Tài liệu hiệu quả là yếu tố quan trọng để đảm bảo hoạt động trơn tru, chuyển giao kiến thức và ra quyết định. Tuy nhiên, việc này có thể nhàm chán và đòi hỏi nhiều thời gian và nguồn lực. Nhưng nếu có cách nào để tạo và quản lý tài liệu một cách dễ dàng hơn?
Có các công cụ AI dành cho tài liệu có thể tự động hóa và hợp lý hóa quy trình tài liệu — tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả.
Hãy cùng tìm hiểu cách sử dụng AI cho việc lập tài liệu và tại sao bạn nên thử nó. 🤖
Hiểu về AI trong việc tạo tài liệu
AI có thể xử lý nhiều công việc tài liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả. Từ tự động hóa các quy trình kinh doanh lặp đi lặp lại đến phân tích và đối chiếu dữ liệu, tạo nội dung, chuẩn bị tóm tắt, dịch thuật và cung cấp thông tin chi tiết, AI có thể giúp tài liệu cho các quy trình kinh doanh và quy trình làm việc của bạn trở nên đơn giản và hiệu quả hơn.
⭐ Mẫu nổi bật
Tài liệu nằm rải rác khắp nơi? Hãy dùng mẫu tài liệu dự án miễn phí của ClickUp để dễ dàng truy cập tất cả các tài liệu dự án và cộng tác hiệu quả.
Dưới đây là cách các công nghệ AI khác nhau hỗ trợ trong việc lập tài liệu:
- Xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP): Phân tích văn bản để hiểu ngữ cảnh, ngữ pháp và phong cách. Bạn có thể sử dụng nó để cải thiện độ rõ ràng, tính nhất quán và giọng điệu của văn bản bằng cách xử lý tài liệu
- Học máy (ML): Học từ tài liệu hiện có để tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại như định dạng và trích xuất dữ liệu
- Trí tuệ nhân tạo tạo nội dung (Generative AI): Tạo tóm tắt, bản nháp, báo cáo hoặc đề xuất dựa trên nội dung đầu vào của bạn
Lợi ích của việc sử dụng AI trong việc lập tài liệu
Hãy xem cách sử dụng AI cho việc lập tài liệu có thể giúp công việc của bạn trở nên đơn giản hơn như thế nào:
- Tăng hiệu quả: Vì AI có thể tự động hóa các công việc như trích xuất dữ liệu, định dạng và sắp xếp nội dung, bạn có thể tập trung vào các công việc quan trọng hơn
- Cải thiện độ chính xác: AI có thể xác định các điểm không nhất quán và đảm bảo tính chính xác của sự kiện, từ đó giảm thiểu lỗi và nâng cao chất lượng tài liệu.
- Tăng cường khả năng đọc: AI có thể phân tích phong cách viết và đề xuất các cải tiến để tăng tính rõ ràng và súc tích, mang lại trải nghiệm người dùng tốt hơn
- Tạo nội dung được cá nhân hóa: AI có thể điều chỉnh tài liệu theo nhu cầu và sở thích cụ thể của người dùng, từ đó tạo ra trải nghiệm hấp dẫn hơn một cách tự nhiên
- Tăng hiệu quả chi phí: Bạn có thể thay thế việc nhập dữ liệu thủ công, đặt tên và chuẩn bị tài liệu, quản lý tài liệu bằng các công cụ AI để tiết kiệm chi phí
- Thúc đẩy hợp tác thời gian thực: AI cũng hỗ trợ hợp tác thời gian thực và theo dõi phiên bản để tăng tính minh bạch
Cách sử dụng AI cho việc lập tài liệu trong các trường hợp sử dụng khác nhau
Bạn có thể sử dụng AI để viết hướng dẫn sử dụng, hướng dẫn thực hành, hướng dẫn dành cho nhà phát triển, tài liệu API, SOP, tóm tắt dự án, v.v. Hãy cùng xem cách sử dụng AI cho tài liệu trong các trường hợp sử dụng khác nhau:
1. Hướng dẫn sử dụng & bài viết cơ bản
Để phát triển hướng dẫn sử dụng và bài viết cơ sở kiến thức, bạn cần hiểu rõ về các tính năng của sản phẩm. Bạn cũng phải có khả năng chuyển các khái niệm kỹ thuật thành ngôn ngữ rõ ràng, súc tích để phù hợp với nhiều đối tượng. Việc này nếu làm thủ công sẽ phải xem xét rất nhiều thông tin hiện có để tổng hợp thành biểu mẫu có thể sử dụng được, một công việc rất tẻ nhạt.
AI có thể phân tích tài liệu sản phẩm hiện có, phản hồi của người dùng từ các phiếu hỗ trợ và dữ liệu sử dụng sản phẩm để tạo ra các hướng dẫn sử dụng và bài viết cơ bản toàn diện nhưng dễ hiểu.
Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng AI Writer của ClickUp để nhanh chóng tìm thấy các câu hỏi đã được tạo sẵn theo vai trò để tạo ra các tài liệu trợ giúp
2. Quy trình hoạt động tiêu chuẩn
Việc duy trì các SOP nhất quán và cập nhật có thể là một thách thức đối với bạn, đặc biệt là trong môi trường làm việc nhịp độ nhanh. Sử dụng AI cho tài liệu nội bộ có thể đơn giản hóa quá trình tạo/lập SOP.
Các công cụ AI có thể đề xuất các giao thức và quy trình phù hợp dựa trên các tham số được xác định trước bằng cách phân tích các phương pháp hay nhất trong ngành và tham khảo cơ sở kiến thức nội bộ. Điều này đảm bảo các SOP của bạn luôn cập nhật, toàn diện và tuân thủ các tiêu chuẩn ngành.
3. Biên bản cuộc họp & chương trình họp
Thật khó để ghi lại toàn bộ nội dung thảo luận hoặc những điểm chính trong các cuộc họp. Tóm tắt biên bản cuộc họp là một công việc tốn thời gian, đặc biệt là đối với các cuộc họp hàng ngày.
Các công cụ phiên âm AI có thể ghi âm và phân tích các bản ghi âm hoặc video của các cuộc họp và tự động tạo bản tóm tắt với các mục hành động và quyết định quan trọng. Ngoài ra, AI có thể phân tích các bản ghi cuộc họp trước đó để tạo chương trình làm việc cho các cuộc họp trong tương lai, tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính liên tục.
Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng lệnh gạch chéo '/AI' trong nhiệm vụ ClickUp để truy cập ba hàm viết AI thiết yếu: viết bất cứ thứ gì bằng AI, viết bằng các gợi ý AI được tạo sẵn và viết standup!
4. Đề xuất bán hàng & tài liệu tiếp thị
Bạn cần hiểu sâu sắc nhu cầu của khách hàng và xu hướng thị trường để tạo ra các đề xuất bán hàng và tài liệu tiếp thị hấp dẫn và được cá nhân hóa. Mặc dù bạn có thể có chuyên môn, nhưng không phải lúc nào bạn cũng có thời gian.
Các công cụ tài liệu AI có thể phân tích dữ liệu trải nghiệm khách hàng, thông tin đối thủ cạnh tranh và chỉ số hiệu suất tiếp thị, đồng thời tạo nội dung thuyết phục cho các tài liệu bán hàng và tiếp thị. Chúng điều chỉnh thông điệp cho phù hợp với từng phân khúc khách hàng cụ thể, nêu bật các điểm bán hàng chính và đưa ra các đề xuất sản phẩm được cá nhân hóa.
5. Tài liệu kỹ thuật
Như bất kỳ ai làm việc trong lĩnh vực công nghệ sẽ nói với bạn, việc tạo ra các hệ thống hoặc mã phức tạp không khó bằng một nửa so với việc tạo và cập nhật tài liệu kỹ thuật.
Bạn có thể sử dụng AI để phân tích các mẫu mã và cấu trúc, cấu hình hệ thống hoặc tham chiếu API để tạo tài liệu kỹ thuật. Nó đảm bảo tính nhất quán và loại bỏ rủi ro lỗi của con người trong việc ghi chép các chi tiết kỹ thuật phức tạp.
6. Báo cáo kinh doanh
Báo cáo kinh doanh phải toàn diện, và việc biên soạn báo cáo có nghĩa là thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, phân tích xu hướng và viết báo cáo chi tiết. Đây là công việc tốn thời gian và nguồn lực.
Với AI cho tài liệu, việc xử lý tài liệu trở nên vô cùng dễ dàng! AI có thể hợp lý hóa việc tạo báo cáo kinh doanh bằng cách tự động hóa một số bước. Nó có thể trích xuất và phân tích dữ liệu từ các nguồn khác nhau như hệ thống CRM, cơ sở dữ liệu tài chính và bảng điều khiển tiếp thị. Ngoài ra, AI có thể xác định các xu hướng chính, cung cấp thông tin chi tiết trong dữ liệu để bạn có thể soạn thảo báo cáo chiến lược.
7. Tạo và quản lý hợp đồng
Quản lý vòng đời hợp đồng là một trong những khía cạnh khó khăn nhất trong hoạt động kinh doanh. Mỗi bước, từ tạo tài liệu, ký kết và lưu trữ hợp đồng đến gia hạn hoặc chấm dứt hợp đồng, đều cần thận trọng để đảm bảo tuân thủ quy định kinh doanh.
Sử dụng AI cho việc lập tài liệu đảm bảo không có chỗ cho lỗi.
Bạn có thể sử dụng AI để tạo các mẫu hợp đồng tùy chỉnh cho các nhu cầu kinh doanh cụ thể và hợp lý hóa các quy trình quản lý hợp đồng. Hệ thống AI có thể theo dõi các giai đoạn vòng đời hợp đồng, tự động hóa các nhắc nhở gia hạn và đánh dấu các vấn đề tiềm ẩn để xem xét, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý hợp đồng tổng thể.
Mẹo chuyên nghiệp: Thiết lập tự động hóa thông qua ClickUp Brain để thông báo cho chủ nhiệm vụ nếu một nhiệm vụ (ví dụ: gia hạn hợp đồng) có thay đổi trạng thái hoặc quá hạn
Ví dụ về nhắc nhở tài liệu AI
Sẵn sàng thử nghiệm AI để tạo tài liệu hoặc xử lý tài liệu? Dưới đây là một số gợi ý về AI tạo ra nội dung để bạn bắt đầu, cùng với các ví dụ về kết quả từ AI.
1. Hướng dẫn sử dụng
Prompt:
"Viết hướng dẫn sử dụng cho một ứng dụng di động mới cho phép người dùng quản lý tài chính của họ. Giải thích cách thêm tài khoản ngân hàng, theo dõi chi tiêu và đặt mục tiêu tài chính. "
Kết quả:
2. Tóm tắt hợp đồng pháp lý
Prompt:
"Tóm tắt một hợp đồng pháp lý phức tạp thành những điểm chính cho những người không có kiến thức pháp lý. "
Kết quả:
3. Mô tả sản phẩm
Prompt:
"Viết một bản mô tả sản phẩm hấp dẫn cho một thiết bị theo dõi sức khỏe mới, nhấn mạnh các lợi ích về sức khỏe và thể chất của sản phẩm. "
Kết quả:
4. Đề xuất bán hàng
Prompt:
"Tạo đề xuất bán hàng cho một giải pháp phần mềm quản lý dự án dựa trên đám mây mới nhắm đến các công ty tiếp thị. Nêu bật các tính năng giúp hợp lý hóa sự hợp tác, cải thiện hiển thị dự án và tăng năng suất tổng thể của nhóm. Xây dựng một đề xuất giá trị hấp dẫn thể hiện rõ ràng lợi tức đầu tư (ROI). "
Kết quả:
5. Báo cáo kinh doanh
Prompt:
"Phân tích dữ liệu bán hàng trong quý vừa qua và tạo báo cáo kinh doanh cho bộ phận Tiếp thị. Xác định các xu hướng chính trong hành vi của khách hàng và sở thích sản phẩm. "
Kết quả:
Sử dụng phần mềm AI cho việc lập tài liệu
Bây giờ bạn đã thấy tiềm năng của AI trong việc tạo tài liệu thông qua các trường hợp sử dụng và ví dụ cụ thể, hãy cùng khám phá cách tích hợp các mô hình AI tạo ra nội dung một cách liền mạch vào quy trình làm việc của bạn.
ClickUp Brain, một trợ lý viết AI mạnh mẽ, là đồng minh của bạn ở đây. Nó được tích hợp trực tiếp vào nền tảng quản lý dự án ClickUp.
ClickUp Brain cung cấp giao diện thân thiện với người dùng, giúp bạn tận dụng AI để lập tài liệu theo nhiều cách:
- Đề xuất thời gian thực: Khi bạn soạn thảo tài liệu trong ClickUp Docs hoặc chia sẻ chúng trong ClickUp Tasks, ClickUp Brain sẽ phân tích văn bản của bạn và cung cấp các đề xuất về ngữ pháp, phong cách và độ rõ ràng. Điều này đảm bảo tài liệu của bạn luôn được trau chuốt và chuyên nghiệp
- Hoàn thành nội dung: Bạn bị kẹt ở một phần cụ thể trong tài liệu của mình? ClickUp Brain có thể đề xuất hoàn thành nội dung dựa trên bối cảnh văn bản của bạn. Tính năng này có thể hữu ích khi tóm tắt thông tin phức tạp hoặc phác thảo các điểm chính
- Tích hợp dữ liệu: ClickUp tích hợp liền mạch với nhiều nguồn dữ liệu khác nhau. Bạn có thể sử dụng ClickUp Brain và Docs để sắp xếp các điểm dữ liệu có liên quan từ bảng tính, hệ thống CRM hoặc các ứng dụng được kết nối khác. Bạn có thể tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác trong tài liệu của mình
- Mẫu có thể tùy chỉnh: Bạn có thể sử dụng ClickUp Docs để tạo các mẫu tùy chỉnh cho các loại tài liệu thường sử dụng, như SOP hoặc biên bản cuộc họp.
Hãy xem Mẫu kế hoạch hành động ClickUp này để quản lý và phân công công việc một cách trực quan. Nó cho phép bạn xác định mục tiêu, phân bổ nguồn lực và theo dõi tiến độ công việc.
Đó chưa phải là tất cả! ClickUp là một công cụ năng suất tất cả trong một. Các tính năng cốt lõi của nó làm cho nó trở thành một nền tảng quản lý dự án mạnh mẽ:
- Hình dung các nhiệm vụ của bạn theo nhiều cách khác nhau với hơn 15 chế độ xem của ClickUp, bao gồm Danh sách, Bảng (kiểu Kanban), Lịch, Biểu đồ Gantt và hơn thế nữa. Sự linh hoạt này cho phép bạn chọn chế độ xem phù hợp nhất với nhu cầu dự án và sở thích cá nhân của bạn
- Tạo trạng thái tùy chỉnh và mức độ ưu tiên để điều chỉnh quy trình làm việc và theo dõi tiến độ
- Phân công công việc cho các thành viên trong nhóm và đặt ngày đáo hạn chính xác để duy trì trách nhiệm giải trình và tiến độ công việc
- Theo dõi thời gian dành cho các công việc với tính năng theo dõi thời gian tích hợp sẵn. Tính năng này cho phép bạn giám sát tiến độ, phân tích năng suất của nhóm và cải thiện các ước lượng trong tương lai
- Tận dụng các công cụ tài liệu và bảng trắng tích hợp để cho phép các nhóm cộng tác trên tài liệu, động não ý tưởng một cách trực quan và chia sẻ kiến thức trong nền tảng
- Sắp xếp các dự án thành không gian làm việc và thư mục để phân cấp và nhóm dự án tốt hơn dựa trên bộ phận, khách hàng hoặc bất kỳ tiêu chí liên quan nào
- Truy cập công việc, dự án và kênh liên lạc mọi lúc mọi nơi với ứng dụng di động thân thiện với người dùng
- Sử dụng hơn 1000 tích hợp bên thứ ba của ClickUp với Google Drive, Slack, Dropbox, v.v. để kết nối các công cụ yêu thích của bạn và tập trung hóa quy trình làm việc của bạn
ClickUp cung cấp một bộ tính năng toàn diện cho cá nhân và nhóm để quản lý tài liệu kinh doanh và dự án một cách hiệu quả, hợp tác hiệu quả và đạt được mục tiêu của mình. Cho dù bạn là freelancer, chủ doanh nghiệp nhỏ hay thành viên của một doanh nghiệp lớn, ClickUp cung cấp tính linh hoạt và khả năng mở rộng để thích ứng với nhu cầu tài liệu cụ thể của bạn.
Tương lai của AI trong việc tạo tài liệu
Tiềm năng của AI trong việc lập tài liệu là rất lớn và không ngừng phát triển. Khi công nghệ trí tuệ nhân tạo tiếp tục phát triển và các công cụ AI tạo ra nội dung ngày càng tiến bộ, chúng ta có thể mong đợi những tính năng và chức năng còn tinh tế hơn nữa trong tương lai. Dưới đây là một số khả năng thú vị:
- Các trợ lý AI có thể tự động nghiên cứu, xác minh và cập nhật thông tin trong tài liệu của bạn, đảm bảo độ chính xác và độ tin cậy
- Các đối tác AI có thể dịch tài liệu của bạn sang nhiều ngôn ngữ khác nhau trong thời gian thực, xóa bỏ rào cản ngôn ngữ và tiếp cận đối tượng rộng lớn hơn
- Các tính năng hỗ trợ AI có thể biến các tài liệu tĩnh thành trải nghiệm tương tác
Đơn giản hóa tài liệu phức tạp với ClickUp
AI có thể là công cụ thay đổi cuộc chơi của bạn! Các công cụ tài liệu AI giúp bạn viết tài liệu rõ ràng, không có lỗi nhanh hơn bao giờ hết. Chúng đảm nhận các khía cạnh tẻ nhạt của việc lập tài liệu và giúp bài viết của bạn trở nên xuất sắc.
Tuy nhiên, để sử dụng chúng một cách hiệu quả nhất, bạn nên hoàn thiện kỹ năng tạo và sử dụng các câu lệnh AI hoặc sử dụng các câu lệnh có sẵn của ClickUp. Hãy thử AI và đăng ký miễn phí trên ClickUp để tạo các tài liệu phức tạp một cách dễ dàng với ClickUp Brain!