Thời gian trong một ngày làm việc trôi đi đâu? Nhiều người trong chúng ta tự hỏi câu hỏi này trong khi thực hiện công việc. Nhưng có một cách để theo dõi thời gian của bạn và tận dụng nó để đạt năng suất tối đa.
Điều này được gọi là quản lý bảng chấm công.
Nó giúp theo dõi thời gian bạn và nhóm của bạn đã dành cho các dự án và công việc. Nó cho phép theo dõi chi phí, theo dõi sự tham gia, cho phép bạn xác định giờ tính phí và không tính phí, đồng thời tăng năng suất.
Hướng dẫn này sẽ khám phá các nguyên tắc cơ bản của quản lý bảng chấm công, lợi ích, thách thức phổ biến, các trường hợp sử dụng tốt nhất trong quản lý dự án và các chiến lược để triển khai trong tổ chức của bạn.
Bảng chấm công là gì?
Bảng chấm công là bản ghi kỹ thuật số hoặc bản ghi vật lý về cách nhân viên sử dụng thời gian của họ tại nơi làm việc. Bảng chấm công thường ghi lại số giờ làm việc, công việc đã hoàn thành và đôi khi cả thời gian nghỉ giải lao, cho phép tổ chức theo dõi năng suất, tiến độ dự án và dữ liệu lương.
Ai sử dụng bảng chấm công?
✅ Các cơ quan: Theo dõi số giờ có thể tính phí cho mỗi khách hàng hoặc dự án✅ Freelancer: Ghi lại thời gian cho nhiều khách hàng và xuất báo cáo✅ Các nhóm phần mềm: Theo dõi thời gian cho mỗi sprint hoặc công việc để ước lượng điểm câu chuyện✅ Nhân sự & tài chính: Xác thực giờ làm việc và đồng bộ với bảng lương✅ Các nhóm tư vấn: Lập hóa đơn chính xác cho khách hàng với bằng chứng công việc
Ban đầu được sử dụng dưới dạng biểu mẫu giấy, bảng chấm công hiện đại giờ đây đã được số hóa và có thể tự động theo dõi thời gian, gửi nhắc nhở và tạo báo cáo. Chúng rất cần thiết để thanh toán cho khách hàng, quản lý giờ làm việc của nhân viên và cải thiện kế hoạch khối lượng công việc.
🎉 Thú vị: Bảng chấm công có nguồn gốc từ thế kỷ 19 và ban đầu được sử dụng trong các nhà máy công nghiệp để theo dõi ca làm việc của công nhân.
Quản lý bảng chấm công là gì?
Quản lý bảng chấm công là quá trình theo dõi và quản lý thời gian dành cho các công việc, dự án hoặc hoạt động khác nhau. Quá trình này bao gồm việc sử dụng bảng chấm công, là các tài liệu hoặc công cụ kỹ thuật số được sử dụng để ghi lại số giờ làm việc của nhân viên.
Tùy thuộc vào bảng chấm công hoặc phần mềm theo dõi thời gian mà bạn sử dụng, ngoài các mục nhập thời gian, bảng chấm công còn ghi lại các chi tiết như mã dự án, ngân sách dự án, mô tả công việc, bảng lương nhân viên và các thông tin liên quan khác.
Trước đây, bảng chấm công thủ công được sử dụng để theo dõi thời gian. Tuy nhiên, với sự tiến bộ của công nghệ, các mẫu bảng chấm công, bảng tính và phần mềm bảng chấm công sẵn sàng sử dụng ngày càng phổ biến hơn. Thông thường, phần mềm quản lý dự án cũng bao gồm một ứng dụng bảng chấm công.
Phần mềm bảng chấm công có rất nhiều lợi ích. Chúng cho phép bạn theo dõi và phê duyệt bảng chấm công cho các thành viên trong nhóm, giúp quản lý quá trình tính lương và thậm chí cung cấp thông tin chi tiết để cải thiện năng suất.
Bảng chấm công thủ công vs. Bảng chấm công kỹ thuật số: Cái nào tốt hơn?
Không phải tất cả các hệ thống bảng chấm công đều giống nhau. Trong khi một số nhóm vẫn dựa vào bảng tính thủ công hoặc sổ ghi chép giấy, những nhóm khác đã áp dụng các công cụ kỹ thuật số để tự động hóa toàn bộ quy trình. Hãy cùng phân tích lý do tại sao bảng chấm công kỹ thuật số mang lại giải pháp tốt hơn, thông minh hơn, đặc biệt là cho các nhóm đang phát triển.
Không phải tất cả các hệ thống bảng chấm công đều giống nhau. Trong khi một số nhóm vẫn dựa vào bảng tính thủ công hoặc sổ ghi chép giấy, những nhóm khác đã áp dụng các công cụ kỹ thuật số để tự động hóa toàn bộ quy trình. Hãy cùng phân tích lý do tại sao bảng chấm công kỹ thuật số mang lại giải pháp tốt hơn, thông minh hơn, đặc biệt là cho các nhóm đang phát triển.
| Tính năng | Bảng chấm công thủ công | Bảng chấm công kỹ thuật số (như ClickUp) |
|---|---|---|
| ⏱️ Độ chính xác của theo dõi thời gian | ❌ Dễ xảy ra lỗi, khó xác minh | ✅ Tự động theo dõi thời gian đến từng giây |
| 🧾 Khối lượng công việc của quản trị viên | ❌ Yêu cầu nhập và xem xét thủ công | ✅ Tự động hóa việc phê duyệt, nhắc nhở và báo cáo |
| 🔍 Minh bạch | ❌ Hiển thị khối lượng công việc bị giới hạn | ✅ Chế độ xem toàn bộ nhóm qua Bảng điều khiển |
| 💰 Tiết kiệm chi phí | ❌ Chi phí ẩn do lỗi và sự chậm trễ | ✅ Hợp lý hóa và có thể mở rộng cho mọi kích thước nhóm |
| 📊 Báo cáo & phân tích | ❌ Thủ công, dựa trên bảng tính | ✅ Nhận thông tin nhanh chóng với báo cáo tích hợp sẵn |
🎉 Thông tin thú vị: Nhiều freelancer cho rằng việc theo dõi thời gian thực sự giúp họ tự tin hơn vì họ có thể cho khách hàng thấy rõ giá trị của từng giờ làm việc khi khách hàng thắc mắc về phạm vi công việc hoặc giá cả.
Lợi ích của việc sử dụng bảng chấm công để quản lý nhân viên
📮 ClickUp Insight: 64% nhân viên thỉnh thoảng hoặc thường xuyên làm việc ngoài giờ làm việc theo lịch trình, với 24% làm thêm giờ hầu hết các ngày! Đó không phải là sự linh hoạt — đó là công việc không bao giờ kết thúc. 😵💫 Nhiệm vụ ClickUp giúp bạn chia mục tiêu lớn thành các bước nhỏ hơn, dễ quản lý hơn, để bạn luôn biết phải làm gì tiếp theo — mà không cảm thấy quá tải. Chỉ cần yêu cầu AI của ClickUp tạo công việc con, thêm danh sách kiểm tra và bản đồ phụ thuộc để duy trì sự tổ chức và kiểm soát. Trong khi đó, ClickUp Automations hợp lý hóa công việc thường ngày bằng cách xử lý các bản cập nhật, nhiệm vụ và nhắc nhở — để bạn có thể dành ít thời gian hơn cho công việc bận rộn và nhiều thời gian hơn cho những việc quan trọng. 🚀💫 Kết quả thực tế: Pigment đã cải thiện hiệu quả giao tiếp của nhóm lên 20% với ClickUp — giúp các nhóm kết nối và phối hợp tốt hơn.
Như đã đề cập trước đó, sử dụng bảng chấm công để quản lý nhân viên mang lại nhiều lợi ích. Hãy cùng khám phá.
Theo dõi thời gian chính xác
Không giống như các phương pháp theo dõi thời gian thủ công, dễ xảy ra sai sót, bảng chấm công kỹ thuật số cho phép theo dõi thời gian chính xác. Chúng cung cấp một cách có hệ thống để ghi lại thời gian dành cho các công việc hoặc dự án khác nhau.
Nếu bạn là một tổ chức nhỏ hoặc một freelancer, phần mềm theo dõi thời gian cho doanh nghiệp nhỏ đảm bảo thời gian của nhóm bạn được theo dõi chính xác. Điều này cũng giúp khen thưởng những nhân viên chăm chỉ, hỗ trợ những người không thể hoàn thành giờ làm việc và đảm bảo công ty đang đi đúng hướng để đạt được mục tiêu.
Quản lý dự án
Bảng chấm công hàng ngày cũng có lợi ích đáng kể cho việc quản lý thời gian dự án. Chúng giúp bạn theo dõi số giờ làm việc của dự án và xác định đầy đủ chi phí liên quan. Bạn có thể sử dụng thông tin này để đưa ra quyết định về dòng thời gian dự án, phân bổ nguồn lực và sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc.
Hơn nữa, chúng còn giúp xác định kỹ năng của nhân viên, xác định các lĩnh vực mà họ cần được hướng dẫn và đào tạo, đo lường hiệu quả tổng thể của dự án và phân phối khối lượng công việc giữa các nhóm một cách hợp lý.
Với thông tin cần thiết về thời gian dành cho các dự án, bạn cũng có thể theo dõi tiến độ, dự báo sự chậm trễ, cải thiện quy trình và ước lượng chi phí dự kiến.
Giảm chi phí
Một trong những lợi ích quan trọng nhất của công cụ quản lý bảng chấm công là bạn có thể dự báo các yêu cầu của dự án, bao gồm chi phí và ngân sách. Bạn có thể xác định các cách để cải thiện năng suất và giảm chi phí làm thêm giờ.
Nó cũng cho phép bạn kiểm soát chi phí nhân công, quản lý giờ làm thêm và tối ưu hóa mức độ nhân sự dựa trên khối lượng công việc thực tế.
Thanh toán cho khách hàng chính xác và tự động
Nếu bạn là nhà tư vấn hoặc doanh nghiệp tính phí khách hàng theo thời gian, phần mềm tính phí theo thời gian có thể giúp bạn theo dõi giờ làm việc có thể tính phí và tính phí khách hàng một cách chính xác.
Chúng cũng giúp bạn quản lý dự án hiệu quả. Hơn nữa, phần mềm theo dõi thời gian cũng tự động hóa việc thanh toán và lập hóa đơn cho khách hàng, vì vậy bạn không phải lo lắng về việc theo dõi chi phí thủ công. Phần mềm sẽ lo liệu việc đó.
Phân bổ tài nguyên
Theo dõi thời gian làm việc của bạn và nhóm cũng rất hữu ích khi phân bổ nguồn lực cho các dự án hoặc công việc mới. Bạn có thể kiểm tra cách nhân viên sử dụng thời gian của họ cho các dự án khác nhau và xác định những nhân viên chưa được sử dụng hết công suất hoặc làm việc quá sức.
Sau đó, bạn có thể tối ưu hóa việc sử dụng lực lượng lao động bằng cách phân phối lại công việc, điều chỉnh phân công dự án và cân bằng khối lượng công việc. Hơn nữa, bạn cũng có thể dự báo nhu cầu tài nguyên bằng cách sử dụng dữ liệu lịch sử và xu hướng. Dữ liệu này sẽ giúp bạn lập kế hoạch cho các kỳ cao điểm về khối lượng công việc và dự đoán nhu cầu tài nguyên trong tương lai.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Chế độ xem khối lượng công việc của ClickUp kết hợp với nhật ký thời gian để cân bằng các nhiệm vụ. Nếu ai đó liên tục ghi nhiều giờ hơn kế hoạch, họ có thể đang bị quá tải hoặc làm việc quá sức.
Năng suất được cải thiện
Lợi ích lớn nhất của bảng chấm công nhân viên là khả năng giúp cải thiện năng suất. Nhưng chính xác thì nó sẽ làm điều đó như thế nào? Hầu hết các phần mềm theo dõi thời gian đều có tính năng giám sát và theo dõi nhân viên theo thời gian thực. Do đó, bạn có thể hiểu được nhân viên của mình đang sử dụng thời gian như thế nào.
Dữ liệu bảng chấm công có thể phát hiện các mẫu lãng phí thời gian, chẳng hạn như các cuộc họp quá nhiều, công việc không cần thiết hoặc các yếu tố gây xao lãng. Bạn có thể giảm thiểu thời gian lãng phí này, hợp lý hóa các quy trình chậm chạp và kém hiệu quả, v.v.
Hơn nữa, việc theo dõi thời gian cũng giúp nhân viên của bạn nhận thức rõ hơn về những điểm cần cải thiện trong quản lý thời gian và sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên một cách hiệu quả.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Bảng điều khiển ClickUp để tự động tạo báo cáo bảng chấm công hàng tuần hoặc hàng tháng — được sắp xếp theo thành viên nhóm, nhiệm vụ hoặc thẻ có thể thanh toán. Đây là cách dễ nhất để xem thời gian trong nháy mắt mà không cần xuất một tệp nào.
Thách thức phổ biến trong quản lý bảng chấm công
Với nhiều lợi ích của bảng chấm công, có thể bạn nghĩ rằng quá trình này không có nhược điểm. Tuy nhiên, bảng chấm công cũng đặt ra một số thách thức cần được giải quyết. Hãy cùng tìm hiểu những thách thức này và cách bạn có thể quản lý chúng.
Mục nhập dữ liệu không chính xác
Thách thức đầu tiên và có lẽ là thách thức rõ ràng nhất của bảng chấm công là nhập dữ liệu không chính xác. Hãy tưởng tượng bạn đi làm với một danh sách công việc dài dằng dặc trong đầu, chỉ để nhận ra rằng bây giờ bạn còn có thêm công việc là ghi chép cẩn thận từng công việc, dự án và số giờ liên quan vào hệ thống bảng chấm công.
Điều này có thể nhanh chóng trở thành nguồn gốc của sự thất vọng cho nhân viên. Từ việc quên đơn giản đến lỗi vô ý trong ghi chép thời gian, có nhiều cách mà sự không chính xác có thể len lỏi vào dữ liệu bảng chấm công. Điều này có thể dẫn đến tính lương không chính xác, giảm năng suất, thiếu trách nhiệm và, trong một số trường hợp, thậm chí là các vấn đề tuân thủ.
Làm thế nào để giải quyết thách thức này?
Sử dụng các mẫu hoặc phần mềm ghi chép thời gian trực quan, cho phép bạn đặt quy tắc, cung cấp bảng chấm công dễ truy cập hoặc theo dõi giờ làm việc tự động. Nhiều công cụ còn gửi thông báo tự động để nhắc nhở nhân viên điền bảng chấm công.
Sự kháng cự đối với thay đổi
Thay đổi luôn mang lại sự lo lắng vì chúng đẩy chúng ta ra khỏi vùng an toàn của mình.
Do đó, việc áp dụng hệ thống bảng chấm công có thể vấp phải sự phản kháng từ những nhân viên đã quen với phương pháp cũ. Sự lo ngại về những điều chưa biết, mối quan tâm về bảo mật và sợ bị quản lý quá chi tiết có thể là những lý do dẫn đến sự phản kháng này.
Ví dụ: nếu bạn đang chuyển từ bảng chấm công thủ công sang theo dõi thời gian bằng Excel hoặc phần mềm theo dõi thời gian, có thể sẽ có một số phản ứng tiêu cực từ nhóm.
Làm thế nào để giải quyết thách thức này?
Thông báo rõ ràng về lợi ích của thay đổi này với nhóm của bạn và cho họ đủ thời gian để chấp nhận. Cung cấp đào tạo và giải đáp mọi thắc mắc có thể phát sinh trong quá trình này.
Nhu cầu theo dõi thời gian phức tạp
Các dự án có nhiều công việc, giai đoạn hoặc mã thanh toán khách hàng cũng làm phức tạp việc quản lý bảng chấm công. Hơn nữa, khi nhân viên của bạn đang làm nhiều công việc, việc theo dõi giờ làm việc của họ trở nên khó khăn hơn. Mỗi công việc có thể có mức lương khác nhau hoặc chính sách riêng.
Điều này là một thách thức đối với nhân viên, và các nhà quản lý cũng gặp khó khăn trong việc xem xét từng mục nhập. Một vấn đề quan trọng khác là bạn có thể không có cái nhìn tổng quan về bảng chấm công của tất cả nhân viên.
Làm thế nào để giải quyết thách thức này?
Cách tốt nhất để quản lý thách thức này là sử dụng phần mềm cung cấp khả năng hiển thị thời gian thực và cho phép bạn phân công nhiều công việc và nhiệm vụ cho từng nhân viên. ClickUp Dashboards là sự lựa chọn hoàn hảo — nó cung cấp khả năng hiển thị thời gian thực về tiến độ dự án, cho phép bạn xem nhiệm vụ nào được phân công cho ai và trạng thái hiện tại của chúng. Tùy chỉnh bảng điều khiển để hiển thị thông tin phù hợp nhất với nhu cầu của bạn, đảm bảo mọi người đều có cùng thông tin.
Hơn nữa, bạn có thể tận dụng các tính năng phân bổ thời gian, tính toán và báo cáo tự động để giảm khối lượng công việc và tạo báo cáo chính xác.
Công việc linh hoạt và từ xa
Nếu bạn có lực lượng lao động toàn cầu với giờ làm việc và chính sách khác nhau, nhân viên làm việc từ xa và lịch trình linh hoạt, việc theo dõi thời gian sẽ trở nên khó khăn. Quản lý nhiều ca làm việc, địa điểm và chính sách có thể làm phức tạp hệ thống theo dõi thời gian của bạn.
Làm thế nào để giải quyết thách thức này?
Sử dụng phần mềm theo dõi thời gian dựa trên đám mây cung cấp khả năng tùy chỉnh và linh hoạt cao. Tìm kiếm phần mềm cung cấp lịch làm việc có thể tùy chỉnh, nhắc nhở tự động, rào chắn địa lý và theo dõi GPS.
Quy trình quản lý bảng chấm công là gì?
Quy trình quản lý bảng chấm công là một hệ thống có cấu trúc để theo dõi, xem xét và phê duyệt thời gian dành cho công việc. Quy trình này đảm bảo rằng giờ làm việc của nhân viên được ghi chép chính xác, các dự án được thanh toán đúng và bảng lương được xử lý hiệu quả.
Về cơ bản, quy trình này bao gồm năm giai đoạn chính:
- Ghi chép thời gian
- Xem lại các mục nhập
- Phê duyệt hoặc từ chối bài nộp/gửi
- Báo cáo và phân tích dữ liệu thời gian
- Đồng bộ hóa kết quả với các công cụ tính lương, lập hóa đơn hoặc đánh giá hiệu suất
Quá trình này rất quan trọng đối với các tổ chức có nhân viên làm việc theo giờ, dự án khách hàng có thể tính phí hoặc nhóm làm việc từ xa, nơi mà khả năng hiển thị thời gian làm việc ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất, doanh thu và trách nhiệm giải trình.
Cách triển khai quy trình quản lý bảng chấm công
Quản lý bảng chấm công không chỉ là ghi lại thời gian bắt đầu và kết thúc làm việc, mà còn là quá trình có cấu trúc để theo dõi, xem xét, phê duyệt và báo cáo cách sử dụng thời gian trong toàn tổ chức. Cho dù bạn đang quản lý freelancer, nhóm nội bộ hay dự án của khách hàng, một hệ thống bảng chấm công nhất quán và rõ ràng sẽ giúp đảm bảo rằng số giờ làm việc được tính vào hóa đơn, các yêu cầu tuân thủ được đáp ứng và bảng lương chính xác.
Vậy, một quy trình quản lý bảng chấm công tốt trông như thế nào? Và quan trọng hơn, làm thế nào để triển khai một quy trình thực sự dễ dàng cho nhóm của bạn tuân theo?
Dưới đây là phân tích chi tiết về cách triển khai hệ thống bảng chấm công có thể mở rộng, đáng tin cậy, hỗ trợ năng suất và giảm bớt đau đầu cho quản trị viên bằng cách sử dụng một công cụ như ClickUp, ứng dụng làm việc toàn diện.
Bước 1: Đánh giá yêu cầu của nhóm
Trước khi chọn công cụ hoặc cài đặt quy tắc, hãy lùi lại một bước và xác định những gì bạn thực sự cần từ hệ thống bảng chấm công của mình.
Hỏi:
- Có bao nhiêu thành viên trong nhóm cần ghi chép thời gian?
- Bạn đang theo dõi giờ làm việc có thể tính phí và không thể tính phí?
- Bạn có cần tuân thủ các tiêu chuẩn tuân thủ hoặc kiểm toán không?
- Thời gian sẽ được theo dõi theo công việc, dự án hay cả hai?
Ví dụ: theo dõi cấp cao có thể là đủ cho các nhóm nội bộ quản lý sức chứa. Nhưng nếu bạn đang điều hành một cơ quan tiếp xúc với khách hàng, bạn có thể cần theo dõi cấp công việc với thẻ thanh toán và quy trình phê duyệt.
💡 Trong ClickUp, bạn có thể theo dõi thời gian ở bất kỳ cấp độ nào và tạo Trường Tùy chỉnh cho hóa đơn, tỷ lệ hoặc thẻ dành riêng cho khách hàng.
Mặc dù bảng tính hoặc biểu mẫu giấy có thể phù hợp với các thiết lập nhỏ, nhưng các công cụ kỹ thuật số mang lại tính tự động hóa, chính xác và quy mô. Chọn một hệ thống phù hợp với nhu cầu của bạn và tích hợp với quy trình công việc hiện có.
Các tính năng chính cần tìm:
ClickUp Timesheets cung cấp tất cả các tính năng này và hơn thế nữa:
Mẫu bảng chấm công dịch vụ ClickUp này sẽ cho phép bạn theo dõi giờ làm việc hàng tuần. Bạn có thể đo lường việc sử dụng tài nguyên trong các dự án khác nhau và sử dụng biểu đồ để trực quan hóa tiến độ của mình. Bạn thậm chí có thể sử dụng nó để theo dõi chi phí và thu tiền thanh toán!
Mẫu này đi kèm với các trường và trạng thái tùy chỉnh, vì vậy bạn có thể tùy chỉnh nó để đáp ứng nhu cầu của mình. Muốn biết thêm? Sử dụng mẫu này để tự động tạo hóa đơn cho khách hàng bằng ClickUp Automation.
💡 Trong ClickUp, bạn có thể theo dõi thời gian ở bất kỳ cấp độ nào và tạo Trường Tùy chỉnh cho hóa đơn, tỷ lệ hoặc thẻ dành riêng cho khách hàng.
Bước 2: Chọn hệ thống bảng chấm công phù hợp
Mặc dù bảng tính hoặc biểu mẫu giấy có thể phù hợp với các thiết lập nhỏ, nhưng các công cụ kỹ thuật số mang lại tính tự động hóa, chính xác và quy mô. Chọn một hệ thống phù hợp với nhu cầu của bạn và tích hợp với quy trình công việc hiện có.
Các tính năng khóa cần tìm:
- Theo dõi thời gian thủ công và dựa trên bộ đếm thời gian
- Hiển thị ở cấp độ nhóm và dự án
- Quy trình báo cáo và phê duyệt
- Truy cập trên thiết bị di động
- Tích hợp với hệ thống tính lương hoặc hóa đơn
ClickUp Timesheets cung cấp tất cả các tính năng này và hơn thế nữa:
- Ghim bảng chấm công cá nhân của bạn vào thanh bên để truy cập hàng ngày
- Theo dõi thời gian dành cho các công việc và xem số giờ đã ghi so với sức chứa
- Lọc bảng chấm công theo thẻ, trạng thái thanh toán hoặc ngày
- Người quản lý có thể sử dụng tab Tất cả bảng chấm công để xem nhật ký của toàn bộ nhóm và phân tích chi tiết theo người dùng
Mẫu bảng chấm công dịch vụ ClickUp này sẽ cho phép bạn theo dõi giờ làm việc hàng tuần. Bạn có thể đo lường việc sử dụng tài nguyên trong các dự án khác nhau và sử dụng biểu đồ để trực quan hóa tiến độ của mình. Bạn thậm chí có thể sử dụng nó để theo dõi chi phí và thu tiền thanh toán!
Mẫu này đi kèm với các trường và trạng thái tùy chỉnh, vì vậy bạn có thể tùy chỉnh nó để đáp ứng nhu cầu của mình. Muốn biết thêm? Sử dụng mẫu này để tự động tạo hóa đơn cho khách hàng bằng ClickUp Automation.
ClickUp cũng tích hợp với các công cụ như Harvest, Clockify, Toggl và Everhour—vì vậy, nếu nhóm của bạn đã sử dụng trình theo dõi khác, bạn không cần phải chuyển đổi. Bạn có thể đồng bộ hóa các mục nhập trực tiếp vào ClickUp để báo cáo tập trung.
Bước 3: Ghi chép thời gian hàng ngày — và làm cho việc này trở nên dễ dàng
Các nhóm thường quên ghi lại thời gian, vì vậy tính nhất quán là chìa khóa. ClickUp giúp việc này trở nên dễ dàng hơn với Tự động hóa, nhắc nhở người dùng theo dõi thời gian hàng ngày hoặc đánh dấu các bài nộp/gửi chưa hoàn thành.
Bạn cũng có thể:
- Thiết lập nhắc nhở ghi chép thời gian mặc định trong các công việc định kỳ
- Sử dụng Trường Tùy chỉnh để chỉ thời gian có thể tính phí và thời gian không thể tính phí hoặc trạng thái phê duyệt
- hình dung các bản ghi bị thiếu bằng cách sử dụng Bảng điều khiển ClickUp
Điều này giúp dữ liệu thời gian của bạn luôn chính xác và loại bỏ tình trạng ghi chép gấp rút vào cuối tuần hoặc cuối tháng.
💡 Tích hợp Slack của ClickUp thậm chí còn cho phép các thành viên trong nhóm tạo nhiệm vụ và bắt đầu ghi thời gian ngay từ tin nhắn Slack bằng lệnh /clickup new.
🎉 Thông tin thú vị: Theo dõi thời gian có thể tiết lộ những mẫu bất ngờ, chẳng hạn như cuộc họp hàng tuần "nhanh chóng" đó đang ngốn hơn 10 giờ của toàn nhóm. Đôi khi, kẻ cắp thời gian lớn nhất lại là thứ mà mọi người đã quen thuộc.
Bước 4: Truyền đạt kỳ vọng và đào tạo nhóm của bạn
Việc giới thiệu hệ thống theo dõi thời gian mà không có thông tin rõ ràng có thể gây ra mâu thuẫn. Một số thành viên trong nhóm có thể cảm thấy bị quản lý quá chi tiết, trong khi những người khác có thể không chắc chắn về cách sử dụng công cụ này một cách hiệu quả. Thông tin rõ ràng giúp giảm sự phản kháng và nhầm lẫn. Hãy cho nhóm của bạn biết tại sao việc theo dõi thời gian lại quan trọng, cho dù là để cân bằng khối lượng công việc, tính chính xác của bảng lương hay lợi nhuận của dự án.
ClickUp giúp nhân viên mới làm quen với:
- Bảng chấm công dễ truy cập được ghim vào không gian làm việc của họ
- Kiểm soát quyền truy cập dựa trên vai trò cho quản lý và thành viên nhóm
- Các trường nhập thời gian đơn giản giúp giảm thời gian học tập
Đặt ra các quy tắc rõ ràng về thời gian và cách ghi chép thời gian, đồng thời ghi lại quy trình phê duyệt tài liệu trong ClickUp Docs để dễ dàng tham khảo.
Bước 5: Xem lại và phê duyệt mục nhập thời gian
Sử dụng các tùy chọn Trạng thái nhiệm vụ và Tự động hóa của ClickUp để tạo quy trình phê duyệt.
Ví dụ:
- Các công việc sẽ chuyển sang trạng thái "Chờ phê duyệt thời gian" khi đạt đến ngưỡng thời gian quy định
- Quản lý sẽ nhận thông báo khi nhật ký sẵn sàng để xem xét
- Các mục nhập bị từ chối có thể được chuyển lại cho người được giao để sửa chữa
Các Trường Tùy chỉnh như "Đã được phê duyệt bởi" hoặc "Trạng thái phê duyệt" giúp theo dõi quá trình xem xét trong nháy mắt — không cần bảng tính.
Bước 6: Tạo báo cáo và phân tích dữ liệu thời gian
Sau khi thời gian được theo dõi và phê duyệt, đã đến lúc phân tích hiệu suất. Bảng điều khiển của ClickUp cho phép bạn tạo chế độ xem hoàn toàn tùy chỉnh với các tiện ích cho:
- Thời gian được theo dõi theo người được giao hoặc thẻ
- Thời gian ước lượng và thời gian thực tế
- Giờ làm việc có thể tính phí và giờ làm việc không thể tính phí
- Tổng số của bộ phận hoặc khách hàng
Nếu bạn cần một bản tóm tắt nhanh, hãy sử dụng ClickUp Brai n để tự động tạo bản tóm tắt nhật ký thời gian, báo cáo hàng tuần hoặc thông tin chi tiết về phân bổ thời gian.
Bước 7: Đồng bộ với các công cụ tính lương và lập hóa đơn
Bảng chấm công đã được phê duyệt sẽ được luồng dễ dàng vào hệ thống thanh toán hoặc tính lương của bạn. Không còn phải sao chép dán vào bảng tính hoặc tính toán hóa đơn thủ công nữa.
ClickUp cho phép bạn:
- Xuất mục nhập thời gian dưới dạng tệp CSV
- Sử dụng các tích hợp sẵn có (ví dụ: QuickBooks, PayPal, Harvest)
- Tự động hóa việc tạo/lập hóa đơn qua các công cụ kết nối
Đối với các cơ quan, nhà tư vấn và nhà thầu, điều này đảm bảo không bao giờ bỏ sót giờ làm việc có thể tính phí và khách hàng nhận được hóa đơn chính xác, có thể xác minh.
Bước 8: Giám sát và cải thiện hệ thống của bạn
Sau khi mọi thứ đã hoạt động trơn tru, đừng quên kiểm tra hiệu quả hoạt động của hệ thống.
Các chỉ số cần theo dõi bao gồm:
- Tỷ lệ bài nộp/gửi và tính kịp thời
- Độ chính xác của mục nhập thời gian
- Tỷ lệ hoàn thành phê duyệt
- Phản hồi từ người dùng
Nếu tỷ lệ áp dụng thấp hoặc các mục nhập thời gian liên tục không đầy đủ, có thể đã đến lúc điều chỉnh quy trình làm việc hoặc thêm tự động hóa để loại bỏ sự cản trở.
Báo cáo và Bảng điều khiển của ClickUp giúp bạn dễ dàng hình dung xu hướng áp dụng và phát hiện các điểm nghẽn trong quá trình theo dõi thời gian của bạn.
Bằng cách triển khai quy trình quản lý bảng chấm công được xác định rõ ràng và hỗ trợ bằng một công cụ linh hoạt như ClickUp, bạn không chỉ ghi lại số giờ làm việc. Bạn đang xây dựng một quy trình làm việc thông minh hơn, có trách nhiệm hơn, giúp nhóm của bạn tập trung vào công việc, không phải quản trị viên.
Khi nào nên sử dụng quản lý bảng chấm công?
Quản lý bảng chấm công phát huy hiệu quả nhất khi được áp dụng trong các tình huống và hoàn cảnh phù hợp. Dưới đây là một số trường hợp mà bảng chấm công phát huy tác dụng.
Quản lý dự án
Bảng chấm công đặc biệt hữu ích cho các công ty tính phí theo thời gian. Vì bạn tính phí cho khách hàng dựa trên thời gian mà nhân viên của bạn đã làm việc, bạn có thể sử dụng bảng chấm công để theo dõi thời gian chính xác.
Nếu bạn đang nghĩ, tại sao không đơn giản hóa mọi thứ và sử dụng bảng tính quản lý dự án thay thế? Đó là một suy nghĩ hợp lý. Tuy nhiên, sử dụng bảng tính có nhiều nhược điểm.
Nhược điểm lớn nhất là bạn phải thực hiện theo dõi thời gian thủ công. Tất nhiên, bạn có thể áp dụng một số công thức, nhưng chúng vẫn không thể sánh được với những gì một công cụ theo dõi thời gian như ClickUp có thể mang lại.
ClickUp là phần mềm quản lý dự án cung cấp một loạt các tính năng mà bạn có thể tận dụng để theo dõi thời gian hiệu quả. Các tính năng Theo dõi thời gian dự án của ClickUp đảm bảo bạn có thể thực hiện những việc sau:
- Theo dõi thời gian từ mọi thiết bị, bao gồm máy tính để bàn, thiết bị di động và trình duyệt web
- Liên kết thời gian được theo dõi với các công việc bạn đang thực hiện
- Chuyển đổi giữa các nhiệm vụ với bộ hẹn giờ toàn cầu của ClickUp
- Thêm ghi chú vào mục nhập thời gian để bổ sung thông tin về công việc bạn đang thực hiện
- Đánh dấu thời gian là giờ có thể tính phí để xác định mục nhập thời gian nào nên được bao gồm trong hóa đơn
- Lọc thời gian theo dõi theo ngày, ưu tiên, trạng thái, v.v.
- Điều chỉnh thủ công thời gian được theo dõi trong trường hợp có sai sót
- Thêm nhãn để phân loại thời gian bạn đã sử dụng một cách hiệu quả hơn
- Xác định các điểm nghẽn bằng cách sắp xếp công việc theo thời gian đã sử dụng
- Xem tổng thời gian bạn đã dành cho các công việc
- Thêm ước lượng thời gian cho từng công việc
- Có cái nhìn tổng quan về việc theo dõi thời gian của nhóm để kiểm tra xem bạn đã đạt được mục tiêu thời gian ước lượng hay chưa
- Tạo và tùy chỉnh bảng chấm công dựa trên nhu cầu của bạn
- Tận dụng các mẫu lịch trình dự án miễn phí được tạo sẵn để lập kế hoạch cho tất cả các khía cạnh của dự án của bạn
Dự báo và phân bổ tài nguyên
Nếu bạn muốn dự báo nhu cầu về nguồn lực, còn gì tốt hơn dữ liệu lịch sử để thực hiện việc này? Bạn có thể phân tích dữ liệu bảng chấm công để xác định các mẫu, xu hướng và biến động trong việc sử dụng thời gian của nguồn lực theo thời gian.
Phân tích dữ liệu từ các dự án tương tự trong quá khứ để xác định các kỳ cao điểm về khối lượng công việc, sự thay đổi theo mùa và những kỹ năng hoặc chuyên môn nào có nhu cầu cao. Dựa trên đó, bạn có thể dự báo nhu cầu về nguồn lực cho các dự án sắp tới và xác định mức độ nhân sự và yêu cầu về kỹ năng.
Dữ liệu bảng chấm công cũng giúp xác định các công việc yêu cầu chuyên môn cụ thể và liệu bạn có nhân tài cần thiết để đáp ứng những nhu cầu đó hay không. Do đó, bạn có thể nỗ lực lấp đầy khoảng trống về kỹ năng bằng cách tuyển dụng hoặc đào tạo nhân viên.
Mẹo chuyên nghiệp: Bắt đầu phân bổ tài nguyên sớm hơn với mẫu Phân bổ tài nguyên ClickUp có thể tùy chỉnh hoàn toàn.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Xem xét tình trạng sẵn sàng của tài nguyên theo thời gian thực
- Tối ưu hóa việc sử dụng nhân lực và vật liệu
- Phân bổ nguồn lực hiệu quả cho các dự án và công việc
Mẫu này giúp cải thiện các quyết định phân bổ nguồn lực và tăng tốc độ ra quyết định. Bạn có thể sử dụng nhiều chế độ xem khác nhau để phân loại thông tin theo dự án, khách hàng, v.v.
Cải thiện năng suất và tiết kiệm chi phí
Bạn đang đối mặt với vấn đề năng suất trong tổ chức của mình? Bảng chấm công có thể là giải pháp cho bạn.
Bảng chấm công không chỉ là theo dõi giờ làm việc; mà còn là tối ưu hóa từng phút thời gian của nhóm để phát huy hết tiềm năng. Cách thực hiện như sau:
- Bảng chấm công giúp hiển thị thời gian làm việc của nhân viên và xác định những việc cần cải thiện
- Các mục nhập thời gian được gắn thẻ giúp bạn phân tích thời gian của nhóm dành cho công việc và hoạt động không thể tính phí
- Bạn có thể xác định các hoạt động nào đang mất nhiều thời gian hơn dự kiến hoặc nơi nguồn lực đang bị sử dụng không hiệu quả
Dựa trên thông tin này, bạn có thể thực hiện các bước để tiết kiệm thời gian. Ví dụ: nếu bạn nhận thấy nhóm của mình dành nhiều thời gian cho các cuộc họp, điều này có thể cho thấy bạn cần xem xét lại chiến lược họp của mình. Kiểm tra xem cuộc họp nào thực sự cần thiết và cuộc họp nào có thể dễ dàng thay thế bằng email.
Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng ClickUp Brain để tóm tắt các tài liệu dài, ghi chú cuộc họp hoặc trò chuyện trong vài phút — tiết kiệm thời gian và tăng năng suất!
Cách triển khai hệ thống quản lý bảng chấm công?
Bạn tin rằng tổ chức của mình cần một hệ thống quản lý bảng chấm công riêng? Bạn đang đi đúng hướng!
Dưới đây là cách bạn có thể triển khai một công cụ quản lý bảng chấm công mạnh mẽ và nâng cao năng suất của mình lên một tầm cao mới:
Đánh giá yêu cầu
Điều đầu tiên bạn kiểm tra khi triển khai một quy trình hoặc hệ thống mới là gì? Yêu cầu của bạn! Điều này cũng tương tự với hệ thống quản lý bảng chấm công. Bước đầu tiên là đánh giá các yêu cầu của bạn.
Xem xét các yếu tố như:
- Số lượng nhân viên, loại dự án, phương thức thanh toán, yêu cầu tuân thủ và tích hợp với hệ thống khác.
- Mức độ bạn muốn theo dõi thời gian của mình. Bạn không muốn có vẻ như đang quản lý nhân viên quá chi tiết, nhưng bạn cũng không muốn kết quả quá mơ hồ.
Vì vậy, nếu bạn chỉ cần thông tin về thời gian bạn dành cho các dự án cụ thể, hãy xem xét theo dõi thời gian ở cấp dự án. Tuy nhiên, để biết thời gian dành cho từng sản phẩm hoặc công việc, hãy xem xét theo dõi thời gian ở cấp công việc.
Chọn một hệ thống
Bây giờ bạn đã biết yêu cầu của mình, đã đến lúc lựa chọn một hệ thống. Nghiên cứu và đánh giá các tùy chọn phần mềm bảng chấm công phù hợp với ngân sách và nhu cầu của bạn. Tuy nhiên, có một số tính năng mà phần mềm của bạn phải có. Chúng bao gồm bảng chấm công có thể tùy chỉnh, khả năng báo cáo, khả năng truy cập di động và tích hợp với các hệ thống cần thiết khác.
Bảng chấm công ClickUp có tất cả các tính năng này và hơn thế nữa. Chúng cho phép bạn xem, theo dõi và xem lại các nhiệm vụ được theo dõi thời gian.
ClickUp cũng cung cấp một số tính năng thú vị cho từng thành viên trong nhóm. Nó cho phép bạn ghim bảng chấm công của mình vào thanh bên để truy cập nhanh. Bạn có thể thêm sức chứa công việc hàng ngày và hàng tuần của mình.
Hơn nữa, bạn có thể lọc bảng chấm công dựa trên thẻ, hóa đơn và thời gian được theo dõi. Bạn thậm chí có thể xem thời gian được theo dõi vượt quá sức chứa của bạn trong một ngày cụ thể.
Quản lý có thể sử dụng tab Tất cả bảng chấm công để xem thời gian của tất cả thành viên trong nhóm và lọc theo hóa đơn và thẻ. Bạn cũng có thể xem bảng chấm công của thành viên cụ thể trong nhóm.
Giao tiếp với nhân viên
Giữ cho các thành viên trong nhóm của bạn luôn cập nhật thông tin là điều cần thiết cho sự thành công của hệ thống quản lý bảng chấm công mới. Theo dõi thời gian có thể nhanh chóng khiến bạn cảm thấy như đang cố gắng kiểm soát nhân viên của mình. Do đó, hãy thông báo rõ ràng mục tiêu của việc triển khai bảng chấm công. Điều quan trọng là phải giải quyết mọi nghi ngờ và lo lắng trước khi chúng trở thành những hiểu lầm.
Hãy cho họ biết những lợi ích của bảng chấm công. Giải thích cách bảng chấm công có thể giúp theo dõi chi phí, ước tính nhu cầu, cân bằng khối lượng công việc và xử lý lương hiệu quả hơn.
Hơn nữa, hãy đào tạo nhân viên của bạn sử dụng hệ thống một cách hiệu quả. Xác định các chính sách rõ ràng về việc nộp/gửi bài, quy trình phê duyệt, hướng dẫn theo dõi thời gian và tuân thủ luật lao động.
Theo dõi và đánh giá
Khi hệ thống của bạn đã được thiết lập và hoạt động, hãy liên tục theo dõi việc sử dụng và hiệu quả của hệ thống. Bạn có thể theo dõi các chỉ số như tỷ lệ nộp/gửi bảng chấm công, độ chính xác của việc theo dõi thời gian, tuân thủ chính sách và mức độ hài lòng chung của người dùng.
Dữ liệu này sẽ giúp bạn xác định các lĩnh vực cần tối ưu hóa và cải thiện. Bạn cũng có thể nhận phản hồi từ nhân viên và đánh giá các yêu cầu và nhu cầu thay đổi để tối ưu hóa hệ thống.
Tận dụng sức mạnh của bảng chấm công để đạt được thành công
Từ theo dõi giờ làm việc đến tối ưu hóa quy trình làm việc, bảng chấm công đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao năng suất và tiết kiệm thời gian. Các mẫu bảng chấm công và công cụ theo dõi thời gian phù hợp không chỉ là phương tiện theo dõi thời gian; chúng còn giúp ước lượng chi phí và nhu cầu tài nguyên, tự động hóa quy trình thanh toán và cho phép quản lý dự án trơn tru hơn.
Bảng chấm công giúp bạn làm việc thông minh hơn, không cần làm việc nhiều hơn, bằng cách hiển thị phân bổ thời gian, trách nhiệm về năng suất và thông tin chi tiết để cải tiến liên tục.
ClickUp là một công cụ quản lý dự án với khả năng theo dõi thời gian xuất sắc, cho phép bạn kiểm soát hoàn toàn thời gian của mình và giúp bạn và nhóm của bạn trở nên năng suất và hiệu quả hơn.
Đăng ký miễn phí ngay hôm nay!
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi: Quá trình quản lý bảng chấm công là gì?Đáp: Đó là hệ thống từng bước để phân phối, điền, xem xét và phê duyệt nhật ký thời gian để đảm bảo tính chính xác trong việc thanh toán, tính lương và theo dõi hiệu suất.
Câu hỏi: Hệ thống bảng chấm công là gì?Đáp: Hệ thống bảng chấm công là một thiết lập kỹ thuật số hoặc thủ công được sử dụng để theo dõi, quản lý và báo cáo thời gian nhân viên dành cho các công việc hoặc dự án. Các công cụ như ClickUp tự động hóa quá trình này.
Q: Quy tắc bảng chấm công là gì?A: Quy tắc bảng chấm công khác nhau tùy theo tổ chức, nhưng thường xác định số giờ làm việc bắt buộc, cách thức và thời điểm theo dõi thời gian, cũng như thời hạn phê duyệt.
Câu hỏi: Quy trình bảng chấm công là gì?Trả lời: Quy trình này bao gồm ghi chép thời gian hàng ngày/hàng tuần, quản lý xem xét, phê duyệt và đồng bộ dữ liệu thời gian với hệ thống thanh toán hoặc tính lương.