Bạn có bao giờ cảm thấy danh sách công việc cần làm của nhóm cho một khách hàng giống như một đống chai bowling đang bốc cháy mà bạn đang cố gắng tung hứng không?
Chỉ có điều, bạn không có tài năng nào để xoay xở và bạn đã làm cháy một bên lông mày? Nếu tình huống này giống với bạn, bạn cần một chiến lược quản lý khối lượng công việc mới.
Quản lý khối lượng công việc là chất keo siêu dính giữ các quy trình kinh doanh của bạn gắn kết với nhau.
Nếu không có nó, đống giấy tờ của bạn sẽ cao như núi Everest. Lịch trình dự án của bạn sẽ lộn xộn như phòng ngủ của con bạn. Và danh sách công việc của nhân viên sẽ dài vô tận như dòng tin tức trên mạng xã hội của họ!
Nhưng quản lý khối lượng công việc chính xác là gì? Và làm thế nào để bắt đầu triển khai nó trong công ty của bạn?
Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về khái niệm, cách thức hoạt động và công cụ quản lý khối lượng công việc tốt nhất để giúp bạn triển khai nó. Hãy lấy bình chữa cháy và bỏ những quả bowling xuống — bắt đầu thôi!
Quản lý khối lượng công việc là gì?
Quản lý khối lượng công việc là quá trình phân phối và quản lý công việc của nhóm một cách hiệu quả để tối đa hóa năng suất. Đây có thể là một ý tưởng đơn giản, nhưng đừng để bị lừa. Nếu bị bỏ qua, nó thực sự có thể làm tăng khối lượng công việc hiện tại của bạn.
Trên thực tế, một nghiên cứu của Thư viện Y khoa Quốc gia Hoa Kỳ năm 2021 cho thấy nhân viên cảm thấy ít hài lòng hơn khi họ nghĩ rằng mình có khối lượng công việc quá lớn. Điều này dẫn đến năng suất thấp hơn và tỷ lệ kiệt sức và nghỉ việc cao hơn.
Điểm chính?
Quản lý khối lượng công việc hiệu quả là một việc rất quan trọng!
Tại sao quản lý khối lượng công việc lại quan trọng?
Khi bạn quản lý khối lượng công việc của nhóm một cách chính xác, một số điều tuyệt vời sẽ xảy ra:
- Bạn sẽ thấy sự hợp tác và làm việc nhóm được cải thiện trong tổ chức của mình
- Các thành viên trong nhóm của bạn sẽ hoàn thành công việc với chất lượng cao và đúng thời hạn
- Nhân viên sẽ làm việc hiệu quả đồng thời hài lòng với công việc và trách nhiệm của mình
Nghe có vẻ như một giấc mơ, phải không? Bây giờ, hãy xem cách bạn có thể áp dụng quản lý khối lượng công việc hiệu quả vào thực tế.
7 bước để quản lý khối lượng công việc hiệu quả
Lập kế hoạch khối lượng công việc giống như trồng "hạt đậu thần" trong tổ chức của bạn.
Lúc đầu, bạn có thể gặp một chút kháng cự. Nhưng theo thời gian, các thành viên trong nhóm của bạn (và phần mở rộng là khách hàng của bạn) sẽ có thể gặt hái những lợi ích to lớn từ việc quản lý khối lượng công việc.
Dưới đây là hướng dẫn từng bước để hợp lý hóa quá trình phân bổ khối lượng công việc.
1. Sử dụng công cụ quản lý khối lượng công việc
Các nhóm khác nhau trong cơ quan của bạn có thể sử dụng các bộ công cụ làm việc hoàn toàn khác nhau. Điều này khiến việc phân công một công việc hoặc dự án cụ thể cho các thành viên trong nhóm trở nên khó khăn hơn mức cần thiết.
Ngoài ra, tất cả dữ liệu của công ty bạn sẽ bị phân tán trên hàng tấn ứng dụng, hoặc tệ hơn: bị mất trong một biển email. Điều này dẫn đến việc nhóm của bạn lãng phí thời gian quý báu để theo dõi dữ liệu cần thiết hoặc yêu cầu của khách hàng, có nghĩa là mọi dự án sẽ mất nhiều thời gian hơn mức cần thiết để hoàn thành.
Giải pháp? Trước khi bắt đầu, hãy đưa tất cả các nhóm của bạn vào một hệ điều hành công việc (hệ điều hành) duy nhất. Hệ điều hành này sẽ hoạt động như một trung tâm dữ liệu cho tất cả các quy trình kinh doanh của bạn và là công cụ duy nhất để quản lý khối lượng công việc của nhân viên.
Đầu tiên, hãy nói về vấn đề quan trọng nhất: chúng tôi có thể thiên vị, nhưng chúng tôi nghĩ rằng việc quản lý khối lượng công việc sẽ dễ dàng hơn rất nhiều với một ứng dụng phù hợp, như ClickUp. Và nếu bạn đang sử dụng ứng dụng khác, bạn sẽ ngạc nhiên về việc nhập tất cả các nhiệm vụ dự án hiện tại của mình vào nền tảng của chúng tôi dễ dàng như thế nào.
HÃY THAM GIA Phần thưởng ClickUp: ClickUp giúp bạn dễ dàng điều hướng qua nhiều nhiệm vụ và công việc con của dự án cho nhiều khách hàng. Hãy xem hướng dẫn nhanh để quản lý khối lượng công việc của nhóm bạn trong tích tắc! Ngoài ra, nếu bạn đang sử dụng các công cụ quản lý dự án hiện có như Basecamp, Trello hoặc Asana, ClickUp cho phép bạn nhập dữ liệu từ bất kỳ công cụ nào chỉ trong một phút!
2. Đánh giá công việc và sức chứa của nhóm bạn
Lập kế hoạch sức chứa là nền tảng của việc quản lý khối lượng công việc hiệu quả. Đó là quá trình tính toán thời gian và nguồn lực cần thiết để hoàn thành một dự án và để làm đúng, bạn phải điều chỉnh nhu cầu công việc phù hợp với sức chứa của nhóm.
Hãy xem các công cụ lập kế hoạch sức chứa & mẫu lập kế hoạch sức chứa!
Hãy cùng xem cách thiết lập hệ thống quản lý khối lượng công việc linh hoạt cho nhóm của bạn.
Tạo công việc và ước lượng thời gian cho mỗi dự án
Bắt đầu bằng cách liệt kê tất cả các quy trình kinh doanh mà nhóm của bạn xử lý trong bất kỳ dự án nào. Sau đó, chia nhỏ chúng bằng cách tạo các nhiệm vụ ClickUp có thể quản lý được. Nếu một nhiệm vụ có vẻ phức tạp, hãy chia nhỏ nó thành các cột mốc dự án nhỏ hơn.
Đảm bảo bạn liệt kê tất cả các công việc, dù là công việc nhỏ nhất. Điều này có thể bao gồm các công việc quản trị viên như quản lý hộp thư đến, ghi chép quy trình và thậm chí là đi mua cà phê hàng ngày!
Có vẻ ngớ ngẩn, nhưng bỏ qua các công việc thông thường chiếm thời gian làm việc hàng ngày là một sai lầm phổ biến trong quản lý thời gian. Tốt hơn là dành thời gian để đi uống cà phê hơn là luôn chậm 15 phút so với lịch trình.
Nhưng đó không phải là điều duy nhất bạn cần ước lượng: bạn còn cần tính toán thời gian lý tưởng cho mỗi công việc. Có thể thực hiện việc này bằng một số cách:
- Ước tính dựa trên thông tin trong kế hoạch dự án của công việc
- Sử dụng công cụ theo dõi thời gian hoặc quản lý dự án
- Dựa trên thời gian thực hiện của từng công việc dựa trên kinh nghiệm trước đó
Nếu bạn không chắc chắn một nhiệm vụ sẽ mất bao nhiêu thời gian hoặc thời gian thực tế đã mất, hãy sử dụng phần mở rộng Chrome của ClickUp để theo dõi thời gian dành cho từng nhiệm vụ.
Đo lường sức chứa cá nhân của từng nhân viên
Năng suất của nhóm là rất quan trọng.
Và khi bạn nghĩ về quản lý tài nguyên, đó không chỉ là phân phối số lượng công việc bằng nhau cho nhân viên. Mỗi cá nhân có phong cách làm việc và kỹ năng khác nhau. Một số người có thể xử lý nhiều công việc kỹ thuật cùng lúc, nhưng một số khác thì không.
Thêm: Công cụ quản lý tài nguyên
Bây giờ, bạn cần xác định sức chứa khối lượng công việc của từng thành viên trong nhóm. Vậy cách tốt nhất để làm việc này là gì? Câu trả lời là sử dụng các tính năng quản lý khối lượng công việc của nhóm!
Chế độ xem Khối lượng công việc cho phép bạn đặt sức chứa khối lượng công việc hàng ngày/hàng tuần cho từng người dùng dựa trên các cuộc hội thoại của bạn với họ. Bạn có thể đặt sức chứa theo giờ, công việc hoặc thậm chí là điểm câu chuyện Scrum.
Chỉ cần hỏi ý kiến của nhân viên. Yêu cầu mỗi thành viên trong nhóm nói riêng với bạn về cảm nhận của họ đối với khối lượng công việc cá nhân. Ghi lại những công việc họ đang làm và liệu họ có thể đảm nhận thêm công việc hay cần giảm bớt công việc.
Bằng cách này, bạn sẽ biết được nhân viên của mình có khối lượng công việc quá tải hay không và có thể phân phối lại công việc khi cần thiết.
Hãy thông minh và ưu tiên!
Không phải tất cả các công việc đều giống nhau. Và một chuyến đi đến Starbucks không quan trọng bằng việc hoàn thành việc chỉnh sửa bài đăng trên blog của khách hàng. Đó là lý do tại sao bạn cần học cách sắp xếp thứ tự ưu tiên.
Việc sắp xếp thứ tự ưu tiên giúp bạn đảm bảo rằng, bất kể sức chứa của nhóm là bao nhiêu, bạn luôn tập trung vào những việc quan trọng nhất trước tiên. Điều này giúp bạn dành nhiều năng lượng nhất cho những deadline khó và không quá căng thẳng về những việc có thể hoãn lại.
Để sắp xếp thứ tự ưu tiên một cách chính xác, bạn cần truyền đạt rõ ràng cho nhóm của mình những công việc nào phải hoàn thành trước, những công việc nào có thời hạn nghiêm ngặt và những công việc nào có thể hoãn lại nếu cần thiết. Khi đưa ra những quyết định này, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng ma trận điểm đơn giản với 3 điểm cho các thành phần sau:
- Ai là người yêu cầu dự án? Ai yêu cầu công việc là một yếu tố rất quan trọng. Nếu CEO yêu cầu một việc gì đó, giá trị chiến lược hoặc mức độ phụ thuộc của công việc đó không quan trọng — công việc đó sẽ được ưu tiên hàng đầu theo mặc định. Chấm điểm "1" nếu đó là yêu cầu của cấp dưới hoặc cá nhân Chấm điểm "2" nếu đó là yêu cầu của quản lý nhóm Chấm điểm "3" nếu đó là yêu cầu của lãnh đạo cấp cao
- Đánh giá "1" nếu đây là yêu cầu từ cấp dưới hoặc cá nhân
- Đánh giá "2" nếu đây là quản lý nhóm
- Đánh giá mức độ này là "3" nếu đây là vai trò của lãnh đạo cấp cao
- Dự án có phụ thuộc vào dự án khác không? Nếu công việc cần phải hoàn thành trước khi các thành viên khác trong nhóm có thể thực hiện phần dự án của họ, thì công việc đó nên được ưu tiên cao hơn vì nó ảnh hưởng đến những người khác. Chấm điểm "1" nếu đó là dự án một lần, không liên quan đến các công việc khác của bạn Chấm điểm "2" nếu đó là một phần của sự phụ thuộc, nhưng dự án tổng thể không tập trung vào thời hạn Chấm điểm "3" nếu đó là một phần của sự phụ thuộc và dự án tổng thể có thời hạn nghiêm ngặt
- Chấm điểm "1" nếu đây là dự án một lần, không liên quan đến các công việc khác của bạn
- Đánh dấu "2" nếu đây là một phần của sự phụ thuộc, nhưng dự án tổng thể không tập trung vào thời hạn
- Chấm điểm "3" nếu đây là một phần của sự phụ thuộc và dự án tổng thể có thời hạn cố định
- Đánh giá "1" nếu đây là yêu cầu từ cấp dưới hoặc cá nhân
- Đánh giá "2" nếu đây là quản lý nhóm
- Đánh giá mức độ này là "3" nếu đây là vai trò của lãnh đạo cấp cao
- Đánh giá "1" nếu đây là dự án một lần, không liên quan đến các công việc khác của bạn
- Đánh dấu "2" nếu đây là một phần của sự phụ thuộc, nhưng dự án tổng thể không tập trung vào thời hạn
- Chấm điểm "3" nếu đây là một phần của sự phụ thuộc và dự án tổng thể có thời hạn cố định
- Dự án có liên quan đến chiến lược hoặc sáng kiến của công ty lớn hơn không? Các dự án liên quan đến mục tiêu lớn hơn của công ty nên được ưu tiên hơn các dự án cần thiết cho các sáng kiến nhỏ hơn, riêng biệt. Chấm điểm "1" nếu đó là dự án riêng biệt, không liên quan đến chiến lược lớn hơn Chấm điểm "2" nếu dự án có liên quan lỏng lẻo đến các sáng kiến chiến lược lớn hơn Chấm điểm "3" nếu dự án là một phần không thể thiếu của sáng kiến lớn hơn của công ty
- Đánh giá "1" nếu đây là một dự án riêng lẻ, không liên quan đến chiến lược lớn hơn
- Đánh giá "2" nếu nó có liên quan lỏng lẻo đến các sáng kiến chiến lược lớn hơn
- Đánh giá "3" nếu điều này là một phần không thể thiếu của một sáng kiến lớn hơn của công ty
- Đánh giá "1" nếu đây là một dự án riêng lẻ, không liên quan đến chiến lược lớn hơn
- Đánh giá "2" nếu nó có liên quan lỏng lẻo đến các sáng kiến chiến lược lớn hơn
- Đánh giá "3" nếu điều này là một phần không thể thiếu của một sáng kiến lớn hơn của công ty
Sử dụng ma trận này để chấm điểm khách quan cho mức độ ưu tiên của từng dự án và đảm bảo các thành viên trong nhóm biết liệu thời hạn của một nhiệm vụ có thể linh hoạt hay không.
ĐIỀU QUAN TRỌNG NHẤT Tiền thưởng ClickUp: Các công cụ quản lý khối lượng công việc của nhóm đơn giản giúp bạn dễ dàng đặt Ưu tiên cho mọi công việc quan trọng, từ "Thấp" đến "Khẩn cấp". Việc sắp xếp theo mức độ khẩn cấp giúp nhóm của bạn hình dung được các công việc ưu tiên hàng đầu. Bạn thậm chí có thể tạo các tự động hóa đơn giản trong ClickUp để đặt mức độ ưu tiên cụ thể khi một nhiệm vụ được giao cho một người nhất định hoặc đến ngày đáo hạn.
3. Sử dụng phân bổ nguồn lực để quản lý khối lượng công việc của nhóm
Sau khi đánh giá xong công việc và sức chứa của nhóm, đã đến lúc phân phối công việc, phải không? Nhưng khoan đã... đừng vội.
Bạn không thể chỉ chọn bất kỳ ai cho bất kỳ dự án cũ nào. À, có lẽ bạn có thể. Nhưng điều đó sẽ hiệu quả như yêu cầu Hulk làm origami hình con thiên nga vậy.
Thưởng: Cân bằng tài nguyên
Phân công công việc phù hợp cho người phù hợp
Khóa để quản lý khối lượng công việc thông minh là phân công phạm vi công việc phù hợp cho đúng người. Đảm bảo rằng bạn hoặc người quản lý dự án của bạn biết rõ các kỹ năng, tính cách, thời gian rảnh và điểm mạnh của từng thành viên trong nhóm trước khi bắt đầu lập lịch công việc.
Ví dụ: nếu một nhân viên của bạn rất giỏi về các chi tiết nhỏ nhưng lại gặp khó khăn với thời hạn gấp rút, thì họ có thể không phải là lựa chọn tốt nhất cho một dự án khẩn cấp. Tương tự, một nhân viên có tư duy sáng tạo và nhìn nhận vấn đề toàn diện có thể không phải là người biên tập bản thảo tốt nhất.
Hãy xem xét điểm mạnh của từng cá nhân, sau đó phân công công việc có mức độ ưu tiên cao nhất trước. Sau khi hoàn thành công việc đó, bạn có thể phân công công việc còn lại (đừng lo, bạn sẽ có thời gian đi Starbucks... cuối cùng thì cũng được).
Bạn muốn ghi điểm thêm với sếp? Khi phân công công việc cho thành viên trong nhóm, hãy cho họ biết lý do tại sao bạn chọn họ cho công việc đó. Điều này sẽ làm cho công việc của họ trở nên ý nghĩa và hấp dẫn hơn.
Các nhân viên càng tự tin với công việc của mình, năng suất của họ sẽ càng cao. Đơn giản vậy thôi!
Đặt ra các mốc thời gian thực tế
Sau khi phân công tất cả các công việc, bạn phải đặt ra thời hạn hoàn thành cho từng công việc. Khi mới bắt đầu lập kế hoạch khối lượng công việc, hãy tập trung vào việc đặt ra các thời hạn có thể đạt được!
Ngay cả với những ứng dụng trực quan nhất như ClickUp, bạn cũng nên dự kiến sẽ có một khoảng thời gian làm quen trong khi nhóm của bạn làm quen với quy trình làm việc mới. Hãy đặt thời hạn cho vòng đầu tiên càng thoải mái càng tốt.
Sử dụng thông tin bạn thu thập được từ ước lượng thời gian công việc trước đó, sức chứa của nhân viên và các kỹ năng đã biết để ước lượng thời gian thực hiện từng nhiệm vụ một cách chính xác nhất. Sau đó, thêm một chút thời gian để dự phòng cho các trường hợp không lường trước được.
Khi nhân viên hoàn thành các deadline này, họ sẽ xây dựng được sự tự tin: vào bản thân và vào hệ thống mới tuyệt vời của bạn. Có công cụ phù hợp để chỉnh sửa khối lượng công việc — và làm việc này một cách nhanh chóng — là điều cần thiết cho năng suất của bất kỳ trưởng nhóm nào.
LÀM VIỆC NHÓM > TÀI NĂNG Tiền thưởng ClickUp: Phân công nhiệm vụ trong ClickUp rất đơn giản! Chỉ cần tạo một nhiệm vụ và phân công cho một hoặc nhiều nhân viên hoặc Nhóm. Sau khi phân phối nhiệm vụ, hãy đặt ngày bắt đầu và ngày đáo hạn cho từng thành viên trong nhóm. Lo lắng về việc quản lý các thời hạn xung đột? Hình dung các nhiệm vụ của nhóm thông qua Chế độ xem Dòng thời gian để cân bằng ngày bắt đầu và ngày đáo hạn của mọi người, tất cả từ một dòng thời gian dự án duy nhất.
4. Giúp nhân viên lập kế hoạch với các mẫu quản lý khối lượng công việc
Được rồi, bạn đã xác định công việc và thời gian thực hiện, đồng thời biết nhân viên nào chịu trách nhiệm công việc gì. Từ đây trở đi là tự động rồi, phải không?
Chậm lại đã!
Nếu mô hình lập kế hoạch quy trình công việc này còn mới mẻ với nhóm của bạn, họ (và cả bạn!) có thể cần thêm một chút hỗ trợ để tổ chức công việc. Và ngay cả khi quy trình công việc không phải là mới, mô hình quản lý khối lượng công việc càng hoàn thiện, quy trình của bạn càng cần được chuẩn hóa theo mẫu.
Các mẫu thực hiện hai việc cho quản lý khối lượng công việc: Chúng giúp các nhóm mới làm quen với quy trình này nhanh chóng bắt kịp tiến độ và giúp các nhóm giàu kinh nghiệm tự động hóa nhiều hơn những công việc hiệu quả mà họ biết là đang hoạt động tốt.
Dưới đây là năm mẫu khối lượng công việc để bạn bắt đầu:
1. Mẫu khối lượng công việc của nhân viên ClickUp
Mẫu khối lượng công việc của nhân viên ClickUp cho phép các thành viên và quản lý nhóm xác định sức chứa khối lượng công việc hàng ngày và hàng tuần của họ, đồng thời xem lượng công việc được phân công cho từng nhân viên.
2. Mẫu chặn lịch trình ClickUp
Mẫu chặn lịch ClickUp cho phép các thành viên trong nhóm theo dõi và hình dung các hoạt động khối lượng công việc trong quá khứ, hiện tại và sắp tới bằng cách sử dụng kỹ thuật chặn thời gian.
3. Mẫu quản lý nhiệm vụ đơn giản của ClickUp
Bạn muốn đơn giản hóa danh sách công việc của nhóm? Hãy thử Mẫu quản lý công việc đơn giản của ClickUp để nhân viên của bạn có cơ hội nhận được danh sách công việc hàng ngày được cá nhân hóa, bao gồm công việc, dự án cá nhân, PTO, v.v.
4. Mẫu 1-1 cho nhân viên và quản lý của ClickUp
Quản lý khối lượng công việc bắt đầu từ việc nhân viên hiểu rõ những gì được mong đợi từ họ. Điều đó có nghĩa là bạn, với tư cách là trưởng nhóm, cần xác định rõ mục tiêu sản xuất, quản lý thời gian và sắp xếp thứ tự ưu tiên của dự án. Cách tốt nhất để mọi thành viên trong nhóm hiểu rõ và thống nhất với nhau là sử dụng tài liệu chi tiết 1-1 theo dõi tất cả các khía cạnh này.
5. Mẫu theo dõi cuộc họp ClickUp
Khối lượng công việc hiệu quả bắt đầu từ việc tổ chức các công việc hàng ngày của bạn. Đó là lý do tại sao việc sử dụng mẫu để theo dõi các cuộc họp của bạn là rất quan trọng, để bạn biết thời gian của mình đang được sử dụng vào việc gì và bạn có thể làm gì để giúp giảm khối lượng công việc.
MẪU, MẪU, MẪU! Tiền thưởng ClickUp: Chúng tôi là những người rất thích sử dụng mẫu để giúp nhóm của bạn đi đúng hướng và có tổ chức. Muốn xem thêm? Hãy xem tổng hợp mẫu quản lý dự án đầy đủ của chúng tôi hoặc truy cập Trung tâm mẫu ClickUp để biết hàng trăm cách để bắt đầu nhanh hơn!
5. Ưu tiên giao tiếp và hợp tác
Mặc dù chúng ta có thể đã quên cách giải các bài toán giải tích lớp 8, nhưng đây là một công thức mà bạn phải ghi nhớ:
Quản lý khối lượng công việc = Quản lý căng thẳng
Càng ít căng thẳng, khối lượng công việc của chúng ta càng dễ quản lý. Vậy đâu là nguồn căng thẳng lớn nhất tại nơi làm việc?
Một cuộc khảo sát của Wrike cho thấy mật khẩu được tạo ra có tám ký tự, bao gồm một chữ số, một chữ cái viết hoa và một ký hiệu. Ngoài ra, còn có sự thiếu giao tiếp và hợp tác.
Ngay cả những thay đổi tốt cũng có thể gây ra căng thẳng khi chúng còn mới mẻ. Sau khi triển khai hệ thống quản lý công việc mới, hãy đảm bảo rằng bạn thường xuyên kiểm tra với nhóm của mình để đảm bảo họ cảm thấy được hỗ trợ.
Thiết lập các cuộc kiểm tra nhóm thường xuyên
Đặc biệt khi quá trình này còn mới, hãy nỗ lực sắp xếp các cuộc họp riêng với từng thành viên trong nhóm. Giao tiếp là chìa khóa cho việc quản lý thay đổi và giúp nhân viên chấp nhận các quy trình mới. Để quá trình quản lý thay đổi thành công, hãy sử dụng các câu hỏi dưới đây để thu thập phản hồi trung thực từ các nhóm của bạn:
- Khối lượng công việc hiện tại của bạn có thực tế không, và nếu không, có thể thay đổi như thế nào?
- Có những trở ngại nào ngăn cản bạn hoàn thành các dự án hiện tại không?
- Bạn tự tin như thế nào về việc hoàn thành các deadline sắp tới?
- Những thách thức lớn nhất của bạn với hệ thống mới là gì?
- Bạn có bất kỳ đề xuất hoặc ý tưởng nào để cải thiện quy trình không?
Thử ngay các công cụ quản lý thay đổi này!
Chuẩn bị cho sự thay đổi với các mẫu kế hoạch kế thừa!
Lưu ý rằng việc thêm nhiều cuộc họp vào lịch trình của bạn và nhân viên có thể làm chậm năng suất — điều hoàn toàn trái ngược với mục tiêu của bạn! Vì vậy, hãy nghĩ ra những cách để làm cho các cuộc họp này thuận tiện và hiệu quả nhất có thể.
Hãy cân nhắc thực hiện việc này qua Slack, ví dụ, để các thành viên trong nhóm có thể cập nhật cho bạn khi thuận tiện mà không làm gián đoạn quá nhiều công việc của họ. Một số nhân viên sẽ không bao giờ cảm thấy hoàn toàn thoải mái khi trút bầu tâm sự với sếp của mình — và điều đó là bình thường!
Tổ chức cuộc họp hàng tuần để mọi người có thể tập hợp lại, chia sẻ chiến lược và bày tỏ bất mãn. Và cân nhắc sử dụng ứng dụng tham gia ẩn danh như ScatterSpoke để mọi người có thể chia sẻ cảm xúc của mình một cách thoải mái.
Tập trung vào sự hợp tác, không phải sự gián đoạn
Không có gì khó chịu hơn việc gửi một tin nhắn quan trọng cho nhân viên của bạn mà không nhận được phản hồi trong nhiều giờ, phải không? Ý tôi là, họ không hiểu phần nào trong câu "Cà phê của tôi đâu?"
Đùa là đùa, nhưng những tin nhắn không được trả lời sẽ làm chậm tiến độ công việc, khiến bạn khó quản lý khối lượng công việc. Khi thiết kế quy trình quản lý khối lượng công việc, hãy đảm bảo tập trung vào việc phá bỏ các rào cản, chứ không phải xây dựng những rào cản mới.
Tạo công việc cho nhóm để mọi người có thể hiển thị những gì các thành viên khác trong nhóm đang làm. Nếu họ có thể xem trạng thái mà không phải làm gián đoạn công việc của người khác thì còn tốt hơn nữa.
BẠN CÓ THỂ GHI CHÚ?! Tiền thưởng ClickUp: Sử dụng ClickUp để ghi chú trên mỗi nhiệm vụ. Nhân viên sẽ được thông báo ngay lập tức, vì vậy họ không thể viện cớ không thấy yêu cầu của bạn. Và nếu bạn cần người đó làm việc gấp, hãy chuyển bình luận của bạn thành công việc và giao cho họ. Nhân viên sẽ được thông báo và bình luận sẽ xuất hiện trong danh sách công việc của họ. Sau khi hoàn thành, họ có thể nhấp vào hộp kiểm Giải quyết để cho bạn biết họ đã hoàn thành công việc. Voilà.
6. Theo dõi hiệu suất khối lượng công việc bằng bảng điều khiển
Quản lý quy trình công việc là một chu kỳ liên tục. Bạn sẽ cần phải lặp lại từng bước này để tiếp tục cải thiện. Nhưng làm thế nào để biết nó có hiệu quả hay không?
Tất nhiên, luôn có cách khó hơn. Bạn có thể lưu giữ các bảng tính cẩn thận về từng khiếu nại, sự cố và thời hạn đã hoàn thành (hoặc bỏ lỡ). Trong mỗi chu kỳ công việc mới, bạn có thể tìm kiếm các mẫu và điểm khó khăn chung, thử cách đoán mò và kiểm tra phương pháp thay đổi để xem liệu nó có hữu ích hay không.
Sẵn sàng cho cách làm đơn giản?
Bảng điều khiển của ClickUp có thể đóng vai trò là trung tâm điều khiển nhiệm vụ, nơi bạn giám sát và theo dõi hiệu quả quản lý khối lượng công việc của nhóm. Bạn có thể điền vào mỗi Bảng điều khiển với hàng tấn Tiện ích tùy chỉnh như biểu đồ, tính toán, khối văn bản và hơn thế nữa, mỗi tiện ích sẽ lấy dữ liệu cụ thể từ toàn bộ nhóm của bạn!
Tuy nhiên, đó không phải là tất cả. Bạn còn có quyền truy cập vào hàng loạt tiện ích báo cáo công việc để có cái nhìn chi tiết về cách nhóm của bạn xử lý công việc. Ví dụ, bạn có thể sử dụng:
- Biểu đồ tốc độ: Xác định tỷ lệ hoàn thành cho một tập hợp các công việc và ước tính tốt hơn sức chứa khối lượng công việc thực tế của nhóm bạn
- Biểu đồ luồng tích lũy: Kiểm tra tiến độ dự án của bạn và xác định các điểm nghẽn có thể là kết quả của việc phân bổ khối lượng công việc không hợp lý
- Mục tiêu: Đặt và theo dõi các mục tiêu kinh doanh, mục tiêu và OKR
Tiền thưởng ClickUp: Một cách tuyệt vời khác để giám sát việc phân bổ khối lượng công việc của nhóm là sử dụng Chế độ xem Box. Chế độ này hiển thị công việc mà nhân viên đang thực hiện cũng như sức chứa công việc hiện tại của họ. Bạn có thể dễ dàng xác định ai đang quá tải và phân công lại công việc cho những người có thể đảm nhận thêm.
BOX IT UP Tiền thưởng ClickUp: Một cách tuyệt vời khác để giám sát việc phân bổ khối lượng công việc của nhóm là sử dụng Chế độ xem Box. Chế độ này hiển thị công việc mà nhân viên đang thực hiện cũng như sức chứa công việc hiện tại của họ. Bạn có thể dễ dàng xác định ai đang quá tải và phân công lại nhiệm vụ cho những người có thể đảm nhận thêm.
7. Tự động hóa công việc và tập trung hiển thị
Sau khi khắc phục mọi trục trặc trong quy trình làm việc trong vài chu kỳ đầu tiên, hãy tìm kiếm thêm cơ hội để cải thiện hiệu quả hơn nữa.
Đừng bỏ qua bước này!
Sẽ có lúc trong chu kỳ dự án, nhóm của bạn phải đối mặt với khối lượng công việc nặng nề. Quản lý khối lượng công việc giúp bạn chủ động với các chiến lược tiết kiệm thời gian ngay từ bây giờ, để bạn không phải căng thẳng sau này.
Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại
Cách dễ nhất để giảm khối lượng công việc thực tế là xác định các công việc thường ngày có thể được thực hiện tự động. Trên thực tế, tổ chức của bạn có thể tiết kiệm tới 2 giờ mỗi ngày nhờ tự động hóa quản lý khối lượng công việc! Các công cụ này có thể tự động hóa phần lớn các quy trình quản lý công việc.
Tất nhiên, bạn luôn có thể chọn các công cụ tự động hóa có sẵn trên thị trường. Nhưng tại sao lại làm lộn xộn các ứng dụng của nhóm khi bạn có thể đầu tư vào một phần mềm quản lý khối lượng công việc tất cả trong một với đầy đủ các tính năng tự động hóa?
Giả sử bạn muốn tạo một quy trình tự động hóa để nhân viên biết ngay khi có nhiệm vụ khẩn cấp mới cần hoàn thành. May mắn thay, bạn là một nhà ra quyết định tài giỏi và đã quyết định sử dụng ClickUp để quản lý khối lượng công việc!
Tất cả những gì bạn cần làm là sử dụng tính năng tự động hóa, "Khi một công việc được gán ưu tiên 'Khẩn cấp', công việc đó sẽ tự động chuyển sang trạng thái 'Đang mở'. " Bam. Ngay khi một công việc được gắn thẻ khẩn cấp, nhân viên của bạn sẽ biết về nó.
Chọn từ danh sách hơn 50 tự động hóa có sẵn hoặc chỉ cần tạo tự động hóa của riêng bạn!
Sử dụng Bảng Kanban để có góc nhìn khác
Bảng Kanban là một công cụ nhỏ gọn nhưng mạnh mẽ để đảm bảo các quy trình kinh doanh của bạn diễn ra suôn sẻ. Nó hoạt động như thế nào?
Quá trình này giúp hình dung quy trình công việc của dự án và hiển thị trạng thái của từng công việc trên bảng công việc vật lý hoặc ảo gọn gàng. Sau đó, nhóm của bạn có thể kéo và thả các công việc vào các cột trạng thái phù hợp theo tiến độ, như sau:
Bằng cách đó, toàn bộ nhóm của bạn có thể xem tiến độ dự án trong thời gian thực. Quá trình quản lý khối lượng công việc này giúp mọi người tham gia có cái nhìn rõ hơn về thời gian thực hiện dự án và ai chịu trách nhiệm cho từng phần của dự án.
Người quản lý dự án cũng nên xác định những công việc nào đang bị đình trệ trên bảng Kanban, điều này cho thấy những điểm nghẽn trong quy trình. Sau đó, họ có thể phân bổ nguồn lực (hoặc thành viên trong nhóm) để giúp giải quyết công việc đó.
TÙY CHỈNH CHẾ ĐỘ XEM THEO Ý MUỐN Tiền thưởng ClickUp: Chúng tôi cung cấp bảng Kanban để quản lý dự án, biểu đồ Gantt để trực quan hóa các mối phụ thuộc và các chế độ xem khác để bạn có thể chọn góc nhìn phù hợp nhất với nhóm của mình. Sử dụng Chế độ xem linh hoạt để trực quan hóa các nhiệm vụ trong danh sách công việc, bảng Kanban hoặc Chế độ xem dòng thời gian.
Câu hỏi thường gặp về quản lý khối lượng công việc
Những thách thức phổ biến trong quản lý khối lượng công việc là gì?
Các thách thức trong quản lý khối lượng công việc có thể khác nhau tùy thuộc vào ngành, kích thước công ty và trách nhiệm của từng cá nhân. Tuy nhiên, một số thách thức phổ biến bao gồm:
- Khối lượng công việc quá lớn: Quản lý khối lượng công việc quá nặng hoặc quá khắt khe có thể là một thách thức, dẫn đến căng thẳng, kiệt sức và giảm năng suất.
- Thiếu ưu tiên: Nếu không có các ưu tiên rõ ràng, sẽ khó xác định công việc nào là quan trọng nhất và cách phân bổ nguồn lực hiệu quả.
- Quản lý thời gian kém: Các kỹ thuật quản lý thời gian là rất cần thiết cho việc quản lý khối lượng công việc, nhưng nhiều người gặp khó khăn với việc trì hoãn, mất tập trung và các cạm bẫy năng suất khác.
- Nguồn lực không đủ: Thiếu nguồn lực, chẳng hạn như nhân sự, công nghệ hoặc ngân sách, có thể cản trở khả năng quản lý khối lượng công việc hiệu quả của một cá nhân.
- Phạm vi công việc mở rộng: Kỳ vọng có thể thay đổi hoặc mở rộng ngoài những gì đã thỏa thuận ban đầu, dẫn đến tăng khối lượng công việc mà không có sự gia tăng tương ứng về nguồn lực.
Ai nên quản lý kế hoạch khối lượng công việc?
Tùy thuộc vào cấu trúc tổ chức của bạn, quản lý khối lượng công việc có thể được thực hiện bởi một người hoặc một nhóm.
Nếu công ty của bạn có sự phân chia bộ phận quá rõ ràng và các bộ phận dường như hoạt động như những công ty nhỏ riêng biệt, thì có lẽ cách hợp lý nhất là bạn nên lập kế hoạch một mình. Tuy nhiên, các nhóm có tính hợp tác cao và thường xuyên làm việc với nhau để hoàn thành dự án có lẽ cần mọi người cùng nhau hợp sức.
Lợi ích của việc quản lý khối lượng công việc hiệu quả là gì?
Các công cụ quản lý khối lượng công việc giúp bạn thấy mọi thứ đang diễn ra trong công ty. Và nó cũng mang lại khả năng hiển thị tương tự cho nhóm của bạn!
Việc theo dõi tiến độ dự án có thể giúp loại bỏ các vấn đề liên lạc và sự cô lập trong dự án. Và quan trọng nhất? Nó giúp nhóm của bạn đồng nhất và làm việc hiệu quả. Và điều đó có nghĩa là khách hàng sẽ hài lòng hơn khi nhận được dự án đúng hạn.
Hệ thống quản lý khối lượng công việc cũng:
- Đảm bảo rằng không có tài nguyên dự án nào (phần mềm, thời gian, kỹ năng của nhân viên) bị lãng phí
- Cung cấp cho bạn chế độ xem rõ ràng về tiến độ dự án của bạn
- Chỉ ra quy trình kinh doanh nào đang làm chậm công việc của bạn
- Thông báo cho bạn về ngày đáo hạn và ngân sách dự án
- Thu hẹp khoảng cách giao tiếp giữa các bộ phận khác nhau
Thực hiện quản lý khối lượng công việc hiệu quả với ClickUp
Quản lý khối lượng công việc giống như bộ dụng cụ sơ cứu cho tổ chức của bạn. Đây là cách tuyệt vời để bảo vệ sức khỏe của nhóm khi họ phải đối mặt với khối lượng công việc nặng nề. Không chỉ vậy, nó còn giúp tăng năng suất của họ ngay lập tức!
Tuy nhiên, quản lý khối lượng công việc bằng tay là một việc khó khăn. Bạn cần một công cụ quản lý dự án chuyên dụng, không chỉ thuận tiện cho các nhà quản lý dự án có kinh nghiệm, mà còn giúp thực hiện tất cả các công việc nặng nhọc như phân phối khối lượng công việc, theo dõi tiến độ của nhóm, tạo báo cáo và hơn thế nữa.
May mắn thay, các công cụ như ClickUp có rất nhiều tính năng, bao gồm Chế độ xem dòng thời gian, Chế độ xem khối lượng công việc và Chế độ xem Box giúp quá trình này diễn ra suôn sẻ.
Với gói miễn phí của ClickUp, bạn có thể sử dụng không giới hạn số lượng người dùng và dự án. Với gói trả phí, bạn có thể sử dụng không giới hạn dung lượng lưu trữ và tích hợp để giúp bạn quản lý khối lượng công việc của nhóm.
Vì vậy, đăng ký ClickUp ngay hôm nay để chẩn đoán và khắc phục các vấn đề về năng suất của bạn!