Theo nghiên cứu, một nhân viên thông thường dành 2,6 giờ mỗi ngày chỉ để quản lý email và 40% nhân viên thậm chí không theo dõi thời gian này. Sự sơ suất này có thể dẫn đến tổn thất đáng kể cho các doanh nghiệp tính phí khách hàng dựa trên mục nhập thời gian.
Luôn luôn đáng để hỏi: bao nhiêu phần trăm tổng thời gian làm việc là hiệu quả? Tỷ lệ cân bằng lý tưởng giữa giờ làm việc có thể tính phí và không tính phí là bao nhiêu?
Theo dõi thời gian rất hữu ích trong việc trả lời những câu hỏi này.
Một ứng dụng theo dõi thời gian cơ bản giúp bạn hiểu chi phí thực sự của hoạt động kinh doanh và cung cấp dữ liệu quý giá cho giám đốc điều hành, quản lý và nhân viên. Bằng cách phân tích dữ liệu này, các nhà lãnh đạo có thể thu được những thông tin quan trọng về hiệu quả hoạt động của công ty.
Cho dù bạn là quản lý dự án hay chủ doanh nghiệp, sử dụng ứng dụng theo dõi thời gian là điều cần thiết để:
- Luôn tổ chức và kiểm soát các dự án
- Ra quyết định dựa trên dữ liệu để tối ưu hóa nguồn lực
- Nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên
- Xác định chi phí ẩn và tối đa hóa lợi nhuận
Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ tìm hiểu về lợi ích của công cụ theo dõi thời gian, cách triển khai nó một cách hiệu quả và cách nó có thể thay đổi tổ chức của bạn.
Báo cáo theo dõi thời gian là gì?
Báo cáo theo dõi thời gian, hay bảng chấm công, đánh giá thời gian dành cho các thành phần khác nhau của dự án trong một khoảng thời gian nhất định. Báo cáo này cũng có thể so sánh thời gian thực tế với dự kiến và ước lượng trước đó.
Do đó, báo cáo theo dõi thời gian cho phép bạn đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu, tối ưu hóa cách nhóm của bạn sử dụng thời gian và đảm bảo các dự án đi đúng hướng. Mục đích của báo cáo này là tận dụng thời gian một cách tối đa mà không bị gián đoạn liên tục để cập nhật tiến độ.
Báo cáo thời gian dự án có thể thu hẹp khoảng cách giữa ước lượng dự án lý tưởng và những thách thức trong thực tế. Điều này đặc biệt có giá trị trong việc dự báo nguồn lực, quản lý hiệu quả và cài đặt thời hạn thực tế.
Báo cáo theo dõi thời gian cũng không thể thiếu cho việc thanh toán cho khách hàng. Dữ liệu theo dõi thời gian đảm bảo rằng mỗi giờ làm việc đều được tính vào, điều này không chỉ ngăn ngừa thất thoát doanh thu mà còn giúp bạn thanh toán cho khách hàng một cách chính xác.
Đọc thêm: 10 phần mềm theo dõi thời gian tốt nhất năm 2024
Cách sử dụng phần mềm theo dõi thời gian để theo dõi thời gian hiệu quả
Theo dõi thời gian thường có thể cảm thấy như một công việc nhàm chán. Nhân viên có thể không thích công việc thêm là điền thủ công vào bảng theo dõi thời gian và sự giám sát ngầm ý khi theo dõi hoạt động của họ. Tuy nhiên, các nhà quản lý cũng phải đảm bảo bài nộp/gửi cho khách hàng và lãnh đạo chính xác và kịp thời.
Đối với nhiều doanh nghiệp, báo cáo theo dõi thời gian là rất cần thiết. Dữ liệu thời gian chính xác cung cấp thông tin chi tiết có giá trị, cho dù là tính hóa đơn cho khách hàng theo giờ hay phân tích năng suất của nhóm. Khóa là chọn các phương pháp và công cụ hiệu quả để giảm thiểu nỗ lực trong khi cung cấp thông tin cần thiết.
ClickUp cho Quản lý thời gian cung cấp một bộ tính năng mạnh mẽ để giúp theo dõi thời gian trở nên dễ dàng và là một phần không thể thiếu trong quy trình quản lý dự án của bạn.
Hãy khám phá cách các tính năng này có thể giúp bạn tối ưu hóa quản lý thời gian dự án.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Đảm bảo xin sự đồng ý trước của nhân viên về việc theo dõi thời gian. Sẽ rất hữu ích nếu bạn thông báo cho họ rằng việc này chỉ nhằm mục đích đo lường thời gian dành cho công việc. Điều này sẽ giúp xây dựng lòng tin giữa các nhân viên và không bị coi là hành động xâm phạm quyền riêng tư.
Kích hoạt tính năng theo dõi thời gian và đăng nhập nhiệm vụ trong ClickUp
Bước đầu tiên là kích hoạt tính năng theo dõi thời gian trong không gian làm việc của bạn. Sau khi kích hoạt, nhóm của bạn có thể bắt đầu ghi lại số giờ làm việc trực tiếp trong ClickUp và theo dõi số giờ mà không làm gián đoạn quy trình làm việc của họ.
Theo dõi thời gian trong ClickUp rất dễ dàng. Khi bắt đầu một nhiệm vụ, chỉ cần nhấp vào bộ đếm thời gian. ClickUp sẽ ghi lại thời gian của bạn. Khi hoàn thành, dừng bộ đếm thời gian để ghi lại số giờ của bạn.
Đối với các công việc không phù hợp với bộ đếm thời gian (như cuộc họp hoặc nghiên cứu), bạn có thể ghi lại thời gian của mình theo cách thủ công. Điều này đảm bảo mọi phút làm việc đều được ghi lại để báo cáo chính xác.
Bảng chấm công tự động
Bảng chấm công tự động có thể giúp tiết kiệm thời gian cho các nhóm phải xử lý khối lượng công việc lớn hoặc có nhu cầu báo cáo phức tạp.
Nó giảm thiểu lỗi và tạo ra các báo cáo chính xác, dễ xem. Nó cũng tổng hợp nhật ký thời gian thành hồ sơ chính xác về giờ làm việc. Điều này giúp tiết kiệm thời gian cho các thành viên và quản lý nhóm.
Các nhóm có thể tập trung vào công việc của mình, trong khi các nhà quản lý có thể xem tiến độ dự án và khối lượng công việc của nhóm theo thời gian thực.
Đọc thêm: 10 phần mềm theo dõi thời gian làm việc tự do tốt nhất năm 2024
Tích hợp với Lịch Google
🧠 Bạn có biết: Gần 21% nhân viên không theo dõi thời gian tham gia cuộc họp, khiến doanh nghiệp mất trung bình 32.000 USD/năm/nhân viên do doanh thu bị thất thoát.
Để thực hiện điều này một cách dễ dàng, ClickUp tích hợp liền mạch với Lịch Google, đảm bảo rằng các cập nhật được thực hiện trong một ứng dụng sẽ được phản ánh ngay lập tức trong ứng dụng kia. Điều này giúp loại bỏ việc phải chuyển đổi qua lại giữa các ứng dụng.
Theo dõi thời gian dự án ClickUp
- Tạo nhiệm vụ từ sự kiện lịch: Với tính năng Theo dõi thời gian dự án của ClickUp, các nhóm có thể tạo nhiệm vụ ClickUp trực tiếp từ các sự kiện Lịch Google. Điều này có nghĩa là mọi cuộc hẹn hoặc cuộc họp sẽ trở thành một nhiệm vụ có thể theo dõi trong ClickUp
- Tận dụng tự động hóa cho nhắc nhở: Tự động hóa nhắc nhở cho các sự kiện sắp tới và không bao giờ bỏ lỡ cuộc họp hoặc thời hạn quan trọng. ClickUp sẽ gửi thông báo trực tiếp đến không gian làm việc của bạn, giúp bạn tổ chức và theo dõi lịch trình của mình
- Chuyển đổi sự kiện thành nhiệm vụ có thể thực hiện: Khi bạn lên lịch cuộc họp, ClickUp sẽ tự động tạo một nhiệm vụ với tất cả các chi tiết liên quan, cho phép bạn thêm thông tin như chương trình nghị sự, người được giao nhiệm vụ, danh sách kiểm tra và hơn thế nữa. Điều này giúp tập trung các sự kiện và nhiệm vụ của bạn, giúp theo dõi thời gian dễ dàng hơn mà không cần chuyển đổi giữa các công cụ
Tạo báo cáo tùy chỉnh
Một trong những tính năng mạnh mẽ nhất của tính năng theo dõi thời gian của ClickUp là khả năng tạo báo cáo tùy chỉnh.
Với báo cáo tùy chỉnh, bạn có thể xem nhật ký theo dõi thời gian tích lũy của từng thành viên trong nhóm để hiểu thời gian dành cho một lựa chọn công việc.
ClickUp cho phép bạn tùy chỉnh báo cáo dựa trên các chỉ số khác nhau, chẳng hạn như thời gian được theo dõi theo ngày, tuần, tháng hoặc bất kỳ phạm vi tùy chỉnh nào, chẳng hạn như tổng thời gian dành cho một dự án, thời gian được phân bổ cho các công việc cụ thể hoặc năng suất của từng thành viên trong nhóm.
Đối với các nhà quản lý dự án, báo cáo tùy chỉnh giúp:
- Xác định các dự án cần được chú ý hơn, đánh giá khối lượng công việc của nhóm và điều chỉnh kế hoạch nguồn lực khi cần thiết
- Phát hiện cơ hội để tăng hiệu quả và dự đoán dòng thời gian dự án tốt hơn
- Tránh những trở ngại trong dự án như phân bổ tài nguyên quá mức, tắc nghẽn, nhóm làm việc quá sức và lỡ thời hạn
Sự cải tiến liên tục này dẫn đến kế hoạch chính xác, phân bổ nguồn lực tốt hơn và cuối cùng là dự án thành công.
Đọc thêm: Các công cụ theo dõi thời gian tốt nhất cho các nhà sáng tạo và nhà tiếp thị trong năm 2024
Sử dụng các mẫu để theo dõi thời gian hiệu quả
ClickUp cung cấp thư viện các mẫu được thiết kế để hợp lý hóa quy trình theo dõi thời gian của bạn. Các mẫu này có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của dự án, đảm bảo tính nhất quán trong việc ghi chép thời gian và báo cáo giữa các nhóm.
Mẫu theo dõi thời gian của tư vấn ClickUp
Mẫu theo dõi thời gian của tư vấn viên ClickUp được thiết kế đặc biệt để giúp các tư vấn viên quản lý thời gian hiệu quả cho các dự án của khách hàng.
Trình theo dõi thời gian tích hợp liền mạch với các tính năng quản lý dự án của ClickUp, cung cấp một nền tảng toàn diện để theo dõi số giờ có thể tính phí, tăng năng suất và cải thiện mối quan hệ với khách hàng.
Nó cũng đơn giản hóa việc theo dõi thời gian cho các chuyên gia tư vấn, cho phép họ dễ dàng ghi lại số giờ làm việc bằng tay hoặc sử dụng bộ đếm thời gian. Điều này rất có giá trị đối với các chuyên gia tư vấn quản lý nhiều dự án, đảm bảo rằng tất cả công việc của khách hàng được ghi lại chính xác.
Điều này giúp phân loại rõ ràng thời gian làm việc của nhân viên thành thời gian có thể tính phí hoặc không thể tính phí, từ đó tạo điều kiện cho việc lập hóa đơn và trách nhiệm tài chính chính xác.
Mẫu phân bổ thời gian ClickUp
Mẫu phân bổ thời gian của ClickUp cũng là một công cụ tuyệt vời cho các nhà quản lý dự án cần theo dõi thời gian cho nhiều nhiệm vụ và thành viên trong nhóm. Mẫu này cho phép bạn cài đặt trước các danh mục cho các loại công việc khác nhau, chẳng hạn như phát triển, thiết kế và cuộc họp.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Đối với các cơ quan quản lý nhiều khách hàng, việc triển khai các mẫu bảng chấm công của cơ quan có thể hữu ích. Các mẫu này chuẩn hóa việc theo dõi thời gian giữa các khách hàng và dự án khác nhau, giúp đảm bảo tất cả các giờ làm việc có thể tính phí được ghi lại và báo cáo chính xác.
Tự động hóa theo dõi thời gian
ClickUp Automations giúp giảm bớt gánh nặng cho nhóm của bạn trong việc theo dõi giờ làm việc. Bạn có thể cấu hình tự động hóa để bắt đầu theo dõi thời gian tự động khi trạng thái của nhiệm vụ thay đổi thành 'Đang tiến hành' và dừng lại khi nhiệm vụ được đánh dấu là 'Hoàn thành'
Tính năng này tự động cập nhật khi nhóm và trách nhiệm thay đổi, đồng thời giữ cho dự án tiếp tục tiến triển mà không cần nhóm phải chia sẻ thông tin cập nhật dự án thường xuyên.
Tự động hóa đảm bảo theo dõi thời gian nhất quán, giảm lỗi do con người và đảm bảo ghi chép dữ liệu chính xác.
Xem thêm: Cách sử dụng Trí tuệ nhân tạo (AI) cho quản lý thời gian (Các trường hợp sử dụng & Công cụ)
Tại sao theo dõi thời gian và báo cáo lại quan trọng
Báo cáo theo dõi thời gian cung cấp dữ liệu cần thiết để tối ưu hóa tài nguyên và đảm bảo các dự án được hoàn thành đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách. Chúng cũng giúp cải thiện năng suất và trách nhiệm của nhóm và tránh thất thoát doanh thu.
Hãy cùng tìm hiểu chi tiết hơn.
⏰ Hiểu rõ nhu cầu về nguồn lực
Giờ làm việc của nhân viên là một chỉ số quan trọng trong việc phân bổ nguồn lực. Sử dụng ứng dụng theo dõi thời gian miễn phí có thể giúp xác định các công việc liên tục vượt quá ước lượng ngân sách, cho phép can thiệp sớm.
Theo dõi thời gian có thể cho thấy những lỗ hổng về kỹ năng của nhân viên, từ đó nêu rõ nhu cầu đào tạo thêm. Nó cũng giúp xác định những công việc thiếu nguồn lực. Xác định sự chênh lệch trong khối lượng công việc có thể báo hiệu nhu cầu điều chỉnh, như phân phối lại trách nhiệm hoặc chia sẻ công việc một cách công bằng hơn.
Bằng cách giải quyết các vấn đề này, bạn có thể tạo báo giá chính xác hơn, dẫn đến tỷ lệ thanh toán cao hơn trong dài hạn.
⏰ Cải thiện cách thức làm việc của các nhóm
Nhân viên chỉ làm việc hiệu quả trong 2 giờ 53 phút mỗi ngày.
Ứng dụng theo dõi thời gian có thể giúp nhân viên tập trung hơn khi họ nhận thức rõ hơn về thời gian họ dành cho các công việc. Bằng cách xem lại thời gian của mình, nhân viên có thể xác định các mẫu và giảm công việc không thể tính phí.
Theo dõi thời gian không phải là đặt ra những kỳ vọng không thực tế; mà là tự nhận thức và ra quyết định dựa trên dữ liệu. Với phần mềm theo dõi thời gian phù hợp, các nhóm thường nhận ra rằng họ đang chuyển đổi công việc quá thường xuyên hoặc không dành đủ thời gian để tập trung vào một công việc.
Bằng cách xác định những điểm không hiệu quả, chẳng hạn như các cuộc họp không cần thiết hoặc các điểm nghẽn trong quy trình làm lãng phí thời gian tính phí, các nhóm có thể thực hiện những điều chỉnh nhỏ trong quy trình làm việc để cải thiện đáng kể hiệu quả tổng thể theo thời gian.
👀 Tiền thưởng: Áp dụng các mẫu bảng chấm công để đảm bảo tất cả thành viên trong nhóm ghi chép thời gian của họ theo cùng một cách. Điều này giúp dễ dàng xác định xu hướng và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
⏰ Hiểu rõ hơn về hiệu suất của nhóm
Các ứng dụng theo dõi thời gian cung cấp thông tin chi tiết về hiệu suất của nhân viên. Bạn có thể phân tích dữ liệu này để xác định nhân viên hiệu quả nhất và ghi nhận đóng góp của họ. Sự công nhận này sẽ thúc đẩy tinh thần làm việc và khuyến khích duy trì hiệu suất cao.
Ngoài việc xác định nhân viên có hiệu suất cao nhất, theo dõi thời gian còn có thể cho thấy điểm mạnh và điểm yếu. Các mục nhập thời gian, thói quen và mẫu được theo dõi có thể giúp bạn xác định các lĩnh vực mà nhân viên có thể gặp khó khăn.
Thông tin này cho phép bạn cung cấp hỗ trợ có mục tiêu và giúp họ cải thiện hiệu quả công việc.
⏰ Ghi lại thời gian đã sử dụng
Theo dõi thời gian không chỉ cung cấp dữ liệu tóm tắt mà còn tạo bản ghi chi tiết về công việc của nhóm bạn.
Ví dụ: nếu khách hàng thắc mắc về số giờ làm việc dành cho một dự án, bạn có thể tạo báo cáo nêu rõ các công việc cụ thể đã hoàn thành và thời gian đầu tư. Dữ liệu này có thể giúp chứng minh chi phí và giải quyết những kỳ vọng không hợp lý. Trong các ngành như xây dựng, nơi kiểm toán là phổ biến, theo dõi thời gian là rất quan trọng để chứng minh rằng các nguồn lực đang được sử dụng hiệu quả.
Ghi chép chính xác công việc đã thực hiện và thời gian thực hiện là điều cần thiết để chứng minh sự tuân thủ và ngăn ngừa các cáo buộc lãng phí tiền bạc.
⏰ Tránh thất thoát doanh thu và lập hóa đơn chính xác cho khách hàng
Dữ liệu theo dõi thời gian cho thấy các vấn đề gây thất thoát doanh thu như quy trình làm việc không hiệu quả, dư thừa nhân sự, giám sát tiến độ không thường xuyên và nhiều hơn nữa.
Các vấn đề này thường liên quan đến nhau. Quy trình làm việc không hiệu quả có thể dẫn đến tình trạng dư thừa nhân sự, từ đó làm tăng chi phí và việc giám sát không thường xuyên dẫn đến sự chậm trễ trong dự án.
Phần mềm theo dõi thời gian có thể giải quyết các vấn đề sau:
- Xác định điểm nghẽn trong quy trình làm việc: Xác định chính xác nơi thời gian bị lãng phí
- Tối ưu hóa nhân sự: Xác định xem việc phân bổ nguồn lực có phù hợp với khối lượng công việc hay không
- Cải thiện cập nhật tiến độ dự án: Các nhóm có thể truyền đạt tốt hơn khả năng hoàn thành công việc đúng hạn của mình
Phần mềm theo dõi thời gian giúp tạo bản ghi lịch sử dữ liệu dự án. Bạn có thể xem thời gian thực hiện dự án, chi phí và lợi nhuận. Thông tin này có thể giúp bạn cung cấp cho khách hàng hóa đơn chi tiết và minh bạch.
Bạn có thể sử dụng các tính năng báo cáo của ClickUp để so sánh thời gian dành cho từng nhiệm vụ với ngân sách được phân bổ cho nhiệm vụ đó. Điều này cho phép bạn xác định các lĩnh vực có thể chi tiêu quá mức và thực hiện các biện pháp khắc phục trước khi dự án vượt quá ngân sách.
Hơn nữa, việc tích hợp phần mềm theo dõi PTO đảm bảo rằng các giờ làm việc có thể tính phí và không tính phí được tính vào tài khoản, giúp bạn có cái nhìn chính xác hơn về tình trạng sẵn sàng và khối lượng công việc của nhóm.
Đọc thêm: 10 ứng dụng bảng chấm công tốt nhất để quản lý thời gian hiệu quả hơn trong năm 2024
⏰ Xây dựng lòng tin thông qua sự minh bạch trong hoạt động của nhóm
Dữ liệu theo dõi thời gian có thể thúc đẩy sự tin tưởng và minh bạch trong tổ chức của bạn, mang lại lợi ích cho cả nhân viên và quản lý. Hiển thị giờ làm việc cũng có thể giảm bớt lo lắng về việc quản lý quá chi tiết. Với phần mềm theo dõi thời gian phù hợp, quản lý luôn được cập nhật về các hoạt động của dự án, đảm bảo rằng các công việc phù hợp được ưu tiên.
Theo dõi thời gian thường giúp giảm nhu cầu kiểm tra thường xuyên, do đó nhân viên cảm thấy được tin tưởng và được trao quyền trong vai trò của mình. Cuối cùng, khi cả quản lý và thành viên nhóm đều theo dõi thời gian, điều này sẽ tạo ra sân chơi bình đẳng và củng cố mối quan hệ.
Theo dõi giờ làm việc dễ dàng với ClickUp
Tận dụng phần mềm theo dõi thời gian có thể dẫn đến quản lý dự án thành công. Nó cung cấp những thông tin chi tiết cần thiết để tối ưu hóa quy trình làm việc, cải thiện năng suất và đảm bảo các dự án được hoàn thành đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách.
Các tính năng theo dõi thời gian của ClickUp được thiết kế để tích hợp liền mạch vào quy trình làm việc hiện tại của bạn, cung cấp sự linh hoạt cần thiết để quản lý thời gian hiệu quả hơn.
Cho dù bạn là chủ doanh nghiệp hay giám sát các dự án phức tạp, ClickUp cung cấp các công cụ bạn cần để mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch. Ghi chép giờ làm việc chính xác, tạo báo cáo tùy chỉnh và tận dụng các mẫu để đảm bảo rằng giờ làm việc được ghi lại và nhóm của bạn đang hoạt động với hiệu quả cao nhất.
Với ClickUp, bạn có thể biến việc theo dõi thời gian từ một công việc nhàm chán thành một công cụ mạnh mẽ để thúc đẩy thành công của dự án.
Bắt đầu sử dụng ClickUp miễn phí ngay hôm nay!