Thực tế là gì? Nhóm của bạn không tham gia để dành cả ngày sao chép ghi chú cuộc gọi hay trả lời cùng một câu hỏi của khách hàng lần thứ 43 trong tuần này.
Những công việc lặp đi lặp lại này không chỉ lãng phí thời gian. Chúng còn làm suy giảm động lực và khiến nhóm của bạn khó tập trung vào những công việc thực sự quan trọng.
Nhưng đây mới là điều thú vị: với AI, tất cả những công việc nhàm chán đó? Đã biến mất.
AI có thể tự động tóm tắt các cuộc gọi của khách hàng, trong khi các chatbot AI dễ dàng xử lý các câu hỏi thường gặp và giải quyết những công việc nhỏ nhặt vốn thường tích tụ nhanh chóng. Chúng tôi đang nói đến sự hỗ trợ thực tế, thiết thực giúp tiết kiệm thời gian, giảm bớt áp lực công việc và cho phép nhóm của bạn quay trở lại với những gì họ thực sự đam mê.
Và đây không chỉ là lời quảng cáo suông. Một cuộc khảo sát của Gartner cho thấy gần 80% các nhà lãnh đạo kinh doanh tin rằng tự động hóa có thể áp dụng cho bất kỳ quy trình ra quyết định nào.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích về tự động hóa công việc bằng AI, cách thức hoạt động của nó trong hoạt động kinh doanh hàng ngày, và lý do tại sao các nhóm trên khắp thế giới đang tái cấu trúc công việc của mình với sự hỗ trợ từ AI.
Hãy cùng tìm hiểu nhé. ⬇️
Tự động hóa công việc bằng AI là gì?
Tự động hóa bằng AI đề cập đến việc sử dụng các công nghệ trí tuệ nhân tạo để tối ưu hóa và thực hiện các công việc lặp đi lặp lại mà trước đây thường do con người đảm nhận.
Cách tiếp cận này giúp giải quyết tình trạng thiếu hụt kỹ năng và nhân lực đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động. Nó giúp giải phóng nhân viên khỏi các công việc lặp đi lặp lại, cho phép họ tập trung vào các công việc chiến lược có giá trị cao hơn.
🧠 Bạn có biết? Amazon sử dụng AI tại các trung tâm hoàn thiện đơn hàng để phát hiện hàng hóa bị hư hỏng, với độ chính xác gấp ba lần so với con người. Được huấn luyện trên hàng triệu hình ảnh, hệ thống AI này sẽ đánh dấu các mục không đạt tiêu chuẩn để đánh giá thêm, từ đó đưa ra quyết định bán lại, quyên góp hoặc tái sử dụng thay vì gửi trực tiếp cho khách hàng.
Vai trò và lợi ích của AI trong tự động hóa công việc
Tự động hóa bằng AI kết hợp Xử lý Ngôn ngữ Tự nhiên (NLP), Tự động hóa Quy trình Bằng Robot (RPA), thị giác máy tính và các thuật toán học máy khác để tự động hóa hiệu quả các quy trình kinh doanh.
Được huấn luyện trên các tập dữ liệu không cấu trúc quy mô lớn, các công nghệ này có thể thực hiện các công việc phức tạp mà không cần sự can thiệp của con người bằng cách tuân thủ các quy tắc đã định sẵn và điều chỉnh dựa trên dữ liệu đầu vào theo thời gian thực.
- Các mô hình học máy, được huấn luyện dựa trên dữ liệu, có thể giúp nhận diện các mẫu và đưa ra dự đoán
- Các thuật toán NLP cho phép hệ thống hiểu và tạo ra ngôn ngữ con người, điều này rất quan trọng đối với các ứng dụng như chatbot
- Các bot RPA mô phỏng các hành động của con người để thực hiện các công việc lặp đi lặp lại, trong khi công nghệ thị giác máy tính xử lý thông tin hình ảnh để đưa ra quyết định dựa trên hình ảnh và video
🌟 Mẫu nổi bật
Bị ngập trong công việc? Hãy tải xuống mẫu "Getting Things Done " miễn phí của ClickUp để tổng hợp tất cả những công việc nhàm chán vào một danh sách công việc được sắp xếp gọn gàng và xử lý chúng bằng các quy tắc tự động hóa "khi-thì" dễ cài đặt. Giữ mọi thứ ngăn nắp, tiết kiệm thời gian và tập trung vào những điều quan trọng. 🚀
Lợi ích của tự động hóa bằng AI
AI đã thay đổi hoàn toàn cách tiếp cận truyền thống về tự động hóa.
Ngày nay, xu hướng chủ đạo là tự động hóa thông minh—những hệ thống không chỉ thực hiện các công việc mà còn có khả năng học hỏi, thích ứng và hỗ trợ kinh doanh đưa ra các quyết định sáng suốt hơn.
Dù bạn đang muốn tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu lỗi hay cải thiện trải nghiệm khách hàng, tự động hóa dựa trên AI mang lại những lợi ích đột phá.
✅ Tối ưu hóa quy trình và giảm bớt công việc lặp đi lặp lại
AI rất giỏi trong việc xử lý các công việc lặp đi lặp lại và công việc tốn thời gian, vốn chiếm quá nhiều thời gian trong ngày của nhóm nhân viên. Các công việc như nhập liệu thủ công, lập lịch trình hoặc xử lý hóa đơn đều có thể được tự động hóa, giúp nhân viên của bạn tập trung vào những công việc phức tạp hơn, những công việc thực sự thúc đẩy sự phát triển của kinh doanh.
- Tạo các quy trình làm việc tự động hóa chạy ngầm
- Giảm thiểu lỗi do con người gây ra bằng cách để AI xử lý các công việc lặp đi lặp lại, dựa trên quy tắc
- Miễn phí thời gian và năng lượng quý báu để tập trung vào những công việc thực sự cần sự tham gia của con người
📊 Ra quyết định tốt hơn nhờ những thông tin chi tiết thông minh hơn
Bằng cách sử dụng các mô hình AI, bạn có thể xử lý khối lượng dữ liệu khổng lồ để phát hiện những thông tin sâu sắc và nhận diện các xu hướng mà nếu không có AI, có thể sẽ bị bỏ qua. Những thông tin này có thể giúp cải thiện công tác lập kế hoạch, phát triển sản phẩm và dự báo.
- Sử dụng AI để hỗ trợ các quyết định dựa trên dữ liệu trên mọi mặt
- Phát hiện những thay đổi trong hành vi của khách hàng hoặc thị trường trước khi đối thủ cạnh tranh của bạn thực hiện việc cần làm đó
- Nhận được những thông tin chi tiết rõ ràng và có thể áp dụng ngay, giúp các cuộc họp chiến lược trở nên tập trung hơn rất nhiều
🤖 Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng với chatbot được hỗ trợ bởi AI
Dịch vụ hỗ trợ khách hàng có thể là một trong những thách thức lớn nhất—nhưng điều này không nhất thiết phải xảy ra. Các chatbot và nhân viên ảo được hỗ trợ bởi AI có thể xử lý một lượng lớn yêu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác, điều này đồng nghĩa với việc giảm bớt áp lực cho đội ngũ hỗ trợ của bạn và mang lại trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng.
- Giữ thời gian phản hồi ngắn và mức độ hài lòng của khách hàng cao
- Trả lời các câu hỏi thường gặp 24/7 mà không cần tăng cường nhân viên hỗ trợ
- Hãy để nhân viên tập trung vào các trường hợp phức tạp hơn trong khi AI xử lý phần còn lại
💸 Giảm chi phí và tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực
Khi triển khai tự động hóa dựa trên AI, bạn sẽ giảm bớt nhu cầu về lao động thủ công, hạn chế lãng phí và tận dụng nguồn lực hiệu quả hơn. Điều này dẫn đến tiết kiệm chi phí thực tế và nâng cao hiệu quả tổng thể.
- Giảm chi phí vận hành bằng cách tự động hóa các công việc thường xuyên
- Ngăn chặn các lỗi và sự chậm trễ tốn kém với các công cụ dự đoán
- Sử dụng các quy trình tự động hóa để duy trì sự hiệu quả và linh hoạt trong các quy trình
📮ClickUp Insight: Gần 88% người tham gia khảo sát của chúng tôi hiện đang sử dụng các công cụ AI để đơn giản hóa và đẩy nhanh các công việc cá nhân.
Bạn muốn tận dụng những lợi ích tương tự trong công việc? ClickUp sẵn sàng hỗ trợ bạn!
ClickUp Brain, trợ lý AI tích hợp sẵn của ClickUp, có thể giúp bạn tăng năng suất lên 30% nhờ giảm số lượng cuộc họp, tóm tắt nhanh do AI tạo ra và các công việc tự động hóa.
📣 Thực hiện các chiến dịch tiếp thị thông minh và hiệu quả hơn
AI giúp loại bỏ sự phỏng đoán trong tiếp thị. Nó giúp bạn thiết kế các chiến dịch tiếp thị thông minh hơn, hiểu rõ hơn về đối tượng mục tiêu và cá nhân hóa thông điệp để mang lại kết quả thực tế.
- Sử dụng các mô hình AI để phân tích những gì hiệu quả và những gì không hiệu quả
- Tự động cá nhân hóa email, quảng cáo và nội dung của bạn
- Nhanh chóng điều chỉnh các chiến dịch dựa trên dữ liệu thời gian thực
Nói tóm lại, tự động hóa dựa trên AI giúp bạn làm được nhiều hơn với ít hơn — ít thời gian hơn, ít nỗ lực hơn và ít sai sót hơn. Cho dù bạn đang muốn nâng cao sự hài lòng của khách hàng, tối ưu hóa hoạt động hay tạo điều kiện cho nhóm của mình có thêm thời gian tập trung vào những việc quan trọng, tự động hóa thông minh chính là hướng đi đúng đắn.
➡️ Đọc thêm: Các loại trợ lý AI giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh
Các công việc khác nhau mà AI có thể tự động hóa là gì?
Trí tuệ nhân tạo có thể tự động hóa phạm vi rộng của hoạt động kinh doanh, từ những công việc đơn giản (như cập nhật trạng thái) đến các quy trình quản lý kho phức tạp, nhiều tầng lớp.
Dưới đây là năm trường hợp ứng dụng để giúp bạn hiểu cách thức hoạt động của nó.
1. Quản lý hoạt động
Về mặt vận hành, AI có thể giúp tự động hóa các công việc hậu cần như xử lý hóa đơn, quản lý hồ sơ và tài liệu, quản lý tài khoản, giám sát chuỗi cung ứng và theo dõi hàng tồn kho. Điều này giúp tối ưu hóa hoạt động và giảm chi phí chuỗi cung ứng phát sinh do quản lý hàng tồn kho không hiệu quả.
Walmart sử dụng AI để tối ưu hóa chuỗi cung ứng theo nhiều cách khác nhau. AI giúp quản lý hàng tồn kho bằng cách theo dõi mức tồn kho và dự đoán nhu cầu, từ đó tránh tình trạng thiếu hàng và tồn kho quá mức, giúp khách hàng hài lòng và giảm chi phí.
Nó cũng tối ưu hóa việc vận chuyển hàng hóa, cắt giảm chi phí, tăng năng suất và đẩy nhanh tốc độ giao hàng đến các cửa hàng. Về giá cả, AI cài đặt giá dựa trên nhu cầu, sự cạnh tranh và chi phí, giúp Walmart duy trì khả năng cạnh tranh và tối đa hóa lợi nhuận.
2. Dịch vụ khách hàng
Gần 90% khách hàng coi phản hồi ngay lập tức là một phần thiết yếu của dịch vụ khách hàng.
Đó là lý do tại sao ngành dịch vụ khách hàng sử dụng rộng rãi các công cụ CRM AI và chatbot được hỗ trợ bởi AI để trả lời các truy vấn lặp đi lặp lại của khách hàng, chẳng hạn như “Cửa hàng mở cửa lúc nào?” hoặc “Sản phẩm này có thể đổi trả không?”
Tự động hóa công việc bằng AI giúp giảm bớt gánh nặng phải xử lý các phản hồi này cho nhân viên, chỉ để họ tập trung vào các vấn đề phức tạp. Điều này cũng giúp bạn tránh được rắc rối khi phải tuyển dụng nhân viên ca đêm hoặc đầu tư thêm vào việc tuyển dụng nhân sự nói chung.
Những tiến bộ về AI của Amazon, bao gồm Q in Connect và Amazon Connect Contact Lens, minh họa cách AI được sử dụng để tự động hóa dịch vụ khách hàng.
“Chỉ với vài cú nhấp chuột, các nhà lãnh đạo trung tâm liên lạc có thể tận dụng các tính năng mới được hỗ trợ bởi AI tạo sinh trong Amazon Connect để nâng cao chất lượng hơn 15 triệu tương tác khách hàng được xử lý trên Amazon Connect mỗi ngày.”
“Chỉ với vài cú nhấp chuột, các nhà lãnh đạo trung tâm liên lạc có thể tận dụng các tính năng mới được hỗ trợ bởi AI tạo sinh trong Amazon Connect để nâng cao chất lượng hơn 15 triệu tương tác khách hàng được xử lý trên Amazon Connect mỗi ngày.”
➡️ Đọc thêm: Cách sử dụng AI trong dịch vụ khách hàng
3. Phân tích dữ liệu và phân tích dự báo
Rất nhiều quyết định dựa trên các bộ dữ liệu khổng lồ, khảo sát và báo cáo, điều này có thể gây quá tải cho các đồng nghiệp của bạn do khối lượng dữ liệu quá lớn. Đây chính là lúc AI trở nên vô cùng quý giá nhờ các khả năng học máy, xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) và thị giác máy tính.
Tự động hóa công việc bằng AI có thể phân tích chính xác các tập dữ liệu lớn và cung cấp những thông tin cần thiết, giúp các nhóm kinh doanh tập trung hiệu quả hơn vào công việc liên quan đến lĩnh vực của họ. Tất nhiên, bạn không thể loại bỏ hoàn toàn yếu tố con người khỏi quá trình ra quyết định, đặc biệt là trong các khía cạnh như phân tích cảm xúc. Đây là cách kết hợp này được áp dụng trong thực tế:
Một ví dụ điển hình là các doanh nghiệp bán lẻ thương mại điện tử sử dụng lượng lớn dữ liệu khách hàng để tạo hồ sơ người dùng. Những hồ sơ này tự động đề xuất sản phẩm cho người tiêu dùng dựa trên hoạt động và lịch sử mua hàng của họ.
Các công cụ AI như Klaviyo và Attentive dựa vào tự động hóa dựa trên AI để cung cấp các tính năng phân khúc đối tượng nâng cao trong tiếp thị qua email. Các tính năng này phân tích hành vi khách hàng để tạo các phân khúc email nhằm thực hiện các chiến dịch tiếp cận cá nhân hóa.
Nhờ đó, bạn có thể tự động hóa quá trình phân loại khách hàng dựa trên các đặc điểm nhân khẩu học cụ thể, giúp loại bỏ việc phải kiểm tra thủ công từng hồ sơ khách hàng và phân loại họ vào các nhóm tiếp thị cụ thể.
4. Tiếp thị
AI có thể tự động hóa các công việc tiếp thị như chiến dịch email và văn bản, quản lý bài đăng trên mạng xã hội, tạo đề xuất sản phẩm cá nhân hóa hoặc soạn thảo nội dung cho mạng xã hội. Điều này giúp bạn tiếp cận nhiều khách hàng hơn trên các nền tảng phù hợp vào đúng thời điểm, từ đó thúc đẩy doanh số bán hàng.
Một nghiên cứu gần đây của McKinsey dự báo rằng AI có thể mang lại giá trị lên đến 4,4 nghìn tỷ USD cho nền kinh tế toàn cầu vào năm 2030, trong đó lĩnh vực tiếp thị là ngành được hưởng lợi chính.
Trong hình ảnh trên, bạn có thể thấy Heinz sử dụng một phiên bản của Dall-E để tạo ra các chiến dịch hình ảnh đoạt giải thưởng bằng công nghệ AI chuyển văn bản thành hình ảnh và tự động hóa quy trình thiết kế đồ họa, hoặc Coca-Cola sử dụng các công cụ tạo nội dung AI để thiết kế thẻ Giáng sinh cho một chiến dịch lễ hội.
5. Bán hàng
Bạn có thể sử dụng AI để tự động hóa các công việc bán hàng như xác định khách hàng tiềm năng, lên lịch hẹn với khách hàng tiềm năng và tự động tạo email theo dõi theo các khoảng thời gian cố định. Những công cụ này giúp nhóm bán hàng của bạn chốt được nhiều giao dịch hơn và tăng doanh thu.
AI và học máy đang cách mạng hóa hệ thống đánh giá khách hàng tiềm năng bằng cách liên tục tinh chỉnh các mô hình chấm điểm để xác định các khách hàng tiềm năng có triển vọng cao. Điều này giúp nhóm bán hàng tiếp cận các khách hàng tiềm năng hàng đầu vào thời điểm thích hợp, từ đó nâng cao tỷ lệ chuyển đổi và doanh thu.
AI vượt ra ngoài các bộ dữ liệu truyền thống và kết hợp các nguồn dữ liệu đa dạng, chẳng hạn như mạng xã hội, tương tác trên trang web và mức độ tương tác qua email, để cung cấp một bức tranh toàn diện về khách hàng tiềm năng.
Hệ thống đánh giá khách hàng tiềm năng dựa trên học máy (ML) của Razorpay là minh chứng cho hiệu quả này, giúp tăng 50% Giá trị hàng hóa gộp (GMV) hàng tháng, giảm 70% nỗ lực của nhóm và rút ngắn chu kỳ chuyển đổi xuống còn một tháng.
Cách tự động hóa các công việc bằng AI
Chúng tôi đã đề cập khá nhiều về những gì tự động hóa công việc bằng AI có thể mang lại cho bạn, nhưng bây giờ, hãy cùng thảo luận về cách bạn có thể thực sự áp dụng nó vào công việc kinh doanh của mình.
Để bắt đầu với tự động hóa dựa trên AI, hãy làm theo các bước sau.
Bước 1: Xác định các công việc có thể tự động hóa
Bước đầu tiên trong hành trình tự động hóa bằng AI của bạn là xác định những công việc nào đã sẵn sàng để tự động hóa. Hãy bắt đầu từ những công việc đơn giản — đây không phải là việc thay đổi toàn bộ mọi thứ chỉ trong một đêm.
- Tìm kiếm những cơ hội dễ dàng nhất: Hãy tập trung vào các công việc tốn thời gian, lặp đi lặp lại hoặc dễ xảy ra lỗi—chẳng hạn như mục nhập thủ công, tóm tắt cuộc gọi hoặc trả lời các câu hỏi thường gặp của khách hàng
- Tránh làm quá đà: Dù rất muốn tự động hóa mọi thứ cùng một lúc, nhưng làm quá nhiều quá nhanh có thể gây ra hỗn loạn. Hãy bắt đầu từ những việc nhỏ và mở rộng dần dần
- Đừng bắt đầu với các quy trình quan trọng nhất: Hãy để các quy trình có rủi ro cao lại cho sau này, khi nhóm của bạn đã quen thuộc với các công cụ và cách thức tự động hóa được tích hợp vào công việc hàng ngày.
Bước 2: Chọn các công cụ phù hợp
Lựa chọn công cụ phù hợp cũng giống như việc chọn một thành viên mới cho nhóm — nó phải phù hợp với mục tiêu, nhóm và ngân sách của bạn.
- Xác định trường hợp sử dụng của bạn: Bạn đang muốn tự động hóa việc xử lý phiếu hỗ trợ, tối ưu hóa quản lý dự án hay xây dựng các chiến dịch tiếp thị thông minh hơn? Mục tiêu của bạn sẽ định hướng cho việc lựa chọn công cụ
- Kiểm tra khả năng tích hợp: Đảm bảo công cụ bạn chọn hoạt động tốt với hệ thống hiện tại của bạn — CRM, lịch, ứng dụng nhắn tin, v.v.
- Xem xét yếu tố dễ sử dụng và hỗ trợ: Chọn các công cụ mà nhóm của bạn có thể làm quen nhanh chóng, và tìm kiếm tài liệu hướng dẫn chi tiết hoặc hỗ trợ khách hàng nếu bạn cần trợ giúp trong quá trình sử dụng.
Bước 3: Cài đặt công cụ
Sau khi đã chọn được công cụ phù hợp, đã đến lúc bắt tay vào công việc và đưa nó vào hoạt động.
- Cấu hình cài đặt tự động hóa: Chọn các công việc hoặc hành động mà bạn muốn công cụ xử lý—tự động hóa email theo dõi, phân công công việc, tóm tắt cuộc hội thoại, v.v.
- Cung cấp dữ liệu đào tạo nếu cần: Đối với các mô hình AI, bạn có thể cần tải lên tài liệu, các phản hồi mẫu hoặc dữ liệu quy trình làm việc để giúp công cụ học các mẫu hành vi của bạn
- Hãy thử nghiệm với một trường hợp sử dụng nhỏ trước tiên: Đừng cố gắng tự động hóa mọi thứ ngay lập tức — hãy bắt đầu với một công việc hoặc một nhóm nhỏ để làm quen với hệ thống
Bước 4: Liên tục kiểm tra và theo dõi để cải thiện
Công việc không dừng lại sau khi hệ thống tự động hóa đi vào hoạt động. Việc kiểm tra và giám sát thường xuyên là chìa khóa cho thành công lâu dài.
- Thực hiện kiểm tra định kỳ: Đặc biệt quan trọng đối với các công cụ xử lý dữ liệu khách hàng. Đảm bảo bảo mật dữ liệu, tuân thủ quy định về bảo mật và tính minh bạch của quy trình được duy trì.
- Theo dõi hiệu suất thường xuyên: Kiểm tra xem quá trình tự động hóa có hoạt động như mong đợi không. Các công việc có được hoàn thành đúng cách không? Nhóm của bạn có thực sự tiết kiệm được thời gian không?
- Thu thập phản hồi: Hãy trò chuyện với những người sử dụng hệ thống hàng ngày — điều gì đang hoạt động tốt, điều gì chưa hiệu quả và đâu là những điểm tắc nghẽn?
Tại sao ClickUp là Công cụ tự động hóa AI tốt nhất
Việc lựa chọn công cụ phù hợp cho hành trình tự động hóa của bạn là điều thiết yếu. Nhưng đây là điều quan trọng: giờ đây, bạn có thể tránh được rắc rối khi phải chọn một công cụ AI khác nhau cho từng công việc.
Đúng vậy, có một phần mềm gói gọn tất cả các tính năng đó vào một gói nhỏ gọn: ClickUp.
Hãy cùng điểm qua một số tính năng AI và tự động hóa thú vị nhất của nó.
ClickUp Brain: Trí tuệ nhân tạo hiểu rõ công việc của bạn
ClickUp được trang bị trợ lý AI tích hợp tiên tiến, ClickUp Brain. Đây là một mạng lưới thần kinh kết hợp các công việc, tài liệu và con người trong cơ sở kiến thức của công ty bạn với AI.
Ba tính năng chính bao gồm:
- AI Knowledge Manager: Đặt câu hỏi và tự động trích xuất câu trả lời từ bất kỳ đâu trong Không gian Làm việc ClickUp của bạn
- Quản lý dự án AI: Quản lý và tự động hóa nhiều công việc như tóm tắt các chuỗi trò chuyện và cập nhật tiến độ hoàn thành công việc, xử lý việc nhập liệu thủ công và nhiều công việc khác
- AI Writer: Tự động tạo nội dung và soạn thảo các phản hồi cho khách hàng bằng AI Writer
Nhưng đó chưa phải là tất cả. ClickUp Brain có sẵn trên toàn bộ Không gian Làm việc của bạn và bạn có thể “Hỏi AI” để AI can thiệp và hỗ trợ.
Bạn có thể sử dụng ClickUp Integrations để dễ dàng tích hợp các ứng dụng phổ biến như HubSpot, GitHub và Twilio hoặc tạo webhook tùy chỉnh cho bất kỳ ứng dụng nào khác, cho phép tự động hóa liền mạch trên toàn bộ hệ thống kỹ thuật số của bạn từ một nền tảng tập trung.
ClickUp Brain MAX: Ứng dụng AI đa năng trên máy tính để bàn của bạn
Với Brain MAX trên máy tính để bàn, bạn không cần phải sử dụng nhiều công cụ AI cùng lúc — nó sẽ tích hợp tất cả lại cho bạn. Dù bạn ưa thích GPT, Claude, Gemini hay ClickUp Brain, bạn có thể chuyển đổi ngay lập tức và luôn tìm được công cụ phù hợp nhất cho mọi công việc.
Tính năng Chuyển giọng nói thành văn bản trong Brain MAX biến lời nói của bạn thành hành động, giúp bạn khởi động dự án mới, tự động phân công công việc, kích hoạt quy trình làm việc hoặc thậm chí triển khai các quy trình tự động hóa để xử lý công việc nhanh gấp 4 lần so với việc gõ tay.
Đây không chỉ là một chatbot—đây là trung tâm điều khiển của bạn để tự động hóa công việc mà không cần rời khỏi ClickUp.
ClickUp Automations: Chế độ tự động hóa cho quy trình làm việc của bạn
Bạn còn nhớ khi phải phân công công việc, cập nhật trạng thái hoặc gửi nhắc nhở thủ công không? Với ClickUp Automations, những ngày đó đã qua rồi. Bạn có thể thiết lập các quy tắc như: “Khi một công việc chuyển sang trạng thái ‘Đang xem xét’, hãy phân công công việc đó cho nhóm QA và đăng một bình luận.” Muốn nâng cao hơn nữa? Hãy kết hợp nhiều hành động với nhau, kích hoạt tự động hóa từ các Trường Tùy chỉnh, hoặc thậm chí kết nối với Slack, GitHub hoặc Google Trang tính.
Và đây là điểm nổi bật nhất: mọi hoạt động tự động hóa đều được ghi lại. Nếu có sự cố xảy ra, bạn có thể kiểm tra nhật ký kiểm tra, xem chính xác điều gì đã xảy ra và điều chỉnh các quy tắc của mình — không còn phải đoán mò nữa.
Với ClickUp Brain, công cụ AI Builder giúp việc tự động hóa quy trình làm việc trở nên dễ dàng cho mọi nhóm. Chỉ cần mô tả quy trình tự động hóa bạn cần bằng tiếng Anh thông thường, và AI tích hợp của chúng tôi sẽ nhanh chóng thiết lập tự động hóa công việc trên bất kỳ không gian, thư mục hoặc Danh sách công việc nào.
ClickUp AutoPilot Agents: Tự động hóa có khả năng tự suy luận
Nếu bạn từng mong muốn có một đồng nghiệp ảo luôn “hiểu ý” mình, bạn sẽ thích các trợ lý AutoPilot. Những bot được hỗ trợ bởi AI này theo dõi không gian làm việc của bạn và thực hiện hành động dựa trên những gì đang diễn ra. Ví dụ: nếu một lỗi có ưu tiên cao chưa được cập nhật trong 24 giờ, trợ lý có thể tự động gửi thông báo nhắc nhở người được giao nhiệm vụ, báo cáo vấn đề lên cấp trên hoặc thậm chí phân công lại nhiệm vụ đó.
Bạn có thể cấu hình các bot để theo dõi các công việc quá hạn, vi phạm cam kết dịch vụ (SLA) hoặc các từ khóa cụ thể trong phần bình luận. Chúng có thể hoạt động theo lịch trình hoặc phản ứng theo thời gian thực, và đủ thông minh để tương tác với cả ClickUp lẫn các công cụ khác của bạn thông qua API.
Tích hợp và tự động hóa email: Biến hộp thư đến của bạn thành công cụ tăng năng suất
Hãy thừa nhận điều này: email sẽ không biến mất. Nhưng với ClickUp Quản lý dự án email, bạn có thể tự động chuyển đổi email thành các công việc có thể thực hiện được. Cài đặt các quy tắc để khi nhận được email từ một khách hàng quan trọng, một công việc sẽ được tạo ra, gắn thẻ và giao cho đúng người. Bạn thậm chí có thể tự động hóa trả lời hoặc gửi thông báo khi trạng thái của công việc thay đổi.
Không còn phải sao chép và dán, không còn bỏ sót các bước theo dõi — chỉ còn quy trình làm việc liền mạch, tự động hóa từ hộp thư đến khi hoàn thành việc cần làm.
Trợ lý ghi chép AI và tự động hóa cuộc họp: Cuộc họp làm việc hiệu quả cho bạn
Bạn đã bao nhiêu lần rời khỏi cuộc họp và ngay lập tức quên mất một nửa các mục cần thực hiện? Công cụ ghi chú AI của ClickUp sẽ giải quyết vấn đề đó. Nó tham gia vào các cuộc gọi Zoom hoặc Google Meet của bạn, ghi lại nội dung cuộc hội thoại và—bằng cách sử dụng công nghệ xử lý ngôn ngữ tự nhiên—tách ra các mục, quyết định và điểm chính.
Sau cuộc họp, bạn sẽ thấy các công việc mới đã được tạo và phân công, cùng với bản tóm tắt được gửi đến tất cả những người liên quan. Về cơ bản, bạn có một trợ lý cuộc họp chuyên dụng mà không cần thêm nhân sự.
Lập lịch tự động hóa và tích hợp lịch: Không bao giờ bị trùng lịch nữa
ClickUp không chỉ đồng bộ với lịch của bạn—nó còn giúp việc lên lịch trở nên thông minh. Khi bạn cài đặt cuộc họp bằng Lịch được hỗ trợ bởi AI của ClickUp, nó sẽ kiểm tra thời gian rảnh của mọi người, đề xuất các khung giờ tối ưu và gửi lời mời. Các sự kiện định kỳ, hạn chót và lời nhắc nhở đều được xử lý tự động, giúp nhóm của bạn luôn đi đúng hướng mà không cần trao đổi qua lại.
ClickUp Recurring Tasks: Công việc thường ngày, được xử lý
Và nếu bạn không muốn lãng phí quá nhiều thời gian để tự động hóa thủ công các công việc đơn giản diễn ra hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hoặc theo bất kỳ khoảng thời gian cố định nào, hãy sử dụng tính năng Tác vụ Lặp lại của ClickUp. Bạn có thể chọn giữa các tùy chọn lặp lại Hàng ngày, Hàng tuần, Hàng tháng, Hàng năm, Sau X ngày hoặc Tùy chỉnh.
Tính năng Nhiệm vụ Lặp lại cũng cho phép bạn thiết lập các quy tắc tùy chỉnh về thời điểm công việc nên lặp lại, chẳng hạn như sau khi hoàn thành hoặc sau một khoảng thời gian nhất định. Bạn có rất nhiều sự linh hoạt với tính năng này, vì bạn có thể lặp lại các công việc theo bất kỳ cách nào mà bạn có thể tưởng tượng.
Thư viện Tự động hóa ClickUp
ClickUp cung cấp một loạt các tính năng tự động hóa trong ClickUp Automation. Các tính năng này bao gồm các mẫu, phím tắt, tự động hóa email, nhật ký kiểm tra và tích hợp, giúp bạn hoàn thành các công việc hàng ngày một cách nhanh chóng.
Nói về các mẫu, ClickUp cung cấp hơn 100 mẫu có sẵn trong thư viện Tự động hóa của mình. Những mẫu này giúp bạn nhanh chóng tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại như phân công công việc, đăng bình luận, thay đổi trạng thái, di chuyển danh sách công việc và nhiều hơn nữa.
ClickUp không chỉ xử lý tự động hóa nội bộ mà còn là công cụ đắc lực trong dịch vụ khách hàng. Nâng cao hiệu quả giao tiếp với tính năng tự động hóa email của ClickUp.
Tự động xử lý phản hồi của khách hàng được gửi qua ClickUp Biểu mẫu, đảm bảo đối tác và nhà cung cấp luôn được cập nhật thông tin dự án tự động, và nhiều hơn nữa.
💫 Kết quả thực tế: Hiệu quả được đảm bảo!
Khả năng quản lý dự án mạnh mẽ của ClickUp, kết hợp với tính năng tự động hóa, đã mang lại kết quả tuyệt vời cho khách hàng của chúng tôi. Ví dụ, tại STANLEY Security, một công ty giải pháp bảo mật toàn cầu, ClickUp đã giúp tập hợp tất cả các nhóm phân tán trên một nền tảng duy nhất. Họ đã tiết kiệm được hơn 8 giờ mỗi tuần và giảm 50% thời gian tạo báo cáo.
“Chúng tôi có thể tùy chỉnh và tự động hóa ClickUp để phù hợp với từng sáng kiến cụ thể, và điều này đã giúp chúng tôi tối ưu hóa và đơn giản hóa quy trình làm việc, từ đó tăng sức chứa của nhóm lên gấp nhiều lần.”
“Chúng tôi có thể tùy chỉnh và tự động hóa ClickUp để phù hợp với từng sáng kiến cụ thể, và điều này đã giúp chúng tôi tối ưu hóa và đơn giản hóa quy trình làm việc, từ đó tăng sức chứa của nhóm lên gấp nhiều lần.”
➡️ Đọc thêm: Cách sử dụng Notebook LM cho công việc
Những thách thức về vận hành, đạo đức và bảo mật khi triển khai AI
Mặc dù tự động hóa bằng AI chắc chắn báo hiệu sự khởi đầu của tương lai, việc triển khai trong kinh doanh vẫn còn nhiều hạn chế. Hãy cùng phân tích một số thách thức này và tìm hiểu các giải pháp khả thi.
Những thách thức trong hoạt động
Đầu tiên trong danh sách công việc của chúng tôi là những thách thức về vận hành đang cản trở khả năng ứng dụng AI tại nơi làm việc. Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn:
- Chi phí triển khai: Điều này phụ thuộc vào mục đích sử dụng AI của bạn. Giá thành sẽ tương đối thấp đối với các tác vụ tạo/lập nội dung đơn giản hoặc hỗ trợ. Tuy nhiên, nếu bạn cần phân tích các tập dữ liệu lớn, bạn sẽ cần sức mạnh tính toán để hỗ trợ. Với tư cách là một doanh nghiệp, bạn có thể phải chịu chi phí khổng lồ cho việc tích hợp cơ sở dữ liệu và quá trình huấn luyện dữ liệu kéo dài. Giải pháp tốt nhất là sử dụng dịch vụ SaaS có tích hợp sẵn chức năng AI và các công cụ tự động hóa quy trình làm việc khác.
- Chất lượng dữ liệu: Kết quả từ AI chỉ tốt bằng chất lượng dữ liệu bạn cung cấp cho nó. Nhưng đây là vấn đề: trong nhiều doanh nghiệp, dữ liệu nằm rải rác khắp nơi — bị cô lập, lộn xộn hoặc đơn giản là chất lượng thấp. Và đó là một rào cản lớn để tận dụng lợi ích của AI. Cái gọi là ‘dữ liệu bẩn’ này có thể đã lỗi thời, không chính xác, không đầy đủ hoặc không nhất quán. Trước khi có thể làm bất cứ việc gì hữu ích với nó, bạn phải làm sạch dữ liệu. Điều đó có nghĩa là loại bỏ các lỗi, bổ sung các phần thiếu sót và đảm bảo mọi thứ đều nhất quán và cập nhật
- Thiếu kỹ năng kỹ thuật: Việc áp dụng AI đòi hỏi kiến thức chuyên môn và kỹ năng sâu rộng mà nhiều tổ chức hiện đang thiếu. Việc triển khai AI có thể gặp nhiều thách thức nếu thiếu chuyên môn này, khiến tiềm năng của nó không được phát huy hết. Nhưng đây là giải pháp: cách làm rất đơn giản, dù có thể cần một số nguồn lực — hãy đầu tư vào việc đào tạo nhân viên để họ có thể thích ứng với những thay đổi này
- Tích hợp với các hệ thống cũ: Các hệ thống cũ thường không tương thích với AI. Việc điều chỉnh các hệ thống này để phù hợp với AI thường phức tạp và tốn thời gian. Việc tích hợp gặp khó khăn với các hệ thống hiện có có thể dẫn đến sự kém hiệu quả và tăng chi phí. Hiện đại hóa các hệ thống này bằng một khung hoạt động hiệu quả và các công nghệ tiên tiến để tạo điều kiện thuận lợi cho việc áp dụng AI
Những thách thức về đạo đức
Một cuộc khảo sát của PwC cho thấy 85% CEO tin rằng AI sẽ thay đổi đáng kể hoạt động kinh doanh của họ trong 5 năm tới, trong đó các vấn đề đạo đức là một vấn đề chính.
AI phải đối mặt với nhiều vấn đề đạo đức, chẳng hạn như:
- Bảo mật và quyền riêng tư dữ liệu: Các hệ thống AI phụ thuộc rất nhiều vào dữ liệu, và việc thu thập, lưu trữ và phân tích lượng lớn thông tin cá nhân và nhạy cảm gây ra những lo ngại về bảo mật và quyền riêng tư. Việc bảo vệ dữ liệu này theo luật pháp địa phương và đảm bảo việc sử dụng có trách nhiệm là yếu tố then chốt để duy trì niềm tin vào công nghệ AI
- Thiếu minh bạch trong quá trình ra quyết định của AI: Các thuật toán AI rất phức tạp, và cách chúng đưa ra các quyết định cụ thể có thể không rõ ràng đối với những người không có kiến thức kỹ thuật. Sự thiếu minh bạch này có thể gây ra lo ngại về sự thiên vị và định kiến, đặc biệt trong các lĩnh vực quan trọng như y tế và tư pháp hình sự
- Sự thay đổi trong thị trường lao động: Tự động hóa dựa trên AI có tiềm năng định hình lại thị trường lao động. Khi nhiều công việc đòi hỏi kiến thức chuyên môn được tự động hóa, người lao động cuối cùng sẽ cần nâng cao kỹ năng hoặc thậm chí chuyển sang một ngành nghề hoàn toàn khác
“Tôi xem AI như một công cụ nâng cao năng suất. Nó sẽ làm mất việc làm ở một số lĩnh vực; ý tôi là, sẽ có những phần của thị trường lao động mà các công việc có thể bị thay thế đến một mức độ nào đó.”
“Nhưng sau đó, bạn cũng sẽ tìm thấy những cách khác để đổi mới và tạo ra nhiều việc làm ở những lĩnh vực khác. Ý tôi là, đây chính là câu chuyện về tăng trưởng kinh tế và đổi mới trong hàng trăm năm qua: một sự đổi mới nào đó về cơ bản giúp tiết kiệm lao động và làm giảm việc làm ở một số lĩnh vực, nhưng lại thúc đẩy việc làm ở những lĩnh vực khác.”
“Tôi xem AI như một công cụ nâng cao năng suất. Nó sẽ làm mất việc làm ở một số lĩnh vực; ý tôi là, sẽ có những phần của thị trường lao động mà các công việc có thể bị thay thế đến một mức độ nào đó.”
“Nhưng sau đó, bạn cũng sẽ tìm thấy những cách khác để đổi mới và tạo ra nhiều việc làm ở những lĩnh vực khác. Ý tôi là, đây chính là câu chuyện về tăng trưởng kinh tế và đổi mới trong hàng trăm năm qua: một sự đổi mới nào đó về cơ bản giúp tiết kiệm lao động và làm giảm việc làm ở một số lĩnh vực, nhưng lại thúc đẩy việc làm ở những lĩnh vực khác.”
Tận dụng tự động hóa dựa trên AI với ClickUp
AI chính là tương lai, và điều đó là không thể phủ nhận. Và việc áp dụng AI vào tự động hóa kinh doanh của bạn? Điều đó chắc chắn sẽ giúp cắt giảm chi phí và giải phóng thời gian cho nhân viên.
Tuy nhiên, yếu tố quyết định chính là việc lựa chọn phần mềm tự động hóa tác vụ bằng AI. Bạn có thể chọn hướng đi chuyên biệt và tìm kiếm sự hỗ trợ từ các ứng dụng AI khác nhau cho từng công việc cụ thể.
Tuy nhiên, khi nói đến tự động hóa tập trung, không có nền tảng nào toàn diện như ClickUp. Nền tảng này dễ sử dụng, mạnh mẽ, linh hoạt và tiết kiệm chi phí. Bạn không cần phải có kỹ năng lập trình để tích hợp các quy trình tự động hóa tùy chỉnh hoặc có sẵn vào quy trình làm việc của mình.
Vậy, điều gì đang giữ bạn lại đây? Hãy dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay!