể tránh khỏi tất cả các trục trặc, nhưng báo cáo trạng thái dự án thường xuyên sẽ giúp nhóm của bạn chịu trách nhiệm về tiến độ dự án.
Báo cáo trạng thái cung cấp cấu trúc rất cần thiết cho quá trình quản lý dự án, giúp giảm thiểu thời gian và nỗ lực lãng phí. Theo dõi dòng thời gian của bạn với trình theo dõi dự án.
Từ đó, việc xuất dữ liệu để cung cấp cho mọi người một báo cáo chi tiết chỉ mất vài cú nhấp chuột.
4. Xác định vấn đề càng sớm càng tốt
Xác định rủi ro giúp ngân sách dự án của bạn luôn trong tầm kiểm soát và công việc được hoàn thành đúng thời hạn — miễn là bạn phát hiện rủi ro tiềm ẩn đủ sớm. Báo cáo trạng thái quản lý dự án nên bao gồm một phần về những thách thức và trở ngại để bạn có thể thảo luận với nhóm dự án.
Điều này giúp bạn có cơ hội tập hợp tại trung tâm điều khiển và đưa ra giải pháp cho các công việc có rủi ro càng sớm càng tốt. ⚒️
Thay vì vội vàng đối phó với các nhiệm vụ phụ bất ngờ, việc dự đoán trước các vấn đề sẽ giúp nhóm của bạn tập trung và làm việc hiệu quả hơn. Nếu bạn làm việc trong một ngành có quy định nghiêm ngặt, điều này thậm chí còn có thể giúp quản lý rủi ro, điều mà bộ phận pháp lý của bạn sẽ rất thích.
5. Ra quyết định tốt hơn
Đôi khi, quản lý dự án đòi hỏi bạn phải hành động theo bản năng, nhưng 90% trường hợp, bạn cần chứng minh quyết định của mình bằng dữ liệu. Báo cáo trạng thái thường xuyên cung cấp đủ thông tin dự án để hỗ trợ việc ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Báo cáo trạng thái dự án bao gồm các chỉ số quan trọng cho bạn biết liệu đã đến lúc điều chỉnh hướng đi hay mọi thứ vẫn ổn. Định lượng thành công của dự án bằng các chỉ số như:
- Hoàn thành đúng thời hạn
- Ngày làm việc
- Thời gian dành cho
- Phần trăm hoàn thành
- Sự hài lòng của khách hàng
- Tỷ lệ lỗi
Tốt nhất, bạn nên xem dữ liệu từ các kỳ báo cáo trước để xác định xu hướng. Ví dụ: nếu bạn thường xuyên vượt ngân sách cho một số loại dự án (hoặc với một số khách hàng cụ thể), bạn có thể cần tăng giá thầu cho dự án tiếp theo hoặc tìm kiếm các cơ hội tiết kiệm chi phí đáng kể.
6. Cải thiện giao tiếp
Cho dù bạn đang trò chuyện với sếp, khách hàng hay thành viên trong nhóm, báo cáo trạng thái dự án đều hỗ trợ giao tiếp minh bạch. Báo cáo này không chỉ định dạng tất cả chi tiết dự án một cách dễ hiểu với màu sắc đẹp mắt, mà còn khuyến khích nhóm của bạn giao tiếp thường xuyên hơn. 🌻
Nếu sếp của bạn muốn có một bức tranh toàn cảnh rõ ràng hơn về tình trạng dự án, báo cáo trạng thái quản lý dự án sẽ trình bày mọi thứ rõ ràng để giảm rủi ro hiểu lầm.
Những nội dung cần bao gồm trong báo cáo trạng thái dự án
Khi bạn chuẩn bị tạo báo cáo trạng thái dự án đầu tiên, bạn có thể tự hỏi mình cần bao gồm những gì trong báo cáo. Bạn không muốn bỏ sót thông tin quan trọng, nhưng cũng không muốn làm mọi người choáng ngợp với một bản báo cáo dài 20 trang.
Cố gắng đạt được sự cân bằng giữa chia sẻ thông tin và giữ cho báo cáo ngắn gọn, súc tích. Đảm bảo báo cáo trạng thái quản lý dự án của bạn bao gồm các yếu tố khóa sau. 🔑
a. Một tóm tắt điều hành chi tiết nhưng súc tích
Tóm tắt điều hành nên cung cấp thông tin cấp cao cùng với những điểm nổi bật trong báo cáo. Đây là bản tóm tắt dự án "tl;dr" mà CEO của bạn sẽ xem trong 60 giây trước cuộc họp trạng thái, vì vậy đừng làm qua loa.
Mặc dù phần tóm tắt được viết trước tiên, nhưng bạn cần thông tin trong phần còn lại của báo cáo để viết nó. Đó là lý do tại sao bạn nên luôn viết phần tóm tắt điều hành cuối cùng.
Nhóm của bạn sẽ đọc toàn bộ báo cáo nếu muốn biết thêm chi tiết, vì vậy hãy giữ bản tóm tắt ngắn gọn — không quá sáu câu. Bắt đầu với hướng dẫn được ghi chép đầy đủ bằng cách sử dụng Mẫu trạng thái dự án điều hành của ClickUp.
b. Tiến độ dự án trực quan
Phần tiến độ nêu chi tiết trạng thái hiện tại, các cột mốc đã hoàn thành và các kết quả cần đạt được. Mọi người thường có trí nhớ ngắn, vì vậy nhắc nhở mọi người về những gì bạn đã đạt được cho đến nay là một cách tuyệt vời để ghi nhận công việc xuất sắc của nhóm. ✨
Đây là phần để bạn khoe thành tích của nhóm mình. Hãy trình bày chúng bằng các biểu đồ Gantt và đồ họa đẹp mắt, giúp hình dung các kết quả hoặc mục tiêu dự án.
Thanh tiến độ, biểu đồ đường hoặc các ô được đánh dấu sẽ chắc chắn thu hút sự chú ý của sếp bạn đến những nơi cần thiết. Phần tiến độ của báo cáo trạng thái nên tiếp tục từ báo cáo trước đó.
Nếu bạn tạo báo cáo trạng thái dự án hàng quý, bạn sẽ dễ quên mình đã làm đến đâu. Luôn so sánh báo cáo hiện tại với các báo cáo trước đó để không bỏ sót bất kỳ thông tin nào.
c. Lịch trình tổng thể của dự án
Các dự án sống và chết theo thời hạn. Phần này của báo cáo trạng thái dự án nên bao gồm dòng thời gian tổng thể của dự án và cung cấp thông tin cập nhật về tình hình hiện tại của bạn. Ghi chú nếu bạn đang đi trước tiến độ, đúng tiến độ hoặc (nuốt nước mắt) đang chậm tiến độ.
Thay vì liệt kê lịch trình bằng văn bản, hãy tạo bảng điều khiển trực quan, chế độ xem Lịch hoặc biểu đồ Gantt để mọi người dễ dàng nắm bắt các khung thời gian phức tạp trong thời gian ngắn hơn.
d. Thông tin chi tiết về ngân sách dự án
Sau khi hoàn thành thời hạn, quản lý ngân sách là trách nhiệm lớn nhất của bạn với tư cách là người quản lý dự án. Cho dù là khách hàng hay cấp quản lý cao hơn, báo cáo trạng thái dự án của bạn phải phân tích hiệu quả tài chính của dự án.
Một lần nữa, hãy cố gắng hình dung điều này càng nhiều càng tốt. Ví dụ: nếu bạn lập ngân sách dựa trên tỷ lệ phần trăm, hãy ghi chú số tiền bạn đã chi cho dự án bằng biểu đồ tròn. Sử dụng phần này của báo cáo để dự báo chi tiêu ngân sách trong tương lai.
e. Những thách thức và rào cản phổ biến
Điều gì đang cản trở bạn ngay lúc này? Đây là cơ hội của bạn để chia sẻ.
Thay vì để các vấn đề âm ỉ trong lòng, hãy nêu ra chúng. Ví dụ: nếu khách hàng không cung cấp cho bạn thông tin chính xác về dự án, hãy ghi chú lại ở đây. Hoặc, nếu nhóm của bạn không có quyền truy cập vào các công cụ phù hợp để tiến hành công việc, hãy nêu ra vấn đề này. 📣
Toàn bộ nhóm sẽ tập hợp để xem xét báo cáo trạng thái dự án, vì vậy đây là cơ hội để bạn cùng nhau xem xét các trở ngại và rủi ro của dự án.
f. Các bước tiếp theo được truyền đạt rõ ràng
Trừ khi bạn đã hoàn thành 100% dự án, bạn sẽ cần phải nêu rõ những việc cần làm tiếp theo. Trong phần này của báo cáo trạng thái dự án, hãy làm rõ các công việc và cột mốc quan trọng mà bạn vẫn cần hoàn thành.
Nhưng đừng chỉ liệt kê các công việc. Hãy thêm một chút trách nhiệm bằng cách giao các bước tiếp theo cho các thành viên cụ thể trong nhóm, cùng với ngày đáo hạn. Bằng cách này, bạn sẽ có một lộ trình rất rõ ràng để tiến về phía trước, đồng thời đảm bảo trách nhiệm, để không ai phải băn khoăn về nhiệm vụ của mình.
g. Tất cả các chỉ số KPI và chỉ số dự án
Cuối cùng, mỗi báo cáo trạng thái dự án nên bao gồm một phần dành riêng cho các chỉ số. Bạn có thể tự do lồng ghép các chỉ số này trong toàn bộ báo cáo, nhưng ngay cả như vậy, một số người vẫn muốn xem chế độ xem tổng quan về hiệu suất dự án ở một nơi.
Việc liệt kê các chỉ số của bạn trong một phần giúp bạn có thể theo dõi chúng theo thời gian. Xem xét mức trung bình trong suốt quá trình thực hiện dự án, cũng như so sánh báo cáo này với các báo cáo trước đó để xem liệu bạn có đang đi đúng hướng hay không.
Mỗi dự án là khác nhau, nhưng tốt nhất là bạn nên theo dõi các chỉ số như:
- Hiệu quả chi phí
- Thời gian đã ghi lại
- Lợi nhuận gộp
- Sự hài lòng của khách hàng
- Năng suất
- Hoàn thành ngày đáo hạn thành công
Báo cáo càng ít giống một bức tường đầy những con số nhàm chán thì càng tốt. Sử dụng mẫu báo cáo dự án với đồ họa đẹp mắt để làm nổi bật các chỉ số của bạn.
Cách báo cáo trạng thái dự án: Các phương pháp hay nhất và mẹo hữu ích
Chúng tôi đã tổng hợp một số gợi ý hữu ích về cách viết báo cáo trạng thái dự án hiệu quả. Hãy tham khảo nhé.
1. Giữ sự nhất quán
Xác định tần suất chia sẻ báo cáo (ví dụ: hàng tuần hoặc hàng tháng) và tuân thủ lịch trình. Sự nhất quán giúp xây dựng lòng tin và đảm bảo các bên liên quan luôn được cập nhật thông tin.
Ngoài ra, định dạng chuẩn hóa giúp các bên liên quan dễ dàng so sánh các báo cáo theo thời gian. Giữ định dạng báo cáo tiến độ dự án của bạn nhất quán và dễ theo dõi.
Mẹo chuyên nghiệp: Cài đặt cập nhật của bạn thành nhiệm vụ định kỳ trong ClickUp có thể giúp bạn duy trì trách nhiệm
2. Đáp ứng nhu cầu của các bên liên quan
Điều chỉnh các bản cập nhật tiến độ cho phù hợp với các bên liên quan. Để đảm bảo bạn đang làm việc này, hãy bắt đầu với mục tiêu trong đầu. Mục tiêu là cung cấp bản cập nhật chung, báo cáo vấn đề lên cấp trên, tìm kiếm quyết định hay ăn mừng cột mốc quan trọng?
Cân bằng mức độ chi tiết dựa trên đối tượng đọc báo cáo. Ví dụ: báo cáo cho các thành viên nhóm dự án của bạn cần chi tiết cụ thể, trong khi các bên liên quan cấp cao hơn sẽ muốn biết về trạng thái dự án tổng thể và các vấn đề quan trọng.
3. Giữ cho báo cáo ngắn gọn và liên quan
Tập trung vào thông tin quan trọng và có thể hành động nhất, đồng thời sử dụng tiêu đề lớn rõ ràng và tóm tắt ngắn gọn để giúp người đọc nhanh chóng hiểu nội dung.
Khi có thể, hãy chia sẻ các chỉ số có thể định lượng như cột mốc đã đạt được so với kế hoạch, tỷ lệ công việc đã hoàn thành, sử dụng ngân sách so với dự báo, v.v.
Mẹo chuyên nghiệp: ClickUp Brain có thể giúp rút ngắn các đoạn văn dài và kiểm tra lỗi trong quá trình soạn thảo
4. Sử dụng hình ảnh để tăng tính rõ ràng
Không phải ai cũng xử lý thông tin theo cùng một cách; hãy làm cho bản cập nhật trạng thái dự án của bạn dễ hiểu hơn bằng cách sử dụng hình ảnh.
Biểu đồ Gantt, đồ thị và chỉ báo đèn giao thông có thể nâng cao chất lượng báo cáo trạng thái của bạn.
5. Tập trung vào giải pháp, không phải vấn đề
Khi thảo luận về các vấn đề, hãy nhớ nêu rõ những việc cần làm để giải quyết vấn đề đó. Các bên liên quan sẽ đánh giá cao những báo cáo hướng đến hành động.
Nếu có sự sai lệch so với kế hoạch (ví dụ: thay đổi phạm vi), hãy giải thích lý do tại sao và cách xử lý.
6. Nhận phản hồi
Khuyến khích các bên liên quan cung cấp phản hồi về định dạng và nội dung báo cáo. Liên tục cải tiến phương pháp của bạn để đáp ứng nhu cầu của họ một cách hiệu quả.
7. Tận dụng các công cụ và mẫu
Sử dụng các công cụ dựa trên đám mây hoặc phần mềm quản lý dự án như ClickUp để đảm bảo các bên liên quan có thể dễ dàng truy cập báo cáo.
Chúng cũng giúp bạn tạo bản cập nhật dự án chính xác nhanh hơn, với các tính năng như:
- Hỗ trợ AI cho phân tích dữ liệu, cập nhật trạng thái và viết báo cáo
- Bảng điều khiển cập nhật theo thời gian thực
- Biểu đồ Gantt giúp hiển thị ngay dòng thời gian, các mối phụ thuộc và độ trễ
- Các mẫu quản lý dự án được tạo sẵn để bạn không phải bắt đầu từ đầu
- Lưu trữ tài liệu tập trung với tính năng chỉnh sửa cộng tác và cập nhật thời gian thực
Ví dụ về báo cáo trạng thái dự án
Dưới đây là một vài ví dụ về định dạng báo cáo trạng thái dự án mẫu, để bạn có thể tham khảo cách cấu trúc bản cập nhật dự án của mình:
Ví dụ 1: Báo cáo trạng thái dự án phát triển ứng dụng
1. Tổng quan về dự án
- Tên dự án: Phát triển ứng dụng năng suất
- Mục tiêu: Xây dựng một ứng dụng di động để giúp người dùng tổ chức và quản lý công việc hàng ngày một cách hiệu quả.
- Ngày bắt đầu: 1 tháng 1 năm 2025
- Ngày kết thúc theo kế hoạch: 30 tháng 4 năm 2025
- Quản lý dự án: Jane Doe
2. Trạng thái hiện tại
- Trạng thái tổng thể: Đang tiến triển tốt / Có rủi ro / Bị trì hoãn
- Tỷ lệ hoàn thành: 45%
- Các cột mốc quan trọng đã hoàn thành: Thu thập yêu cầu Hoàn thành thiết kế UX/UI Phát triển API backend
- Thu thập yêu cầu
- Hoàn thành thiết kế UX/UI
- Phát triển API backend
- Thu thập yêu cầu
- Hoàn thành thiết kế UX/UI
- Phát triển API backend
3. Điểm nổi bật về tiến độ
- Tiến hành thành công thử nghiệm khả năng sử dụng cho các nguyên mẫu ban đầu
- Hệ thống đăng nhập và xác thực người dùng tích hợp
- API backend để tạo/lập và quản lý công việc đã hoàn thành
4. Rủi ro và vấn đề
- Rủi ro: Có thể xảy ra sự chậm trễ trong việc tích hợp cổng thanh toán do phụ thuộc vào nhà cung cấp bên thứ ba
- Vấn đề: Tắc nghẽn hiệu suất trong tính năng đồng bộ hóa công việc
5. Các bước tiếp theo
- Tối ưu hóa tính năng đồng bộ hóa để mang lại trải nghiệm người dùng mượt mà hơn
- Bắt đầu tích hợp frontend-backend
- Bắt đầu cuộc thảo luận về chiến lược tiếp thị
6. Ngân sách và tài nguyên
- Ngân sách đã sử dụng: $50,000 trên $100,000
- Cập nhật tài nguyên: Cần hỗ trợ thêm từ nhà phát triển để tối ưu hóa giao diện người dùng
Ví dụ 2: Báo cáo trạng thái dự án chiến dịch tiếp thị
1. Tổng quan về dự án
- Tên chiến dịch: Chiến dịch ra mắt sản phẩm mùa xuân
- Mục tiêu: Tăng nhận thức về thương hiệu và thúc đẩy doanh số cho dòng sản phẩm mới.
- Ngày bắt đầu: 1 tháng 2 năm 2025
- Ngày kết thúc theo kế hoạch: 1 tháng 5 năm 2025
- Quản lý Chiến dịch: John Smith
2. Trạng thái hiện tại
- Trạng thái tổng thể: Hơi chậm so với tiến độ
- Tỷ lệ hoàn thành: 60%
- Các cột mốc quan trọng đã hoàn thành: Xác định đối tượng mục tiêu và mục tiêu chiến dịch Phát triển tài sản sáng tạo (bản sao quảng cáo, đồ họa, video) Ra mắt quảng cáo ban đầu trên mạng xã hội
- Xác định đối tượng mục tiêu và mục tiêu chiến dịch
- Phát triển tài sản sáng tạo (bản sao quảng cáo, đồ họa, video)
- Đã khởi chạy các quảng cáo truyền thông xã hội ban đầu
- Xác định đối tượng mục tiêu và mục tiêu chiến dịch
- Phát triển tài sản sáng tạo (bản sao quảng cáo, đồ họa, video)
- Đã khởi chạy các quảng cáo truyền thông xã hội ban đầu
3. Điểm nổi bật về tiến độ
- Quảng cáo trên mạng xã hội đã tăng 20% lưu lượng truy cập website
- Hợp tác với các influencer, tiếp cận tổng cộng 500.000 người theo dõi
4. Rủi ro và vấn đề
- Rủi ro: Sự chậm trễ không lường trước trong việc giao hàng có thể ảnh hưởng đến thời gian thực hiện chiến dịch
- Vấn đề: Mức độ tương tác thấp hơn dự kiến trong các chiến dịch tiếp thị qua email
5. Các bước tiếp theo
- Cải thiện chiến lược tiếp thị qua email và thử nghiệm A/B các dòng tiêu đề
- Phát hành quảng cáo kỹ thuật số trên các nền tảng bổ sung (ví dụ: YouTube và TikTok)
- Chuẩn bị cho hậu cần sự kiện ra mắt sản phẩm
6. Ngân sách và tài nguyên
- Ngân sách đã sử dụng: $15,000 trên $25,000
- Cập nhật tài nguyên: Tuyển thêm nhà thiết kế đồ họa để hỗ trợ chiến dịch
Bạn có thể thích các hướng dẫn của chúng tôi về các loại tài liệu sản phẩm khác:
Tạo báo cáo trạng thái dự án chỉ với một cú nhấp chuột — Với ClickUp
Quản lý dự án thành công là một nghệ thuật. Mọi thứ có vẻ như đang diễn ra suôn sẻ, nhưng báo cáo trạng thái dự án cho thấy bạn và nhóm của bạn đã nỗ lực bao nhiêu để đạt được kết quả này. 🎨
Giữ cho nhóm của bạn đồng nhất, trấn an các bên liên quan và tạo kế hoạch dự án có cấu trúc hơn với mẫu báo cáo trạng thái dự án.
Mặc dù các mẫu là một khởi đầu tốt, nhưng chúng vẫn cần dữ liệu. Bảng điều khiển ClickUp giúp tăng tốc báo cáo bằng cách liên kết trung tâm điều khiển dự án của bạn với báo cáo, mẫu, trò chuyện và nhiều hơn nữa.
Tạo báo cáo trạng thái tiếp theo của bạn trong ClickUp. Tạo Bảng điều khiển của riêng bạn ngay bây giờ — Miễn phí vĩnh viễn!