Bạn có rất nhiều việc cần làm nhưng vẫn cứ trì hoãn? Công việc tồn đọng chồng chất vì bạn không biết bắt đầu từ đâu và làm thế nào, khiến bạn ngày càng đau đầu? 🤯
Nếu bạn trả lời có cho bất kỳ câu hỏi nào sau đây, bạn có thể đang mắc phải tình trạng tê liệt vì khối lượng công việc — một cơn ác mộng đối với nhiều chuyên gia và trưởng nhóm.
Tê liệt khối lượng công việc chính xác là gì và có thể quản lý hiệu quả để cải thiện sức khỏe tinh thần không? Hãy hít thở sâu và cùng chúng tôi khám phá nguyên nhân và tác động của tình trạng khó khăn phổ biến này, đồng thời chia sẻ một vài mẹo đơn giản để vượt qua những khối tinh thần.
Tê liệt khối lượng công việc là gì?
Tê liệt khối lượng công việc thường được đồng nghĩa với sự trì hoãn. Tuy nhiên, nó không giống như sự trì hoãn thông thường, khi bạn chỉ đơn giản là thiếu động lực để làm việc và thay vào đó là trì hoãn trách nhiệm của mình vô thời hạn. Đó là sự trì hoãn kết hợp với cảm giác quá tải, chủ yếu là do khối lượng công việc quá nhiều và cảm giác rằng bạn không thể xử lý hết. 🍽️
Khi bị tê liệt vì khối lượng công việc, bạn sẽ khó quyết định công việc nào cần làm trước để bắt đầu giải quyết công việc tồn đọng. Kết quả là, công việc tồn đọng tiếp tục tăng lên, khiến bạn càng tê liệt hơn và không thể hành động, ngay cả khi phải đối mặt với thời hạn gấp rút.
Điều gì gây ra tình trạng tê liệt vì khối lượng công việc?
Như chúng ta đã thấy, tình trạng tê liệt công việc là một chu kỳ tự thực hiện, một vòng luẩn quẩn. Danh sách công việc và nghĩa vụ chồng chất là nguyên nhân ban đầu, nó sẽ tồn tại và duy trì càng lâu khi bạn càng bị mắc kẹt, dẫn đến khối lượng công việc không ngừng tăng lên. 😓
Có một số lý do khiến công việc tồn đọng của bạn bắt đầu tích tụ ban đầu, chẳng hạn như:
- Trì hoãn
- Chủ nghĩa hoàn hảo
- Thiếu hụt nguồn lực
- Kỳ vọng không rõ ràng và vấn đề giao tiếp
- Thiếu ưu tiên
- Hội chứng kiệt sức
Khi khối lượng công việc của bạn đã vượt quá giới hạn có thể quản lý được, vòng lặp sẽ bắt đầu. Từ đó trở đi, khối lượng công việc nặng nề chính là nguồn gốc của vấn đề. Bạn cảm thấy bế tắc (thậm chí căng thẳng và hoảng loạn trong trường hợp cực đoan), nên bạn lại trì hoãn thêm, khiến tình hình trở nên tồi tệ hơn.
Ảnh hưởng của tình trạng tê liệt do khối lượng công việc đối với cá nhân và nhóm
Tê liệt khối lượng công việc có thể lây lan. Nếu bạn đang trải qua điều này, cuối cùng nó sẽ ảnh hưởng đến các thành viên trong nhóm của bạn (đặc biệt nếu công việc của họ phụ thuộc vào bạn). Tình huống này có thể dẫn đến một số tác động có hại, cụ thể là:
- Sự sụt giảm năng suất của cá nhân và nhóm
- Mức độ căng thẳng và lo âu tăng cao
- Cảm giác bất lực và hội chứng kẻ mạo danh
- Doanh thu và lợi nhuận giảm sút
Không cần phải nói, tất cả những hậu quả này cuối cùng có thể lan sang cuộc sống cá nhân, ảnh hưởng đến sức khỏe và hạnh phúc của bạn và nhóm của bạn.
5 chiến lược và kỹ thuật đã được thử nghiệm để ngăn ngừa và vượt qua tình trạng tê liệt vì khối lượng công việc
Tất cả các phương pháp bạn có thể áp dụng để ngăn ngừa và vượt qua tình trạng tê liệt khối lượng công việc đều xoay quanh việc hoàn thành công việc. Điều này chắc chắn nghe có vẻ dễ hơn làm đối với những người đang phải vật lộn với điều kiện này, nhưng chúng tôi sẽ cung cấp năm kỹ thuật thực tế mà bạn có thể bắt đầu áp dụng ngay vào thói quen hàng ngày của mình. Chúng tôi cũng sẽ giới thiệu ClickUp — một nền tảng năng suất tuyệt vời được thiết kế để giúp bạn chinh phục khối lượng công việc của mình! 💪
1. Sử dụng các công cụ và hệ thống phù hợp
Có nhiều ứng dụng khác nhau giúp bạn kiểm soát khối lượng công việc của mình. Chúng cho phép bạn sắp xếp công việc và theo dõi tiến độ dự án với sự trợ giúp của lịch, danh sách việc cần làm, sổ kế hoạch hàng ngày và nhiều hơn nữa.
Mặc dù nhiều ứng dụng cung cấp một số tính năng này, nhưng chỉ một số ít cung cấp gói đầy đủ, và ClickUp là một ví dụ đáng chú ý. Đây là phần mềm quản lý dự án và năng suất miễn phí với các tính năng quản lý công việc mạnh mẽ, giúp bạn kiểm soát khối lượng công việc thay vì để nó làm bạn tê liệt.
Bắt đầu bằng cách thêm tất cả các công việc của bạn vào ClickUp và xây dựng Không gian Làm việc của riêng bạn với cái nhìn tổng quan rõ ràng về toàn bộ khối lượng công việc của bạn. Bạn có thể đặt ngày đáo hạn, mức độ ưu tiên và mức độ khẩn cấp cho các công việc của mình để luôn biết những việc cần làm ngay lập tức và những việc có thể để lại sau. Đính kèm danh sách việc cần làm và danh sách kiểm tra, đặt nhắc nhở và theo dõi thời gian để luôn hoàn thành trách nhiệm của mình.
Giải phóng thời gian cho các hoạt động có giá trị hơn và rút ngắn danh sách việc cần làm của bạn với ClickUp AI, trợ lý viết AI của nền tảng này. Cuối cùng, hãy tạo lợi thế cho bản thân với các mẫu sẵn sàng cho hầu hết mọi trường hợp sử dụng. Ví dụ: các mẫu danh sách nhiệm vụ cho phép bạn tạo danh sách việc cần làm nhanh hơn, trong khi các mẫu phân chia thời gian giúp bạn quản lý thời gian cho từng nhiệm vụ.
2. Hình dung khối lượng công việc của bạn
Nhìn vào một danh sách công việc dài có thể khiến bạn cảm thấy choáng ngợp, nhưng nếu bạn thấy chúng được vạch ra trên lịch, bạn có thể hiểu được chúng được phân bổ như thế nào trong tuần hoặc tháng, giúp bạn cảm thấy thoải mái hơn rất nhiều.
Hơn nữa, khi hoàn thành công việc, các công việc sẽ biến mất khỏi lịch, mang lại cho bạn cảm giác thành tựu lớn hơn, khiến bạn tin rằng mình đang làm chủ khối lượng công việc của mình (một niềm tin rất quan trọng để vượt qua tình trạng tê liệt vì khối lượng công việc).
ClickUp 15+ chế độ xem không chỉ bao gồm Chế độ xem Lịch mà còn có nhiều chế độ xem khác cho phép bạn hình dung công việc theo cách của riêng mình. Ví dụ, Chế độ xem Khối lượng công việc hiển thị sức chứa của bạn trong một khoảng thời gian cụ thể, giúp bạn lập kế hoạch tốt hơn.
Nếu bạn có một nhóm, bạn có thể hình dung không chỉ khối lượng công việc của bản thân mà còn của cả nhóm, từ đó lập kế hoạch khối lượng công việc tốt hơn cho toàn bộ nhóm.
Chế độ xem biểu đồ Gantt và Dòng thời gian cũng rất tiện lợi để quản lý thời gian và tài nguyên, sắp xếp thứ tự ưu tiên hoặc lên lịch lại công việc, đồng thời trực quan hóa tiến độ để giúp bạn tiếp tục công việc và thoát khỏi tình trạng tê liệt vì khối lượng công việc.
3. Ưu tiên và lập kế hoạch
Việc sắp xếp thứ tự ưu tiên giúp bạn rõ ràng về những việc khẩn cấp, những việc có thể chờ và những việc có thể giao cho người khác. Bằng cách sắp xếp danh sách công việc của bạn, bạn có thể giảm bớt cảm giác quá tải và thúc đẩy bản thân hành động.
Sau khi đã nhập tất cả các nhiệm vụ vào ClickUp, đã đến lúc bắt đầu sắp xếp chúng theo mức độ ưu tiên. Dưới đây là hai cách bạn có thể sử dụng:
| Ưu tiên dựa trên mức độ khẩn cấp | Xếp hạng theo mức độ quan trọng (ví dụ: tiềm năng doanh thu/giá trị tạo/lập) |
| Các công việc có ngày đáo hạn trong tương lai gần sẽ được chuyển lên đầu danh sách công việc cần làm của bạn | Các công việc có thể mang lại doanh thu lớn nhất nên được đặt lên đầu danh sách công việc cần làm của bạn |
| Các công việc có thời hạn hoàn thành thoải mái hơn nên được xếp vào giữa | Các công việc có tiềm năng doanh thu thấp hơn sẽ được xếp dưới các công việc có doanh thu cao |
| Các công việc không có thời hạn sẽ bị đẩy xuống cuối danh sách | Các công việc có tác động ít nhất đến doanh thu/lợi nhuận được xếp xuống cuối |
Ngoài ra, nếu bạn phải đối mặt với các công việc có mức độ khẩn cấp hoặc tầm quan trọng gần như nhau, bạn có thể sắp xếp chúng theo mức độ ưu tiên dựa trên thời gian hoặc nỗ lực cần thiết để hoàn thành. Đặt những công việc dễ quản lý nhất lên hàng đầu và hoàn thành chúng nhanh chóng có thể mang lại cho bạn cảm giác thành tựu rất cần thiết, từ đó thúc đẩy bạn hoàn thành các công việc khác trong danh sách công việc cần làm.
Mã hóa màu sắc và thẻ là một kỹ thuật hữu ích khác để dễ dàng nhận ra công việc nào cần bạn chú ý ngay lập tức. Sau khi đã phân loại mức độ ưu tiên cho các công việc, bạn chỉ cần sắp xếp chúng theo mức độ ưu tiên để danh sách việc cần làm được sắp xếp gọn gàng trong chốc lát (cảm ơn chúng tôi sau về những mẹo tăng năng suất này nhé). 😉
Công cụ sắp xếp ưu tiên tích hợp sẵn của ClickUp cho phép bạn thêm một trong bốn mức ưu tiên vào mỗi nhiệm vụ:
- Cấp bách—cảnh báo đỏ
- Cao—cảnh báo vàng
- Bình thường—cờ xanh
- Thấp—cờ xám
Và nếu bạn muốn sắp xếp chúng theo thời gian thực hiện, bạn chỉ cần thêm ước lượng thời gian vào công việc và sử dụng dữ liệu này làm tiêu chí sắp xếp.
Cuối cùng, mỗi công việc cũng có thể được gán một ngày để bạn có thể lên lịch cho những công việc không cần xử lý gấp. Các công việc đã lên lịch sẽ xuất hiện trên cả chế độ xem Lịch và Công việc (hiển thị danh sách công việc). Chỉ cần đảm bảo rằng bạn lên lịch cho chúng vào thời gian đủ để hoàn thành trước thời hạn. ⌚
3. Chia nhỏ và tự động hóa công việc của bạn
Những công việc khổng lồ mà mãi không hoàn thành là nguyên nhân thực sự dẫn đến tình trạng quá tải và tê liệt khối lượng công việc. Chúng nằm trong danh sách việc cần làm của bạn hàng tuần liền, khiến bạn nản lòng và dẫn đến sự trì hoãn. Để tránh những tình huống như vậy, chia công việc lớn thành nhiều công việc con.
ClickUp cho phép bạn làm điều đó một cách dễ dàng bằng cách tạo nhiều công việc con trong một nhiệm vụ. Bạn có thể đính kèm tài liệu và tệp phương tiện vào mỗi nhiệm vụ/công việc con và thêm mô tả để có thể truy cập tất cả thông tin một cách dễ dàng.
Để tiết kiệm thời gian quý báu, bạn cũng có thể tạo các nhiệm vụ lặp lại sẽ tự động xuất hiện lại trong danh sách công việc của bạn sau khoảng thời gian nhất định. Hoặc, nếu đó là các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, bạn có thể tự động hóa chúng bằng ClickUp Automations, cho phép bạn thiết lập sự kiện kích hoạt và hành động sẽ diễn ra sau đó.
5. Đặt mục tiêu (SMART) và nhắc nhở
Không có mục tiêu rõ ràng sẽ khiến bạn trì hoãn công việc vì bạn không hiểu rõ mình đang làm gì hoặc cố gắng đạt được điều gì. Vì vậy, bạn nên đặt ra các mục tiêucụ thể, có thể đo lường, có thể đạt được, có liên quan và có thời hạn (SMART). Các mục tiêu này sẽ giúp bạn đi đúng hướng và tạo ra cảm giác khẩn trương, từ đó dẫn đến kỷ luật. 🙂
Sử dụng Mục tiêu ClickUp, bạn có thể liên kết từng mục tiêu trong bất kỳ dự án nào của mình với các nhiệm vụ dự án riêng lẻ. Khi bạn hoàn thành một nhiệm vụ, tiến độ mục tiêu sẽ tự động cập nhật. Tiến độ tổng thể có thể được theo dõi từ Bảng điều khiển và bạn có thể tạo bất kỳ loại mục tiêu nào, bao gồm mục tiêu nhiệm vụ, mục tiêu số, mục tiêu tài chính, mục tiêu đúng/sai, v.v.
Hơn nữa, Nhắc nhở ClickUp đảm bảo rằng các nhiệm vụ đang chờ xử lý không bị bạn bỏ qua, giúp bạn luôn nhận thức được nghĩa vụ của mình ngay cả khi khối lượng công việc quá nhiều.
Vượt qua tình trạng tê liệt do khối lượng công việc với ClickUp và đạt mức năng suất mới
Mặc dù tình trạng tê liệt khối lượng công việc có thể là một trở ngại đáng kể trên con đường đạt năng suất của bạn, nhưng bạn có thể quản lý nó với sự trợ giúp của một nền tảng năng suất mạnh mẽ như ClickUp. Nó cho phép bạn kiểm soát không chỉ khối lượng công việc của bản thân mà còn của các thành viên trong nhóm, giúp bạn đảm bảo rằng tất cả các dự án của bạn đều đi đúng hướng.
Vì vậy , hãy thử ClickUp và loại bỏ mọi áp lực và sự trì hoãn. Giải phóng bản thân và khơi dậy nguồn sáng tạo của bạn — bắt đầu miễn phí! 🆓