Chìa khóa để có một lực lượng lao động năng suất và có động lực là phân phối khối lượng công việc đồng đều.
Nếu bạn gặp phải nơi làm việc mà nhân viên cảm thấy thất vọng hoặc kiệt sức, đó có thể là do khối lượng công việc được phân phối không hợp lý. Phân phối khối lượng công việc không cân bằng không chỉ ảnh hưởng đến tinh thần làm việc mà còn làm giảm năng suất của nhóm và sự hài lòng trong công việc.
Tuy nhiên, có một giải pháp. Bạn có thể ngăn chặn điều này bằng cách áp dụng một vài chiến lược đơn giản và công cụ quản lý khối lượng công việc phù hợp.
Đọc tiếp để tìm hiểu cách cải thiện phân phối khối lượng công việc trong nhóm của bạn và khám phá quá trình này có thể nâng cao hiệu quả của nhân viên như thế nào.
Hiểu về phân phối khối lượng công việc
Vậy phân phối khối lượng công việc chính xác là gì?
Phân phối khối lượng công việc là việc phân bổ công việc và hoạt động cho các thành viên khác nhau trong nhóm theo kỹ năng, chuyên môn và sức chứa công việc của họ.
Mục tiêu của việc phân phối khối lượng công việc là tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả, trong đó mỗi thành viên trong nhóm được giao một lượng công việc phù hợp mà không bị quá tải. Phân phối công việc dựa trên kỹ năng và sức chứa của nhóm sẽ giúp bạn mang lại kết quả chất lượng trong thời hạn đề ra.
Sự khác biệt giữa khối lượng công việc nặng và khối lượng công việc không cân bằng
Mặc dù hai thuật ngữ này nghe giống nhau và đôi khi được sử dụng thay thế cho nhau, nhưng khối lượng công việc nặng nề khác với khối lượng công việc không cân bằng. Dưới đây là tổng quan nhanh về sự khác biệt giữa hai thuật ngữ này.
| Aspect | Khối lượng công việc nặng nề | Khối lượng công việc không cân bằng |
| Định nghĩa | Một lượng công việc bất thường cao được phân bổ cho một cá nhân với thời hạn nghiêm ngặt | Công việc được phân phối không đồng đều giữa các thành viên trong nhóm |
| Tác động tiềm năng | Căng thẳng, giảm năng suất, kiệt sức, mức độ hài lòng trong công việc cực kỳ thấp | Hiệu quả kém, kết quả đầu ra không đạt yêu cầu, nhân viên quá tải hoặc thiếu việc làm, sử dụng tài nguyên không hợp lý |
| Phân phối công việc | Công việc có thể được phân phối đồng đều giữa các thành viên trong nhóm, nhưng từng nhân viên lại phải gánh vác quá nhiều công việc | Công việc được phân phối mà không đánh giá sức chứa của từng cá nhân. Một số cá nhân có thể bị quá tải, trong khi những người khác có thể không có đủ việc làm |
Dấu hiệu của khối lượng công việc không cân bằng
Khối lượng công việc phân phối không đồng đều có thể ảnh hưởng đáng kể đến sức khỏe và tinh thần của nhóm bạn. Dưới đây là một số dấu hiệu cho thấy khối lượng công việc của nhóm bạn không cân bằng:
- Hoàn thành công việc không nhất quán: Công việc có thể không được hoàn thành đúng thời hạn và chất lượng đầu ra có thể kém hoặc không nhất quán
- Năng suất giảm: Nhân viên làm việc quá sức có thể liên tục làm việc kém hiệu quả và trở nên kém hiệu quả trong công việc. Họ có dấu hiệu mệt mỏi và trở nên thờ ơ
- Tăng số lượng khiếu nại: Bạn sẽ nhận thấy số lượng khiếu nại và phàn nàn về sự bất công trong phân phối khối lượng công việc tăng lên
- Tăng doanh thu: Nhân viên có thể bắt đầu nghỉ việc nếu họ cảm thấy mình bị làm việc quá sức hoặc không được phát huy hết khả năng dựa trên các kỹ năng của họ
💡Mẹo chuyên nghiệp: Hợp lý hóa quá trình xác định và quản lý các công việc và hoạt động của nhóm bằng cách sử dụng công cụ quản lý khối lượng công việc . Chúng có thể giúp bạn tự động phân bổ nguồn lực và cân bằng việc phân phối công việc.
Xác định sự mất cân bằng khối lượng công việc
Nếu bạn nhận thấy bất kỳ hoặc tất cả các dấu hiệu nêu trên, có thể đã đến lúc tiến hành phân tích kỹ lưỡng kế hoạch phân phối khối lượng công việc của bạn. Dưới đây là một số bước bạn có thể thực hiện để xác định sự mất cân bằng khối lượng công việc.
- Xem lại dữ liệu khối lượng công việc: Đánh giá danh sách phân phối công việc của bạn và tìm kiếm các mẫu có thể cho thấy một số nhân viên có khối lượng công việc nhiều hơn đáng kể so với những người khác
- Tiến hành khảo sát: Sử dụng bảng câu hỏi và khảo sát để thu thập phản hồi của nhân viên về khối lượng công việc. Phân tích các phản hồi để hiểu mức độ căng thẳng mà họ cảm nhận
- Đánh giá dòng thời gian dự án: So sánh thời hạn dự án để xem liệu chúng có được tuân thủ nhất quán hay không. Tìm kiếm những điểm không nhất quán và sự chậm trễ, đồng thời xem liệu những đối tượng/kỳ/phiên bản này có phù hợp với khối lượng công việc không cân bằng giữa các thành viên trong nhóm hay không
- Tiến hành kiểm tra thường xuyên: Thỉnh thoảng gặp gỡ từng nhân viên để đánh giá kinh nghiệm của họ. Khuyến khích các thành viên trong nhóm cởi mở và trung thực về khối lượng công việc của mình và hợp tác với họ để điều chỉnh công việc một cách công bằng
Đọc thêm: Cách tính tải tài nguyên trong quản lý dự án
Chiến lược phân phối khối lượng công việc hiệu quả
Giả sử bạn nhận thấy một số dấu hiệu cho thấy khối lượng công việc trong nhóm của bạn không được phân phối cân bằng. Dưới đây là một số bước để phân phối công việc hiệu quả giữa các thành viên trong nhóm.
1. Xác định phạm vi công việc trước
Bất cứ khi nào bạn nhận một dự án mới, hãy thảo luận với các bên liên quan để xác định nội dung dự án và những gì nằm ngoài phạm vi dự án. Lập kế hoạch công việc, kết quả mong đợi và dòng thời gian cẩn thận để quản lý kỳ vọng ngay từ đầu.
Phạm vi rõ ràng có thể giúp bạn chia nhỏ các hoạt động phức tạp thành các công việc phụ dễ quản lý. Điều này giúp hiểu được lượng nỗ lực cần thiết cho mỗi công việc. Sử dụng những hiểu biết này để phân phối công việc theo sức chứa của nhóm, đảm bảo mọi người làm việc một cách tối ưu.
Để chuẩn bị phạm vi dự án, hãy thiết lập các mục tiêu rõ ràng bằng cách sử dụng ClickUp Goals và đặt mục tiêu (mục tiêu số, tiền hoặc dựa trên nhiệm vụ) cho mỗi mục tiêu. Dưới đây là một ví dụ nhanh.
Mục tiêu: Tăng điểm hài lòng của khách hàng cho một cửa hàng bán lẻ trực tuyến
Mục tiêu:
- Thời gian phản hồi trung bình hiện tại là bốn giờ. Giảm xuống còn hai giờ trong vòng năm tháng tới
- Chỉ số NPS hiện tại là 25. Tăng lên 50 trong vòng bảy tháng tới
Sau khi hoàn thành mục tiêu và mục tiêu, hãy sử dụng Mẫu phân chia công việc ClickUp để chia công việc thành các giai đoạn và nhóm các nhiệm vụ trong mỗi giai đoạn. Mẫu dựa trên bảng trắng này cho phép bạn chỉ định mức độ ưu tiên cho từng nhiệm vụ để nhóm của bạn biết chính xác những việc cần tập trung trước tiên.
Mẫu này có thể giúp bạn:
- Cung cấp lộ trình rõ ràng nêu rõ các công việc của dự án, thời hạn và kết quả cuối cùng
- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc ước tính chính xác chi phí dự án và nhu cầu nguồn lực
- Cho phép xác định rủi ro chủ động và phát triển các kế hoạch giảm thiểu rủi ro
- Cung cấp một nền tảng để theo dõi tiến độ và xác định các lĩnh vực cần cải thiện
2. Đánh giá kỹ năng và sức chứa của từng cá nhân
Tiếp theo, xác định kỹ năng và sức chứa của từng thành viên trong nhóm.
Nếu bạn cần một công cụ để lập bản đồ mức độ kỹ năng của nhóm, Mẫu lập bản đồ kỹ năng ClickUp là giải pháp hoàn hảo.
Mẫu này cung cấp các trường và chế độ xem tùy chỉnh để xác định các kỹ năng chính của nhân viên và đánh giá họ dựa trên điểm mạnh của họ.
Sắp xếp thông tin này bằng chế độ xem bảng ClickUp để xem dữ liệu trong nháy mắt và đánh giá những kỹ năng cần thiết cho dự án.
Sau khi lập bản đồ kỹ năng cá nhân, bạn cần hiểu sức chứa của nhóm trước khi phân công công việc cho họ.
Hình dung khối lượng công việc của nhóm bằng chế độ xem Khối lượng công việc của ClickUp. Xem mỗi người có bao nhiêu thời gian rảnh và họ có thể làm bao nhiêu việc trong một ngày. Xem thông tin này theo tuần hoặc tháng để quyết định cách phân phối khối lượng công việc mà không làm quá sức bất kỳ thành viên nào trong nhóm.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Học cách phân công các công việc ít ảnh hưởng, tốn thời gian để bạn có thể tập trung nỗ lực vào các hoạt động quan trọng nhất. Hãy nhớ rằng, phân công hiệu quả là một nghệ thuật. Xác định chính xác những gì bạn muốn giao cho các thành viên khác trong nhóm và tạo một khuôn khổ có cấu trúc để truyền đạt mong đợi của bạn.
3. Sử dụng kế hoạch sức chứa
Chế độ xem Khối lượng công việc cho bạn biết rõ nhóm của bạn có bao nhiêu thời gian để làm việc cho các dự án trong một tuần hoặc một tháng. Nhưng nếu dự án cần thêm thời gian để hoàn thành, bạn sẽ cần thuê thêm nhân lực như nhân viên tự do hoặc nhà thầu.
Bạn có thể ước tính nhu cầu tài nguyên của mình bằng cách lập kế hoạch sức chứa tỉ mỉ — đánh giá kỹ năng và tính sẵn sàng của các tài nguyên hiện tại để đảm bảo chúng có thể xử lý khối lượng công việc hiện tại và trong tương lai.
Có ba chiến lược để lập kế hoạch sức chứa.
- Chiến lược trì hoãn: Các tài nguyên mới chỉ được thêm vào sau khi sức chứa của nhóm hiện tại đã cạn kiệt
- Chiến lược dẫn dắt: Các nhà quản lý dự án đánh giá nhu cầu trong tương lai và bổ sung nguồn lực để dự phòng nhu cầu này
- Chiến lược phù hợp: Nguồn lực được bổ sung theo từng đợt bằng cách theo dõi chặt chẽ những thay đổi về nhu cầu
Bạn cũng có thể sử dụng Mẫu lập kế hoạch tài nguyên ClickUp để xem tài nguyên và nhiệm vụ của mình ở một nơi duy nhất.
Mẫu danh sách này giúp bạn tạo danh sách công việc cho từng thành viên trong nhóm để bạn biết loại công việc nào đã được giao cho từng người và thời lượng của công việc đó. Điều này giúp theo dõi việc sử dụng tài nguyên trong suốt vòng đời của dự án.
Hình dung khối lượng công việc mà nhóm của bạn đang xử lý và xác định các xung đột tiềm ẩn trong việc phân bổ nguồn lực. Điều này sẽ giúp bạn lập kế hoạch nguồn lực hiệu quả, phù hợp với nhu cầu của từng dự án.
Đọc thêm: 10 Công cụ Quản lý Tài nguyên Tốt Nhất cho Năm 2024
4. Thường xuyên xem xét phân phối khối lượng công việc
Sau khi tạo kế hoạch phân phối khối lượng công việc, hãy họp với nhân viên để họ hiểu rõ những việc cần làm và thời hạn hoàn thành. Xem xét phản hồi của họ để điều chỉnh lịch làm việc sao cho mọi người đều thống nhất.
Tiến thêm một bước với sự trợ giúp của Mẫu khối lượng công việc của nhân viên ClickUp.
Kết hợp khả năng trực quan hóa của mẫu này với Cột mốc ClickUp để chỉ ra thời hạn cho các công việc khác nhau và theo dõi xem chúng có được hoàn thành đúng hạn hay không. Hiển thị sức chứa của từng cá nhân với Chế độ xem khối lượng công việc cá nhân và đảm bảo không ai bị làm việc quá sức hoặc không được sử dụng hết công suất.
Xem lại thông tin này thường xuyên, ít nhất mỗi tháng một lần, để điều chỉnh kế hoạch phân phối khối lượng công việc và đảm bảo năng suất tối đa mà không gây quá tải cho nhân viên.
5. Sử dụng công cụ để hợp lý hóa việc quản lý khối lượng công việc
Việc phải vật lộn với vô số bảng tính và tài liệu để lập kế hoạch và quản lý phân phối khối lượng công việc có thể khiến bạn đau đầu.
Thay vào đó, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng công cụ quản lý dự án như Nền tảng quản lý tài nguyên ClickUp để tăng hiệu quả công việc. Công cụ này cung cấp các tính năng mạnh mẽ để hợp lý hóa việc quản lý khối lượng công việc.
Dưới đây là cách sử dụng các tính năng quản lý khối lượng công việc của ClickUp để tối ưu hóa hiệu suất nhóm và phân phối khối lượng công việc.
Quản lý thời gian hiệu quả
Cải thiện hiệu quả của nhóm bằng cách theo dõi thời gian họ dành cho các công việc bằng ClickUp Time Tracking.
Ghi lại số giờ làm việc trong bảng chấm công và xem theo ngày, tuần hoặc tháng để hiểu rõ hơn về thời gian thực hiện các nhóm công việc khác nhau. Nếu một số công việc mất quá nhiều thời gian, hãy phân tích nguyên nhân và thực hiện các biện pháp chủ động để tối ưu hóa quy trình làm việc của nhóm.
Bằng cách này, bạn có thể giúp nhóm của mình quản lý thời gian hiệu quả và hoàn thành công việc trong khung thời gian hợp lý.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng công cụ lập kế hoạch sức chứa để loại bỏ việc phỏng đoán trong lập kế hoạch tài nguyên và đảm bảo bạn có tài nguyên tối ưu để đáp ứng nhu cầu của dự án.
Phân công công việc một cách dễ dàng
Xác định các nhiệm vụ khác nhau trong một dự án và nhóm chúng thành các giai đoạn khác nhau bằng cách sử dụng Bảng Kanban ClickUp.
Tạo một cột để biểu thị từng giai đoạn của dự án. Ví dụ: "Cần làm", "Đang tiến hành" và "Đang xem xét" có thể là các giai đoạn tiềm năng tùy thuộc vào quy trình làm việc của bạn. Nhóm các công việc tương ứng vào mỗi cột và phân công chúng cho các thành viên trong nhóm dựa trên tình trạng sẵn sàng và sức chứa của họ.
Sử dụng trường tùy chỉnh để đặt mức độ ưu tiên cho từng công việc để nhóm của bạn luôn biết thời hạn sắp tới và có thể điều chỉnh lịch trình cho phù hợp.
Khuyến khích giải quyết vấn đề một cách hợp tác
Khuyến khích nhân viên hợp tác trong các công việc để các thành viên trong nhóm có thể đưa ra các giải pháp sáng tạo. Hợp tác cũng giúp các nhóm tập hợp nguồn lực, chia sẻ thông tin cập nhật, sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các dự án và tránh nỗ lực trùng lặp để hoàn thành công việc một cách tốt nhất.
Với ClickUp, việc hợp tác trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Bắt đầu cuộc hội thoại với bất kỳ thành viên nào trong nhóm trực tiếp từ không gian làm việc ClickUp của bạn với Chế độ xem Trò chuyện ClickUp. Sử dụng @đề cập để gắn thẻ người và giao cho họ các mục hành động, giúp việc phân công nhiệm vụ trở nên nhanh chóng hơn.
Một tính năng hữu ích khác là Bảng trắng ClickUp, cung cấp một không gian kỹ thuật số hoàn hảo cho các thành viên trong nhóm của bạn thảo luận và chia sẻ ý tưởng.
Bạn thậm chí có thể làm việc cùng nhóm để trình bày công việc một cách trực quan và tạo quy trình công việc giúp mọi người hiểu rõ các quy trình trong dự án. Bằng cách phân tích cách thức thực hiện công việc, bạn có thể nhanh chóng lập kế hoạch phân phối quy trình công việc để đạt năng suất tối đa.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Dễ dàng lập kế hoạch nguồn lực bằng cách sử dụng mẫu lập kế hoạch sức chứa để tạo kế hoạch phân phối khối lượng công việc thực tế cho các thành viên trong nhóm của bạn.
Ghi chép các hạn chế về nguồn lực
Tạo báo cáo về các hạn chế về nguồn lực bằng cách phân tích loại và khối lượng nguồn lực cần thiết cho các công việc.
Hợp nhất chúng thành các tài liệu có cấu trúc tốt bằng ClickUp Docs. Chia sẻ chúng với các bên liên quan để thảo luận về tác động của giới hạn tài nguyên đối với dự án và đưa ra các chiến lược tốt nhất để hoàn thành công việc mà không vượt quá ngân sách, dòng thời gian và sức chứa.
Ví dụ: Nhóm tiếp thị đang thực hiện một dự án tốc độ cao với mục tiêu xuất bản 250 bài đăng trên blog trong vòng bốn tháng. Họ chuẩn bị một tài liệu về hạn chế nguồn lực, liệt kê số lượng người viết nội dung có sẵn trong nhóm và các dự án mà họ đang thực hiện.
Sau đó, các bên liên quan và quản lý sẽ cùng nhau quyết định công việc nào có thể tạm hoãn để đạt được mục tiêu xuất bản, mỗi người viết có thể đảm nhận bao nhiêu nội dung trong một tháng và cần thuê ngoài bao nhiêu bài viết.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Hãy nhớ cẩn thận khi phân công công việc và hoạt động cho từng thành viên trong nhóm. Phân phối công việc đồng đều để tránh tình trạng kiệt sức và tê liệt khối lượng công việc .
Theo dõi tiến độ
Sau khi phân phối công việc cho các thành viên trong nhóm, bạn cần theo dõi chặt chẽ việc họ tuân thủ thời hạn hoàn thành công việc.
Bạn có thể xem khối lượng công việc hiện tại của nhóm theo người được giao và xem các nhiệm vụ dựa trên trạng thái đã hoàn thành, đang tiến hành hoặc đang được xem xét bằng cách sử dụng Bảng điều khiển ClickUp. Đây là một cách tuyệt vời để có cái nhìn chi tiết về sức chứa của nhóm và điều chỉnh khối lượng công việc khi cần thiết.
Để mọi việc trở nên dễ dàng hơn, AI của ClickUp — ClickUp Brain có thể hiển thị thông tin chi tiết từ bảng điều khiển của bạn và tóm tắt các kết quả chính vào báo cáo. Tất cả những gì bạn cần làm là đặt câu hỏi truy vấn, và thuật toán AI sẽ sắp xếp các bảng điều khiển, danh sách công việc và tài liệu trong không gian làm việc của bạn để tìm thông tin liên quan. ClickUp Brain sau đó sẽ hợp nhất dữ liệu kết quả thành các điểm chính để bạn có thể nhận được câu trả lời ngay lập tức.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng công cụ tự động hóa khối lượng công việc để xử lý các công việc lặp đi lặp lại như lập lịch, theo dõi công việc và tạo báo cáo.
Tạo các quy trình chuẩn hóa bằng cách sử dụng các mẫu
ClickUp cung cấp thư viện hơn 1000 mẫu được thiết kế để giúp bạn dễ dàng hợp lý hóa quy trình làm việc. Các mẫu có thể tùy chỉnh này cung cấp các khung công việc được định sẵn để bạn không phải mất thời gian tạo SOP từ đầu. Bất kể trường hợp sử dụng của bạn là gì, bạn đều có thể tìm thấy mẫu phù hợp với nhu cầu cụ thể của mình.
Bạn cần một mẫu để quản lý nhân lực? Mẫu Quản lý nhân lực của ClickUp là lựa chọn phù hợp cho bạn. Với năm chế độ xem tùy chỉnh, bạn có thể sắp xếp tài nguyên một cách gọn gàng, kết hợp các kỹ năng của họ với công việc cần làm và tìm ra người phù hợp cho từng công việc.
Trong mẫu này, Chế độ xem Dòng thời gian giúp lập lịch hoàn thành công việc, trong khi Chế độ xem Trạng thái đánh giá theo dõi việc phê duyệt công việc. Để cân bằng khối lượng công việc và tránh quá tải, hãy sử dụng Chế độ xem Khối lượng công việc của nhóm và tập trung và sắp xếp các tài liệu dự án cần thiết bằng Chế độ xem Tài nguyên.
Tăng hiệu quả của nhóm với việc phân phối khối lượng công việc hiệu quả
Quản lý khối lượng công việc là một kỹ năng cốt lõi của người quản lý dự án. Nếu không phân phối khối lượng công việc và quản lý dự án hiệu quả, bạn có thể sẽ gặp phải tình trạng chậm trễ, phát sinh chi phí và kết quả kém. Điều quan trọng không kém là bạn sẽ phải đối mặt với sự bất mãn của các thành viên trong nhóm và rủi ro nhân viên nghỉ việc.
Nhưng nếu bạn lo lắng về thời gian lập kế hoạch và khối lượng công việc thủ công khổng lồ đằng sau việc quản lý và phân phối khối lượng công việc hiệu quả, hãy biết rằng có một cách tốt hơn.
Hãy sử dụng các công cụ quản lý dự án và phân phối khối lượng công việc như ClickUp để thực hiện những công việc nặng nhọc.
Các gói giá cả phải chăng của ClickUp cung cấp các tính năng không giới hạn để giúp bạn quản lý hiệu quả khối lượng công việc của nhóm mà không lo lắng về khối lượng công việc không cân bằng và nhân viên không hài lòng.
Nếu bạn muốn xem ClickUp hoạt động như thế nào cho nhóm của mình, hãy đăng ký miễn phí ngay hôm nay và xem cách bạn có thể tối đa hóa năng suất của nhóm.